CUENTAS DE ORDEN<br />DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS<br />MERCANCÍAS EN COMISIÓN<br />MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />...
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Cuentas de Orden

  1. 1. CUENTAS DE ORDEN<br />DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS<br />MERCANCÍAS EN COMISIÓN<br />MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />CUENTAS EN MONEDAS EXTRANJERAS<br />MÉTODOS MANUALES Y ELECTRÓNICOS DE REGISTRO<br />CUENTAS DE ORDEN<br />Para hacer comprensible el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario conocer la diferencia que existe entre valores reales y valores contingentes.<br />VALORES REALES: Son los que afectan o modifican las cuentas del Balance (Activo y Pasivo) y Resultados (ingresos y egresos) de la empresa.<br /> VALORES CONTINGENTES: Los valores contingentes son los que no afectan o modifican el Activo, Pasivo y Capital, en tanto que la contingencia subsiste, pues una vez que se realiza, se convierten en valores reales.<br />CUENTAS DE ORDEN: Son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan el Activo, Pasivo o Capital de la empresa, pero que a pesar de ello, es necesario registrar en libros para consignar los derechos y obligaciones contingentes que entrañan, con fines de recordatorio, o bien para controlar algunos aspectos de la administración.<br />Las cuentas de orden también son llamadas:<br />Cuentas de Movimiento Compensado <br />Cuentas de Saldos Compensados<br />Cuentas de Saldos Correlativos <br />Cuentas de memorándum<br />Cuentas de Registro<br />Casos que deben establecerse las Cuentas de Orden<br />Para registrar valores y bienes ajenos<br />Para registrar derechos y obligaciones contingentes<br />Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por compensación de servicios como en el caso de emisión de billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos, plantillas o boletos en las compañías de transporte.<br />Para registrar operaciones por duplicado, con objeto de control desde otro punto de vista; por ejemplo, cuando la depreciación de los bienes del activo fijo se registra a tasa diferente de la que marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta; para controlar, tanto el precio de costo real, como el precio alzado de las mercancías en consignación.<br />Valores ajenos<br />CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN<br />Valores contingentes<br />Cuentas de Registro<br />VALORES AJENOS: Importe total de los valores y bienes ajenos que se reciben.<br />VALORES CONTINGENTES: Importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones.<br />CUENTAS DE REGISTRO: Importe total de las operaciones, las cuales, ya asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto.<br />Las cuentas de orden se clasifican teniendo por base las mismas reglas que rigen a las cuentas de Activo, Pasivo y Capital; de lo anterior, resultan los siguientes grupos:<br />Cuentas de orden Activo<br />Cuentas de orden Pasivo<br />Cuentas de orden de resultados deudores (egresos)<br />Cuentas de orden de resultados acreedores (ingresos)<br />NOMENCLATURA DE LAS CUENTAS DE ORDEN. Los nombres, o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objeto y movimiento. <br />MOVIMIENTO DIRECTO O PARALELO. Cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, sin intervenir cuentas de balance.<br />MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN<br />MOVIMIENTO CRUZADO. Cuando en un asiento intervienen, tanto cuentas de orden como de balance o de resultados.<br />PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE. Generalmente, se presentan al calce del Balance General, o sea, debajo de la suma del activo y la del pasivo más el capital; indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales.<br />La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general consiste en agruparlas dentro de la clasificación: Valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro.<br />DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS<br />Cuando una empresa o un particular, tiene una letra de cambio o un pagaré con vencimiento futuro, para tener fondos no necesita esperar hasta el día del vencimiento para cobrarlo a sus clientes, sino descontarlo en una institución de crédito o un particular recibiendo inmediatamente el líquido producto, o sea el valor nominal menos el descuento. <br />CONCEPTOS DE VALOR NOMINAL, DESCUENTO Y VALOR ACTUAL O REAL DE UN TITULO DE CREDITO <br />Valor nominal: Es el valor que el documento tiene escrito o impreso para ser pagado en la fecha de su vencimiento. <br />Descuento: Es el interés, la comisión de cobro y el IVA de ambos, que las instituciones de crédito o un particular rebajan del valor nominal de los documentos no vencidos que la empresa los tramite en propiedad. <br />Valor actual o real: Es el valor del documento en la fecha en que se descuenta, o sea el valor nominal del documento menos el descuento. <br />ENDOSO DE LOS TITULOS DE CREDITO. La propiedad de un título de crédito como