A la fin de l'année, l'Assemblée Générale permet de revenir sur l'année écoulée et de revivre les moments forts avec les membres. Découvrez les chiffres clés de l'année 2015-2016 et les projets pour la nouvelle année !

1. Virtual Association
Assemblée Générale Ordinaire
12 Juillet 2016

2. Ordre du Jour
1. BILAN MORAL, FINANCIER ET DES ACTIVITÉS
2. LES VALEURS QUI DÉFINISSENT VIRTUAL ASSOCIATION
3. PROPOSITIONS A VOTER
4. FONCTIONNEMENT DU BUREAU
5. RENOUVELLEMENT DU BUREAU
6. PROJETS A VENIR

3. Crée en
2014
71
membres
Virtual Association

4. “L’objectif de la Virtual Association est la promotion de la réalité virtuelle, de
la réalité augmentée et de toute technologie innovante ; la réalisation
d'applications de réalité virtuelle, de réalité augmentée ou utilisant des
technologies innovantes ; le partage de connaissances autour de ces
domaines ; l'organisation et la participation à des évènements sociaux
liés à ces domaines.” [JO du 24 Mai 2014]
Virtual Association

5. Bilan moral de l’année
Année orientée visibilité et networking
Travail énorme en communication et événementiel accompli
Retombées très positives pour l’association
C’était une très bonne année pour Virtual Association !
2017 : se tourner plutôt vers l’intérieur et les membres que vers l’extérieur

6. 2015 - 2016 en chiffres
71
membres
5tarif
étudiant
10tarif normal
16%
sont des filles 84%
sont des hommes
53%
sont étudiants
46%
sont dans la vie active
30%
des membres dans la
vie active travaillent
dans la VR
€
24
tee-shirt
vendus
et des pins
aussi !

7. Le Bureau !

8. Le matériel de l’asso aujourd’hui
2849€ de matériel payé par le Trophée Excellencia :
1 Vive 1 oculus CV 1 Samsung Gear 1 Ricoh Thêta
et aussi 1 Oculus DK1 / 2 Oculus DK2 / 1 Leap Motion / 1 Razer Hydra

9. Le bilan d’activités
de l’année 2015 - 2016

10. Les activités
Orga ou co-orga
pour 78%
et partenaires pour 22%
56% des évènements étaient
internes,destinés aux adhérents
11% ont donné lieu à
des créations et 89%
étaient pur évènementiel
Parmi les events ouverts, 67%
visaient un public demandeur
et 33% le grand public

11. Pour les membres
parce que la communauté
avant tout
Virtual Game Jam 2015
les Soirées de l’Asso !
Le Big Project
Les Virtual Devs Camp
l’Assemblée Générale

12. la Virtual Game Jam 2015
6 mois de préparation
6 organisateurs
1606,10 euros de budget (100%
FSDIE)
42 participants
9 équipes
40 heures de jam
200 oeufs
5 juges
5 coaches
3 prix
6 partenaires
pleins de café et de crêpes !

13. VGJ
2015

16. la Virtual Game Jam 2015

17. Virtual Dev Camps

18. Soirées Adhérents

19. Pour les curieux
demandeurs d’infos et actifs
du monde VR
les Virtual Meetups
les Interviews (to come ! )
Barcamp XPOT
l’Eté de la VR

20. Virtual Meetups
Groupe Meetup : 321 membres
Janvier #1 : Où en est la RV ? @Soat - Julie / Cécilia / Valentin / DIAKSE
25 participants
Mars #2 : Innover en RV @Rakuten - RIT / DreamCorp / Epitech Innovation Hub
70 participants

21. les Virtual Meetups

22. XPOT - Future of Sport
- 6 organisateurs
- co-organisateurs avec Aurélien Fache
et Julien Breitfeld
- 2 mois de préparation
- 9 partenaires
- 3750€ de budget (100% auto-financé)
- 1 journée de brainstorm
- 6 facilitateurs graphiques
- 12 dessins
http://www.xpot.co/

