Tema6 consultas accion avz

Índice
CONSULTAS DE ACCIÓN Y ASISTENTE ............................................................................................ 3
1. CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN......................................................................................................... 3
2. CONSULTA DE ELIMINACIÓN ............................................................................................................. 5
3. CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ..................................................................................................... 7
4. CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA................................................................................................ 10
5. CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE ............................................................................... 13
5.1. Consulta de tabla de referencias cruzadas......................................................................... 14
5.2. Consulta para búsqueda de duplicados.............................................................................. 16
5.3. Consulta para buscar no coincidentes ................................................................................ 17

Tema 6. Consultas de acción y asistente
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Consultas de acción y asistente
En este tema aprenderá a trabajar con consultas de acción, para llevar a cabo tareas sobre una
o varias tablas, ya sean para actualizar el contenido de uno o varios campos, eliminar registros,
copiar registros de una tabla a otra, o crear una nueva tabla.
Cuando se abren ejecutan la tarea encomendada y no muestran la hoja de datos. Como una vez
ejecutadas estas consultas, no se pueden deshacer los cambios, se recomienda hacer una copia
de la tabla o tablas, antes de crearlas.
Además se muestran algunas de las consultas de selección que se realizan con el asistente.
1. Consulta de actualización
Se utiliza para reemplazar el contenido de un campo por otro valor. Actúa sobre algunos
registros o sobre todos los de la tabla, dependiendo de que establezca criterios o no.
Utilice el comando Diseño de consulta de la ficha Crear
Una vez agregada la tabla o tablas, utilice el comando Actualizar de la ficha Diseño.
Aparecerá la fila 'Actualizar a', en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Baje el campo cuyo contenido quiera modificar, y en la fila Actualizar a de esa columna escriba la
expresión para dar el nuevo valor al campo. Los criterios para reemplazar (actualizar), pueden
escribirse en el mismo campo o en otros campos en la fila de criterios.
Cuando guarda la consulta el símbolo que se muestra en el panel de exploración no es el
habitual que muestran las consultas de selección.

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En el ejemplo siguiente reemplazaremos el contenido del campo PORCENTAJE_REALIZADO
por 1 para todos los registros que hayan finalizado (FINALIZO sea verdadero).
Si desde la vista diseño utiliza el botón de vista hoja de datos, muestra el contenido del campo
tal y como se encuentra antes de actualizar, en los registros que se corresponden con los
criterios aplicados
Si una vez guardada y cerrada la consulta, la abre, haciendo doble clic sobre su nombre en el
panel de exploración, no muestra información. Solicitará confirmación mediante un cuadro de
diálogo
Si hace clic en el botón Sí, muestra otro cuadro de diálogo con otra confirmación más,
advirtiendo que no se puede deshacer

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Para ver el resultado deberá abrir la tabla correspondiente
Y verá cómo se han reemplazado los valores de ese campo en los registros que cumplían los
criterios dados
2. Consulta de eliminación
Se utiliza para eliminar registros de una tabla de acuerdo a unos criterios.
Utilice el comando Diseño de consulta de la ficha Crear
Una vez agregada la tabla o tablas, utilice el comando Eliminar de la ficha Diseño.
Aparecerá la fila ‘Eliminar', en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Baje cada uno de los campos a los que deba aplicar criterios.
En la fila Eliminar podrá elegir:
Desde. Se utiliza en la columna del asterisco, cuando elimina registros de una tabla, combinada
con otra, indicando así la tabla de la que se eliminan los registros.
Dónde. Se utiliza en la columna del campo sobre el que se escribe los criterios. Si elimina
registros de una tabla que no aparece combinada con ninguna otra, sólo se emplea éste.

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En el ejemplo siguiente la consulta elimina los registros de la tabla COPIA DE ASISTENTES, que
se corresponden con CURSOS cancelados
Cuando guarda la consulta el símbolo que se muestra en el panel de exploración es un aspa con
una admiración.
Cuando se ejecuta una consulta de eliminación pide confirmación para eliminar los registros
correspondientes. Al aceptar no se puede deshacer.

