Actividad 1,2 y 3

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Actividad 1,2 y 3

  1. 1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTALNombres: AMILDE ESTHER BERMUDEZFecha: 14 de Agosto de 2011Actividad: Semana 1Tema: Generalidades de la Administración Documental
  2. 2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALEl primer paso en cada una de las Dependencias para la organización delarchivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a su vez,en Subgrupos.2. OJETIVOS DE LA ADMIISTRTACIO DOCUMETALEs un sistema manual de apoyo a la organización y tiene como objetivos: 1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan. 2. Proporcionar información acertada y rápida de los documentos que tramitan. 3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.  Recepción y Orientación.  Registro y Distribución.  Archivo.
  3. 3. 2. ENSAYO Papel del Administrador documental CRITERIOS PARA MATRÍCULAS Y ASIGNACIÓN DE CUPOSEl proceso de matrícula y de asignación de cupos deberá contemplar criteriosque permitan y favorezcan la continuidad de los estudiantes en el sistema, demanera que se les facilite el flujo por los grados hasta culminar el cicloeducativo. La reorganización institucional que se impulsó en años recientesbuscó estructurar la oferta educativa en cada establecimiento con este fin:escuelas o colegios que sólo ofrecían primaria o secundaria debieronintegrarse para facilitar la continuidad de los estudiantes. Debido a que laboro en una Institución Educativa, me doy cuenta cuandollego cada mañana de las interminables filas de padres de familia con el fin deconseguir un cupo en el colegio y así matricular cada uno de sus hijos. Al comenzar el año escolar, es un trabajo arduo cada día durante los tresprimeros meses con todo lo relacionado al proceso de matricula a fin de darlela oportunidad a cada alumno de empezar su nuevo año educativo.De esta manera empieza el día de labor del administrador documental y susecretaria con el señor rector a la cabeza, a fin de darle la oportunidad a cadaniño de conseguir su matrícula para el año electivo.Cada padre de familia lleva consigo la carpeta con el color correspondiente alaño escolar que cursará su hijo, con todos sus documentos en regla; Laliberación del SIMAT para los alumnos que vienen de otras instituciones, es unrequisito indispensable y que el administrador tiene en cuenta por qué nopuede faltar en la carpeta del alumno, puesto que con este requisito elMinisterio de Educación controla la cantidad de estudiantes matriculados encada Institución Educativa.Es en esta perspectiva en la que el Ministerio de Educación ha venidocapacitando a los responsables de coordinar el proceso en cada una de lasSecretarías, en las metodologías y procedimientos para organizar la oferta de
  4. 4. cupos, como también en los criterios para desarrollar el proceso de matrícula,tanto para el calendario A como para el B. Asimismo, la cobertura educativa,las estrategias para aumentarla y las fases del proceso de matrículaconstituyeron el tema centralAsegurar el día en que inician las clases, la concurrencia de todos los factoresque como los docentes, aulas y dotación posibilitan la adecuada atención a losestudiantes, implica un ejercicio de planeación sistemático, que logre identificarpara cada etapa del proceso las necesidades de información y de recursos, lasactividades, los procedimientos, responsables, el cronograma y los resultadosesperados.
  5. 5. 3. Como Auxiliar Administrativo en las oficinas de una Institución Educativa, enmis fusiones esta:  Revisar y verificar que los documentos estén en regla.  Llenar la ficha de matrícula de cada alumno.  Sistematizar los datos del alumno.  Tramitar y enviar documentación  Dar información  Elaborar documentos que soliciten, el señor Rector, alumnos, padres de familias y público en general.  Elaborar documentación interna.  Tramitar todo lo relacionado con calificaciones y certificados  Archivar las carpetas de los documentos de cada alumno.  Organizar y archivar los documentos entrantes y salientes.
  6. 6. VOCABULARIO ARCHIVISTICONombres: Amilde Bermúdez-Paola RincónFecha: 14 de Agosto de 2011Actividad: Semana 2Tema: Vocabulario Archivístico
