SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 21
Descargar para leer sin conexión
KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG
KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG
71600 JELEBU
NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS
KERTAS PENERANGAN
NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN
KOD / NAMA
KURSUS
BKP 304 / MEETING
TAHAP 2
SEMESTER 3
STANDARD
PEMBELAJARAN
1. MENGURUSKAN MESYUARAT
2. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT
3. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT
4. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to:
1. Establish the appropriate recording tool
2. Record minutes accurately
3. Prepare minutes of meeting
4. Manage post meeting requirements
NO KOD BKP 304-2-KP2 Muka : 1 Drp : 9
TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING
TUJUAN :
Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan tentang penyediakan minit mesyuarat.
Muka : 2 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
1 PENGENALAN
Minit mesyuarat adalah suatu catatan ringkas, gambaran idea, peringatan
atau laporan tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan
diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Ia merupakan satu rekod yang ringkas
tetapi tepat tentang perkara-perkara yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Minit
hendaklah dicatat dalam setiap mesyuarat.
2 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT.
Semasa mencatat minit setiausaha perlu:
2.1 Mengambil senarai kehadiran mesyuarat. Iaitu dengan mengedarkan senarai
kehadiran mesyuarat kepada ahli mesyuarat.
2.2 Mencatat perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat.
2.3 Mencatat keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.
2.4 Mencatat tindakan susulan yang perlu diambil.
2.5 Setiausaha boleh menggunakan kemahiran RINTAS untuk mencatat minit
mesyuarat.
2.6 Setiausaha juga boleh menggunakan perakam suara untuk memastikan tiada
sebarang maklumat penting yang tertinggal semasa mencatat minit.
Gambar 1 : Pita rakaman menggunkan kaset
Muka : 3 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
Gambar 2 : Pita rakaman menggunakan USB
3 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT.
3.1 Penyediaan minit:
3.1.1 Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan
kepada ahli mesyuarat.
3.1.2 Tempoh menyediakan dan mengedarkan minit adalah tidak melebihi 2
minggu selepas tarikh mesyuarat.
3.2 Format minit mesyuarat – disusun mengikut agenda mesyuarat.
3.3 Susunan nama ahli mesyuarat mesyuarat hendahklah disusun ikut kekanan
ahli-ahli mesyuarat yang hadir.
3.4 Catatan perbincangan:
3.4.1 Direkod secara padat, tepat dan jelas.
3.4.2 Catatan yang dibincangkan dan diikuti dengan nota yang menunjukkan
sama ada tindakan lanjut diperlukan atau makluman sahaja.
3.5 Pengesanan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat.
3.6 Laporan maklum balas oleh urusetia (jika berkaitan).
3.7 Hanya perkara-perkara penting dan hasil perbincangan sahaja yang yang
perlu dicatatkan di dalam minit mesyuarat.
Muka : 4 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
3.8 Butir-butir perbincangan sebenar dan perbualan yang tidak berkaitan tidak
perlu dimasukkan ke dalam minit mesyuarat. Misalnya tidak mencatat nama
seorang ahli yang tidak bersetuju dengan perbincangan. Hanya keputusan
akhir sahaja yang perlu dicatkan di dalam minit mesyuarat.
3.9 Semua pindaan dan ketetapan hendaklah dicatat beserta nama pencadang
dan penyokongnya, tidak kira sama ada pindaan tersebut disokong atau tidak
pada akhirnya.
4 CONTOH BORANG MAKLUM BALAS.
Rajah 1 : Borang maklum balas
Muka : 5 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
5 CONTOH REKOD EDARAN.
Rajah 2 : Rekod edaran
Muka : 6 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
6 CONTOH BORANG KEHADIRAN MESYUARAT.
Rajah 3 : Borang kehadiran mesyuarat
Muka : 7 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
7 CONTOH MINIT MESYUARAT.
NAMA SYARIKAT / ORGANISASI / SEKOLAH / JABATAN / UNIT
…………………………………………………………………
MINIT MESYUARAT (NAMA MESYUARAT) …………………………………………….
BIL ………….. / TAHUN ……………
Tarikh : ………………………………..
Masa : ………………………………..
Tempat : ………………………………..
Kehadiran : ………………………………..
Hadir Bersama : ………………………………..
Tidak Hadir : ………………………………..
1 UCAPAN ALUAN PENGERUSI
1.1 ……………………………. Tindakan :
1.2 ……………………………. Tindakan :
2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LEPAS
2.1 En ………………………… mencadangkan agar minit mesyuarat ……….. bil
( ) / …… diterima dan disahkan.
2.2 Puan …………………. menyokong cadangan tersebut.
Tindakan :
3 PERKARA BERBANGKIT
3.1 ……………………………… Tindakan :
3.2 ……………………………... Tindakan :
4 PERKARA YANG DIBINCANGKAN DALAM MESYUARAT
4.1 ……………………………… Tindakan :
4.2 ……………………………... Tindakan :
Muka : 8 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
5 HAL-HAL LAIN
5.1 ……………………………… Tindakan :
5.2 ……………………………... Tindakan :
6 PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1 …. Ucapan penangguhan …….
6.2 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul …………………..
Tindakan :
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
(... NAMA SETIAUSAHA...) (... NAMA PENGERUSI...)
Setiausaha Pengerusi
Nama Syarikat / Organisasi / Nama Syarikat / Organisasi /
Sekolah / Jabatan / Unit Sekolah / Jabatan / Unit
Rajah 4 : Minit Mesyuarat
Muka : 9 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
SOALAN
1. Nyatakan tujuan setiausaha mencatat minit semasa mesyuarat dijalankan.
