VOCABULARIO ARCHIVISTICO                 TEMA:        VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO               ACTIVIDAD:                SEM...
   EXPEDIENTEUnidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por un sujeto pro...
 FONDO DOCUMETALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por unainstitución pública o privada en el ...
VOCABULARIO 2 TRANSFERENCIA: Es la remisión de los documentos del archivo de   gestión al central y de este al histórico ...
 CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas      adoptadas para garantizar la integridad física y funcio...
Transferencia                          Franquicia                          Fondo Documental                             3....
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Vocabulario archivistico faride

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Actividad 2 SENA por amilde esther

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Vocabulario archivistico faride

  1. 1. VOCABULARIO ARCHIVISTICO TEMA: VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO ACTIVIDAD: SEMANA 2 NOMBRES:ANA CRISTINA ZULETA GUTIERRE FARIDE MOLINA FECHA: 22 DE AGOSTO DE 2011 VOCABULARIO 1
  2. 2.  EXPEDIENTEUnidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de unmismo asunto. UNIDAD DOCUMENTALSinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sinimportar el soporte en el que se encuentre o su extensión. FOLIACIONEs la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupodocumental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie oexpediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizandonúmeros “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se haráal término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y laordenación sean definitivas. FOLIOEs la numeración individual de cada documento Cada documento tiene unnúmero que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Estanumeración individual recibe el nombre de folio. SECCIÓN DOCUMENTALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por lasdiferentes unidades orgánicas o dependencias de la MunicipalidadProvincial. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General,Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, RegistroCivil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc. SERIEDivisión de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativaregulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un temaespecífico.
  3. 3.  FONDO DOCUMETALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por unainstitución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos:Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madrede Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial deTahuamanu, etc. SERIE DOCUMENTALEs el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismotipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado,usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones,Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc TIPO DOCUMETALSon las unidades de información contenidas en los documentos. Seclasifican en: Simples y Compuestos ARCHIVO DE GESTIONes comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo laresponsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidadadministrativa de una institución. Este archivo está formado por ladocumentación producida recientemente, es decir, la que se está aúntramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cadadependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa. ARCHIVO HISTORICOAquel que conserva la documentación con valor permanente, quepreviamente ha sido valorada y transferida por el archivo deconcentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos ocomprar archivos.
  4. 4. VOCABULARIO 2 TRANSFERENCIA: Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención aprobadas. EXPURGO: Significa eliminar o depurar para organizar en gestión de administración documental. FRANQUEADORA: Maquina que imprime el valor del franqueo en una etiqueta o directamente sobre la carta. ORIGINAL: Documento producido directamente sin ser copia de otro. PLAZO PRECAUSIONAL: Es el plazo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir de antecedente a otro documento. EXPURGO: Actividad resultante de la disposición final señaladas en las tablas de retención o de valorización documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. PRECLUSION: Principio procesal por el que por el que un acto carecerá de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marque la ley. FACSIMIL: Reproducción o copia exacta de un dibujo manuscrito, etc. copia de un documento enviada desde una máquina de fax a otra por medio de líneas telefónicas.
  5. 5.  CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.  MINUTA: Registro oficial de lo que se dijo y se hizo en una reunión, borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción fina 2. Actividad individualOrganización de los términos archivísticos, con relación a los tipos de trabajo:Secretaria, oficinista y oficinista.OFINISTA ARCHIVISTA SECRETARIADocumento Administración Documental PerforarDocumentación Epistolar RegistrarUsuario Expediente Tablas de retenciónMinuta Casilleros LegajoOriginal Epistolar PrescripciónFlujograma CronológicoPerforar ArchivoSelección Archivo de GestiónFlujo Archivo Histórico Archivo Intermedio Clasificación Conservación Preclusión Facsímil Plazo precausional Folio Foliación Expurgo Marbete Filatelia Gestión Documental Sección Documental Fraqueadora Serie Tipo Documental Radicación Ordenación
  6. 6. Transferencia Franquicia Fondo Documental 3. CONCLUSIONESCuando conocemos el manejo del vocabulario técnico minimizamos el margende error en el intercambio de información.Es importante conocer plenamente este vocabulario teniendo en cuenta queesto hace parte de la fundamentación y base de la información de una empresalo cual permite llevar un excelente control de sus archivos donde gracias a unabuena gestión documental siempre serán de fácil consulta para todas aquellaspersonas que requieran información veraz y oportuna.

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