Guía de aprendizaje de Access 2007

Access 2007
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Índice
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................4
1. CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 4
2. NOVEDADES DE ACCESS 2007 ........................................................................................................ 5
2.1. Cambio en la interfaz ............................................................................................................ 5
2.2. Nuevo tipo de datos adjuntos................................................................................................ 5
2.3. Más fácil el uso de macros.................................................................................................... 5
2.4. Páginas de acceso a datos ................................................................................................... 5
2.5. Diseñar una base de datos ................................................................................................... 5
3. INICIAR ACCESS.............................................................................................................................. 7
4. ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE............................................................................................. 7
TABLA....................................................................................................................................................10
1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA TABLA.......................................................................................... 10
2. CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO .............................................................................................. 11
2.1. Propiedades del campo....................................................................................................... 12
2.2. Establecer clave principal.................................................................................................... 13
2.3. Modificar diseño de tabla .................................................................................................... 13
2.4. Añadir un campo ................................................................................................................. 14
2.5. Eliminar un campo............................................................................................................... 14
2.6. Copiar un campo ................................................................................................................. 14
2.7. Cambiar el formato del campo ............................................................................................ 14
2.8. Cambiar la máscara del campo........................................................................................... 16
2.9. Cambiar el valor predeterminado........................................................................................ 17
2.10. Cambiar la regla de validación ........................................................................................ 17
2.11. Editar índices de una tabla .............................................................................................. 19
2.12. Propiedades de una tabla................................................................................................ 19
3. TRABAJO CON HOJA DE DATOS....................................................................................................... 21
3.1. Movimientos e introducción de datos.................................................................................. 21
3.2. Editar dato de un registro .................................................................................................... 22
3.3. Filtro / orden avanzado........................................................................................................ 22
3.4. Imprimir registros de una tabla............................................................................................ 24
4. COPIAR ESTRUCTURA, ESTRUCTURA Y DATOS, SÓLO DATOS............................................................ 24
5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA TABLA............................................................................................... 24
6. ELIMINAR UNA TABLA..................................................................................................................... 25
7. IMPRIMIR ESTRUCTURA DE UNA TABLA ............................................................................................ 25
FORMULARIOS.....................................................................................................................................26
1. TIPOS DE FORMULARIOS................................................................................................................ 26
1.1. Subformularios .................................................................................................................... 26
1.2. Formularios emergentes ..................................................................................................... 27
1.3. Formularios modales........................................................................................................... 27
2. CREAR UN FORMULARIO ................................................................................................................ 27
2.1. Formulario en columna........................................................................................................ 27
2.2. Formularios divididos .......................................................................................................... 27
2.3. Formularios continuos (....................................................................................................... 28
2.4. Formulario con asistente ..................................................................................................... 29
2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco ......................................................... 29
3. PARTES DE LOS FORMULARIOS ...................................................................................................... 29
3.1. Secciones de un formulario................................................................................................. 38
3.2. Controles de un formulario.................................................................................................. 40
3.3. Diseños de controles........................................................................................................... 40
3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles.................................................................... 41
3.5. Herramientas del cuadro controles ..................................................................................... 42
3.6. Eliminar un control............................................................................................................... 48

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3.7. Alinear varios controles ....................................................................................................... 48
3.8. Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles....................................................... 48
3.9. Ajustar el tamaño de varios controles ................................................................................. 49
3.10. Introducir el número de página........................................................................................ 49
3.11. Introducir logotipo ............................................................................................................ 49
3.12. Introducir logotipo en el encabezado............................................................................... 50
3.13. Introducir Fecha y hora.................................................................................................... 50
3.14. Formato condicional ........................................................................................................ 50
4. PROPIEDADES DE LOS CONTROLES ................................................................................................ 51
5. REFERENCIAS EN UN FORMULARIO................................................................................................. 55
6. CAMBIAR EL NOMBRE A UN FORMULARIO ........................................................................................ 56
7. ELIMINAR UN FORMULARIO............................................................................................................. 56
8. COPIAR UN FORMULARIO ............................................................................................................... 56
9. MODIFICAR EL DISEÑO DE UN FORMULARIO..................................................................................... 56
CONSULTAS .........................................................................................................................................57
1. CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN VISTA DISEÑO ................................................................. 57
1.1. Agregar una tabla o consulta a la consulta ......................................................................... 60
1.2. Combinar varias tablas en una consulta ............................................................................. 60
1.3. Insertar / Eliminar criterios................................................................................................... 60
1.4. Funciones de uso frecuente................................................................................................ 61
2. CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN....................................................................................................... 66
3. CONSULTA DE ELIMINACIÓN ........................................................................................................... 67
4. CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ................................................................................................... 68
5. CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA................................................................................................ 69
6. CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE ............................................................................... 69
6.1. Consulta sencilla ................................................................................................................. 70
7. CONSULTA DE BUSCAR DUPLICADOS .............................................................................................. 71
8. CONSULTA DE BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES ............................................................................. 73
9. CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS.......................................................................... 74
10. CONSULTA DE UNIÓN ................................................................................................................. 76
INFORMES.............................................................................................................................................78
1. CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORMES .................................................................... 78
1.1. Secciones del informe ......................................................................................................... 78
1.2. Más secciones del informe. Grupos.................................................................................... 80
1.3. Propiedades del informe ..................................................................................................... 81
1.4. Realizar cálculos en un informe .......................................................................................... 87
1.5. Configurar página................................................................................................................ 88
1.6. Propiedad Forzar nueva página.......................................................................................... 90
1.7. Agregar saltos de página .................................................................................................... 90
2. CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS ................................................................................................ 90
3. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 92
RELACIONES ........................................................................................................................................93
1. TIPOS DE RELACIONES .................................................................................................................. 93
1.1. Uno a uno............................................................................................................................ 93
1.2. Relación uno es a varios ..................................................................................................... 93
1.3. Relación varios a varios ...................................................................................................... 93
2. DEFINIR RELACIONES .................................................................................................................... 94
3. MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE............................................................................................ 97
4. ELIMINAR UNA RELACIÓN EXISTENTE .............................................................................................. 97
5. IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES ........................................................................................... 97
MACROS. DISEÑO DE APLICACIONES .............................................................................................99
1. CREAR UNA MACRO....................................................................................................................... 99
1.1. Columnas de la ventana macro........................................................................................... 99

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1.2. Secuencia de acciones de la macro ................................................................................. 100
2. EJECUTAR UNA MACRO................................................................................................................ 100
3. MODIFICAR MACRO ..................................................................................................................... 100
4. GRUPO DE MACROS .................................................................................................................... 100
5. TABLA DE MACROS...................................................................................................................... 101
6. EVENTOS Y PROCEDIMIENTOS...................................................................................................... 105
7. ASIGNAR MACROS Y PROCEDIMIENTOS DE EVENTOS ..................................................................... 106
8. CREAR MACRO AUTOEXEC ........................................................................................................... 106
9. MENÚ PERSONALIZADO ............................................................................................................... 106
UTILIDADES ........................................................................................................................................108
1. COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS ..................................................................................... 108
2. EXPORTAR DATOS A OTROS FORMATOS........................................................................................ 109
3. IMPORTAR DATOS DE OTRAS APLICACIONES.................................................................................. 110
4. VINCULAR TABLAS....................................................................................................................... 110
4.1. Actualizar vínculos ............................................................................................................ 111
5. OPCIONES DE INICIO.................................................................................................................... 111

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Introducción
Microsoft ACCESS es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales bajo entorno
WINDOWS. Con esta aplicación crearemos tablas de datos, formularios, consultas y
elaboraremos listados a partir de la información almacenada en las tablas de datos. Todo ello de
una forma sencilla por la gran variedad de herramientas de trabajo que ofrece.
1. Conceptos básicos
Para trabajar con Microsoft Access, debe conocer los siguientes conceptos.
Base de datos
Colección de datos y objetos organizados con un propósito específico. Una base de datos de
Microsoft Access puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
Los archivos de base de datos de Access 2007 tienen extensión accdb y no mdb como en
versiones anteriores. Desde 2007 puede abrir y manipular archivos de versiones anteriores.
Tabla
Estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft
Access, una tabla es un objeto que almacena información sobre un determinado tema y
organizada en registros (filas) y campos (columnas).
Registro
Colección de datos acerca de un miembro de una entidad. Un registro se representa como una
fila en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario.
Campo
Elemento de una tabla que contiene un fragmento de información específico sobre un tema,
como un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En
un formulario, informe o página de acceso a datos se puede utilizar un control como, por
ejemplo, un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. En algunas bases de datos,
como por ejemplo Microsoft SQL Server, se utiliza el término "columna" en lugar de "campo".
Existen diferentes tipos de campos.
Base de datos relacional
Se dice que una base de datos es relacional cuando la información está almacenada en tablas
que se relacionan entre sí. Clientes, artículos, pedidos de los clientes
Consulta
Es un objeto de la base de datos que puede utilizarse para mostrar información de una o varias
tablas (selección, referencias cruzadas, ...) o para modificar la información existente en una o
varias tablas (eliminación, actualización, ...)
Formulario
Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de pantalla con el que mostrar los
datos de una tabla o consulta. Desde un formulario además de poder ver información también
podrá modificarla.

