2. Sommaire
Concepts
clés de la gestion de projet
Objectif: Pourquoi? Comment?
Gestion des risques
Stratégie de gestion de projet
Méthodes agiles
3.
4. Concepts clés de la
gestion de projet
« Celui qui n'a pas d'objectif ne risque pas de les atteindre . »
Sun Tzu
8. Objectifs
Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
En anglais SMART
Stretching,
Measurable,
Agreed-upon,
Realistic,
Time-Framed
CAMERA
Pas de « tu dois arriver à vendre plus »
Mais « sur le salon Z ton objectif est
d’augmenter les ventes de X% »
En imposer pour ne pas avoir à
imposer, voilà en quoi consiste la charisme.
Pas « augmenter le nombre de visite
sur mon site » mais « augmenter le
nombre de visite de 15% ».
Cadré (spécifique, précis, défini)
Approuvé, consensuel
Mesurable, critère de validation donné
Échéance précise dans le temps, daté
Réaliste, faisable..
.. mais Ambitieux
« Notre objectif est de concurrencer
Google dans 6 mois »
Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.
Trop difficile, risque de se décourager.
9. Objectifs
Se fixer des objectifs c’est bien, se
donner les moyens d’y arriver c’est
mieux…
Comment?
Se fixer des
objectifs
•La vie est
faite
d’objectifs
Les
prioriser
•Non, tout
n’est pas
prioritaire!
Les suivre
•Attention
à l’usine
à gaz!
10. Objectifs
Mise en action, modèle PDCA
Planifier
•
Définir les objectifs
•
Analyser les risques
Déployer
•
Implémentation des
mesures
•
Réalisation des procédures
Contrôler
• Supervision
Résultats attendus
Actions à réaliser
• Tableau de bord
• Test
Agir
•
Correction
•
Evolutions
•
Mises à jour
11. Objectifs
Prioriser ses objectifs
Notion
subjective
Si
cet objectif ou cette tâche n’est pas réalisé
que va-t-il se passer?
Si
je m’occupe de cette tâche (de le tuer) plutôt
que celle là, quelles seront les conséquences?
En
fonction du temps que j’ai, quelle est la tâche
la plus importante?
Notion
d’urgence est quand même à prendre en
compte….
12. Objectifs
Exemple de TODO
Objectif
Actions à réaliser
Commentaires
Recruter un
commercial
Stagiaire
Priorité
Date de
début
Date de
fin
Charge
1
18/11/13
20/12/13
25
2
22/12/13
25/12/13
8
2
17/11/13
01/01/14
9
Organiser le salon
Z
3
01/02/14
20/02/14
12
Participez au
salon Z
3
20/02/14
20/02/14
12
Réaliser un fichier
de prospection
Augmenter mes
ventes de 40%
avant le
15/08/14
Travailler sur mon
argumentaire de
vente
Prendre rdv avec
mon chargé de
d’affaire pour lui
présenter
CAMERA
Cadré (spécifique, précis, défini)
Approuvé, consensuel
Mesurable, critère de validation donné
Échéance précise dans le temps, daté
Réaliste, faisable..
.. mais Ambitieux
14. Objectifs
TO DO plus complexe
0% : non démarré
25% : du temps a été engagé
50% : en attente retour /
75% : doit être validée / présentée à l’équipe
100% : tâche réalisée
% avancement
Tout
Ressources
nécessaire
Charge
réelle
Risque
dépend de votre degré d’analyse
Que voulez vous faire des résultats ?
M’organiser
Mettre
en place un système de CDG
…
Attention
à l’usine à gaz!!!!
15. Objectifs
Conseils
Divisez vos objectifs plusieurs tâches
Estimer le temps de travail nécessaire et ajoutez 33% !
Ne pas oublier d’attribuer une durée à chaque tâches
Isolez vous si vous devez traiter des tâches « complexes ». Méthode
paper-board.
Pensez à tuer vos sujets!
