SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 37
Descargar para leer sin conexión
BLOQUE TEMÁTICO II: PROCESOS DE DOCUMENTALIZACION SUSCEPTIBLES DE INFORMATIZACIÓN<br />PROCESOS DE FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: <br />CÓMO ORGANIZAR EL ARCHHIVO DE OFICINA: <br />En cada puesto de trabajo solo deben estar presentes, los expedientes en tramitación, otro punto importante, es elaborar un esquema logico y ordenado de los diversos elementos que componen el departamento, se trata en definitiva, de reproducir en forma de esquema o de cuadro de división interna, la estructura del departamento; Que en la ordenación del Archivo, funcionará como cuadro de clasificación. <br />ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE PERSONAL<br />PLANTILLA DE PERSONAL <br />Correspondencia.<br />Expedientes de Contratación/ Personales/Selección de Personal, Nóminas, Retribuciones y Reclamaciones Salariales. <br />Plantillas.<br />DISCIPLINA Y CONTROL.<br />Expedientes disciplinarios.<br />Instrumentos de Control de Acceso.<br />Partes de alteraciones (Permisos, bajas, vacaciones…)<br />CLASES PASIVAS, MUTUALIDADES, Y SEGURIDAD SOCIAL. <br />Certificaciones.<br />Expedientes de Asistencia.<br />Libros de visita.<br />Partes de cotización.<br />RELACIONES LABORALES.<br />Convenios.<br />Expedientes de Elecciones Sindicales. <br />Otro aspecto muy importante y a tener en cuenta en una oficina, es la elaboración de un inventario que se colocará en la portada de la carpeta del expediente,. Las partes de la ficha del inventario son:<br />Fecha limite del expediente.<br />Entrada descriptiva breve, precisa, y concisa que sirve para conocer el contenido de cada expediente.<br />Dígitos del cuadro de clasificación de la serie. <br />Signatura del Archivo, es decir, el número de la caja, y del expediente dentro de la caja. <br />EJEMPLO FICHA DEL INVENTARIO: <br />ENCABEZAMIENTO: <br />AÑO INICIO- AÑO FIN DÍGITOS DEL CUADRO DE CLASIFICACION denominación serie<br />      1945 -19802.5.1. Expedientes Personales. <br />DESCRIPCIÓN ………..Javier Irazu García, Secretario General <br />SIGNATURA15-3. <br />b) LA CORRESPONDENCIA<br />La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación del expediente, debe formar parte de este, y no se ordenara de otra manera. <br />Por otra parte, la correspondencia mantenida por la oficina y que no sea de la tramitación de los expedientes formara una o dos series documentales en la que cada documento ira unido con su respuesta, en el caso de haberla. <br />En las Administraciones Públicas donde toda la correspondencia ingresada pasa por registro de entrada, y en la que se envía fuera pasa por registro de salida, llevará la fecha y el número de registro. <br />c)  EL INGRESO DE DOCUMENTOS <br />Los ingresos de documentos en los archivos son de dos tipos: <br />ORDINARIO: Se efectúan mediante transferencia en plazo y tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad. También se pueden denominar internos ya que se producen dentro de un sistema de archivos, sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso más común. <br />EXTRAORDINARIOS: Se producen de forma ocasional sin plazo determinado, ni periodicidad alguna. Hay 4 tipos:<br />DONACIÓN: Consiste en la entrega, sin mediación de compra o intercambio de bienes. No hace falta ninguna formalidad jurídica para recibirlo, salvo la redacción de un acta de entrega. <br />LEGADO: Se diferencia de la donación, en que se realiza tras la ejecución del testamento de los herederos. <br />COMPRA: Es un proceso poco frecuente en los Archivos por falta de medios económicos. <br />REINTEGRACIÓN: Consiste en devolver al archivo la documentación que ha estado en poder de otras personas, organismos, e incluso naciones EJ Guerra Civil, Guerra Mundial<br />POR DEPÓSITO: Como su nombre indica, es el depósito de una documentación por un periodo de tiempo indefinido o determinado, según los casos, no implica transferencia de propiedad, y los documentos no se convierten en propiedad del receptor. Sus propietarios pueden reivindicar y obtener su posesión siempre, a menos que una cláusula especial en el contrato de depósito prevea especialmente que será transformado en donación al término de un plazo determinado. <br />LA RELACION DE ENTREGA<br />Clasificar los Fondos: Consiste en establecer diversas clases documentales, en función de su procedencia, es decir, del Autor que los ha creado. <br />Ordenar los Documentos dentro de cada agrupación o serie documental: uniendo unos con otros, conforme a la unidad de orden establecida para caso.<br />Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo. <br />LA CLASIFICACIÓN<br />¨CLASIFICAR´´ procede del LATÍN clasis facere = HACER CLASES.<br />Etimológicamente la palabra clasificar proceder del latín Clasis facere = Hacer clases.<br />Pero archivísticamente clasificar consiste en agrupar los documentos de un fondo mediante clases; desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. <br />Son 3 los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos:<br />Elementos que hay que considerar en la clasificación de los documentos: <br />LAS ACCIONES; Toda organización o entidad es creada para unos fines para los cuales se dota de unas atribuciones o competencias para lograrlos. EJ: un grupo de personas que desea competir en el mercado de los robots constituye una empresa y para funcionar la dota de una serie de competencias como son: recursos humanos y materiales, investigación y desarrollo, y la venta de producto entre otras. Cada una de estas competencias se descompone en distintas atribuciones, así la gestión de los recursos humanos implicara la contratación, el control de la actividad, y las relaciones laborales etc. <br />LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: Cualquier entidad necesita una organización para conseguir sus fines; es decir, una estructura organizativa que le permita el funcionamiento idóneo, la empresa se estructurara en niveles jerárquicos especializados, como el Consejo de Administración, Dirección General, Departamentos, Oficinas Etc. <br /> <br />LOS ASUNTOS O MATERIAS: Este es un elemento que no deriva directamente de la Entidad, si no de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias, que cada cual, crea observar tanto en sus actividades como en su organización. En este EJ los asuntos pueden ser entre otros; EDIFICIOS, RETRIBUCIONES, PERSONAL CONTRATADO, ETC. <br />TRES TIPOS DE SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN<br />LA CLASIFICACION FUNCIONAL: Como su propio nombre indica, las funciones de la Entidad que genera o ha generado  el fondo del Archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. <br />CLASIFICACIÓN ORGÁNICA: En este sistema, las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades etc.  Solo a partir de este nivel, es posible establecer la clasificación orgánica, la cual, se realiza jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.<br />CLASIFICACION POR MATERIAS: Este tipo de clasificación es el resultado, del análisis del contenido de los documentos es decir, de los asuntos materias de los que trata. <br />De acuerdo con estos principios, la organización del archivo conlleva una serie de tareas:<br />Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado. <br />Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental: uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecido para cada caso. <br />Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.<br />La clasificación: Etimológicamente, la palabra “Clasificar” procede del latín “clasis facere”, es decir, “hacer clases”. Pero archivísticamente, clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.  <br />Hay que tener en cuenta los siguientes 3 elementos a la hora de clasificar los documentos.<br />Las acciones: toda organización o entidad es creada con unos fines, para los cuales se dota de unas atribuciones o competencias suficientes para lograrlos. <br />Ejemplo: un grupo de personas que desea competir en el mercado de los robots constituye una empresa, y para funcionar la dota de una serie de competencias, que son: la gestión de recursos humanos y materiales, la investigación y el desarrollo y la venta de productos, entre otras. <br />Cada una de estas competencias se descompone en distintas atribuciones. Así, la gestión de los recursos humanos implicará la contratación, el control de la actividad, las relaciones laborales, etc. <br />La estructura orgánica: cualquier entidad necesita una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita el funcionamiento idóneo. <br />Siguiendo el ejemplo anterior, la empresa se estructurará en niveles jerárquicos especializados, como el Consejo de Administración, Dirección General, departamentos, oficinas, etc. <br />Los asuntos o materias: éste es un elemento que no deriva directamente de la entidad, sino de la percepción que se tenga de la misma. Esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades, como en su organización.<br />En el ejemplo, los asuntos pueden ser, entre otros, edificios, retribuciones, personal contra<br />Elección de sistema de clasificación: <br />La elección de sistema de clasificación más apropiado entre los tres anteriores depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico, que son:<br />-          Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo. <br />-          Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que el archivero pueda tener en cuanto a aspectos inequívocos. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, es decir, el proceso administrativo del cual son resultado.  etc. <br />Existen tres tipos  de sistemas de clasificación:<br />Clasificación funcional: como su propio nombre indica, la funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo del archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación  de acuerdo con las actividades de las que son resultado. <br />CUADRO DE CLASIFICACIÓN<br />Es una estructura jerárquica y lógica, que refleja las funciones y actividades de una organización funciones que generan la creación o la recepción de los documentos. Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información, y que permite situar los documentos los unos con los otros, para constituir los expedientes. El requisito previo para la elaboración de un sistema de clasificación es un perfecto conocimiento de las funciones del Organismo que genera los documentos. <br />El cuadro de clasificación, no debe ser elaborado en un primer lugar, si no a posteriori. Se debe realizar partiendo del conocimiento previo de la Organización y los procedimientos de la Entidad, este es el contexto que le permita analizar el conjunto de los documentos como un todo. <br />Y así el Archivero podrá identificar y establecer la serie, así como las demás agrupaciones documentales. El cuadro es el resultado de un trabajo simultáneo con otras tareas como la organización y la descripción. Solo es posible establecerlo, tras haber manejado y utilizado toda la documentación. <br />EJEMPLO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN<br />Gobierno<br />Ayuntamiento pleno.<br />Privilegios Fundacionales <br />Expediente de constitución del Ayuntamiento.<br />Expediente de Sesiones.<br />Actas <br />Ordenanzas y Reglamentos.<br />ALCALDÍA. <br />Autoridad Judicial. <br />Expedientes de causas Civiles.<br />Expedientes de Causas Criminales.<br />Actos de Conciliación.<br />Hidalguías. <br />1.2.2. Secretaría Particular <br />- Asuntos de Gobierno. <br />- Bandos.<br />- Correspondencia.<br />- Decretos y Edictos.<br />- Mociones.<br />- Planes y Memorias de Gestión. <br />- Prensa y Protocolo. <br />- Libros de Firmas.<br />- Expedientes de Honores, distinciones, y Actos Representativos. <br />- Boletines.<br />- Hemeroteca. <br />1.3. Comisiones de Gobierno <br />- Expedientes de Sesiones.<br />- Actas.<br />- Comisiones Informativas y Especiales.<br />- Expedientes de Sesiones.<br />- Actas. <br />ORGANIGRAMA<br />EXPEDIENTE<br />EXPEDIENTE. E <br />    EXPEDIENTE<br />EXPEDIENTEUnidad Documental. <br />Unidad Documental                                          <br />ORDENACION<br />La ordenación de un fondo no termina con la clasificación. La ordenación es una tarea que consiste en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea, fechas, números etc. La ordenación se aplica en diferentes niveles, documentos, expedientes, series etc. <br />Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo la lógica de su tramitación que por lo general coincide con una secuencia cronológica. Los expedientes a su vez, se ordenan dentro de la serie, siguiendo la misma lógica, por su parte, las series y demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente.  <br />METODOS DE ORDENACIÓN<br />CRONOLÓGICO<br />Las fechas de los documentos es el criterio de ordenación empleado, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor, el año, el mes, y el día. Comenzando desde el año más remoto hasta el más reciente, dentro de cada año por meses, y dentro de estos, por días. Si desconociésemos el día, el elemento se colocara al final del mes. Si desconociésemos el mes, este se colocara al final del año. Si desconocemos el año, este se colocara después de la década o siglo correspondiente.  Este es el método mas difundido especialmente para ordenar los documentos dentro de los expedientes por cuanto en principio el orden cronológico coincide casi siempre, con el orden lógico de la tramitación administrativa.  <br />ALFABÉTICO: <br />Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación y su posición en la palabra o frase en la que se basa. Así cuando se consideran nombres de personas (método onomástico) se ordenan poniendo el primer apellido seguido del segundo, y del nombre propio. ESTE ES EL METODO IDÓNEO PARA LA SERIE DE EXPEDIENTE PERSONALES. Si se consideran los nombres de lugar que es el método Geográfico o Toponímico, se ordenan según su jerarquía especial, empezando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores. Así una serie documental de obra, comenzara por el distrito/ barrio /calle/avda./plaza/nº de finca, planta, o vivienda.  En el caso de las explotaciones forestales o rurales, se sigue el orden Topográfico de los toponímicos. <br />NÚMERICO. <br />Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie desde el numero 1 hasta en adelante es el método empleado en los documentos contables. <br />ALFANUMÉRICO<br />Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. De entre estos métodos, no es posible establecer cual de ellos es el mejor. <br />Al definir el tipo de ordenación que se va aplicar en cada momento se elegirá a aquel que se adapte mejor al objeto de ordenación. <br />LA INSTALACIÓN <br />La instalación de los documentos en el depósito, es una tarea relacionada con la organización de los fondos y consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expediente en forma de paquetes o protegidos por un envase, ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos, y resistencia a los agentes nocivos, luz, polvo, etc. antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, hay que identificarlo, a fin de saber cual es su ubicación física, para ello, se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene, y a su orden dentro de esta. Así un expediente ubicado en la caja 97, y cuyo orden es el tercero se le dará la signatura 97,3.  