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PROJECT MANAGEMENT
Semana: 3
19 de marzo de 2013



                                         Augusto JAVES SANCHEZ
                                                      Lic. Administración
                      Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
                                           Doctorado en Administración
Ppt project management sesión 3
La Gestión de la Integración del Proyecto
incluye los procesos y actividades necesarios
para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar     los    diversos         procesos    y
actividades de la dirección de proyectos
dentro de los grupos de procesos de dirección
de proyectos, hasta la terminación del proyecto,
la gestión exitosa de las expectativas de los
interesados y el cumplimiento de los requisitos.

La gestión de la integración del proyecto
implica tomar decisiones en cuanto a la
asignación de recursos, balancear objetivos y
alternativas contrapuestas, y manejar las
interdependencias     entre     las     áreas    de
conocimiento de la dirección de proyectos.
4
¿ Qué es la Gestión de la Integración?
Procesos de la Integración de Proyectos

                      PROCESO                                     Grupo de procesos
   4.1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto Planificación
   4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto                Planificación
   4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto              Ejecución
   4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Control
   4.5 Realizar el Control integrado de cambios                   Control
   4.6 Cerrar proyecto o fase.                                    Cierre

                         Fuente: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – PMBOK
                                                                                Versión 2008
Procesos

1. Desarrollar Acta de constitución del Proyecto:
   Autoriza formalmente el proyecto.
2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
   Establece cómo se realizará el trabajo, documentando todo lo
   necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los
   planes subsidiarios.
3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
   Ejecutar el trabajo definido en el Plan
Procesos

 4. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
    Seguimiento, revisión y regulación del progreso de los procesos
    requeridos para el logro de los objetivos definidos en el Plan.
 5. Realizar el Control integrado de cambios
    Revisar las solicitudes de cambio, aprobar y controlar los cambios en los
    productos entregables y en los activos de proceso de la organización.
 6. Cerrar el proyecto o fase
    Finalizar las actividades en todos los grupos de proceso de Dirección de
    Proyectos para cerrar formalmente el proceso o una parte del mismo.
Resultados de
 la Gestión de
Integración del
    Proyecto




                  9
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Tiene como objetivo primordial
autorizar de manera formal el
proyecto o fase, documentando
requerimientos        iniciales,
necesidades y expectativas de
los      interesados.      Esta
autorización      generalmente
viene dada por alguien externo
al     proyecto    como       el
patrocinador, la oficina de
gestión de proyectos o el
comité de portafolio de
proyectos. Al ser este un
documento que formalmente
inicia    un    proyecto,     se
recomienda que el gerente de
proyecto participe de su
elaboración, ya que de esta
manera le otorga mayor
autoridad para disponer de los
recursos que asignara a las
                                                            10
actividades
Factores Ambientales de la empresa
   Incluyen pero no se limitan a:
      Cultura y estructura organizacional.
      Estándares del gobierno o la industria.
      Infraestructura.
      Recursos humanos existentes.
      Administración de personal.
      Sistema de autorización de trabajo.
      Condiciones del mercado.
      Tolerancias al riesgo de los interesados.
      Bases de datos comerciales.
      Sistemas de información de gestión de proyectos.




                                                          11
                                                          11
Factores Ambientales de la empresa

   Se usan para desarrollar el acta y otra documentación, y así
    influenciar el éxito del proyecto.
   Las organizaciones involucradas pueden tener políticas,
    procedimientos, planes, y guías.
   Representan el aprendizaje y el conocimiento obtenido de la
    ejecución de proyectos previos.
   Se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo de
    la industria, organización, y área de aplicación.




                                                              12
                                                              12
Activos de Procesos de la organización

   Incluyen pero no se limitan a:
       Procesos estándar de la organización.
       Normas y procedimientos internos.
       Templates y modelos de gestión de proyectos utilizados:
            Líneas -guía.
            Criterios de evaluación.
       Procedimientos de control de cambios.
       Archivos de proyectos pasados
       Conocimiento base y documentos relacionados
       Estándares, políticas y procedimientos establecidos sobre
        proyectos.



                                                                  13
                                                                  13
Técnica del Juicio Experto

   Se usa para evaluar las entradas.
   Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión.
   Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o
    entrenamiento especializado.
   Puede provenir de muchas fuentes:
       Otras unidades de la organización.
       Consultores.
       Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores.
       Asociaciones profesionales y técnicas.
       Grupos industriales.