  7. 7. VOCABULARIO 1 EXPEDIENTEUnidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de unmismo asunto. UNIDAD DOCUMENTALSinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sinimportar el soporte en el que se encuentre o su extensión. FOLIACIONEs la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupodocumental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie oexpediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizandonúmeros “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se haráal término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y laordenación sean definitivas. FOLIOEs la numeración individual de cada documento Cada documento tiene unnúmero que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Estanumeración individual recibe el nombre de folio. SECCIÓN DOCUMENTALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por lasdiferentes unidades orgánicas o dependencias de la MunicipalidadProvincial. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General,Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, RegistroCivil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc. SERIEDivisión de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativaregulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un temaespecífico.
  8. 8.  FONDO DOCUMETALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por unainstitución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos:Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madrede Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial deTahuamanu, etc. SERIE DOCUMENTALEs el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismotipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado,usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones,Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc TIPO DOCUMETALSon las unidades de información contenidas en los documentos. Seclasifican en: Simples y Compuestos ARCHIVO DE GESTIONes comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo laresponsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidadadministrativa de una institución. Este archivo está formado por ladocumentación producida recientemente, es decir, la que se está aúntramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cadadependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa. ARCHIVO HISTORICOAquel que conserva la documentación con valor permanente, quepreviamente ha sido valorada y transferida por el archivo deconcentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos ocomprar archivos.
  9. 9. VOCABULARIO 2 TRANSFERENCIA: Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención aprobadas. EXPURGO: Significa eliminar o depurar para organizar en gestión de administración documental. FRANQUEADORA: Maquina que imprime el valor del franqueo en una etiqueta o directamente sobre la carta. ORIGINAL: Documento producido directamente sin ser copia de otro. PLAZO PRECAUSIONAL: Es el plazo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir de antecedente a otro documento. EXPURGO: Actividad resultante de la disposición final señaladas en las tablas de retención o de valorización documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. PRECLUSION: Principio procesal por el que por el que un acto carecerá de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marque la ley. FACSIMIL: Reproducción o copia exacta de un dibujo manuscrito, etc. copia de un documento enviada desde una máquina de fax a otra por medio de líneas telefónicas.
  10. 10.  CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.  MINUTA: Registro oficial de lo que se dijo y se hizo en una reunión, borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción fina 2. Actividad individualOrganización de los términos archivísticos, con relación a los tipos de trabajo:Secretaria, oficinista y oficinista.OFINISTA ARCHIVISTA SECRETARIADocumento Administración Documental PerforarDocumentación Epistolar RegistrarUsuario Expediente Tablas de retenciónMinuta Casilleros LegajoOriginal Epistolar PrescripciónFlujograma CronológicoPerforar ArchivoSelección Archivo de GestiónFlujo Archivo Histórico Archivo Intermedio Clasificación Conservación Preclusión Facsímil Plazo precausional Folio Foliación Expurgo Marbete Filatelia Gestión Documental Sección Documental Fraqueadora Serie Tipo Documental Radicación Ordenación
  11. 11. Transferencia Franquicia Fondo Documental 3. CONCLUSIONESLa importancia del uso del vocabulario técnico nos permite tener facilidad derecepción de documentos, más organización en el intercambio y también nosda estatus en el excelente manejo del léxico archivístico.Cuando conocemos el manejo del vocabulario técnico minimizamos el margende error en el intercambio de información.Es importante conocer plenamente este vocabulario teniendo en cuenta queesto hace parte de la fundamentación y base de la información de una empresalo cual permite llevar un excelente control de sus archivos donde gracias a unabuena gestión documental siempre serán de fácil consulta para todas aquellaspersonas que requieran información veraz y oportuna.
  12. 12. ACTIVIDAD 3 DOCUMENTO, INFORMACION, COMUICACION

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