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
2. Nyatakan lima perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
3. Nyatakan tempoh minit mesyuarat perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
4. Nyatakan sebab mengapa minit mesyuarat pelu diedarkan kepada ahli
mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
5. Nyatakan cara menulis pengesahan minit mesyuarat yang lepas di dalam minit
mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Muka : 10 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG
KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG
71600 JELEBU
NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS
KERTAS KERJA
NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN
KOD / NAMA
KURSUS
BKP 304 / MEETING
TAHAP 2
SEMESTER 3
STANDARD
PEMBELAJARAN
5. MENGURUSKAN MESYUARAT
6. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT
7. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT
8. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to:
5. Establish the appropriate recording tool
6. Record minutes accurately
7. Prepare minutes of meeting
8. Manage post meeting requirements
NO KOD BKP 304-1-KK4 Muka : 1 Drp : 5
TAJUK : MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
TUJUAN :
Pelajar-pelajar mesti boleh:
1. Mempastikan penyediaan alat merakam perjalanan mesyuarat mengikut jenis
mesyuarat.
2. Kemahiran mengambil catatan RINTAS dalam merekod butir-butir mesyuarat.
Muka : 11 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
3. Dapat mengendalikan alat rakaman mengikut manual penggunaan dengan
baik.
4. Menyemak nota yang disalin untuk memastikan rekod mesyuarat yang tepat.
5. Menyediakan format minit mengikut prosedur organisasi dan keperluan
mesyuarat.
6. Mencetak minit mesyuarat mengikut prosedur organisasi.
7. Mengedar dan menyimpan minit mesyuarat dalam jangka masa yang
ditetapkan mengikut keperluan organisasi
ARAHAN
Kelas anda akan dibahagikan kepada 4 kumpulan. Setiap kumpulan akan menjalankan
‘mock-meeting’ dan satu kumpulan lain akan mencatat minit menggunakan kaedah
RINTAS. Pelajar juga dibenarkan menggunakan perakam suara jika perlu. Setelah
selesai mesyuarat, pelajar diberikan masa untuk merangka minit mesyuarat. Kemudian
pelajar diminta untuk menyediakan dan mencetak minit mesyuarat sebelum disemak
dan disahkan oleh pengerusi mesyuarat. Minit mesyuarat tersebut hendaklah diedarkan
kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh mesyuarat dijalankan.
PERALATAN
1. Komputer
2. Printer
3. Kertas
4. Mesin fotostat
Muka : 12 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA
Tindakan semasa
mesyuarat.
1. Mengambil senarai kehadiran mesyuarat. Iaitu dengan
mengedarkan senarai kehadiran mesyuarat kepada ahli
mesyuarat.
2. Mencatat perkara penting yang dibincangkan dalam
mesyuarat.
3. Mencatat keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.
4. Mencatat tindakan susulan yang perlu diambil.
5. Setiausaha boleh menggunakan kemahiran RINTAS
untuk mencatat minit mesyuarat.
6. Setiausaha juga boleh menggunakan perakam suara
untuk memastikan tiada sebarang maklumat penting
yang tertinggal semasa mencatat minit.
Tindakan selepas
mesyuarat.
 Format minit hendahlah dicatatkan mengikut agenda yang
telah ditetapkan oleh pengerusi dan setiausaha.
 Minit yang telah disahkan oleh pengerusi hendaklah
diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 2 minggu
dari tarikh mesyuarat.
Langkah 1
Nama
organisasi/syarikat/
jabatan/unit/kelab
dan sebagainya.
 Nama organisasi/syarikat/jabatan/unit/kelab dan
sebagainya yang menganjukan mesyuarat.
 Contohnya,
KELAB PENGGUNA SMK KUALA KLAWANG,
JELEBU NEGERI SEMBILAN.
Langkah 2
nama mesyuarat
 Nama mesyuarat yang lengkap dengan bilangan
mesyuarat dan tahun mesyuarat dijalankan.
 Contohnya,
MESYUARAT UNIT KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN
BIL 2/2014
Langkah 3
Tarikh, masa dan
tempat
 Tarikh, masa dan tempat yang tepat seperti mesyuarat
dijalankan.
Langkah 4  Senarai ahli yang hadir atau hadir bersama hendaklah
Muka : 13 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
Senarai hadir dan
tidak hadir
dinyatakan dalam minit mesyuarat.
 Jika terdapat ahli yang tidak hadir, nyatakan nama beliau
dan nyatakan sebab beliau tidak hadir.
 Jika ahli mesyuarat melebihi bilangan 10 orang, senarai
kehadiran boleh dinyatakan Rujuk Lampiran. Senarai
nama kehadiran mesti dilampirkan dengan minit
mesyuarat.
Langkah 5
Agenda Mesyuarat
 Agenda mesyuarat dinyatakan mengikut perbincangan
yang dijalankan oleh pengerusi dan setiausaha.
 Hanya perkara penting dan keputusan mesyuarat perlu
ada dalam minit. Segala perbincangan atau perbahasan
tidak perlu dicatatkan dalam minit.
Langkah 6
Disediakan oleh,
 Setiausaha perlu menandantangani ruang disediakan oleh.
Langkah 7
Disahkan oleh,
 Minit mesyuarat perlu disemak oleh pengerusi untuk
mengelakkan sebarang kesilapan maklumat atau
kesalahan menaip. Jika pengerusi telah bersetuju dengan
minit mesyuarat tersebut, pengerusi haruslah
menandatangani ruangan disahkan oleh.
 Contoh minit mesyuarat dilampirkan dalam Lampiran 1
Muka : 14 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
SENARAI SEMAK KERJA/CHECKLIST
Bil
No
Tahap Pencapaian / Level Of
Achievement
Terima /
Accepted
Tidak Terima
/ Not
Accepted
Catatan /
Remark
A. PROSES KERJA / WORK PROCESS
Contoh
 Kaedah penggunaan alat ___________
 Prosedur kerja ___________
 Tempoh masa ___________
B. HASIL KERJA / END RESULT
Contoh
 Dari segi fungsi produk ___________