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Informe
Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de listados con el que mostrar los datos
de una tabla o consulta. Su objetivo final será imprimir en papel los listados.
Macro
Objeto de la base de datos donde se almacena la automatización de acciones específicas (que
se repiten con cierta frecuencia) sin programar.
Módulo
Objeto de la base de datos donde utilizará programación para gestionar el funcionamiento de la
base de datos.
2. Novedades de Access 2007
A continuación se describen algunas de las novedades de Access. 2007 respecto a versiones
anteriores.
2.1. Cambio en la interfaz
El modo de acceder a los comandos de Access es totalmente diferente. Como ocurre con todas
las aplicaciones de Office 2007 presentan paneles en sustitución de la barra de menú fija y las
barras de herramientas. Las ventanas de trabajo son muy diferentes de aspecto, aunque siguen
teniendo validez la gran mayoría de las teclas de función que se utilizaban.
2.2. Nuevo tipo de datos adjuntos
En este tipo de datos puede almacenar imágenes y otros tipos de archivos dentro del registro,
mediante el uso de un concepto denominado “datos complejos”, que lo que hace es comprimir
estos archivos para minimizar el tamaño global.
2.3. Más fácil el uso de macros
Access 2007 presenta una utilidad de definición de macros, para facilitar la respuesta a los
eventos.
2.4. Páginas de acceso a datos
Access 2007 no soporta el diseño de páginas de acceso de datos (DAP). Utiliza Windows
SharePoint Services para compartir datos en entornos corporativos. Por mantener la
compatibilidad, es posible abrir archivos .mdb que contengan estas páginas de acceso a datos,
pero desde 2007 no podrá crear nuevas páginas.
2.5. Diseñar una base de datos
Antes de crear una base de datos, es conveniente que invierta algún tiempo en diseñarla. Para
ello, debe tener en cuenta los siguientes puntos:
Determinar la finalidad de la base de datos
Debe saber qué información desea obtener de la base de datos, y a partir de ahí, podrá
determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita
almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).
Es conveniente que hable con los usuarios que utilizarán la base de datos y que tenga en cuenta
las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que

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desea que produzca. Reúna los formularios que utilizan actualmente para registrar los datos. Si
es posible, examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos
Haga un boceto en papel, manteniendo estos principios:
Una tabla no debe contener información duplicada.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Determinar los campos que se necesitan en las tablas
Al realizar el boceto de los campos de cada tabla siga estos principios:
Relacione cada campo con el asunto de la tabla.
No incluya datos ni derivados ni calculados.
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, almacene Nombre,
Apellidos en lugar de un único campo con el Nombre completo.
Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro
Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes, cada
tabla de la base de datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de forma
exclusiva cada registro individual de la tabla. A este campo o conjunto de campos se le
denomina Clave principal (Primary Key).
En Access se pueden definir tres tipos de claves principales:
Claves principales de Autonumérico.
Claves principales de un solo campo.
Claves principales de varios campos.
Determinar las relaciones entre las tablas
Una vez que tiene la información clasificada en tablas, debe indicarle a Access cómo volver a
reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello debe definir relaciones
entre las tablas. Las relaciones pueden ser:
Uno a varios.
Uno a uno.
Varios a varios.
Perfeccionar el diseño.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir
suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las
relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas
que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que
desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas,
perfeccione el diseño.

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Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos
anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A
continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos,
macros y módulos que desee.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.
El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas
estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas
relacionadas si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar
recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas
recomendaciones y sugerencias.
3. Iniciar Access
Al entrar le mostrará la ventana siguiente
Le presenta diferentes opciones, crear una nueva base de datos (en el panel central), abrir una
existente (en el panel de la derecha) y utilizar diferentes plantillas (en el panel de la izquierda).
4. Abrir una base de datos existente
Haga clic sobre Más… en el panel de la derecha

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En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo y pulse el botón Abrir.
Botón de Office
Cinta de opciones
Formulario AlumnosPanel de exploración
Barra de herramientas de acceso rápido

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El botón de Office reemplaza al menú Archivo de versiones anteriores.
A su derecha aparecen unos botones más pequeños, lo que se conoce como barra de
herramientas de acceso rápido, con comandos como guardar, deshacer, rehacer. Esta barra se
puede personalizar, de modo que permite añadir otros comandos y/o eliminar los que aparecen
de forma predeterminada.
Utilice para ello el botón que se muestra a la derecha de esta barra.
Por debajo verá cuatro fichas (Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos),
que contienen muchos comandos, opciones, cuadros de listas desplegables. Estas fichas se
conocen como cinta de opciones y reemplaza a las barras de menú y barras de herramientas de
versiones anteriores.
Bajo la cinta de opciones aparece un mensaje de Advertencia de seguridad, que le informa que
Access ha desactivado contenido posiblemente nocivo en la base de datos.
En la parte izquierda de la pantalla está el panel de exploración, que reemplaza a la ventana de
la base de datos de versiones anteriores. En ese panel encontrará los diferentes objetos de la
base de datos (tablas, formularios, …). A la derecha (ventana principal) se abren los objetos, en
la imagen está abierto el formulario Alumnos.
En la parte inferior está la barra de estado que muestra las posibles descripciones de los
controles de campo y los distintos ajustes de teclado (Bloq Mayús, Bloq Num y Bloq Despl).

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Tabla
Recuerde que una tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases
de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y
campos (columnas), por lo que se considera que es un contenedor.
1. Elementos que integran una tabla
La información en la tabla se presenta estructurada en columnas - campos -, y en filas - registros
-. En el caso de una tabla de estudiantes, cada fila contiene todos los datos de un estudiante.
Una determinada columna presenta un dato específico, por ejemplo ciudad.
Los campos -parte fundamental en el diseño de la tabla- se clasifican, de acuerdo al tipo de
datos que pueden almacenar:
Texto Admite datos alfanuméricos (números, letras, símbolos). Máximo 255 caracteres.
Memo Se utiliza para almacenar gran cantidad de texto, hasta 1 Gb aproximadamente, pero los
controles para mostrarle están limitados a los primeros 64.000 caracteres.
Número Byte: Entero de 1 byte que contiene valores a 0 a 255.
Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores entre -32768 y 32768.
Entero largo: Entero de 4 bytes que contiene valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple: Número de 4 bytes en punto flotante
1
, capaz de almacenar valores muy altos y un
máximo de siete dígitos significativos.
Doble: Número de 8 bytes en punto flotante, capaz de almacenar valores muy altos y un
máximo de 15 dígitos significativos.
Id. de réplica: Identificador de 16 bytes único a nivel global. Este tipo de campo se utiliza en
bases de datos de Access 2003 y anteriores gestionadas por el administrador de replicaciones.
Decimal: Entero de 12 bytes con una gran precisión decimal.
Fecha/hora Fechas y horas (8 bytes).
Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Permite hasta 15 dígitos a la
izquierda del separador decimal y 4 cifras decimales (8 bytes). Siempre mostrará 2 decimales,
por lo que Access redondeará los decimales a 2.
Autonumérico Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números
aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
1
Los números con formato de almacenamiento interno punto flotante son un poco imprecisos. Si el número que necesita
almacenar contiene más de 7 dígitos significativos en un campo tamaño simple, o más de 15 en uno de tamaño doble, el
número se redondeará. Para mayor precisión se recomienda campo Decimal o campo Moneda.

