1. Séance d’information sur la
dématérialisation de la documentation
Octobre 2013

2. UnifiedPost
2

3. Présentation de la société
Société
Groupe belge situé à La Hulpe (B)
Actionnariat 100% privé
Etablissements en Belgique, aux PaysBas, au Luxembourg et en Roumanie
Expertise
Totalement focalisée sur les solutions de
gestion documentaire et d’archivage légal
Relations à long terme avec ses clients et
partenaires
Plus de 10 années d’expérience
Réseau d’imprimeurs international
(Benelux, Chicago, Singapour, Hong Kong,
Sidney, Tokyo)
Plateforme “Software as a Service”,
totalement “multi-tenant”
Objectifs qualité: ISAE3402, conforme ISO
27001, audits par PWC, BDO, Verizon,…
> 100 personnes
“Comfort Letter” PWC confirmant la
légalité des solutions de e-invoicing et earchiving dans l’UE + Suisse et Norvège
Entité R&D séparée basée en Belgique
Chiffres d’affaires 2013: 17 Mio EUR
30% Croissance annuelle

4. Modèle de traitement: Documents & Information
fax
scanning/ocr
print
print
Your Company
E
R
P
C
R
M
B
E
B
I
D
M
S
fax
sms/mms
E-invoice upload /
capture
e-mail+lien
e-documents
Traitement des documents
Création de documents
Signature des documents
Conversion de formats
Track and trace
Reporting
e-documents
e-archive légale
Communauté
Communauté
xml/edi
Services à Valeur Ajoutée
Paiements, TTPO, ...
xml/edi

5. Nos Solutions par secteur
Banks
insurance
interim
leasing
media
soc sec
telco
utility
travel
others

6. Notre activité dans le secteur Interim
6

7. Traitement et archivage de tout type de
documents
Contrats
Fiches de salaires
Certificats de rémunération
Factures
Timesheets
Rappels

8. Traitement des documents

Plateforme d’administration des documents







Traçabilité
Track Jobs :
•
1 Job = 1 Fichier de données
Track Documents
•
Par numéro de documents
•
Par critères d’archivage
Données de réception
•
Nom fichier, quand,...
Visualisation des documents
Métadonnées
Visualisation de la réception
d’un envoi électronique

9. Traitement papier
Regroupement par destinataire
Tarifs postaux avantageux (surtout à l’international)
Outils de suivi et de traçabilité (Audit Trail)

10. Traitement électronique
Présentation des documents à l’intérimaire dans son
propre environnement de réception (fiches de salaires,
certificats, contrats)
Envoi d’un mail avec lien vers le document pour le client
(facture, contrat, timesheet, rappel)

11. Environnement de l’intérimaire

12. UP Archive: Archivage légal pour l’émetteur
Il s’agit d’un environnement permettant d’accéder rapidement aux
documents archivés. Il est convivial et ne contient pas toutes les
informations de suivi de la production.

13. Avantages de la solution
Accès rapide aux archives
Plus de perte de documents
Plusieurs canaux simultanés
Plateforme sécurisée
Traçabilité
Facilité d’utilisation
Accès personnalisé
Accès via Internet
Aspect écologique

14. Dématérialisation des flux administratifs
14

15. Dématérialisation partielle ou totale
Dématérialisation partielle : dématérialisation totale pour l’émetteur du
document
•
•
•
•
Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost
Traitement et composition du document par UnifiedPost
Archivage légal des documents pour l’émetteur
Impression, mise sous pli et dépôt postal vers le destinataire
Dématérialisation totale : Document dématérialisé jusqu’au destinataire
final
•
•
•
•
Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost
Traitement et composition par UnifiedPost
Archivage légal des documents pour l’émetteur
Envoi électronique sous forme d’UPMail ou d’UPPresentment

16. Processus de dématérialisation totale

Création des documents, envoi électronique en temps réel et archivage
Notification par
email
Document
électronique
Archive en ligne
16

17. UPMail
Envoi d’un mail avec un lien vers le document
Accès direct au document, avec ou sans identification

18. UPPresentment
UPPresentment : Environnement du destinataire, dans lequel il reçoit tous
ses documents électroniques.
•
•
•
Invitation par email
Sécurité d’accès
Aspect écologique

19. Confidentialité des données
Sécurité d’accès
•
Login et mot de passe unique par destinataire
•
Plateforme totalement sécurisée et régulièrement auditée
Moins de risque que la fiche papier
•
Aucune manipulation humaine
•
•
Aucun document ne reste sur l’imprimante
Aucun risque d’erreur de mise sous pli

20. Evolution : Econtracting

21. Merci
Questions?
45 Route de Diekirch
L7220 Walferdange
Tel: +352 26 31 32 42
www.unifiedpost.com