1. AUDITORÍAS
INTERNAS

2. AUDITORÍAS AL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD

3. DEFINICIÓN
La Auditoría es un sistema de evaluación del
desempeño organizacional, que permite
establecer en que grado se han alcanzado los
objetivos institucionales. A través de ésta se
aprecia amplia e integralmente la Institución,
permitiendo identificar y evaluar la ejecución
de los diferentes procesos, posibilitando así,
la implementación de mejoras.
La Auditoría debe apoyar a los miembros de la
Institución en el desempeño de sus actividades,
proporcionando análisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesoría e información,
respecto de las acciones revisadas.

4. DEFINICIÓN
“Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias
de la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los
criterios de Auditoría”
(ISO 19011:2002 numeral 3.1)

5. La Auditoría debe ser:
 Un medio para la identificación de oportunidades de
mejoramiento
 Un escenario de formación y acompañamiento, nunca
de coerción.
 Una herramienta de prevención
 Una oportunidad de realizar seguimiento a los planes
y/o proyectos institucionales

6. Objetivos Generales de la auditoría:
 Definir que proceso o procedimientos no se están
implementando según las especificaciones dadas
por la Institución y hacer recomendaciones para que
se ajusten a ellas.
 Analizar la Institución en términos de lo que debe
ser una organización de Calidad.
 Tener un diagnóstico institucional detallado que
permita dilucidar acciones que aporten al
mejoramiento de la Institución

7. ¿PARA QUE HACER AUDITORÍA?
 Generar cultura.
 Facilitar el control por parte de la dirección.
 Evaluar la adecuación de las prácticas a las políticas y objetivos

8. ¿A tener en cuenta en una auditoría…
 No se auditan personas
 Se auditan:
 Procesos
 Procedimientos
 Proyectos
 Productos
 Resultados
 Organización
 Prácticas

9. ¿Quiénes intervienen en la auditoría?
Cliente de la auditoría
Persona o cargo que solicita la auditoría de calidad
Auditado
Persona o cargo al cual se realiza la auditoría de Calidad
Auditor
Persona calificada para realizar auditorías de calidad e
independiente de la actividad auditada

10. PRINCIPIOS:
Tener amplio conocimiento de las
preguntas preparadas
Mantener
la objetividad
Separar hechos
de conjeturas
Entrevistar en el
ambiente apropiado
Adaptarse a las costumbres y
requisitos de cada área

11. Auditoría Externa
Es un examen crítico, sistemático y
detallado de una organización, y es
realizada por un agente externo sin vínculos
laborales con la entidad, con el objeto de
emitir una opinión independiente sobre la
forma como opera la Institución, para luego
formular sugerencias de mejoramiento. Una institución educativa accede
a Auditorías externas por
diferentes circunstancias, como
pueden ser:
 Reconocimiento
 Acreditación
 Certificación

12. Auditoría Interna
 La Auditoría interna es ejecutada por personal
vinculado con la Institución.
 Es una evaluación integral, objetiva, constructiva y
sistemática del proceso de gestión de una
organización, con el fin de determinar su grado de
efectividad.
 El alcance de la Auditoría es ilimitado.
 Implica, la participación de un equipo interdisciplinario
que permita una visión globalizadora, en un ambiente
constructivo de comprensión y formación.

13. Objetivos de la Auditoría Interna
 Estimular la adherencia de la comunidad educativa
al cumplimiento de los objetivos y las políticas
institucionales.
 Mejorar los niveles de calidad, competitividad y
productividad en la institución.
 Facilitar la consolidación de una política de control de
calidad y de productividad con una visión a largo plazo.

14. EQUIPO AUDITOR
 Es conveniente que el equipo auditor tenga una
preparación acorde con los requerimientos de la
Auditoría, eso le permitirá actuar crítica y
congruentemente.
 Es importante que los auditores cuenten con una
formación académica de base que este relacionada con
las operaciones a revisar.
 Es recomendable contar con formación complementaria
especifica que apoye y nutra la ejecución de la
Auditoría.
 Si adicionalmente en su equipo auditor existe personas
con experiencias en dichas labores, esto enriquecerá de
manera importante el trabajo.

15. El auditor no es:
 Un juez
 Un verdugo
 El que manda
 Un facilitador, cuya principal
labor es ayudar a la
organización a mejorar su
Sistema de Gestión.
El auditor es:

16. Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:
 Objetividad
 Comportamiento ético
 Responsabilidad
 Sentido institucional y compromiso
 Capacidad de escucha
 Actitud positiva

17. Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:
 Estabilidad emocional
 Imparcialidad
 Respeto a las ideas y opiniones de los demás
 Capacidad de análisis y negociación
 Fluidez verbal y escrita
 Capacidad de observación
 Discreción y confidencialidad