                                                              14
                                                              14
Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del
               Enunciado del Alcance




                                                    15
                                                    15
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
Es el proceso que define, prepara, integra y coordina todos los planes subsidiarios del proyecto ( tiempo,
alcance, costo, calidad etc). El plan de gestión del proyecto siempre debe tener la respuesta al cómo
ejecutar, monitorear y cerrar el proyecto. La característica de elaboración progresiva de un proyecto se
ve reflejada claramente en este documento, puesto que el plan debe ser actualizado ante cualquier
cambio aprobado en el proyecto.
DESARROLLAR EL
   PLAN DE GESTIÓN
      DEL PROYECTO




 “Utiliza los resultados de otros
  procesos de planificación para
elaborar un documento que se va
usar como guía para la ejecución
       y control del proyecto”
                                    17
                                    17
Desarrollo del Plan del Proyecto

   El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros
    procesos de planificación, incluyendo la planificación
    estratégica, para crear un documento consistente y
    coherente que pueda usarse para guiar tanto la ejecución
    como el control del proyecto.
   El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo
    que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con
    el uso de una Estructura de Descomposición del Trabajo
    (WBS), permitiendo al equipo captar y luego descomponer
    todo el trabajo del proyecto.



                                                               18
                                                               18
El plan del proyecto se usa para:
   Guiar la ejecución del proyecto.
   Documentar las suposiciones de planificación del proyecto.
   Documentar las decisiones de planificación del proyecto con
    respecto a las alternativas escogidas.
   Facilitar la comunicación entre los involucrados
    (stakeholders).
   Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a
    contenido, magnitud y tiempo.
   Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y
    control del proyecto.


                                                               19
                                                               19
DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Es el proceso de llevar a cabo lo definido en el plan del proyecto de tal manera que se alcancen los
objetivos del proyecto. Los entregables son producidos e información acerca del estatus del trabajo se
recolecta para ser informados a todos los interesados. Este proceso también realiza la implementación
de cambios aprobados manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y reparación de
defectos
DIRIGIR Y GESTIONAR
 LA EJECUCIÓN DEL
    PROYECTO




                      21
Sistema de Gestión de Proyectos

                                   Relaciona              entregable-actividad-
                                    recurso/costo
                                   Relaciona tres baselines:
                                        WBS
                                        Schedule
                                        Presupuesto
                                   Indica el progreso del trabajo del proyecto.
                                   Información es valida, oportuna y auditable.
                                   Niveles de sumarización de información.
Gestión de Valor Ganado “EVM”


     Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas,
     metodologías y recursos (p.e. Sistemas de Información) para
                                                                 2222
              administrar en forma completa un proyecto.
SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
Es un proceso que el Gerente de Proyecto realiza a lo largo del proyecto e incluye recolectar, medir y
distribuir la información del rendimiento del proyecto, pero a su vez explotar esta información
elaborando tendencias, ajustando métricas y mejorando los procesos. Es una actividad constante del
equipo del proyecto determinar acciones correctivas y preventivas o replanificar algún aspecto de tal
manera que solucione un problema encontrado durante el ciclo de vida del proyecto.
SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO




                                                 24
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS DEL PROYECTO
Es el proceso donde se decide si un
cambio será implementado o no, siguiendo
un procedimiento que incluya la solicitud
del cambio, la aprobación del cambio y el
mantenimiento       actualizado   de      la
documentación de configuración y
planificación relacionada. Los cambios en      Es recomendable que cada proyecto cuente con un
un proyecto son inevitables y pueden ser       comité de control de cambios que sea el responsable de
solicitados por cualquier interesado           aprobar o rechazar los cambios, dicho comité formado
involucrado en el proyecto, su factibilidad    por interesados claves del proyecto deberá tener un
de implementación esta basado en               procedimiento de control de cambios claramente
analizar el impacto que tendría el cambio      definido que incluya la configuración tanto del producto,
en la triple restricción (alcance, tiempo,     de la información relacionada al cambio así como de la
costo, calidad, etc).                          verificación y auditoria del cambio aprobado.
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS