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Sí/No Admite sólo valores lógicos del tipo Sí / No. No admite indexaciones (ordenar los datos por su
contenido. (1 bit). Almacena el valor numérico 0 para Falso y -1 para Verdadero.
Objeto OLÉ Almacena imágenes digitalizadas, objetos procedentes de otras aplicaciones (gráfico, ...)
vinculados o incrustados y objetos ActiveX de otra aplicación de Windoows. No admite
indexaciones. Máximo 2Gb
Hipervínculo Una dirección de enlace con un documento o archivo en la WWW, en una intranet, en una red
de área local o en el propio ordenador local. Hasta 8.192 caracteres.
Datos
adjuntos
Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Máximo 2
Gb
Asistente para
búsquedas
Realmente no es un campo. Puede crear un campo que muestre uno de dos tipos de listas para
facilitar la introducción de datos: Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en una
tabla o consulta existente o una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores
introducidos al crear el campo.
En las tablas se utilizarán índices para ordenar los datos por algún campo. Su finalidad es
acelerar el proceso de búsqueda en ese campo o evitar duplicados en ese campo.
2. Crear una tabla en vista diseño
Seleccione Crear en la Cinta de opciones, y haga clic en el botón Diseño de tabla. Muestra
tres columnas:
Nombre: indique el nombre del campo. Puede utilizar 64 caracteres como máximo. Están
permitidos todos los caracteres especiales, excepto: el punto (.), el signo de admiración (!),
Tipo de datos: seleccione el tipo de campo: texto, numérico, ….
Descripción: escriba una descripción del campo. Este texto se mostrará en la barra de estado
cuando seleccione el campo en un formulario. Es opcional. (255 caracteres máximo).

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Rellene el cuadro correspondiente a las Propiedades del campo, en las fichas General y
Búsqueda. Para cambiar de panel utilice el ratón o pulse la tecla de función F6. Para cambiar de
ficha utilice el ratón o las teclas CONTROL + TABULADOR.
Puede solicitar ayuda sobre cualquier punto pulsando la tecla F1.
Mientras trabaja en la vista diseño, dispone de la ficha Diseño:
Nº Descripción
1 Ver: muestra las vistas disponibles para la ventana actual (hoja de datos, diseño, tabla dinámica y
gráfico dinámico).
2 Clave principal: alterna entre establecer y eliminar un campo de clave principal.
3 Generador: Permite acceder al generador de máscaras, o al generador de expresiones.
4 Probar reglas de validación: Verifca si se cumplen o no las reglas de validación con la información
contenida en la tabla.
5 Insertar filas: crea una fila en blanco antes de la fila seleccionada.
6 Eliminar filas: elimina la fila/s seleccionada/s.
7 Columna de búsqueda: Genera un nuevo campo que tomará los datos de una lista existente o de una
lista de valores fijos.
8 Hoja de propiedades: presenta la hoja de propiedades de la tabla, en la parte derecha.
9 Índices: presenta la ventana índices para ver, modificar o crear índices. Los índices aceleran las
búsquedas y las consultas cuando se manejan grandes volúmenes de datos. También pueden hacer
más lenta la introducción de datos, ya que tienen que actualizarse cada vez que se agrega o modifica
un registro.
Una vez definida la estructura completa de campos, guarde los cambios y utilice el botón de
cerrar.
2.1. Propiedades del campo
Aparece en la parte inferior de la pantalla de diseño de tabla, aparece la ficha General con las
propiedades: que se describen a continuación. Dependiendo del tipo de datos del campo,
mostrará más o menos.
Tamaño del campo, número máximo de caracteres que podrá introducir en este campo, si el
campo es de tipo texto. En el caso de los campos numéricos el tamaño determina el tipo de
número que se puede almacenar. (Vea los tipos de campos numéricos, en la pág. 10)

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13
Formato, diseño de presentación para el campo.
Título, etiqueta para el campo que se utiliza en un formulario. Si no escribe título, la etiqueta que
empleará será el nombre del campo.
Valor predeterminado, valor que se introduce automáticamente en el campo para nuevos
registros.
Máscara de entrada, modelo para todos los datos introducidos en este campo.
Regla de validación, expresión que debe ser verdadera , cuando introduzca o cambie datos en
el campo..
Texto de validación, mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por la
regla de validación.
Indexado, crea o no un índice para ese campo, de forma que las búsquedas por ese campo
sean más rápidas.
Lugares decimales, número de lugares decimales que aparecerán. Sólo con campos
numéricos o monetarios.
Requerido, establece si es obligatoria o no la entrada de datos en este campo.
Permitir longitud cero, establece si permite o no cadenas de longitud cero (“”) en este campo.
Compresión Unicode. A partir de la versión 2000 Access utiliza el esquema de codificación de
caracteres Unicode, que utiliza 2 bytes para cada carácter, en lugar de uno por cada carácter
como hacía el sistem anterior. Si la propiedad Compresión Unicode tiene el valor Sí, significa que
cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime al almacenarse y se descomprime al
abrirse. Suele ocurrir para todos los caracteres latinos.
Modo IME, controla la conversión de los caracteres en los juegos de caracteres kanji (japonés),
haragana (japonés), katakana (japonés) y hangul (coreano).
Etiquetas inteligentes, indica el nombre y la acción de la etiqueta inteligente registrada que
desea asociar a este campo.
2.2. Establecer clave principal
Clave principal es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera
única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.
- Seleccione el campo/s que desee definir como clave principal y pulse el botón derecho del
ratón. En el menú contextual seleccione Clave principal.
O también utilizando la herramienta del panel Diseño.
2.3. Modificar diseño de tabla
Para cambiar el diseño de una tabla, seleccione la tabla en el panel de exploración y en el menú
contextual seleccione Vista Diseño.

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Tel. 943830230_Fax 943830233
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2.4. Añadir un campo
Desde la Vista Diseño sitúe el punto de inserción en la posición en la que desee el nuevo campo,
seleccione Insertar filas (en la ficha Diseño).
2.5. Eliminar un campo
Desde la Vista Diseño, sitúe el punto de inserción en la fila completa del campo que desee
eliminar y pulse la tecla SUPR.
2.6. Copiar un campo
En Vista Diseño seleccione la fila del campo que desee copiar y seleccione Copiar en el menú
contextual. Seleccione la fila donde desee que aparezca la copia y elija Pegar en el menú
contextual.
Cambie el nombre al campo. Este campo será del mismo tipo que el original y con las mismas
propiedades. Los datos contenidos en el campo original no se copian.
Para copiar un campo con los datos utilice la vista Hoja de datos seleccione la columna del
campo que desee copiar y utilice el comando Copiar del menú contextual. Seleccione la
columna Agregar nuevo campo y utilice el comando Pegar del menú contextual.
2.7. Cambiar el formato del campo
El formato de un campo tiene que ver con el aspecto que tendrán los datos de ese campo. Sitúe
el cursor en el campo a editar (Nombre). Pase a la tabla de propiedades con F6. En el apartado
Formato dependiendo del tipo de campo muestra una lista de formatos incorporados o no. En
cualquier caso es posible crear formatos propios para campos numéricos, texto...
FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS NUMÉRICOS
Formato SIGNIFICADO
Número General Muestra el número como se ha introducido.
Moneda Muestra el separador de millar, los números negativos entre paréntesis, con dos
decimales por defecto.
Euro Utiliza el formato Moneda con el símbolo del euro €
Fijo Presenta como mínimo un dígito con dos decimales.
Estándar Muestra el separador de millar y dos cifras decimales.
Porcentaje Multiplica el valor por 100, añade el símbolo % y presenta dos cifras decimales.
Científico Muestra los números con la notación científica estándar.
Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos
de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato
para un tipo de número diferente, donde:
La primera representa el formato de los números positivos.
La segunda representa el formato de los números negativos.
La tercera representa el formato de los valores cero.
La cuarta representa el formato de los valores nulo.

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Puede crear formatos personalizados mediante los símbolos siguientes:
CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS NUMERICOS
Símbolo SIGNIFICADO
, Separador decimal
. Separador de miles
0 Representa un dígito. Muestra el 0 para valores 0 o si no se dio valor.
# Representa un dígito. No muestra el 0 si el valor es 0 o si no se dio valor.
% Porcentual. Multiplica el valor por 100 y muestra el símbolo %
ejemplos #.##0 Aparece el separador de millar y el 0 cuando no se dio valor
“Socio nº “ #.##0 Como el anterior, pero aparecerá precedido del texto Socio nº.
#.### Aparece el separador de millar pero no muestra el 0
FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS FECHA/HORA
Formato SIGNIFICADO
General Configuración predeterminada
Fecha Larga Muestra la fecha larga con el formato del panel de control de Windows.
Fecha Mediana 14-Ene-95
Fecha Corta Muestra la fecha corta con el formato del panel de control de Windows.
Hora larga
Hora mediana
Hora corta
CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO FECHA
: Separador de hora
/ Separador de fecha
d / dd ddd / dddd Día del mes 1 – 31 / 01 – 31 . Día de la semana lun – dom / Lunes - Domingo
m / mm Mes del año 1 – 12 / 01 – 12
a aa / aaaa Día del año 1 – 366. Año con dos dígitos 0 – 99. Año con cuatro dígitos 0100 – 9999
h / hh Horas
n / nn Minutos
s /ss Segundos
Ejemplos dd/mm/aaaa Mostrará día/mes/año con cuatro dígitos
mmmm Muestra el nombre completo del mes
CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO
Espacio Presenta un espacio
Texto entre comillas Muestra siempre el texto que hay entre comillas
@ Muestra el contenido del campo
 Todos los caracteres en mayúsculas