 Dari segi ketepatan produk ___________
 Dari segi kekemasan produk ___________
C. SIKAP / ATTITUDE
Contoh
 Kerjasama ___________
 Menepati masa ___________
D. KESELAMATAN / PERSEKITARAN / SAFETY / ENVIROMENTAL
Contoh
 Kaedah kerja mematuhi keselamatan ___________
(Tandatangan dan Nama Calon)
Candidate’s Name and Signature
(Tandatangan dan Nama Pegawai Penilai)
Assessor’s Name and Signature
Tarikh / Date : _______________ Tarikh / Date : _______________
Muka : 15 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG
KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG
71600 JELEBU
NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS
KERTAS TUGASAN
NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN
KOD / NAMA
KURSUS
BKP 304 / MEETING
TAHAP 2
SEMESTER 3
STANDARD
PEMBELAJARAN
9. MENGURUSKAN MESYUARAT
10. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT
11. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT
12. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to:
9. Establish the appropriate recording tool
10. Record minutes accurately
11. Prepare minutes of meeting
12. Manage post meeting requirements
NO KOD BKP 304-1-KT4 Muka : 1 Drp : 7
TAJUK : MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
TUJUAN :
Kertas tugasan ini bertujuan menguji pengetahuan pelajar tentang penyediaan minit
mesyuarat.
ARAHAN :
Jawab semua soalan.
Muka : 16 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
1. Nyatakan satu sebab minit mesyuarat perlu disediakan setelah mesyuarat
dijalankan.
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
[skor : 1]
Rajah 1
Soalan 2 dan 3 berdasarkan Rajah 1.
2. Namakan peralatan pada Rajah 1.
………………………………………………………………………………………………...
[skor : 1]
3. Nyatakan kegunaan alat tersebut.
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
[skor : 1]
Muka : 17 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
4. Nyatakan tiga perkara penting yang perlu dicatat oleh setiausaha semasa
mesyuarat dijalankan.
a) ………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………...
b) ………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………...
[skor : 2]
5. Tandakan ( √ ) pada pernyataan yang benar dan ( X ) pada pernyataan yang tidak
berkaitan tentang agenda mesyuarat.
Bil Pernyataan
Ruang
Jawapan
a) Susunan nama ahli hendaklah disusun mengikut kekananan
ahli mesyuarat yang hadir.
b) Minit mesyuarat hendaklah diserahkan kepada ahli
mesyuarat pada mesyuarat yang akan datang.
c) Hanya perkara yang penting sahaja dicatat di dalam minit
mesyuarat.
d) Ahli mesyuarat yang tidak hadir pada mesyuarat lepas boleh
mencadang dan menyokong pengesahan minit mesyuarat
lepas.
[skor : 4]
6. Minit mesyuarat disediakan oleh ……………………………. dan disahkan oleh
…………………………….
[skor : 2]
7. Nyatakan satu sebab minit mesyuarat perlu diedar kepada ahli mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
[skor : 1]
Muka : 18 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
8. Nyatakan tempoh menyediaan dan mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli
mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
[skor : 1]
MESYUARAT UNIT KEJURUTERAAN ELEKTRIK KVKK BIL 4/2013.
Pengesahan minit mesyuarat lepas.
Pencadang : En Rafi bin Zahir
Penyokong : Puan Embun binti Razali
9. Berdasarkan maklumat di atas, tuliskan bagaimana agenda tersebut dalam minit
mesyuarat.
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………...
[skor : 2]
Syarikat Jarum Emas telah mengadakan mesyuarat bahagian Pemasaran Bilangan ke 2
bagi tahun 2013 pada 31 Julai 2013 jam 8.30 pagi dan ditangguhkan pada jam 12.00
tengah hari di Bilik Mesyuarat Berlian.
Pengerusi mengalu-alukan dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran semua
ahli. Mereka diminta memberikan pandangan yang membina bagi meningkatkan
keuntungan syarikat.
Di antara perkara yang dibincangkan ialah pengesahan minit mesyuarat yang lepas,
laporan jualan untuk setengah tahun 2013 dan termasuk hal-hal lain iaitu cadangan
mengadakan hari keluarga syarikat.
Muka : 19 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
Pengesahan minit mesyuarat telah dicadangkan oleh En Akhbar bin Ghani dan
disokong oleh Puan Rashidah bt Ahmad. En Fazli telah membentangkan laporan jualan
setengah tahun 2013. Beliau menjelaskan bahawa jualan telah merosot iaitu RM25,000
sahaja berbanding RM35,000 pada setengah tahun yang lepas. Ini disebabkan oleh
perancangan pemasaran yang kurang teliti dan kurangnya komitmen kakitangan
semasa sesi juala yang dijalankan.
Mesyuarat juga bersetuju mengadakan Majlis Bacaan Yaasin selepas solat maghrib
pada 6 Ogos 2013 di surau syarikat. Semua kakitangan syarikat dijemput hadir.
Sebelum mengakhiri mesyuarat, pengerusi mengharapkan kerjasama semua
kakitangan untuk memastikan agar prestasi syarikat dapat dipertingkatkan. Seterusnya
beliau mengucapkan terima kasih kepada semua ahli.
Senarai Kehadiran Mesyuarat
Bil Nama Jawatan Tandatangan
1 Salleh bin Yaser Pengarah
2 Puan Murni bt Hasim Timbalan Pengarah
3 En Fazli bin Kassim Pegawai Kewangan
4 Puan Rashidah bt Ahmad Pegawai Pentadbiran
5 Cik Julia bt Baba Pegawai Operasi Tidak hadir
6 En Akhbar bin Ghani Pegawai Pentadbiran
7 Puan Jamilah bt Hamdan Setiausaha
10. Berdasarkan petikan di atas anda dikehendaki menyediakan minit mesyuarat.
[skor : 15]
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
Muka : 20 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
Muka : 21 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
…………………………………………………………………………………………………..…..
30

