La modernización de la administración pública requiere la aplicación de nuevas metodologías y el uso de metodologías probadas en otros ámbitos de negocio. El modelado de los procesos que se realizan en la administración pública son el primer paso para conseguir la digitalización extremo a extremo de la relación con los ciudadanos. El uso del BPM como estrategia organizativa en los organismos públicos permite aplicar elementos como las reglas de negocio y la monitorización de indicadores como herramientas para conseguir la eficiencia en el uso de los recursos públicos.

1. Modernización en la administración pública mediante Intalio|BPM Junio, 2011

2. Contenido Presentación del webinar La plataforma Intalio|BPM ¿Por qué un BPM en la Administración? La visión del ciudadano La visión de la administración Automatización de procesos administrativos: Gestión de trámites Ayudas y subvenciones Dudas, preguntas, cierre…

3. 1. Presentación del webinar

5. alfons.bataller@blauadvisors.com

6. Skype: alfonsbataller

7. España y Europa

9. Experto en BPM

10. Experto en Business Intelligence

11. PMI Project Management Professional (PMP)

12. Experto en sistemas de información corporativos Consultor de negocio Experto en BPM Process Expert Formador

13. Intalio Inc. Fundada en Julio de 1.999 Establecida en Palo Alto, CA Capital de inversión privado +600 clientes en 53 países +65 partners comerciales 70 empleados,18 oficinas

14. Blau Advisors Blau Advisors es una empresa con 8 años de historia que ha tenido una evolución continua desde su fundación que la ha ido posicionando como prestadora de servicios de consultoría funcional y de soluciones tecnológicas.

16. El modelado de los procesos que se realizan en la administración pública son el primer paso para conseguir la digitalización extremo a extremo de la relación con los ciudadanos.

18. La plataforma de gestión de procesos BPMS Intalio|Works Enterprise Edition está construida alrededor de un conjunto de tecnologías abiertas que proporcionan los componentes necesarios para el desarrollo, despliegue, ejecución y control de los procesos empresariales. Está constituido por dos componentes principales: Intalio|Designer para el modelado de procesos. Intalio|Server encargado del despliegue, control y supervisión de los procesos. Con estos módulos se pueden ejecutar procesos con integración con cualquier tipo de base de datos y con interrelación con otros sistemas utilizando servicios web, REST y la práctica totalidad de estándares de interoperabilidad entre sistemas. La plataforma BPMS de Intalio

19. Adicionalmente existen diferentes componentes adicionales que incrementan las funcionalidades del producto: Intalio|Portal para la creación de portales corporativos integrados. Intalio|ECM como soporte para la gestión documental. Intalio|Bam para el control y seguimiento de los procesos. Intalio|BRE para la creación y utilización de reglas de negocio para la definición de procesos.

20. Intalio|Designer permite el modelado de los procesos de negocio utilizando la simbología estándar BPMN (Business Process ModelingNotation) lo que permite crear diagramas con la definición de su comportamiento de forma explícita y sin riesgos de malas interpretaciones. Adicionalmente es posible adjuntar documentación referencial a los proyectos. Estos artefactos, diagramas y documentación, son publicados y versionados a Intalio|Server para su custodia y referencia en el tiempo. Los diagramas creados en Intalio|Designer son exportables como imágenes, archivos PDF y SVG para su inclusión en documentación operacional. Intalio|Designer:

21. Intalio|Server Intalio|Server: Es el servidor de ejecución de procesos definidos en BPEL 2.0 (Business Process ModelingLanguage). Es el responsable de controlar las versiones de cada definición de proceso, así como mantener el estado de cada instancia en ejecución. Permite identificar en qué fase se encuentra cada instancia del proceso y mantiene la integridad de los datos y variables asociados a dicha ejecución. Además, contiene las funcionalidades de interfaz de usuario que permite la participación de los diferentes implicados en cada una de las actividades de los procesos de negocio. Esta interacción de los usuarios se realiza mediante formularios XForms e Intalio|Ajax

22. Intalio|BRE: Intalio|BRE permite la definición de reglas de negocio complejas que pueden ser invocadas desde los procesos en cualquier punto de decisión. La utilización del motor de reglas de negocio reduce tremendamente la complejidad de la definición de procesos ya que permite reunir en una única tabla de decisión múltiples dimensiones de análisis y selección de criterios. Además, la separación de las reglas de los procesos permite una actualización más rápida de las versiones actualizadas de los procesos. La construcción de las tablas de decisión se puede efectuar por personal no técnico, cosa que facilita el despliegue de procesos.