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CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO
 Todos los caracteres en minúsculas
& No se necesita un carácter de texto
Ejemplos “Sr. “@ Aparecerá el tratamiento Sr. Delante del campo
FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS SÍ / NO
Formato SIGNIFICADO
Sí/No Configuración predeterminada. Sí = -1 y No = 0
Verdadero/Falso Verdadero = -1 y Falso = 0
Activado/Desactivado Activado = -1 y Desactivado = 0
Para los campos de tipo Sí/No, puede definir formatos personalizados que contengan hasta tres
secciones:
La primera requiere el signo de punto y coma.
La segunda indica el texto a mostrar en los valores sí
La tercera indica el texto a mostrar en los valores no.
;”Aprobado”;”Suspenso” Si el valor es Sí mostrará el texto Aprobado, si el valor es No, mostrará el texto
Suspenso.
2.8. Cambiar la máscara del campo
Facilita la introducción de datos en un campo y controla los valores que introducen los usuarios
en ese campo. Puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma:
La primera especifica la máscara, propiamente dicha.
La segunda especifica si Access debe almacenar los caracteres de visualización literales o no. 0
almacena; 1 no almacena.
La tercera indica el símbolo que muestra Access para indicar al usuario que debe introducir un
carácter por la máscara.
 Convierte en mayúsculas los caracteres de la derecha
 Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha
! El campo se rellena de derecha a izquierda.
Precede a un carácter, para que lo tome como normal.
# Dígitos, +, - y espacios en blanco, incluso valor vacío.
0 Dígitos. Entrada obligatoria.
9 Dígitos y espacios. Entrada no obligatoria.
L Letras. Entrada obligatoria.
? Letras. Entrada no obligatoria.
A Letras o dígitos. Entrada obligatoria.

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a Letras o dígitos. Entrada no obligatoria.
& Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada obligatoria
C Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada no obligatoria.
, . / : Separadores: decimal, millar, fecha y hora
EJEMPLOS
99-99-99;0;_ Para introducir números de 6 dígitos separado con guiones sin necesidad de incorporar el
guión.
>L<???? Para escribir texto, con la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas.
2.9. Cambiar el valor predeterminado
El valor predeterminado especifica un valor que se introduce automáticamente en un campo
cuando se crea un nuevo registro.
EJEMPLOS
C. Numéricos 45 Para que aparezca siempre 45 por defecto al introducir un nuevo registro.
C. Texto “LEÓN” Para que aparezca por defecto LEÓN como provincia.
C. Fecha/hora #10/05/95# Para que aparezca la fecha 10/05/95
C. Sí/No Sí Aparecerá por defecto Sí.
2.10. Cambiar la regla de validación
Especifica requisitos para la introducción de datos en el campo. (Máximo 2.048 caracteres).
Si se cumplen los requisitos, el valor introducido lo valida Access, pero si no, mostrará un
mensaje de alerta predeterminado o uno personalizado si escribe el texto de validación (máximo
255 caracteres).
Puede introducir cualquier expresión - combinación de operadores, constantes, valores literales,
funciones, nombres de campos (columnas), controles y propiedades que se evalúa como un
único valor -.
En la siguiente tabla se indica cómo se escriben expresiones, dependiendo de que su contenido
sea texto, fecha, ...
En la máscara de un campo no se puede hacer referencia a otro campo de la tabla.
Expresiones SINTAXIS
texto “TEXTO”
fecha #dd/mm/aa#
número Número
función Nombrefunción(argumento1;argumento2;…)
campo [campo

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OPERADORES
ARITMÉTICOS
DESCRIPCIÓN
 Producto
+ Suma
 Resta
 Divide dos números de coma flotante.
Divide dos números enteros
^ Eleva un número a un exponente.
Mod Devuelve el resto de dividir dos números
OPERADORES
COMPARACION
DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
 Menor que < 65
 = Menor o igual que < = 45000
  Distinto que < > “PALENCIA”
 Mayor que. > 30
= Mayor o igual que > = #01/05/95#
Entre Valor comprendido entre dos expresiones Entre #01/01/95# Y #31/12/95#
Como Prueba de un campo Texto o Memo para coincidir
con una cadena de patrón. Deberá incluir una
cadena de texto como valor de comparación que
defina qué caracteres son válidos y en qué
posiciones. Para ello Access le permite el uso de
ciertos caracteres comodín.
Como "Lewis*"
NO ES NULO Requiere que el usuario introduzca un valor en el
campo.
ES NULO Requiere que el campo esté vacío.
NO Se utiliza antes de cualquier operador de
comparación para realizar la prueba de
conversión, excepto para "NO ES NULO".
Caracteres comodín
COMO
DESCRIPCIÓN
? Cualquier carácter individual
* Cualquier número de caracteres; se utiliza para definir cadenas al principio, al final o
en medio, que no tienen que coincidir con ningún modelo de caracteres específico.
# Cualquier dígito individual
OPERADORES
LÓGICOS
DESCRIPCIÓN
Eqv Realiza una equivalencia lógica entre dos expresiones.
Imp Realiza una implicación lógica entre dos expresiones.
Negado (Not) Niega una expresión numérica
O Disyunción. Permite elegir entre una expresión u otra.
OEx Realiza una exclusión entre dos expresiones.
Y Realiza una intersección entre dos expresiones.

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Ejemplos de reglas de
validación
DESCRIPCIÓN
COMO "?####X" Una cadena de 6 caracteres, que el primero es cualquier carácter, seguido de 4
dígitos y termina en una X
COMO "[!0-3RT]###" Una cadena de 4 dígitos, cuyo primer carácter es cualquiera distinto de un número
entre 0 y 3 y las letras R y T, seguido de cuatro dígitos.
2.11. Editar índices de una tabla
Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla que se encuentra en el Panel de
exploración y seleccione Vista diseño en el menú contextual.
Pulse el botón Índices del Panel de
diseño.
En la columna Nombre del índice
escriba el nombre del índice.
En la columna Nombre del campo
seleccione el campo para el que
desee establecer el índice.
En la columna Criterio de
ordenación defina el sentido de la
ordenación del índice (Ascendente / descendente).
En la parte inferior muestra las propiedades de ese índice:
- Principal (Sí/No): Si especifica Sí este índice es clave principal.
- Única (Sí/No): Si especifica Sí este índice ha de ser único (no admite duplicados).
- Ignorar Nulos (Sí/No): Si especifica Sí los registros con valor Nulo serán excluidos del índice.
2.12. Propiedades de una tabla
En la vista diseño, pulse el botón Hoja de propiedades del panel de diseño.

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PROPIEDAD OPCIONES DESCRIPCIÓN
Mostrar vistas en el sitio
de SharePoint
NO mostrar Los datos de la tabla no están disponibles en un sitio de
Windows SharePOint Service 3.0
Seguir
configuración de
base de datos
Los datos de la tabla estarán o no disponibles en un sitio
de Windows SharePoint Service 3.0 si lo activa o no para
la base de datos en general
Hoja secundaria de datos
expandida
Sí o No Todas las hojas secundarias aparecen expandidas al abrir
esta tabla si indica Sí.
Alto de hoja secundaria de
datos
Medida en cm. La hoja secundaria de datos se abre con la altura
especificada. Si el valor es 0, la hoja secundaria se
expande para mostrar todas las filas disponibles.
Regla de validación Expresión de
comparación,
que permite
incluir funciones
de Access
Esta regla se comprobará cuando guarde el registro o al
cambiar de registro.
Texto de validación Cadena de texto Es el mensaje que mostrará al usuario si infringe la regla
de validación.
Filtro Le permite almacenar un filtro que limita los registros a
visualizar al abrir la hoja de datos.
Ordenar por Le permite almacenar un criterio de orden, para que al abrir
la hoja de datos siempre visualice a información ordenada
de ese modo.
Hoja secundaria de datos [Automático] Crea una hoja secundaria de datos con la primera tabla
que tenga una relación de varios definida con esta tabla.
[Ninguno] Desactiva la función
Tabla.nombre
Consulta.nombre
Utiliza la tabla o consultas indicadas
Vincular campos
secundarios
Campo o
campos de la
tabla
relacionada,
separados por
punto y coma
Define que campos de la tabla secundaria están
relacionados con los campos clave principal de la tabla
actual.
Vincular campos
principales
Campo o
campos que son
clave principal
en esta tabla,
separado por
punto y coma
Define los campos de clave principal de la tabla actual, que
Access utilizará para relacionar con la tabla secundaria.

