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PGD, como proceso archivístico
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Consideraciones básicas de tipo
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La adopción e implementación de las
tablas de retención documental.
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 Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
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PROCESO DE CONSULTA DE
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Acceso a un documento o grupo de documentos
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Formulación de la
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Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los doc...
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PROCEDI
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ACTIVIDADES
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Integrado
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PROCEDI
MIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema
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 Decreto 2620 de 1993.
 Decreto 998 de 1997...
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 Decreto 1145 de 2004.
 Acuerdo AGN 007 de 1994.
 Acuerdo AGN 08 de 1995.
 Circular AGN 03 de 2001.
 Circular A...
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 NTC 3723.
 NTC 4080.
 NTC 5174.
 NTC 5238.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
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ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración en cualquier
etapa del ciclo vital del documento
CONS...
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La
conservación
total
Recepción de transferencias
secundarias
Organización de documento...
66/69
PROCEDIMI
ENTOS
ACTIVIDADES
Eliminación
de
documentos
Aplicación de lo estipulado en la
TRD o TVD
Valoración avala...
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PROCEDIMIENTO
S
ACTIVIDADES
Selección
documental
Aplicación de método elegido
Elección de documentos para
conserva...
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Microfilmación
Digitalización
Determinar metodología y plan de trabajo
Fines en la utili...
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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS
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contacto@archivogeneral.gov.co
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www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfono: (1)3373111
Fax: (1)3372019
Cra. 6 Nº 6-91
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Programa de gestin documental agn

  1. 1. 1/69 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
  2. 2. 2/69 PRINCIPIOS RECTORES FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPÁCIÓN CONTROL
  3. 3. 3/69 TOMA DE DECISIONES FUENTES DE LA HISTORIA PATRIMONIO CULTURAL IDENTIDAD NACIONAL LALA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURAY LA CULTURA EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
  4. 4. 4/69 Interés General Derecho a la información Interés particular Consulta Reproducción copias ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS Derecho de petición Excepto: •C.N. •Restricciones Legales •Conservación: Prestamo de información en otros soportes
  5. 5. 5/69 LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS
  6. 6. 6/69 Gestión documental  Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
  7. 7. 7/69 La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa. Gestión documental
  8. 8. 8/69 El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.
  9. 9. 9/69 EL COMITÉ DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
  10. 10. 10/69 COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
  11. 11. 11/69 COMPONENTES DE UN PGD La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)
  12. 12. 12/69 COMPONENTES DE UN PGD Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información La implementación y seguimiento.
  13. 13. 13/69  Ley 43 de 1913  Ley 527 de 1999  Código Penal  Código de Procedimiento Penal  Código de Comercio PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  14. 14. 14/69  Decreto 2649 de 1993  Decreto 1584 de 1994  Decreto 2150 de 1995  Acuerdo AGN 060 de 2001.  Circular Interna AGN No.13 de 1999, PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  15. 15. 15/69  NTC 1673  NTC 2223:1986  NTC 2676  NTC 3393  NTC 4436 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  16. 16. 16/69 7. CONSERVACIÓN PROCESOS DE UN PGD 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 4. TRÁMITE 6.CONSULTA 8. DISPOSICIÓN FINAL 5. ORGANIZACIÓN 1. PRODUCCIÓN
  17. 17. 17/69 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
  18. 18. 18/69
  19. 19. 19/69 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de documentos Medios y técnicas de producción y métodos de impresión  Determinación y selección de soportes documentales  Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
  20. 20. 20/69 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de documentos Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografía
  21. 21. 21/69 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas
  22. 22. 22/69 PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalización de la producción documental Directrices relacionadas con el número de copias Control de la producción de nuevos documentos Determinación de la periodicidad de la producción documental
  23. 23. 23/69  Constitución Política  Decreto 2150 de 1995  Acuerdo AGN 060 de 2001. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  24. 24. 24/69 PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
  25. 25. 25/69 Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  26. 26. 26/69 Registro: Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  27. 27. 27/69 Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envios 1. Registro de documentos ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  28. 28. 28/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Radicación de documentos Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  29. 29. 29/69  Decreto 2150 de 1995  Acuerdo 060 de 2001 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
  30. 30. 30/69 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
  31. 31. 31/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Distribución de documentos recibidos Identificación de dependencias y determinación de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
  32. 32. 32/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
  33. 33. 33/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
  34. 34. 34/69  Constitución Política.  Ley 58 de 1982  Decreto 01 de 1984  Decreto 2150 de 1995.  Acuerdo AGN 060 de 2001. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