                                           26
CIERRE DEL PROYECTO O DE UNA FASE
Cerrar el proyecto o la fase
consiste en asegurar y
formalizar la finalización del
proyecto, a tal punto que el
Gerente de Proyecto deberá
realizar una revisión de todos
los cierres de fase anteriores,
de tal forma que asegure que el
proyecto esta dentro de sus
objetivos definidos. Cualquiera
sea la razón por la cual un
proyecto se haya terminado,
este debe pasar por un proceso
de cierre formal. El cierre del
proyecto es el momento donde
se aplican los procedimiento de
pasar el producto a las
operaciones de la empresa, así
como de recolectar y organizar
la información generada por el
proyecto,     generando      las
lecciones     aprendidas    que
servirán para futuros proyectos                                   27
de la organización
Gestión de Integración del Proyecto
                   Integración de Procesos
Gestión del
 alcance
                                                                           Proyecto
Gestión de                                                                  Exitoso
 calidad

Gestión del
 tiempo

Gestión del
  costo

Gestión de
Comunicac.

Gestión de
la procura

Gestión de
  RRHH

Gestión del
  riesgo

                Iniciación   Planeamiento   Ejecución   Control   Cierre          28
INTEGRACIÓN DE ÁREAS/ PROCESOS

                                    RIESGOS

     ALCANCE                                                  COMUNICACIÓN

                                   Impacto del
                                     Riesgo
   Expectativas de Factibilidad                    Ideas, Directivas, Precisión
                                                       en el intercambio



                Requerimientos    GERENCIA DE       Disponibilidad        RECURSOS
CALIDAD                           INTEGRACIÓN
                  Estándares                        Productividad         HUMANOS



          Objetivos de tiempos,                    Servicios, Infraestructura,
              restricciones                         Materiales: Performance
                                   Objetivos de
                                      costos,
                                   restricciones                 CONTRATO /
     TIEMPO
                                                                  PROCURA
                                     COSTO

                                                                                     29
GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
                                   RIESGOS

   INTEGRACIÓN                                               COMUNICACIÓN

                                  Impacto del
                                    Riesgo
                WBS                               Ideas, Directivas, Precisión
                                                      en el intercambio



                Requerimientos                     Disponibilidad        RECURSOS
CALIDAD                           ALCANCE
                  Estándares                       Productividad         HUMANOS



          Objetivos de tiempos,                   Servicios, Infraestructura,
              restricciones                        Materiales: Performance
                                  Objetivos de
                                     costos,
                                  restricciones                 CONTRATO /
     TIEMPO
                                                                 PROCURA
                                    COSTO



                                                                                    30
GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
                                  INTEGRACIÓN

     ALCANCE                                                  COMUNICACIÓN

                                   Impacto del
                                     Riesgo
                WBS                                Ideas, Directivas, Precisión
                                                       en el intercambio



                Requerimientos                      Disponibilidad        RECURSOS
CALIDAD                             RIESGO
                  Estándares                         Productividad        HUMANOS



          Objetivos de tiempos,                    Servicios, Infraestructura,
              restricciones                        Materiales:    Performance
                                   Objetivos de
                                      costos,
                                   restricciones                 CONTRATO /
     TIEMPO
                                                                  PROCURA
                                     COSTO

                                                                                     31
INTEGRACIÓN ALCANCE RIESGO

                                        WBS



                       X            X

                                    X
                           X            X       X


                               X


      RBS
                                                               ENTRE
                                                      RIESGO   GABLE




                               INTEGRACIÓN WBS-RBS


WBS= Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT
RBS= Estructura de Desglose de Recursos                                32
Entradas,
Herramientas - Técnicas




                     33
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto

  1. Otras salidas de planificación.
     Todas las salidas de los procesos de planificación de las otras áreas de
      conocimientos son las entradas para desarrollar el plan del proyecto.
     Otras salidas de planificación incluyen documentos bases, como el WBS,
      y documentos de consulta
     Muchos proyectos también requerirán las entradas específicas de las
      áreas de aplicación (por ejemplo, los principales proyectos requerirán una
      presupuesto de flujo de caja).




                                                                             34
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto

  2. Información histórica.
     – La información histórica disponible (por ejemplo, bases de datos para
       estimación, registros de rendimiento de proyectos pasados) debe
       haber sido revisada durante los demás procesos de planificación del
       proyecto.
     – Esta información también debe estar disponible durante el desarrollo
       del plan de proyectos de modo tal de ayudar a verificar los supuestos
       y evaluar las alternativas que se identifican como parte de este
       proceso.