Access 2007
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3. Trabajo con hoja de datos
Cuando se trabaja con una tabla en la forma de hoja de datos, dispone de la ficha Inicio:
Grupo Vistas
Si pulsa en el triángulo que muestra bajo 'Ver' tendrá opción a
cambiar a otra vista:
Grupo Portapapeles
Con herramientas para cortar, copiar, copiar formato y pegar. En el
deplegable de Pegar hallará diferentes opciones de pegado.
Grupo Fuente
Con herramientas para cambiar la fuente, tamaño, negrita, cursiva,
subrayado, alineación, color de fuente, color de relleno, cuadrícula y
colores de tema.
Grupo Registros
Con herramientas para: actualizar el registro actual o toda la tabla,
añadir nuevo registro, eliminar registro/s seleccionado/s, realizar
una revisión ortográfica, guardar.
Muestra una novedad que es la posibilidad de activar una fila de
totales, en la que para los campos numéricos podrá elegir el cálculo
total a realizar (suma, cuenta, promedio, …)
En el botón Más, encuentra las opciones de alto de fila, ancho de
columna, inmovilizar columna, liberar, mostrar y ocultar columna.
Grupo Ordenar y filtrar
Con herramientas para ordenar de forma ascendente o
descendente, diferentes opciones de filtro por selección, desplegar
la ventana de filtro en la posición del cursor, o la posibilidad de ir a
la ventana de filtro u orden avanzado.
Grupo Ventana
Con las opciones que permiten cambiar de ventana en la base de
datos.
Grupo Buscar
Con herramientas para buscar, reemplazar, desplazarse por los
registros y seleccionar registros.
3.1. Movimientos e introducción de datos
Para avanzar al siguiente campo utilice la tecla TABULADOR o INTRO. Para retroceder al
campo anterior pulse MAYÚSCULAS + TABULADOR.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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Si al pasar de registro desea escribir en uno de los campos la misma información que en el
registro anterior, basta con pulsar las teclas CONTROL + ‘.
Cuando hay varios registros ofrece la posibilidad de situar el cursor en cualquiera de ellos, con
las flechas arriba / abajo o con la barra inferior (botones de desplazamiento).
Ir al primer registro. Ir al registro siguiente.
Ir al registro anterior Ir al último registro.
Indica el nº de registro activo y el
total de registros
Nuevo registro, desplaza al
final de la hoja de datos
para introducir un nuevo
registro.
3.2. Editar dato de un registro
Si se trata de reemplazar un dato por otro seleccione el dato y escriba el nuevo valor (no será
posible con los campos autonuméricos).
Si sólo desea cambiar parte de un dato, una vez seleccionado pulse la tecla F2, le permitirá
moverse por el texto de la celda al utilizar las flechas de desplazamiento.
3.3. Filtro / orden avanzado
Filtro es el conjunto de criterios que se aplican a los datos para mostrar un subconjunto de los
datos o para ordenarlos. Como se veía en el panel de Inicio en la ficha Ordenar y filtrar, utilice la
herramienta . En el desplegable seleccione Filtro avanzado / Ordenar.
Mostrará la siguiente ventana, para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja de
datos.
Agregue los campos sobre los que quiera incluir criterios a la cuadrícula de diseño. Para ello,
haga doble clic sobre el campo en la lista de campos, o arrastre el campo desde la lista de
campos a la cuadrícula de diseño a una celda de la fila Campo, o en una celda de la fila Campo,
seleccione el campo.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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Puede establecer el orden ascendente o descendente en la fila de Orden.
Especifique los criterios para ese campo en la cuadrícula de diseño: escriba una expresión en la
fila Criterios de ese campo - columna -.
Puede escribir criterios en la fila de criterios, de manera que los que estén en la misma fila han
de cumplirse todos (ligados por operador Y), si utiliza diferentes filas los criterios quedan ligados
con el operador O.
Para escribir los criterios podrá hacer uso de los operadores vistos anteriormente (Pág. 17). Le
resultará más fácil si utiliza el generador de expresiones: Pulse el botón derecho del ratón sobre
la celda en la que quiera incluir la expresión, y en el menú contextual, seleccione –Generar.
El cuadro de expresiones, es donde escribirá la expresión.
El cuadro situado en la zona inferior izquierda contiene carpetas que muestran los objetos -
tablas, consultas, formularios e informes - de la base de datos, las funciones incorporadas y las
definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.
El cuadro inferior intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos
que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Así por ejemplo, si a la
izquierda seleccionó funciones incorporadas, en el intermedio visualizara las diferentes
categorías de funciones.
El cuadro inferior derecho muestra los valores que corresponden a los elementos seleccionados
en los cuadros izquierdo e intermedio. Siguiendo con el ejemplo anterior, mostrará la lista de
funciones incorporadas correspondientes a la categoría seleccionada en el cuadro intermedio.
Utilice el botón Pegar para subir al cuadro de expresiones el elemento seleccionado en los
cuadros inferiores. Para obtener un operador pulse el botón de operador correspondiente.
También puede escribir libremente en el cuadro de expresiones. Una vez finalizada pulse el
botón Aceptar.
Access copiará la expresión en el lugar donde inició el Generador de Expresiones.
Una vez que se ha establecido el filtro, haga clic sobre la herramienta Avanzadas y seleccione
en el desplegable Aplicar filtro u ordenar.
Mostrará la hoja de datos de la tabla con los registros que pasan el filtro. Para desactivarle utilice
la herramienta Alternar filtro.
Cuadro de expresiones
Botones de operadores
Elementos de expresiones

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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3.4. Imprimir registros de una tabla
Seleccione en el botón de Office Imprimir. Encontrará diferentes opciones: Vista preliminar,
Imprimir, Impresión rápida.
4. Copiar estructura, estructura y datos, sólo datos
Si desea tener una copia de la tabla creada. en otra tabla, desde el panel de exploración pulse
el botón derecho del ratón sobre la tabla a copiar: En el menú contextual seleccione Copiar.
Pulse el botón derecho del ratón sobre el fondo del panel de Exploración y en el menú contextual
seleccione Pegar. Elija en Opciones de pegado lo que quiere copiar.
5. Cambiar el nombre de una tabla
Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla - en el panel de exploración- y en el
menú contextual seleccione Cambiar nombre.
Teclee el nuevo nombre y pulse la tecla Intro.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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6. Eliminar una tabla
Pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a eliminar, en el panel de exploración y
seleccione Eliminar.
7. Imprimir estructura de una tabla
En el panel Herramientas de base de datos, utilice la herramienta
, que se encuentra en el panel Herramientas de la base de
datos, en la ficha Analizar.
Marque los objetos que desee documentar y pulse el botón Aceptar.

Access 2007
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Formularios
Los formularios son la interfaz entre usuarios y aplicación. Tienen diferentes finalidades:
Presentar y editar datos
Puede presentar la información contenida en una/varias tabla/s por pantalla, y le permite añadir,
eliminar y modificar registros de una tabla.
Mostrar mensajes
Los formularios permiten proporcionar información acerca de errores cometidos, o sobre el modo
de actuar en una aplicación.
Cuadros de diálogo
Pueden utilizarse para controlar el flujo de la aplicación, asignando macros o procedimientos de
Visual Basic a eventos de sus controles.
1. Tipos de formularios
1.1. Subformularios
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina
formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una
combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con
una relación uno a varios:
El formulario principal muestra los datos de la parte "uno" de la relación..
El subformulario muestra los datos de la parte "varios" de la relación.
Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios, si coloca cada
subformulario en el formulario principal.
Puede anidar hasta siete niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un
subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de
ese subformulario, y así sucesivamente.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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1.2. Formularios emergentes
Son formularios que cuando se abren se mantienen siempre a la vista y permiten trabajar con las
ventanas que quedan detrás. Un ejemplo de este tipo es la ventana de propiedades de los
formularios.
1.3. Formularios modales
Son formularios que requieren una respuesta antes de que el usuario pueda seguir trabajando
en la aplicación. Mientras está abierto no permite llevar el cursor a un lugar fuera del mismo.
2. Crear un formulario
2.1. Formulario en columna
En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver
en el formulario. Haga clic en el grupo Formularios de la ficha Crear, en Formulario
Access crea el formulario incluyendo todos los campos y lo muestra en la vista Presentación, que
es la vista que permite hacer cambios en el diseño, al mismo tiempo que muestra el aspecto final
en la pantalla.
Si la tabla estuviese relacionada con una sola tabla de la forma uno a varios, mostrará en el
formulario la hoja de datos de la tabla secundaria.
Si la tabla estuviese relacionada con varias tablas, Access no muestra ninguna hoja de datos.
2.2. Formularios divididos
Es una novedad en Access 2007. Muestra simultáneamente un registro en una vista de
formulario normal y ver una lista de registros en la vista hoja de datos de la misma tabla.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido .
Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas. Si selecciona un campo en una vista, se selecciona el mismo campo
en la otra. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el
origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas
acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos: Puede usar la hoja de datos para
localizar rápidamente un registro y, a continuación, usar la otra vista para ver o editar el registro.
El registro que se muestra arriba, aparece remarcado en la parte inferior.
2.3. Formularios continuos (
en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Varios elementos .
Le mostrará el formulario en la vista Presentación. El formulario creado por Access se parece a
una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro
a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de
personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos,
botones y otros controles.

