Gerenciamento de Projetos Online

GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MBA em Gestão da Comunicação Online, Marketing Digital e Publicidade na Internet - COMDPI
Aula 2/3 - 3 de abril de 2012

Alexandre Regattieri Bessa
alexandre.bessa@ymail.com
www.linkedin.com/alexandrebessa

AGENDA

è  O que é gerenciamento de projetos?

è  Fases de um projeto
1.  Definições
2.  Planejamento
3.  Produção
4.  Lançamento

è  Passo a Passo de um Cronograma

è  10 Dicas para evitar o imprevisto

MBA em Gestão da Comunicação Online, Marketing Digital e Publicidade na Internet - COMDPI 2

Gerenciamento de Projetos

Entregas Recursos Cronograma

O que é gerenciamento de projetos?

Um conjunto de atividades que são feitas para um
objetivo pré-definido, num tempo determinado e com
específica alocação de recursos.


Modelo de Gerência de Projetos


O que precisa ser feito?




Quem vai fazer?




Quando será feito?




Project Management Process Overview
A unique set of activities that are meant to produce a defined outcome,
with a specific start and a finish date, and specific allocation of resources.
Fonte: Harvard Business School – Project Management Manual


Por que Projetos?


Fases de um projeto online

•  DEFINIÇÕES

•  PLANEJAMENTO

•  PRODUÇÃO

•  LANÇAMENTO E ACOMPANHAMENTO


Fases de um projeto online :: definições

•  DEFINIÇÕES

Esta é a principal fase do projeto. É a hora de passar o briefing a limpo e
definir objetivos e recursos disponíveis.

Nesta fase é necessário ter uma visão geral de como os recursos vão
interagir em um cronograma estimado.



• Definições :: por onde começar?

ESCOPO
•  Organograma do cliente e terceiros.
•  Lista de contatos cliente / agências.
•  Montando o Briefing.
• Expectativas PREMISSAS
•  Premissas
•  Limitações técnicas
•  Checar os pontos de contato de mídia EXPECTATIVAS
•  Responsabilidades
•  Métricas de sucesso
•  Cronograma alto nivel
RESPONSABILIDADES
•  Pesquisas sobre o target
•  Como esse site/hotsite se linka com os demais?
•  Budget
MÉTRICAS
•  Idéia de alocação de recursos internos
•  Revisão de Tecnologia/Briefing.
•  Revisão com Diretor Criativo.
•  Brifar o time criativo com cronograma e budget. CRONOGRAMA



• Definições :: Resultados

•  Matriz de responsabilidades. ESCOPO

•  Estimativa de investimento em produção e mídia.
PREMISSAS
•  Objetivos do site e hotsite. Métricas. Definição do que será
relevante ser medido e que valide os objetivos do site.
EXPECTATIVAS
•  Período de veiculação. Cronograma reverso.

•  Cronograma online x Cronograma offline.
RESPONSABILIDADES

•  Materiais (manuais, fotos, ilustrações, filmagens)
MÉTRICAS
•  Planos B. Lançamentos parciais. Limites de trabalho.

•  Briefing completo com objetivos. Debriefing feito com ajuda do
atendimento e aprovado pelo diretor de criaçào. CRONOGRAMA


Definições - Fatores Críticos –Justificativa

Qual a missão do projeto?

a)  Para que o projeto existe?

b)  Faz parte de uma campanha maior de mídia?

c)  Qual o histórico, as referências e o planejamento que levou a montar
esse projeto?


Definições - Fatores Críticos - Escopo

Diagrama do É e Não é
Este diagrama deve ser feito com a equipe que trabalha diretamente com o
gerente de projetos. A idéia é enumerar tudo o que se gostaria de fazer
durante o projeto. Todos os passos devem ser listados num brainstorming
em equipe. O exemplo abaixo é um projeto fictício de um hotsite de
campanha promocional.

