*Trabalho apresentado no XVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação realizado em 21 a 24 de julho de 2015. Apresenta um relato das atividades desenvolvidas pelo Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão (CEDRIC) na área de gestão documental, demonstrando os resultados obtidos com as práticas adotadas no Centro Tecnológico de Carvão Limpo (CTCL), visando, desta maneira, contribuir para a melhoria da gestão e serviços de centros de documentação e bibliotecas especializadas. Vanessa Biff

1. A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA
GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO
TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO
Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont
São Paulo (SP), 22 de julho de 2015

2. Repositório de informação sobre a
atividade carbonífera e meio ambiente,
contando com acervo bibliográfico,
cartográfico, iconográfico, multimídia e
arquivístico.
CEDRIC Centro de Documentação e
Rede de Informação do Carvão

3. SATC Associação Beneficente da Indústria
Carbonífera de Santa Catarina
Criciúma/SC

4. CEDRIC
Associação Beneficente da
Indústria Carbonífera de
Santa Catarina
SATC
Sindicato da Indústria de
Extração do Carvão de Santa
Catarina
SIECESC
REDE
CARVÃO
Fundação de Apoio a
Pesquisa Científica e
Tecnologia do Estado de
Santa Catarina
FAPESC

5. 2004
2010
2013
2007

6. Conduz pesquisas e apoia o setor
carbonífero, promovendo o
desenvolvimento tecnológico e a
inovação científica.
Integra o Parque Tecnológico da SATC.
CTCL Centro Tecnológico de
Carvão Limpo

7. Núcleo de Pesquisa
- Meio Ambiente
- Geologia e Mineração
- Conversão
- Segurança
CTCL Centro Tecnológico de
Carvão Limpo

8. Problemas
 Extravio de documentos;
 Inúmeras cópias do mesmo material;
 Várias pastas de arquivo com o mesmo assunto;
 Falta de agilidade na localização dos documentos;
 Desconhecimento de retiradas.

10. Objetivos
 Estabelecer uma padronização arquivistica;
 Ordenar o fluxo de documentos;
 Determinar métodos de acondicionamento arquivístico;
 Definir acessibilidade na recuperação dos documentos.

11. Requisitos para padronização
arquivística segundo o CONARQ
(Conselho Nacional de Arquivos)
Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade

12. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
CLASSE
Subclasse
Função
Subfunção
Função
Subclasse Subclasse
INSTITUCIONAL
ATIVIDADES

13. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
000 Administração Geral
100 SATCEDU
200 SATCTEC
300 (vago)
400 (vago)
500 (vago)
600 (vago)
700 (vago)
800 (vago)
900 Assuntos Diversos
CLASSES PRINCIPAIS

14. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
000 Administração Geral
100 SATCEDU
200 SATCTEC
....
900 Assuntos Diversos
SUBCLASSES
110 EDUTEC
120 FACULDADE
130 EXTENSÃO
210 CTCL
220 INCUBADORA
230 LCSATC
SUBCLASSES

15. 211 CEDRIC
212 MEIO AMBIENTE
213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA
214 CONVERSÃO
215 SEGURANÇA
Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
200 SATCTEC
FUNÇÕES
210 CTCL

16. 211 CEDRIC
212 MEIO AMBIENTE
213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA
214 CONVERSÃO
215 SEGURANÇA
Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
200 SATCTEC
SUB
FUNÇÕES
210 CTCL
212.01 PROJETOS
212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS
212.03 MONITORAMENTO DE SOLO
213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BIÓTICO
213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS

17. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
ISAD (Norma Internacional de Descrição
Arquivística)
NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição
Arquivística)

18. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
1 Área de identificação
2 Área de contextualização
3 Área de conteúdo e estrutura
4 Área de condições de acesso e uso
5 Área de fontes relacionadas
6 Área de Notas
7 Área de controle da descrição
8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos
Áreas de descrição NOBRADE

19. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
Áreas de Descrição Elementos e Campos de Descrição
1. Área de identificação 1.1 Código de Referência
1.2 Título
1.3 Data(s)
1.4 Nível de Descrição
1.5 Dimensão e suporte

20. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
1.1 Código de referência
1.2 Título
1.3 Data
1.4 Nível de descrição
1.5 Dimensão e suporte
2.1 Nome dos produtores
4.1 Condições de acesso
Elementos obrigatórios

21. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
A NOBRADE não preceitua formatos de dados em
sistemas de descrição automatizados ou manuais.

22. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
NOBRADE X MARC 21

27. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
Em processo.
Comissão Permanente de Avaliação de
Coleções (CPAC).

28. Fluxo de documentos
Registro
Pré-
Classificação
Processamento
técnico
Acondicionamento
Empréstimo
e ConsultaEntrada
Documentos
Recebidos
Documentos
Enviados
SETOR DE PROTOCOLO
(SECRETARIA)
SETOR DE ARQUIVO
(CEDRIC)

29. Protocolo
(Secretaria)
• Receber os documentos;
• Cadastrar dados no sistema de protocolo:
Numero progressivo, data de recebimento,
código do assunto, Remetente (Procedência),
Destinatário, Tipologia documental, Assunto
Breve (caso necessário)
• Encaminhar as correspondências aos
destinatários (interno e externo) Se for externo
retirar cópia do material para arquivamento
• Encaminhar ao setor de arquivo com o
protocolo de entrega de documentação dando
baixa no sistema de protocolo.
Arquivo
(CEDRIC)
• Receber os documentos pelo setor de
Protocolo;
• Avaliar os documentos a serem arquivados;
• Separar documentos para análise da CPAC;
• Realizar a catalogação e indexação dos
documentos;
• Higienizar e acondicionar os documentos;
• Auxiliar na recuperação da informação,
empréstimo e consulta.
Fase Corrente Fase Intermediária e Permanente.

30. Acondicionamento

31. Recuperação da informação

33.  Agilidade na localização dos documentos;
 Controle de usuários;
 Segurança quanto a permanência do documento;
 Serviço de consultoria na área de arquivos.
Conclusões

34. OBRIGADA PELA ATENÇÃO!
vanessa.biff@satc.edu.br
www.cedric.com.br
(48) 3431-7519