Access 2007
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2.4. Formulario con asistente
en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios
, y en el desplegable seleccione Asistente para formularios. A continuación
siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente. Si desea incluir campos de más e
una tabla no haga clic en Siguiente ni en Finalizar. Ddespués de seleccionar los campos de la
primera tabla o consulta en la primera página del Asistente repita los pasos para seleccionar una
tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. Luego haga
clic en Siguiente o Finalizar.
2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco
Le muestra la lista de campos el siguiente modo:
Haga clic en Mostrar todas las tablas y después haga clic en el signo más (+) situado junto a la
tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Partes de los formularios
En un formulario hay secciones, áreas diferentes del formulario y controles que se colocan en las
secciones. Cada uno de estos elementos tiene un conjunto de propiedades que se describen
más adelante. Dependiendo del elemento que tenga seleccionado al visualizar la hoja de
propiedades mostrará la ventana de propiedades de ese elemento en particular.
Para seleccionar el formulario en la vista presentación, deberá hacer clic en el selector de
registro.
Para seleccionar el formulario en la vista diseño, deberá hacer clic en el cuadro que se
encuentra a la izquierda de la regla horizontal y por encima de la regla vertical.
Si las reglas no estuviesen visibles, puede mostrarlas utilizando la herramienta
,
que se
encuentra en el grupo Mostrar u ocultar, de la página 38.
Utilice la herramienta , que encontrará en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño de
formulario.

Access 2007
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Propiedad Descripción Referencia VisualBasic
Origen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la que
está basado el formulario.
RecordSource
Título Título del formulario Caption
Emergente Si permanece encima de otras ventanas o no Popup
Modal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre Modal
Mostrar en el sitio de
SharePoint
Indica si este formulario estará o no en
disponible en un sitio de Windows SharePoint
Service 3.0
DisplayOnSharePointSite
Vista predeterminada Vista en la que se abre el formulario DefaultView
Permitir vista Formulario Indica si el formulario especificado se puede ver
en la vista Formulario
AllowFormView
Permitir vista Hoja de datos Indica si el formulario especificado se puede ver
en la vista Hoja de datos
AllowDatasheetView
Permitir vista Tabla dinámica Indica si el formulario especificado se puede ver
en la vista Tabla dinámica
AllowPivotTableView
Permitir vista Gráfico dinámico Indica si el formulario especificado se puede ver
en la vista Gráfico dinámico
AllowPivotChartView
Permitir vista Presentación Indica si el formulario especificado se puede ver
en la vista Presentación
AllowLayoutView
Imagen Nombre de archivo gráfico utilizado para el
fondo del formulario
Picture
Mosaico de imágenes Si desea presentar la imagen en formato de
mosaico en la ventana del formulario.
PictureTiling
Distribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del formulario PictureAlignment
Tipo de imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse la
imagen. Si está incrustada (0) pasa a formar
parte del archivo de la base de datos. En caso
contrario, la imagen se guarda en el disco duro
y en el archivo de la base de datos solo guarda
un puntero hasta su ubicación.
PictureType
Modo de tamaño de la imagen Controla la forma en que se cambia el tamaño
de la imagen en el formulario: recortar (0), la
imagen se recorta si es mayor en tamaño que
el formulario. Extender (1) se extiende
horizontal y verticalmente para rellenar el
formulario completo, incluso si la relación
original alto-ancho se distorsiona. Zoom (3), la
imagen se alarga hasta su máxima extensión
manteniendo su relación original alto-ancho
PictureSizeMode
Ancho Ancho del formulario Width

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
31
Centrado automático Indica si se centra o no el formulario
automáticamente en la ventana de la aplicación
AutoCenter
Ajuste de tamaño automático Si se ajusta el tamaño automáticamente para
mostrar un registro completo.
AutoResize
Ajustar a la pantalla Establece si se reduce el ancho del formulario
para ajustarse al ancho de la pantalla
FitToScreen
Estilo de los bordes Especifica el tipo de borde y elementos de
borde (barra de título (barra de título: barra
horizontal en la parte superior de una ventana,
cuadro de diálogo o barra de herramientas que
muestra el nombre del documento, programa o
barra de herramientas.), menú Control, botones
Minimizar y Maximizar o botón Cerrar) que se
van a utilizar con el formulario.
BorderStyle
Selectores de registro Si se presentan o no los selectores de registro. RecordSelectors
Botones de desplazamiento Si se muestran o no los botones de
desplazamiento.
NavigationButtons
Título de exploración Establece el texto que aparece a la izquierda
de los botones de desplazamiento (botones de
exploración: botones que puede utilizar para
desplazarse por los registros. Se encuentran en
la esquina inferior izquierda de la ventana de
las vistas Hoja de datos y Formulario. Están
disponibles también en el modo de vista previa,
de manera que puede desplazarse por las
páginas del documento.) del formulario.
NavigationCaption
Separadores de registros Si se muestran o no las líneas entre registros DividingLines
Barras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBars
Cuadro de control Mostrar o no el menú control en el formulario. ControlBox
Boton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar CloseButton
Botones Minimizar y Maximizar Mostrar o no los botones de minimizar y
maximizar
MinMaxButtons
Movible Establece si el usuario puede mover el
formulario especificado.
Moveable
Tamaño del formulario dividido Para ajustar el tamaño del formulario y la hoja
de datos. Cuanto más grandes sean los valores
de la propiedad SplitFormSize, se mostrará
más parte del formulario y menos de la hoja de
datos
SplitFormSize

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
32
Orientación del formulario
dividido
Establece la posición de la hoja de datos con
respecto al formulario cuando este se muestra
en la vista Formulario dividido
SplitFormOrientation
Barra divisora del formulario
dividido
establece si la barra divisora está disponible
cuando el formulario se muestra en modo
Formulario dividido.
SplitFormSplitterBar
Hoja de datos del formulario
dividido
Establece si el usuario puede editar registros
en la hoja de datos cuando un formulario se
muestra en la vista Formulario dividido
SplitFormDatasheet
Impresión del formulario
dividido
Establece si el contenido del formulario o la
hoja de datos se imprime al imprimir un
formulario presentado en la vista Formulario
dividido.
SplitFormPrinting
Guardar posición de la barra
divisora
Establece si la posición de la barra divisora se
guarda cuando se cierra un formulario que se
muestra en modo Formulario dividido
SplitFormSplitterBarSave
Hoja secundaria de datos
expandida
Determina el estado en que están guardadas
todas las hojas secundarias de datos (hoja
secundaria de datos: hoja de datos que está
anidada en otra hoja de datos y que contiene
datos relacionados o combinados con la
primera hoja de datos.)
SubdatasheetExpanded
Alto de hoja de datos
expandida
Determinar el alto predeterminado con que se
muestra una hoja secundaria de datos cuando
se expande.
SubdatasheetHeight
Linea X Nº de subdivisiones por unidad de medida
horizontal en la cuadrícula
GridX
Linea Y Nº de subdivisiones por unidad de medida
vertical en la cuadrícula
GridY
Diseño a imprimir Inidcar si se usan fuentes de pantalla o de
impresora.
LayoutForPrint
Orientación Para especificar o determinar la orientación de la
vista.
Orientation