la letra de cambio y el pagaré, se tramiten por el endoso. Según el artículo 154 de la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito, establece: que la responsabilidad del endosante, o sea la persona que trasmite un documento de crédito, no cesa sino hasta el momento en que se tenga aviso de que ha sido cobrado. <br />OBLIGACION CONTINGENTE AL ENDOSAR UN TITULO DE CREDITO. Como puede observarse el endosante, al transmitir un documento de crédito, adquiere una obligación contingente, es decir probable y posible, pues existe el riesgo de que el principal obligado no lo pague y el tenedor del pagare o letra de cambio le exija el cumplimiento del pago. <br />REGISTRO CONTABLE EN LIBROS DE LOS DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS <br />La obligación contingente que se adquiere al endosar un documento de crédito, se debe consignar en libros, lo cual se puede realizar de dos formas: <br />Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia. <br />Estableciendo cuentas de orden. <br />ESTABLECIENDO UNA CUENTA DE PASIVO DE CONTINGENCIA<br />La cuenta que se establece se denomina Documentos descontados o endosados, que se emplea para registrar los documentos que se endosan con descuento o sin él, cuyo movimiento y saldo es el siguiente: <br />DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS<br />Se carga:<br />Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que han sido pagados. <br />Se abona:<br />Del valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a terceras personas. <br />Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que le sean devueltos al endosante por no haber sido pagados. <br />Su saldo: De esta cuenta, es acreedor y representa el importe del valor nominal de los documentos de crédito endosados que aún no han sido pagados, y a la vez representa la responsabilidad contingente que tiene el endosante. <br />La cuenta documentos descontados o endosados se presenta en el balance general como cuenta complementaria de activo, deduciendo su saldo del que tenga la cuenta documentos por cobrar. <br />ESTABLECIENDO CUENTAS DE ORDEN<br />El segundo procedimiento consiste en registrar el valor de los documentos endosados o descontados por medio de cuentas de orden, dichas cuentas corresponden al grupo de valores contingentes, cuyos nombres pueden ser: <br />• Documentos endosados o descontados C.O.D. <br />• Responsabilidad por endoso de documentos C.O.A. <br />El movimiento de ambas cuentas debe ser compensado y su saldo numéricamente igual, pero de naturaleza contraria, representando este la responsabilidad contingente del endosante.<br />CASOS EN QUE TIENEN MOVIMIENTO LAS CUENTAS DE ORDEN<br />Al endosar un documento se carga Documentos endosados y se abona a Responsabilidad por endosos, por el valor nominal del mismo.<br />Al tener conocimiento de que el documento endosado ha sido cobrado, o de que es devuelto por falta de cobro, se carga Responsabilidad por endosos y se abona Documentos endosados.<br />El saldo de estas cuentas se debe representar al pie del Balance General en el grupo de valores contingentes.<br />MERCANCÍAS EN COMISIÓN<br />ASPECTO FISCAL<br />De acuerdo con el Código de comercio, la comisión mercantil es el mandato o encargo aplicado a actos concretos de comercio, denominándose comitente a la persona que otorga o confiere la comisión, y comisionista a quien la desempeña.<br />El mandato o encargo no es necesario que conste en escritura pública; es suficiente que figure por escrito en un documento otorgado por el comitente, o de palabra, siempre que en este último supuesto se confirme por escrito antes de que el negocio concluya.<br />El mandato o encargo se puede referir a varios actos concretos de comercio, entre los cuales podemos mencionar la compra y venta por cuenta ajena, y es este último al que habremos de referirnos en el desarrollo de este capítulo. <br />ASPECTO CONTABLE<br />Las mercancías que recibe el comisionista para su venta no aumentan su activo, ya que no son de su propiedad, pues el comitente únicamente le ha conferido la facultad de negociar con dichas mercancías, pero no su propiedad.<br />El comisionista puede desempeñar el mandato o encargo tratando en su propio nombre o en el de su comitente. Cuando contrate en nombre propio, tendrá acción y obligación directamente con las personas con quienes contrate, sin estar obligado a declarar quién es el comitente; no así cuando contrate expresamente en nombre del comitente.<br />Es libre el comisionista para aceptar o rechazar el encargo del comitente; si lo rehúsa, deberá dar aviso inmediatamente de esto.<br />Si la mercancía ha sido remitida y el comisionista rehúsa el encargo, está obligado a hacer los gastos que sean de indispensable necesidad, para conservarla en buen estado; por supuesto, el importe de dichos gastos deberá ser pagado posteriormente al comisionista por el comitente.<br />En aquellos mandatos cuyo cumplimiento exige provisión de fondos, el comisionista no está obliga-do a ejecutarlos mientras el comitente no se la haga en cantidad suficiente, y también podrá suspenderlos cuando se haya terminado la provisión de fondos recibida.