Descripció funcionalitats implementades a la fase1

1. Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS
Presentació funcionalitats fase1
Barcelona, 3 de novembre del 2011

2. Índex
1. Esquema general
2. Fases del projecte
3. Funcionalitats fase 1
a) Quadre de classificació documental
b) Classificació de l’expedient
c) Generació i captura dels documents de l’expedient
d) Gestió dels documents des d’ABSIS
e) Gestió dels documents des d’Alfresco DM
4. Compulsa electrònica
www.absis.es

3. Esquema general

4. Esquema general de la solució
www.absis.es

5. Fases del projecte

6. Fases del projecte
o Fase 1
• Manteniment del Quadre de Classificació documental
• Classificació dels expedients (assignació de sèrie documental)
• Emmagatzemar expedients/documents al gestor documental (sense
metadades/signatures)
• Recuperar documents del gestor documental sense metadades/signatures
• Cerca i accés al documents
o Fase 2
• Informatització de l’esquema de metadades de preservació
• Carregar l’esquema de metadades al sistema productor
• Captura de les metadades al sistema productor
• Inserir documents al gestor documental amb metadades i signatures
• Recuperar documents del gestor documental amb metadades i signatures
• Accés als documents des del sistema productor (contingut, metadadesi signatures)
• Accés als documents des del gestor de documents (contingut, metadadesi signatures)
www.absis.es

7. Fases del projecte
o Fase 3
• Canvi individual i massiu de la sèrie documental assignada a un expedient
• Arxivat individual i massiu d’expedients (transferència al gestor d’arxiu)
• Panel de control d’expedients/documents arxivats
• Crear els calendaris de disposició
• Implementar la traçabilitat de les operacions entre el sistema productor, el gestor
documental i el gestor d’arxiu
• Carga inicial d’expedients i documents al gestor documental
• Personalització del gestor d’arxiu (logo entitat, full d’estils, idioma)
o Fase 4
• Lliurament dels subsistemes integrats
• Instal·lació sistema en client pilot
• Formació a usuaris arxiu en client pilot
• Arrancada en producció en client pilot
www.absis.es

8. Funcionalitats fase 1
http://desalfrescows/absis/

9. Manteniment del quadre de classificació documental
Funció
Categoria o sèrie
Expedient
Documents de l’expedient
http://93.90.31.147:8080/share/page/site-index
www.absis.es

10. Quadre de classificació documental (QdC)
PASOS
1.- Crear quadre de classificació al site RM (Records Management )de l’Alfresco
2.- Crear quadre de classificació al site DM (Documents Management) de l’Alfresco
3.- Carregar a ABSIS totes les sèries documentals del QdC
4.- Configuració de les sèries
Assignació dels permisos d’ús
Assignació dels procediments
www.absis.es

11. Classificació dels expedients
o Assignació de la sèrie documental durant la incoació de l’expedient
www.absis.es

12. Generació i captura dels documents de l’expedient
Generació de documents
o Generació d’un document a partir d’un model de document
Captura de documents
o Captura d’un document des de la carpeta de l’expedient
o Captura d’un document des d’un tràmit de l’expedient
www.absis.es

13. Gestió de documents des d’ABSIS
o Cerca d’expedients
o Cerca de documents
Cerca per metadades
o Accés al contingut del document des de la carpeta de l’expedient
o Accés al contingut del document des del cercador de documents
o Llista de permisos d’accés al document
o Edició i modificació del document
www.absis.es

14. Gestió de documents des d’Alfresco
o Accés a la carpeta de l’expedient
Accés per número d’expedient
o Cerca de documents
Cerca per metadades
Cerca per contingut
o Accés al contingut del document
Visor de documents
www.absis.es

15. Compulsa electrònica
http://montsant01cerradaora.absis.com/absis/

16. Configuració del mòdul compulsa electrònica
www.absis.es

17. Paràmetres configuració compulses electròniques
www.absis.es

18. Metadades de les compulses electròniques
www.absis.es

19. Signatura d’una compulsa electrònica
www.absis.es

20. Moltes gràcies
David Sánchez
dsanchez@absis.es
www.absis.es