De este modo la ubicación física del mismo será inequívoca. <br />CONCEPTO DE BIBLIOTECA<br />La palabra Biblioteca procede del Griego THEKE= CAJA. BIBLION= LIBRO. Significa lugar donde se guardan los libros. <br />Según la Norma UNE 50 -113 92 Sobre Conceptos Básicos de la Información y de la  Documentación se define el término biblioteca en 2 sentidos: <br />1º Cualquier colección organizada de libros y publicaciones de serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para préstamo consulta. <br />2º. Es Organismo o Parte, cuya principal función consiste en constituir bibliotecas mantenerlas actualizadas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información de investigación educativas, o de esparcimiento contando para ello, con un personal personalizado. Hay que tener en cuenta que estos son, los requisitos mínimos de una biblioteca, y no, excluyen otros servicios y documentos, tanto de tipo clásico como en soporte electrónico. <br />FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA<br />Proporcionar los documentos: Tradicionalmente, se ha considerado que las bibliotecas comunican documentos, y no la información que contienen o desprenden de ellos. Pero actualmente las bibliotecas deberán facilitar el encuentro entre usuario y documento. <br />Ser un Servicio de Información; Una biblioteca debe orientar, producir información, editar guías de la biblioteca, informes, bases de datos de la información general, y todo lo que haga que la información se conozca se comprenda, y se aplique. <br />Contribuir a la Formación de los Usuarios por sí misma y en Cooperación del Sistema Educativo; La biblioteca debe educar, enseñar a obtener, analizar y usar la información, como base del conocimiento. <br />Ser Foco de Cultura y del Ocio Recreativo; La biblioteca debe hacerlo a través de la extensión cultural, en relación a la temática de su colección, su tipo, las necesidades de carencia de su entorno, etc. <br />Dar asesoramiento y consultoria de la información; La biblioteca, es el organismo experto en la información que gestiona para su uso independientemente del lugar y del soporte en que se presente, debe colaborar en que se comunique y se asimile de forma eficaz. <br />Ser un Espacio de Trabajo, Estudio, y Convivencia; La biblioteca como espacio y plaza pública ayuda a mejorar la oferta cultural de la ciudad o la institución a la que pertenece, haciéndola, mas habitable y viva. La biblioteca, debe ser un espacio no segregador en el que se fomente o posibilite prácticas culturales diversas. <br />TIPOLOGIAS DE LAS BIBLIOTECAS<br />Según la Clasificación establecida por la UNESCO: <br />Bibliotecas Nacionales.<br />Bibliotecas de Instituciones de Enseñanza Superior; Están las bibliotecas universitarias centrales, bibliotecas de institutos, y departamentos universitarios, y bibliotecas de enseñanza superior, que no forman parte de la universidad. <br />Otras Bibliotecas importantes no especializadas. Son bibliotecas enciclopédicas de carácter no científicas que no son universitarias. <br />Bibliotecas Escolares.<br />Bibliotecas publicas o populares.<br />Bibliotecas Especializadas <br />ISBN<br />Sistema Internacional Estándar de número de libros. Es un numero creado para dotar a cada libro, de un numero que le identifique, este numero, permite coordinar, y normalizar la identificación de cualquier libro independientemente de su soporte, y utilizar herramientas informáticas para localizarlo y facilitar su circulación por el mercado editorial. El ISBN se utiliza en 166 países, se trata de conseguir que cada obra monográfica publicada tenga numero de identificación único y simple. <br />COMO ESTA FORMADO: Consta de 13 dígitos, agrupados en 5 bloques. Y al imprimirlo a de ir siempre precedido por las siglas ISBN. Las 5 partes son las siguientes: <br />PREFIJO: Es un número de 3 dígitos, que proporciona la EAN INTERNACIONAL. E identifica el producto libro, se ha asignado los códigos 978 y 979 para ISBN.<br />IDENTIFICADOR DE GRUPO: Identifica el grupo nacional, geográfico o lingüístico de las editoriales, lo asigna la Agencia Internacional del ISBN lo asigna la Agencia Internacional del ISBN que a España le asignó el nº 84. <br />PREFIJO EDITORIAL: Identifica a una Editorial concreta de cada grupo nacional y lo asigna la Agencia del ISBN en España.<br />NÚMERO DE TÍTULO: Identifica el numero de titulo de una obra publicada por una Editorial concreta. Los asigna la Editorial, a partir de los bloques que le proporciona la Agencia en España.<br />DIGITO DE CONTROL: Consta de 1 digito, que garantiza la correcta utilización de todo el sistema y lo asigna el sistema informático de la Agencia.<br />ISBN 978 -84-8181-285-5<br />978 Producto libro.<br />84 – PAIS ESPAÑA.<br />8181 EDITORIAL. MINISTERIO DE CULTURA. <br />285 TITULO DEL LIBRO <br />5 DIGITO DE CONTROL. <br />QUE PUBLICACIONES LO LLEVAN (ISBN) <br />El ISBN es UN  numero pensado para favorecer el comercio de las publicaciones, si estas no van a ser puestas a la venta, no necesitan ISBN.<br />Obras monográficas impresas.<br />Publicaciones en baile, o sus equivalencias en nuevas tecnologías.<br />Separatas de Artículos o números monográficos de una publicación seriada concreta. <br />Películas, videos, transparencias de contenido  educativos o didácticos siempre que sean recursos didácticos de materia que se imparten en la enseñanza reglada audio libros que estén en soporte físico o disponibles en Internet, publicaciones monográficas  electrónicas que ya estén en soporte físico, o por internet, copias digitales de publicaciones digitales, impresas, publicaciones multimedia, cuyo componente principal sea el texto, publicaciones en micro formas, programas informativos o didácticos diseñados con propósitos educativos o de capacitación como tutoriales parra el aprendizaje, y mapas. <br />PUBLICACIONES QUE NO LLEVAN ISBN+<br />En publicaciones gratuitas.<br />Publicaciones seriadas, como revistas o diarios que llevarían ISSN.<br />Partituras, cuyo código de identificación es el ISMN. <br />Grabaciones de sonidos musicales, su código es el ISRC.<br />Productos audiovisuales como películas cinematográficas, documentales dibujos animados, anuncios publicitarios, código: ISAN<br />Materiales ajenos a una obra monográfica que no tengan valor potencial por separado y que no se venda por separado, no utilizaran un ISBN propio pero pueden indicar ISBN de la obra monográfica que acompañan.<br />Publicaciones que acompañan a periódicos y publicaciones.<br />Materiales docentes de uso interno para centros de enseñanza.<br />Memorias, Estatutos, y materiales de régimen interno de empresas, instituciones, o asociaciones <br />Obras textuales en abstracto.<br />Material impreso, o en  otros soportes de carácter temporal, como catálogos de librerías, o editoriales, catálogos comerciales y publicitarios, folletos turísticos, cancioneros, folletos y programas deportivos cinematográficos, políticos, escolares, actos culturales etc.<br />Impresiones artísticas, documentos personales como el Currículum Vitae.<br />Tarjetas de felicitación, correos electrónicos, y correspondencia electrónica <br />Almanaques,  agendas, y calendarios.<br />Albúmnes de cromos, sellos, monedas,. Directorios telefónicos, guiones de cine, radio, y televisión, salvo, que se publique comercialmente, libros de colores, y pegatinas.<br />Pasatiempos, publicaciones de disponibilidad limitada y recursos actualizables como por ejemplo publicaciones que se imprimen bajo demanda de un contenido adaptadas a las peticiones de usuario. <br />DÓNDE Y CÓMO APARECE EL ISBN EN UNA PUBLICACIÓN.<br />Si son publicaciones impresas, deberá aparecer en el reverso de la portada, y si no fuera posible, deberá aparecer en algunas de las siguientes partes del libro:<br />Parte inferior de la contraportada externa.<br />En el pie de la portada o junto a los créditos de la publicación.<br />En el pie de la contraportada.<br />En la parte inferior del reverso de la sobrecubierta o cualquier otra funda protectora. <br />Si son publicaciones electrónicas, u otras formas de productos no impresas, que suponen una presentación visual del contenido almacenado de forma electrónica (publicación en Internet) el ISBN aparecerá en la pantalla de visualización del titulo o equivalente.<br />Si son publicaciones electrónicas que se difunden como un objeto físico como un CD ROM el ISBN aparecerá en cualquiera de las etiquetas que estén pegadas de forma permanente en el objeto, si no es posible, aparecerá en la parte de abajo del dorso del embalaje permanente de dicho objeto en la funda. <br />Si son películas de video, el ISBN aparecerá en los títulos de créditos.<br />El ISBN debe imprimirse siempre con un tipo de imprenta suficientemente grande para ser legible no menor de 9 puntos. <br />¿ES NECESARIO CAMBIAR EL ISBN CUÁNDO SE PRODUCE UN CAMBIO DE FORMATO? SÍ<br />GESTIÓN DE LAS COLECCIONES<br />Concepto:<br />Para referirnos a todo lo relacionado con la planificación, formación, y evaluación, y mantenimiento de los contenidos abarca varias actividades como la conservación, la cooperación, para compartir recursos y el expurgo.<br />Objetivos de la Gestión de la Colección: <br />Objetivos Relativos a la Colección; Exhaustividad, control  del crecimiento evitando los desequilibrios expurgos de los materiales que deben retirarse de las zonas de consulta, actualización.<br />Objetivos Relativos a los Usuarios; disponibilidad y accesibilidad máxima que es la posibilidad real de utilización, tiempo de acceso reducido, acceso de los recursos externos, validez y uso de la colección de referencia.<br />Objetivos Relativos a la Institución La colección debe contribuir a que la institución logre sus objetivos. <br />LA SELECCIÓN<br />Es imposible tenerlo todo. Para tener una buena colección hay que tener unos buenos conocimientos profesionales, editoriales y culturales. Una buena selección produce una buena biblioteca, que sirve al usuario lo que necesita y le da a conocer lo que desconoce. La selección se puede realizar de modo directo revisando las obras, o a través de fuentes de información críticas bibliográficas sobre obras recomendadas, guías de lecturas etc. <br />CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y FUENTES.<br />La selección para la incorporación o no de fondos debe efectuarse teniendo en cuenta: <br />Las necesidades de lectores y usuarios.<br />Los avances y las novedades en los distintos aspectos del conocimientos<br />Los recursos disponibles a tener en cuenta, para sacar el máximo rendimiento.<br />La obligada neutralidad ideológica, hay que evitar cualquier discriminación por raza, lengua, cultura, religión, sexo, etc. <br />Por el reconocimiento del autor, editor, o  comité de redacción.<br />Por la actualización de la obra y su revisión.<br />Por el tema.<br />Por la ideoneidad del vocabulario. <br />Por la relevancia de la obra para los usuarios.<br />Organización lógica de los contenidos y sus partes.<br />Por el estilo apropiado e inteligible para los usuarios.<br />Por los aspectos técnicos; buena disposición de los elementos, ilustraciones, imágenes, etc.<br />Características físicas; tipografía concreta, diseño, facilidad de uso, durabilidad del papel, y la encuadernación.  <br />Aspectos Complementarios; Existencia de bibliografías, apéndices, notas, guías del material <br />Interés bibliotecario, adecuación a la colección existente, flexible de uso, equilibrio, que aporte.<br />El precio. <br />EL EXPURGO EN LAS BIBLIOTECAS. <br />Una biblioteca es una colección viva, hay que adaptar la colección a las necesidades de los usuarios. El expurgo requiere como es lógico, una evaluación previa de la colección, el resultado del expurgo no es siempre la destrucción pues se considera también posible, y conveniente la redistribución a otras bibliotecas o ser regalados o vendidos. <br />BARRERAS AL EXPURGO<br />Barreras PSICOLOGICAS: el excesivo afán conservador. Al bibliotecario tradicional no le gusta tirar nada, existe una resistencia a admitir que lo comprado ya no vale o la selección fue errónea, también se puede pensar que todavía se volverá a pedir la obra. <br />Tamaño y Prestigio. Una biblioteca parece más importante si es más  grande. <br />Legales: problemas con la propiedad del libro, ya que se considera un bien inventariable. <br />LA ADQUISICIÓN<br />Modalidades de incorporación de fondos <br />La compra.<br />El canje de publicaciones es importante pero hay que tener en cuenta la calidad y la utilidad de fondos que nos envíen. El intercambio de publicados o múltiples puede ser un medio de vivificación de los fondos antiguos.  Para la gestión del canje, se deben editar listados con fecha, dar de baja los no disponibles. Es un buen mecanismo para garantizar la actualización de las colecciones de publicaciones periódicas.<br />Donaciones y Legados.<br />Depósito. <br />EL PROCESO DE ADQUISICIÓN: <br />Debe estar bien organizado, lo que supone: <br />Comprobar los datos bibliográficos lo que facilitara la tramitación del pedido.<br />Comprobación de la existencia de las obras solicitadas en el catalogo de las bibliotecas.<br />Creación de un fichero de pedidos, proveedores, y cronológicos. Debería ser una ficha con triple autocopia, para enviar el original, para el pedido y guardar las copias en los ficheros de pedidos y proveedores. <br />EL SELLADO DE LOS LIBROS<br /> Es la colocación del sello de la biblioteca, en determinadas paginas, especialmente en la portada como prueba de propiedad de la obra, debe estar presente pero ser discreto, no tapando la información, ni perjudicando la conservación. <br />ORDENACIÓN DE LAS COLECCIONES. LAS SIGNATURAS TOPOGRÁFICAS<br />FACTORES<br />Del Tipo de Biblioteca: del tamaño de la colección, y del espacio disponible, así como del ritmo de crecimiento que obligara a sistema en los que se aprovecha más o menos espacio.  <br />Del tipo de frecuencia de uso. Que aconsejara una ordenación que permita más o menos el acceso. <br />Del tipo de Usuarios. Que puede llevar a criterios por edades o niveles.<br />Ordenaciones Más Habituales<br />Sistemática normalmente a través de CDU. Clasificación Decimal Universal  <br />Por Número CURRENS secuencia correlativa de números, en su aplicación más pura coincide con el número de registro y se utiliza sobre todo, en bibliotecas con gran cantidad de documentos en depósitos cerrados. <br />Por agrupaciones propias según las necesidades de la Institución o el Usuario. <br />COOPERACIÓN INTERBIBLIOTECARIA<br />Las bibliotecas, necesitan cooperar con otras instituciones y principalmente con otras bibliotecas para logar sus objetivos y mejorar sus resultados. Los objetivos de la cooperación bibliotecaria consisten en posibilitar y potenciar los tres desafíos con los que se enfrentan hoy las bibliotecas; la eficacia, la eficiencia, la competitividad, para mejorar los servicios.<br /> A través de la cooperación los sistemas de información ganan en operatividad y consiguen más fácilmente los fines propuestos, es decir, se potencia la eficacia, desarrollando actividades cooperativas. Las bibliotecas y centros de documentación optimizan recursos que rentabilizan inversiones, es decir, ayudan a ser mas eficientes por medio de la cooperación. Las instituciones documentales aumentan su utilidad social elevando su nivel de competitividad. <br />PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO:<br />Todos los programas de préstamo interbibliotecario han de converger en la creación de sistemas nacionales de préstamo, única forma para garantizar el préstamo internacional. Pero además ha de cumplir algunos requisitos:<br />Las instituciones que cooperen en esta materia, deben especificar por escrito, y tras un  acuerdo global las normas que van a regir en esta actividad. <br />En todo convenio de préstamo interbibliotecario, debe, especificarse además, cuales son los usuarios de cada institución que van a tener derecho a este servicio, y cuales son sus derechos. <br />Se debe huir de la burocratización del sistema, para lo cual, es preciso simplificar y precisar las clausulas del convenios.