<br />El comisionista, en el desempeño de su encargo, se sujetará estrictamente a las instrucciones recibidas del comitente, y en ningún caso podrá proceder contra las disposiciones expresas de éste.<br />El comisionista no podrá, sin autorización del comitente, vender las mercancías a crédito o recibir documentos por cobrar que garanticen su importe.<br />Por su actuación en la venta de mercancías, el comisionista cobra al comitente una cuota denominada comisión, cuyo porcentaje, por lo regular, se calcula sobre el monto de las ventas.<br />Se acostumbra que, periódicamente (semanal, quincenal, mensualmente, etcétera), o cuando el comisionista concluya el mandato o encargo, le rinda al comitente una cuenta completa y justificada del valor de las ventas, cobros efectuados, gastos, comisión cobrada e impuestos, y por supuesto, reembolsarle el saldo a su favor.<br />CUENTAS DE ORDEN. Considerando que, tanto las mercancías que recibe el comisionista, como el importe de las ventas efectuadas al contado y los cobros recibidos de los clientes por ventas a crédito no son valores de su propiedad, pues le pertenecen al comitente, no los puede considerar dentro de sus cuentas de activo, sino registrarlos en cuentas de orden.<br />Las cuentas de orden que se establecen corresponden a l grupo de VALORES AJENOS, por tratarse de valores que no son propiedad del comisionista. <br />MERCANCÍAS EN COMISIÓN<br />Se carga:<br />Del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta.<br />Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.<br />Se abona:<br />Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.<br />Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al comitente.<br />COMITENTE, CUENTA DE MERCANCÍAS<br />Se carga:<br />Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.<br />Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al comitente.<br />Se abona:<br />Del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta.<br />Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.<br />Saldo. El saldo de ambas cuentas siempre debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza contraria, representa el precio de costo de las mercancías en poder del comisionista, que son propiedad del comitente.<br />CAJA DEL COMITENTE<br />Se carga:<br />De la provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente.<br />Del dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado.<br />De los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crédito.<br />Se abona:<br />De los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente.<br />De la cuota o comisión que el comisionista cobre al comitente.<br />De las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente<br />COMITENTE, CUENTA DE CAJA<br />Se carga:<br />De los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente.<br />De la cuota o comisión que el comisionista cobre al comitente.<br />De las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente.<br />Se abona:<br />De la provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente.<br />Del dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado.<br />De los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crédito.<br />Saldo. El saldo de estas cuentas siempre debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza contraria, representa el dinero en efectivo en poder del comisionista, que es propiedad del comitente.<br />CLIENTES DEL COMITENTE<br />Se carga:<br />Del importe de las ventas efectuadas a crédito por el comisionista.<br />Se abona:<br />De los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crédito.<br />Del importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista<br />COMITENTE, CUENTA DE CLIENTES<br />Se carga:<br />De los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crédito.<br />Del importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.<br />Se abona:<br />Del importe de las ventas efectuadas a crédito por el comisionista.<br />Saldo. El saldo de ambas cuentas en cualquier momento, debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza contraria, representa lo que aún deben los clientes, cuyo importe pertenece al comitente.<br />MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Son las mercancías que la empresa remite a una persona llamada comisionista, para ser vendidas por cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones estipuladas por él.<br />PROCEDIMIENTOS. Para registrar las operaciones inherentes a las mercancías en consignación, existen los mismos procedimientos utilizados para las mercancías manejadas dentro de la misma empresa:<br />ANALÍTICOGLOBALINVENTARIOS PERPETUOS<br />Este procedimiento consiste en registrar en una cuenta denominada Mercancías en consignación, todas las operaciones relacionadas directamente con el envío, administración y venta de las mercancías consignadas a comisionistas.PROCEDIMIENTO GLOBAL<br />La cuenta de Mercancías en consignación tiene un movimiento muy semejante al de la cuenta de Mercancías generales; por lo que respecta a su saldo, éste representa el inventario final de mercancías en consignación, una vez que se le ha cargado la utilidad neta obtenida en la venta de mercancías en consignación.