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
33
Tipo recordset Dependiendo del tipo que establezca podrá
modificar o no un conjunto de registros: (0 ò
Dynaset) Puede modificar controles
dependientes basados en una única tabla o en
tablas con una relación uno a uno. Para
controles dependientes de campos basados en
tablas con una relación uno a varios, no se
pueden modificar datos del campo de
combinación del componente "uno" de la
relación, a menos que se active una
actualización en cascada entre las tablas. (1 ó
Dynaset Actualizaciones no coherentes) Se
pueden editar todas las tablas y los controles
vinculados a sus campos. (2 ó Snapshot) No se
puede editar las tablas o sus controles
dependientes.
RecordsetType
Valores predeterminados de
búsqueda
Indica si muestra los valores predeterminados
para las nuevas filas en el formulario
especificado antes de guardar la fila.
FetchDefaults
Filtro Filtro que se carga automáticamente con el
formulario. es una expresión de cadena que
consiste en una cláusula WHERE sin la palabra
clave WHERE
Filter
Filtrar al cargar Establece si el filtro especificado por la
propiedad Filter se aplica cuando se carga el
formulario
FilterOnLoad
Ordenar por Para especificar cómo desea ordenar los
registros del formulario.
OrderBy
Ordenar por al cargar Establece si la ordenación especificada por la
propiedad OrderBy se aplica cuando se carga
el formulario.
OrderByOnLoad
Entrada de datos Indicar si sólo se permite agregar nuevos
registros desde el formulario.
DataEntry
Permitir agregar Indicar si es posible o no agregar registros
desde el formulario
AllowAdditions
Permitir eliminación Inidcar si es posible o no eliminar registros
desde el formulario
AllowDeletions
Permitir ediciones Indicar si se pueden modificar o no los registros
desde el formulario
AllowEdits
Permitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
34
Al activar registro (Current) Macro o función que se ejecuta cuando el
enfoque se desplaza a un registro, haciendo
que sea el registro actual, o cuando el
formulario se actualiza o se somete a una
nueva consulta.
OnCurrent
Al cargar Macro o función que se ejecuta cuando se
carga el formulario, es decir cuando se abre y
se muestran sus registros.
Onload
Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace
clic con el ratón sobre un objeto.
OnClick
Después de actualizar Macro o función que se ejecuta después de
que el registro sea actualizado
AfterUpdate
Antes de actualizar Macro o función que se ejecuta antes de que el
registro sea actualizado
BeforeUpdate
Antes de insertar Macro o función que se ejecuta cuando se
teclea el primer carácter en un nuevo registro
BeforeInsert
Antes de confirmar la
eliminación
Macro o función que se ejecuta antes de
confirmar una eliminación
BeforeDelConfirm
Al eliminar Macro o función que se ejecuta cuando un
registro es eliminado
OnDelete
Después de confirmar la
eliminación
Macro o función que se ejecuta después de
confirmar una eliminación
AfterDelConfirm
En datos no guardados Macro o procedimiento que se ejecuta cuando
cambia el contenido de un formulario o la parte
de texto de un cuadro combinado. También
ocurre al moverse de una página a otra en un
control de ficha.
OnDirty
Al recibir el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un
formulario recibe el enfoque
OnGotFocus
Al perder el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un
formulario pierde el enfoque
OnLostFocus
Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace
doble clic con el ratón sobre un objeto.
OnDblClick
Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se
presione el botón del ratón mientras el puntero
permanece sobre el objeto.
OnMouseDown
Al subir el mouse Macro o procedimiento que se ejecuta cuando
el usuario suelta un botón del mouse (ratón).
OnMouseUp
Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se
mueve el ratón sobre el objeto.
OnMouseMove

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
35
Al subir una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha
presionado una tecla mientras un formulario o
control tiene el enfoque y se suelta.
OnKeyUp
Al bajar una tecla Macro o función que se ejecuta durante la
acción de presionar una tecla
OnKeyDown
Al presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha
presionado una tecla.
OnKeyPress
Al deshacer Macro o función que se ejecuta cuando se ha
llevado a cabo una acción de deshacer.
OnUndo
Al abrir Macro o función que se ejecuta cuando se abre
un formulario, pero antes de que se muestre el
primer registro.
OnOpen
Al cerrar Macro o función que se ejecuta cuando un
formulario se cierra y se quita de la pantalla.
OnClose
Al cambiar de tamaño Macro o función que se ejecuta al abrir un
formulario y siempre que cambia su tamaño.
OnResize
Al activar Macro o función que se ejecuta cuando el
formulario recibe el enfoque y se convierte en
la ventana activa.
OnActivate
Al desactivar Macro o función que se ejecuta cuando el
formulario o informe pierde el enfoque en favor
de una ventana Tabla, Consulta, Formulario,
Informe, Macro o Módulo, o de la ventana Base
de datos.
OnDeactivate
Al descargar Macro o función que se ejecuta después de
cerrar un formulario, pero antes de que
desaparezca de la pantalla.
OnUnload
Al ocurrir un error Macro o función que se ejecuta al producirse
un error en tiempo de ejecución en Microsoft
Access cuando un formulario tiene el enfoque.
OnError
Al mover rueda del mouse Macro o función que se ejecuta al mover la
rueda del ratón cuando un formulario tiene el
enfoque.
MouseWheel
Al filtrar Macro o función que se ejecuta al modificar un
filtro
OnFilter
Al aplicar el filtro Macro o función que se ejecuta cuando un filtro
es aplicado o eliminado
OnApplyFilter
Al cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando el
intervalo de tiempo del cronómetro llega a cero
OnTimer
Intervalo de cronómetro Especificar el intervalo del cronómetro en
milisegundos
TimerInterval

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
36
Al cambiar la selección Macro o función que se ejecuta cuando
selecciona otro elemento en el formulario
SelectionChange
Antes de reproducción BeforeRender
Después de reproducción final AfterFinalRender
Después de reproducción AfterRender
Después del diseño AfterLayout
Al conectar OnConnect
Al desconectar OnDisconnect
Antes de la consulta BeforeQuery
Al ejecutar la consulta Query
Al cambiar los datos DataChange
Al cambiar el conjunto de datos DataSetChange
Al ejecutar el comando CommandExecute
On Cmd Before Execute CommandBeforeExecute
Al habilitar el comando CommandEnabled
Al activar el comando CommandChecked
Al cambiar la vista ViewChange
Al cambiar la tabla dinámica PivotTableChange
Antes de la sugerencia BeforeScreenTip
Ciclo Para especificar qué sucede cuando se
presiona la tecla TAB y el enfoque se
encuentra en el último control de un formulario
dependiente: 0 al primer control del registro
siguiente. 1 al primer control de tabulación del
mismo registro. 2, si está en el último control de
una página, pasa al primer control de la página.
Cycle
Bloqueo de registros Para determinar cómo se bloquean los
registros y qué sucede cuando dos usuarios
intentan editar el mismo registro a la vez: 0
todos pueden cambiar, al segundo que lo
intenta el sistema le pregunta. (bloqueo
optimista). 1 mientras está abierto el formulario
o la hoja de datos por un usuario todos los
registros están bloquedados, nadie puede
modificar, agregar o eliminar registros, sólo
leer. 2, permanece bloqueado hasta que el
usuario cambia de rgistro (bloqueo pesimista).
RecordLocks

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
37
Nombre de banda de opciones Establece el nombre de la Cinta de opciones
personalizada que debe mostrarse cuando se
carga el formulario especificado.
RibbonName
Barra de herramientas Especifica una barra de herramientas
personalizada que mostrar para un formulario.
Toolbar
Menú contextual Para especificar si se muestra o no un menú
contextual, cuando haga clic con el botón
secundario del ratón en un objeto del
formulario.
ShortcutMenu
Barra de menús Especifica un menú personalizado que mostrar
para un formulario
MenuBar
Barra de menús contextuales Para especificar el menú contextual que
aparecerá al hacer clic con el botón secundario
del ratón en el objeto especificado.
ShortcutMenuBar
Archivo de ayuda Nombre de un archivo de Ayuda asociado con
un formulario.
HelpFile
Id. del contexto de ayuda Especifica el identificador de contexto de un
tema del archivo de Ayuda personalizado.
HelpContextId
Tiene un módulo asociado Para especificar o determinar si un formulario
tiene un módulo de clase.
HasModule
Usar tamaño de papel
predeterminado
Impresión laser rápida Para especificar si las líneas y rectángulos se
reemplazan por líneas de caracteres de texto,
similares a los caracteres de subrayado (_) y
barra vertical (|), al imprimir un formulario en la
mayoría de las impresoras láser.
FastLaserPrinting
Información Adicional Cadena de texto que almacena información
adicional del formulario.
Tag