24. L’Eté de la VR - Numa, GlassCamp, SocialMediaClub, Blumenlab, VR Lines, Wanda, Le Blog Documentaire et Café VR
https://paris.numa.
co/agenda/evenement/lete-de-la-vr-14

25. Interview
#1 : Jérémy Pluvinage
Artiste 3D temps réel Réalité Virtuelle
-> Chaîne Youtube à venir

26. Pour le grand public
ceux qui n’avaient pas prévu
de nous voir !
Kaleidoscope
ICART Media Festival
Laval Virtual
L’échappée TEDxParis

27. Kaleidoscope VR

28. L’Echappée - TEDxParis

29. 360 Light Painting

30. Laval Virtual

31. Laval Virtual

32. LA liste
9/06/2015 : Réunion Big Project #1
17/06/2016 : Réunion Big Project #2
4/07/2015 : Virtual Dev Camp #1
5/09/2015 : Virtual Dev Camp #2
Octobre 2015 : T-shirts
13/10/2015 : Rencontre à la fac
22/10/2015 : Prépa VGJ
20-21-22/11/2015 : VGJ 2015
1/12/2015 : Retour VGJ
28/01/2016 : Soirée de l’asso Janvier
25/01/2016 : Virtual Meetup #1
27/01/2016 : Interview #1 - Jérémy
29/02/2016 : Soirée de l’asso Février
Mars 2016 : Light Painting
1/03/2016 : Kaleidoscope VR
19-20/03/2016 : ICART Media Festival
25-26-27/03/2016 : Laval Virtual
12/04/2016 : Virtual Meetup #2
20/04/2016 : Retour Laval
18/05/2016 : Soirée de l’asso Mai
28/05/2016 : L’échappée Tedxparis
12/06/2016 : XPOT #1
18/06/2016 : Tournage ARTE
21/06/2016 : Soirée préparation AG
23/06/2016 : Meetup Econocom
25/06/2015 : Eté de la VR #1
12/07/2016 : AG

33. Retour sur ce qui était prévu (AG 2015)
- Big Project
- Virtuals Dev Camps
- Refonte du site web
- Refonte du logo
- Virtual Game Jam 2015
- Workshops / Meetups
- Hackathon PIDS

34. Bilan Financier
01 juillet 2015 → 30 juin 2016
€

35. Dépenses 9954,04€
Reflet de l’activité de l’association cette année, les dépenses sont majoritairement axées sur
l'événementiel (Xpot : 3584€, Virtual Game Jam 2015 : 2264€).
L’achat de matériel arrive en deuxième position financé à 99% par la subvention Excellencia.
Evenements 5930,46
Matériel 2873,29
Communication (cdv, pin's, tshirts, rollups, stickers, bâche) 731,47
Frais bancaires 120,91
Investissements matériel (matelas) 119,7
Déplacements 111,98
Assurance 41,23
Soirées 25
Total 9954,04

36. Recettes 10 267,95€
L’association continue d’auto financer la plupart de ses événements via des fonds d’investissements ou
des sponsorings ponctuels lors d’événements d’envergure (Futur En Seine).
Le nombre important d’adhésion a permis cette année de dépasser légèrement les fonds de roulements
et sont réinvestis en totalité pour l’année 2016 / 2017.
Sponsorings Evenements 3750
Subventions Excellencia 2849,47
FSDIE 2056,1
Adhésions 560
SVE 381
Vente Tshirts 337,63
Dons 119,44
Dédommagement déplacement 111,98
VGJ 102,33
Total 10267,95

37. Etat des comptes au 31 juin 2016
L’association dispose de +671,63 € de trésorerie pour démarrer la nouvelle année.
Versements en attente :
● Sponsoring de la société Hopscotch pour l’événement XPOT de Futur En Seine (500€)
Virements à effectuer :
● Derniers règlements de factures pour l’événement XPOT (payer le petit déjeuner, environ 85€)
Autres ressources en attente :
● Système de tracking STEM, commandé en 2014.

