O documento discute o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como aliado na melhoria contínua de processos. Apresenta problemas com métodos obsoletos de trabalho e falta de integração tecnológica. Defende a necessidade de métodos alternativos de gestão do conhecimento, informação e documentos para melhorar a produtividade.
1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.
2. Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat. [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias
4. Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação Falta Motivação Problemas com a formação Nossa razão de existir - Agradecimentos
5. Excesso de tarefas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente. Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Nossa razão de existir - Agradecimentos
6. Métodos alternativos de Gestão do Conhecimento, Informação e Documento. Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos Trabalho braçal Bando de Dados X Banco de Dados Processos Produtos Relacionamentos Nossa razão de existir - Agradecimentos + + +
7. Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica comprometida Tecnologia distante da realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada. Nossa razão de existir - Agradecimentos
23. Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades Acervo Passivo = Arquivo E Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
24. Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! Gestão Documental – Fim da Duplicidade
25. Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm duplicidade Contempla: Diversas fases do ciclo vital da informação. Múltiplas operações da cadeia arquivística. GED sem Organização é Ilusão! Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo
27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório / Imagem CDI 1 ABR 2009 A1 220
28. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade Silva & Silva S.A MATRIZ DE AN Á LISE DO ACERVO CLASSIFICA Ç ÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabul á rio controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA CVD INDEX TIPO / ESP É CIE DOCUMENTAL / VOCABUL Á RIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVI Ç O M É DICO 11 anos CC Nome Per í odo Setor / Á rea RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea NOTA_FISCAL DE_SERVI Ç O MEDICO 11 anos CC Fornecedor CNPJ Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea EXAME M É DICO Permanente CRM Empregado Per í odo
29. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicita ç ão Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Autoriza ç ão Expurgo de Documento Visualiza ç ão Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão - Usu á rios) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Execu ç ão Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualiza ç ões Expurgo de Documento Gestão Localiza ç ão F í sica do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualiza ç ão dos Documentos
30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “ Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B)
31.
32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Os documentos relacionados neste documento denominado “ Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “ Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. Termo de abertura: DOCUMENTO DATA DE ESPURGO CONFIRMA EXPURGO NOVA DATA PARA EXPURGO JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO [nome do documento] __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Termo de encerramento: Nome: UNO: Nome: UNO
![Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat. [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)