Impliquer pleinement les participants, démultiplier l'intelligence collective, et générer des résultats collectifs dont on est fier, le tout sans devoir lutter constamment pour focaliser les discussions sur le sujet central, voilà ce que propose cette session. Magie noire ? Non : facilitation graphique. Jouez sur l'impact des outils visuels pour ne plus jamais vous ennuyer en réunion. Ce document a servi de support à la session présentée aux Agile Tours de Nantes et Rennes 2014

1. Booster mes réunions par la facilitation
graphique
Ce document vous servira de mini-guide à chaque étape de la préparation de votre réunion.
Définissez le but de la réunion (10')
But principal (une phrase)
Vous pouvez formuler le but principal comme une phrase qui introduirait la réunion pour les
participants avec le format suivant :
Nous, <qui sont les participants ? Quelle est la responsabilité qui les réunit ?>, nous réunissons
pour <un seul objectif> afin de <qu'allons-nous faire du résultat de cette réunion par la suite ? >
Exemple pour une rétrospective de sprint Scrum :
« Nous, les membres de l'équipe Scrum au complet, nous réunissons pour définir des actions
d'amélioration afin que notre équipe fonctionne mieux durant le sprint suivant que pendant le sprint
qui vient de s'achever. »
Objectifs secondaires
Il ne s'agit pas d'une continuité du but principal (exemple pour la rétrospective : mener la première
action d'amélioration) mais de choses qui viendront soutenir le but principal.
Exemple pour la rétrospective :
– Rebooster l'équipe pour le sprint suivant (surtout si le sprint a connu des problèmes
significatifs)
– Faire un bilan des actions de la rétrospective précédente et décider de leur maintien ou de

2. –
l'abandon (ça soutient l'objectif principal, car ça lui donne du sens dans le temps).
Obtenir l'implication de l'équipe sur les actions à mener
Présentez la visualisation le résultat (10')
Avec quel visuel aimeriez-vous sortir de cette réunion pour que le résultat de celle-ci (cf. le
« pour » du but principal) soit clair pour tous (cf. le « nous ») et réexploitable par la suite (cf. le
« afin de ») ?
Soyez spécifiques.
Exemple pour la rétrospective :un simple tableau d'actions avec les colonnes « action », « qui »,
« quand », quoi » peut convenir (mais on pourrait imaginer une représentation plus fun).
Faites un story board des étapes et visualisation associée
(15')
Faites un story board des étapes qui vont amener au bon rythme les participants à la réalisation
collective de l'objectif, illustrant le visuel associé à chaque étape. Pensez aux objectifs
secondaires.
Ex
em
pl
e
Ré
t
ro
Exemple de story board pour les étapes possibles pour une rétrospective (hors revue des actions
précédentes, l'objectif de rebooster l'équipe nous incitera à insister sur les points positifs lors de
l'étape 2) :
Soumettez votre déroulé de réunion aux autres
participants (15')
Un membre de l'équipe reste (l'ambassadeur), les autres (les testeurs) se répartissent devant le

3. travail d'autres groupes. L'ambassadeur explique aux testeurs le déroulé de la réunion conçu par
son groupe, les testeurs donnent leur feedback (testeurs, n'oubliez pas de dire ce que vous
appréciez).
Debrief collectif (10')
Comment vous êtes-vous senti lors de cette préparation ?
Quelle étape a été la plus difficile ? Pourquoi ?
Pensez-vous que votre réunion aurait de bonnes chances de réussir en tenant compte des
feedbacks reçus?
Que se serait-il passé si vous n'aviez pas préparé cette réunion ? Si vous l'aviez préparée sans
réfléchir à son format visuel ?
Quels principes identifiez-vous pour qu'une réunion soit réussie ?