<br />Debemos diversificar nuestras peticiones siguiendo la pista de la biblioteca, más cercana, para lo cual, se hace necesaria la existencia de catálogos colectivos actualizados y de las colecciones destinadas exclusivamente al préstamo interbibliotecario. <br />Es aconsejable cobrar una cuota, por cada documento prestado para rentabilizar los gastos de este servicio. <br />LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA<br />La extensión bibliotecaria, engloba una serie de servicios y medidas, que toman las bibliotecas, para eliminar las barreras físicas, geográficas,  sociales, económicas, culturales, o de cualquier naturaleza que impidan o dificulten el acceso a la cultura de ciertos grupos de población. <br />Necesidades Especiales que pueda atender la Biblioteca <br />Necesidad de acercamiento geográfico, préstamo por correo, el bibliobús etc. <br />Atención a las discapacidades permanentes, físicas, psíquicas, y sensoriales.<br />Servicio de acercamiento a ciudadanos con limitaciones socio – económicas; minorías étnicas religiosas, emigrantes, parados, y adultos no alfabetizados. <br />Servicios a lectores recluidos, hospitales, enfermos recluidos en su hogar, cárceles, residencias de ancianos, centros del menor etc. <br />Las bibliotecas sucursales <br />Entendemos por biblioteca sucursal una forma de extensión bibliotecaria, que se pone en marcha para atender las necesidades de los usuarios residentes en zonas alejadas de la biblioteca central, debe disponer de la colección, el personal y las instalaciones suficientes para atender los siguientes servicios; <br />El préstamo personal.<br />Consulta en sala.<br />Orientación al lector.<br />Servicio de periódicos y de información general.<br />Sector infantil.<br />La posibilidad de acceso directo a la biblioteca central<br />Bibliotecas Móviles<br />Normalmente son a través de bibliobuses y se utilizan principalmente para zonas rurales, o barrios urbanos sin servicio. También se ha experimentado para reforzar los servicios en épocas especiales, en poblaciones con incrementos estacionales como las zonas costeras en vacaciones. <br />Préstamo Colectivo <br />Es un modo de extensión bibliotecaria, cuando se aplica al envío del orden de libros, a zonas aisladas rurales, donde no llegan ni las bibliotecas móviles ni las sucursales. Estos lotes se ofertan a los lectores bajo el cuidado y organización de alguna institución,  como ayuntamiento, escuelas parroquias <br />Préstamo Por Correos <br />Es un servicio dirigido fundamentalmente, a personas que por cualquier motivo, les resulta difícil o imposible, el acceso a la biblioteca, presenta sin embargo, grandes problemas como un alto puesto de mantenimiento, lentitud en administrar los pedidos y complicaciones para el lector. <br />Las Minorías Socio – Económicas que integran a los inmigrantes, y grupos no alfabetizados <br />PARADOS: <br />Algunas medidas que se pueden poner en marcha, en una biblioteca, cuando se trata de atender las necesidades de los usuarios en paro son: <br />La biblioteca debe poner a disposición del parado, una parte de la colección, con libros que traten temas laborales al igual que legales. En muchos casos, el trabajador necesita reciclarse para encontrar un nuevo empleo. <br />También la biblioteca debe mantener continuas relaciones con las oficinas de empleo, pudiendo tomar en algunos casos, funciones de información, normalmente a través de una publicación, o en el tablón de anuncios sobre ofertas de empleo.<br />También la biblioteca, puede prestar sus locales, para reuniones, conferencias, clases, cursos, etc.<br />Asesorar en materias laborales y asesorías sobre documentación necesaria sobre asuntos laborales y sociales.<br />INMIGRANTES (minorías étnicas y lingüísticas)<br />El manifiesto de la UNESCO, sobre la biblioteca publica, concede a la biblioteca pública, un papel indispensable para el fomento de la paz, y de la comprensión entre las personas y entre las naciones, e insiste sobre la garantía de acceso libre y en igualdad de condiciones a todas las personas sin distinciones. <br />ADULTOS NO ALFABETIZADOS<br />La educación de adultos se refiere a los intentos de mejorar la formación de los individuos que no completaron su formación básica, las pautas de actuación serían <br />Los bibliotecarios deben visitar la sede de educación de adultos, desde el inicio del curso, para darles a conocer la biblioteca, y sus servicios.<br />La biblioteca debe ser presentada de la forma menos institucional, posible, e insistir que su acceso es personal y libre.<br />En colaboración con los educadores se fija un calendario de actividades sin carácter obligatorio en ningún caso debe mostrarse a la biblioteca como un recinto, dependiente del recinto escolar si no que se relaciona de forma autónoma.<br />LECTORES RECLUIDOS<br />Enfermos internados en centros sanitarios. La atención bibliotecaria a este grupo, es mucho más fácil y barata, si se sigue la estructura administrativa sanitaria como hospitales, centros de rehabilitación etc. pero no podemos olvidar enfermos en casa, y ancianos, a los que la biblioteca tiene que atender de forma específica. <br />Bibliotecas de Hospital: <br />Se trata de servicios desarrollados en común, con instituciones sanitarias y bibliotecarias. <br />Características:<br /> instalaciones: debe contar con 2 salas como mínimo. Una, de lectura, y otra de depósito de la colección y carritos de libros. <br />Equipo: esta compuesto por el transporte de libros, ya que muchos enfermos no pueden acudir al local de la biblioteca, también debe haber atriles para impedidos y material sonoro e instrumentos lectores, para deficientes visuales.<br />La colección: deberá contener temas de carácter general, periódicos, revistas, y cualquier publicación periódica de interés. Se aconseja un mínimo  de 8 libros, por cama, en cada hospital. <br />El personal: se recomienda para hospitales de 500 camas, una persona bibliotecaria, ayudada por personal del hospital o voluntarios. El bibliotecario de hospital debe tener estas características; <br />Debe aplicar sus conocimientos psicológicos, al trato con los pacientes.<br />Debe intentar conocerlos y saber las lecturas más recomendables para ellos. <br />Tener dotes de buen comunicador, y saber relacionarse con los usuarios, pues, una de sus tareas principales, es la visita de los enfermos en cama. <br />Aplicando la biblioterapia debe intentar ayudar al paciente, en el desarrollo de sus potenciales y de sus habilidades y autoestima. <br />Enfermos de casa y ancianos: <br />Los enfermos recluidos en el hogar de modo permanente o temporal, al igual que los ancianos, tradicionalmente, han contado con el servicio de préstamo por correo, o el bibliobús, pero en la actualidad, existe un servicio de visitas a domicilio con un amplio catalogo de libros. <br />Las Bibliotecas en los centros penitenciarios: <br />La Constitución garantiza el derecho de todos los españoles a estar informados, y a tener el acceso a la cultura. Los servicios bibliotecarios especiales en las prisiones normalmente dependen de la actividad educativa y han aumentado en estos últimos años. <br />MÓDULO III: CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS.<br />Concepto Conservación Preventiva: es una disciplina que pretende evitar el deterioro a través de la interrelación de los bienes culturales en su entorno, como método de trabajo se anticipa a los procesos de degradación de los bienes culturales con estudios sistemático y global de los objetos y colecciones. <br />Su aplicación atañe a todas las personas y las actividades desarrolladas en el centro. El plan de conservación preventiva es el mejor instrumento para garantizar la protección de los fondos, ya que trata de anticiparse a los procesos de degradación, deteniéndose en el estudio pormenorizado de sus causas como el microclima, limpieza, deposito, manipulación, transporte, exposición, seguridad biodeterioro, y siniestros. <br />El punto de partida, para determinar los riesgos de deterioro, es conocer la tipología y las características materiales de los fondos documentales, su estado de conservación, y el uso que se hace de los mismos, para establecer las prioridades es necesario analizar el estado del edificio y de sus instalaciones así como de los medios de los que se dispone. <br />La conservación preventiva es tarea de todos, por ello, es necesario, difundir los procedimientos y objetivos de la conservación preventiva entre los usuarios y los trabajadores. <br />MEDIO AMBIENTE<br />Controlar las condiciones medioambientales, requiere contemplar la institución como un ecosistema, todas las variables son interdependientes. El entorno y el clima exterior; son las condiciones naturales que la mayoría de los casos afectan al ambiente interior. <br />Edificio: se debe diseñar un calendario, de inspecciones de mantenimiento del edificio, de su estructura y de sus instalaciones para ver el estado de sus cubiertas, muros, vanos, canalizaciones de agua y gas, sistemas de drenaje, instalaciones eléctricas, equipos de seguridad etc. <br />No se deben utilizar pinturas ni acabados, que puedan enmascarar problemas de filtración de humedades, ni que lleven sustancias toxicas o que sean susceptibles de un ataque biológico. <br />Humedad Relativa y Temperatura: La temperatura (T) y la humedad relativa (HR) están interrelacionadas y el cambio de una, supone la modificación de la otra. Hay que lograr unos valores estables de ambas, evitando fluctuaciones acusadas que son las más perjudiciales para los materiales que componen el patrimonio bibliográfico y documental. <br />Ventilación: <br />Una ventilación constante, es el mejor instrumento, para reducir las fluctuaciones de humedad relativa y temperatura, bajando la humedad ambiental, se disminuye el riesgo de los procesos de condensación producidos en superficies frías. <br />Además, evita la acumulación de gases volátiles y partículas de polución de contaminantes atmosféricos, y también elimina los depósitos de polvo, y es esencial para reducir el crecimiento microbiano y la germinación de esporas. <br />Iluminación: <br />Los documentos custodiados en archivos y bibliotecas, son especialmente sensibles a la luz. Por ello, se debe emplear una iluminación fluorescente, con filtros para la radiación UV o luminarias incandescentes suficientemente separadas de los fondos, para que no les afecte. También hay que instalar filtros en las ventanas de salas, y depósitos, para filtrar la luz solar hay que buscar una solución intermedia, entre la necesidad de consulta de fondos, y el mantenimiento de los bajos niveles de iluminación.<br />Contaminación. <br />Es necesario realizar un seguimiento constante de la calidad del aire, para garantizar un ambiente saludable, son imprescindible el mantenimiento de los equipos de humificación, se debe evitar la presencia de materiales que desprendan compuestos volátiles nocivos y el uso de productos tóxicos. <br />En regiones con elevada contaminación atmosférica se debe evitar la ventilación natural procurando una buena ventilación del aire, a través del sistema de ventilación forzada con filtros adecuados al tipo de contaminante de la zona. <br />La Limpieza<br />El polvo puede contener partículas metálicas y grasas, retiene humedad constituyendo un medio idóneo, para el desarrollo de insectos y microorganismos que representan un serio peligro para la salud de las personas, además asociado a factores ambientales como la alta humedad relativa y temperaturas elevadas provoca reacciones químicas que destruyen los materiales que componen los bienes culturales. La limpieza ayuda a conocer el estado de las colecciones y prolonga su vida útil. <br />Mobiliario y edificio:<br /> Las aéreas verdes, y de circulación que rodean al edificio, deben limpiarse diariamente, y proceder a la retirada de las basuras. Es recomendable, evitar las moquetas y alfombras que retienen polvo, al igual que las plantas que pueden atraer microorganismos e insectos. La limpieza de los suelos debe hacerse con aspiradores o mopas; sólo, en el caso de suciedad extrema, se aconseja utilizar fregonas o trapos húmedos, siendo necesario secar a continuación la superficie. <br />Nunca utilizar detergentes, ceras o aguas cerca de los documentos. Recoger los insectos o las deposiciones que se encuentren durante la limpieza y enviarlos al responsable para ver si se trata de una plaga.<br /> La limpieza de mobiliario se hará con trapos y gamuzas electroestáticas se debe hacer siempre, de arriba abajo y del fondo al frente. Los útiles y los productos de limpieza deben guardarse fuera del depósito, de las colecciones. La limpieza de los documentos deberá ser realizada por los restauradores. <br />Manipulación. <br />Es un factor de máximo riesgo para los documentos, y una de las causas de deterioro más habitual en bibliotecas y archivos, pudiendo llegar a ser el principal enemigo de la conservación de las colecciones. El equilibrio entre la necesidad de acceso a los fondos documentales y conservación, puede hacerse con 2 medidas. <br />Reducir al máximo la manipulación, a través de las siguientes acciones: <br />Los catálogos informatizados deben ser actualizados con regularidad.<br />Restringir la consulta a los materiales frágiles.<br />Estudiar las posibilidades de digitalización o filmación de los documentos.<br />Realizar copias máster, para no volver a recurrir al documento original. <br />Evitar practicas de manipulación incorrectas a través de: <br />No alterar el orden de los documentos.<br />Transportar pocos libros a la vez.<br />No apilar más de 3 volúmenes ni apoyarse sobre ellos. <br />No forzar la apertura de las encuadernaciones, y cerrarlos cuando acabe la consulta.<br />No tocar el texto, o las imágenes de las páginas.<br />No usar instrumentos cortantes ni tinta cerca de los documentos, utilizar lápiz y no colocar notas o folios sobre un libro, cuando se esta escribiendo. <br />No utilizar notas adhesivas tipo posit ni clips. <br />No humedecer el dedo para pasar de página. <br />Avisar al responsable de la existencia de libros y documentos en mal estado. <br />No fumar, comer, o beber, en las salas de lecturas. <br />Manipular los fondos, con cuidado, y con las manos limpias. <br />Para extraer un libro de la estantería no tirar de la cabezada. Sino empujar suavemente los contiguos, y tomarlo por las tapas recolocar después la fila en posición vertical, con ayuda de los apoya – libros. <br />El Transporte <br />Cada vez son más los archivos y bibliotecas, que deciden crear pequeños espacios para exhibir sus fondos o prestarlos para exposiciones a otras instituciones. Tampoco podemos olvidar el préstamo interbibliotecario que exige el traslado de libros y documentos pudiendo producirse deterioro por ello, es conveniente tomar una serie de medidas que aseguren en conservación durante y exposición. <br />MEDIDAS A TOMAR EN CUENTA. <br />Antes de retirar, los documentos de su ubicación, asegurarse de disponer de espacio suficiente libre para colocarlos, nunca depositar en el suelo. <br />Para traslado de fondos, dentro de un mismo edificio, utilizar elementos protectores, como cajas, carpetas. Etc. <br />Las obras de gran formato, deben ser manipuladas entre 2 personas, colocándolas sobre un soporte auxiliar, previsto de un reborde redondeado que impida su deslizamiento. <br />Cuando los documentos salgan de la institución, deben hacerlo en embalajes acolchados con materiales inertes, que amortigüen posibles golpes y vibraciones.<br />Exposición<br />Las exposiciones representan un importante factor de riesgo, por lo que en muchas ocasiones es preferible, renunciar a la exhibición del original, y utilizar reproducciones. <br />Como norma básica, se deben exponer únicamente, las obras que se encuentren en buenas condiciones de conservación, tomando las medidas pertinentes, para evitar los cambios ambientales que puedan perjudicarlas. <br />Cuando coincidan en las vitrinas materiales de distinta naturaleza, se debe tomar como referencia, las condiciones ambientales óptimas del más sensible. <br />Cuando se trata de una obra enmarcada, las traseras deberán separarse unos milímetros de la pared, para evitar las condensaciones y la absorción de humedad de los muros. <br />Las vitrinas deben ser estables, y resistentes, seguras frente a robos capaces de proteger del polvo y la suciedad, y con un mantenimiento sencillo. <br />Las salas de exhibición deben ser vigiladas, durante las horas que permanezcan abiertas, y revisadas antes de su apertura, y al cierre, para detectar posibles anomalías.