É Não é
Formulário de inscrição Fotografias dos prêmios

Regulamento Responsabilidade logística da entrega de prêmios

Página de ganhadores

E-mail marketing divulgação

Peças on-line divulgação


Definições - Fatores Críticos - Recursos

Quais os recursos para o projeto?

a)  Budget.

b)  Contratação de terceiros.

c)  Levantamento de recursos internos da agência. Alocação de recursos em
paralelo com outros projetos.


Definições - Fatores Críticos - Resultados

Como os resultados serão medidos?

a)  Métricas adequadas para o tipo de ação (visitantes, tempo de visitação,
interatividade com o site).

b)  Relatórios parciais.

c)  c) Possíveis correções de rotas e parâmetros de medições.


Definições - Fatores Críticos – Cliente e Agência

CLIENTE AGÊNCIA

Briefing Escopo

Decupar
Budget Briefing Orçamento

Prazo Cronograma



CLIENTE AGÊNCIA
BRIEFING VIRA ESCOPO

O que o cliente quer vira itens a serem
Briefing produzidos. Escopo

Budget Orçamento

Prazo Cronograma



CLIENTE AGÊNCIA

Briefing Escopo

BUDGET SE TORNA ORÇAMENTO

A verba deve ser corretamente alocada para Orçamento
Budget atender cada fase do projeto. É recomendável
sempre passar o custo decupado e explicar as
fases do projeto.

Prazo Cronograma



CLIENTE AGÊNCIA

Briefing Escopo

Budget Orçamento

PRAZO SE TRANSFORMA EM CRONOGRAMA.

O prazo é o que o cliente passa. O cronograma
Prazo é a resposta com datas de aprovações e Cronograma
entregas parciais.


Fases de um projeto online :: definições :: resumo

Responsabilidades
ORGANIZAÇÃO

Autonomia
Gerente de Projetos

Recursos
Atendimento
Especialidades dos recursos

Cliente
Responsabilidades da equipe

Relatórios do time. Reports individuais.

Hierarquias

DICA

Sempre faça ata das reuniões e envie a todos por e-mail. Deixe a
equipe e clientes comprometidos com as obrigações que foram
assumidas durante o encontro.



PARÂMETROS

Briefing - Escopo
Briefing. Plano de trabalho.

Budget - Orçamento Recursos internos e externos. Terceiros.

Objetivos do projeto.
Prazo - Cronograma

Entregas e detalhamentos. Expectativas.
Implicações legais.
Datas essenciais.

Budget e Orçamento

DICA PARA DETERMINAR ESCOPO

DIAGRAMA DO É // NAO É



COMUNICAÇÃO

Cliente Frequências de reunião de equipe.

Listar pessoas chave.
Atendimento
Formas de distribuir informações.

Gerente de Projetos
Guia para resolver conflitos entre áreas.

Equipe criativa Determinar Hierarquia.

Equipe de tecnologia
DICA

Quando em produção, uma reunião semanal com cliente e uma
Terceiros
reunião semanal com equipe são essenciais para cobrar status e
redefinir prioridades de tarefas.

Mas a equipe (cliente, internos e terceiros) devem estar
comprometidos com essas reuniões.


Fases de um projeto online :: planejamento

•  PLANEJAMENTO

Nesta fase as tarefas são listadas e os recursos são alocados para cada
uma das tarefas, no que é chamado plano do projeto.

Determinam-se a interdependência de tarefas e as entregas parciais, e o
cronograma é fechado com toda a equipe.

Em projetos pequenos, Definições e Planejamento geralmente
acontecem juntos.


Dilbert sobre planejamento



Planejamento :: Idéia Criativa, o que vamos fazer?

•  Marcar cronograma de entregas. IDEIA CRIATIVA

•  Contratos de confidencialidade.
APROVAR ORCAMENTO
•  Reuniões com outras agências / parceiros.

•  Revisão de Tecnologia/Idéia Criativa. CRONOGRAMA ALTO NIVEL

•  Ensinar o cliente como a agência funciona.
IDÉIA APROVADA
•  Desenvolver o planejamento criativo. (idéias, rafs, escopo geral)

•  Noção de orçamento.

•  Pensar o site antes, durante e depois do lançamento.