                                                                               35
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto


 3. Políticas Organizacionales.
  – Las organizaciones involucradas en el proyecto tienen políticas formales
    e informales, cuyos efectos se deben considerar.
  – Las políticas que comúnmente se deben considerar:
      • La gestión de calidad – auditorias a procesos, metas de mejoramiento
        continuo.
      • La administración de personal – pautas de contratación y de despido,
        revisiones de desempeño de empleados.
      • Controles financieros – reportes de tiempo, revisiones de gastos y
        desembolsos requeridos, códigos contables, disposiciones contractuales
        estándares.




                                                                                 36
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto


 4. Limitaciones.
    – Una limitación es una restricción que afectará el rendimiento o
      desempeño del proyecto.
    – Por ejemplo, un presupuesto previamente definido es una restricción que
      probablemente limite las opciones del equipo respecto del alcance,
      contratación de personal y el programa.
    – Cuando se ejecuta un proyecto por contrato, las disposiciones
      contractuales constituirán generalmente restricciones.




                                                                                37
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto

 5. Supuestos.
    Los supuestos son factores que, para propósitos de planificación, se
     consideran verdaderos, reales o ciertos. Afectan todos los aspectos de
     planificación del proyecto y son parte de la elaboración progresiva del
     proyecto.
    Los equipos de proyectos están frecuentemente identificando,
     documentando y validando los supuestos, como parte de su proceso de
     planificación.
    Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo.




                                                                               38
Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan
                  del Proyecto

  1. Metodología de planificación del proyecto.
     – Es cualquier enfoque estructurado usado para guiar al equipo del
       proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto, éstos pueden
       ser tan simple como formatos típicos o plantillas (papel o electrónico,
       formal o informal) o tan complejo como una serie de simulaciones
       requeridas.
       Ej. Planificación Lineal, Modelo de Transporte, Teoría de Juegos.




                                                                             39
Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan
                  del Proyecto

 2. Habilidades y Conocimiento de los StakeHolders.
    Cada accionista tiene habilidades y conocimiento que pueden ser útiles
     en el desarrollo del plan del proyecto.
    El equipo de gestión del proyecto debe crear un ambiente en el que los
     accionistas y/o clientes puedan hacer adecuadamente sus aportes.
    Variará de acuerdo a quién contribuye, en qué contribuye y cuándo
     contribuye.




                                                                              40
Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan
                  del Proyecto
 3. Sistema de información de gestión del proyecto (SIGP).
    ◦ Un SIGP lo componen las herramientas y técnicas utilizadas para
      recopilar, integrar y diseminar los resultados de los procesos de gestión
      del proyecto.
    ◦ Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde la
      iniciación al cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como
      automatizados.
 4. Gestión del valor ganado (Earned Value Management -EVM).
   ◦ Es una técnica empleada para integrar el alcance, el programa y los
     recursos del proyecto y para medir y reportar el rendimiento del proyecto
     desde la iniciación a cierre.



                                                                            41
Técnicas y Herramientas de Planificación
         Técnica                   Herramienta
WBS                         Esquema numerado Word
CPM                         Project (y otros)
PERT                        Project (y otros)
Gantt                       Project (y otros)
Perfil de uso de Recursos   Project (y otros)
Evolución de gastos         Planilla Electrónica
Valor Ganado                Project, Hoja de Cálculo



                                                       42
Resultados del Desarrollo Plan del
                         Proyecto




                                43
Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
1. Plan del proyecto
  Documento formal y aprobado, utilizado para gerenciar la ejecución del
   proyecto.
  El cronograma del proyecto registra las fechas planificadas para el
   desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los hitos identificados
   en el plan del proyecto
  El plan del proyecto y el cronograma debe distribuirse según como se
   defina en el plan de gerencia de las de comunicaciones
  El plan del proyecto es un documento o colección de documentos que
   debe esperarse cambien con el tiempo mientras, más información del
   proyecto se vuelve disponible.
  Las líneas base (baseline) de la medida de la performance cambian
   intermitentemente y sólo en repuesta a cambios aprobados en el alcance
   o los entregables del proyecto.



                                                                            44
Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
• El plan del proyecto incluye:
   Documento de inicio del proyecto (Project Charter)
   Una descripción del enfoque o estrategia de la gerencia del proyecto (un
    resumen de los planes de gerencia individuales de las otras áreas del
    conocimiento).
   Declaración del alcance, el cual incluye los entregables y los objetivos del
    proyecto.
   WBS, como línea base (baseline) del documento de alcance, al nivel en el
    cual el control se ejecutará .
   Estimaciones de costo, fechas programadas de inicio y culminación
    (cronograma) y asignaciones de responsabilidad para cada entregable
    dentro del nivel del WBS en el cual el control se ejecutará.