<br />MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Se abona:<br />Se carga:<br />1. Del precio de costo de las mercancías remitidas en consignación.<br />2. Del importe de los gastos que origine la remesa de mercancías.<br />3. Del importe de los gastos que el comisionista efectúe por cuenta del comitente, para la administración y venta de las mercancías a él consignadas.<br />4. Del importe de la comisión a favor del comisionista.<br />5. Al fin del ejercicio, del importe de la utilidad neta en la venta de mercancías en consignación.<br />Del importe de las Ventas efectuadas.<br />Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista.<br />Su saldo: Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancías en consignación, el cual se debe presentar en el Balance general, dentro del activo circulante.<br />El importe de los adeudos que resulten a cargo de los comisionistas por las ventas y cobros que hayan efectuado, así como los gastos y comisiones a su favor, se registran en la cuenta colectiva denominada Comisionistas, con indicación, debajo de ella, del nombre del comisionista, para poder hacer el pase a la subcuenta correspondiente. También se puede abrir una cuenta particular para cada uno de ellos, escribiendo después del nombre la palabra comisionista.<br />PROCEDIMIENTO ANALÍTICO<br />Cuando se emplea este procedimiento, las cuentas que se usan en la contabilidad del comitente, para registrar las operaciones que originan las mercancías en consignación, son las siguientes:<br />MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Se abona:<br />Se carga:<br />Del costo de las mercancías que se remiten al comisionista.<br />Del costo de las mercancías devueltas por el comisionista.<br />Al finalizar el ejercicio, del costo de las ventas efectuadas por el comisionista<br />Su saldo: Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancías en consignación, el cual se debe presentar en el Balance general, dentro del activo circulante.<br />VENTAS DE MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Se abona:<br />Se carga:<br />Al finalizar el ejercicio, del costo de las ventas efectuadas por el comisionista.<br />Al terminar el ejercicio, del importe del saldo de la cuenta de Gastos de venta de mercancías en consignación.<br />Del importe de las ventas efectuadas por el comisionista.<br />GASTOS DE VENTA DE MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Se abona:<br />Se carga:<br />Del importe de los gastos (fletes y acarreos, seguros, almacenaje, propaganda, comisiones, etc.) que origine la remesa, administración y venta de las mercancías en Consignación, efectuados por el comitente o por el comisionista, en el último supuesto, sólo que sea por cuenta del comitente.<br />Su saldo: Es deudor y representa el importe total de los gastos ocasionados por la remesa, administración y ventas de las mercancías en consignación; al terminar el ejercicio, dicho saldo se debe traspasar a la cuenta de Ventas de mercancías en consignación.<br />INVENTARIOS PERPETUOS<br />Este procedimiento consiste en registrar las operaciones que originan las mercancías en consignación, de tal manera que se pueda conocer, en cualquier momento, el importe de inventario final de mercancías en poder del comisionista, y además, la utilidad o pérdida obtenida en la venta de mercancías en consignación.<br />Las cuentas que se establecen para registrar las operaciones relacionadas directamente con el envío, administración y venta de las mercancías consignadas a comisionistas, son:<br />MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Se abona:<br />Se carga:<br />Del costo de las mercancías que se remiten al comisionista.<br />Del costo de las mercancías devueltas por el comisionista.<br />Del costo de las ventas efectuadas por el comisionista.<br />Su saldo: Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancías en consignación, el cual se debe presentar en el Balance general, dentro del activo circulante.<br />COSTOS Y VENTAS DE MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN<br />Se abona:<br />Se carga:<br />Del costo de las ventas efectuadas por el comisionista.<br />Del importe de los gastos (fletes y acarreos, seguros, almacenaje, propaganda, comisiones, etc.) que origine la remesa, administración y venta de las mercancías en consignación, efectuados por el comitente o por el comisionista.<br />Del precio de venta de cada una de las mercancías vendidas por el comisionista.<br />Su saldo: Podrá ser deudor o acreedor, según sea mayor o menor el importe del costo y gastos que el precio de venta de las mercancías vendidas; cuando es deudor, representa la pérdida neta en la venta de mercancías en consignación; y, si es acreedor, la utilidad neta; cualquiera que sea su saldo se debe traspasar en la cuenta de Pérdidas y ganancias, por ser cuenta de resultados.