1. Digitaliseren @Felixarchief
Filip Boudrez
Marie Juliette Marinus

2. Overzicht
 Uitgangspunt
 Aanpak
 Digitaliseringsflows
 Praktijkervaringen

3. Uitgangspunt
 1 archiefinstelling
 1 scanstudio
 1 digitaal depot
 6 digitaliseringsflows:
- foto’s: beeldbank
- scanningOnDemand: administratie
- repro: leeszaal
- preserveringsdigitaliseringen:
 intern
 extern
 vrijwilligers

4. Aanpak
 volledige integratie
 technische kwaliteitsvereisten:
- eDAVID-richtlijnen als basis
 uittekenen flow:
- routing: depot of leeszaal als vertrekpunt; depot als eindpunt
- rollen
- handelingen
 meten en registreren
 maximale automatisering: MACZ en postProcessing
 continue evaluatie en optimalisering

5. Digitaliseringsflows
 scanningOnDemand
 repro
 preserveringsdigitalisering

6. scanningOnDemand
auteurs
recht?

7. Repro

8. Preserveringsdigitaliseringen

9. Voorbereiding: scanstudio
 oefenen met de toppers in de uitleningen
 resultaten bekijken met keyusers
 aanpassing werkwijze
 vervanging van uitleningen naar keuze
 knop aangezet

10. Voorbereiding: front-office
 flows bespreken
 problemen ivm auteursrecht oplossen
 opleiding “helpdesk” voor digitale leeszaal
 voor- en nadelen van elke afleverwijze

11. Voorbereiding: klanten
 stadsmedewerkers:
- mailing via interne nieuwsbrief
- presentatie voor de informatiebeheerders
- ene formulier afgezet, andere opgezet
 burgers:
- aankondiging via nieuwsbrief met enkele vb.

12. De resultaten
3.000
2.500
2.000
raadplegingen burgers
raadplegingen stadsdiensten
1.500
raadplegingen leeszaal
SoD
1.000
500
0
oktober november december januari februari maart

13. Hoe gebruiken stadsmedewerkers
gedigitaliseerde archieven?
- 2715 inventarisnummers bekeken waarvan 74 % maar één keer.
- 80 % van alle digitale raadplegingen is een unieke of dubbele
- 5 % van de SoD-aanvragen wordt nooit bekeken
 een grote variëteit
 schaduwarchieven

14. Andere manier van werken
 met zijn allen rond één plan?
 meneer of mevrouw “archief” is niet meer
 andere visie dan archiefmedewerkers

15. Hoe gebruiken burgers
gedigitaliseerde archieven?
- 1239 inventarisnummers waarvan iets meer dan de helft één keer
- 424 nummers afkomstig van SoD uit die periode (dus 34%)
- 54 nummers zorgen voor 27% van de raadplegingen
- nieuw soort klant: de exclusief digitale lezer
- nog geen misbruik ontdekt
 een kleinere variëteit
 een kleine groep “meest bekeken”
 SoD loont

16. Lessons learned
 Beperk het aantal flows
 Digitaliseer eerst je meest geraadpleegde stukken, kies
daarna voor je eigen voordeel
 SoD:
- is ideaal voor kleinere, goed omschreven zaakgebonden dossiers
- is pas rendabel vanaf de tweede raadpleging