Pensez à dégagez du temps pour les imprévus
Attention à l’usine à gaz
Pas de planning trop chargé!
Prenez le temps de sortir la tête du guidon
Petit rappel une journée fait 24H et l’on conseille 7 à 8H de sommeil…
16. La gestion des risques
"La victoire sourit à ceux qui ont pris les dispositions nécessaires, on
appelle cela la chance, la défaite attend ceux qui n’ont pas pris les
précautions nécessaires, on nomme cela la malchance".
17. La gestion des risques
Entreprendre un projet….
…prendre des risques, rencontrer des surprises,
bonnes mais aussi mauvaises.
Comment gérer ces incertitudes…
plutôt que les subir ?
Les excuses du genre :
« C’est pas ma faute c’est l’autre qui n’a pas assuré »
« Un problème inattendu nous a fait prendre du retard »
« C’est vraiment trop injuste ! »
« La faute à pas de chance »
« J’ai pas eu le temps »
« L’erreur, comme le rire, est humaine. »
de Roland Topor
« Le succès ne consiste pas à ne jamais faire d'erreur mais à ne jamais faire la même erreur
deux fois. »
George Bernard Shaw a écrit
18. La gestion des risques
Comment gérer les risques ?
Identifier
Suivre
Prioriser
Prévenir
19. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Identifier vos objectifs
Ne pas se fournir
chez un seul
fournisseur
Homologuer
notre produit
Breveter notre
produit
Trouver des
clients
20. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Identifier les ressources nécessaires
pour atteindre vos objectifs
21. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Identifier les risques liés à ces
ressources
Les risques menacent les ressources, pas les objectifs !
22. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Et maintenant on fait quoi?
On traite tous les risques? IMPOSSIBLE!
On va donc chercher à définir une criticité
Criticité
= Gravité X Fréquence
23. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Un petit exemple
F
r
é
q
u
e
n
c
e
Gravité
24. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Domaine d’intervention
Fréquence
Les risques de
fréquence ne se
gèrent pas :
Les risques intolérables
ne se gèrent pas
Il faut abandonner /
changer de projet
Ce sont des
problèmes qui
doivent être
résolus
Le domaine de gestion des risques est ici !
Les risques de gravité
ne se gèrent pas
Il faut vivre avec
Les risques
négligeables ne
se gèrent pas :
Gravité
25. La gestion des risques
Heureusement il y a…
Wilfredo
La criticité obéi à la loi de Pareto.
20% des causes sont responsables de
80% des impacts
Trouver les causes à traiter en priorité
26. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Comment classer ces risques?
Se faire copier
Ne pas se fournir
chez un seul
fournisseur
Subir sa politique
tarrifaire
Homologuer
notre produit
Ne pas pouvoir
commercialiser
nos produits
Breveter notre
produit
Se faire copier
Trouver des
clients
Déficit de
trésorerie et à LT
échec du projet
Ne pas pouvoir
commercialiser
nos produits
Subir la politique
tarifaire de notre
fournisseur
27. Id
La gestion des risques
Sui
Pri
Pré
Le principe : déclencher des actions
correctives
Nature
•
•
•
Réaffectation de moyens (€)
Affectation de nouvelles
ressources (vous le plus souvent)
Arrêt du projet
Tâche
critique
Chemin
Marge
critique
Le chemin
critique est à
surveiller
étroitement...
28. La gestion des risques
Prévenir
Plan
de prévention = "Mitigation plan"
Il existe deux types de stratégies de réduction
des risques :
- Réduire leur gravité
=> protection
- Réduire leur fréquence
=> prévention
Trouver un nouveau
fournisseur
Diminuer l’utilisation de
certaines matières
premières
.. Ou les deux à la fois..
Quels risques
En somme, on ne dit plus
faut-il prévenir,
« Faut-il prendre des risques ? », mais …
faut-il prendre ?
