Dokumen tersebut memberikan instruksi tentang pengaturan email di Microsoft Outlook dengan menggunakan akun Gmail sebagai contoh. Langkah-langkahnya meliputi mengaktifkan IMAP di Gmail, menambahkan akun email ke Outlook, dan pengaturan server masuk dan keluar. Selanjutnya memberikan penjelasan tentang pengelolaan email seperti mengirim, menerima, membalas, dan meneruskan pesan serta format dan pengaturan pesan di Outlook.

1. Tugas Aplikasi Perkantoran
•Afriace Dwi Rizki
•Deanida Riany
•Dian Anggraini

2. Pengaturan email di outlook
Langkah awal yaitu :
1. Masuk ke account gmail

3. 2. pilih di pojok kanan atas pilih setelan email

4. 3. pilih menu Penerusan dan POP/IMAP, checklist Aktifkan IMAP
untuk semua email(termasuk email yang telah diunduh) lalu
simpan perubahan

5. 4. Buka Microsoft Outlook

6. 5. pada menu Tools pilih Account Setting

7. 6. Yang diperlu disediakan: alamat email anda & password email anda
1. Buka aplikasi Microsoft Outlook anda
2. Klik menu “Tools” lalu arahkan ke “Account Setting” lalu klik
(Lihat gambar)

8. 7. isi form tersebut lalu klik Next

9. 8. Masukkan data email anda sesuai dengan account email yang telah dibuat
admin (atau anda sendiri) di Cpanel.
- Account Type: IMAP
- Incoming & Outgoing mail server: mail.namadomainanda
- Username: Email lengkap
Setelah di isi (sesuai contoh gambar), lalu klik “More Setting”

10. 9. Pilih More Setting lalu pilih advance

11. 10. Setting Incoming server (IMAP) menjadi 593
dan Outgoing server (SMTP) menjadi 587 lalu
ok lalu next
11. Klik finish

12. Pengelolaan email
• Mengirim Pesan
• Menerima Pesan
• Membalas Pesan
• Menghapus Pesan
• Meneruskan Pesan
• Format Font dan background
• Message rule
• Grouping

13. Mengirim pesan
Untuk membuat pesan (message) baru pada
Outlook ikuti langkah berikut:
1. Pada folder Inbox, klik menu File
2. Sorot New
3. Klik menu Mail Message
Note: Proses ini dapat disingkat dengan
menekan icon New Mail Message (sudut kiri
atas) pada toolbar Inbox .

14. To, Cc dan Bcc
To: tujuan standar pengalamatan pesan.
Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika
Anda ingin mengirim pesan kepada
seseorang, tetapi ingin juga memberikan
copy pesan pada orang lain, cantumkan
alamat emailnya pada kolom Cc selain
pada kolom To.
Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy.
Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2
orang, pada koIom To dan pada kolom
Bcc, keduanya akan menerima email
tetapi penerima yang ada dikolom To tidak

15. Terima pesan
• Untuk membaca email pastikan Outlook
berada pada folder “Inbox”, cukup dobel
klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan
akan terbuka pada jendela baru.
• Untuk mengetahui adanya pesan baru,
pada windows toolbar ( sudut kiri monitor )
akan diberi tanda amplop yang diiringi
dengan suara “ding” sebagai bunyi default
untuk email yang tiba pada Outlook.

16. Membalas Pesan
• Ketika menerima dan telah membaca sebuah
pesan (email) kemungkinan Anda ingin
langsung membalas pesan ke orang yang
mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut
lakukan langkah berikut :
• Standard Reply
• Pada folder Inbox doble klik email yang ingin
Anda balas.
• Klik tombol Reply .
• Alamat pengirim akan otomatis tercantum
pada bagian To:

17. Meneruskan pesan
Ketika Anda sudah membaca pesan, dan Anda
ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan
tersebut ke orang lain, lakukan langkah
berikut :
• 1Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan
ke orang lain.
• Klik tombol Forward, Masukkan alamat email
penerima. Anda dapat menambahkan komentar
di body text pesan jika diinginkan.
• Setelah selesai, klik Send.

18. Format Font & Background
• Pada menu Outlook klik menu Tools
• Pilih Options
• Pilih Mail Format ( ada di menu atas )
• Pilih format email pada “Send in this message
format” : pilih HTML
• Klik Font untuk memformat font
• Klik Stationery Picker untuk memformat
background
• Klik Ok

19. Message rule
• Dengan menggunakan rule “Defer” dalam
Outlook, kita dapat mensetup sebuah rule yang
menghentikan seluruh pesan yang dikirim untuk
beberapa menit setelah anda melakukan klik
pada tombol Send, untuk memberikan anda
sebuah kesempatan untuk merecover.
• Pilih Rules and Alerts dari menu Tools dan
kemudian klik tombol New Rule. Pada “Start from
s blank rule”, pilih Chekc messages after sending,
dan kemudian klik Next.