38. XPOT : Le cas “à part”
Le concept XPOT a été pensé comme un événement régulier.
Organisé en collaboration avec Aurélien Fache et Julien Breitfeld (Fabvernovel), les fonds restants et le
matériel achetés sont destinés à être réinvestis dans les futurs événements XPOT.
Suite au premier barcamp XPOT, il reste :
4250 (sponsorings) - 3584,34 (dépenses) = 665,66€ à réserver à cette série de projets.
De plus, la quasi totalité du matériel acheté (feutres, feuilles, feuillets de paperboards) n’a pas été utilisée (Actuellement
stockés chez Aurélien Fache).

39. Etat des comptes Final
L’association démarre donc l’année 2015/2016 avec (hors activités XPOT)
417,52€

40. Perspectives pour l’année à venir
● Fixer des objectifs financiers pour répondre aux nouveaux besoins de l’association
→ Ordinateurs portables ou transportables pour les gros casques (à quantifier dés le planning
prévisionnel)
→ Nouveau matériel VR / AR / Audiovisuel ?
Ces objectifs justifieront les besoins de rémunération de l’association de manière précise.
● Possibilité d’ouvrir un livret A pour faire travailler les économies de l’association

41. Les valeurs
qui définissent
Virtual Association

42. partager des connaissances à tous sans conditions
d’accès et gratuitement
Par exemple : en organisant des Meetups, des Barcamps, en diffusant des
vidéos de vulgarisation, en organisant des ateliers, en publiant des articles et
des tutoriels

43. contribuer à l’amélioration de la technologie par la
diffusion des bonnes pratiques et la recherche ou
le développement de meilleures expériences
Par exemple : en organisant des Barcamp, en développant des prototypes et
en les faisant tester, en informant le public sur la sécurité, l’hygiène, les
bonnes pratiques et moins bonnes pratiques, les dérives

44. développer les projets communautaires des
membres grâce aux savoirs faire et matériels de
l'association
Par exemple : en prêtant gratuitement du matériel de RV / RA, en créant une
communauté active et passionnée, en organisant des hackathons et
challenges internes

45. tout en étant non lucratifs et désintéressés

46. Propositions
à voter

47. Fonctionnement interne au Bureau
Proposition 1 : Encourager une rotation des rôles régulière (min 2 fois par an),
mais pas obligatoire.
ADOPTÉE
Proposition 2 : créer les rôles selon les besoins de l’année lors de l’AG, et ne
pas les inscrire en tant que rôles officiels. Seuls les titres obligatoires seront
gardés à savoir : « Président » - « Trésorier » - « Secrétaire ». Hiérarchie
horizontale entre les membres du Bureau.
ADOPTÉE

48. Événementiel
Proposition 3 : axer l'activité d'avantage sur la création de contenu, quitte à
refuser des événements
ADOPTÉE
Proposition 4 : privilégier des évènements qui produisent des outputs
durables (ex : les jeux d’une game jam, les dessins d’un barcamp, etc.)
ADOPTÉE

49. Hub d’activités
Proposition 5 : créer un “Hub Projets” sur l’espace adhérent pour que les
membres proposent des projets communautaires de tout types et rejoignent
des projets existants. Objectif : centraliser les projets en cours, les besoins en
participants sur un projet et les gens qui se portent volontaires sur les projets,
+ faire en sorte que ce board amène du trafic sur l’espace adhérent et plus de
participation de la part des membres.
ADOPTÉE

50. Création de contenu
Proposition 6 : lancer en 2016 - 2017 un premier projet de création de
contenu par les membres les plus actifs, le mettre sur le Hub Projet et en
parler à tous les adhérents pour les motiver à faire de même
Non soumis a vote parce que logique suite de la proposition 5

51. Public de l’association
Proposition 7 : organiser en 2016 - 2017 des évènements découvertes de la RV
pour élargir le public de l’association ( pour les jeunes et les moins jeunes)
-> Organiser au moins une journée des Familles de VA !
ADOPTÉE
Proposition 8 : partenariat avec au moins un média grand public pour lequel
on rédigerait occasionnellement des encarts VR
ADOPTÉE

