Ferramentas informáticas para a Gestão: Excel

Curso de Formação Empreendedouro
Armamar, Portugal – de 11 a 13 de Setembro de 2013
Ferramentas de Gestão:
Vitor Barrigão Gonçalves vg@ipb.pt
13 de Setembro de 2012 | 9h – 13h

Curso de Formação: Empreendedouro
Sumário
• Ferramentas informáticas para a Gestão
• Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão
• Evolução das Folhas de Cálculo
• Excel e suas aplicações
• Excel: Conceitos básicos
• Características das Folhas de Cálculo Excel
• Tabelas e Gráficos para apresentação de dados
• Dados, Fórmulas e Funções
• Excel: Conceitos avançados
• Fórmulas e Funções matemáticas, de texto, lógicas e financeiras.
• Integração de dados entre folhas e aplicações.
• Macros e outras funcionalidades.
• Um modelo de plano de negócio no Excel

Ferramentas informáticas para a Gestão
“A evolução da sociedade atual não é motivada
pela força nem pela energia, mas sim pelo
domínio da informação.”
Redes digitais | Globalização | Panóplia de Aplicações informáticas
Comércio Eletrónico | Governo Eletrónico | Aprendizagem Eletrónica

Computadores
ou outras
tecnologias
(Hardware)
POS (Point Of Sale)
TPV (Terminal Ponto de Venda)
Recolha – tratamento – armazenamento – distribuição

Programas
ou
aplicações
informáticas
(Software)

• Mercado Nacional (soluções comerciais)
100€ a 1500€ … Varia em função das funcionalidades e número de licenças/postos

• Gestão Comercial
- Registo de Clientes/Fornecedores/Vendedores/Artigos
- Gestão de Vendas (Vendas a clientes ou facturação)
- Gestão de Compras (Compras a fornecedores)
- Gestão de Stocks (Controlo de movimentos de armazém)
- Contas Correntes (Recebimentos/Pagamentos)
- Gestão de Pontos de Venda (TPV/POS)
- Estatísticas e outros mapas

• Gestão Financeira e Administrativa
- Gestão de Recursos Humanos
- Gestão de Imobilizado
- Contabilidade Geral
- Contabilidade Analítica
- Logística e aprovisionamento
- Recepção e expedição de encomendas
- Planeamento da Produção (MRP, JIT, OPT)
- Planeamento de controlo de projectos (GANTT, PERT, CPM)
• Planeamento e Gestão da Produção

• Restauração
- Base: BackOffice e FrontOffice
- Editor e Gestor de Mesas
- Pedidos via Comandos Rádio e Terminais PDA
- Gestão de Stocks
- Entrega/Delivery
- Mapas estatísticos
Back Office
Painel de Bordo
Front Office
Pedidos
- Gestão de sócios e controlo de entradas/saídas
- Gestão de professores, turmas e horários
- Integração com módulo de gestão comercial
• Academias e ginásios

• Integração de módulos
Pacotes que integram Gestão Comercial,
Contabilidade, Terminal Ponto Venda (POS),
Gestão de Pessoal e Salários e ainda
e-Commerce ou e-Learning
Requisito actual: SAFT-PT (Standard Audit File for Tax porposes)
(Portaria Nº 321-A/2007 de 26 de Março, a partir de 01/01/2008 passa a ser obrigatório o sistema
informático gerar o ficheiro referente aos registos das operações de facturação e contabilísticos empresa.)
Decretos de Lei n.º 197/2012 e n.º 198/2012, apresentam
alterações substanciais ao nível das regras de faturação.

• Soluções Comerciais:
• Destinadas a Pequenas Empresas (Microempresas)
• Destinadas a Pequenas e Médias Empresas (PMEs)
• Destinadas a Grandes Empresas
• Soluções à medida
• Soluções mistas
• Soluções open source
• Soluções gratuitas

MP-Biz
Sistema de Apoio à Gestão
Gestão de Stocks e Facturação
EasyForYou
Aplicações informáticas para a gestão (micro‐negócios):
Soluções gratuitas e/ou open source