<br />CONSIGNACIONES A PRECIO ALZADO. Los procedimientos global, analítico e inventarios perpetuos, expuestos anteriormente, se han desarrollado considerando que el comitente remite las mercancías al comisionista dándole a conocer su verdadero costo, o sea su costo real; ahora se van a desarrollar en el supuesto de que el comitente no declara al comisionista el costo real de las mercancías, sino a un precio convencional, por supuesto, superior al costo real.<br />PRECIO ALZADO. Es el precio convencional de las mercancías que el comitente declara al comisionista.<br />El precio alzado puede ser el precio al que debe vender las mercancías al comisionista o menor a éste; en el primer caso, el comitente únicamente le da a conocer al comisionista el precio al que debe vender las mercancías, siendo éste el precio alzado; en el segundo caso, le da a conocer el precio alzado, y además, le señala el precio al que debe vender las mercancías.<br />VENTAJAS. Las ventajas que obtiene el comitente al remitir las mercancías a precio alzado, son:<br />Responsabilizar al comisionista por una cantidad mayor que el costo real de las mercancías.<br />Evitar que el comisionista se entere de la verdadera utilidad que se obtiene de las ventas que se han hecho.<br />MÉTODOS. Existen dos métodos para controlar las operaciones de mercancías consignadas a precio alzado:<br />ESTABLECIENDO UNA CUENTA COMPLEMENTARIA DE ACTIVO<br />Este método consiste en manejar las cuentas de Mercancías generales, Inventario de mercancías y Almacén, según el procedimiento que se emplee, a precio real; la de Mercancías en consignación a precio alzado; y la diferencia entre ambos precios, registrarla en una cuenta complementaria de activo que podría llamarse Diferencia por precio alzado.<br />La cuenta de Mercancías en consignación se carga y abona de los mismos conceptos antes vistos en cada procedimiento, pero ahora a precio alzado.<br />La cuenta de Diferencia por precio alzado tiene movimiento invariablemente contrario al de Mercancías en consignación, por la diferencia entre el costo real y el precio alzado.<br />En el Balance general, la cuenta de Diferencia por precio alzado se presenta como cuenta complementaria de activo, deduciendo su saldo acreedor de la cuenta de Mercancías en consignación.<br />ESTABLECIENDO CUENTAS DE ORDEN<br />Este procedimiento consiste en registrar el costo real de las remesas de mercancías, ventas efectuadas y devoluciones de mercancías hechas por el comisionista, en la misma forma que indicamos al estudiar los métodos global, analítico e inventarios perpetuos, y su precio alzado, en cuentas de orden; o sea, el costo real se registra en cuentas de balance y resultado, en tanto que el precio alzado se registra en cuentas de orden.<br />Las cuentas de orden que se abren para controlar el movimiento de las mercancías en consignación a precio alzado, pueden denominarse:<br />Mercancías en consignación a precio alzado<br />Precio alzado de mercancías en consignación<br />Estas cuentas únicamente tienen movimiento cada vez que se remiten mercancías, se efectúan ventas, o cuando el comisionista devuelve mercancías.<br />CUENTAS EN MONEDAS EXTRANJERAS<br />Los comerciantes, industriales, agricultores, etc., por lo regular o esporádicamente necesitan mercancías, materia prima, maquinaria, herramienta e implementos que, por varios motivos, no siempre les es posible adquirir en el mismo país en donde radican, sino en mercados del extranjero.<br />IMPORTACIONES. Con este nombre se conocen en el mercado internacional, las compras efectuadas en países del extranjero. Las importaciones que hacen los comerciantes se pueden pagar al contado riguroso o a crédito.<br />Importaciones al contado riguroso. Las importaciones al contado riguroso no presentan, contablemente, ningún problema especial, pues basta con adquirir la cantidad necesaria en divisa extranjera, pagar su equivalente en moneda nacional y remitir la primera al proveedor, con lo cual queda concluida la operación.<br />Importaciones a crédito. El problema, contablemente, se presenta en las importaciones a crédito, debido a que, entre la fecha de recepción de las mercancías y la fecha en que se paga su importe época futura, el tipo de cambio de la moneda extranjera pudo haber variado, por lo que, al adquirirla para liquidar la operación, habrá de hacerse una erogación mayor o menor que el precio al que fue adquirida la mercancía; de ahí que la diferencia resultante redunde en utilidad o pérdida financiera, según favorezca o perjudique al importador.<br />Por otra parte, si al terminar el ejercicio existen compras a crédito aún no liquidadas, su importe en moneda extranjera deberá convertirse en moneda nacional, tomando como base, no el tipo de cambio al que se haya concertado la operación, sino al tipo del día del balance, y considerando la diferencia que resulte, como producto o gasto financiero, según beneficie o perjudique al importador. <br />Las utilidades por cambios que se tengan, al liquidar las importaciones a crédito o al practicar balance, es preferible abonarlas a la cuenta de Reserva para fluctuaciones de cambios, en lugar de hacerlo a la de Gastos y productos financieros.