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
WAJ 3108 Pengurusan MesyuaratWAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
WAJ 3108 Pengurusan MesyuaratEi Reen
 
Kertas kerja kem pengawas
Kertas kerja kem pengawasKertas kerja kem pengawas
Kertas kerja kem pengawastati hidayatie
 
Mengendalikan Mesyuarat
Mengendalikan MesyuaratMengendalikan Mesyuarat
Mengendalikan Mesyuaratfyeda
 
kertas kerja mohon peruntukan pertandingan tarian
kertas kerja mohon peruntukan pertandingan tariankertas kerja mohon peruntukan pertandingan tarian
kertas kerja mohon peruntukan pertandingan tarianErny Liana
 
Contoh format surat panggilan mesyuarat
Contoh format surat panggilan mesyuaratContoh format surat panggilan mesyuarat
Contoh format surat panggilan mesyuaratChon Seong Hoo
 
Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018
Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018
Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018norhabsah hamid
 
Panduan ringkas menulis kertas kerja
Panduan ringkas menulis kertas kerjaPanduan ringkas menulis kertas kerja
Panduan ringkas menulis kertas kerjaAbdullah Mokhti
 
Pengenalan Kepada Minit Mesyuarat
Pengenalan Kepada Minit MesyuaratPengenalan Kepada Minit Mesyuarat
Pengenalan Kepada Minit MesyuaratHazwani Hashim
 
Borang minit curai
Borang minit curaiBorang minit curai
Borang minit curaiieta yatim
 
Sistem fail sekolah
Sistem fail sekolahSistem fail sekolah
Sistem fail sekolahilhafiz
 
Kertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlighted
Kertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlightedKertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlighted
Kertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlightedAzliza Mohamed
 
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit MesyuaratContoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit MesyuaratHasni Dolmat
 
Contoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuaratContoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuaratHasni Dolmat
 
Slide taklimat pelupusan rekod edited
Slide taklimat pelupusan rekod editedSlide taklimat pelupusan rekod edited
Slide taklimat pelupusan rekod editedupspbtpnkl
 

La actualidad más candente (20)

PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITIPENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
 
WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
WAJ 3108 Pengurusan MesyuaratWAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
 
Kertas kerja kem pengawas
Kertas kerja kem pengawasKertas kerja kem pengawas
Kertas kerja kem pengawas
 
Mengendalikan Mesyuarat
Mengendalikan MesyuaratMengendalikan Mesyuarat
Mengendalikan Mesyuarat
 
kertas kerja mohon peruntukan pertandingan tarian
kertas kerja mohon peruntukan pertandingan tariankertas kerja mohon peruntukan pertandingan tarian
kertas kerja mohon peruntukan pertandingan tarian
 
Contoh format surat panggilan mesyuarat
Contoh format surat panggilan mesyuaratContoh format surat panggilan mesyuarat
Contoh format surat panggilan mesyuarat
 
Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018
Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018
Kertas kerja majlis persaraan Guru Besar 2018
 
Pengurusan majlis rasmi
Pengurusan majlis rasmiPengurusan majlis rasmi
Pengurusan majlis rasmi
 
Pengurusan majlis rasmi
Pengurusan majlis rasmiPengurusan majlis rasmi
Pengurusan majlis rasmi
 
Format minit mesyuarat
Format minit mesyuaratFormat minit mesyuarat
Format minit mesyuarat
 
Panduan ringkas menulis kertas kerja
Panduan ringkas menulis kertas kerjaPanduan ringkas menulis kertas kerja
Panduan ringkas menulis kertas kerja
 
Pengenalan Kepada Minit Mesyuarat
Pengenalan Kepada Minit MesyuaratPengenalan Kepada Minit Mesyuarat
Pengenalan Kepada Minit Mesyuarat
 
Borang minit curai
Borang minit curaiBorang minit curai
Borang minit curai
 
aset alih
aset alihaset alih
aset alih
 
Sistem fail sekolah
Sistem fail sekolahSistem fail sekolah
Sistem fail sekolah
 
Kertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlighted
Kertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlightedKertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlighted
Kertas kerja program sayang disayang ,pdk seri mutiara higlighted
 
Contoh surat rasmi.
Contoh surat rasmi.Contoh surat rasmi.
Contoh surat rasmi.
 
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit MesyuaratContoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat
 
Contoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuaratContoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuarat
 
Slide taklimat pelupusan rekod edited
Slide taklimat pelupusan rekod editedSlide taklimat pelupusan rekod edited
Slide taklimat pelupusan rekod edited
 

Destacado

Contoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali Pertama
Contoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali PertamaContoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali Pertama
Contoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali PertamaKemuncuppadang Opel
 
Minit Mesyuarat (LM 2025)
Minit Mesyuarat (LM 2025)Minit Mesyuarat (LM 2025)
Minit Mesyuarat (LM 2025)Afifah Nabilah
 
Modul 501 MEETING ARRANGEMENT
Modul 501 MEETING ARRANGEMENTModul 501 MEETING ARRANGEMENT
Modul 501 MEETING ARRANGEMENTKamizatul Liyana
 
Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)
Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)
Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)Zita Razak
 
15933414 contoh-minit-mesyuarat
15933414 contoh-minit-mesyuarat15933414 contoh-minit-mesyuarat
15933414 contoh-minit-mesyuaratl Hakim
 
9. meeting ajk MPM FEP 14
9. meeting ajk MPM FEP 149. meeting ajk MPM FEP 14
9. meeting ajk MPM FEP 14Mardhiah Ishak
 
Laporan minit mesyuarat pertama permata unimas copy
Laporan minit mesyuarat pertama permata unimas   copyLaporan minit mesyuarat pertama permata unimas   copy
Laporan minit mesyuarat pertama permata unimas copyainytaf
 
Laporan minit mesyuarat
Laporan minit mesyuaratLaporan minit mesyuarat
Laporan minit mesyuaratyeesan
 
Borang kehadiran mesyuarat
Borang kehadiran mesyuaratBorang kehadiran mesyuarat
Borang kehadiran mesyuarat654321000
 