23. Intalio|BAM: El objetivo de la monitorización de procesos (Business Activity Monitor / BAM) es la provisión en tiempo real de información sobre el estado de los procesos, actividades y transacciones a través de la definición de indicadores (KPIs), y la presentación en tiempo real de cuadros de mando. Intalio|Works BAM proporciona un marco de trabajo para el diseño y definición de indicadores de manera integrada con la definición de los procesos en fase de diseño. Permite la creación y gestión de bases de datos para conservar los valores medidos y la presentación en tiempo real y de forma integrada con el resto del sistema de los informes y cuadros de mando.

24. 3 ¿Por qué un BPM en la Administración Pública?

25. Algunos puntos de partida. Ya hace tiempo que que se está desarrollando de forma masiva el ámbito de la implantación de sistemas de gestión de procesos (BPMS, de las siglas inglesas de Business Process Management). La administración pública está realizando desde hace mucho tiempo un importante trabajo de modernización y fruto de ello se ha ido aproximando a lo que representa la administración electrónica. Estos dos ámbitos están condenados a entenderse pero en muchas ocasiones están mirando hacia lados opuestos a pesar de que quieren ver lo mismo y llegar al mismo punto.

26. La organización administrativa. La ley Pensemos primero en cómo está organizada la administración con respecto a su funcionamiento. Su base operativa se fundamenta en un conjunto, no muy extenso, de normas que dicen entre otras cosas: Qué es un expediente. Qué tipo de expedientes existen. Qué fases tiene un expediente de forma genérica. De qué manera se toman las decisiones. Qué tareas tiene atribuidas cada una de las personas y cargos que participan.

27. ¿Cómo actúa la administración? Una vez realizada la primera aproximación, hay que identificar qué patrones siguen los integrantes de los entes públicos: Seguimiento de la ley para organizarse. Respeto a la jerarquía. Definición y asignación de competencias. Realización de actos administrativos según la ley.

28. ¿Hacia dónde se orienta la administración? También habría que pensar en algunas de las cosas que desde la administración pública se anuncian como los paradigmas de servicio público que se quiere ofrecer: Orientación al ciudadano. Flexibilidad. Simplificación. Orientación a servicio.

29. BPM En este punto debemos valorar si vale la pena adoptar el BPM en la organización pública. Debemos implantarlo en caso que: Deseemos adoptar la gestión por procesos como elemento estratégico de la organización. Tengamos clara la idea de la mejora continua. Entendamos nuestra organización como un ente en el que definiremos claramente los objetivos y procesos de negocio. Aceptemos la idea de que la rigidez ya no forma parte de nuestra estructura. ¿sí? O… ¿sí?

30. BPM ¿sí? O… ¿sí? Pero ante todo… No seamos integristas: BPM no es la solución a todo No pensemos que es sólo tecnología… Es algo global… La tecnología es solamente el último eslabón de la cadena

31. 4. La visión del ciudadano

32. La visión del ciudadano. Soy un consumidor de servicios La visión y comportamiento del ciudadano es a día de hoy extremadamente exigente. Entre los elementos que comprenden su visión tenemos: Los servicios públicos deben ser ágiles. El tiempo de prestación del servicio público debe responder al tipo de servicio y no a la estructura particular del ente que lo presta. Cualquier gestión con la administración es un servicio y debe ser entendido como tal. Los servicios que consumo los estoy pagando por diferentes vías.