<br />Por lo expuesto antes, se puede apreciar que las compras en moneda extranjera requieren de un tratamiento especial, por medio del cual se pueda conocer, tanto el importe del pasivo en moneda extranjera y su equivalente en moneda nacional, como el de las utilidades o pérdidas por variación o fluctuación en los tipos de cambio.<br />Las compras efectuadas en el extranjero deben registrarse en moneda nacional, según marca el Código de Comercio en su art. 37, así como la LISR en su art. 58 Frac. 1. Además, es necesario llevar un auxiliar que indique el monto adeudado en moneda extranjera y el equivalente en moneda nacional.<br />PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO. Existen varios procedimientos para registrar las operaciones relacionadas directamente con las compras efectuadas en mercados del extranjero, y son los principales:<br />Tipo variable<br />Tipo fijo<br />Tipo de remesa previa de fondos<br />Tipo de compra<br />TIPO VARIABLE<br />Este procedimiento consiste en registrar las operaciones en moneda extranjera compras, gastos de compra, devoluciones sobre compra, remesas de dinero, etc. al tipo de cambio del día en que se hayan efectuado dichas operaciones.<br />El procedimiento de tipo variable es conveniente implantarlo cuando el tipo de cambio de la moneda con la que se opera sufre frecuentes variaciones o fluctuaciones; es decir, cuando la moneda extranjera no guarda, en relación con la moneda nacional, cierta estabilidad.<br />Las operaciones efectuadas con proveedores del extranjero se deben registrar en una cuenta colectiva denominada " Proveedores extranjeros" , cuyo movimiento es preciso que se lleve, tanto en moneda extranjera, como en nacional.<br />Para conocer simultáneamente el saldo en moneda extranjera y en moneda nacional, es necesario que tanto la cuenta colectiva Proveedores extranjeros, como las subcuentas que formen su mayor auxiliar, contengan las columnas de valores, una para los importes en moneda extranjera v, la otra, para el equivalente en moneda nacional.<br />En el procedimiento de tipo variable, durante el ejercicio, no se presenta ningún desajuste, debido a que todas las operaciones en moneda extranjera se registran al mismo tipo de cambio del día en que se efectúan, sólo al terminar el ejercicio, antes de la presentación del Balance general, es necesario hacer un ajuste para valuar al tipo del día el monto del pasivo y, a la vez, determinar la utilidad o pérdida por la variación o fluctuación en los tipos de cambio.<br />TIPO FIJO<br />El procedimiento de tipo fijo tiene tres variantes, que son:<br />Tipo fijo con cuenta complementaria de resultados.<br />Tipo fijo con cuenta complementaria de balance.<br />Tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1 x 1.<br />El procedimiento de tipo fijo, en todas sus variantes, consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a un tipo fijo arbitrario, previamente establecido, y en registrar la diferencia entre los tipos fijo y real en una cuenta complementaria.<br />El procedimiento de tipo fijo es conveniente implantarlo cuando las variaciones o fluctuaciones no sean fuertes o bruscas ni frecuentes, o sea cuando la moneda extranjera guarda con relación a la moneda nacional cierta estabilidad.<br />El tipo fijo que se establece, para hacer los abonos y cargos a la cuenta de Proveedores extranjeros, por las compras, remesas de dinero, devoluciones sobre compras, etc., debe ser una cantidad cerrada, con objeto de facilitar el cálculo de las equivalencias; y, lo más apegada posible al tipo real, con el fin de que el saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros coincida, en gran parte, con el pasivo real.<br />En el procedimiento de tipo fijo, la cuenta y las subcuentas de proveedores extranjeros únicamente deben contener columnas para movimiento y saldo en moneda nacional, no así para movimiento y saldo en moneda extranjera, ya que, para determinar este último, basta dividir el saldo en moneda nacional entre el tipo fijo establecido.<br />Saldo en moneda nacional = Saldo en moneda extranjera<br />Tipo fijo<br />Por consecuencia de lo expuesto anteriormente, el procedimiento fijo tiene la ventaja, con respecto al tipo variable, de que la cuenta y las subcuentas únicamente se llevan en moneda nacional, lo cual representa, indudablemente, un gran ahorro de tiempo y trabajo.<br />El procedimiento de tipo fijo tiene el inconveniente de que, en cada operación de compra, remesa de dinero, etc., hay que determinar la diferencia entre los tipos de cambio fijo y real; operación que no se efectúa en el procedimiento de tipo variable, ya que en él las operaciones se registran al tipo real, o sea al tipo del día en que se hacen.