                                                                            45
Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto

• El plan del proyecto incluye:…..
    Línea base (baseline) de medida de performance para alcance
      técnico, cronograma y costo, es decir, la línea base del cronograma
      (cronograma del proyecto) y la baseline del costo (presupuesto del
      proyecto desfasado en el tiempo).
    Principales hitos y fechas meta para cada uno.
    Personal clave o requerido y sus expectativas de costo y/o esfuerzo.
    Plan de gerencia de riesgos, incluyendo: riesgos claves,
      restricciones y suposiciones, y respuestas y           contingencias
      planificadas (apropiadas) para cada uno.



                                                                       46
Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
2. Información de Soporte.
  El detalle de respaldo para el plan del proyecto incluye:
   – Resultados de otros procesos de planificación que no están
       incluidos dentro del plan del proyecto.
    – Información o documentación adicional generada durante el
      desarrollo del plan del proyecto (por ejemplo, las restricciones y
      supuestos que no se conocían previamente).
    – Documentación sobre normas relevantes.
    – Especificaciones de la planificación
       anterior del desarrollo del proyecto.


                                                                       47
Proverbios del Planeamiento del Project Management
1. “Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve meses, pero nueve
   señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebe en un mes”
2. “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta
   por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades
   distintas”
3. “Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente, la promesa se
   recordará para siempre”.
4. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran
   mayoría de estas crea más problemas de los que puede resolver”.
5. “Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha
   de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan”.
6. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no
   puedes congelar sus expectativas”.