29. La gestion des risques
Plans du top
d’action défaillants …
Le top
« on va terminer avant la date prévue »
Pourquoi avoir un planning si on ne le respecte pas ?
« On est large »
Ok mais ça veut dire quoi?
« on va travailler dur et on va y arriver »,
Sympa, mais concrètement …. c’est quoi ?
« Tout est prioritaire »
Plan fouillis, pas trié par criticité
Risque mal identifié = impossible à traiter
Deux risques à la fois
Formulation floue
Risque identifié et prioritaire… mais pas de plan d’action
Au secours !
Ou alors : pas de responsable du suivi du risque
Pas de mise à jour du plan alors qu’il est obsolète
…
30. La gestion des risques
Quelques conseils ou remarques
Intégrer dès l'origine la fonction gestion de projet
Poser vous la question ! Qu’est ce que ça va me coûter?
Ne pas oublier que:
L'acquisition de compétences sur l'outil nécessite du temps
L'outil ne restitue que ce qu'on lui fournit
Même avec un outil, il est délicat de gérer un grand nombre
de tâches
La fréquence de suivi est liée à la durée des tâches
Il n'y a pas d'outil efficace sans méthode
Il n'y a pas de méthode opérationnelle sans outil
32. Stratégie
Définir tous les individus concernés par le projet de
près ou de loin.
Ressources
Caractéristiques Enjeux
Définit le personnage
.. ce qu’il y a à
gagner ou à
perdre
Atouts
Handicap
Techniques
(faire fonctionner, réparer)
Relationnelles
(accéder à quelqu’un d’important,
connaître le client)
Connaissances
(savoir analyser, anticiper)
Capacité de blocage (s’opposer)
Légitimité
(ancienneté, rôle formel)
Charisme
(personnalité, force de conviction)
Activisme
(propension et énergie pour agir)
Stratégie
Toute
stratégie est
rationnelle
aux yeux de
celui qui
l'utilise…
34. Stratégie
Démarche d'analyse
stratégique
Étude en cinq étapes :
1.
2.
3.
Identifier les problèmes et les enjeux
En déduire les acteurs (individus ou groupes)
pertinents
Étudier chaque acteur en détail.
Ressources, handicaps, marges de manœuvre, zones
incertitudes. Prendre en compte sa rationalité, « se
mettre à sa place ».
4.
5.
En déduire les stratégies qu’ils mettront en oeuvre
L’interaction entre les stratégies détermine le
système d'action concret
35. Stratégie
Et maintenant?
On ne s’arrête pas là ! Le but est de réussir le projet pas
de se limiter à un diagnostic
… on met au point un plan d’action
Définir
ses objectifs précis dans chaque domaine (cf.
définir un bon objectif = CAMERA)
Pour
chacun, trouver les actions nécessaires pour
l’atteindre –
SWOT.
Facteurs internes : utiliser ses forces // renforcer ses points faibles ou sinon les
minimiser,
Facteurs externes : exploiter les opportunités qui vont se présenter // éviter
les menaces
Bien réfléchir…
36. Stratégie
Synthèse de la démarche
Σ Stratégies = Système
d'action concret
Situation
Comportement
- Problèmes
= Stratégie (comportements stables)
- Contraintes
- Opportunités
- Partenaires
Acteur(s)
- Identité
• SA perception de la situation,
• Ses ENJEUX
Ressources = zones d’incertitudes,
- Autorité formelle (hiérarchique)
- Compétences
- Informations critiques…
Rémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille
41. Stratégie
« Si vous n'avez pas honte de votre produit au moment de le sortir, c'est
que vous l'avez sorti trop tard . »
Fondateur de LinkedIn
42. Stratégie
Les avantage de la gestion de
projet agile
La
communication est de meilleure qualité
La
visibilité est meilleure
La
qualité est évaluée en continu
Les
risques sont détectés très tôt
L’équipe
Les
prend confiance
coûts sont contrôlés