Tutoria 1 seminario

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Tutoria 1 seminario

  1. 1. 1. OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principiosde la gestión porprocesos2. CONCEPTOS3. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividadesinterrelacionadas o que interactúan, que transforman elementos deentrada en resultados o salidas. Entradas Transformación Salida4. Resultado de un proceso.Resultado de un conjunto de recursos yactividades interrelacionadas que posibilitan la transformación deelementos de entrada en resultados o salidas.Productos tangibles (bienes)Productos Intangibles (servicios)5. Conjunto de personas e instalacionescon una disposiciónderesponsabilidades, autoridades yrelaciones, coordinadas en pro deunobjetivo común.6. Conjunto de elementosinterrelacionados o que actúan entre sí7. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizaciónPlanear Asegurar Coordinar Controlar Mejorar8. CICLO DEMING EN LA ORGANIZACION ACTUAR PLANIFICANO = AJUSTAR •PARA QUÉ R SI = MANTENERSE •QUÉ HASTACUMPLIR •CÓMO OBJETIVOS. •CUÁNDO ASEGURAR y •QUIÉNMEJORAR. •CON QUÉ SE ESTÁ CUMPLIENDO EJECUTAR LOPLANIFICADO SEGÚN LO PLANIFICADOVERIFICAR ? HACER9. Identificar, entender y gestionar los procesosinte relacionados como unsistema, contribuyea la eficacia y eficiencia de una organización en ellogro de sus objetivos.10. GESTION POR PROCESOS11. Es la visión sistémica delfuncionamientoorganizacional de laempresa,que identifica losprocesos, su interacción y suinterdependencia12.  Generar los resultados deseados en los procesos y en laorganización. Minimizar los recursos. Facilitar la capacidad deadaptación de los procesos a las necesidades de la empresa. Flexibilizarla organización para responder al entorno.13. Enfoque Actual: Estrategia-Procesos-Estructura Chandler: ÉnfasisEstructura- Estrategia General Motors: Énfasis en la Estructura Fayol:División Funcional Jerarquización y Departa mentalizaciónTaylor:División Estructural y Operativa del Trabajo
  2. 2. 14. EL ENFOQUE EL ENFOQUE EN EL TRADICIONAL Procéselosempleados son el problema •El proceso es el que origina•Hacer el trabajoproblemas•Entendimiento de “mi trabajo” •Ayudar a que el trabajo se haga•Conocer como mi trabajo se relaciona•Cambiar a la persona con elproceso•Evaluación de las personas •Cambiar el proceso•Siempre sepueden encontrar mejores •Evaluación del procesoempleados •Siempre sepuede mejorar el proceso•Controlar a los empleados•No hay confianza ennadie •Desarrollar a los empleados•¿Quién cometió el error? •Todos somosresponsables•Corrección de errores •¿Qué permita que el errorocurra?•Énfasis en el servicio •Reducción de variaciones •Énfasis en elcliente15. Es un sistema degestión que facilita laeficiencia y eficacia delaorganización através de lacoordinación yorientación de sus procesos hacialasatisfacción del cliente16. TALLER 1. Gestión por Procesos Conformar equipos de trabajo. Definir5 beneficios de la implementación de la gestión por procesos en unaorganización. Definir 5 obstáculos de la implementación de la gestión porprocesos en una organización. Cada equipo explica sus conclusiones17. CLASIFICACION DE PROCESOS18. POR SU FUNCIONPOR SU JERARQUIA19.  De realización u operativos De dirección o estratégicos Deapoyo o soporte De medición o control y mejora20.  Son la razón de ser de la empresa. Le generan los ingresos a laorganización. A través de ellos entra en contacto con los clientes y lessatisface sus necesidades de productos o servicios.21.  Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organizaciónen sus propósitos fundamentales Son ejecutados por la alta dirección dela empresa. Son decisivos en relación con el futuro de la misma.22.  Permiten que la organización funcione a partir del suministro derecursos. Son desarrollados a través del concurso de cargos, equipos yprocedimientos que pueden no afectar en forma directa a los clientes, perosi a quienes los atienden.23.  Permiten establecer como funciona la empresa con el fin deretroalimentarla. Establecen las metodologías para hacer seguimiento,medición y análisis de la empresa. Permiten medir el desempeño y lamejora de la eficacia y la eficiencia.
