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TRABAJO EN GRUPO SOBRE OUTLOOK
     SIN SERVIDOR EXCHANGE




                            Enero 2005
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          GROUPWARE PARA OUTLOOK SIN SERVIDOR EXCHANGE

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Public share folder presentacion

  1. 1. PUBLIC SHARE FOLDER TRABAJO EN GRUPO SOBRE OUTLOOK SIN SERVIDOR EXCHANGE Enero 2005
  2. 2. : ; $ PUBLIC SHARE FOLDER GROUPWARE PARA OUTLOOK SIN SERVIDOR EXCHANGE ADQA presenta en exclusiva para España PUBLIC SHARE FOLDER, una aplicación que revolucionará el trabajo en grupo en organizaciones de tamaño pequeño y mediano, poniendo a su alcance soluciones para compartir la información sin realizar costosas inversiones en licencias. El factor clave de esta aplicación recae en que ofrece la posibilidad de compartir la información de Outlook, proporcionando calendario, tareas, contactos, o una bandeja de entrada comunes a toda la empresa, por departamentos, áreas, etc. Con esta solución, todos los usuarios tienen acceso a un mismo archivo de datos, pudiendo leer o escribir en él dependiendo del permiso que les sea otorgado. De este modo, la información está permanentemente actualizada para todos los usuarios y se consigue un importante avance en términos de organización de los recursos y ahorro de tiempo en consultas. Esto ya se hace con el Servidor de Exchange®, es cierto. La razón por la que debe escoger Public Share Folder es porque le ofrece las prestaciones que usted necesita por una pequeña porción del coste de Exchange, tanto en términos de licencia, como en costes de implantación y mantenimiento. Ni siquiera necesita tener un ordenador dedicado exclusivamente a compartir Outlook, por lo tanto no necesita comprar más hardware ni más software. Ahora, con la introducción en España de Public Share Folder en español, todas las empresas tienen a su alcance una solución de gestión del conocimiento, con las mismas herramientas que hasta ahora sólo estaban disponibles con grandes inversiones. Quién conozca Outlook, en seguida lo apreciará: Un mismo Outlook al alcance de toda la organización Hágase con Public Sharefolder siguiendo estos sencillos pasos: 1- Conozca a fondo Public Sharefolder en este documento. 2- Descargue la versión Demo en www.publicshareware.com.es 3- Compre la licencia definitiva en www.adqa.com 100% libre de riesgo ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8
  3. 3. : ; $ PUBLIC SHARE FOLDER CASOS DE APLICACIÓN EN ORGANIZACIONES • Organización de agendas comunes: En equipos de comerciales, profesionales, o directivos es extraordinariamente interesante que esté en un lugar común la organización del tiempo de todo el equipo. De este modo se puede programar el tiempo conociendo la disponibilidad de los otros integrantes. • Administración de recursos: Una sala de reuniones, un equipamiento determinado, maquinaria común… son recursos compartidos entre distinta gente que necesitan conocer su disponibilidad y poder reservarlos para su uso. Con Public Share Folder todos los agentes implicados dispondrán de esta información y podrán modificarla, si están autorizados. Basta solo con crear un Calendario de Outlook para estos recursos, y ponerlo a disposición de todos los usuarios de la red con la capacidad de leer y/o escribir en ella. • Datos de contacto en común: En cualquier tipo de organización resulta fundamental que todo el mundo tenga acceso a los datos de contacto de clientes, proveedores, colaboradores… en tiempo real y sobre unos datos únicos, para evitar tener que actualizar los mismos datos en distintos archivos. Eso sí, resulta esencial controlar también qué datos están accesibles a cada usuario, y si éstos pueden solamente leerlos, o pueden modificarlos y borrarlos. Con Public Share Folder, se puede definir estos permisos usuario por usuario y carpeta por carpeta, con lo que, con una correcta organización de carpetas y permisos, cada usuario verá y modificará exclusivamente lo que sea conveniente. • Correo para todos: Si disponemos de una Bandeja de Entrada común, podemos hacer accesibles a distintos usuarios aquellos correos que éstos deban conocer. No es necesario inundar los buzones y crear excesivo tráfico en la red si en lugar de reenviar los correos electrónicos a todo el mundo que deba verlos, los dejamos a su disposición