การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์บริหารงานค้าปลีก แหล่งข้อมุล: www.hyper-trade.com

1. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 1
www.hyper-trade.com
การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์บริหารงานค้าปลีกรูปในร้านค้า

2. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 2
www.hyper-trade.com
การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์บริหารงานค้าปลีกรูปในร้านค้า
ในขณะที่ร้านขายยาต่างๆมีการนาโปรแกรมบริหารงานค้าปลีก (โปรแกรมพีโอเอส) มาใช้กันมากขึ้น แต่ก็ยังเชื่อกันว่าการสแกน
และบันทึกข้อมูลในทุกๆสินค้าที่มีอยู่ในร้านผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่วิธีเหมาะสมสาหรับร้านขายยาเล็กๆ ดังนั้น ใน
บทความนี้ เราจะได้ทบทวนถึงเหตุผลว่าทาไมร้านขายยาชั้นนา และผู้ประกอบการที่ประสบความสาเร็จถึงเลือกที่จะนาโปรแกรม
คอมพิวเตอร์เพื่อบริหารงานร้านค้าปลีกมาใช้ในร้านของพวกเขา และจะแบ่งปันข้อมูลอีกทั้งวิธีปฏิบัติต่อไปสาหรับร้านขายยาอื่น
ๆที่สนใจจะนาไปใช้ต่อไป
คุณคุ้นเคยกับสิ่งต่อไปนี้หรือเปล่า…
- สินค้าหมดสต๊อค
- ระดับสินค้าคงคลังไม่ถูกต้อง
- เกิดความผิดพลาดในการคานวณกาไรสุทธิ
- มีความท้าทายอย่างมากหากต้องการสั่งจานวนของได้ในปริมาณที่ถูกต้องและเหมาะสม
- มีของบางอย่างที่ไม่ได้สั่งเข้ามานานแล้ว
- มีความผิดพลาดในการคานวณกาไรของร้าน
- เงินสดบางส่วนหายไป
- ไม่แน่ใจว่ามีสินค้าทั้งหมดในร้านมีอะไรบ้าง
- ไม่แน่ใจว่าสินค้าคงคลังมีมูลค่าเท่าไร
- …
หากคุณคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้ก็ไม่ต้องกังวล เพราะไม่ใช่คุณคนเดียวที่เผชิญปัญหาเหล่านี้ และหากว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เพียงแต่ทาให้
คุณเผชิญอยู่เป็นประจา แต่ยังรบกวนการทางานของคุณด้วย ต้องขอแสดงความยินดี เพราะนั่นหมายถึงคุณเข้าใจในธุรกิจของคุณ
อย่างแท้จริง และยังหมายความด้วยว่าคุณได้ให้ความสาคัญกับสิ่งที่จาเป็นสาหรับความสาเร็จของร้าน และคุณเริ่มจะมองเห็นสิ่งที่
สามารถช่วยปรับปรุงร้านของคุณได้อย่างรวดเร็ว

3. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 3
www.hyper-trade.com
อะไรคือประโยชน์ที่แท้จริงของโปรแกรมบริหารงานค้าปลีกสาร็จรูป
โปรแกรมบริหารงานค้าปลีกสาร็จรูป หรือ ระบบพีโอเอส คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ช่วยบันทึกและจัดเก็บข้อมูลต่างๆเช่น
- ข้อมูลที่เกี่ยวกับการนาสินค้าเข้า ตั้งแต่ขั้นตอนการสั่งซื้อจนถึงสินค้าคงคลัง
- ข้อมูลที่เกี่ยวกับการจ่ายสินค้าออก ตั้งแต่ขั้นตอนสินค้าออกจากคลังจนถึงจุดชาระเงิน
หลักสาคัญของระบบคือ ฐานข้อมูลของสินค้าที่บันทึกข้อมูลตามประเภทของ ชื่อสินค้า ผู้ผลิต ราคาซื้อ -ขาย ซัพพลายเออร์
บาร์โค้ด จานวนสั่งซื้อ จานวนขาย และข้อมูลอื่นๆที่สาคัญ
ผู้เชี่ยวชาญและมืออาชีพทางด้านนี้มีความเห็นที่สอดคล้องถึงประโยชน์ของโปรแกรมพีโอเอส 4 ประการ ได้แก่
1. ลดจานวนสินค้าคงคลังให้ต่าลงและผลกาไรที่เพิ่มขึ้น
2. มีประสิทธิภาพและใช้เวลาที่เหมาะสม
3. การบริหารจัดการประเภทสินค้า
4. การบริหารจัดการเงินสด
ถึงแม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะการบันทึกข้อมูลต่างๆโดยการจดบันทึกด้วยมือ แต่การเก็บข้อมูลในสมุดเป็นเวลา 2-3 ปีก็เป็นเรื่องที่
สร้างความยุ่งยากมากมาย การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดร็วจนไม่สามารถบันทึกข้อมูลด้วยมือได้อย่างแม่นยา อีกทั้งยังไม่
สามารถนาข้อมูลที่ได้จาการจดบันทึกมาใช้ประโยชน์ในการกาหนดทิศทางหรือตัดสินใจในเชิงธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
ดังนั้นประโยชน์ของการจัดการข้อมูลด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์คือ ความถูกต้องและประสิทธิภาพ
การลดปริมาณสินค้าคงคลัง
ความถูกต้องของข้อมูลสินค้าคงคลังและข้อมูลต่างๆ ทั้งกับซัพพลายเออร์และลูกค้า คือหัวใจของการทาธุรกิจ ความถูกต้อง
ขึ้นอยู่กับการมีสินค้าในร้าน(และความพึงพอใจของลูกค้า) และความมั่นคงทางการเงินของร้าน ทุกๆครั้งที่สินค้าสแกนผ่านเครื่อง
พีโอเอส ข้อมูลในระบบคลังสินค้าจะถูกบันทึกและคานวณจากจานวนสินค้าคงเหลือและจานวนสินค้าที่ถูกจาหน่ายออกไป

4. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 4
www.hyper-trade.com
ข้อมูลเหล่านี้ก็คือจานวนสินค้าที่เราควรจะสั่ง ดังนั้น ความแม่นยาของการบันทึกข้อมูลก็จะนาไปสู่การลดปริมาณของสินค้าคง
คลัง ปริมาณสินค้าที่ต้องการสั่งจริงก็จะลดลง และสามารถพิจารณาอย่างถูกต้องว่าสินค้าควรจะสั่งต่อไปหรือไม่ รวมไปถึง
สามารถควบคุมกาไรเบื้องต้นที่ดีขึ้นอีกด้วย
ประสิทธิภาพ
ด้วยปริมาณสินค้าที่มีมากมาย รวมถึงมูลค่าทางการเงินของสินค้าคงคลัง การที่ยังคงใช้การบันทึกข้อมูลด้วยมือให้มีความถูกต้อง
นั้นคุณต้องลงทุนด้านเวลามาก และยังเป็นการเปิดโอกาสให้เกิดความผิดพลาดมากมายอีกด้วย จะดีกว่าไหมถ้าคุณจะใช้เวลา
เหล่านั้นสาหรับการจัดการสินค้าบนชั้น การอบรมพนักงาน การบริการลูกค้าหรือแม้กระทั่งการจัดร้าน
ประสิทธิภาพที่จะได้รับจากจุดชาระเงิน แทนที่จะบันทึกข้อมูลต่างๆด้วยมือ ซึ่งเป็นการเสียเวลาและทาให้ลูกค้าต้องรอ การสแกน
สินค้าใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที ทาให้ลูกค้าไม่ต้องเสียเวลารอ ซึ่งถือเป็นการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าโดยการลดเวลาในการ
รอจ่ายเงิน
การจัดการความหลากหลายของสินค้า
เมื่อกล่าวถึงความหลากหลายของสินค้า คาถามเดิมๆที่เราพบคือ สินค้าไหนควรหยุดสั่ง สินค้าใหม่ตัวไหนที่เราควรนาเข้ามา
สินค้าตัวไหนสร้างกาไรมากที่สุด ในขณะที่เราใช้ประสบการณ์ช่วยในการตัดสินใจปัญหาเหล่านี้ ความซับซ้อนของการสั่งสินค้า
ในทุกวันนี้กาลังเปลี่ยนจากวิธีเดิมๆ การคัดเลือกสินค้ากลายเป็นศิลป์อย่างหนึ่ง ซึ่งร้านค้าปลีกใหญ่ๆเช่นบูทซ์หรือวัตสันมีความ
เชี่ยวชาญมากกว่า ถ้าหากข้อมูลต่างๆถูกบันทึกอย่างมีระบบ การวิเคราะห์ยอดขาย การวิเคราะห์สินค้าคงคลัง และการวิเคราะห์
การจัดซื้อก็จะเป็นไปได้มากขึ้น

5. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 5
www.hyper-trade.com
การจัดการเงินสด
เมื่อถึงเวลาปิดทาการก็ถึงเวลาที่เราต้องนับเงิน ตามขั้นตอนที่ทาด้วยมือ เจ้าของร้านจะต้องใช้เวลาอีก 1-2 ชั่วโมงกับเครื่องคิดเลข
เพื่อที่จะตรวจสอบใบเสร็จต่างๆและนับเงิน บางครั้งมันใช้เวลามากสาหรับการคานวณ และต้องตรวจสอบอีกครั้งเมื่อเงินสดไม่
ตรงกับข้อมูลที่บันทึก แต่สาหรับการใช้เครื่องพีโอเอส ทุกอย่างจะถูกต้องและรวดเร็วขึ้น
ประโยชน์หนึ่งที่สาคัญอย่างยิ่งสาหรับร้านขายยาใหญ่ๆที่มีหลายสาขา คือสามารถควบคุมกระบวนการหลักๆเช่นการสั่งของ การ
ควบคุมสินค้าคงคลัง และข้อมูลต่างๆอย่างเป็นอัตโนมัติได้ในเวลาเดียวกัน ดังนั้นร้านค้าเหล่านี้จึงมีเวลาเอาใจใส่ลูกค้าได้มากกว่า
และสามารถวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งนามาสู่การพัฒนาไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอทางการค้าและผลทางธุรกิจ
ทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเริ่มใช้เครื่องพีโอเอส
จากการที่เราทางานร่วมกับร้านค้าต่างๆ เราพบว่ามีเจ้าของร้านหลายท่านที่ตระหนักถึงการนาโปรแกรมพีโอเอสเข้ามาใช้ แต่ไม่
แน่ใจว่าจะทาอย่างไรถึงจะประสบความสาเร็จจากการใช้โปรแกรมนี้
เพื่อเป็นการช่วยเจ้าของร้านพิจารณา เราขอนาเสนอแบบแผนงานดังต่อไปนี้
แผนงาน
ในการติดตั้งระบบโปรแกรมบริหารงานค้าปลีก มี 9 ขั้นตอนสาคัญเพื่อให้เกิดความสาเร็จ พึงระลึกเอาไว้ว่าในเรื่องโปรแกรมพีโอ
เอสนั้น พันธมิตรเชิงกลยุทธ์อย่างเช่น DKSH สามารถช่วยเหลือคุณได้
ขั้นตอนทั้งหมดดังต่อไปนี้ใช้เวลาประมาณ 3 เดือน หรือเพียง 13 สัปดาห์
1. วางแผนงาน
2. มอบหมายงานและความรับผิดชอบให้ทีมงานแต่ละคน
3. รายงานซัพพลายเออร์และขอความช่วยเหลือในวันที่สินค้าเข้าร้าน
4. นับจานวนสินค้าคงคลัง

6. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 6
www.hyper-trade.com
5. อัพเดทฐานข้อมูลของสินค้ากับสินค้าคงเหลือ
6. กาหนดกฎเกณฑ์ของสินค้าที่ไม่มีบาร์โค๊ด
7. ทดสอบการรับของและการใช้เครื่องสแกน( เครื่องอ่านบาร์โค๊ต)
8. กาหนดกฏใหม่ในการรับของ การรับของ เครื่องคิดเงิน ของเสีย การคืนสินค้า
9. นับสินค้าคงคลังอีกอันหนึ่งก่อนถึงวันที่จะเริ่ม
สัปดาห์
1 สัปดาห์2 สัปดาห์3 สัปดาห์4 สัปดาห์5 สัปดาห์6 สัปดาห์7 สัปดาห์8 สัปดาห์9
สัปดาห์
10
สัปดาห์
11
สัปดาห์
12
สัปดาห์
13
ขั้นตอนที่ 1
ขั้นตอนที่ 2
ขั้นตอนที่ 3
ขั้นตอนที่ 4
ขั้นตอนที่ 5
ขั้นตอนที่ 6
ขั้นตอนที่ 7
ขั้นตอนที่ 7
ขั้นตอนที่ 9

7. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 7
www.hyper-trade.com
ประเด็นสาคัญที่จะทาให้เกิดผลสาเร็จ
การประสบความสาเร็จในการใช้ระบบบริหารงานค้าปลีกสาเร็จรูปในร้านค้าหรือเครื่องพีโอเอสนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ไม่ได้
ยากจนเกินไป ดังนั้นเพื่อช่วยให้คุณเลือกปฏิบัติในสิ่งที่ถูกต้องเรามีคาแนะนาบางอย่างที่คุณควรให้ความสนใจ
แนวความคิดที่มุ่งมั่น
การติดตั้งระบบพีโอเอสในร้านถือเป็นเรื่องของส่วนรวม และเป็นการเปลี่ยนความเชื่อหรือความคิดที่มีผลต่อพฤติกรรมเชิงบวก
มันคือการตัดสินใจเชิงธุรกิจซึ่งสามารถทาให้ร้านและทีมเป็นมืออาชีพมากขึ้น สร้างผลกาไรมากขึ้น และบริการลูกค้าที่ดีขึ้นด้วย
ความคิดเหล่านี้หมายถึงแนวปฏิบัติทางธุกิจที่กาลังจะเปลี่ยนไป และต้องการความมีวินัยมากขึ้นด้วย คาแนะนาของเราคือคุณต้อง
แน่ใจว่าทุกๆคนที่มีส่วนร่วมในธุรกิจของคุณนั้นมีความเข้าใจที่ตรงกันในกฎเกณฑ์ และตระหนักถึงผลประโยชน์ที่พวกเขาจะ
ได้รับจากการติดตั้งระบบใหม่นี้ มันจะมีประโยชน์มากหากเจ้าของร้านหรือผู้จัดการร้านจะสร้างเครื่องมือง่ายๆเหมือนด้านล่างนี้
แล้วใช้เวลากับทีมงานเพื่อทาให้แน่ใจว่าทีมงานมีความเข้าใจ และให้คามั่นสัญญาที่จะทาให้สาเร็จ
ก่อนหน้านี้เราทาอะไรไปบ้าง เราจะทาอะไรในวันพรุ่งนี้ อะไรคือความท้าทาย อะไรคือประโยชน์
นับจานวนสินค้าคงคลังไม่บ่อย
นัก
นับจานวนสินค้าคงคลัง
บ่อยขึ้น
ทาให้เป็นระบบระเบียบ ควบคุมกาไรขั้นต้นได้และ
สร้างงานที่สร้าสรรค์สาหรับ
พนักงาน
ทดสอบ
Live

8. IN STORE Research We turn insights into a retail selling proposition
Retail Insights l Store Insights l Go to Market Insights l P a g e | 8
www.hyper-trade.com
การสื่อสาร
เราได้กล่าวถึงความสาคัญของการสื่อสารกับพนักงานในร้านเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงมาแล้ว
การสื่อสารยังสาคัญต่อคู่ค้าทางธุกิจของคุณด้วย เพราะนอกจากพวกเขาจะได้รับผลกระทบทางบวกของการเปลี่ยนแปลงนี้แล้ว
พวกเขายังสามารถช่วยสนับสนุนโครงการของคุณอีกด้วย
สาหรับทีมงาน คุณต้องแน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับซึ่งเป็นแรงจูงใจที่จะทาให้
พวกเขาช่วยเหลือเรา
รายงาน
เนื่องจากเครื่องพีโอเอสบันทึกข้อมูลทุกๆรายการ ดังนั้นคุณสามารถนาข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจที่ดีที่สุด นอกจากนี้คุณ
ยังสามารถหาข้อมูลที่คุณต้องการเช่น รายงานการขาย สินค้าคงคลัง และผลกาไร ได้จากโปรแกรมพีโอเอสนี้ด้วย อย่างไรก็ตาม
ในความเป็นจริงแล้วข้อมูลที่มากเกินไปอาจทาให้คุณไม่ได้รับข้อมูลที่มีความสาคัญ ดังนั้น ความเชี่ยวชาญและความช่วยเหลือ
จากคู่ค้าธุรกิจของคุณสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นได้
แนวคิดหนึ่งจากสตีเวน คอนเวย์ที่เราอยากแบ่งปันให้คุณเพื่อสรุปบทความนี้ก็คือ การที่คุณจะประสบความสาเร็จในสิ่งที่คุณไม่
เคยประสบความสาเร็จมาก่อน คุณต้องเริ่มทาสิ่งที่คุณไม่เคยทานั้นก่อน
บริษัท ไฮเปอร์เทรด คอนซัลติ้ง จำกัด
538 อำคำรแกรนด์ ชั้น 2 ซ.รัชดำภิเษก 26 ถ.รัชดำภิเษก
แขวงสำมเสนนอก เขตห้วยขวำง กรุงเทพฯ 10310
T: +66 2938 2660-1 F: +66 2938 2663
www.hyper-trade.com