1) O documento discute a importância e o planejamento de reuniões como ferramenta gerencial, quando são bem conduzidas. 2) É destacado que reuniões servem para diversos objetivos como informar, analisar problemas, debater pontos de vista e tomar decisões. 3) O texto fornece orientações sobre como planejar reuniões de forma eficaz, conduzi-las bem e assegurar a participação construtiva de todos.

2.  A participação nas organizações contemporâneas é muito
valorizada
 As decisões compartilhadas tornaram-se uma meta gerencial
 Mesmo que as reuniões sejam utilizadas excessivamente e/ou
pareçam inúteis
 ...elas são uma ferramenta gerencial importante, se bem
conduzidas.

3.  Reuniões servem para
informar, consultar,
analisar e resolver problemas,
discutir e conciliar pontos de vista,
motivar, persuadir, reconciliar conflitos,
integrar e formar equipes,
treinar e desenvolver projetos,
obter feedback e tomar decisões.

4. QUANDO FAZER UMA REUNIÃO?
 Definir antes
é mesmo necessária?
não existiria outras formas de comunicação?
 Para informar uma decisão já tomada – e-mail, circular, intranet...
 Para consulta – pesquisa online ou um telefonema direcionado
 ...a decisão precisa mesmo da contribuição de outras pessoas?

5. SE CABE FAZER A REUNIÃO, ENTÃO...
 Lembre ainda:
para cada objetivo
diferentes tipos de reunião e de formas de conduzi-las
Porém, algumas regras básicas a ser observadas:
 estabelecer uma pauta, com antecedência;
 eleger um facilitador para coordená-la;
 indicar um secretário para redigir a ata;
 fazer um esboço da pauta da próxima reunião, se for o caso;
 avaliar a reunião, mesmo que brevemente e
 acompanhar a realização das ações que foram definidas.

6. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
 Se está clara a necessidade de se realizar a reunião
Se seus objetivos são pertinentes e importantes
Se os participantes estão listados e foram avisados
Então, podemos começar o seu planejamento...
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
o local
pode garantir as condições mínimas de bem-estar e conforto
pode evitar perturbações externas
e, principalmente, o mal-humor dos participantes

7. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
o horário
estabelecer e cumprir rigorosamente o horário de início e fim
traduz respeito às atividades das pessoas participantes
e evita as interrupções por "motivos de força maior"!
a duração
reuniões longas costumam ser desnecessárias e improdutivas
o ideal seria uma hora
caso seja necessário ser maior, estabeleça intervalos
para que as pessoas possam descansar,
tomar algumas providências, alimentar-se e relaxar.

8. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
a pauta
imprescindível.
precisa ser distribuída a todos com antecedência
participação exige preparação e tempo
caso não tenha havido tempo de fazê-la antes,
faça durante os primeiros minutos da reunião

9. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
ainda a pauta
esta deverá conter as seguintes informações:
 assuntos a serem tratados;
 tempo disponível para cada um dos tópicos;
 responsável pela apresentação de cada um dos tópicos
 nome dos participantes da reunião,
 quem a coordenará e
 quem redigirá a ata.

10. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
a ata
a ata ideal deve ser:
sucinta, objetiva,
exata e compreensível
informações que precisam constar:
o que ocorreu e as decisões tomadas
as ações esperadas (de quem e quando).
uma ata também serve
de lembrete para as ações e datas acordadas
como um “contrato psicológico” do que se tem a cumprir
como antídoto contra qualquer "mal-entendido"
como conexão para as outras reuniões.

11. O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?
A produtividade de uma reunião depende da
sua condução.
O papel do condutor, facilitador ou líder é:
 alcançar os objetivos (fins)
 por meios diversos e devidos:
- debates amistosos e construtivos
- análise do tema sob diversos ângulos (garantindo a discussão dos
pontos críticos)
- oportunidade de participação dos que desejarem (com os limites
de praxe)
O condutor deve ser "a pessoa mais adequada" para aquele tema e
aquele grupo.

12. O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?
Ainda o condutor
Requisitos
- ter/conquistar o respeito dos participantes
- estar bem preparado e atento
- saber controlar as discussões
- saber cumprir a agenda e a pauta
- encorajar as contribuições individuais
- esclarecer questões
- manter a discussão dentro do tema.

13. COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?
Para muitos, reunião é um momento penoso:
-O peso que se sente por ter que participar
- O medo de falar em público, de ter ideias ou
propostas rejeitadas
- A sensação de haver ali pessoas supostamente mais capacitadas
- O receio de não se estar preparado ou "por dentro do assunto”
O papel do condutor na reunião, neste contexto, é criar um ambiente
seguro para estas pessoas:
- valorizando a presença e a participação de cada um
- instigando a discussão
- garantindo que as decisões sejam tomadas a partir de informações
consistentes

14. COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?
Patrick Forsyth sugere 6 modos de fomentar a discussão:
. Perguntas gerais: feitas para todos. Bom para iniciar a discussão.
. Perguntas gerais dirigidas: feitas a todos e, numa segunda vez,
a uma pessoa específica, para reforçar um ponto deixado em aberto.
. Perguntas diretas a um indivíduo: feitas direta e especificamente a
alguém. Servem para checar a reação ou compreensão individual.
. Perguntas retóricas: não precisam de resposta. Servem para
destacar um ponto ou estimular uma nova forma de pensar o tema.
. Perguntas redirecionadas: uma pergunta dirigida ao líder é
redirecionada aos participantes.
. Perguntas de desenvolvimento: elas se apóiam na resposta de uma questão
em aberto e fazem a discussão seguir em frente. Por exemplo: “Fulano
acha que tal procedimento causará atrasos. Que outro problema poderá
ocorrer?

15. QUE SINAIS NÃO PODEM SER DESPREZADOS?
A necessidade do condutor monitorar: a reunião está sendo bem
conduzida ou chegando a seus objetivos?
Muita discussão sobre um mesmo tema: digressão, atenção
excessiva a detalhes, argumentações repetitivas ou jogos de poder.
Pouca discussão: retenção de informação importante, decisões
apressadas, falta de compromisso ou motivação.
Comportamentos sinalizadores:
- Pessoas que falam demais e monopolizam a discussão
- Pessoas que permanecem caladas o tempo todo
- Pessoas muito passionais, que vivem “procurando briga”.

16. E QUANDO VOCÊ É PARTICIPANTE DE UMA REUNIÃO?
Saber participar de uma reunião é tão importante como saber
conduzi-la. Procure seguir essas orientações:
Prepare-se adequadamente para a reunião
Cumpra o horário e siga a pauta
Comunique o seu ponto de vista de forma eficaz e direta
Não monopolize a conversa
Não interrompa os outros
Não discuta sem motivo válido
Controle suas emoções
Permaneça flexível.

17. CRÉDITOS
Pesquisa, organização e diagramação
Abel Sidney - Técnico Judiciário
DECAP/DRH TJRO