<br />Se deben tener en cuenta, que la presencia de visitantes, puede alterar los valores de humedad y temperatura de la sala.<br />Depósito:<br />El almacenamiento inadecuado tiene un efecto directo en la vida útil de los materiales. El descuido y el amontonamiento pueden producir grandes daños. El depósito es el corazón del archivo o la biblioteca. Los espacios del depósito deben separarse por muros o puertas cortafuegos, que permanecerán cerradas sin ningún obstáculo que les impida cumplir su función. La instalación de doble puerta de acceso evitará corrientes, y con ello el polvo que entra del exterior. También es importante contar con un espacio independiente bien iluminado, que disponga del material adecuado para la inspección, recepción y desembalaje de las obras. <br />-Recomendaciones generales de mobiliario: se recomiendan los acabados de aluminio anodinado o acero con esmalte en polvo con superficies lisas, no abrasivas, bordes romos y sin piezas que sobresalgan para evitar que se puedan dañar los documentos. La distribución de los muebles en el depósito tendrá una separación suficiente para facilitar el acceso. <br />Los armarios compactos permiten ahorrar espacio, aunque presentan el inconveniente de la dificultad de la ventilación y generan vibraciones al desplazarlos. <br />Seguridad: <br />La seguridad es una parte fundamental en la conservación preventiva. Cualquier actividad que se realice en el archivo o biblioteca debe partir de la seguridad de sus fondos. La institución deberá contar con los obligatorios planes de emergencia y autoprotección que marca la ley. Deberá asegurar la información contenida en inventarios y catálogos, haciendo duplicados y protegiéndolos especialmente. <br />Recursos técnicos contra actos antisociales:<br />- Robo, hurto y vandalismo: <br />1. Proteger todos los accesos del edificio con luces exteriores de seguridad, cerramientos firmes, rejas y contraventanas en los vanos de los primeros pisos. <br />2. Establecer accesos diferenciados para el personal y los usuarios. Vigilar la entrada y salida de personas y materiales por medio de controles de escaneo y personal de seguridad 24 horas. <br />3. Instalar taquillas en los vestíbulos para el depósito de bolsos y objetos personales de los usuarios. <br />4. Controlar la entrega y devolución de los juegos de llaves de todas las dependencias.<br />Préstamo y consulta: <br />1. Registrar la acreditación del usuario en la base de datos informática de los préstamos. <br /> 2. Revisar los ejemplares tras la consulta para detectar anomalías, y registrarlas en los formularios de incidencias y en la ficha informática. <br />3. Incorporar sistemas detectores anti-hurto. <br />4. Limitar la consulta de las colecciones del fondo antiguo <br />5. Restringir la entrada de los materiales en la sala de consulta del fondo antiguo, permitiendo únicamente el empleo de folios y lápices de grafito. <br />6. Revisar las papeleras de las salas de lectura al finalizar la jornada laboral, para asegurarse que no se eliminan por error documentos pertenecientes a la colección. <br />- Equipos de protección contra el fuego<br />Los edificios públicos deben contar con un sistema efectivo de detección y extinción de incendios. Para ello se debe: <br />1. Instalar detectores en todo el edificio, y conectarlos a la central de alarma y servicio de bombero y policía. <br />2. Para proteger la documentación frente a incendios de mayores proporciones, son recomendables los sistemas de rociado de agua de columna seca, que evitan el riesgo de derrame de agua en las tuberías, y los rociadores de agua nebulizada, con gran capacidad de enfriamiento. <br />3. Los sistemas automáticos de gases inertes tienen el inconveniente de su alto coste, y constituyen un riesgo para las personas y el medio ambiente. <br />4. El alumbrado de emergencia debe revisarse periódicamente.<br />5. Instalar mecanismos automáticos de desconexión de los equipos técnicos en presencia de fuego. <br />6. Limitar el uso de mobiliario y materiales constructivos combustibles. <br />7. Sectorizar los espacios interiores con muros, puertas ignífugas, etc, para detener la propagación del fuego. <br />- : <br />La intensidad de las alteraciones y su tipología se producen en función de los componentes de los soportes y del impacto de las condiciones ambientales. La alteración indeseada de las propiedades físicas y químicas de un material, debida a la acción de los organismos biológicos, se conoce como biodeterioro. <br />-Programa de control del biodeterioro:<br />Mantenimiento e inspecciones: <br />1. Realizar un mantenimiento continuado del edificio; se deben tapar los huecos y las hendiduras de los muros, así como reparar los sistemas de drenaje para evitar filtraciones de agua. <br />2. Vigilar la aparición de gotas de condensación. <br />3. Inspeccionar zonas ajardinadas que puedan propiciar la entrada de insectos y pequeños roedores. <br />4. Desarrollar rutinas de inspección de salas, depósitos y objetos históricos, para detectar la presencia de microorganismos y posibles plagas. <br />5. Mantener sistemas de trampeo para localizar por dónde entran y salen los insectos. <br />6. Aislar y estabilizar los objetos y colecciones infectadas, hasta que reciban tratamiento.<br />LIMPIEZA<br />PROHIBIR LA INTRODUCCION DE ALIMENTOS EN EL EDIFICIO, Y EVITAR LA MANIPULACION DE LOS FONDOS SIN GUANTES. <br />PARA PREVEER LOS POSIBLES RIESGOS DE INFECCION DEL PERSONAL DE LIMPIEZA, DEBERA MANIPULAR LOS OBJETOS CONTAMINADOS CON DOBLE GUANTES, Y MASCARILLA. <br />REPUESTAS ANTE EL BIODETERIORO: Los insectos: <br />Afectan tanto al edificio, como a los objetos, hallar insectos en algún estado de su ciclo biológico; larvas, pupas detritus, en forma de polvo o columna no necesariamente indica la presencia de una plaga, sin embargo debemos extremar las precauciones para su detención, ya que pueden ser, evidencias de infestación.<br />Termitas: las termitas son difíciles de erradicar y muy destructivas. Destruyen todo el material orgánico, especialmente si esta húmedo y contaminado por microorganismos. La termita subterránea tiene sus nidos, principales en el exterior y accede al interior a través de tuberías y otras conducciones. Actualmente se erradican con productos no tóxicos para las personas, impidiendo que lleguen a la fase adulta. La erradicación de las humedades elimina la presencia de termitas subterráneas evitando la necesidad de aplicar productos químicos. <br />La termita de madera seca, tiene sus nidos en el interior del edificio, instalándose en muros y vigas de madera, estanterías, y mobiliario, diverso, es más difícil de eliminar que la subterránea ya, que, para ello, hay que utilizar productos tóxicos para la estructura del inmueble. <br />Termita (orden isóptera) subterránea; Familia Rhinotermitidae. Madera Seca = Kalotermitidae. <br />Carcoma = Coleóptera. Son insectos muy frecuentes. Abarcan numerosos grupos; sus larvas son la amenaza más importante, porque son las que se comen, ya que son las que comen, y los adultos tienen la función reproductora. <br />Se pueden reproducir, varias veces al año. Con condiciones favorables dependiendo de la subfamilia a la que pertenezcan; pueden atacar a sedas, cueros, pergaminos, papel, madera, etc. <br />Polillas =  Lepidóptera. Son comunes en los edificios. Su desarrollo esta muy influenciado por la temperatura. Y afectan al tejido y al papel. <br />Piojo del Libro= liposcelidae. Produce orificios muy pequeños. Atacan al paginado y a las encuadernaciones, son de apariencia casi transparente, siendo necesario, ser observados por el telescopio. <br />Pececillo de Plata = THYNASURA Familia lepismatidae. Precisa humedad, temperatura moderada y ausencia de luz, deteriora el papel, con erosiones irregulares, dándole un  aspecto de raspado. Supone un peligro para el material fotográfico, ya que la gelatina, es un nutriente apropiado para su desarrollo.  <br />BLOQUE III: CONOCIMIENTOS BÁSICOS SOBRE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO DE INFORMATIZACIÓN.<br />VOCABULARIO INFORMÁTICO<br />Shortcut: icono que permite abrir fácilmente un determinado programa o archivo, este se crea en el escritorio. <br />ADSL (Asymetrix Digital Suscriber Line) línea asimétrica de abonado digital. Es un sistema de transmisión digital sobre hilo de cobre o fibra óptica, que por sus características puede alcanzar velocidades muy superiores a las del modem y permite hablar por teléfono, mientras navegas. <br />Autoextraíble (. EXE) Es un tipo de archivo, que contiene otros archivos en su interior, normalmente comprimidos para poder transmitir mas eficiente y rápidamente. Un archivo autoextraíble, contiene el software necesario para la descompresión y ejecución de la aplicación.<br />AVATAR: En ciertos Chat De Word Wide Web (WWW)  es una imagen que representa al usuario con la misma función que un login name. <br />Backup: Es una copia de seguridad. Se hace para prevenir una posible pérdida de información. <br />Bit: abreviatura de Binarydigit. Es la unidad más pequeña de almacenamiento en un sistema binario dentro del ordenador. 0. = si 1 =no. La unión de 8 BIT es un byte. <br />BLOG: Viene de Web Log. Un blog es una pagina Web, que sirve como un diario personal publico, normalmente se actualiza a diario, y refleja la personalidad del Autor. <br />Inbox: Buzón de Entrada. Carpeta de un programa de e- mail, donde aparecen los mensajes recibidos. <br />OutBox: Carpeta de un programa de e- mail donde aparecen los mensajes enviados. <br />CHAT: Es un servicio de Internet, que permite a uno o mas usuarios, conversar On Line mediante un teclado. <br />Comprimir: Reducir el tamaño de un Archivo, para ahorrar espacio, o transmitirlo a mayor velocidad. Programa mas frecuente: Winzip. <br />Controlador o Driver: programa cuya función  es controlar el funcionamiento de un dispositivo del ordenador o de sus periféricos.<br />Cookie: es un pequeño archivo de texto, que un sitio Web, coloca en el disco duro del ordenador de quien lo visita. Al mismo tiempo recoge información de del usuario, aunque agiliza la navegación, en el sitio Web, su uso es controvertido porque pone ven  riesgo la privacidad de los Usuarios.<br />CPU: Unidad Central de Procesamiento.<br />Desfragmentar: es un proceso, de reordenar las partes de un archivo en sectores contiguos de un disco duro, para aumentar la velocidad de acceso y la obtención de datos del mismo. <br />DIVX: Formato de compresión digital de audio video, de excelente calidad para ver películas. <br />Dominio: es la extensión de una dirección en Internet, que indica el país de origen la actividad realizada, mediante un conjunto de caracteres. <br /> Encriptar: proteger archivos, expresando su contenido en un lenguaje cifrado. Los lenguajes cifrados simples consisten por ejemplo, en sustituir palabras por números. <br />ETHERNET: es un estándar para ordenadores muy utilizado por su aceptable velocidad y bajo costo. Admite distintas velocidades, según el tipo de hardware utilizado, siendo las velocidades mas comunes 10 Mbits / s 100 mbits/s. <br />Extensión de Archivo: <br />Archivos de Imágenes (BMP, JPG, JPEG, GIF.)<br />ARCHIVO DE Word (DOC) <br />Archivo ejecutable (EXE,) <br />Archivo de fuentes o letras (FON, TTF,)<br />Archivo de ayuda en Windows. = HLP<br />Extensiones asociadas a paginas Webs.= HTM, HTML, PHP, ASP, XML<br />Bases de Datos de Access.= MDB<br /> Extensiones referentes a archivos de música; MP3 – WAV – WMA<br />Extensión referente a formato = EXCEL. XLS <br />Archivos de video =  AVI, DIVX, MPEG, MOV, <br />Son caracteres, que precedidos de un punto, aparecen detrás de un nombre de un archivo. Permiten clasificar e identificar los ficheros. <br />EXTRANET: Es parte de una INTRANET de acceso disponible a los clientes y a otros usuarios ajenos a la compañía. <br />FAQ FREQUENTLY ASKED QUESTIONS: Preguntas frecuentes. Son documentos que listan las preguntas frecuentes y sus respuestas, sobre el tema principal del sitio Web visitado. <br />FILE NOT FOUND: Archivo no encontrado. <br />FIREWALL: Corta- fuegos. Es un elemento de hardware o software para prevenir algunos tipos de comunicaciones prohibidas según las políticas de red que se hayan definido en función de las necesidades de la organización responsable de la red. <br />FLOPPY: Es la forma inglesa de denominar al disquete. <br />Hacker: experto informático, especialista en sistemas ajenos sin permiso, generalmente para mostrar la baja segu7ridad de los mismos, o simplemente para demostrar que es capaz de hacerlo. <br />Hardware = Disco duro  O soporte físico o conjunto de elementos materiales que componen un ordenador como disco duro, CDROM, disquetera etc. En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromagnéticos circuitos, cables, tarjetas, periféricos de todo tipo. <br />HOAX: termino utilizado para denominar a rumores falsos, que se difunden por la red. <br />HOST = Anfitrión. Es cualquier ordenador en red que actúa como contenedor de servicio disponible para otros ordenadores en red. Es bastante común tener un HOST que proporcione diversos servicios. <br />HUB= concentrador. Un dispositivo que se utiliza como punto central de una red, donde confluyen los enlaces de los diferentes dispositivos de la misma.<br />HTML = HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE. Significa lenguaje de etiquetado de documentos hipertextual. Es un lenguaje de marcación diseñado para estructurar textos y documentos y preservarlos en forma de hipertextos. Que es el formato estándar de las páginas Web. <br />HTTP= HYPERTEXT TRANSFER PROTOCOL. Protocolo de transferencia de hipertexto. Es un protocolo que permite transferir información, en archivo de texto, grafico,  video, audio, y otros archivos multimedia.<br />ICONO = Es una imagen que representa un programa u otro recurso, y que al pincharlo conduce a abrir dicho programa.<br />IMPORTAR = Incorporar un objeto desde otro programa, añadiendo un elemento a una ruta específica.<br />INTERFACE = INTERFAZ. En software un interfaz es la parte del programa informático que permite el flujo de información entre varias aplicaciones o entre el propio programa del usuario. <br />INTRANET = es una red de redes de una empresa. <br />JPEG: JOINT PHOTOGRAPHIC EXPERTS GROUPS. Es un algoritmo diseñado para comprimir imágenes, con 24 bits de profundidad o en escala de grises. Es también un formato de fichero que solo trata imágenes fijas. <br />LAN: Local Área Network Red de área local. Es la interconexión de varios ordenadores y periféricos, su extensión esta limitada físicamente a un edificio o a su entorno de varios kilómetros. Su aplicación mas extendida es la interconexión de ordenadores personales y estaciones trabajo, oficinas etc. para compartir recursos e intercambiar datos y aplicaciones.<br />LOGIN= es el procedimiento de identificación, para utilizar un sistema. <br />Mailing List=  LISTA DE CORREO. Es un grupo de personas suscritas a una discusión periódica por e- mail, sobre un determinado tema. <br />Puerto: es un lugar específico de conexión con otro dispositivo, puede tratarse de un puerto serial o en paralelo. <br />Software= <br />Definición de NECESIDADES: <br />Creación de un Sistema de Gestión de Datos.<br />Digitalización.<br />Integración de la información de gestión documental. <br />Requisitos del Software y Hardware <br />Identificar los documentos dentro del entorno de las Bases de Datos.<br />Almacenamiento, Clasificación, Seguridad, Custodia, creación….<br />Escáneres y Dispositivos de Digitalización.<br />Servidores.<br />Gestores de Bases de Datos.<br /> <br />
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal
Organigrama del archivo de un departamento de personal