  3. 3. 24.  Macro procesos Proceso Subproceso Actividades Tareas25. PROCESO: Son los procesos clave que se Requieren para manejar odirigir a una organización SUBPROCESO: Son Actividades que tienenuna Relación lógica y coordinada que contribuyen al logro de la misión delproceso ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que concatenadasconstituyen un subproceso TAREAS: Acciones que se requieren paralograr un determinado resultado26. TALLER 2. Clasificación de Procesos Conformar equipos de trabajo. Enla tabla anexa analizar los procesos identificados y hacer una clasificaciónde acuerdo al tipo de función y jerarquía. Cada equipo explica susconclusiones.27. Proceso Subproceso Actividad Estratégico Operativo SoporteControlCLASIFICACIÓNNOMBREGestión ComercialDireccionamientoestratégicoGestión de control dedocumentos y registrosControl decalidadGestión financieraComprasAnálisis de MuestrasRegistro ycontrolTesorería y carteraAdmisionesEvaluación y promociónElaboraciónde rótulosGestión de MercadeoRecepción de faxes externos28. MAPAS DE PROCESOS29.  Es una representación gráfica, de la forma como opera la empresapara satisfacer las necesidades de sus clientes. Como muestra lasrelaciones entre los diferentes procesos de la empresa, también se le llamared.30.  Es la base para construir el sistema de gestión de la empresa.Permite a todos los colaboradores comprender como la empresa funcionaintegralmente. Facilita que todos en la empresa entiendan como afectanel trabajo de otros.31. INTERACCIONLos procesos raramente ocurren en forma aislada. Lasalida de un procesonormalmente forma parte de las entradas de losprocesos subsecuentes, como semuestra en la figura. ActividadesENTRADAS de proceso SALIDAS Recursos Salida del Proceso C ProcesoProceso A B Entrada Salida Proceso Proceso Controles C D Lasinteracciones entre los procesos de una organización, dan como resultadouna red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos deestos procesos frecuentemente pueden estar relacionadas tanto con losclientes externos como con los internos.
  4. 4. 32.  Identifique los procesos de la organización Agrúpelos según seasu función Tabúlelos de acuerdo a su importancia Diagrame losprocesos de realización u operación que constituyen la cadena de valor desu empresa Diagrame los procesos de apoyo Diagrame los procesos deDirección Diagrame los procesos de medición, control o mejoramientoDefina la Interacción entre los procesos33. TALLER 3. Mapas de Procesos Conformar equipos de trabajo. Deacuerdo con Ciudad Limpia determine el mapa de procesos. Cada equipopresenta su mapa34. CARACTERIZACION DE PROCESOS35.  Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente losprocesos. Establece claramente las líneas de comunicación entre losprocesos. Permite identificar los controles excesivos entre procesosinternos. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos(cliente-proveedores internos). Crea conciencia en los resultados decada proceso. Facilita la definición de los tableros de indicadores paracada proceso. Facilita el despliegue de los objetivos. Facilita laimplementación de metodologías de costeo por proceso o actividades.36. Identificar: Las entradas necesarias para llevarlo a cabo. Lasactividades que lo componen. Los responsables de esas actividades.Los cargos que tienen autoridad frente al proceso. Las salidas oresultados de esas actividades. Los recursos necesarios para suejecución Los mecanismos de medición para controlarlo37. CARACTERIZAR UN PROCESO ControlEntradas Salidas ProcesoRecursos38. Aquellas cosas quenecesito paradesarrollar el proceso yque a través demitrabajo o del trabajo devarios, transformo enuna o varias salidas39. Cargo o proceso Peque me suministralas entradas parael proceso enelque yo soyresponsable.40. Todos aquellas cosas queutilizo para transformarlas entradas(maquinas,insumos) pero que no setransforman en salidas.41. ACTIVIDADES DE UN PROCESO Determine las actividadesnecesarias para lograr los resultados previstos del proceso42. Son los resultados delproceso pueden sertangibles o intangibles.43. C Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de laejecución del proceso en el que yo soy responsable.