                                                                            48

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  • 1. PROJECT MANAGEMENT Semana: 3 19 de marzo de 2013 Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones Doctorado en Administración
  • 3. La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos, hasta la terminación del proyecto, la gestión exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los requisitos. La gestión de la integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.
  • 4. 4
  • 5. ¿ Qué es la Gestión de la Integración?
  • 6. Procesos de la Integración de Proyectos PROCESO Grupo de procesos 4.1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto Planificación 4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto Planificación 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Ejecución 4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Control 4.5 Realizar el Control integrado de cambios Control 4.6 Cerrar proyecto o fase. Cierre Fuente: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – PMBOK Versión 2008
  • 7. Procesos 1. Desarrollar Acta de constitución del Proyecto: Autoriza formalmente el proyecto. 2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Establece cómo se realizará el trabajo, documentando todo lo necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. 3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Ejecutar el trabajo definido en el Plan
  • 8. Procesos 4. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Seguimiento, revisión y regulación del progreso de los procesos requeridos para el logro de los objetivos definidos en el Plan. 5. Realizar el Control integrado de cambios Revisar las solicitudes de cambio, aprobar y controlar los cambios en los productos entregables y en los activos de proceso de la organización. 6. Cerrar el proyecto o fase Finalizar las actividades en todos los grupos de proceso de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proceso o una parte del mismo.
  • 9. Resultados de la Gestión de Integración del Proyecto 9
  • 10. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Tiene como objetivo primordial autorizar de manera formal el proyecto o fase, documentando requerimientos iniciales, necesidades y expectativas de los interesados. Esta autorización generalmente viene dada por alguien externo al proyecto como el patrocinador, la oficina de gestión de proyectos o el comité de portafolio de proyectos. Al ser este un documento que formalmente inicia un proyecto, se recomienda que el gerente de proyecto participe de su elaboración, ya que de esta manera le otorga mayor autoridad para disponer de los recursos que asignara a las 10 actividades
  • 11. Factores Ambientales de la empresa  Incluyen pero no se limitan a:  Cultura y estructura organizacional.  Estándares del gobierno o la industria.  Infraestructura.  Recursos humanos existentes.  Administración de personal.  Sistema de autorización de trabajo.  Condiciones del mercado.  Tolerancias al riesgo de los interesados.  Bases de datos comerciales.  Sistemas de información de gestión de proyectos. 11 11
  • 12. Factores Ambientales de la empresa  Se usan para desarrollar el acta y otra documentación, y así influenciar el éxito del proyecto.  Las organizaciones involucradas pueden tener políticas, procedimientos, planes, y guías.  Representan el aprendizaje y el conocimiento obtenido de la ejecución de proyectos previos.  Se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo de la industria, organización, y área de aplicación. 12 12
  • 13. Activos de Procesos de la organización  Incluyen pero no se limitan a:  Procesos estándar de la organización.  Normas y procedimientos internos.  Templates y modelos de gestión de proyectos utilizados:  Líneas -guía.  Criterios de evaluación.  Procedimientos de control de cambios.  Archivos de proyectos pasados  Conocimiento base y documentos relacionados  Estándares, políticas y procedimientos establecidos sobre proyectos. 13 13
  • 14. Técnica del Juicio Experto  Se usa para evaluar las entradas.  Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión.  Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado.  Puede provenir de muchas fuentes:  Otras unidades de la organización.  Consultores.  Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores.  Asociaciones profesionales y técnicas.  Grupos industriales. 14 14
  • 15. Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance 15 15
  • 16. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO Es el proceso que define, prepara, integra y coordina todos los planes subsidiarios del proyecto ( tiempo, alcance, costo, calidad etc). El plan de gestión del proyecto siempre debe tener la respuesta al cómo ejecutar, monitorear y cerrar el proyecto. La característica de elaboración progresiva de un proyecto se ve reflejada claramente en este documento, puesto que el plan debe ser actualizado ante cualquier cambio aprobado en el proyecto.
  • 17. DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO “Utiliza los resultados de otros procesos de planificación para elaborar un documento que se va usar como guía para la ejecución y control del proyecto” 17 17
  • 18. Desarrollo del Plan del Proyecto  El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planificación, incluyendo la planificación estratégica, para crear un documento consistente y coherente que pueda usarse para guiar tanto la ejecución como el control del proyecto.  El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con el uso de una Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS), permitiendo al equipo captar y luego descomponer todo el trabajo del proyecto. 18 18
  • 19. El plan del proyecto se usa para:  Guiar la ejecución del proyecto.  Documentar las suposiciones de planificación del proyecto.  Documentar las decisiones de planificación del proyecto con respecto a las alternativas escogidas.  Facilitar la comunicación entre los involucrados (stakeholders).  Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a contenido, magnitud y tiempo.  Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y control del proyecto. 19 19