Más contenido relacionado

Similar a Organigrama del archivo de un departamento de personal

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptx
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptxORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptx
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptxjosesoto774646
 
Formación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitalFormación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitallidianohemy
 
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptxCAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptxARCHIVOCENTRALHUARME
 
organizacion de archivo FINAL 2.pdf
organizacion de archivo FINAL 2.pdforganizacion de archivo FINAL 2.pdf
organizacion de archivo FINAL 2.pdfRossizelaRamos1
 
INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptx
INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptxINSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptx
INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptxmelisa perez
 
Curso_GD_Tipos de documentos.pptx
Curso_GD_Tipos de documentos.pptxCurso_GD_Tipos de documentos.pptx
Curso_GD_Tipos de documentos.pptxIMAC_MX
 
Taller diagnostico
Taller diagnosticoTaller diagnostico
Taller diagnosticonikki
 
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptx
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptxORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptx
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptxjohanajarachulle
 
Gestion documental 3era parte sherlyn
Gestion documental 3era parte sherlynGestion documental 3era parte sherlyn
Gestion documental 3era parte sherlynsherlyncastro2
 
4. funcionamiento de un archivo
4.  funcionamiento de un archivo4.  funcionamiento de un archivo
4. funcionamiento de un archivoBalbino Rodriguez
 
MODULO II. UF I. UD. Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD. Archivo usc
 

Similar a Organigrama del archivo de un departamento de personal (20)

ORG DOC5.pdf
ORG DOC5.pdfORG DOC5.pdf
ORG DOC5.pdf
 
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptx
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptxORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptx
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO.pptx
 
Formación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitalFormación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vital
 
Gestion documental ii
Gestion documental iiGestion documental ii
Gestion documental ii
 
Principios
PrincipiosPrincipios
Principios
 
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptxCAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
 
organizacion de archivo FINAL 2.pdf
organizacion de archivo FINAL 2.pdforganizacion de archivo FINAL 2.pdf
organizacion de archivo FINAL 2.pdf
 
Clasificacion de documentos
Clasificacion de documentosClasificacion de documentos
Clasificacion de documentos
 
Gestion de Documentos
Gestion de DocumentosGestion de Documentos
Gestion de Documentos
 
Sistema de archivo
Sistema de archivoSistema de archivo
Sistema de archivo
 
INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptx
INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptxINSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptx
INSTRUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.pptx
 
Clasificicacion
ClasificicacionClasificicacion
Clasificicacion
 
Actividad n°1
Actividad n°1Actividad n°1
Actividad n°1
 
Curso_GD_Tipos de documentos.pptx
Curso_GD_Tipos de documentos.pptxCurso_GD_Tipos de documentos.pptx
Curso_GD_Tipos de documentos.pptx
 
Taller diagnostico
Taller diagnosticoTaller diagnostico
Taller diagnostico
 
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptx
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptxORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptx
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (1).pptx
 
Gestion documental 3era parte sherlyn
Gestion documental 3era parte sherlynGestion documental 3era parte sherlyn
Gestion documental 3era parte sherlyn
 
4. funcionamiento de un archivo
4.  funcionamiento de un archivo4.  funcionamiento de un archivo
4. funcionamiento de un archivo
 
ORGANIZACIÓN (1).pptx
ORGANIZACIÓN (1).pptxORGANIZACIÓN (1).pptx
ORGANIZACIÓN (1).pptx
 
MODULO II. UF I. UD. Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD. Archivo
 

Más de anabelen11

Día internacional de los museos 2011
Día internacional de los museos 2011Día internacional de los museos 2011
Día internacional de los museos 2011anabelen11
 
Dossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 esp
Dossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 espDossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 esp
Dossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 espanabelen11
 
Guía de Archivos Eclesiásticos
Guía de Archivos EclesiásticosGuía de Archivos Eclesiásticos
Guía de Archivos Eclesiásticosanabelen11
 
La numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datadorLa numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datadoranabelen11
 
La numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datadorLa numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datadoranabelen11
 

Más de anabelen11 (6)

Día internacional de los museos 2011
Día internacional de los museos 2011Día internacional de los museos 2011
Día internacional de los museos 2011
 
Dossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 esp
Dossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 espDossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 esp
Dossier prensa Día Internacional de los Museos 2011 esp
 
Guía de Archivos Eclesiásticos
Guía de Archivos EclesiásticosGuía de Archivos Eclesiásticos
Guía de Archivos Eclesiásticos
 
La numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datadorLa numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datador
 
R111 5 haro
R111 5 haroR111 5 haro
R111 5 haro
 
La numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datadorLa numismatica elemento_datador
La numismatica elemento_datador
 

Último

Conapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en Honduras
Conapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en HondurasConapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en Honduras
Conapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en HondurasAlexisTorres963861
 
COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)
COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)
COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)UCS
 
Quienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo Emprendo
Quienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo EmprendoQuienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo Emprendo
Quienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo EmprendoLina Maria Corrales
 
Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...
Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...
Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...AlexisTorres963861
 
Boletín semanal informativo 11. Marzo 2024.pdf
Boletín semanal informativo  11. Marzo 2024.pdfBoletín semanal informativo  11. Marzo 2024.pdf
Boletín semanal informativo 11. Marzo 2024.pdfNueva Canarias-BC
 
RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024
RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024
RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024UCS
 
COMUNICADO TEN - UCS CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCS
COMUNICADO TEN - UCS  CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCSCOMUNICADO TEN - UCS  CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCS
COMUNICADO TEN - UCS CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCSUCS
 
PRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdf
PRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdfPRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdf
PRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdfredaccionxalapa
 
Boletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdf
Boletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdfBoletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdf
Boletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdfNueva Canarias-BC
 
Semanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚ
Semanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚSemanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚ
Semanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚCOBRIZA.org
 
Recomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridad
Recomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridadRecomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridad
Recomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridadjusttestingemailinbo
 
manifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdf
manifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdfmanifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdf
manifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdfredaccionxalapa
 

Último (13)

Conapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en Honduras
Conapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en HondurasConapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en Honduras
Conapremm registra el primero ahogado de Semana Santa 2024 en Honduras
 
COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)
COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)
COMUNICADO TEN - UCS (CANDIDATURAS INHABILITADOS)
 
Quienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo Emprendo
Quienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo EmprendoQuienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo Emprendo
Quienes serán Beneficiarios en Renta Ciudadana 2024 Yo Emprendo
 
Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...
Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...
Registran dos fallecidos por sumersión en lo que va de la Semana Santa en Hon...
 
Boletín semanal informativo 11. Marzo 2024.pdf
Boletín semanal informativo  11. Marzo 2024.pdfBoletín semanal informativo  11. Marzo 2024.pdf
Boletín semanal informativo 11. Marzo 2024.pdf
 
RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024
RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024
RESOLUCION TEN - UCS 10/24 ELECCIONES INTERNAS 2024
 
COMUNICADO TEN - UCS CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCS
COMUNICADO TEN - UCS  CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCSCOMUNICADO TEN - UCS  CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCS
COMUNICADO TEN - UCS CANDIDATOS HABILITADOS ELECCIONES INTERNAS 2024 UCS
 
PRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdf
PRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdfPRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdf
PRECIOS_M_XIMOS_VIGENTES_DEL_24_AL_30_DE_MARZO_DE_2024.pdf
 
Boletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdf
Boletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdfBoletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdf
Boletin semanal informativo 12. Marzo 2024.pdf
 
LA CRÓNICA COMARCA DE ANTEQUERA _ Nº 1074
LA CRÓNICA COMARCA DE ANTEQUERA _ Nº 1074LA CRÓNICA COMARCA DE ANTEQUERA _ Nº 1074
LA CRÓNICA COMARCA DE ANTEQUERA _ Nº 1074
 
Semanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚ
Semanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚSemanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚ
Semanario HILDĘBRANDT EN SUS TRECE® 08.03.2024 PERÚ
 
Recomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridad
Recomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridadRecomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridad
Recomendaciones al CNGS - estrategias en materia de garantías de seguridad
 
manifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdf
manifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdfmanifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdf
manifiesto y acuerdo habitantes de cotaxta vs grupo mas.pdf
 