Prosedur pengendalian mel
Prosedur pengendalian melProsedur pengendalian mel
Prosedur pengendalian melalizaridwan
 
Automasi Pejabat (BKP 103) - Mesin Ricih
Automasi Pejabat (BKP 103) - Mesin RicihAutomasi Pejabat (BKP 103) - Mesin Ricih
Automasi Pejabat (BKP 103) - Mesin Ricihalizaridwan
 
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan RekodLaporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekodalizaridwan
 
36348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-2
36348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-236348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-2
36348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-2Revathi Chandran
 
Minit mesyuarat opkim 2
Minit mesyuarat opkim 2Minit mesyuarat opkim 2
Minit mesyuarat opkim 2Mohd Ikmal
 
Borang pk 07 3 contoh format minit mesyuarat
Borang pk 07 3 contoh format minit mesyuaratBorang pk 07 3 contoh format minit mesyuarat
Borang pk 07 3 contoh format minit mesyuaratintansulinranaisahak
 
Minit mesyuarat opkim 3
Minit mesyuarat opkim 3Minit mesyuarat opkim 3
Minit mesyuarat opkim 3Mohd Ikmal
 

Destacado (20)

Contoh format minit mesyuarat
Contoh format minit mesyuarat Contoh format minit mesyuarat
Contoh format minit mesyuarat
 
Contoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali Pertama
Contoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali PertamaContoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali Pertama
Contoh Minit Mesyuarat Panitia BM Kali Pertama
 
Minit Mesyuarat (LM 2025)
Minit Mesyuarat (LM 2025)Minit Mesyuarat (LM 2025)
Minit Mesyuarat (LM 2025)
 
Modul 501 MEETING ARRANGEMENT
Modul 501 MEETING ARRANGEMENTModul 501 MEETING ARRANGEMENT
Modul 501 MEETING ARRANGEMENT
 
Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)
Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)
Minit mesyuarat panitia bm1 (2013)
 
15933414 contoh-minit-mesyuarat
15933414 contoh-minit-mesyuarat15933414 contoh-minit-mesyuarat
15933414 contoh-minit-mesyuarat
 
KK 1 RESIT
KK 1 RESITKK 1 RESIT
KK 1 RESIT
 
9. meeting ajk MPM FEP 14
9. meeting ajk MPM FEP 149. meeting ajk MPM FEP 14
9. meeting ajk MPM FEP 14
 
Laporan minit mesyuarat pertama permata unimas copy
Laporan minit mesyuarat pertama permata unimas   copyLaporan minit mesyuarat pertama permata unimas   copy
Laporan minit mesyuarat pertama permata unimas copy
 
Laporan minit mesyuarat
Laporan minit mesyuaratLaporan minit mesyuarat
Laporan minit mesyuarat
 
Borang kehadiran mesyuarat
Borang kehadiran mesyuaratBorang kehadiran mesyuarat
Borang kehadiran mesyuarat
 
Automasi Pejabat
Automasi PejabatAutomasi Pejabat
Automasi Pejabat
 
Prosedur pengendalian mel
Prosedur pengendalian melProsedur pengendalian mel
Prosedur pengendalian mel
 
Automasi Pejabat (BKP 103) - Mesin Ricih
Automasi Pejabat (BKP 103) - Mesin RicihAutomasi Pejabat (BKP 103) - Mesin Ricih
Automasi Pejabat (BKP 103) - Mesin Ricih
 
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan RekodLaporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
 
36348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-2
36348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-236348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-2
36348807 minit-mesyuarat-panitia-kt-dan-sivik-kali-ke-2
 
Minit mesyuarat opkim 2
Minit mesyuarat opkim 2Minit mesyuarat opkim 2
Minit mesyuarat opkim 2
 
Borang pk 07 3 contoh format minit mesyuarat
Borang pk 07 3 contoh format minit mesyuaratBorang pk 07 3 contoh format minit mesyuarat
Borang pk 07 3 contoh format minit mesyuarat
 
Minit mesyuarat jkkk ng mato
Minit mesyuarat jkkk  ng matoMinit mesyuarat jkkk  ng mato
Minit mesyuarat jkkk ng mato
 
Minit mesyuarat opkim 3
Minit mesyuarat opkim 3Minit mesyuarat opkim 3
Minit mesyuarat opkim 3
 

Similar a BKP 304 - MESYUARAT ( MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT)

Penulisan minit mesyuarat
Penulisan minit mesyuaratPenulisan minit mesyuarat
Penulisan minit mesyuaratiyatieku ayune
 
Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2
Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2
Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2Abdul Muhaimin
 
Final minit msyrt rbttmk 1 2015
Final minit msyrt rbttmk 1 2015Final minit msyrt rbttmk 1 2015
Final minit msyrt rbttmk 1 2015J Zul Azizi
 
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01Mufeen Chentia Cake
 
1 pengurusan mesyuarat
1 pengurusan mesyuarat1 pengurusan mesyuarat
1 pengurusan mesyuarat66ong
 
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuaratMuhamad Samsudin
 
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuaratTajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuaratkokurikulumbainun
 
Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01
Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01
Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01Snaidil Ganu
 

Similar a BKP 304 - MESYUARAT ( MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT) (20)

Penulisan minit mesyuarat
Penulisan minit mesyuaratPenulisan minit mesyuarat
Penulisan minit mesyuarat
 
Penulisan minit mesyuarat
Penulisan minit mesyuaratPenulisan minit mesyuarat
Penulisan minit mesyuarat
 
Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2
Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2
Bpp304 Mesyuarat_Kolej Vokasional Sungai Setani 2
 
Final minit msyrt rbttmk 1 2015
Final minit msyrt rbttmk 1 2015Final minit msyrt rbttmk 1 2015
Final minit msyrt rbttmk 1 2015
 
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
Penulisanminitmesyuaratberkualiti2012 120313102832-phpapp01
 
1 pengurusan mesyuarat
1 pengurusan mesyuarat1 pengurusan mesyuarat
1 pengurusan mesyuarat
 
