Aula aux. administrativo 14

CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM
INFORMÁTICA
Profº FABRÍZIO BARONI
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Profº Fabrizio Baroni
REUNIÃO EMPRESARIAL

Conteúdos Abordados
Tipos de reuniões
Pontos importantes para a condução de uma reunião eficaz
Os tipos de participantes:
Recursos utilizados para a condução de uma reunião

Serve para dar autonomia a alguns
profissionais, incentivar um brainstorm
(tempestade de ideias), alimentar
informações sobre o “negócio” e até
mesmo para criar assertividade nas
estratégias da empresa.

Tipos de reuniões
Tipos de reuniões quanto a:
Periodicidade (ordinária e extraordinária)
Presença (espontânea ou obrigatória)
Espaço de fala e poder decisório
• Comunicativa
• Normativa
• Consultiva
• Deliberativa
• Ordinárias

São reuniões previamente planejadas
pela empresa. Essas reuniões tendem a
ser mais frequentes quando precisam
apresentar um novo projeto, mudanças
no código de conduta da empresa,
reuniões de final de mês ou inicio de
mês para repassar os pontos positivos e
negativos.

Extraordinárias
São reuniões no caráter de urgência por determinação de
superiores..
Essas reuniões acontecem quando a sua decisão final ira afetar a
todos dentro da empresa desde a diretoria aos colaboradores de
nível operacional.

• Planejamento
Para solucionar problemas orientados
para o futuro.
• Deliberativas
Para tomada de decisões ou soluções
de problemas.
As reuniões também podem ser classificadas pelo tema a
ser tratado.

Informativa
Para compartilhar dados ou
informações, reunião com o objetivo
de dar e colher informações,
organizar, gerar e disseminar
conhecimentos.

Há reuniões de negócios com características
próprias, como: café da manhã, brunch,
almoço.
O café da manhã ou breakfast acontece entre
07 horas 30 minutos e 9 horas;
• O brunch ocorre entre 10 horas e 30
minutos e 12 horas
• O almoço é marcado para 12 horas até 13
horas e 30 minutos.

Pontos importantes para a condução de uma
reunião eficaz
No meio corporativo, o não cumprimento de horários, a má
condução e a falta de posicionamento sobre real propósito
das reuniões são falhas corriqueiras e cruciais

Convocação
Devem ser convocados para reunião somente
aqueles que irão contribuir com os resultados;
sendo assim, não há necessidade de convocar
todos os colaboradores do mesmo setor ou
departamento.

Definição da pauta
O primeiro passo é levantar os assuntos e organizar a pauta
com metas claras;
Ao elaborar a pauta, procurar antecipar a melhor maneira de
colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as
pessoas para que haja maior interação;

Administração do tempo
As reuniões têm que ter hora para começar e terminar;
Chegar ao local antes da hora para acolher o grupo;
Manter o relógio por perto;
Solicitar que alguém controle o andamento da discussão;
Registrar num cartaz e/ou outro meio o roteiro da reunião.

O coordenador é o mediador das
discussões, por isto é ele que conduz os
participantes até o objetivo;
Evitar que alguém monopolize a discussão
ou que se formem conversas paralelas;
Ao longo da discussão tenta esgotar todos
os item da
pauta.
Coordenação das discussões

Encerramento da reunião
Nesse momento deve ser retomado o objetivo da reunião, a fim
de verificar se foi atingido e, também, para o esclarecimento de
dúvidas.

É importante agradecer a participação e a colaboração de todos,
transmitir impressões sinceras sobre o grupo e colocar-se à
disposição para quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou um simples
bate-papo informal.
Lembre-se, o término sempre deve ocorrer no horário combinado;
ultrapassá-lo não é conveniente, a ansiedade desencadeada não
permitirá que o grupo continue prestando atenção no que você
estiver falando.

Os tipos de participantes:
Sabemos que é diferente o comportamento dos indivíduos
isoladamente e em grupo.

O que sempre procura um motivo pra divergir
Não conteste. Mantenha a calma. Tome cuidado para que ele
não monopolize a reunião.

O Positivo
Ele é um ponto de apoio. Permita que ele faça o uso da palavra
sempre que necessário, pois normalmente contribui com
informações positivas e de interesse geral.

O Sabe Tudo
Convém, em muitas circunstâncias, deixá-lo habilmente por
conta do grupo.

O Falante
Interrompa-o com habilidade. Limite o tempo que ele tem
para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.

O Acanhado
Motive-o a participar fazendo perguntas fáceis para que tenha
condições de respondê-las, de preferência algo relacionado com o
que ele já conheça, com isto a autoconfiança aumenta gradativa-
mente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com
esta técnica.

O que Não Aceita e Não Coopera
Explore sua ambição. Reconheça e use sua experiência e seu
conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por ele.
Use sua experiência e bom senso de líder.

O Desinteressado
Dirija-lhe perguntas sobre sua atividade profissional. Solicite
habilmente exemplos de algo em que ele esteja interessado.
Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua
participação.

O Desdenhoso
Não o critique, seja hábil, use a técnica do “sim, mas...”. Não
tente justificativas diretas, pois talvez seja exatamente isto
que ele queira, para se auto afirmar perante todos.

O Perguntador Persistente
Normalmente atrapalha o líder. Convém passar suas perguntas
para o grupo respondê-las, entretanto, não convém exageros
desta técnica, pois pode causar impressão aos demais de que o
líder se deixou persuadir por ele ou está inseguro.

Recursos utilizados para a condução de uma reunião
Adequar os recursos às necessidades da reunião. Muitas vezes o
excesso de recursos pode atrapalhar mais do que ajudar.

Flip-chart ou quadro branco:
São ótimos para registrar ideias e construir conteúdos com o
grupo.
Vídeo ou DVD:
Realçam conceitos e mostram depoimentos. Tomar cuidado
com a duração do vídeo.
Retroprojetor:
Projeção eletrônica:
Recomendada para apresentar materiais previamente
elaborados em Power point.

Material de leitura prévia:
Textos e informações para utilização nas discussões devem ser
distribuídos com antecedência para que os participantes
tenham tempo de ler antes da reunião.
Material impresso para ser distribuído durante a reunião: mais
utilizado para esquemas, tabelas e gráficos.

Sonorizadores
Dependendo da quantidade de participantes de uma reunião,
será necessária a utilização de recursos de sonorização, como
caixa de som; microfones e outros para ampliar a voz e atingir
todos participantes

Atividade
1 – Reunião ordinária se caracteriza por:
a)Reuniões que são convocadas sem aviso prévio
b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.
c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.
d)Reuniões escolares

2 – Reunião extraordinária se caracteriza por:
a)Reuniões no caráter de urgência por determinação de
superiores
b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.
c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.
d)Reuniões importantes apenas para os superiores.

3 – Quanto á presença, as reuniões podem ser:
a)Ordinária e extraordinária
b)Espontânea e extraordinária
c)Espontânea ou obrigatória.
d)Ordinária e obrigatória

4 – Tipo de reunião de negócio que ocorre entre 10 horas e 30
minutos e 12 horas :
a)Breakfast
b)Brunch
c)Jantar
d)Almoço

5 – No final da reunião os assuntos mais relevantes serão
transcritos para:
a)Ata
b)E-mail.
c)Quadro
d)Ofício

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