Organigrama del archivo de un departamento de personal

  • 1. BLOQUE TEMÁTICO II: PROCESOS DE DOCUMENTALIZACION SUSCEPTIBLES DE INFORMATIZACIÓN<br />PROCESOS DE FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: <br />CÓMO ORGANIZAR EL ARCHHIVO DE OFICINA: <br />En cada puesto de trabajo solo deben estar presentes, los expedientes en tramitación, otro punto importante, es elaborar un esquema logico y ordenado de los diversos elementos que componen el departamento, se trata en definitiva, de reproducir en forma de esquema o de cuadro de división interna, la estructura del departamento; Que en la ordenación del Archivo, funcionará como cuadro de clasificación. <br />ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE PERSONAL<br />PLANTILLA DE PERSONAL <br />Correspondencia.<br />Expedientes de Contratación/ Personales/Selección de Personal, Nóminas, Retribuciones y Reclamaciones Salariales. <br />Plantillas.<br />DISCIPLINA Y CONTROL.<br />Expedientes disciplinarios.<br />Instrumentos de Control de Acceso.<br />Partes de alteraciones (Permisos, bajas, vacaciones…)<br />CLASES PASIVAS, MUTUALIDADES, Y SEGURIDAD SOCIAL. <br />Certificaciones.<br />Expedientes de Asistencia.<br />Libros de visita.<br />Partes de cotización.<br />RELACIONES LABORALES.<br />Convenios.<br />Expedientes de Elecciones Sindicales. <br />Otro aspecto muy importante y a tener en cuenta en una oficina, es la elaboración de un inventario que se colocará en la portada de la carpeta del expediente,. Las partes de la ficha del inventario son:<br />Fecha limite del expediente.<br />Entrada descriptiva breve, precisa, y concisa que sirve para conocer el contenido de cada expediente.<br />Dígitos del cuadro de clasificación de la serie. <br />Signatura del Archivo, es decir, el número de la caja, y del expediente dentro de la caja. <br />EJEMPLO FICHA DEL INVENTARIO: <br />ENCABEZAMIENTO: <br />AÑO INICIO- AÑO FIN DÍGITOS DEL CUADRO DE CLASIFICACION denominación serie<br /> 1945 -19802.5.1. Expedientes Personales. <br />DESCRIPCIÓN ………..Javier Irazu García, Secretario General <br />SIGNATURA15-3. <br />b) LA CORRESPONDENCIA<br />La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación del expediente, debe formar parte de este, y no se ordenara de otra manera. <br />Por otra parte, la correspondencia mantenida por la oficina y que no sea de la tramitación de los expedientes formara una o dos series documentales en la que cada documento ira unido con su respuesta, en el caso de haberla. <br />En las Administraciones Públicas donde toda la correspondencia ingresada pasa por registro de entrada, y en la que se envía fuera pasa por registro de salida, llevará la fecha y el número de registro. <br />c) EL INGRESO DE DOCUMENTOS <br />Los ingresos de documentos en los archivos son de dos tipos: <br />ORDINARIO: Se efectúan mediante transferencia en plazo y tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad. También se pueden denominar internos ya que se producen dentro de un sistema de archivos, sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso más común. <br />EXTRAORDINARIOS: Se producen de forma ocasional sin plazo determinado, ni periodicidad alguna. Hay 4 tipos:<br />DONACIÓN: Consiste en la entrega, sin mediación de compra o intercambio de bienes. No hace falta ninguna formalidad jurídica para recibirlo, salvo la redacción de un acta de entrega. <br />LEGADO: Se diferencia de la donación, en que se realiza tras la ejecución del testamento de los herederos. <br />COMPRA: Es un proceso poco frecuente en los Archivos por falta de medios económicos. <br />REINTEGRACIÓN: Consiste en devolver al archivo la documentación que ha estado en poder de otras personas, organismos, e incluso naciones EJ Guerra Civil, Guerra Mundial<br />POR DEPÓSITO: Como su nombre indica, es el depósito de una documentación por un periodo de tiempo indefinido o determinado, según los casos, no implica transferencia de propiedad, y los documentos no se convierten en propiedad del receptor. Sus propietarios pueden reivindicar y obtener su posesión siempre, a menos que una cláusula especial en el contrato de depósito prevea especialmente que será transformado en donación al término de un plazo determinado. <br />LA RELACION DE ENTREGA<br />Clasificar los Fondos: Consiste en establecer diversas clases documentales, en función de su procedencia, es decir, del Autor que los ha creado. <br />Ordenar los Documentos dentro de cada agrupación o serie documental: uniendo unos con otros, conforme a la unidad de orden establecida para caso.<br />Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo. <br />LA CLASIFICACIÓN<br />¨CLASIFICAR´´ procede del LATÍN clasis facere = HACER CLASES.<br />Etimológicamente la palabra clasificar proceder del latín Clasis facere = Hacer clases.<br />Pero archivísticamente clasificar consiste en agrupar los documentos de un fondo mediante clases; desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. <br />Son 3 los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos:<br />Elementos que hay que considerar en la clasificación de los documentos: <br />LAS ACCIONES; Toda organización o entidad es creada para unos fines para los cuales se dota de unas atribuciones o competencias para lograrlos. EJ: un grupo de personas que desea competir en el mercado de los robots constituye una empresa y para funcionar la dota de una serie de competencias como son: recursos humanos y materiales, investigación y desarrollo, y la venta de producto entre otras. Cada una de estas competencias se descompone en distintas atribuciones, así la gestión de los recursos humanos implicara la contratación, el control de la actividad, y las relaciones laborales etc. <br />LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: Cualquier entidad necesita una organización para conseguir sus fines; es decir, una estructura organizativa que le permita el funcionamiento idóneo, la empresa se estructurara en niveles jerárquicos especializados, como el Consejo de Administración, Dirección General, Departamentos, Oficinas Etc. <br /> <br />LOS ASUNTOS O MATERIAS: Este es un elemento que no deriva directamente de la Entidad, si no de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias, que cada cual, crea observar tanto en sus actividades como en su organización. En este EJ los asuntos pueden ser entre otros; EDIFICIOS, RETRIBUCIONES, PERSONAL CONTRATADO, ETC. <br />TRES TIPOS DE SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN<br />LA CLASIFICACION FUNCIONAL: Como su propio nombre indica, las funciones de la Entidad que genera o ha generado el fondo del Archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. <br />CLASIFICACIÓN ORGÁNICA: En este sistema, las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades etc. Solo a partir de este nivel, es posible establecer la clasificación orgánica, la cual, se realiza jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.<br />CLASIFICACION POR MATERIAS: Este tipo de clasificación es el resultado, del análisis del contenido de los documentos es decir, de los asuntos materias de los que trata. <br />De acuerdo con estos principios, la organización del archivo conlleva una serie de tareas:<br />Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado. <br />Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental: uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecido para cada caso. <br />Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.<br />La clasificación: Etimológicamente, la palabra “Clasificar” procede del latín “clasis facere”, es decir, “hacer clases”. Pero archivísticamente, clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. <br />Hay que tener en cuenta los siguientes 3 elementos a la hora de clasificar los documentos.<br />Las acciones: toda organización o entidad es creada con unos fines, para los cuales se dota de unas atribuciones o competencias suficientes para lograrlos. <br />Ejemplo: un grupo de personas que desea competir en el mercado de los robots constituye una empresa, y para funcionar la dota de una serie de competencias, que son: la gestión de recursos humanos y materiales, la investigación y el desarrollo y la venta de productos, entre otras. <br />Cada una de estas competencias se descompone en distintas atribuciones. Así, la gestión de los recursos humanos implicará la contratación, el control de la actividad, las relaciones laborales, etc. <br />La estructura orgánica: cualquier entidad necesita una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita el funcionamiento idóneo. <br />Siguiendo el ejemplo anterior, la empresa se estructurará en niveles jerárquicos especializados, como el Consejo de Administración, Dirección General, departamentos, oficinas, etc. <br />Los asuntos o materias: éste es un elemento que no deriva directamente de la entidad, sino de la percepción que se tenga de la misma. Esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades, como en su organización.<br />En el ejemplo, los asuntos pueden ser, entre otros, edificios, retribuciones, personal contra<br />Elección de sistema de clasificación: <br />La elección de sistema de clasificación más apropiado entre los tres anteriores depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico, que son:<br />- Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo. <br />- Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que el archivero pueda tener en cuanto a aspectos inequívocos. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, es decir, el proceso administrativo del cual son resultado. etc. <br />Existen tres tipos de sistemas de clasificación:<br />Clasificación funcional: como su propio nombre indica, la funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo del archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. <br />CUADRO DE CLASIFICACIÓN<br />Es una estructura jerárquica y lógica, que refleja las funciones y actividades de una organización funciones que generan la creación o la recepción de los documentos. Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información, y que permite situar los documentos los unos con los otros, para constituir los expedientes. El requisito previo para la elaboración de un sistema de clasificación es un perfecto conocimiento de las funciones del Organismo que genera los documentos. <br />El cuadro de clasificación, no debe ser elaborado en un primer lugar, si no a posteriori. Se debe realizar partiendo del conocimiento previo de la Organización y los procedimientos de la Entidad, este es el contexto que le permita analizar el conjunto de los documentos como un todo. <br />Y así el Archivero podrá identificar y establecer la serie, así como las demás agrupaciones documentales. El cuadro es el resultado de un trabajo simultáneo con otras tareas como la organización y la descripción. Solo es posible establecerlo, tras haber manejado y utilizado toda la documentación. <br />EJEMPLO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN<br />Gobierno<br />Ayuntamiento pleno.<br />Privilegios Fundacionales <br />Expediente de constitución del Ayuntamiento.<br />Expediente de Sesiones.<br />Actas <br />Ordenanzas y Reglamentos.<br />ALCALDÍA. <br />Autoridad Judicial. <br />Expedientes de causas Civiles.<br />Expedientes de Causas Criminales.<br />Actos de Conciliación.<br />Hidalguías. <br />1.2.2. Secretaría Particular <br />- Asuntos de Gobierno. <br />- Bandos.<br />- Correspondencia.<br />- Decretos y Edictos.<br />- Mociones.<br />- Planes y Memorias de Gestión. <br />- Prensa y Protocolo. <br />- Libros de Firmas.<br />- Expedientes de Honores, distinciones, y Actos Representativos. <br />- Boletines.<br />- Hemeroteca. <br />1.3. Comisiones de Gobierno <br />- Expedientes de Sesiones.<br />- Actas.<br />- Comisiones Informativas y Especiales.<br />- Expedientes de Sesiones.<br />- Actas. <br />ORGANIGRAMA<br />EXPEDIENTE<br />EXPEDIENTE. E <br /> EXPEDIENTE<br />EXPEDIENTEUnidad Documental. <br />Unidad Documental <br />ORDENACION<br />La ordenación de un fondo no termina con la clasificación. La ordenación es una tarea que consiste en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea, fechas, números etc. La ordenación se aplica en diferentes niveles, documentos, expedientes, series etc. <br />Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo la lógica de su tramitación que por lo general coincide con una secuencia cronológica. Los expedientes a su vez, se ordenan dentro de la serie, siguiendo la misma lógica, por su parte, las series y demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente. <br />METODOS DE ORDENACIÓN<br />CRONOLÓGICO<br />Las fechas de los documentos es el criterio de ordenación empleado, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor, el año, el mes, y el día. Comenzando desde el año más remoto hasta el más reciente, dentro de cada año por meses, y dentro de estos, por días. Si desconociésemos el día, el elemento se colocara al final del mes. Si desconociésemos el mes, este se colocara al final del año. Si desconocemos el año, este se colocara después de la década o siglo correspondiente. Este es el método mas difundido especialmente para ordenar los documentos dentro de los expedientes por cuanto en principio el orden cronológico coincide casi siempre, con el orden lógico de la tramitación administrativa. <br />ALFABÉTICO: <br />Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación y su posición en la palabra o frase en la que se basa. Así cuando se consideran nombres de personas (método onomástico) se ordenan poniendo el primer apellido seguido del segundo, y del nombre propio. ESTE ES EL METODO IDÓNEO PARA LA SERIE DE EXPEDIENTE PERSONALES. Si se consideran los nombres de lugar que es el método Geográfico o Toponímico, se ordenan según su jerarquía especial, empezando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores. Así una serie documental de obra, comenzara por el distrito/ barrio /calle/avda./plaza/nº de finca, planta, o vivienda. En el caso de las explotaciones forestales o rurales, se sigue el orden Topográfico de los toponímicos. <br />NÚMERICO. <br />Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie desde el numero 1 hasta en adelante es el método empleado en los documentos contables. <br />ALFANUMÉRICO<br />Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. De entre estos métodos, no es posible establecer cual de ellos es el mejor. <br />Al definir el tipo de ordenación que se va aplicar en cada momento se elegirá a aquel que se adapte mejor al objeto de ordenación. <br />LA INSTALACIÓN <br />La instalación de los documentos en el depósito, es una tarea relacionada con la organización de los fondos y consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expediente en forma de paquetes o protegidos por un envase, ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos, y resistencia a los agentes nocivos, luz, polvo, etc. antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, hay que identificarlo, a fin de saber cual es su ubicación física, para ello, se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene, y a su orden dentro de esta. Así un expediente ubicado en la caja 97, y cuyo orden es el tercero se le dará la signatura 97,3. De este modo la ubicación física del mismo será inequívoca. <br />CONCEPTO DE BIBLIOTECA<br />La palabra Biblioteca procede del Griego THEKE= CAJA. BIBLION= LIBRO. Significa lugar donde se guardan los libros. <br />Según la Norma UNE 50 -113 92 Sobre Conceptos Básicos de la Información y de la Documentación se define el término biblioteca en 2 sentidos: <br />1º Cualquier colección organizada de libros y publicaciones de serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para préstamo consulta. <br />2º. Es Organismo o Parte, cuya principal función consiste en constituir bibliotecas mantenerlas actualizadas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información de investigación educativas, o de esparcimiento contando para ello, con un personal personalizado. Hay que tener en cuenta que estos son, los requisitos mínimos de una biblioteca, y no, excluyen otros servicios y documentos, tanto de tipo clásico como en soporte electrónico. <br />FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA<br />Proporcionar los documentos: Tradicionalmente, se ha considerado que las bibliotecas comunican documentos, y no la información que contienen o desprenden de ellos. Pero actualmente las bibliotecas deberán facilitar el encuentro entre usuario y documento. <br />Ser un Servicio de Información; Una biblioteca debe orientar, producir información, editar guías de la biblioteca, informes, bases de datos de la información general, y todo lo que haga que la información se conozca se comprenda, y se aplique. <br />Contribuir a la Formación de los Usuarios por sí misma y en Cooperación del Sistema Educativo; La biblioteca debe educar, enseñar a obtener, analizar y usar la información, como base del conocimiento. <br />Ser Foco de Cultura y del Ocio Recreativo; La biblioteca debe hacerlo a través de la extensión cultural, en relación a la temática de su colección, su tipo, las necesidades de carencia de su entorno, etc. <br />Dar asesoramiento y consultoria de la información; La biblioteca, es el organismo experto en la información que gestiona para su uso independientemente del lugar y del soporte en que se presente, debe colaborar en que se comunique y se asimile de forma eficaz. <br />Ser un Espacio de Trabajo, Estudio, y Convivencia; La biblioteca como espacio y plaza pública ayuda a mejorar la oferta cultural de la ciudad o la institución a la que pertenece, haciéndola, mas habitable y viva. La biblioteca, debe ser un espacio no segregador en el que se fomente o posibilite prácticas culturales diversas. <br />TIPOLOGIAS DE LAS BIBLIOTECAS<br />Según la Clasificación establecida por la UNESCO: <br />Bibliotecas Nacionales.