52. Processus d’inscription
Proposition 9 : revoir le processus d’inscription.
ADOPTÉE

53. Communication entre nous !
Proposition 10 : utiliser Slack pour les discussions par groupe de travail par
exemple, ou par projet.
Non soumis à vote

54. Statut “Association Étudiante”
Proposition 11 : garder le siège social à l’UPEM tout en cherchant un local sur
Paris
ADOPTÉE

55. Cotisation
Proposition 12 : redéfinir le montant de la cotisation pour l’année à venir
REFUSÉE

56. Prestataires & Facturations
Proposition 13 : l’association se réserve le droit de payer des prestataires élus
à l’unanimité par les membres du Bureau
ADOPTÉE
Proposition 14 : l’association se réserve le droit de facturer des prestations
dans la limite des besoins financiers définis en AG et redéfinis tous les
trimestres si l’objectif est atteint.
ADOPTÉE

57. Réalité Augmentée
Proposition 15 : encourager l’organisation d’évènements pour la promotion,
ou la création d’applications de la Réalité Augmentée
ADOPTÉE

58. Galettes aux Virtual Game Jams
Proposition 16: les évènements Virtual Game Jam doivent proposer au menu
au minimum des galettes complètes (oeufs, jambon, fromage)
ADOPTÉE

59. Fonctionnement
du Bureau

60. Hiérarchie Horizontale
- pas de titres autres que les obligatoires (Président, Trésorier, Secrétaire)
- pas de rôle de censure auprès des adhérents
- fonctionnement collégial : c’est à dire que chacun à voix au chapitre, qu’il
soit membre du Bureau ou non -> il faut un certain encadrement pour
éviter l’anarchie, le Bureau à ce rôle là justement

61. Communication transparente
- réunions mensuelles au minimum : chacun présente l’avancement du
projet qu’il coordonne, les nouveaux contacts, nouvelles idées. C’est un
vrai travail que d’informer l’équipe de l’état d’avancement des chantiers,
en distillant l’information juste et nécessaire.
- les réunions du Bureau sont ouvertes aux adhérents : communiquer sur
la date et l’heure si possible ! Et donner le CR de réunion à tous :)

62. Répartition des charges
- coordinateur de 2 gros projets max par an (conseillé par le Dr. Cécilia :p )
- rotation de rôle tous les 6 mois pour varier les plaisirs ?
- beaucoup de discussions : nécessité d’encadrer les débats pour pas avoir
trop de dérive -> un conducteur de débat doit se charger de ramener tous
les moutons sur le coeur du débat

63. Renouvellement
du Bureau

64. Sortants
Bastien Laby - Trésorier
André Sochard - Secrétaire
Entrants
Keven Akyurek
Yoni Dayan
Manuel Jordan
Romain François

65. Bureau 2016 - 2017
Julie Pronzac , présidente
Cécilia Lejeune
Valentin Michalak
Quentin Roux
Keven Akyurek, secrétaire - nouveau
Yoni Dayan, nouveau
Romain François, nouveau
Manuel Jordan, trésorier - nouveau
Mathieu Genoud - nouveau
Maxime Fortin - nouveau
Antoine Rigitano - nouveau

66. Projets
prévus l’année prochaine !

67. Les événements réguliers
- les Virtual Meetups : tous les 2 mois
- les Interviews : une fois par mois
- les Soirées de l’asso : tous les mois !
- Virtual Dev Camps : Le retour !

68. Les événements annuels ou ponctuels
- Virtual Game Jam 2016 : Novembre 2016
- Japan Expo
- Hackathon Paris Image Digital Summit 2017
- Laval Virtual 2017
- XPOT

69. Et aussi...
- revoir le processus d’inscription
- mettre en place le “Hub Projets”
- lancer un projet créatif parmi les membres les plus actifs pour inaugurer
le Hub
- le projet Colonie de Vacances pour enfants / Summer School pour
étudiants
- projet ”Retraite”

70. Bonne année!!!