en una Bandeja de Entrada compartida. Esta aplicación es especialmente útil en instituciones y organizaciones donde se recibe numerosa documentación e información por correo electrónico que debe ser puesta en conocimiento de toda o parte de la organización. Cualquier empresa podría ser un ejemplo para esta aplicación de información compartida. • Equipos de gestión de incidencias: O cualquier otro equipo que comparta tareas. Poder disponer en común un listado de tareas, y que puedan ser administradas de forma central, ofrece una solución muy eficiente para la organización del equipo. Esto se traduce inmediatamente en una mejor organización de los trabajos a realizar, ofreciendo una imagen más eficiente y una respuesta más rápida a los clientes. • Centralización de las copias de seguridad: Si los usuarios no hacen copia de seguridad de su archivo PST, corren el riesgo de perder toda la información de su Outlook. Si todas las carpetas personales de todos los usuarios están en un solo archivo pst, y acceden a él mediante Public Share Folder, con hacer copia un solo archivo PST se están guardando los datos de toda la organización. ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8
  4. 4. : ; $ PUBLIC SHARE FOLDER UNA INSTALACIÓN AL ALCANCE DE TODOS Lo primero que destaca de Public Share Folder es la facilidad con la que se pueden poner en marcha sus servicios en una red. Gracias a la sencillez de su concepto, la instalación de este servicio es totalmente intuitiva, con lo que usuarios no expertos en la instalación de servicios de red pueden hacerse cargo de la instalación de todo el sistema de Public Share Folder. El tiempo de instalación del servidor es realmente pequeño, siempre dependiendo del número de usuarios que se tengan que configurar. En cualquier caso, aunque sea la primera instalación que se realiza, no tiene porque demorarse demasiado. La principal tarea a realizar es la de declarar los usuarios, y adjudicar los derechos que éstos tienen para cada carpeta. Esta tarea es bastante intuitiva, y se puede hacer fácilmente gracias a las herramientas de administración. La instalación cliente por cliente es también muy sencilla. Un administrador de red no va a invertir más de 5 minutos para configurar Public Share Folder en cada Outlook. De hecho, la instalación es tan fácil que la puede realizar el propio usuario, sin necesidad de intervención del equipo de soporte, siempre que éste le dé los datos mínimos al usuario para que éste pueda especificar dónde se encuentra el archivo de carpetas públicas. Pantalla de administración del servidor. La gestión de usuarios y permisos es muy sencilla Imagen correspondiente a la versión en inglés. Disponible ya la versión en español. ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8
  5. 5. : ; $ PUBLIC SHARE FOLDER COLABORACIÓN TRANSNACIONAL Public Share Folder es el primer producto de SDMD que ADQA distribuye en España. SDMD es una compañía alemana especialista en software para groupware en Outlook, que ha seleccionado ADQA como partner exclusivo para la distribución de sus productos en España. Precisamente, España era el último gran país europeo en el que no se distribuía una versión traducida. En estos momentos, y con el acuerdo de comercialización con ADQA, se ha empezado la traducción de todo el software de SDMD al castellano. Y Public Share Folder es el primer programa que se ha traducido al castellano. SDMD, de entre todos sus productos, ha desarrollado una serie completa de software para el trabajo con Outlook, que permite ampliar las posibilidades de este organizador personal. Esta es la gama de software para Outlook que SDMD pone a su disposición, y que en breve estarán disponibles en castellano. • Public SyncTool: Pensado para quiénes disponen de un ordenador portátil y uno de sobremesa. Gracias a esta herramienta se permite la sincronización de los datos de Outlook en ambos ordenadores, con lo que se resuelve una necesidad imperativa para muchos usuarios. • Public Fax: Aplicativo para gestionar faxes desde Outlook. Con este programa, Outlook se convierte en el centro de todas las comunicaciones, dotando a las comunicaciones por Fax de las capacidades de organización de Outlook. Visite www.publicshareware.com.es . Descubra las últimas novedades de Groupware en castellano ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8