<br />Bibliotecas de Instituciones de Enseñanza Superior; Están las bibliotecas universitarias centrales, bibliotecas de institutos, y departamentos universitarios, y bibliotecas de enseñanza superior, que no forman parte de la universidad. <br />Otras Bibliotecas importantes no especializadas. Son bibliotecas enciclopédicas de carácter no científicas que no son universitarias. <br />Bibliotecas Escolares.<br />Bibliotecas publicas o populares.<br />Bibliotecas Especializadas <br />ISBN<br />Sistema Internacional Estándar de número de libros. Es un numero creado para dotar a cada libro, de un numero que le identifique, este numero, permite coordinar, y normalizar la identificación de cualquier libro independientemente de su soporte, y utilizar herramientas informáticas para localizarlo y facilitar su circulación por el mercado editorial. El ISBN se utiliza en 166 países, se trata de conseguir que cada obra monográfica publicada tenga numero de identificación único y simple. <br />COMO ESTA FORMADO: Consta de 13 dígitos, agrupados en 5 bloques. Y al imprimirlo a de ir siempre precedido por las siglas ISBN. Las 5 partes son las siguientes: <br />PREFIJO: Es un número de 3 dígitos, que proporciona la EAN INTERNACIONAL. E identifica el producto libro, se ha asignado los códigos 978 y 979 para ISBN.<br />IDENTIFICADOR DE GRUPO: Identifica el grupo nacional, geográfico o lingüístico de las editoriales, lo asigna la Agencia Internacional del ISBN lo asigna la Agencia Internacional del ISBN que a España le asignó el nº 84. <br />PREFIJO EDITORIAL: Identifica a una Editorial concreta de cada grupo nacional y lo asigna la Agencia del ISBN en España.<br />NÚMERO DE TÍTULO: Identifica el numero de titulo de una obra publicada por una Editorial concreta. Los asigna la Editorial, a partir de los bloques que le proporciona la Agencia en España.<br />DIGITO DE CONTROL: Consta de 1 digito, que garantiza la correcta utilización de todo el sistema y lo asigna el sistema informático de la Agencia.<br />ISBN 978 -84-8181-285-5<br />978 Producto libro.<br />84 – PAIS ESPAÑA.<br />8181 EDITORIAL. MINISTERIO DE CULTURA. <br />285 TITULO DEL LIBRO <br />5 DIGITO DE CONTROL. <br />QUE PUBLICACIONES LO LLEVAN (ISBN) <br />El ISBN es UN numero pensado para favorecer el comercio de las publicaciones, si estas no van a ser puestas a la venta, no necesitan ISBN.<br />Obras monográficas impresas.<br />Publicaciones en baile, o sus equivalencias en nuevas tecnologías.<br />Separatas de Artículos o números monográficos de una publicación seriada concreta. <br />Películas, videos, transparencias de contenido educativos o didácticos siempre que sean recursos didácticos de materia que se imparten en la enseñanza reglada audio libros que estén en soporte físico o disponibles en Internet, publicaciones monográficas electrónicas que ya estén en soporte físico, o por internet, copias digitales de publicaciones digitales, impresas, publicaciones multimedia, cuyo componente principal sea el texto, publicaciones en micro formas, programas informativos o didácticos diseñados con propósitos educativos o de capacitación como tutoriales parra el aprendizaje, y mapas. <br />PUBLICACIONES QUE NO LLEVAN ISBN+<br />En publicaciones gratuitas.<br />Publicaciones seriadas, como revistas o diarios que llevarían ISSN.<br />Partituras, cuyo código de identificación es el ISMN. <br />Grabaciones de sonidos musicales, su código es el ISRC.<br />Productos audiovisuales como películas cinematográficas, documentales dibujos animados, anuncios publicitarios, código: ISAN<br />Materiales ajenos a una obra monográfica que no tengan valor potencial por separado y que no se venda por separado, no utilizaran un ISBN propio pero pueden indicar ISBN de la obra monográfica que acompañan.<br />Publicaciones que acompañan a periódicos y publicaciones.<br />Materiales docentes de uso interno para centros de enseñanza.<br />Memorias, Estatutos, y materiales de régimen interno de empresas, instituciones, o asociaciones <br />Obras textuales en abstracto.<br />Material impreso, o en otros soportes de carácter temporal, como catálogos de librerías, o editoriales, catálogos comerciales y publicitarios, folletos turísticos, cancioneros, folletos y programas deportivos cinematográficos, políticos, escolares, actos culturales etc.<br />Impresiones artísticas, documentos personales como el Currículum Vitae.<br />Tarjetas de felicitación, correos electrónicos, y correspondencia electrónica <br />Almanaques, agendas, y calendarios.<br />Albúmnes de cromos, sellos, monedas,. Directorios telefónicos, guiones de cine, radio, y televisión, salvo, que se publique comercialmente, libros de colores, y pegatinas.<br />Pasatiempos, publicaciones de disponibilidad limitada y recursos actualizables como por ejemplo publicaciones que se imprimen bajo demanda de un contenido adaptadas a las peticiones de usuario. <br />DÓNDE Y CÓMO APARECE EL ISBN EN UNA PUBLICACIÓN.<br />Si son publicaciones impresas, deberá aparecer en el reverso de la portada, y si no fuera posible, deberá aparecer en algunas de las siguientes partes del libro:<br />Parte inferior de la contraportada externa.<br />En el pie de la portada o junto a los créditos de la publicación.<br />En el pie de la contraportada.<br />En la parte inferior del reverso de la sobrecubierta o cualquier otra funda protectora. <br />Si son publicaciones electrónicas, u otras formas de productos no impresas, que suponen una presentación visual del contenido almacenado de forma electrónica (publicación en Internet) el ISBN aparecerá en la pantalla de visualización del titulo o equivalente.<br />Si son publicaciones electrónicas que se difunden como un objeto físico como un CD ROM el ISBN aparecerá en cualquiera de las etiquetas que estén pegadas de forma permanente en el objeto, si no es posible, aparecerá en la parte de abajo del dorso del embalaje permanente de dicho objeto en la funda. <br />Si son películas de video, el ISBN aparecerá en los títulos de créditos.<br />El ISBN debe imprimirse siempre con un tipo de imprenta suficientemente grande para ser legible no menor de 9 puntos. <br />¿ES NECESARIO CAMBIAR EL ISBN CUÁNDO SE PRODUCE UN CAMBIO DE FORMATO? SÍ<br />GESTIÓN DE LAS COLECCIONES<br />Concepto:<br />Para referirnos a todo lo relacionado con la planificación, formación, y evaluación, y mantenimiento de los contenidos abarca varias actividades como la conservación, la cooperación, para compartir recursos y el expurgo.<br />Objetivos de la Gestión de la Colección: <br />Objetivos Relativos a la Colección; Exhaustividad, control del crecimiento evitando los desequilibrios expurgos de los materiales que deben retirarse de las zonas de consulta, actualización.<br />Objetivos Relativos a los Usuarios; disponibilidad y accesibilidad máxima que es la posibilidad real de utilización, tiempo de acceso reducido, acceso de los recursos externos, validez y uso de la colección de referencia.<br />Objetivos Relativos a la Institución La colección debe contribuir a que la institución logre sus objetivos. <br />LA SELECCIÓN<br />Es imposible tenerlo todo. Para tener una buena colección hay que tener unos buenos conocimientos profesionales, editoriales y culturales. Una buena selección produce una buena biblioteca, que sirve al usuario lo que necesita y le da a conocer lo que desconoce. La selección se puede realizar de modo directo revisando las obras, o a través de fuentes de información críticas bibliográficas sobre obras recomendadas, guías de lecturas etc. <br />CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y FUENTES.<br />La selección para la incorporación o no de fondos debe efectuarse teniendo en cuenta: <br />Las necesidades de lectores y usuarios.<br />Los avances y las novedades en los distintos aspectos del conocimientos<br />Los recursos disponibles a tener en cuenta, para sacar el máximo rendimiento.<br />La obligada neutralidad ideológica, hay que evitar cualquier discriminación por raza, lengua, cultura, religión, sexo, etc. <br />Por el reconocimiento del autor, editor, o comité de redacción.<br />Por la actualización de la obra y su revisión.<br />Por el tema.<br />Por la ideoneidad del vocabulario. <br />Por la relevancia de la obra para los usuarios.<br />Organización lógica de los contenidos y sus partes.<br />Por el estilo apropiado e inteligible para los usuarios.<br />Por los aspectos técnicos; buena disposición de los elementos, ilustraciones, imágenes, etc.<br />Características físicas; tipografía concreta, diseño, facilidad de uso, durabilidad del papel, y la encuadernación. <br />Aspectos Complementarios; Existencia de bibliografías, apéndices, notas, guías del material <br />Interés bibliotecario, adecuación a la colección existente, flexible de uso, equilibrio, que aporte.<br />El precio. <br />EL EXPURGO EN LAS BIBLIOTECAS. <br />Una biblioteca es una colección viva, hay que adaptar la colección a las necesidades de los usuarios. El expurgo requiere como es lógico, una evaluación previa de la colección, el resultado del expurgo no es siempre la destrucción pues se considera también posible, y conveniente la redistribución a otras bibliotecas o ser regalados o vendidos. <br />BARRERAS AL EXPURGO<br />Barreras PSICOLOGICAS: el excesivo afán conservador. Al bibliotecario tradicional no le gusta tirar nada, existe una resistencia a admitir que lo comprado ya no vale o la selección fue errónea, también se puede pensar que todavía se volverá a pedir la obra. <br />Tamaño y Prestigio. Una biblioteca parece más importante si es más grande. <br />Legales: problemas con la propiedad del libro, ya que se considera un bien inventariable. <br />LA ADQUISICIÓN<br />Modalidades de incorporación de fondos <br />La compra.<br />El canje de publicaciones es importante pero hay que tener en cuenta la calidad y la utilidad de fondos que nos envíen. El intercambio de publicados o múltiples puede ser un medio de vivificación de los fondos antiguos. Para la gestión del canje, se deben editar listados con fecha, dar de baja los no disponibles. Es un buen mecanismo para garantizar la actualización de las colecciones de publicaciones periódicas.<br />Donaciones y Legados.<br />Depósito. <br />EL PROCESO DE ADQUISICIÓN: <br />Debe estar bien organizado, lo que supone: <br />Comprobar los datos bibliográficos lo que facilitara la tramitación del pedido.<br />Comprobación de la existencia de las obras solicitadas en el catalogo de las bibliotecas.<br />Creación de un fichero de pedidos, proveedores, y cronológicos. Debería ser una ficha con triple autocopia, para enviar el original, para el pedido y guardar las copias en los ficheros de pedidos y proveedores. <br />EL SELLADO DE LOS LIBROS<br /> Es la colocación del sello de la biblioteca, en determinadas paginas, especialmente en la portada como prueba de propiedad de la obra, debe estar presente pero ser discreto, no tapando la información, ni perjudicando la conservación. <br />ORDENACIÓN DE LAS COLECCIONES. LAS SIGNATURAS TOPOGRÁFICAS<br />FACTORES<br />Del Tipo de Biblioteca: del tamaño de la colección, y del espacio disponible, así como del ritmo de crecimiento que obligara a sistema en los que se aprovecha más o menos espacio. <br />Del tipo de frecuencia de uso. Que aconsejara una ordenación que permita más o menos el acceso. <br />Del tipo de Usuarios. Que puede llevar a criterios por edades o niveles.<br />Ordenaciones Más Habituales<br />Sistemática normalmente a través de CDU. Clasificación Decimal Universal <br />Por Número CURRENS secuencia correlativa de números, en su aplicación más pura coincide con el número de registro y se utiliza sobre todo, en bibliotecas con gran cantidad de documentos en depósitos cerrados. <br />Por agrupaciones propias según las necesidades de la Institución o el Usuario. <br />COOPERACIÓN INTERBIBLIOTECARIA<br />Las bibliotecas, necesitan cooperar con otras instituciones y principalmente con otras bibliotecas para logar sus objetivos y mejorar sus resultados. Los objetivos de la cooperación bibliotecaria consisten en posibilitar y potenciar los tres desafíos con los que se enfrentan hoy las bibliotecas; la eficacia, la eficiencia, la competitividad, para mejorar los servicios.<br /> A través de la cooperación los sistemas de información ganan en operatividad y consiguen más fácilmente los fines propuestos, es decir, se potencia la eficacia, desarrollando actividades cooperativas. Las bibliotecas y centros de documentación optimizan recursos que rentabilizan inversiones, es decir, ayudan a ser mas eficientes por medio de la cooperación. Las instituciones documentales aumentan su utilidad social elevando su nivel de competitividad. <br />PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO:<br />Todos los programas de préstamo interbibliotecario han de converger en la creación de sistemas nacionales de préstamo, única forma para garantizar el préstamo internacional. Pero además ha de cumplir algunos requisitos:<br />Las instituciones que cooperen en esta materia, deben especificar por escrito, y tras un acuerdo global las normas que van a regir en esta actividad. <br />En todo convenio de préstamo interbibliotecario, debe, especificarse además, cuales son los usuarios de cada institución que van a tener derecho a este servicio, y cuales son sus derechos. <br />Se debe huir de la burocratización del sistema, para lo cual, es preciso simplificar y precisar las clausulas del convenios.<br />Debemos diversificar nuestras peticiones siguiendo la pista de la biblioteca, más cercana, para lo cual, se hace necesaria la existencia de catálogos colectivos actualizados y de las colecciones destinadas exclusivamente al préstamo interbibliotecario. <br />Es aconsejable cobrar una cuota, por cada documento prestado para rentabilizar los gastos de este servicio. <br />LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA<br />La extensión bibliotecaria, engloba una serie de servicios y medidas, que toman las bibliotecas, para eliminar las barreras físicas, geográficas, sociales, económicas, culturales, o de cualquier naturaleza que impidan o dificulten el acceso a la cultura de ciertos grupos de población. <br />Necesidades Especiales que pueda atender la Biblioteca <br />Necesidad de acercamiento geográfico, préstamo por correo, el bibliobús etc. <br />Atención a las discapacidades permanentes, físicas, psíquicas, y sensoriales.<br />Servicio de acercamiento a ciudadanos con limitaciones socio – económicas; minorías étnicas religiosas, emigrantes, parados, y adultos no alfabetizados. <br />Servicios a lectores recluidos, hospitales, enfermos recluidos en su hogar, cárceles, residencias de ancianos, centros del menor etc. <br />Las bibliotecas sucursales <br />Entendemos por biblioteca sucursal una forma de extensión bibliotecaria, que se pone en marcha para atender las necesidades de los usuarios residentes en zonas alejadas de la biblioteca central, debe disponer de la colección, el personal y las instalaciones suficientes para atender los siguientes servicios; <br />El préstamo personal.<br />Consulta en sala.<br />Orientación al lector.<br />Servicio de periódicos y de información general.<br />Sector infantil.<br />La posibilidad de acceso directo a la biblioteca central<br />Bibliotecas Móviles<br />Normalmente son a través de bibliobuses y se utilizan principalmente para zonas rurales, o barrios urbanos sin servicio. También se ha experimentado para reforzar los servicios en épocas especiales, en poblaciones con incrementos estacionales como las zonas costeras en vacaciones. <br />Préstamo Colectivo <br />Es un modo de extensión bibliotecaria, cuando se aplica al envío del orden de libros, a zonas aisladas rurales, donde no llegan ni las bibliotecas móviles ni las sucursales. Estos lotes se ofertan a los lectores bajo el cuidado y organización de alguna institución, como ayuntamiento, escuelas parroquias <br />Préstamo Por Correos <br />Es un servicio dirigido fundamentalmente, a personas que por cualquier motivo, les resulta difícil o imposible, el acceso a la biblioteca, presenta sin embargo, grandes problemas como un alto puesto de mantenimiento, lentitud en administrar los pedidos y complicaciones para el lector. <br />Las Minorías Socio – Económicas que integran a los inmigrantes, y grupos no alfabetizados <br />PARADOS: <br />Algunas medidas que se pueden poner en marcha, en una biblioteca, cuando se trata de atender las necesidades de los usuarios en paro son: <br />La biblioteca debe poner a disposición del parado, una parte de la colección, con libros que traten temas laborales al igual que legales. En muchos casos, el trabajador necesita reciclarse para encontrar un nuevo empleo. <br />También la biblioteca debe mantener continuas relaciones con las oficinas de empleo, pudiendo tomar en algunos casos, funciones de información, normalmente a través de una publicación, o en el tablón de anuncios sobre ofertas de empleo.