•  Checar a entrega geral antes de enviar.


Fases de um projeto online :: planejamento :: pré-produção

Planejamento :: Pré-Produção (idéia aprovada)

•  Montar o time completo que vai tocar or projeto. TERCEIROS

•  Contratos de confidencialidade e contratação de terceiros.
AI E WIREFRAMES
•  Matriz de Responsabilidades atualizada.

•  Fluxograma da Estratégia. CRONO E ORCAMENTO FINAIS

•  Levantamento de assets.

•  Questões legais.

•  Arquitetura de informação e wireframes.

•  Roteiros de filmagens, animações, 3D, audio, etc.

•  Planejamento de Tecnologia. Limitações, navegadores, programas
a serem comprados e instalados.

•  Cronograma detalhado. Orçamento completo.


Fases de um projeto online :: planejamento :: cliente

Planejamento :: Com o cliente

•  Aprovar e revisar escopo. APROVAR ESCOPO

•  Aprovar e revisar orçamento.
APROVAR ORCAMENTO
•  Call to action da mídia online. Call to action de e-mails.

•  Fazer sitegrama. CRONOGRAMA DETALHADO

•  Definir fluxo de impacto do usuário.
SITEGRAMA
•  Wireframes.

•  Lista de riscos.
WIREFRAMES

•  Montar o cronograma geral de ações e, junto como cliente, pensar
nos impactos de eventos que possam atrasar a campanha.
CALL TO ACTION
•  Enxergar com o cliente a vida do site ou hotsite. Planejar o pós-
lançamento.


Fases de um projeto online :: planejamento :: lembretes

Planejamento :: Não esqueça :: Background

•  Hospedagem. ALGUNS CUIDADOS

•  Impactos no site. •  Hospedagem
•  Recursos de servidor
•  Integração de BD
•  Banda, recursos do servidor. Estimativas levando em conta •  Versões de flash
campanha de mídia online. •  Navegadores
•  Contato com TI de cliente.
•  Métricas da campanha. Como e o quê será medido.

•  Aplicativos (flash, php, asp)

•  Bancos de dados e integrações com aplicativos.

•  Integração com celular e outros dispositivos móveis.

•  Controle de conteúdo (aprovação, reprovação)

•  Lista de inscrições//Participações//Novas entradas em cadastro de
banco de dados.


Fases de um projeto online :: planejamento :: case

Skol Superstars :: Conteúdo colaborativo

ALGUNS CUIDADOS

•  Trâmites legais.
•  Concursos culturais.
•  Divulgação.
•  Tempo.


Fases de um projeto online :: planejamento :: resumo

ESTRUTURA

Planejamento Identificar todas as tarefas.

Tempo padrão do projeto. (dias, meses)
Ciclo de aprovações
Todas as tarefas devem ter responsáveis.

Testes
Assinale apenas 01 responsável por tarefa

Soft Launch Respeite a hierarquia das equipes.

Material técnico
DICA

Material criativo Evite e-mails grupais em que há uma lista de tarefas mas sem
nenhuma atribuição. Faça relatórios e assinale pessoas para resolver
e o tempo estimado para completar a tarefa.



CRONOGRAMA

Interdependência de tarefas.
Tarefas

Tarefas em paralelo. Caminho crítico do projeto.

Recursos

Checar o tempo de todas as tarefas.

Aprovações
Revisar estimativas com os proprietários das tarefas. Acordar datas
de entregas. Acordar datas de aprovações e disponibilidade do
cliente.
Terceiros

Clientes “A semana seguinte.” Forecast de ativididades.

Feriados. Folgas. Férias. Dias livres.

Backups de recursos humanos.



RECURSOS
Identificar alocações além da capacidade do recurso

TI Cliente

Recursos pouco utilizados. Divisão de trabalhos.
Cliente

Equipe Tecnologia Há outros recursos?

Equipe Criativa
Recursos essenciais.

Terceiros

Capacitação de equipe.

Priorização de projetos. Negociações internas.