<br />Tipo fijo con cuenta complementaria de resultados<br />Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros, al tipo fijo establecido, y registrar la diferencia entre éste y el tipo real en una cuenta complementaria de resultados, denominada Diferencia en cambios o simplemente Cambios.<br />Por supuesto, al terminar el ejercicio, es necesario ajustar, tanto la cuenta de Proveedores extranjeros, como la de Cambios; la de Proveedores extranjeros, para que su saldo sea equivalente al pasivo real; la de Cambios, para que su saldo arroje la utilidad o pérdida por fluctuaciones en los tipos de cambio.<br />Tipo fijo con cuenta complementaria de balance<br />Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros al tipo fijo establecido, y la diferencia entre éste y el tipo real registrarla en una cuenta complementaria de balance denominada Complementaria de proveedores extranjeros.<br />La ventaja que tiene este procedimiento, con respecto al de tipo fijo con cuenta complementaria de resultados, es que al iniciarse el nuevo ejercicio, no es necesario revertir el asiento de ajuste.<br />Tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1 x 1<br />Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a la equivalencia de 1 x I, 1registrando la diferencia entre ésta y el tipo real en la cuenta Complementaria de proveedores extranjeros.<br />En este procedimiento, se supone que la equivalencia de la moneda nacional con respecto a la extranjera es a la par, es decir, que la unidad monetaria de nuestro país equivale a un dólar, a una libra, a una peseta, etc., aunque el tipo de cambio de la moneda extranjera de que se trate, sea mayor o menor que el de la nuestra.<br />TIPO DE REMESA PREVIA DE FONDOS<br />Este procedimiento es conveniente implantarlo cuando los proveedores extranjeros solicitan determinada cantidad de dinero anticipado a cuenta del valor de cada importación de mercancías.<br />El procedimiento de tipo de remesa previa de fondos consiste en valuar, tanto las mercancías importadas, como los gastos que por las mismas haya efectuado el proveedor, por cuenta nuestra, al mismo tipo de cambio al que se haya hecho el anticipo de dinero.<br />Este procedimiento tiene la ventaja de disminuir las utilidades v pérdidas por cambios, debido a la factura v documentos de embarque se registran al mismo tipo de cambio de la remesa previa de fondos no al del día en que se reciben, por lo que las variaciones en los tipos de cambio afectarán únicamente: saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros.<br />TIPO DE COMPRA<br />Este procedimiento consiste en registrar la compra de mercancías al tipo del día en que la misma se haya efectuado, y las remesas de dinero que posteriormente se hagan, cargarlas a la cuenta de Proveedores extranjeros, pero al mismo tipo de cambio de la compra, pasando la diferencia que haya entre éste y el tipo del día de la remesa a la cuenta de Cambios.<br />MÉTODOS MANUALES Y ELECTRÓNICOS DE REGISTRO<br />ELEMENTOS PARA LA SELECCIÓN DE LOS MÉTODOS DE REGISTRO<br />Se definen los sistemas de información como aquellos que se encargan de " recibir datos o información, donde estos son analizados, evaluados, comprobados y procesados, para convertirlos en decisiones encaminadas al logro de los objetivos de la organización.<br />Tenemos que considerar la relación costo-beneficio del sistema y de los métodos de contabilidad y registro. Para determinar esto hay que considerar dos aspectos importantes: la utilidad y el costo de la información.<br />Al seleccionar un método de registro contable debemos de considerar los siguientes aspectos:<br />Tamaño de la entidad<br />Características y necesidades de la entidad<br />Tipo y volumen de operaciones<br />MÉTODOS MANUALES PARA EL REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE OPERACIONES FINANCIERAS<br />Los métodos manuales para el registro de las operaciones, como su nombre lo indica, son aquellos que se llevan a cabo por medio de registros efectuados " a mano" .<br />Dentro de los métodos de registro y procesamiento de operaciones manuales tenemos los siguientes:<br />LIBRO DIARIO<br />Consiste en hacer un registro cronológico (diario) de todas y cada una de las operaciones realizadas por la entidad, donde anotaremos la fecha y los cargos y abonos resultantes de una operación, los nombres de las entidades con las que se celebró la transacción, como son los bancos, los clientes, deudores, proveedores, acreedores, accionistas, etcétera; el tipo de documentación comprobatoria (documento fuente) originado por la operación, por ejemplo, facturas, recibos, notas, avisos, títulos de crédito, número de tales documentos, condiciones bajo las cuales se pactó la operación, fechas de vencimiento, etc.<br />El libro diario debe registrar una serie de datos importantes que permitan seguir la huella de las operaciones realizadas, para lograr este objetivo el libro diario adopta un rayado que es conocido como diario continental.<br />Cabe hacer hincapié que este rayado es uno de los muchos posibles que pueden emplearse, toda vez que no se pierda de vista que cada empresa de acuerdo con sus necesidades puede variar la forma del rayado, lo que es pertinente recalcar es que, independientemente del rayado, todos los datos mencionados deben ser consignados.