Demostração de aplicação para a Gestão

CRM
Gestão de Projectos e CRM

Quer fazer uma reunião à distância na qual usará apresentações?
Quer realizar trabalho colaborativo a distância?
Quer realizar uma sessão de formação ou tutorial on-line?
Soluções gratuitas de videoconferência, partilha de ecrã, entre outras
funcionalidades:
http://www.anymeeting.com
http://liveminutes.com
http://meetings.io
https://www.bigmarker.com
https://join.me
http://meetingl.com
https://tools.google.com/dlpage/hangoutplugin
Para além do Skype, VSee ou similar…

Plataformas de criação de sites com loja virtual on‐line:
http://pt.wix.com/
http://www.webnode.pt/
http://www.weebly.com/
http://www.zoho.com/sites/
http://www.yola.com/
http://pt.jimdo.com/
http://www.eznow.com/
http://www.edicy.com/
Plataformas livres de e‐commerce para instalação em servidor Web:
http://www.prestashop.com
http://www.opencart.com
http://www.magentocommerce.com
http://www.oscommerce.com ‐ Online Merchant
http://virtuemart.net ‐ CMS Joomla www.joomla.org E‐Commerce com VirtueMart
http://www.wordpress.org ‐ WordPress eCommerce com MarketPress
http://drupal.org ‐ CMS Drupal E‐commerce com Ubercart 2.x

 Contributo do software open source
Servidor Web | BD | LP | CMS/e-shop/e-Learning
Package (Apache+MySQL+PHP + CMS + e-commerce)
e-Learning

Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão

Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão
• Considerada a melhor e mais divulgada ferramenta de gestão…
• Cálculo, análise e apresentação de dados…
• Cálculos matemáticos, lógicos, estatísticos; financeiros…
• Criação de gráficos para apresentação de dados e cálculos…
• Vertentes orçamental, financeira, projetos e património…

Evolução das Folhas de Cálculo
1980: Folha de Cálculo VisiCalc
1981: Folha de Cálculo SuperCalc
1982: Folha de Cálculo Multiplan
1983: Folha de Cálculo Lotus 1 2 3
1985: Excel 1.0 (Macintosh OS)
1987: Excel 2.0 (PC Windows) …
1998: StarOffice StarCalc 3.0 (Oracle Open Office)
2000: OpenOffice.org Calc (open source licença LGPL)
2006: Google Docs Spreadsheets (2009 – versão estável)

Evolução das Folhas de Cálculo
PC Windows
1987: Excel 2.0
1990: Excel 3.022
1992: Excel 4.0
1993: Excel 5.0 (Office 4.2 e 4.3 com VBA)
1995: Excel 7.0 (Office 95)
1999: Excel 9.0 (Office 2000)
2001: Excel 10.0 (Office XP)
2003: Excel 11.0 (Office 2003)
2007: Excel 12.0 (Office 2007)
2010: Excel 14.0 (Office 2010)
2013: Excel 2013 (Office 2013)
Macintosh OS
1985: Excel 1.0
1988: Excel 1.5
1989: Excel 2.2
1990: Excel 3.0
1992: Excel 4.0
1993: Excel 5.0
2000: Excel 9.0 (Office 2001)
2003: Excel 11.0 (Office 2004)
2008: Excel 12.0 (Office 2008)
2011: Excel 14.0 (Office 2011)
1993 ‐ Visual Basic for Applications (VBA), linguagem de programação que permite automatizar tarefas (Macros)

Excel e suas aplicações
• Mapas de gestão de projetos (orçamentos e cronogramas de atividades)
Orçamentos e outros mapas financeiros. Não sendo a ferramenta mais
adequada para cronogramas de atividades, o Excel é muitas vezes utilizada
pelas empresas para esse fim. Para gráficos de GANTT e redes de PERT é
desejável usar Ms Project ou Ms Visio, entre outras ferramentas.

• Balanced Scorecard e Excel Dashboard
Definidos os objetivos, indicadores e metas a partir de um modelo pré‐
construído, obtêm‐se automaticamente um painel de controlo com gráficos
dinâmicos, ícones de performance, Key Performance Indicators (KPI) e mapa
estratégico.

• Demonstrações Financeiras SNC com Excel
Folha de cálculo que obtém automaticamente o Balanço, a Demonstração dos
Resultados e a Demonstração dos Fluxos de Caixa conforme Sistema de
Normalização Contabilística (SNC), a partir dos balancetes mensais.