  35. 35. 35/69 PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
  36. 36. 36/69 Respuesta a una solicitud o requerimiento PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
  37. 37. 37/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Recepción de solicitud o trámite 2. Respuesta -Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite -Determinación de competencia -Preparación y proyección de respuesta PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
  38. 38. 38/69  Ley 4 de 1913.  Ley 80 de 1993.  Código de Comercio.  Decreto 1382 de 1995.  Decreto 254 de 2000.  Decreto 4124 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  39. 39. 39/69  Acuerdo AGN 007 de 1994.  Acuerdo AGN 09 de 1995.  Acuerdo AGN 12 de 1995.  Acuerdo AGN 16 de 2002.  Acuerdo AGN 037 de 2002. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  40. 40. 40/69  Acuerdo AGN 039 de 2002.  Acuerdo AGN 041 de 2002.  Acuerdo AGN 042 de 2002.  Acuerdo AGN 015 de 2003.  Acuerdo AGN 02 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  41. 41. 41/69  Circular AGN 07 de 2002.  Circular AGN 01 de 2003.  Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.  Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.  Circular AGN 01 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  42. 42. 42/69  Resolución MinSalud 1995 de 1999.  Resolución AGN 081 de 2001.  Resolución AGN 183 de 2004.  NTC 4095  NTC 5029 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  43. 43. 43/69 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité Directivo Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos
  44. 44. 44/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Clasificación documental -Identificación de unidades administrativas funcionales -Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia -Conformación de series y subseries documentales PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  45. 45. 45/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Ordenación documental -Conformación y apertura de expedientes -Determinación de los sistemas de ordenación -Organización de series documentales -Foliación PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  46. 46. 46/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Transferencias documentales Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  47. 47. 47/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 3. Descripción documental -Análisis de información y extracción de contenidos -Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  48. 48. 48/69  Constitución Política.  Ley 4 de 1913.  Ley 57 de 1985.  Decreto 01 de 1984.  Decreto 2126 de 1992.  Acuerdo AGN 47 de 2000  Acuerdo AGN 56 de 2000 PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
  49. 49. 49/69 PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
  50. 50. 50/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Formulación de la consulta -Determinación de la necesidad y precisión de la consulta -Determinación de competencia de la consulta -Condiciones de acceso -Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación -Reglamento de consulta PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
  51. 51. 51/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Estrategia de búsqueda -Disponibilidad de expedientes -Disponibilidad de fuentes de información -Establecimiento de herramientas de consulta -Ubicación de los documentos PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
  52. 52. 52/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Respuesta a consulta Infraestructura de servicios de archivo -Sistemas de registro y control de préstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolución -Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
  53. 53. 53/69  Constitución Política.  Código Procedimiento Civil.  Ley 47 de 1920.  Ley 14 de 1936.  Ley 39 de 1981. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  54. 54. 54/69  Ley 63 de 1986.  Ley 80 de 1993.  Ley 397 de 1997.  Código de Comercio. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  55. 55. 55/69  Decreto 2620 de 1993.  Decreto 2150 de 1995.  Acuerdo AGN 007 de 1994  Acuerdo AGN 11 de 1996.  Acuerdo AGN 047 de 2000. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  56. 56. 56/69  Acuerdo AGN 048 de 2000.  Acuerdo AGN 049 de 2000.  Acuerdo AGN 050 de 2000.  Acuerdo AGN 056 de 2000.  Acuerdo 037 de 2002. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  57. 57. 57/69 Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  58. 58. 58/69 PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conserva ción Sensibilización y toma de conciencia Reproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  59. 59. 59/69 PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conserva ción Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras) PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  60. 60. 60/69  Constitución Política de 1991  Ley 163 de 1959.  Ley 39 de 1981.  Ley 80 de 1993.  Decreto 2649 de 1993. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  61. 61. 61/69  Decreto 2527 de 1950.  Decreto 3354 de 1954.  Decreto 960 de 1970.  Decreto 2620 de 1993.  Decreto 998 de 1997. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  62. 62. 62/69  Decreto 1145 de 2004.  Acuerdo AGN 007 de 1994.  Acuerdo AGN 08 de 1995.  Circular AGN 03 de 2001.  Circular AGN 01 de 2004. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  63. 63. 63/69  NTC 3723.  NTC 4080.  NTC 5174.  NTC 5238. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  64. 64. 64/69 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento CONSERVACIÓN TOTAL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  65. 65. 65/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES La conservación total Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  66. 66. 66/69 PROCEDIMI ENTOS ACTIVIDADES Eliminación de documentos Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  67. 67. 67/69 PROCEDIMIENTO S ACTIVIDADES Selección documental Aplicación de método elegido Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  68. 68. 68/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Microfilmación Digitalización Determinar metodología y plan de trabajo Fines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso -Determinar la metodología y plan de trabajo Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere Control de calidad durante todo el proceso PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  69. 69. 69/69 LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS
  70. 70. 70/69 contacto@archivogeneral.gov.co
  71. 71. 71/69 www.archivogeneral.gov.co contacto@archivogeneral.gov.co Teléfono: (1)3373111 Fax: (1)3372019 Cra. 6 Nº 6-91 A.A. 37555 Bogotá D.C., Colombia

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