  6. 6. : ; $ PUBLIC SHARE FOLDER PRECIOS DE LICENCIA Y COMPARATIVA CON LA COMPETENCIA Licencias: Precio sin IVA 1 Licencia de Cliente, incluyendo el Servidor 94.83 EUR 2 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 176.72 EUR 3 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 258.62 EUR 5 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 396.55 EUR 8 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 629.31 EUR 10 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 750.00 EUR 15 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,056.03 EUR 20 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,318.97 EUR 25 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,586.21 EUR 30 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,853.45 EUR 35 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,120.69 EUR 40 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,387.93 EUR 45 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,655.17 EUR 50 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,922.41 EUR 55 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,189.65 EUR 60 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,456.90 EUR 65 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,724.14 EUR 70 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,991.38 EUR 1 Licencia de Cliente adicional (a partir de 3 Clientes) 77.59 EUR Comparativa de costes operativos ® ® ® Ø Costes por usuario en Lotus Notes MS Exchange Public ShareFolder Precio de compra 155,24 157,87 (Ø) 72,34 Mantenimiento 31,31 34,81 9,15 Instalación y Configuración 19,09 43,78 9,57 Administración 98,98 27,17 14,15 Down time 22,05 74,17 - Formación, el primer año 1,48 0,74 - Formación, años siguientes 0,82 0,45 - Total de costes operativos el primer año 296,84 303,73 105,21 Ø Total de costes operativos 3 años 234,94 231,84 105,21 *1 *1 *1 *2 *1 Fuente: *2 Fuente: Public ShareFolder® (SDMD-GmbH) La tabla se basa en cálculos en US-Dollars (con 1 = 1,0638 US$) MS Outlook® es una marca registrada de the Microsoft Corporation. *Todas los demás nombres de productos son marcas registradas por su propietario. ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8
  7. 7. : ; $ PUBLIC SHARE FOLDER INSTÁLELO YA EN SU ORGANIZACIÓN Una ventaja más de Public Share Folder es que ofrece la posibilidad de probarlo antes de hacer ningún gasto. En www.publicshareware.com.es puede descargarse un archivo .zip con las versiones demo de Public ShareFolder Servidor y Cliente. En poco tiempo podrá instalarlas y aprender a configurar los usuarios y las carpetas, otorgando los derechos de lectura y escritura que decida, haciendo cambios y pruebas. Compruebe cuál es la configuración de su grupo de trabajo que más favorece sus necesidades de información. La versión Demo de Public ShareFolder Servidor está limitada a 10 usuarios, y se desactiva al cabo de 4 horas. Pasado este tiempo, es necesario reiniciar el servicio para volver a disponer de las capacidades de Public ShareFolder. Esta limitación, obviamente, no existe desde el momento que se introducen los códigos de licencia. Una vez haya comprobado las ventajas de trabajar con Outlook® compartiendo información, sólo tendrá que adquirir una licencia para el número de usuarios que necesite. Sin necesidad de volver a instalar o configurar el programa, con la sola introducción de este número de licencia, se anularán las limitaciones de uso, y dispondrá de una instalación plenamente funcional. Para adquirir el número de licencia, póngase en contacto con ADQA a través de nuestro teléfono (93 814 73 80), por correo electrónico info@publicshareware.com.es, o utilice nuestro formulario en la página web www.ADQA.com . Hágase con Public Sharefolder: 1- Conozca a fondo Public Sharefolder en este documento. 2- Descargue la versión Demo en www.publicshareware.com.es 3- Compre la licencia definitiva en www.adqa.com 100% libre de riesgo ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8
  8. 8. : ; $ C/ Masia de’n Notari, 23 – Pol. Ind. Masia de’n Frederic. 08800 Vilanova i la Geltrú – Spain Tel +34 93 814 7380 Fax +34 93 893 63 31 www.adqa.com - info@adqa.com Los precios, contenidos y/o servicios del presente catálogo, pueden ser objeto de modificaciones. ! " # " $ % & & % % ' # ( ) *+ , - . * $ 4 / "0 1 " & 1 " 5 "6 2 / "0 1 " & 2 0 3 "& % 7 8 * 999 8

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