<br />LIBRO MAYOR<br />El libro mayor es un registro donde concentraremos los movimientos que tuvieron las cuentas de activo, pasivo, capital contable y resultados, como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo contable, es decir, en este libro destinaremos un folio u hoja independiente para cada una de las cuentas que integren la contabilidad de la entidad.<br />En el libro mayor debemos tener información necesaria que permita seguir la huella de las operaciones realizadas y registradas en el diario, también lo es el hecho de que su función esencial consiste en acumular los movimientos y saldos de las cuentas, con los cuales estemos en posibilidad de preparar la información mediante estados financieros.<br />REGISTROS AUXILIARES<br />Los registros auxiliares, llamados también mayores auxiliares o subcuentas, representan una parte integrante del saldo de una cuenta colectiva o de control.<br />Con la finalidad de disponer de información particular sobre cada una de las entidades con las que se celebran transacciones es menester que cada cargo o abono a una cuenta colectiva, que se haya efectuado en el libro mayor se registre como cargo o como abono a una cuenta auxiliar o subcuenta. Por ende, deberá haber tantas subcuentas abiertas como entidades formen el saldo de una cuenta colectiva.<br />PÓLIZAS<br />Las pólizas son métodos de registro manuales, que consisten, en emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso de registro de las operaciones.<br /> <br />Las pólizas son documentos " de carácter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas" .<br />Para un mejor manejo del método de pólizas, las operaciones celebradas por las empresas se clasifican en tres grandes grupos:<br />Pólizas de entradas de efectivo.<br />Pólizas de salidas de efectivo.<br />Pólizas de diario.<br /> Una póliza deberá contener cuando menos los datos siguientes:<br />1. Nombre de la entidad<br />2. Referencia a la póliza<br />3. Tipo de póliza (entrada de efectivo, salida de efectivo, diario)<br />4. No. de póliza<br />5. Fecha<br />6. No. de cuenta<br />7. No. de subcuenta<br />8. Concepto, para anotar los cargos y abonos del asiento<br />9. Columna de parcial<br />10. Columna de cargo<br />11. Columna de abono<br />12. Concepto<br />13. Firmas de quienes elaboraron, revisaron, autorizaron y pasaron a los auxiliares y al diario.<br />Los formatos que se venden impresos se llaman pólizas de ingresos a las pólizas de entradas de efectivo y pólizas de egresos a las pólizas de salidas de efectivo.<br />Las empresas que manejan su efectivo principalmente mediante una cuenta de cheques, los pagos efectuados con cheque son controlados en pólizas de cheque, las cuales disponen de un espacio en la parte superior que permite obtener la copia de todos los datos del cheque expedido, y en la parte inferior, los demás datos de identificación contable.<br />MÉTODOS ELECTRÓNICOS DE REGISTRO<br />El método electrónico para el registro y procesamiento de operaciones hace uso de la computadora, con lo cual se logra una mayor velocidad en el registro de las operaciones.<br />Este método permite registrar volúmenes mayores de transacciones: facilita la división del trabajo, la protección contra errores y reducción de los mismos, las operaciones automáticas como el pase al mayor y auxiliares y la preparación e impresión de estados financieros, informes, reportes y documentos.<br />DISPOSICIONES LEGALES<br />El artículo 27 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación señala: " Los contribuyentes, para cumplir con lo dispuesto en el artículo anterior, podrán usar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrónico, siempre que se cumpla con los requisitos que para cada caso se establece en este Reglamento" .<br />DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS<br />En términos generales, la gran diferencia entre los registros manuales y los electrónicos estriba en que en los métodos electrónicos, a partir del momento en que las operaciones son registradas mediante asientos de diario, todas las demás operaciones son realizadas automáticamente por la computadora, por ejemplo, los pases al mayor, auxiliares, balanzas de comprobación, hojas de trabajo, estados financieros, reportes, presupuestos, etc.<br />PROGRAMAS DE CONTABILIDAD<br />Normalmente, el software para contabilidad es comercializado en módulos independientes, cada uno de estos módulos está destinado a controlar una sección específica de la contabilidad: por ejemplo, paquetes para diario general, mayor general, auxiliares, pólizas, estados financieros; otros para cuentas por cobrar y cuentas por pagar: otros más para inventarios o nóminas, etcétera, dispone también de otros módulos para actividades o funciones especificas tales como facturación, producción, órdenes de producción, control de activos fijos y otros usos administrativos.<br />

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