Pkpa291
Pkpa291Pkpa291
Pkpa291
 
Pkpa291
Pkpa291Pkpa291
Pkpa291
 
Pkpa291
Pkpa291Pkpa291
Pkpa291
 
Format
FormatFormat
Format
 
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat
 
1 pengurusan mesyuarat
1 pengurusan mesyuarat1 pengurusan mesyuarat
1 pengurusan mesyuarat
 
Tajuk 9 pengurusan mesyuarat
Tajuk 9 pengurusan mesyuaratTajuk 9 pengurusan mesyuarat
Tajuk 9 pengurusan mesyuarat
 
Tajuk 9 pengurusan mesyuarat
Tajuk 9 pengurusan mesyuaratTajuk 9 pengurusan mesyuarat
Tajuk 9 pengurusan mesyuarat
 
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuaratTajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
 
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuaratTajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
Tajuk 10 pengurusan koku mesyuarat
 
Minitmesyuarat
MinitmesyuaratMinitmesyuarat
Minitmesyuarat
 
Mengurus panitia
Mengurus panitiaMengurus panitia
Mengurus panitia
 
Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01
Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01
Pengurusan panitia-110204030633-phpapp01
 
Bpp 304 mesyuarat versi 2
Bpp 304 mesyuarat versi 2Bpp 304 mesyuarat versi 2
Bpp 304 mesyuarat versi 2
 

BKP 304 - MESYUARAT ( MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT)