RISCOS

Identificar riscos.
Contingência

Prioridades dos possíveis problemas.

Prevenção.

Monitoramento de riscos.

Responsabilidades pelos riscos.


Planejamento – Fatores Críticos – Quem faz o quê?

Matriz de Responsabilidades

a)  Definir claramente as responsabilidades:

b)  Cliente

c)  Agência

d)  Terceiros


Planejamento – Fatores Críticos – Limitações de tecnologia

A Tecnologia

a)  Reunião com os responsáveis pela tecnologia do cliente.

b)  Checar a largura de banda, a linguagem de desenvolvimento, os
parâmetros de bancos de dados e o tempo de testes e deploy.

c)  Listas as premissas tecnológicas do projeto.

d)  Listar alternativas para as necessidades de desenvolvimento.


Planejamento – Fatores Críticos – Limitações de tempo

O Cronograma

a)  Em cima do plano de projeto determinar o cronograma de aprovações do
cliente.

b)  Determinar o cronograma de cada elemento da equipe.

c)  Finalmente, determinar o cronograma de terceiros envolvidos na
campanha.


Planejamento – Fatores Críticos - O que não pode atrasar?

O Caminho Crítico

a)  O caminho crítico é o mais longo e que não pode ser executado em
paralelo.

b)  Se ele sofrer algum atraso, o projeto como um todo sofrerá atraso.

c)  Há vários caminhos críticos, dependendo do


Fases de um projeto online :: produção

•  PRODUÇÃO

Com as tarefas já determinadas, a equipe inicia a execução do projeto.

Esta fase é de supervisão cíclica das tarefas e comunicação com a
equipe, sempre levando-se em conta o plano do projeto.

Geralmente é a fase mais longa e só termina com a entrega final e a
análise do projeto (post-project ou project review).



Produção :: seguir o escopo fielmente

•  Criação visual do site. MATERIAIS

•  Controlar a produção externa.
LAYOUTS

•  Ongoing do Projeto.
•  Identificar o que pode causar atrasos no cronograma.
• Em caso itens não entregues, tentar administrar para CONTEÚDO DO SITE

conseguir encaixar.
• Diminuir escopo de outros itens e focar no ponto mais
importante indicado pelo cliente. INTEGRAÇÃO

•  Criação:
•  Identificar atrasos na produção. QA (Quality Assurance)
•  Aprovar layouts e levantar necessidades de animação.
•  Mostrar os layouts aos programadores
•  Tomar cuidado com padrões do site. TESTES
•  Seguir os wireframes aprovados.
•  Produzir os layotus em pacotes simliares.
•  Fazer versões pequenas de animações como Loadings, LANÇAMENTO
entradas de tela, saídas, vinhetas e abertura do site.



Produção :: seguir o escopo fielmente

•  Tecnologia: MATERIAIS

•  Integrar os layouts e animações dentro do site.
•  Montar o site com elementos de terceiros.
•  Seguir as regras de desenvolvimento de tecnologia. LAYOUTS

•  Testar antes de lançar uma versão.

•  Integração com terceiros: CONTEÚDO DO SITE

•  Checar material de terceiros.
•  Cobrar cronograma de entregas.
•  Ao receber o material, aprovar com o responsável criativo. INTEGRAÇÃO
•  Dar feedback para o fornecedor.
•  Aprovar material com cliente, se necessário.
QA (Quality Assurance)
•  Integração com tecnologia do cliente:
•  Checar parâmetros e funções necessárias.
•  Cobrar datas de entregas e vice-versa. TESTES
•  Fazer testes em cada etapa.
•  Documentar as decisões tomadas em conjunto.
•  Controlar atrasos e reportar ao cliente. LANÇAMENTO
•  Fazer pequenas versões das funções.



Produção :: checking (status)

•  Relatórios e documentação: MATERIAIS

•  Status semanal com sponsor do projeto na agência.
•  Status semanal com equipe.
•  Status semanal com cliente. LAYOUTS

•  Alocação semanal de recursos.
•  Status semanal com terceiros.
•  Ajustes no cronograma do projeto. CONTEÚDO DO SITE

•  Checking diário de produção com equipe interna.