18. ATRIBUTOS PERSONALES (7.2.5. ISO 19011)
Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;
Mentalidad abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
Diplomático – con tacto en las relaciones con las personas;
Observador – constante y activo del entorno físico y las actividades;
Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las
situaciones;
Versátil – capaz de adaptarse a situaciones diferentes;
Tenaz - persistente, orientado hacia la consecución de los objetivos;
Decisivo - alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento
lógicos;
Seguro de sí mismo - actúa de forma independiente a la vez que se relaciona
eficazmente con otros.
ATRIBUTOS IMPORTANTES
Amabilidad.
Objetivo (juicio)
No ser conflictivo o dominante, que suela imponer criterios.
Actitud de mejoramiento (Ponerse en la situación del auditado).
CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR

19. Es equivocado ser un auditor:
DETECTIVE
Cree que hay algo escondido
ARROGANTE
Cree saberlo todo
CONSULTOR
Realiza recomendaciones y
sugerencias
DURO Ó BLANDO
Radical e intransigente ó
condescendiente y poco exigente
MALICIOSO
Duda de todo

20. Es equivocado como auditor:
 Controvertir en exceso
 Criticar todo
 Ser negativo
 Comparar al auditado
 Ser sarcástico

21. Proceso de Auditoría:
Programar
auditoría
Preparar
auditoría
Elaborar
plan de auditoría
Instalar
auditoría
Realizar
auditoría
Analizar
hallazgos
Elaborar
informe
Entregar
informe
Definir acciones
de mejora
Hacer
Seguimiento
Cerrar
auditoría
Evaluar
Auditoría
Mejorar
Auditoría

22. Proceso de Auditoría:
Programar
auditoría
 Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado.
 Incluye las actividades necesarias para planificar y
organizar el tipo y número de auditorías, y para
proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma
eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.
 El responsable de hacerlo es el administrador de
Auditorías y lo aprueba el Representante por la
Dirección y el Rector.

23. Proceso de Auditoría:
Programar
auditoría
 Pueden efectuarse por solicitudes internas o externas
 Debe definir los procesos a auditar
 establecer la frecuencia
 En esta etapa se selecciona el equipo auditor

24. Proceso de Auditoría:
Preparar
auditoría
 Se define objetivo y alcance
 Se establecen las listas de verificación
 Se asignan responsabilidades
 Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de
gestión.
 Identificar indicadores, cargos, áreas, normas,
registros, procedimientos, especificaciones, entre otros
aspectos que se encuentren asociados al objeto de la
auditoría.

25. Proceso de Auditoría:
Preparar
auditoría
LISTA DE VERIFICACIÓN
 Es un documento de trabajo.
 Una herramienta para estructurar la auditoría a realizar.
 Un soporte para realizar entrevistas.
 Un instrumento para registrar hallazgos.
 Una base para elaborar el informe de auditoría.

26. Proceso de Auditoría:
Elaborar plan
de auditoría

27. Instalar
auditoría
Proceso de Auditoria:
 Formal
 Clara
 Motivadora

28. Realizar
auditoría
Proceso de Auditoria:
Observación
del proceso
(realidad)
Entrevistas
(conocimiento)
Análisis de
Registros
(historia)

29. Las entrevistas deben:
• Mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que
desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría.
• Realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de
trabajo habitual.
• Hacerse todo lo posible por tranquilizar a la persona que se va a
entrevistar.
• Explicarse la razón de la entrevista.
• Evitarse preguntas que predispongan las respuestas (inductivas).
• Agradecer a las personas su participación y cooperación.
REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS

30. ACTITUD FRENTE AL AUDITADO
• Evitar dar sorpresas.
• No emitir opiniones
personales.
• No calificar ni descalificar.
• Basarse en hechos y datos.
• Ser claro en las explicaciones.
• Motivar a la mejora.
• Muéstrese interesado.
• Mantenga contacto cara a
cara.
• Respeto.
• Escucha activa.
• Cooperación.
• Motivación.
• Paciencia.

31. ACTITUD FRENTE AL AUDITADO
LO EQUIVOCADO
DETECTIVE: ¿Usted tiene algo que esconder o no?
ARROGANTE: ¿Yo puedo encontrar lo que esta mal sin su ayuda?
CONSULTOR: ¿Por qué no lo hace de este modo?
DURO: No conformidades: Serios problemas, altos costos
BLANDO: No conformidades: no es para preocuparse, no son riesgosas.
MALICIOSO: Te pesque con las manos en la masa.
• Ser controvertido.
• Ser criticón negativo.
• Discutir personalidades.
• Comparar al auditado.
• Ser sarcástico.

32. ACTITUD FRENTE AL AUDITADO
LO ACERTADO:
• Hacer buenas preguntas.
• Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son
manejados los asuntos.
• Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y
para identificar los elementos del sistema que tienen
deficiencias.
• Cumplir con el propósito de la auditoría.

33. FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
• CERRADAS: Suministrar información puntual: Un
responsable, una fecha, un lugar. SI/NO
• ABIERTAS: Permite obtener descripciones de proceso o
actividades.

34. Cerradas
FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
Abiertas
¿En donde registra la información?
¿Conoce la Misión de la Institución?
¿Cuál procedimiento?
5W/1H (Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Porqué, Cómo, Cuánto, Cuál)
¿Cómo controla el proceso?
¿Cómo planea el proceso?
¿Qué es una no conformidad?

35. FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
Comprobación:
Se utilizan
para verificar el
grado de comprensión.
Sondeo: Utilizan
supuestos con el
propósito de
confrontar.
Opinión: Buscan
información sobre
opiniones, creencias,
juicios del auditado.
¿Si le entendí bien, lo que usted
dijo fue…?
¿En caso que se presente una
demanda usted qué haría?
¿Como considera usted que esta
actividad se debería hacer?

36.  Evita malos entendidos.
 Mejora notablemente el clima de la conversación (me
preocupo por entenderlo)
 Para la reunión de cierre y el informe de auditoría.
FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
VENTAJAS DE PREGUNTAS DE
COMPROBACIÓN / VERIFICACIÓN
Cuándo la cantidad de información es grande se
registra lo esencial

37. CUANDO HAY UNA DESVIACIÓN PREGUNTAR
• ¿Qué pasó?
• ¿Por qué se presenta la desviación?
• ¿Qué problema se deriva de la desviación?

38. TENER EN CUENTA
• Si la información es legible.
• Cumplimiento de criterios de edición.
• Enmendaduras.
• El logro de objetivos y metas.
• La satisfacción del cliente.
• El cumplimiento de la legislación.
• La prevención de riesgos mayores.

39. TOMAR NOTA DE
• Los hechos observados.
• Los documentos y registros evaluados.
• Los resultados de las entrevistas.
NO CONFIE EN LA MEMORIA:
ESTA PUEDE FALLAR

40. ES RECOMENDABLE
• Ser organizado.
• Registrar los aspectos relevantes.
• Utilizar frases cortas.

41. CONCEPTOS BASICOS
1. Las auditorias se realizan para generar cultura: Actitud
amigable, cordial, avisar con tiempo.
2. De donde salen las preguntas: Documentos de procesos,
requisitos de ley, requisitos de la norma.
3. Tipos de preguntas: Muchas abiertas, pocas cerradas.
4. A papaya puesta: Preguntar de acuerdo con las mismas
respuestas que da el auditado.
5. Uso del dedo mágico: seleccionar aleatoriamente los registros a
revisar.

42. CONCEPTOS BASICOS
6. Evitar el mal de vereda: buscar una muestra representativa, no es
necesario mirar el 100% de los registros.
7. Trove, trove compañero: mantener la dinámica de la auditoría.
Roles dentro de la auditoría.
8. De príncipe a sapo: No recomendar sin tener suficiente
conocimiento. Nadie sabe tanto como el responsable del proceso.
9. Se auditan proceso y no personas: No referirse con nombre
propio en los informes de auditoría.

43. Cerrar
auditoría
Proceso de Auditoría:
 Formal
 Clara
 Motivadora

44. Cerrar
auditoria
Proceso de Auditoría:
 Procesos Auditados
 Área y cargos auditados
 Equipo auditor
 Objeto y alcance de la auditoría
 Aspectos relevantes (fortalezas)
 Aspectos por mejorar (debilidades)
 Resultados (número de conformidades, descripción
breve, procesos, área, numeral)
 Eficacia de no conformidades pendientes otras
auditorias
 Observaciones generales o aclaraciones
 Conclusiones
Analizar
hallazgos
Elaborar
informe
Entregar
informe
Definir acciones
de mejora

45. Cerrar
auditoria
Proceso de Auditoría:
NO INCLUIR
 Opiniones subjetivas ni críticas a los individuos
 Información confidencial
 Detalles triviales
 Observaciones ambiguas
 Conformidades no discutidas en reunión de cierre
Analizar
hallazgos
Elaborar
informe
Entregar
informe
Definir acciones
de mejora

46. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
El equipo auditor debe reunirse para:
 Revisar los hallazgos.
 Acordar las conclusiones.
 Grado de conformidad del sistema.
 Eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema.
 Preparar recomendaciones.
 Comentar el seguimiento de la auditoría.

47.  RESUMEN DE LOS RESULTADOS
 Procesos Auditados
 Área y cargos auditados
 Equipo auditor
 Objeto y alcance de la auditoría
 Aspectos relevantes (fortalezas)
 Aspectos por mejorar (debilidades)
 Resultados (número de conformidades, descripción breve,
procesos, área, numeral)
 Eficacia de no conformidades pendientes otras auditorías
 Observaciones generales o aclaraciones
 Conclusiones
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

48. Proceso de Auditoría:
 Intervalos de tiempo acordados.
 Verificar que se implementó la acción correctiva y
especificar.
 El proceso de auditoría no termina, hasta cuando no se hayan
corregido de forma eficaz las no conformidades identificadas.
 Acordar la fecha de la auditoría de seguimiento.
 Hacer seguimiento de acuerdo con las acciones
correctivas y preventivas.
 Presentar el informe sobre los resultados
Hacer
Seguimiento
Evaluar
Auditoría

49. Proceso de Auditoria:
 A partir de la evaluación definir mejoramientos
Mejorar
Auditoría