20. • Klik tombol Next lagi pada screen “Which conditions do
you want to check”, dan anda akan dituntun dengan
dialog yang menginformasikan anda bahwa rule akan
digubakan pada seluruh pesan. Jika anda mau anda
dapat mengatur rule ini hingga hanya mnegerjakan
grup tertentu.
• check box “defer delivery by a number of minutes”, dan
kemudian klik “a number of” dan ubah perbedaan
menit menjadi sesuatu seperti 5 menit walaupun anda
dapat mengubahnya menjadi apapun yang anda
inginkan.
• Klik tombol Next dan kemudian berikan rule sebuah
nama yang mudah untuk diingat sehingga anda dapat
mengetahuinya dalam list.

21. Grouping
• Pada Address Book kita juga bisa membuat beberapa
Group yang merupakan gabungan dari beberapa
personal email, yang berguna bagi kita dalam
pengiriman email. Sehingga memudahkan kita dalam
pengiriman email ke banyak orang tanpa mengetik
alamat email mereka satu-persatu.
• Untuk membuat “Group” lakukan langkah berikut :
• Buka menu “ Address Book”
• Klik File – pilih “New Entry”
• Pilih “New Distribution List “ klik Ok

22. • Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia ( mis :
Inspiration )
• Kemudian Klik tombol “Select Member” untuk memilih
siapa saja yang masuk dalam Group ini.
• Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada nama atau
mengklik tombol “Add”
• Klik Ok
• Kemudian klik “Save and Close”
• Maka kita dapat melihat pada menu Address Book di folder
“Contacts” akan terdapat Group baru bernama “Bintek”.
Group ini bisa dimasukkan nantinya dalam pengalamatan
email. Kita dapat melihat semua Group yang ada pada
folder “All Groups” beserta semua anggotanya
denganmengklik 2 kali pada group yang diinginkan.

23. Microsoft outlook
dan webmail

24. Web mail
• Menggunakan webmail artinya tidak perlu software mail
client terinstall pada komputer Anda karena mengakses
webmail cukup menggunakan browser saja. Gambarannya
adalah seperti Anda mengakses e-mail Yahoo, Gmail, atau
e-mail gratis lainnya.
WebMail cocok digunakan untuk :
• E-mail account yang harus diakses bersama – sama
beberapa orang
• Anda yang tidak selalu menggunakan satu komputer yang
sama untuk mengakses e-mail atau Anda yang sering
bepergian tanpa membawa laptop atau komputer pribadi

25. • Open Webmail memiliki beberapa kemampuan dan
keuntungan yang mengijinkan anda untuk
mempertimbangkan sinkronisasi dan fleksibilitas yang
sempuran dengan email offline client anda.
• Email yang sudah diperlihatkan di dalam Folder Email Baru
Open Webmail ...
• Akan didownload ke dalam email offline client anda dan
akan ditandai telah Dibaca.
• Masih dapat ditandai dengan Belum Dibaca jika diubah di
dalam Open Webmail
• Email yang telah didownload ke dalam email offline client
anda ...
• Akan dibuka the server untuk menampilkan email anda ke
dalam komputer anda.
• Tidak akan tersedia di Folder Email Baru Open Webmail
anda untuk ditampilkan.

26. • Harap dicatat bahwa anda tidak dapat memiliki email di
dalam Folder Email Baru anda di dalam Open Webmail
yang telah didownload ke dalam email offline client anda,
dengan mengabaikan status yang sudah anda tandai
dengan (Dibaca atau Belum Dibaca).
• Open Webmail juga memiliki keuntungan. Sebagian besar,
anda dapat melihat email anda dari berbagai komputer
yang memiliki koneksi internet di seluruh dunia. Anda juga
dapat merencanakan kejadian dan pengingat kejadian
sehari-hari anda di dalam kalender Open Webmail.
• Open Webmail juga sangat mudah untuk digunakan, padat,
dan relatif cepat di dalam hal yang berhubungan dengan
sistem. Anda dapat menunjuk ke seluruh folder dengan
membuka menu pilihan yang berada pada sisi kiri atas dan
memiliih folder yang ingin anda tunjuk. Juga anda dapat
melihat folder yang sekarang anda berada ini.

27. Microsoft Outlook
• Mengakses e-mail menggunakan Outlook atau
software mail client lain berarti menarik
seluruh data e-mail yang masuk ke dalam
software tersebut. Secara default, e-mail yang
sudah didownload akan dihapus juga dari
server. Dengan demikian sebenarnya tidak
memerlukan space yang besar pada account
hosting karena e-mail akan kosong setelah
Outlook mendownloadnya.

28. Keuntungan Outlook
• Bagi orang yang selalu menggunakan satu
komputer untuk membuka email, contohnya
laptop sendiri
• E-mail yang personal, seperti email kita
sendiri bukan email yang dipergunkan dalam
kelompok atau suatu forum.