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En una consulta de actualización no se puede emplear el asterisco
3. Consulta de datos anexados
Se utiliza para agregar registros de una tabla a otra tabla diferente, de acuerdo a unos criterios.
Comience por crear una consulta desde la vista diseño, seleccionando como objetos las tablas o
consultas que tienen la información que desea copiar. Una vez en esta ventana, utilice el
comando Anexar de la ficha Diseño
En este ejemplo se trata de copiar la información de las tablas: CURSOS, ALUMNOS y
ASISTENTES a la tabla Antiguos asistentes, que se corresponda con los cursos que han
finalizado el mes pasado y que no estaban cancelados.
Mostrará un cuadro de diálogo solicitando el nombre de la tabla que recibirá la información
La

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La estructura de esta tabla que recibirá la información, es la siguiente:
Aparecerá la fila ‘Anexar a’, en la cuadrícula de diseño de la consulta.
En esta fila deberá indicar el campo destino de cada columna utilizada en la fila Campo. Si
encuentra en la tabla destino campos con el mismo nombre les coloca automáticamente, en
caso contrario tiene que elegir el campo destino.
Baje los campos que contengan la información a copiar a la cuadrícula.
Seleccione en Anexar a los campos no identificados y establezca los criterios.

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Para establecer como criterio que finalicen en el pasado mes, en la fila campo se introduce una
expresión calculada que ofrezca el número del mes de finalización Mes([FINI])
El criterio establecido es el mes de la fecha actual menos 1 (por tratarse del mes pasado)
excepto si se trata de enero, que el mes anterior no es 0, sino 12. Puesto que el criterio depende
del mes actual, puede emplearse una función lógica como ésta
SiInm(Mes(Fecha())=1;12;Mes(Fecha())-1)
Para que realmente se trate del mes pasado, también se debe escribir criterio para el año: será
el mismo año que el año de la fecha actual, excepto si la fecha actual es enero, que en ese caso
el mes anterior es del año anterior.
SiInm(Mes(Fecha())=1;Año(Fecha())-1;Año(Fecha()))
Si las columnas en las que se aplican criterios no contienen información a copiar, basta con no
elegir nada en la fila Anexar a
Este será el registro que deberá copiar cuando la ejecute y que toma la información de las tres
tablas
Cuando guarda esta consulta muestra un símbolo diferente a los otros tipos de consulta en la
lista de objetos del panel de exploración
Cuando se ejecuta una consulta de anexar datos, pide confirmación.

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Haga clic en Si y en el siguiente cuadro de diálogo le confirma el número de registros que
Al aceptar no se puede deshacer.
Si abre la tabla Antiguos asistentes comprobará que ha copiado el registro esperado.
La tabla de destino no tiene que tener la misma estructura que la que tiene la información
original. Los campos tampoco se tienen que llamar igual.
No se puede emplear el asterisco en estas consultas
4. Consulta de creación de tabla
Se utiliza para generar una tabla a partir de un grupo de registros de otra tabla diferente, de
acuerdo a unos criterios.
Comience por crear una consulta desde la vista diseño, seleccionando como objetos las tablas o
consultas que tienen la información que agregar a la nueva tabla. Una vez en esta ventana,
utilice el botón
En nuestro ejemplo seleccionamos la tabla CURSOS porque vamos a tratar de crear una tabla
con las diferentes aulas utilizadas para los cursos en el año actual.

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Baje a la cuadrícula los campos a crear en la nueva tabla, y establezca los criterios precisos,
desmarcando la casilla Mostrar, si los campos donde se aplican no deben pasar a la nueva tabla.
Si quiere que un campo se genere en la nueva tabla con otro nombre diferente, escriba el
nombre que desee separado por dos puntos delante del nombre del campo (en la fila campo).
En nuestro ejemplo deberá activar Totales, para que no repita el AULA
Desde la vista diseño puede utilizar el comando Hoja de datos para que muestre los datos que
se copiarán a la nueva tabla
Utilice el comando Crear tabla de la ficha Diseño
Solicitará en un cuadro de diálogo el nombre que dará a la nueva tabla y podrá indicar en qué
base de datos se creará, ya que es posible crearla en otra base de datos diferente a la activa.