  • 20. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Es el proceso de llevar a cabo lo definido en el plan del proyecto de tal manera que se alcancen los objetivos del proyecto. Los entregables son producidos e información acerca del estatus del trabajo se recolecta para ser informados a todos los interesados. Este proceso también realiza la implementación de cambios aprobados manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y reparación de defectos
  • 21. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 21
  • 22. Sistema de Gestión de Proyectos  Relaciona entregable-actividad- recurso/costo  Relaciona tres baselines:  WBS  Schedule  Presupuesto  Indica el progreso del trabajo del proyecto.  Información es valida, oportuna y auditable.  Niveles de sumarización de información. Gestión de Valor Ganado “EVM” Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (p.e. Sistemas de Información) para 2222 administrar en forma completa un proyecto.
  • 23. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO Es un proceso que el Gerente de Proyecto realiza a lo largo del proyecto e incluye recolectar, medir y distribuir la información del rendimiento del proyecto, pero a su vez explotar esta información elaborando tendencias, ajustando métricas y mejorando los procesos. Es una actividad constante del equipo del proyecto determinar acciones correctivas y preventivas o replanificar algún aspecto de tal manera que solucione un problema encontrado durante el ciclo de vida del proyecto.
  • 24. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO 24
  • 25. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS DEL PROYECTO Es el proceso donde se decide si un cambio será implementado o no, siguiendo un procedimiento que incluya la solicitud del cambio, la aprobación del cambio y el mantenimiento actualizado de la documentación de configuración y planificación relacionada. Los cambios en Es recomendable que cada proyecto cuente con un un proyecto son inevitables y pueden ser comité de control de cambios que sea el responsable de solicitados por cualquier interesado aprobar o rechazar los cambios, dicho comité formado involucrado en el proyecto, su factibilidad por interesados claves del proyecto deberá tener un de implementación esta basado en procedimiento de control de cambios claramente analizar el impacto que tendría el cambio definido que incluya la configuración tanto del producto, en la triple restricción (alcance, tiempo, de la información relacionada al cambio así como de la costo, calidad, etc). verificación y auditoria del cambio aprobado.
  • 26. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS 26
  • 27. CIERRE DEL PROYECTO O DE UNA FASE Cerrar el proyecto o la fase consiste en asegurar y formalizar la finalización del proyecto, a tal punto que el Gerente de Proyecto deberá realizar una revisión de todos los cierres de fase anteriores, de tal forma que asegure que el proyecto esta dentro de sus objetivos definidos. Cualquiera sea la razón por la cual un proyecto se haya terminado, este debe pasar por un proceso de cierre formal. El cierre del proyecto es el momento donde se aplican los procedimiento de pasar el producto a las operaciones de la empresa, así como de recolectar y organizar la información generada por el proyecto, generando las lecciones aprendidas que servirán para futuros proyectos 27 de la organización
  • 28. Gestión de Integración del Proyecto Integración de Procesos Gestión del alcance Proyecto Gestión de Exitoso calidad Gestión del tiempo Gestión del costo Gestión de Comunicac. Gestión de la procura Gestión de RRHH Gestión del riesgo Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre 28
  • 29. INTEGRACIÓN DE ÁREAS/ PROCESOS RIESGOS ALCANCE COMUNICACIÓN Impacto del Riesgo Expectativas de Factibilidad Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Requerimientos GERENCIA DE Disponibilidad RECURSOS CALIDAD INTEGRACIÓN Estándares Productividad HUMANOS Objetivos de tiempos, Servicios, Infraestructura, restricciones Materiales: Performance Objetivos de costos, restricciones CONTRATO / TIEMPO PROCURA COSTO 29
  • 30. GESTIÓN DE INTEGRACIÓN RIESGOS INTEGRACIÓN COMUNICACIÓN Impacto del Riesgo WBS Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Requerimientos Disponibilidad RECURSOS CALIDAD ALCANCE Estándares Productividad HUMANOS Objetivos de tiempos, Servicios, Infraestructura, restricciones Materiales: Performance Objetivos de costos, restricciones CONTRATO / TIEMPO PROCURA COSTO 30
  • 31. GESTIÓN DE INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN ALCANCE COMUNICACIÓN Impacto del Riesgo WBS Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Requerimientos Disponibilidad RECURSOS CALIDAD RIESGO Estándares Productividad HUMANOS Objetivos de tiempos, Servicios, Infraestructura, restricciones Materiales: Performance Objetivos de costos, restricciones CONTRATO / TIEMPO PROCURA COSTO 31
  • 32. INTEGRACIÓN ALCANCE RIESGO WBS X X X X X X X RBS ENTRE RIESGO GABLE INTEGRACIÓN WBS-RBS WBS= Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT RBS= Estructura de Desglose de Recursos 32
  • 34. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 1. Otras salidas de planificación.  Todas las salidas de los procesos de planificación de las otras áreas de conocimientos son las entradas para desarrollar el plan del proyecto.  Otras salidas de planificación incluyen documentos bases, como el WBS, y documentos de consulta  Muchos proyectos también requerirán las entradas específicas de las áreas de aplicación (por ejemplo, los principales proyectos requerirán una presupuesto de flujo de caja). 34
  • 35. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Información histórica. – La información histórica disponible (por ejemplo, bases de datos para estimación, registros de rendimiento de proyectos pasados) debe haber sido revisada durante los demás procesos de planificación del proyecto. – Esta información también debe estar disponible durante el desarrollo del plan de proyectos de modo tal de ayudar a verificar los supuestos y evaluar las alternativas que se identifican como parte de este proceso. 35
  • 36. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 3. Políticas Organizacionales. – Las organizaciones involucradas en el proyecto tienen políticas formales e informales, cuyos efectos se deben considerar. – Las políticas que comúnmente se deben considerar: • La gestión de calidad – auditorias a procesos, metas de mejoramiento continuo. • La administración de personal – pautas de contratación y de despido, revisiones de desempeño de empleados. • Controles financieros – reportes de tiempo, revisiones de gastos y desembolsos requeridos, códigos contables, disposiciones contractuales estándares. 36