• Análise financeira com Excel
Análise do desempenho financeiro de uma empresa a partir das suas
Demonstrações Financeiras. Com os dados do Balanço e da Demonstração de
Resultados, obtêm‐se automaticamente o cálculo da demonstração dos fluxos
de caixa, os rácios financeiros e o cálculo do valor da empresa.

• Análise de investimento com Excel
Cálculo da viabilidade de projetos de investimento (VAL e TIR), permitindo
simular visual e automaticamente o impacto de determinadas variáveis no
lucro e cash‐flow do projeto.

• Plano de Negócio (IAPMEI – Finicia)
Cálculo da viabilidade de planos de negócio e respetivo investimento (VAL e
TIR), permitindo avaliar e simular visual e automaticamente o projeto/empresa.

Excel: conceitos básicos
Célula Ativa
A1
Coluna A
Linha 1
Barra de Fórmulas
Friso: Abas da barra de menus
Folhas de trabalho
conjunto de colunas e linhas, cuja intersecção denominamos de células.
Matriz de 1.485.076 linhas por 16.284 colunas
255 folhas de trabalho

• Ponteiros do rato
Ponteiro de dimensionamento
Ponteiro de divisão de janela
Ponteiro de selecionar Ponteiro de mover Ponteiro de copiar e preencher

• Seleção de células
• Introdução de dados e preenchimento automático
Ponteiro de
copiar e preencher
Experimente preencher série…
Alternativa?
=A1+1

• Formatação de células
• Formatação condicional

• Formatação condicional > Gerir regras…

• Fórmulas
=A1+A2
=A1‐A2
=A1*A2
=A1/A2
Uma formula começa sempre pelo sinal de igual
=A1+1
OPERADORES MATEMÁTICOS
Aritméticos
^ Potenciação
& Concatenação
* Multiplicação
/ Divisão
+ Adição
‐ Subtração
Relacionais
= Igualdade
< Menor que
> Maior que
<= Menor ou igual
>= Maior ou igual
<> Diferente
Referência relativa, absoluta e
mista:
Linha e Coluna relativas A1
Linha absoluta A$1
Coluna absoluta $A1
Linha e Coluna absolutas $A$1

• Fórmulas Uma formula começa sempre pelo sinal de igual
=A1+A2

=A1+A2
diferente
se o Excel tratar a fórmula como texto
mesmo tendo inserido o “=“, verifique
se não existe um espaço antes do “=“.

=A1+A2
Mensagens de erro:

• Fórmulas
• Funções
Uma formula começa sempre pelo sinal de igual
=A1+A2
=SOMA(A2:A10)

Excel: conceitos avançados
• Função SE()
=SE(teste;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
=se(A2>=10;"Aprovado";"Reprovado")

• Função CONTAR.VAL()
=CONTAR.VAL(A1:An)
Exemplo: Se todas as células de A1:A10 contiverem dados (números, textos ou
outros dados), exceto a célula A5, então:
=CONTAR.VAL(A1:A10) devolve 9 como resultado
• Função CONTAR.SE()
=CONTAR.SE(intervalo_de_células;”critério”)
Exemplo: Para contar quantos valores, maiores que 10, existem no intervalo de
B2 até B10, utilizamos a seguinte fórmula:
=CONTAR.SE(B2:B10;”>10”)

• Função SOMA.SE()
=SOMA.SE(teste;critério;valores_a_somar)
Exemplo: se no intervalo de B2 até B10 tivermos 5 vezes a palavra Abril,
indicando custos desse mês, e no intervalo de C2 até C10, tivermos o valor
desses custos, então:
=SOMA.SE(B2:B10;”Abril”;C2:C10)
devolve a soma dos custos do mês
de Abril

• Funções data/hora
=AGORA() e HOJE() Devolve a data e a hora ou só a data como um número de
série baseado no relógio do computador.
=DIAS360 (data inicial; data final) Calcula o número de dias entre duas datas,
baseado no calendário financeiro de 360 dias.
=DIA.SEMANA(número de série) Devolve um número de série como um
número de semana onde 1=Domingo e 7=Sábado
=HORA (número de série) Devolve um número entre 0 (12 A.M.) e 23 (11 P.M.)
=TEMPO (hora;min;seg) Devolve o número de série (entre 0 e 0.99999) de uma
determinada hora.