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
38
Origen de la paleta Ruta y nombre del archivo para especificar la
paleta de un formulario. Será de uno de estos
formatos:
.dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits:
imagen creada con una serie de puntos
pequeños, como un trozo de papel milimetrado
donde se han rellenado algunos cuadrados
para crear formas y líneas. Cuando se
almacenan como archivos, los mapas de bits
suelen tener la extensión .bmp.) independiente
del dispositivo)
.pal (archivo de paleta de Windows)
.ico (archivo de icono de Windows)
.bmp (archivo de mapa de bits de Windows)
.wmf o .emf, u otros archivos de gráficos para
los que dispone de un filtro de gráficos.
PaletteSource
Tecla de vista previa Para especificar si se llama a los
procedimientos de evento del teclado en el
nivel de formulario antes de llamar a los
procedimientos de evento del teclado de un
control.
KeyPreview
3.1. Secciones de un formulario
Encabezado y pie de formulario
Para mostrar u ocultar estas secciones utilice la herramienta Encabezado y pie de formulario
que encontrará en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Organizar, en la vista diseño de
formulario.
Los controles y objetos que se introducen en esta sección aparecen en la parte superior de la
pantalla cuando se visualiza el formulario (para todos los registros), en el caso del encabezado o
en la parte inferior de la pantalla, en el caso del pie..
Estas son las propiedades del Encabezado y del pie del formulario y se describen a continuación
Nombre Indicar el nombre de la sección Name
Visible Indicar si los elementos que contiene la sección son o
no visibles
Visible

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
39
Alto Altura de la sección Height
Color de fondo Color de fondo de la sección BackColor
Efecto especial Apariencia de la sección SpecialEffect
Alto automático Indicar si el alto se ajustará al alto de los elementos de
la sección.
AutoHeight
Autoextensible Indicar si debe expandirse verticalmente la sección
para ajustarse al texto.
CanGrow
Autocomprimible Indicar si la sección se comprimirá verticalmente de
modo que los datos que contiene puedan imprimirse o
verse en una vista previa sin dejar líneas en blanco.
CanShrink
Mostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhen
Mantener juntos Indicar si se mantiene la sección en la misma página KeepTogether
Forzar nueva
página
Para indicar dónde se iniciará la impresión. ForceNewPage
Nueva fila o
columna
Dónde comienza a imprimirse la sección. NewRowOrCol
Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic
sobre la sección.
OnClick
Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble
clic sobre la sección.
OnDblClick
Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se presiona el
botón del ratón.
OnMouseDown
Al subir el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se suelta el
botón del ratón.
OnMouseUp
Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el
ratón.
OnMouseMove
Al pintar Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve a
pintar la sección.
OnPaint
Información
adicional
Datos adicionales que deben guardarse con el objeto.
Puede escribir una cadena de texto de 2048 caracteres
máximo.
Tag
Detalle
En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos, …
Para seleccionar una sección del formulario haga clic en el selector de secciones, que se
encuentra en la regla vertical, o en cualquier parte de la barra de sección, que es donde aparece
el nombre de la sección, o en cualquier punto del fondo de la sección.
El detalle presenta las mismas propiedades descritas en la sección anterior. Tiene una propiedad
más:

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
40
Color de fondo alternativo Establece el color de fondo que se debe mostrar
en las filas alternas de la sección especificada.
AlternateBackColor
3.2. Controles de un formulario
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con
información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común
es el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y
controles de subformulario y subinforme.
Los controles se clasifican en: dependientes, independientes y calculados.
Control dependiente.
Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles
dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos
de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o
gráficos. El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente.
Control independiente
Los controles que no tienen orígenes de datos son controles independientes. Los controles
independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.
Control calculado
Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control
calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define
una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores, nombres de controles,
nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes.
3.3. Diseños de controles
Son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un
aspecto uniforme. Es similar a una tabla donde cada celda contiene un control. Muestra un signo
igual al selector de tabla que se conoce de Word.
Los diseños de controles pueden ser de dos tipos:
Diseños de controles tabulares.
Los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de cálculo, con
etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden en dos
secciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la
sección de arriba.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
41
Diseños de controles apilados.
Los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con
una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una
sección de formulario simple.
Si desea agregar otros controles al mismo diseño, selecciónelos manteniendo pulsada la tecla
MAYÚS,
A continuación puede optar por uno de estos métodos:
Haga clic en la herramienta Tabular o en Apilado En la ficha Organizar, en el grupo
Diseño de controles.
En el menú contextual de los controles seleccionados, elija Diseño  Tabular o Diseño 
Apilado.
Para eliminar un control de un diseño de controles, seleccione el control y a continuación haga
clic en la herramienta Quitar de la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles. O
utilice el menú contextual.
3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles
Para tener a la vista la lista de campos de la tabla activar la herramienta ‘Agregar
campos existentes’ de la ficha Herramientas, del panel Diseño de la cinta
Herramientas de formularios.
La lista de campos puede mostrar dos aspectos, que se alternan pulsando en la
parte inferior:
Todos los campos de la base de datos
Muestra la relación de Campos disponibles en esta vista, Campos disponibles en otras tablas
relacionadas y Campos en otras tablas (si existiesen). (Ver Imagen 1)
Sólo campos del origen de registros
Muestra únicamente los campos disponibles para esta vista. (Ver imagen 2)

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
42
Imagen 1 Imagen 2
Así si desea presentar un campo en el formulario, seleccione dicho campo en la lista y con el
ratón, arrastre hasta situarlo en el lugar deseado. El resultado será un control del tipo adecuado
al campo (como esté establecido en el diseño de la tabla); también incorpora una etiqueta
adjunta al control.
Si desea cambiar el control que ha incorporado para un campo pulse el botón derecho del ratón
sobre el control y en el menú contextual seleccione Cambiar a. Si esta opción no aparece, es
que no es posible cambiar el tipo de control.
También es posible presentar un campo, utilizando otro tipo de control distinto: cuadro
combinado, cuadro de lista, casilla de selección... . La forma más sencilla de incorporar cualquier
control es activar el asistente de controles , que se encuentra en la misma cinta de
Herramientas de diseño de formulario, en el panel de Diseño, grupo de Controles, donde
también encontrará las herramientas que le permitirán elegir cualquier otro control. El modo de
incluir un control será haciendo clic sobre la herramienta del control y luego un clic sobre la
posición de la cuadrícula donde estará la esquina superior izquierda del control, o en lugar de
este clic, puede arrastrar, indicando con ello posición y tamaño final del control.
3.5. Herramientas del cuadro controles

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
43
Asistente de controles
Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista,
subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Actívela si no lo está.
Seleccionar objetos
Esta herramienta se utiliza para seleccionar. Haga clic sobre:
Para seleccionar varios controles haga clic en el primero, y mantenga pulsada la tecla
MAYÚSCULAS para seleccionar otros.
Si los controles a seleccionar están seguidos, puede trazar un recuadro imaginario. Todos los
controles que queden total o parcialmente incluidos en el mismo quedarán seleccionados.
Si los controles a seleccionar están en la misma línea horizontal, lleve el cursor sobre la regla
vertical y el puntero del ratón tomará el aspecto de una flecha horizontal. Pulse el botón
izquierdo cuando el puntero del ratón señale la línea con los controles que desee seleccionar. Si
pulsa y arrastra (hacia arriba /abajo) seleccionará todos los controles que incluya el barrido.
De igual forma puede seleccionar controles que estén en la misma línea vertical, haciendo uso
de la regla horizontal.
Etiqueta
Utilice este control para mostrar texto descriptivo como nombre de la empresa,
instrucciones de manejo del formulario…Una vez seleccionada esta herramienta haga clic
en el lugar donde desee incluir ese texto.
Escriba el texto y pulse la tecla INTRO para terminar. Si desea incluir varias líneas pulse
CONTROL + INTRO.
Cuadro de texto
Control que proporciona un espacio para escribir o ver texto en un formulario, informe o
página de acceso a datos.
Active la herramienta correspondiente y haga clic en el lugar deseado para el control.
Muestre la hoja de propiedades del control
En el Origen del control seleccione el campo o bien introduzca una expresión comenzando con
el signo "=". También puede servirse del Generador de expresiones que aparecerá al pinchar en
los tres puntos que aparecen a la derecha.
Grupo de opciones
Control que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de alternar o
botones de opción. Sólo se puede elegir una opción de un grupo de opciones. Si el grupo
de opciones es dependiente, la opción seleccionada determina el valor del campo base.

Access 2007
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
44
Con el asistente de controles activado seleccione la herramienta Grupo de opciones y a
continuación haga clic en el lugar donde desee emplazar el control. Le mostrará la siguiente
ventana donde debe introducir la etiqueta que desea para cada valor alternativo (los diferentes
cursos a realizar).
En la siguiente ventana podrá elegir, si debe seleccionar una de las opciones de forma
predeterminada.
En la siguiente ventana debe introducir los valores (numéricos) que desee para cada opción.
A continuación le mostrará otra ventana para que seleccione si los valores alternativos se
presentarán con botones de alternar, botones de opción, … y el estilo que desea para los
mismos. En la zona izquierda se ve una muestra de lo que será el resultado final. Por último
debe introducir el título que desea para el grupo de opciones.

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