  • 37. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 4. Limitaciones. – Una limitación es una restricción que afectará el rendimiento o desempeño del proyecto. – Por ejemplo, un presupuesto previamente definido es una restricción que probablemente limite las opciones del equipo respecto del alcance, contratación de personal y el programa. – Cuando se ejecuta un proyecto por contrato, las disposiciones contractuales constituirán generalmente restricciones. 37
  • 38. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 5. Supuestos.  Los supuestos son factores que, para propósitos de planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos. Afectan todos los aspectos de planificación del proyecto y son parte de la elaboración progresiva del proyecto.  Los equipos de proyectos están frecuentemente identificando, documentando y validando los supuestos, como parte de su proceso de planificación.  Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo. 38
  • 39. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto 1. Metodología de planificación del proyecto. – Es cualquier enfoque estructurado usado para guiar al equipo del proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto, éstos pueden ser tan simple como formatos típicos o plantillas (papel o electrónico, formal o informal) o tan complejo como una serie de simulaciones requeridas. Ej. Planificación Lineal, Modelo de Transporte, Teoría de Juegos. 39
  • 40. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Habilidades y Conocimiento de los StakeHolders.  Cada accionista tiene habilidades y conocimiento que pueden ser útiles en el desarrollo del plan del proyecto.  El equipo de gestión del proyecto debe crear un ambiente en el que los accionistas y/o clientes puedan hacer adecuadamente sus aportes.  Variará de acuerdo a quién contribuye, en qué contribuye y cuándo contribuye. 40
  • 41. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto 3. Sistema de información de gestión del proyecto (SIGP). ◦ Un SIGP lo componen las herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y diseminar los resultados de los procesos de gestión del proyecto. ◦ Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde la iniciación al cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados. 4. Gestión del valor ganado (Earned Value Management -EVM). ◦ Es una técnica empleada para integrar el alcance, el programa y los recursos del proyecto y para medir y reportar el rendimiento del proyecto desde la iniciación a cierre. 41
  • 42. Técnicas y Herramientas de Planificación Técnica Herramienta WBS Esquema numerado Word CPM Project (y otros) PERT Project (y otros) Gantt Project (y otros) Perfil de uso de Recursos Project (y otros) Evolución de gastos Planilla Electrónica Valor Ganado Project, Hoja de Cálculo 42
  • 43. Resultados del Desarrollo Plan del Proyecto 43
  • 44. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto 1. Plan del proyecto  Documento formal y aprobado, utilizado para gerenciar la ejecución del proyecto.  El cronograma del proyecto registra las fechas planificadas para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los hitos identificados en el plan del proyecto  El plan del proyecto y el cronograma debe distribuirse según como se defina en el plan de gerencia de las de comunicaciones  El plan del proyecto es un documento o colección de documentos que debe esperarse cambien con el tiempo mientras, más información del proyecto se vuelve disponible.  Las líneas base (baseline) de la medida de la performance cambian intermitentemente y sólo en repuesta a cambios aprobados en el alcance o los entregables del proyecto. 44
  • 45. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto • El plan del proyecto incluye:  Documento de inicio del proyecto (Project Charter)  Una descripción del enfoque o estrategia de la gerencia del proyecto (un resumen de los planes de gerencia individuales de las otras áreas del conocimiento).  Declaración del alcance, el cual incluye los entregables y los objetivos del proyecto.  WBS, como línea base (baseline) del documento de alcance, al nivel en el cual el control se ejecutará .  Estimaciones de costo, fechas programadas de inicio y culminación (cronograma) y asignaciones de responsabilidad para cada entregable dentro del nivel del WBS en el cual el control se ejecutará. 45
  • 46. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto • El plan del proyecto incluye:…..  Línea base (baseline) de medida de performance para alcance técnico, cronograma y costo, es decir, la línea base del cronograma (cronograma del proyecto) y la baseline del costo (presupuesto del proyecto desfasado en el tiempo).  Principales hitos y fechas meta para cada uno.  Personal clave o requerido y sus expectativas de costo y/o esfuerzo.  Plan de gerencia de riesgos, incluyendo: riesgos claves, restricciones y suposiciones, y respuestas y contingencias planificadas (apropiadas) para cada uno. 46
  • 47. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Información de Soporte. El detalle de respaldo para el plan del proyecto incluye: – Resultados de otros procesos de planificación que no están incluidos dentro del plan del proyecto. – Información o documentación adicional generada durante el desarrollo del plan del proyecto (por ejemplo, las restricciones y supuestos que no se conocían previamente). – Documentación sobre normas relevantes. – Especificaciones de la planificación anterior del desarrollo del proyecto. 47
  • 48. Proverbios del Planeamiento del Project Management 1. “Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve meses, pero nueve señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebe en un mes” 2. “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades distintas” 3. “Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente, la promesa se recordará para siempre”. 4. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran mayoría de estas crea más problemas de los que puede resolver”. 5. “Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan”. 6. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas”. 48