• Função de procura e referência
PROCV (valor_proc; matriz_tabela; núm_índice–coluna; procurar_intervalo)
Valor_proc É o valor, expressão ou célula que contém a indicação do que
pretendemos encontrar
Matriz_tabela Tabela onde vai ser efetuada a pesquisa
Núm_índice_coluna Número da coluna dentro da tabela que apresenta os
dados que pretendemos retornar
Procurar_intervalo Argumento facultativo que por defeito tem o valor de
Verdadeiro (true); falso (false) significa que procura o valor ou expressão exata,
não ocorrendo o retorno de valores ou expressões aproximadas.

• Funções financeiras
TAXA(nper;pgto;va;vf;tipo;estimativa)
nper é o número total de períodos de pagamento numa anuidade.
pgto é o pagamento feito em cada período e que não pode ser alterado
durante a vigência da anuidade. Normalmente, pgto inclui o capital e os juros e
nenhuma tarifa ou taxa. Se pgto estiver omitido, tem de incluir o argumento vf.
va é o valor atual ‐ o valor total correspondente ao valor atual de uma série de
pagamentos futuros.
vf é o valor futuro ou o saldo que deseja obter depois do último pagamento.
Se vf for omitido, é considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por
exemplo, é 0).
tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos.

PGTO(taxa;nper;va;vf;tipo)
taxa é a taxa de juro do empréstimo.
nper é o número total de pagamentos do empréstimo.
va é o valor atual ou o montante total que uma série de futuros pagamentos
vale atualmente; também conhecido como capital.
vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento.
Se vf for omitido, é considerado 0 (zero), ou seja, o valor futuro de um
empréstimo é 0.
tipo é o número 0 (zero) ou 1 e indica as datas de vencimento dos
pagamentos. Início ou fim respetivamente

Investimentos:
VAL (Valor Atual Líquido) > 0
TIR (taxa interna de rentabilidade) > custo de oportunidade de capital
Função VAL
Calcula o valor líquido atual de um investimento utilizando uma taxa
de desconto e uma série de futuros pagamentos (valores negativos) e
rendimentos (valores positivos).
VAL(taxa;valor1;valor2; ...)
Taxa é a taxa de desconto ao longo de um período.
Valor1; valor2; ... são entre 1 e 254 argumentos que representam os
pagamentos e rendimentos.

Investimentos:
VAL (Valor Atual Líquido) > 0
TIR (taxa interna de rentabilidade) > custo de oportunidade de capital
Função TIR
A taxa de retorno interna é a taxa de juro recebida por um investimento que
consiste em pagamentos (valores negativos) e receitas (valores positivos) que
ocorrem em períodos regulares.
TIR(valores; estimativa)
Valores é uma matriz ou uma referência a células que contenham números
cuja taxa de retorno interna pretenda calcular.
Estimativa é um número que se estima estar próximo do resultado de TIR.

• Macros
Uma macro não é mais do que um conjunto de instruções que executam um
conjunto de operações numa sequência predeterminada.
Existem dois tipos de macros:
As macros de comandos armazenam uma ação ou sequência de ações
realizadas pelo utilizador. Neste caso, o utilizador terá apenas de executar a
ação, ou a sequência de ações, durante o processo de criação da macro.
As macros de funções são criadas pelo utilizador e envolvem conceitos de
programação avançados, na linguagem VBA (Visual Basic for Applications).

• Macros
Menu VER > Macros

Algumas referências:
http://office.microsoft.com/pt‐pt/
http://www.excel‐downloads.com/
http://www.ozgrid.com/
http://www.mrexcel.com/
http://www.exceltip.com/
http://www.business‐spreadsheets.com/
http://www.vertex42.com/
http://www.portal‐gestao.com
Equivalência de fórmulas do Excel Inglês‐Português
http://fazaconta.com/excel‐ingles‐portugues.htm
• http://www.facebook.com/vgportal | vg@ipb.pt | 273 330649 | 936673949

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