  5. 5. 44. TALLER 4. Caracterización de Procesos Conformar equipos de trabajo.De acuerdo al caso presentado en el taller anterior escoger uno de losprocesos identificados como necesarios a documentar y realizar lacaracterización. Cada equipo presenta sus resultados45. Caracterización deProcesosProceso:________________________________________________________________Objetivo:________________________________________________________________Proveedores EntradasActividades Salidas Clientes Responsable Parámetros de controlDocumentos( internos y externos) Procesos de Soporte Recursos Requisitosley, cliente organización46. DOCUMENTACION DE PROCESOS47. Base Documental SISTEMA PROCESOS SUBPROCESOSDOCUMENTOS FORMATOS /PROCEDIMIENTOS PLANESDECLARACIONES REGISTROS ACTIVIDADES48. 3.7.2 Documento Información y su medio de soporteEjemplo: Registro,especificación, procedimiento documentado, dibujo,informe,norma.Notas:1) El medio de soporte puede ser papel, discomagnético, óptico o electrónico, fotografía omuestra patrón o unacombinación de éstos2) Con frecuencia un conjunto de documentos, porejemplo especificaciones y registros, sedenominan “documentación”.3)Algunos requisitos (ser legible) están relacionados con todos los tipos dedocumentos, aunque puede haber requisitos diferentes para lasespecificaciones (por ejemplo el requisito deestar controlado porrevisiones) y los registros (por ejemplo el requisito de ser recuperable). 5149. Definiciones 3.1.2 REQUISITONecesidad o expectativaestablecida,generalmente implícita u obligatoria 5250. Definiciones 3.7.6 RegistroDocumento que presenta resultadosobtenidos oproporciona evidencia de actividadesdesempeñadasNotas:1)Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentarlatrazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones,accionespreventivas, y acciones correctivas.2) En general los registros nonecesitan estar sujetos al control del estado derevisión. 5351. Base DocumentalManual Objetivos Y Programas Política de SISORequisitos Declaraciones del Cliente Procesos Documentos Particulares
  6. 6. (Procedimientos, Procedimientos registros, y Registros planes, Requeridosmanuales) 5452. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNINTERNAEXTERNARevisada y aprobada Canales definidos ModificableDistribución interna 5553. Control de Documentos Revisión, Aprobación de actualizar yadecuación antes de aprobar su emisión nuevamente 1 2 Identificarcambios y estado de revisión 3 7Prevenir uso de documentosDisponibilidad de los obsoletos Documentos 6 4 Controlar documentos de5 origen externo Documentos legibles e identificables 5654. Asegurar que se mantiene el estándar independientemente de quecambie el personal Facilitar actividades de monitoreo y auditorías alsistema de gestión 5755. FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE VIGENCIA DELOS DOCUMENTOS Y A QUIENES SE HA DISTRIBUIDO. FecharíaTipo documento Código Titulo versión Distribución revisión56. TALLER 5. Control de documentos Conformar equipos de trabajo. Deacuerdo a lo presentado en clase defina una lista de 10 documentos deorigen interno y 5 de origen externo que se utilizan en la empresa Cadaequipo presenta sus resultados 5957. 4.2.4 Control de los registros Deben establecerse y mantenerse registrospara evidenciar la conformidad y operación eficaz del SGC. •Los registrosdeben permanecer legibles, fácilmente identificables yrecuperables.Definir los controles necesarios para su: •Identificación •Almacenamiento•Protección •Recuperación Procedimiento •Tiempo de retencióndocumentado •Disposición de control 6058. Permanecer Legibles QUE SE PUEDAN LEER, ENTENDER YUTILIZAR!!•Sin borrones o tachaduras (no lápiz, no papel fax) •Aplicativosde software o dispositivos de lectura obsoletos. Sin modificaciones noautorizadas. Campos totalmente diligenciados ES DECIR QUECONTENGAN DATOS CONFIABLES. 6159. Fácilmente Identificables DATOS TRAZABLES A LA FUENTE QUELOS ORIGINÓ. •Los datos contenidos en el registro deben serinconfundibles. •Dónde se originan los datos, cuándo, por quién. Registroscon la debida aprobación (firmas o aprobación electrónica). 62
  7. 7. 60. Fácilmente Recuperables QUE SE PUEDAN CONSULTARCUANDO SE NECESITAN. Almacenamiento (dónde, quién).•Clasificación de los registros. Protección: del registro y de su contenido(físicos –magnéticos – otros) •Consulta: acceso con o sin restricción;préstamo. •Tiempos de retención: archivos de gestión, activo, inactivo.Disposición: reutilizar, reciclar, destruir. 6361. Registros externos Clasificar y almacenar•Legibles•Recuperables 6462. Implantación de los requisitos CÓMO CONTROLAR LOSREGISTROS?•DEFINIR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Estableceruna metodología (procedimiento para control de registros) •Establecer latabla para el control de registros. •Asociar siempre a los procesos y de serposible a los procedimientos. •Incluir los registros internos y externos, tantofísicos como magnéticos • Suministrar entrenamiento, lograr laparticipación de las personas. Min APLICAR LAS PAUTAS PARA ELCONTROL •Identificar la necesidad de recursos (archivadores, memoria,servidores) •Establecer una secuencia (cronograma) •Desarrollar“auditorias” y proponer mejoras. •Analizar los datos consignados en losregistros. 6563. CONTROL DE LOS REGISTROS Página # de # LOGO DELISTADO MAESTRO PARA EL CONTROL DE LOS Fecha: ___ / ___ /___ LA EMPRESA REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓNALMACENAMIENTO ACCE- TIEMPO DISPOSICIÓN SO DEConLocalizaClasificó- RETEN- Responsable Título diga Tipo ResponsableCON- Método a-cienacción CIÓN e o SULTA64. TALLER 6. Control de Registros Conformar equipos de trabajo.Elaborar un listado de 10 registros internos y 5 de origen externos que sepueden encontrar en la empresa Cada equipo presenta sus resultados65. MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y ATENCIÓN......

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