•  Organização do projeto: INTEGRAÇÃO
•  Manter crono organizado e impresso
•  Inserir todos os documentos produzidos numa extranet
•  Lidando com mudanças do cliente QA (Quality Assurance)
•  Lidando com atrasos de produção
•  Versões para cada novo feature.
RELATÓRIOS

MICROCRONOGRAMA


Fatores Críticos – Produção – Quem está fazendo o quê?


Fatores Críticos – Produção – Quem está fazendo o quê?

Lista de tracking de tarefas
Em todas as reuniões do grupo, a lista deve ser revista e atualizada. Os
problemas devem ser resumidos, e as datas para solução devem ser
determinadas com os responsáveis pela sua solução.

Tarefa Data Origem Quem Descrição e Proprietário Data para Status atual
originou impacto resolver


Fases de um projeto online :: produção :: resumo

STATUS

Atas, reuniões, relatórios. Documentação.
Relatórios
Lista de tarefas x responsáveis x data alvo.

Tarefa x Responsável
Monitoramento de informações.

Cronograma
Impacto. Decisões sobre os relatórios.

Transmitir as decisões.



AJUSTES NO PROJETO

Identificar problemas com tarefas atrasadas.
Cronograma
Compensar diminuindo o tempo de tarefas futuras.

Tarefas atrasadas
Negociar mais recursos para fazer tarefas em paralelo.

Impacto no projeto
Férias, doenças, problemas extrínsicos ao projeto.

Problemas operacionais Setup de backups operacionais (recursos humanos)



ENCERRAMENTO

Uso de conhecimento para projetos futuros.
Post Project
Análise de pontos positivos e pontos negativos.

Arquivamento
Soluções para pontos negativos.

Maximizar pontos positivos.

Comemore o encerramento.


Fatores Críticos - Produção - Acompanhamento

Relatórios

a)  Semanalmente enviar um raio-x das tarefas realizadas e quantas horas
foram gastas. Comparar o esforço realizado com o planejado.

b)  Indicar os atrasos, os assuntos pendentes, os responsáveis pelas
soluções e o impacto dentro do projeto.

c)  Fazer esse mesmo processo com a equipe interna e com o cliente.


Fatores Críticos - Produção - Comunicação

Comunicação

a)  O cliente deve ter um contato único
com agência. Esse contato deve
estar a par de todas as tarefas
envolvidas. Em caso de projetos
muito grandes, pode haver mais
que um contato, mas a separação
deve estar clara tanto para cliente
quanto para agência.

b)  Estabelecer rotinas de reuniões
semanais com clientes,
fornecedores e equipe interna.


Fatores Críticos - Produção – Terceirizar ou não?

Falta de Recursos

a)  Terceirizar, mas tomar cuidado com o que terceirizar. As tarefas mais
importantes que fazem parte do caminho crítico devem ficar na agência.

b)  Cuidado com freelancers. Defina muito bem o escopo e dobre os pontos de
check. Geralmente quando falta recursos há uma superalocação do gerente
de projetos para controlar terceiros.


Fases de um projeto online :: lançamento e pós lançamento

•  LANÇAMENTO E PÓS-LANÇAMENTO

É uma continuação da produção, que também deve ser pensada durante a
fase de planejamento.

Principalmente para sites que possuem fases (inscrição, sorteio ou
julgamento, resultados, fechamento). Ou qualquer outro tipo de interação com
internauta.

O hotsite por si só tem um periodo de curta duração e o pós-ação deve ser
pensado também durante a fase de planejamento.


Dilbert e como lidar com recursos internos



Produção :: Lançamento e acompanhamento

•  O dia do lançamento. DIA DO LANÇAMENTO

•  A aprovação final e as revisões. Geralmente é bom ter uma lista de
todas as alterações que foram pedidas.

•  A transferência dos servidores de teste para os servidores finais.

•  As surpresas de última hora. Nunca se sobem sites em véspera de
final de semana para evitar surpresas.