  • 1. KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS PENERANGAN NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 1. MENGURUSKAN MESYUARAT 2. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 3. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 4. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 1. Establish the appropriate recording tool 2. Record minutes accurately 3. Prepare minutes of meeting 4. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-2-KP2 Muka : 1 Drp : 9 TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan tentang penyediakan minit mesyuarat.
  • 2. Muka : 2 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 1 PENGENALAN Minit mesyuarat adalah suatu catatan ringkas, gambaran idea, peringatan atau laporan tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Ia merupakan satu rekod yang ringkas tetapi tepat tentang perkara-perkara yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Minit hendaklah dicatat dalam setiap mesyuarat. 2 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT. Semasa mencatat minit setiausaha perlu: 2.1 Mengambil senarai kehadiran mesyuarat. Iaitu dengan mengedarkan senarai kehadiran mesyuarat kepada ahli mesyuarat. 2.2 Mencatat perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat. 2.3 Mencatat keputusan yang dibuat dalam mesyuarat. 2.4 Mencatat tindakan susulan yang perlu diambil. 2.5 Setiausaha boleh menggunakan kemahiran RINTAS untuk mencatat minit mesyuarat. 2.6 Setiausaha juga boleh menggunakan perakam suara untuk memastikan tiada sebarang maklumat penting yang tertinggal semasa mencatat minit. Gambar 1 : Pita rakaman menggunkan kaset
  • 3. Muka : 3 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 Gambar 2 : Pita rakaman menggunakan USB 3 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT. 3.1 Penyediaan minit: 3.1.1 Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat. 3.1.2 Tempoh menyediakan dan mengedarkan minit adalah tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat. 3.2 Format minit mesyuarat – disusun mengikut agenda mesyuarat. 3.3 Susunan nama ahli mesyuarat mesyuarat hendahklah disusun ikut kekanan ahli-ahli mesyuarat yang hadir. 3.4 Catatan perbincangan: 3.4.1 Direkod secara padat, tepat dan jelas. 3.4.2 Catatan yang dibincangkan dan diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau makluman sahaja. 3.5 Pengesanan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat. 3.6 Laporan maklum balas oleh urusetia (jika berkaitan). 3.7 Hanya perkara-perkara penting dan hasil perbincangan sahaja yang yang perlu dicatatkan di dalam minit mesyuarat.
  • 4. Muka : 4 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 3.8 Butir-butir perbincangan sebenar dan perbualan yang tidak berkaitan tidak perlu dimasukkan ke dalam minit mesyuarat. Misalnya tidak mencatat nama seorang ahli yang tidak bersetuju dengan perbincangan. Hanya keputusan akhir sahaja yang perlu dicatkan di dalam minit mesyuarat. 3.9 Semua pindaan dan ketetapan hendaklah dicatat beserta nama pencadang dan penyokongnya, tidak kira sama ada pindaan tersebut disokong atau tidak pada akhirnya. 4 CONTOH BORANG MAKLUM BALAS. Rajah 1 : Borang maklum balas
  • 5. Muka : 5 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 5 CONTOH REKOD EDARAN. Rajah 2 : Rekod edaran
  • 6. Muka : 6 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 6 CONTOH BORANG KEHADIRAN MESYUARAT. Rajah 3 : Borang kehadiran mesyuarat
  • 7. Muka : 7 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 7 CONTOH MINIT MESYUARAT. NAMA SYARIKAT / ORGANISASI / SEKOLAH / JABATAN / UNIT ………………………………………………………………… MINIT MESYUARAT (NAMA MESYUARAT) ……………………………………………. BIL ………….. / TAHUN …………… Tarikh : ……………………………….. Masa : ……………………………….. Tempat : ……………………………….. Kehadiran : ……………………………….. Hadir Bersama : ……………………………….. Tidak Hadir : ……………………………….. 1 UCAPAN ALUAN PENGERUSI 1.1 ……………………………. Tindakan : 1.2 ……………………………. Tindakan : 2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LEPAS 2.1 En ………………………… mencadangkan agar minit mesyuarat ……….. bil ( ) / …… diterima dan disahkan. 2.2 Puan …………………. menyokong cadangan tersebut. Tindakan : 3 PERKARA BERBANGKIT 3.1 ……………………………… Tindakan : 3.2 ……………………………... Tindakan : 4 PERKARA YANG DIBINCANGKAN DALAM MESYUARAT 4.1 ……………………………… Tindakan : 4.2 ……………………………... Tindakan :
  • 8. Muka : 8 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 5 HAL-HAL LAIN 5.1 ……………………………… Tindakan : 5.2 ……………………………... Tindakan : 6 PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1 …. Ucapan penangguhan ……. 6.2 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul ………………….. Tindakan : Disediakan oleh, Disahkan oleh, (... NAMA SETIAUSAHA...) (... NAMA PENGERUSI...) Setiausaha Pengerusi Nama Syarikat / Organisasi / Nama Syarikat / Organisasi / Sekolah / Jabatan / Unit Sekolah / Jabatan / Unit Rajah 4 : Minit Mesyuarat
  • 9. Muka : 9 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 SOALAN 1. Nyatakan tujuan setiausaha mencatat minit semasa mesyuarat dijalankan. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 2. Nyatakan lima perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 3. Nyatakan tempoh minit mesyuarat perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 4. Nyatakan sebab mengapa minit mesyuarat pelu diedarkan kepada ahli mesyuarat. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 5. Nyatakan cara menulis pengesahan minit mesyuarat yang lepas di dalam minit mesyuarat. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
  • 10. Muka : 10 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS KERJA NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 5. MENGURUSKAN MESYUARAT 6. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 7. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 8. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 5. Establish the appropriate recording tool 6. Record minutes accurately 7. Prepare minutes of meeting 8. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-1-KK4 Muka : 1 Drp : 5 TAJUK : MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT TUJUAN : Pelajar-pelajar mesti boleh: 1. Mempastikan penyediaan alat merakam perjalanan mesyuarat mengikut jenis mesyuarat. 2. Kemahiran mengambil catatan RINTAS dalam merekod butir-butir mesyuarat.
  • 11. Muka : 11 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 3. Dapat mengendalikan alat rakaman mengikut manual penggunaan dengan baik. 4. Menyemak nota yang disalin untuk memastikan rekod mesyuarat yang tepat. 5. Menyediakan format minit mengikut prosedur organisasi dan keperluan mesyuarat. 6. Mencetak minit mesyuarat mengikut prosedur organisasi. 7. Mengedar dan menyimpan minit mesyuarat dalam jangka masa yang ditetapkan mengikut keperluan organisasi ARAHAN Kelas anda akan dibahagikan kepada 4 kumpulan. Setiap kumpulan akan menjalankan ‘mock-meeting’ dan satu kumpulan lain akan mencatat minit menggunakan kaedah RINTAS. Pelajar juga dibenarkan menggunakan perakam suara jika perlu. Setelah selesai mesyuarat, pelajar diberikan masa untuk merangka minit mesyuarat. Kemudian pelajar diminta untuk menyediakan dan mencetak minit mesyuarat sebelum disemak dan disahkan oleh pengerusi mesyuarat. Minit mesyuarat tersebut hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh mesyuarat dijalankan. PERALATAN 1. Komputer 2. Printer 3. Kertas 4. Mesin fotostat
