Presentació de les funcionalitats implementades a la fase2 del projecte d'implementació d'una solució de gestió d'expedients i documents amb arxiu electrònic

1. Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS
Presentació funcionalitats fase2
Barcelona, 15 de desembre del 2011

2. Índex
1. Esquema general de la solució
2. Revisió funcionalitats fase 1
3. Configuració de l’esquema de metadades
4. Captura de les metadades de l’expedient
5. Captura de les metadades del document
6. Accés a les metadades de preservació
7. Eliminació de documents de l’expedient
8. Tancament de l’expedient
9. Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es

3. Esquema general de la solució

4. Esquema general de la solució
CONNECTOR
Panel de
control
(Arxiu de l’expedient)
arxiver
Gestor Gestor
Gestor Documental Arxiu
d’expedients
ABSDoc
VISOR
Fase activa Fase inactiva
VISOR (DM) (RM)
www.absis.es

5. Revisió funcionalitats fase1

6. Revisió de les funcionalitats fase1
Manteniment del Quadre de Classificació Documental (QdC) a l’Alfresco (DM i RM)
o Creació de les funcions i les sèries documentals (categoríes) del quadre
Càrrega de sèries documentals a ABSIS
o Càrrega automàtica de totes les sèries documentals incloses al QdC
Configuració de les sèries documentals a ABSIS
o Assignació del control d’accès (grups d’usuaris)
o Assignació dels procediments
Classificació de l’expedient en el moment de la seva incoació
o Assignació de la sèrie documental a la que pertany
Creació de la carpeta de l’expedient al repositori DM de l’Alfresco
o Creació de la carpeta de l’expedient sense metadades
www.absis.es

7. Revisió de les funcionalitats fase1
Generació i emmagatzematge dels documents a l’Alfresco DM sense metadades
o Generació de documents a partir d’una plantilla o model de document
o Captura de documents creats fora del sistema ABSIS
o Emmagatzematge dels documents a la carpeta de l’expedient
Accés al document des d’ABSIS
o Accés al contingut amb el visor ABSIS
Accés al document des d’Alfresco DM
o Accés al contingut amb el visor Alfresco
www.absis.es

8. Configurar de l’esquema de metadades

9. Esquema de metadades de preservació de l’OARDL
(*) Metadades que només existeixen a l’Alfresco
(1) y (2) Aquestes metadades no calen ja que l’Alfresco té metadades equivalents
www.absis.es

10. Configuració de l’esquema de metadades - mapeig ABSIS-Alfresco
ID Sèrie
Gestor ID Carpeta Alfresco
d’expedients Expedient
Esquema de metadades de Esquema de metadades de
preservació preservació
DLLE_0001
Metadade1 Metadade1
Metadade2 DLLE_0002 Metadade2
Metadade3 DLLE_0003 Metadade3
... ...
Codi Extern
www.absis.es

11. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
1.- Configuració de les metadades a l’ALFRESCO
- Crear les llistes codificades de valors codificats necessàries per les metadades
- Crear les medadades de preservació de l’expedient
- Crear les metadades de preservació del document i les signatures
2.- Configuració de les metadades a ABSIS
- Crear les llistes codificades de valors codificats necessàries per les metadades
- Afegir les metadades de preservació de l’expedient, document i signatures
indicant per cadascuna el codi de la metadade a l’Alfresco
- Crear el formulari per capturar les metadades del preservació del document que
no es poden capturar de forma automàtica
www.absis.es

12. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Tipus de metadades
• Data
• Import
• Numèric
• Sí/No
• Import
• Text
• Llista de valors
• Calculat
Indicar com es captura el valor de la metadada – valor associat
Indicar a la propietat “valor associat” un dels valors disponibles suministrats per ABSIS
www.absis.es

13. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Modalitats de captura d’una metadada
- Automàtica : El valor s’obté de forma automàtica
Les metadades de l’expedient i de la signatura tenen totes modalitat de captura
automàtica.
- Manual: El valor l’ha d’entrar l’usuari
Només les metadades del document admeten modalitat de captura manual.
Valor per defecte
És pot configurar un valor per defecte per qualsevol de les metadades
www.absis.es

14. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Important
En el cas de metadades de tipus “llista codificada de valors”, els valors s’han de
donar d’alta exactament igual a ABSIS i a Alfresco www.absis.es

15. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Configuració de com es farà la captura automàtica del valor d’una metadada
www.absis.es

16. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Formulari per la captura manual de les metadades de preservació document
www.absis.es

17. Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Metadades a reconsiderar
o Versió del document
No cal passar-li a l’Alfresco => “Histórico de versiones”
o Format del document
No cal passar-li a l’Alfresco => “Formato MIME”
o Tipus de document
Captura automàtica obtenint el seu valor del classificador documental
associat al document
www.absis.es

18. Captura de les metadades de l’expedient

19. Captura de les metadades de l’expedient
La captura és realitza sempre de forma automàtica
• Fixant un valor constant a la metadada
• Indicant com s’obté el valor a partir d’un valor existent
www.absis.es

20. Captura de les metadades del document

21. Captura de les metadades del document
La captura és pot realizar de forma automàtica o manual
• Fixant un valor constant a la metadada
• Indicant com s’obté el valor a partir d’un valor existent
• Demanant el valor a l’usuari quan es genera o captura el
document
www.absis.es

22. Accés a les metadades de preservació

23. Accés a les metadades de preservació de l’expedient
Intrínsiques
de l’Alfresco
Definides
específiques
per l’entitat
www.absis.es

24. Accés a les metadades de preservació del document
Metadades Format del document
implícites
document
Intrínsiques
de l’Alfresco
Definides
específiques
per l’entitat
www.absis.es

25. Eliminació de documents de l’expedient

26. Eliminació de documents de l’expedient
Es permet l’eliminació
controlada de qualsevol
dels documents
de l’expedient
www.absis.es

27. Tancament de l’expedient

28. Tancament de l’expedient
www.absis.es

29. Tancament de l’expedient
www.absis.es

30. Arxiu d’expedients – transferència a l’RM

31. Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es

32. Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es

33. Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es

34. Moltes gràcies
David Sánchez
Product Owner
dsanchez@absis.es
www.absis.es