33. 5. La visión de la administración

34. La visión de la administración. Debo convertirme en un proveedor de servicios La visión y comportamiento de la administración debe adaptarse al entorno actual y eso es un cambio organizativo global. Entre los elementos que deben incorporarse a su visión tenemos: Hacer actor principal al ciudadano implica que entienda el servicio y que sea responsable de su actuación. La escasez de recursos implica la optimización. Si analizamos nuestra organización y actividad vemos que: Existen multitud de tareas repetitivas e idénticas entre servicios. Los procesos no se evalúan más que para ver que se cumple la ley.

35. 6. Automatización de procesos administrativos:a) Gestión de trámites

36. Esquema de la demostración a realizar La demostración que se realizará a continuación consiste en : Demostración de un prototipo de definición de la gestión de trámites como un conjunto de procesos enlazados entre sí.

37. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesAspectos generales El objetivo de la demostración es: Presentar un ejemplo práctico de gestión de trámites con BPM. Mostrar la visualización del proceso desde el lado del ciudadano. Mostrar la visualización del proceso desde el lado de la administración. Mostrar la coordinación mediante mensajes entre los procesos.

38. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesAspectos formales Tradicionalmente la visión de la gestión de trámites por la administración era: Un proceso lineal con un principio y un final claramente diferenciados. Los roles quedan definidos en la ley y esto marca la cadencia de tareas. El ciudadano tiene un papel secundario en el proceso: Es iniciador. Puede ser participante aportando información. No es considerado como un elemento interno del proceso. La optimización no se plantea como un elemento del proceso preexistente por definición.

39. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa automatización de la gestión de trámites Para abordar la automatización hay que realizar primero algunas reflexiones: ¿Tengo clara la definición de la gestión de trámites como un proceso de negocio? ¿Cómo podemos plantear una mejora en la eficiencia del proceso sin tener todas las perspectivas? ¿La ley nos dicta la secuencia de todas la actividades? O… ¿nos indica las interrelaciones y prerrequisitos pero no impide que podamos optimizar el proceso? De acuerdo con lo anterior, parece que podemos aplicar técnicas BPM ¿no?

40. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesEstrategia para la implementación Algunos de los elementos a considerar de cara a la implementación son: Administración y ciudadano tienen perspectivas distintas. Estas diferentes perspectivas nos llevan a: Ciudadano y administración tienen objetivos de negocio diferentes Realmente…ambos grupos tendrán procesos de negocio diferentes No tiene lógica que intentemos aglutinar todo esto en un único proceso ¡¡Saquemos partido al BPM, cambiemos la forma de afrontar la implementación del gestor de trámites!!

41. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión del ciudadano. Aspectos genéricos del proceso Por la parte del ciudadano tenemos:

42. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión del ciudadano. Implementación del proceso La implementación pasa por:

43. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión de la administración. Aspectos genéricos del proceso Por la parte de la administración tenemos:

44. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión de la administración. Implementación del proceso La implementación pasa por:

45. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión orquestada. Implementación del proceso

46. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa implementación final del proceso

47. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual

48. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual

49. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual

50. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual

51. 6. Automatización de procesos administrativos:b) Gestión de ayudas y subvenciones

52. Esquema de la demostración a realizar La demostración que se realizará a continuación consiste en : Demostración de un prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvenciones.

53. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesAspectos generales El objetivo de la demostración es: Presentar un ejemplo práctico de gestión de ayudas. Mostrar un caso de integración de la plataforma con diferentes bases de datos. Mostrar un caso de utilización de Business ActivityMonitoring (BAM). Mostrar un caso de uso de Business Rule Engine. Presentar diferentes tipologías de procesos: Procesos iniciados por iniciativa del usuario. Procesos iniciados de forma automática debido a “disparadores” en los procesos.

54. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesDefinición conceptual del proceso El escenario planteado para la demostración es un proceso genérico de gestión de ayudas en el que se identifican los siguientes apartados: El usuario introduce los datos correspondientes al solicitante de la ayuda. Estos datos son los que se utilizan para tomar la decisión en el momento de la resolución. De acuerdo con las bases de la convocatoria, se examinan los datos proporcionados por el solicitante y se adopta la resolución. Cuando la ayuda es aprobada se determinan las cuantías e intensidades otorgadas. El adjudicatario debe presentar la documentación requerida y en caso que la justificación se realice correctamente se realiza el pago.

55. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesImplementación en la plataforma Intalio El planteamiento es el siguiente: Proceso lanzado a petición del usuario. Se registran los datos para dar de alta la ayuda. Mediante búsqueda en base de datos el usuario selecciona la ayuda sobre la que se realiza la resolución. Ante una nueva resolución se desencadena el proceso de resolución. Si transcurre el plazo máximo para la justificación se cancela el proceso. Integración con BBDD: La BBDD listaayudas es la que utiliza el personal como soporte a la actividad de inscripción de la ayuda y resolución La BBDD pago es el soporte en este subproceso. Sus datos son escritos en la fase final de la resolución y disparan el proceso de justificación BAM Se define un Kpi para el control de los estados de las ayudas. Este Kpi se actualiza a lo largo de los subprocesos. Existe un informe que presenta algunos elementos contenidos en el Kpi. BRE Parametrizando las bases de la ayuda como regla de negocio se obtiene automáticamente una propuesta de resolución.

56. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesSubproceso de Solicitud 3 Alta del Kpi Flujo del proceso Cada participante dispone de una “pool” en el proceso Acciones humanas BBDD 4 Alta de la ayuda en la BBDD 1 2 Formulario inicial Datos adicionales

57. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesSubproceso de Resolución 6 BBDD 2 Obtención de datos de la BBDD según DNI Si es aprobada, se realiza alta de la ayuda en la BBDD justificaciones Actualizar BBDD y Kpi 5 Flujo del proceso Acciones humanas 4 Realización de la resolución a partir de la propuesta automática BRE 1 3 Propuesta de resolución automática con BRE Formulario búsqueda por DNI

58. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesSubproceso de Justificación BBDD 1 Ante una nueva justificación a realizar se genera una nueva ejecución del proceso y se cargan los datos necesarios Actualizar BBDD y Kpi 3 Flujo del proceso Actualizar BBDD y Kpi 6 Acciones humanas 2 5 BBDD Realización de la justificación Efectuar el pago si la justifcación es correcta 4 Comunicación al usuario

59. En el prototipo se plantea el uso de kpi’s como elemento de control de la evolución de la gestión de la ayuda. Dentro del Kpiuno de los elementos controlados es el del estado que puede tomar los valores: solicitada, aprobada, denegada, a pagar, cancelada y pagada. Estos valores son utilizados para generar un informe web sobre diversos elementos de la ejecución del proceso global. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesUso de Kpi

60. En el prototipo se plantea el uso de BRE como elemento que permite calcular automáticamente la intensidad y el importe de la ayuda a conceder de acuerdo con las Bases. En caso de actualización de estas, se publica la nueva regla de negocio y las nuevas ayudas son procesadas con la actualización. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesUso de BRE

61. Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesEjecución Una vez indicados los elementos que constituyen la demo se realizará la ejecución siguiente: Alta de dos nuevas ayudas con derecho a percepción. Alta de una nueva ayuda sin derecho a percepción. Realización de las tres resoluciones. Realización de la justificación y pago de una de las ayudas con derecho a percepción. No aceptación de la justificación y denegación del pago de una de las ayudas con derecho a percepción. Modificación de las bases de las ayudas (BRE). Alta y resolución de una nueva ayuda con derecho a percepción.

62. 7. dudas, preguntas cierre

63. Dudas, preguntas, sugerencias…

64. Siguientes pasos… Descargar Intalio|BPMcommunityedition Formación: http://www.intalio.com/training/ Vuestro primer proyecto: Subscripción a Enterprise Edition (sales@intalio.com) o a través de los partners Colaboración de los partners (alfons.bataller@blauadvisors.com)