  • 12. Muka : 12 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA Tindakan semasa mesyuarat. 1. Mengambil senarai kehadiran mesyuarat. Iaitu dengan mengedarkan senarai kehadiran mesyuarat kepada ahli mesyuarat. 2. Mencatat perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat. 3. Mencatat keputusan yang dibuat dalam mesyuarat. 4. Mencatat tindakan susulan yang perlu diambil. 5. Setiausaha boleh menggunakan kemahiran RINTAS untuk mencatat minit mesyuarat. 6. Setiausaha juga boleh menggunakan perakam suara untuk memastikan tiada sebarang maklumat penting yang tertinggal semasa mencatat minit. Tindakan selepas mesyuarat.  Format minit hendahlah dicatatkan mengikut agenda yang telah ditetapkan oleh pengerusi dan setiausaha.  Minit yang telah disahkan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh mesyuarat. Langkah 1 Nama organisasi/syarikat/ jabatan/unit/kelab dan sebagainya.  Nama organisasi/syarikat/jabatan/unit/kelab dan sebagainya yang menganjukan mesyuarat.  Contohnya, KELAB PENGGUNA SMK KUALA KLAWANG, JELEBU NEGERI SEMBILAN. Langkah 2 nama mesyuarat  Nama mesyuarat yang lengkap dengan bilangan mesyuarat dan tahun mesyuarat dijalankan.  Contohnya, MESYUARAT UNIT KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN BIL 2/2014 Langkah 3 Tarikh, masa dan tempat  Tarikh, masa dan tempat yang tepat seperti mesyuarat dijalankan. Langkah 4  Senarai ahli yang hadir atau hadir bersama hendaklah
  • 13. Muka : 13 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 Senarai hadir dan tidak hadir dinyatakan dalam minit mesyuarat.  Jika terdapat ahli yang tidak hadir, nyatakan nama beliau dan nyatakan sebab beliau tidak hadir.  Jika ahli mesyuarat melebihi bilangan 10 orang, senarai kehadiran boleh dinyatakan Rujuk Lampiran. Senarai nama kehadiran mesti dilampirkan dengan minit mesyuarat. Langkah 5 Agenda Mesyuarat  Agenda mesyuarat dinyatakan mengikut perbincangan yang dijalankan oleh pengerusi dan setiausaha.  Hanya perkara penting dan keputusan mesyuarat perlu ada dalam minit. Segala perbincangan atau perbahasan tidak perlu dicatatkan dalam minit. Langkah 6 Disediakan oleh,  Setiausaha perlu menandantangani ruang disediakan oleh. Langkah 7 Disahkan oleh,  Minit mesyuarat perlu disemak oleh pengerusi untuk mengelakkan sebarang kesilapan maklumat atau kesalahan menaip. Jika pengerusi telah bersetuju dengan minit mesyuarat tersebut, pengerusi haruslah menandatangani ruangan disahkan oleh.  Contoh minit mesyuarat dilampirkan dalam Lampiran 1
  • 14. Muka : 14 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 SENARAI SEMAK KERJA/CHECKLIST Bil No Tahap Pencapaian / Level Of Achievement Terima / Accepted Tidak Terima / Not Accepted Catatan / Remark A. PROSES KERJA / WORK PROCESS Contoh  Kaedah penggunaan alat ___________  Prosedur kerja ___________  Tempoh masa ___________ B. HASIL KERJA / END RESULT Contoh  Dari segi fungsi produk ___________  Dari segi ketepatan produk ___________  Dari segi kekemasan produk ___________ C. SIKAP / ATTITUDE Contoh  Kerjasama ___________  Menepati masa ___________ D. KESELAMATAN / PERSEKITARAN / SAFETY / ENVIROMENTAL Contoh  Kaedah kerja mematuhi keselamatan ___________ (Tandatangan dan Nama Calon) Candidate’s Name and Signature (Tandatangan dan Nama Pegawai Penilai) Assessor’s Name and Signature Tarikh / Date : _______________ Tarikh / Date : _______________
  • 15. Muka : 15 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS TUGASAN NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 9. MENGURUSKAN MESYUARAT 10. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 11. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 12. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 9. Establish the appropriate recording tool 10. Record minutes accurately 11. Prepare minutes of meeting 12. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-1-KT4 Muka : 1 Drp : 7 TAJUK : MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT TUJUAN : Kertas tugasan ini bertujuan menguji pengetahuan pelajar tentang penyediaan minit mesyuarat. ARAHAN : Jawab semua soalan.
  • 16. Muka : 16 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 1. Nyatakan satu sebab minit mesyuarat perlu disediakan setelah mesyuarat dijalankan. ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... [skor : 1] Rajah 1 Soalan 2 dan 3 berdasarkan Rajah 1. 2. Namakan peralatan pada Rajah 1. ………………………………………………………………………………………………... [skor : 1] 3. Nyatakan kegunaan alat tersebut. ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... [skor : 1]
  • 17. Muka : 17 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 4. Nyatakan tiga perkara penting yang perlu dicatat oleh setiausaha semasa mesyuarat dijalankan. a) ………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………... b) ………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………... [skor : 2] 5. Tandakan ( √ ) pada pernyataan yang benar dan ( X ) pada pernyataan yang tidak berkaitan tentang agenda mesyuarat. Bil Pernyataan Ruang Jawapan a) Susunan nama ahli hendaklah disusun mengikut kekananan ahli mesyuarat yang hadir. b) Minit mesyuarat hendaklah diserahkan kepada ahli mesyuarat pada mesyuarat yang akan datang. c) Hanya perkara yang penting sahaja dicatat di dalam minit mesyuarat. d) Ahli mesyuarat yang tidak hadir pada mesyuarat lepas boleh mencadang dan menyokong pengesahan minit mesyuarat lepas. [skor : 4] 6. Minit mesyuarat disediakan oleh ……………………………. dan disahkan oleh ……………………………. [skor : 2] 7. Nyatakan satu sebab minit mesyuarat perlu diedar kepada ahli mesyuarat. ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... [skor : 1]
  • 18. Muka : 18 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 8. Nyatakan tempoh menyediaan dan mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat. ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... [skor : 1] MESYUARAT UNIT KEJURUTERAAN ELEKTRIK KVKK BIL 4/2013. Pengesahan minit mesyuarat lepas. Pencadang : En Rafi bin Zahir Penyokong : Puan Embun binti Razali 9. Berdasarkan maklumat di atas, tuliskan bagaimana agenda tersebut dalam minit mesyuarat. ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………... [skor : 2] Syarikat Jarum Emas telah mengadakan mesyuarat bahagian Pemasaran Bilangan ke 2 bagi tahun 2013 pada 31 Julai 2013 jam 8.30 pagi dan ditangguhkan pada jam 12.00 tengah hari di Bilik Mesyuarat Berlian. Pengerusi mengalu-alukan dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran semua ahli. Mereka diminta memberikan pandangan yang membina bagi meningkatkan keuntungan syarikat. Di antara perkara yang dibincangkan ialah pengesahan minit mesyuarat yang lepas, laporan jualan untuk setengah tahun 2013 dan termasuk hal-hal lain iaitu cadangan mengadakan hari keluarga syarikat.
  • 19. Muka : 19 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 Pengesahan minit mesyuarat telah dicadangkan oleh En Akhbar bin Ghani dan disokong oleh Puan Rashidah bt Ahmad. En Fazli telah membentangkan laporan jualan setengah tahun 2013. Beliau menjelaskan bahawa jualan telah merosot iaitu RM25,000 sahaja berbanding RM35,000 pada setengah tahun yang lepas. Ini disebabkan oleh perancangan pemasaran yang kurang teliti dan kurangnya komitmen kakitangan semasa sesi juala yang dijalankan. Mesyuarat juga bersetuju mengadakan Majlis Bacaan Yaasin selepas solat maghrib pada 6 Ogos 2013 di surau syarikat. Semua kakitangan syarikat dijemput hadir. Sebelum mengakhiri mesyuarat, pengerusi mengharapkan kerjasama semua kakitangan untuk memastikan agar prestasi syarikat dapat dipertingkatkan. Seterusnya beliau mengucapkan terima kasih kepada semua ahli. Senarai Kehadiran Mesyuarat Bil Nama Jawatan Tandatangan 1 Salleh bin Yaser Pengarah 2 Puan Murni bt Hasim Timbalan Pengarah 3 En Fazli bin Kassim Pegawai Kewangan 4 Puan Rashidah bt Ahmad Pegawai Pentadbiran 5 Cik Julia bt Baba Pegawai Operasi Tidak hadir 6 En Akhbar bin Ghani Pegawai Pentadbiran 7 Puan Jamilah bt Hamdan Setiausaha 10. Berdasarkan petikan di atas anda dikehendaki menyediakan minit mesyuarat. [skor : 15] …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..…..
  • 20. Muka : 20 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..…..
  • 21. Muka : 21 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. …………………………………………………………………………………………………..….. 30