O documento discute a importância do mapeamento e controle dos processos de uma empresa. Explica que todos as empresas funcionam através de processos e destaca que é importante conhecê-los, mapeá-los e controlá-los para obter bons resultados. Também fornece dicas sobre como mapear processos através de entrevistas, observação e ferramentas de modelagem.

1. Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

2. Relembrando a aula passada...

3.  Definição 1:
 Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou
interativas, que transforma insumos (entradas)
em produtos (saídas) [ABNT, 2001].

5. Folha de Pagamento
Fechamento Contábil
Pagamento

6. Todas as empresas trabalham
orientadas a processos!

7.  Por que é importante...
 ...conhecê-los?
 ...mapeá-los?
 ...controlá-los?

8. Uma reflexão sobre os pontos que fazem a diferença no resultado das
empresas

9. Tecnologia
Resultado da
Empresa
Pessoas Processos

10. Tecnologia
Resultado da
Empresa
Pessoas Processos

11.  Os processos sempre estarão lá, mesmo se a
empresa preferir ignorá-los ou não conhecê-
los
 Decisão a ser tomada...
 Quem controla quem?

12. Como conhecer os processos?

13.  Análise de documentos e outros “materiais”
gerados ou utilizados pelo processo

14.  Entrevistas

15.  Observação in loco
 Observar o processo sendo executado
 Acompanhar os “atores” que participam da sua
execução

18.  Como fazer?
 Analisar...
 Disponibilidade das pessoas
 Cultura da empresa
 A empresa tem algum conhecimento em
processos?
 Documentação existente
 Saber ouvir
 Ouvir além do que é falado...

20.  Diversas ferramentas...
 Visio
 Aris
 TIBCO
 Intalio
 BizAgi
 Etc.

21.  ...e notações:
 BPMN
 EPC
 IDEF
 Diagrama de Fluxo de Dados
 Fluxograma Básico
 Etc.

22. 5.3.01.02.12 5.3.01.02.13 5.3.01.02.14
 ...e notações:
Emitir guias de
recolhimento
Guias de
recolhimento
Enviar guias para
o Contas a
Pagar
4.2.31
Pagamentos
guias tributos
Receber guias
autenticadas
Guias
autenticadas
 BPMN
Fiscal Easy Fiscal Manual Fiscal Manual
B
 EPC
5.3.01.02.15
Enviar e-mail p/
Arquivo
5.2.03.02
contabilidade
Exportar provisão Montagem
 IDEFcontábil de lotes
contábeis
informando o
fechamento
impostos
C Fiscal Easy
 Diagrama de Fluxo de Dados
 Fluxograma Básico
IQ-Contab /
 Etc.
Autbank

23.  Ás vezes, (somente) a parte gráfica não
resolve...

24.  Ás vezes, (somente) a parte gráfica não
Matriz de Responsabilidades
ATIVIDADE
PRODUTO
ENTREGUE
PELO CSC
PRODUTO
ENTREGUE
PELO
RESPONSÁVEL DATA PREVISTA
CLIENTE
resolve... Dia
Dia
Negócio
1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO Data seman
útil
a
CSC
Atividades
1.1 - REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADAS
FORMULARIOS
-
APROVADOS
RELATÓRIO
1.2 - CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOS -
FOLHA
Aprovar requisição de compra
1.3 - TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS conforme alçada RELATÓRIO - R
1.4 - PROCESSAMENTOaprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida.
Submeter às DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º R
1.5 - ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º
1º
SALÁRIOProver e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de
R
compras, à auditoria, aos usuários CONTABILIDADE - TOTAL
1.6 - CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À e fornecedores.
BALANCETE 1º
EMPRESADesenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus
1.7 - ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO para aplicar ou suportar as necessidades. PJ
mercados fornecedores DE PJ´S RELATÓRIO 1º R
1.8 - EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL
Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua
RELATÓRIO/RAZÃ
ASSESSORIA E 1º R
responsabilidade. O
CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS
Participar da PLANILHA RESUMO minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição
1.9 - ELABORAÇÃO DA
elaboração de DE PJ'S PLANILHA 1º R
conjunta com Jurídicos e fornecedores.
1.10 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ´S RELATÓRIO 1º
Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos RELATÓRIO
1.11 - ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS dos grupos de materiais/ serviços sob 3º R
sua responsabilidade.
1.12 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA
PLANILHA 3º
MÉDICA
R - Responsável
2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO
2.1 - PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF´S DE ENTRADA
E - Executa NOTA FISCAL 1º
P - Participa VIA
2.2 - SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV
A - Apóia EMAIL/ABERTURA 1º
DE CHAMADO

25.  Qual notação utilizar?
 Depende da necessidade...
▪ Há um padrão na empresa?
▪ Qual ferramenta será utilizada na modelagem?
▪ O cliente já está habituado com alguma notação?
▪ Qual é a finalidade do mapeamento?

26. Mapeando e Modelando Processos

27.  Reúnam-se em duplas
 Questione seu colega sobre algum processo que
faça parte da rotina de trabalho dele (atual ou
anterior)
 Procure mapear o “de-até”...
▪ Onde o processo começa? Onde o processo termina?
▪ De quem recebe e para quem envia
 Escolha uma forma (texto ou fluxograma) e faça a
modelagem do processo
▪ Independente da forma, não se esqueçam de incluir o título e
um resumo do processo

28.  Faça a modelagem da forma que você preferir
 Fluxograma (seguindo um padrão ou não)
 Descritivo
 A dupla não precisa fazer a modelagem dos dois
processos da mesma maneira
 Fundamental...
 Na leitura do material, quem não conhece o processo
(leia-se: Eu!) precisa entender o que é, qual é o
objetivo e como funciona
 Não se esqueçam!
 Nome + Prontuário

30. alessandro.almeida@uol.com.br
www.slideshare.net/alessandroalmeida

32.  Imagem “Colaboração”:
http://www.gettyimages.com/detail/1033495
61/Flickr
 Imagem “Receita da Palmirinha”:
http://v5.tvgazeta.com.br/tvculinaria/site/culi
naria_receita.php?tabela=&id=436
 Desenho “Grupo de Pessoas”:
http://videos.visitmix.com/MIX08/UX03