•  Os ajustes pós-lançamento. As emergências e contingências caso
falhem os servidores ou bugs sejam encontrados mesmo depois dos
testes.



Pós-Lançamento :: A vida do site

•  Backlog BACKLOG

•  Lista de backlog.
•  Cronograma de implementação.
•  Questões Financeiras. RESULTADOS QUALITATIVOS

• Post Morten
•  Colher informações. TOMADA DE DECISÃO
•  Fazer reunião de Post Morten.

•  Relatórios
•  Relatório de Seeding.
•  Relatório de Mídia Online.
•  Relatório de disparo de E-mail marketing.
•  Relatório de uso do site (gerencial, navegabilide).



Pós-Lançamento:: Variáveis para análise.

•  Usar as métricas para saber se a mídia online está dando retorno. METRICAS

Se usar criações diferentes, entender porque uma é mais efetiva
que outra.
REACOES DOS USUARIOS

•  Checar os resultados qualitativos e quantiativos do marketing
invisível.
RELATÓRIOS

•  Checar outros canais de comunicação e interação da campanha
que traduzam o comportamento do usuário:
•  emails enviados,
•  emails para o sac,
•  participação em jogos interativos
•  permanência do usuário no site.



Pós-Lançamento :: Manutenção do site

•  Atenção com andamento do site: FASES DO SITE

•  Fases de site.
•  Ondas de mídia online.
•  Concursos Culturais Ou Promoção, ONDAS DE MIDIA
•  Moderação de participação de usuário.
•  Lançamento de novos elementos de campanha.
•  Manutenção geral. MANUTENÇÃO GERAL
•  Vencimento de contratos.


Algumas dicas para evitar imprevistos

PROJETOS

A única certeza é de que você terá imprevistos em seu projeto e precisará
adaptar-se a uma nova realidade.

Todos os dias, revise seu cronograma, recolha status e cheque as
entregas. Se algo sair for a dos trilhos, negocie internamente e
externamente.


Evitando o imprevisto, evitando o caos

Um
gerente
não
consegue
tocar
um

projeto
sozinho.



Procure
entender
antes
de
ser

entendido.



Delegue
sempre
que
possível,
mas

lembre-‐se
que
existe
mais
de
uma

maneira
de
fazer
a
mesma
tarefa.



IncenBve
que
cada
membro
do
Bme
tenha

claro
suas
responsabilidades
e
as
tarefas

que
precisa
cumprir
dentro
do
prazo.



Nunca
assuma
que
algo
está
pronto,

sempre
cheque.



Controle
o
cliente,
nunca
deixe
ele

controlá-‐lo.
Tenha
noção
do
escopo
e

das
possibilidades.



Se
um
e-‐mail
complicado
chegar
,
respire.
Aguarde
o

andamento
das
aBvidades
durante
o
dia.
Responda

sem
adjeBvos
ou
advérbios
de
intensidade.



Faça
óBmo,
mas
não
procure
fazer

perfeito
–
a
não
ser
que
haja
tempo
e

dinheiro
para
isso.



Sinta-‐se
dono
do
projeto.

O
projeto
é
seu.



Se
algo
der
errado
–
e
sempre
dá
algo
errado
–
nunca
leve

para
o
lado
pessoal.
O
projeto
é
seu,
mas
não
é
você.
Tudo

tem
solução,
apenas
é
preciso
um
tempo
para
pensar
e

colocar
o
projeto
nos
trilhos
novamente.



Tomar
uma
decisão
e
seguir
em
frente
é
melhor
do
que
ﬁcar

indeciso
e
atrapalhar
as
entregas.
Entretanto
ainda
é

possível
ter
sempre
uma
data
máxima
para
tomada
de

decisão
sem
que
atrapalhe
outras
tarefas.



Sempre
olhe
o
projeto
como
um
todo
e

seja
realista
com
as
expectaBvas.


Comprometimento e Envolvimento


OBRIGADO
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Aula 2/3 - 3 de abril de 2012

Alexandre Regattieri Bessa
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