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Cuando guarda esta consulta muestra un símbolo diferente a los otros tipos de consulta en la
lista de objetos del panel de exploración
Cuando se ejecuta una consulta de Creación de tabla, pide confirmación.
Haga clic en Sí para continuar. Mostrará un segundo cuadro de diálogo donde le informa del
número de registros que se generarán en la nueva tabla y de la imposibilidad de deshacer los
cambios. Haga clic en Sí para continuar.
Para comprobar su funcionamiento, observe si el panel de exploración hay una nueva tabla.
Para comprobar su funcionamiento, observe si el panel de exploración hay una nueva tabla.
Abra la tabla para comprobar si contiene la información esperada

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Si pasa a la vista diseño podrá comprobar que los campos de la nueva tabla tienen las mismas
características: tipos de datos y propiedades, que los campos de las tablas de donde se han
tomado.
En estas consultas se puede emplear el asterisco y creará la tabla con todos los campos.
5. Crear consultas utilizando el asistente
Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, ficha Otros, utilice el comando Asistente para
consultas.
Ventana de inicio del asistente
Le mostrará una ventana donde podrá elegir entre diferentes tipos de consultas de selección
especiales

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5.1. Consulta de tabla de referencias cruzadas
Esta consulta de selección, agrupa los datos de una tabla por uno o más campos, mostrando el
resultado como encabezados de fila; agrupa los datos de una tabla por otro campo, mostrando el
resultado como encabezados de columna; Por cada cruce de fila / columna muestra valores
resumidos de un campo (sumas, cuentas, promedios, …). El resultado que muestra en la hoja de
datos no se puede modificar por tratarse de una consulta de resumen o totales.
En nuestro ejemplo trataremos de crear una consulta que muestre el total de horas impartidas
por aula y monitor
En el primer paso del asistente seleccione la tabla (CURSOS) de la que tomará la información
En el paso siguiente, seleccione el campo por el que agrupará de modo que cada grupo obtenido
encabece cada fila.

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En el paso siguiente seleccione el campo por el que agrupará de modo que cada grupo obtenido
encabece cada columna.
En el paso siguiente seleccione el campo sobre el que realizará el cálculo y seleccione la función
para realizar ese cálculo.
Finalmente deberá asignar un nombre a la consulta. Si muestra el resultado:

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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5.2. Consulta para búsqueda de duplicados
Esta consulta de selección muestra los registros de una o varias tablas donde se repite la
información indicada en uno, varios o todos los campos.
Seleccione la consulta o tabla donde ha de buscar la información repetida
Seleccione el campo o campos en los que ha de mirar si se repite la información
Seleccione otros campos a visualizar en el resultado que le ayuden a identificar mejor esos
registros

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Tel. 943830230_Fax 943830233
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A continuación indique el nombre para la consulta y podrá ver el resultado
En este ejemplo se han mostrado los alumnos que han realizado varias veces el mismo curso. El
resultado muestra a un alumno que ha repetido el curso de WORD en diferentes fechas
5.3. Consulta para buscar no coincidentes
Esta consulta de selección muestra los registros de una tabla que no tienen coincidentes en otra
tabla.
Trataremos de localizar los alumnos que no han realizado ningún curso
Seleccione en el primer paso la tabla donde está la información que desea visualizar
Seleccionamos ALUMNOS
En el paso siguiente se selecciona la tabla donde tiene que ir a buscar si existe o no la
coincidencia por el campo común. Hemos seleccionado ASISTENTES en nuestro ejemplo,
porque es donde se incluyen los alumnos que realizan cursos

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En el paso siguiente hay que indicar la relación que existe entre ambas tablas. Para ello se hace
clic en el campo común de la primera tabla, luego se hace clic en el campo común de la otra
tabla y por último en el botón que hay entre ambas tablas
Por último se seleccionan los campos que se desean visualizar en la consulta resultante
Por último asigne nombre a la consulta y muestre el resultado

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