von Dr. Rainer W. Stroebe 31 Folien (1. Kapitel kostenlos zum herunterladen) Kurzbeschreibung: Besprechung vorbereiten, durchführen nachbereiten, Einladung erstellen, Kriterien für eine erfolgreiche Besprechung, Gestaltungsregeln, Typen von Gesprächspartner In dem über 30 Seiten umfassenden Dokument werden u.a. folgende Themen und Fragestellungen behandelt: - Welche Fragen (inhaltlich, organisatorisch, kulturell) sind vor einer Besprechung zu klären? - Welche Hilfsmittel sollten im Rahmen einer Besprechung eingesetzt werden? - Welche Punkte sind Inhalte der Einladung und nach welchen Kriterien sollten die Tagesordnungspunkte untergliedert werden? - Was sind Bedingungen und Kriterien für eine erfolgreiche Besprechung? - Wie kann die Besprechung gesteuert werden und welche Formen von Sitzordnungen sind zu empfehlen? - Welches sind die fünf Phasen einer Besprechung? - Problemdefinition - Zielformulierung - Ursachenanalyse - Sammeln und Bewerten von Lösungsvorschlägen - Entschlussfassung und Aktionsplan - Wie sollte innerhalb einer Besprechung in den einzelnen fünf Phase herangegangen werden (methodisch und welche Kernfragen sind zu beachten)? - Welche Gestaltungsregeln sind für den Gesprächsverlauf zu beachten (z.B. Aussprache, Ansprache, Dialog)? - Welche Typen von Gesprächspartnern gibt es in der Gruppe? - Was sind Kennzeichen negativer Interaktionen? - Welche unterschiedlichen Funktion kann der Moderator haben (auch in den unterschiedlichen Phasen der Besprechung)?

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Inhalt
„Der Konsens steht am Ende - nicht am Beginn einer Diskussion.“
(A. Schavan)
1. Vor der Besprechung?
1.1 Kontrollfragen
1.2 Vorweg klären
1.3 Inhalt der Einladung
1.4 Bedingung für eine erfolgreiche Besprechung
2. Während der Besprechung?
2.1 Steuern der Prozedur (des Ablaufs)
2.1.1 Grundregeln
2.1.2 Aktivitätsverteilung in Besprechungen
2.1.3 Fünf Phasen einer Besprechung
2.1.4 Die Kartentechnik
2.2 Gestalten der Interaktion (des Klimas)
2.2.1 Grundregeln
2.2.2 Rollen in der Gruppe
2.2.3 Kennzeichen negativer Interaktion
2.2.4 Funktion des Moderators
3. Nach der Besprechung

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1. Vor der Besprechung

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1.1 Kontrollfragen
Welchen Aufwand betreibe ich für Besprechungen?
Besprechungen Art der
Besprechung
meine
Funktion
Anzahl
Teiln.
Teilnehmer-
kosten in EUR
Zeit-
aufwand
Wertschöpfung
(Ertrag)
- die ich veranlasse
- an denen ich teilnehme
Welche Besprechungen kann ich delegieren, obwohl ich die
Führungsverantwortung trage?
Ist das Problem für eine Besprechung geeignet?
Wer ist der Kunde für diese Besprechung?
Inwieweit mischen wir Meeting und social event?

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1.1 Kontrollfragen
drei tragenden Säulen
Lohnt der Besprechungsaufwand?
Als Teilnehmer: Kann ich wirklich etwas beitragen?
Wenn ja, was genau? Bin ich Teil des Problems?
Was tue ich in der Besprechung für die ?
Kann ich ohne eine Besprechung allein entscheiden?
Vorsicht vor “team without steam“.
„Es gibt Rennen, die werden allein gewonnen“
Wenn ja: Ist die Qualität der Entscheidung dann gut genug?
Was geschieht, wenn wir das Problem nicht diskutieren?

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Wer muss teilnehmen?
Wozu will ich die Besprechung einberufen?
Den Teilnehmern schicken lassen:
Von den Teilnehmern Fragestellungen für die Besprechung anfordern!
Moderator (evtl. wechselnd) und Protokollant (Sekundant des Moderators)
vereinbaren (Moderator von Sache möglichst wenig betroffen)
Raumbedarf
1.2 Vorweg klären
Ideenfindung
Problemlösung
Entscheidung
Koordination
Motivation
(?Information? Information vorab!)
Wer kann was beitragen?
Wer will etwas beitragen?
Wer muss motiviert werden?
1.
2. Vorläufige Zielformulierung
Vorläufige Problemdefinition - als Frage formuliert.
Ich habe diese Sitzung
einberufen, weil ich mich
in meinem Büro so
einsam fühlte

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Flip-Chart, für Kundenbesuche: Easy Flip 7000 von Leitz
Karten ca. 21x10 cm
dicke Filzschreiber
Klebestifte
Tesakrepp
Pin-Wände
Stecknadeln
Faltblatt für jeden Teilnehmer
Plakat im Besprechungsraum?
1.2 Vorweg klären
Hilfsmittel

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Formulierung der vorläufigen Problemdefinition als Frage
Besprechungsziel/Projektziel (als Vorschlag)
Besprechungsziel: „Am Ende der Besprechung ist ... erreicht!“
Projektziel: „Bei Projektabschluss ist der Output für das Unternehmen ...!“
Tagesordnungspunkte unterteilen nach:
Teilnehmer: ..........................................................................
Moderator: ........................ Protokollant: ..............................
Ideenfindung
Problemlösung
Entscheidung
Koordination
Motivation
1.3 Inhalt der Einladung
(?Information?)

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zur kompletten Präsentation
„Verhalten und Technik in Besprechungen“
Link:
http://www.vortragsfolien.de/Verhalten-und-Technik-in-Besprechungen?sh