<br />También la biblioteca, puede prestar sus locales, para reuniones, conferencias, clases, cursos, etc.<br />Asesorar en materias laborales y asesorías sobre documentación necesaria sobre asuntos laborales y sociales.<br />INMIGRANTES (minorías étnicas y lingüísticas)<br />El manifiesto de la UNESCO, sobre la biblioteca publica, concede a la biblioteca pública, un papel indispensable para el fomento de la paz, y de la comprensión entre las personas y entre las naciones, e insiste sobre la garantía de acceso libre y en igualdad de condiciones a todas las personas sin distinciones. <br />ADULTOS NO ALFABETIZADOS<br />La educación de adultos se refiere a los intentos de mejorar la formación de los individuos que no completaron su formación básica, las pautas de actuación serían <br />Los bibliotecarios deben visitar la sede de educación de adultos, desde el inicio del curso, para darles a conocer la biblioteca, y sus servicios.<br />La biblioteca debe ser presentada de la forma menos institucional, posible, e insistir que su acceso es personal y libre.<br />En colaboración con los educadores se fija un calendario de actividades sin carácter obligatorio en ningún caso debe mostrarse a la biblioteca como un recinto, dependiente del recinto escolar si no que se relaciona de forma autónoma.<br />LECTORES RECLUIDOS<br />Enfermos internados en centros sanitarios. La atención bibliotecaria a este grupo, es mucho más fácil y barata, si se sigue la estructura administrativa sanitaria como hospitales, centros de rehabilitación etc. pero no podemos olvidar enfermos en casa, y ancianos, a los que la biblioteca tiene que atender de forma específica. <br />Bibliotecas de Hospital: <br />Se trata de servicios desarrollados en común, con instituciones sanitarias y bibliotecarias. <br />Características:<br /> instalaciones: debe contar con 2 salas como mínimo. Una, de lectura, y otra de depósito de la colección y carritos de libros. <br />Equipo: esta compuesto por el transporte de libros, ya que muchos enfermos no pueden acudir al local de la biblioteca, también debe haber atriles para impedidos y material sonoro e instrumentos lectores, para deficientes visuales.<br />La colección: deberá contener temas de carácter general, periódicos, revistas, y cualquier publicación periódica de interés. Se aconseja un mínimo de 8 libros, por cama, en cada hospital. <br />El personal: se recomienda para hospitales de 500 camas, una persona bibliotecaria, ayudada por personal del hospital o voluntarios. El bibliotecario de hospital debe tener estas características; <br />Debe aplicar sus conocimientos psicológicos, al trato con los pacientes.<br />Debe intentar conocerlos y saber las lecturas más recomendables para ellos. <br />Tener dotes de buen comunicador, y saber relacionarse con los usuarios, pues, una de sus tareas principales, es la visita de los enfermos en cama. <br />Aplicando la biblioterapia debe intentar ayudar al paciente, en el desarrollo de sus potenciales y de sus habilidades y autoestima. <br />Enfermos de casa y ancianos: <br />Los enfermos recluidos en el hogar de modo permanente o temporal, al igual que los ancianos, tradicionalmente, han contado con el servicio de préstamo por correo, o el bibliobús, pero en la actualidad, existe un servicio de visitas a domicilio con un amplio catalogo de libros. <br />Las Bibliotecas en los centros penitenciarios: <br />La Constitución garantiza el derecho de todos los españoles a estar informados, y a tener el acceso a la cultura. Los servicios bibliotecarios especiales en las prisiones normalmente dependen de la actividad educativa y han aumentado en estos últimos años. <br />MÓDULO III: CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS.<br />Concepto Conservación Preventiva: es una disciplina que pretende evitar el deterioro a través de la interrelación de los bienes culturales en su entorno, como método de trabajo se anticipa a los procesos de degradación de los bienes culturales con estudios sistemático y global de los objetos y colecciones. <br />Su aplicación atañe a todas las personas y las actividades desarrolladas en el centro. El plan de conservación preventiva es el mejor instrumento para garantizar la protección de los fondos, ya que trata de anticiparse a los procesos de degradación, deteniéndose en el estudio pormenorizado de sus causas como el microclima, limpieza, deposito, manipulación, transporte, exposición, seguridad biodeterioro, y siniestros. <br />El punto de partida, para determinar los riesgos de deterioro, es conocer la tipología y las características materiales de los fondos documentales, su estado de conservación, y el uso que se hace de los mismos, para establecer las prioridades es necesario analizar el estado del edificio y de sus instalaciones así como de los medios de los que se dispone. <br />La conservación preventiva es tarea de todos, por ello, es necesario, difundir los procedimientos y objetivos de la conservación preventiva entre los usuarios y los trabajadores. <br />MEDIO AMBIENTE<br />Controlar las condiciones medioambientales, requiere contemplar la institución como un ecosistema, todas las variables son interdependientes. El entorno y el clima exterior; son las condiciones naturales que la mayoría de los casos afectan al ambiente interior. <br />Edificio: se debe diseñar un calendario, de inspecciones de mantenimiento del edificio, de su estructura y de sus instalaciones para ver el estado de sus cubiertas, muros, vanos, canalizaciones de agua y gas, sistemas de drenaje, instalaciones eléctricas, equipos de seguridad etc. <br />No se deben utilizar pinturas ni acabados, que puedan enmascarar problemas de filtración de humedades, ni que lleven sustancias toxicas o que sean susceptibles de un ataque biológico. <br />Humedad Relativa y Temperatura: La temperatura (T) y la humedad relativa (HR) están interrelacionadas y el cambio de una, supone la modificación de la otra. Hay que lograr unos valores estables de ambas, evitando fluctuaciones acusadas que son las más perjudiciales para los materiales que componen el patrimonio bibliográfico y documental. <br />Ventilación: <br />Una ventilación constante, es el mejor instrumento, para reducir las fluctuaciones de humedad relativa y temperatura, bajando la humedad ambiental, se disminuye el riesgo de los procesos de condensación producidos en superficies frías. <br />Además, evita la acumulación de gases volátiles y partículas de polución de contaminantes atmosféricos, y también elimina los depósitos de polvo, y es esencial para reducir el crecimiento microbiano y la germinación de esporas. <br />Iluminación: <br />Los documentos custodiados en archivos y bibliotecas, son especialmente sensibles a la luz. Por ello, se debe emplear una iluminación fluorescente, con filtros para la radiación UV o luminarias incandescentes suficientemente separadas de los fondos, para que no les afecte. También hay que instalar filtros en las ventanas de salas, y depósitos, para filtrar la luz solar hay que buscar una solución intermedia, entre la necesidad de consulta de fondos, y el mantenimiento de los bajos niveles de iluminación.<br />Contaminación. <br />Es necesario realizar un seguimiento constante de la calidad del aire, para garantizar un ambiente saludable, son imprescindible el mantenimiento de los equipos de humificación, se debe evitar la presencia de materiales que desprendan compuestos volátiles nocivos y el uso de productos tóxicos. <br />En regiones con elevada contaminación atmosférica se debe evitar la ventilación natural procurando una buena ventilación del aire, a través del sistema de ventilación forzada con filtros adecuados al tipo de contaminante de la zona. <br />La Limpieza<br />El polvo puede contener partículas metálicas y grasas, retiene humedad constituyendo un medio idóneo, para el desarrollo de insectos y microorganismos que representan un serio peligro para la salud de las personas, además asociado a factores ambientales como la alta humedad relativa y temperaturas elevadas provoca reacciones químicas que destruyen los materiales que componen los bienes culturales. La limpieza ayuda a conocer el estado de las colecciones y prolonga su vida útil. <br />Mobiliario y edificio:<br /> Las aéreas verdes, y de circulación que rodean al edificio, deben limpiarse diariamente, y proceder a la retirada de las basuras. Es recomendable, evitar las moquetas y alfombras que retienen polvo, al igual que las plantas que pueden atraer microorganismos e insectos. La limpieza de los suelos debe hacerse con aspiradores o mopas; sólo, en el caso de suciedad extrema, se aconseja utilizar fregonas o trapos húmedos, siendo necesario secar a continuación la superficie. <br />Nunca utilizar detergentes, ceras o aguas cerca de los documentos. Recoger los insectos o las deposiciones que se encuentren durante la limpieza y enviarlos al responsable para ver si se trata de una plaga.<br /> La limpieza de mobiliario se hará con trapos y gamuzas electroestáticas se debe hacer siempre, de arriba abajo y del fondo al frente. Los útiles y los productos de limpieza deben guardarse fuera del depósito, de las colecciones. La limpieza de los documentos deberá ser realizada por los restauradores. <br />Manipulación. <br />Es un factor de máximo riesgo para los documentos, y una de las causas de deterioro más habitual en bibliotecas y archivos, pudiendo llegar a ser el principal enemigo de la conservación de las colecciones. El equilibrio entre la necesidad de acceso a los fondos documentales y conservación, puede hacerse con 2 medidas. <br />Reducir al máximo la manipulación, a través de las siguientes acciones: <br />Los catálogos informatizados deben ser actualizados con regularidad.<br />Restringir la consulta a los materiales frágiles.<br />Estudiar las posibilidades de digitalización o filmación de los documentos.<br />Realizar copias máster, para no volver a recurrir al documento original. <br />Evitar practicas de manipulación incorrectas a través de: <br />No alterar el orden de los documentos.<br />Transportar pocos libros a la vez.<br />No apilar más de 3 volúmenes ni apoyarse sobre ellos. <br />No forzar la apertura de las encuadernaciones, y cerrarlos cuando acabe la consulta.<br />No tocar el texto, o las imágenes de las páginas.<br />No usar instrumentos cortantes ni tinta cerca de los documentos, utilizar lápiz y no colocar notas o folios sobre un libro, cuando se esta escribiendo. <br />No utilizar notas adhesivas tipo posit ni clips. <br />No humedecer el dedo para pasar de página. <br />Avisar al responsable de la existencia de libros y documentos en mal estado. <br />No fumar, comer, o beber, en las salas de lecturas. <br />Manipular los fondos, con cuidado, y con las manos limpias. <br />Para extraer un libro de la estantería no tirar de la cabezada. Sino empujar suavemente los contiguos, y tomarlo por las tapas recolocar después la fila en posición vertical, con ayuda de los apoya – libros. <br />El Transporte <br />Cada vez son más los archivos y bibliotecas, que deciden crear pequeños espacios para exhibir sus fondos o prestarlos para exposiciones a otras instituciones. Tampoco podemos olvidar el préstamo interbibliotecario que exige el traslado de libros y documentos pudiendo producirse deterioro por ello, es conveniente tomar una serie de medidas que aseguren en conservación durante y exposición. <br />MEDIDAS A TOMAR EN CUENTA. <br />Antes de retirar, los documentos de su ubicación, asegurarse de disponer de espacio suficiente libre para colocarlos, nunca depositar en el suelo. <br />Para traslado de fondos, dentro de un mismo edificio, utilizar elementos protectores, como cajas, carpetas. Etc. <br />Las obras de gran formato, deben ser manipuladas entre 2 personas, colocándolas sobre un soporte auxiliar, previsto de un reborde redondeado que impida su deslizamiento. <br />Cuando los documentos salgan de la institución, deben hacerlo en embalajes acolchados con materiales inertes, que amortigüen posibles golpes y vibraciones.<br />Exposición<br />Las exposiciones representan un importante factor de riesgo, por lo que en muchas ocasiones es preferible, renunciar a la exhibición del original, y utilizar reproducciones. <br />Como norma básica, se deben exponer únicamente, las obras que se encuentren en buenas condiciones de conservación, tomando las medidas pertinentes, para evitar los cambios ambientales que puedan perjudicarlas. <br />Cuando coincidan en las vitrinas materiales de distinta naturaleza, se debe tomar como referencia, las condiciones ambientales óptimas del más sensible. <br />Cuando se trata de una obra enmarcada, las traseras deberán separarse unos milímetros de la pared, para evitar las condensaciones y la absorción de humedad de los muros. <br />Las vitrinas deben ser estables, y resistentes, seguras frente a robos capaces de proteger del polvo y la suciedad, y con un mantenimiento sencillo. <br />Las salas de exhibición deben ser vigiladas, durante las horas que permanezcan abiertas, y revisadas antes de su apertura, y al cierre, para detectar posibles anomalías.<br />Se deben tener en cuenta, que la presencia de visitantes, puede alterar los valores de humedad y temperatura de la sala.<br />Depósito:<br />El almacenamiento inadecuado tiene un efecto directo en la vida útil de los materiales. El descuido y el amontonamiento pueden producir grandes daños. El depósito es el corazón del archivo o la biblioteca. Los espacios del depósito deben separarse por muros o puertas cortafuegos, que permanecerán cerradas sin ningún obstáculo que les impida cumplir su función. La instalación de doble puerta de acceso evitará corrientes, y con ello el polvo que entra del exterior. También es importante contar con un espacio independiente bien iluminado, que disponga del material adecuado para la inspección, recepción y desembalaje de las obras. <br />-Recomendaciones generales de mobiliario: se recomiendan los acabados de aluminio anodinado o acero con esmalte en polvo con superficies lisas, no abrasivas, bordes romos y sin piezas que sobresalgan para evitar que se puedan dañar los documentos. La distribución de los muebles en el depósito tendrá una separación suficiente para facilitar el acceso. <br />Los armarios compactos permiten ahorrar espacio, aunque presentan el inconveniente de la dificultad de la ventilación y generan vibraciones al desplazarlos. <br />Seguridad: <br />La seguridad es una parte fundamental en la conservación preventiva. Cualquier actividad que se realice en el archivo o biblioteca debe partir de la seguridad de sus fondos. La institución deberá contar con los obligatorios planes de emergencia y autoprotección que marca la ley. Deberá asegurar la información contenida en inventarios y catálogos, haciendo duplicados y protegiéndolos especialmente. <br />Recursos técnicos contra actos antisociales:<br />- Robo, hurto y vandalismo: <br />1. Proteger todos los accesos del edificio con luces exteriores de seguridad, cerramientos firmes, rejas y contraventanas en los vanos de los primeros pisos. <br />2. Establecer accesos diferenciados para el personal y los usuarios. Vigilar la entrada y salida de personas y materiales por medio de controles de escaneo y personal de seguridad 24 horas. <br />3. Instalar taquillas en los vestíbulos para el depósito de bolsos y objetos personales de los usuarios. <br />4. Controlar la entrega y devolución de los juegos de llaves de todas las dependencias.<br />Préstamo y consulta: <br />1. Registrar la acreditación del usuario en la base de datos informática de los préstamos. <br /> 2. Revisar los ejemplares tras la consulta para detectar anomalías, y registrarlas en los formularios de incidencias y en la ficha informática. <br />3. Incorporar sistemas detectores anti-hurto. <br />4. Limitar la consulta de las colecciones del fondo antiguo <br />5. Restringir la entrada de los materiales en la sala de consulta del fondo antiguo, permitiendo únicamente el empleo de folios y lápices de grafito. <br />6. Revisar las papeleras de las salas de lectura al finalizar la jornada laboral, para asegurarse que no se eliminan por error documentos pertenecientes a la colección. <br />- Equipos de protección contra el fuego<br />Los edificios públicos deben contar con un sistema efectivo de detección y extinción de incendios. Para ello se debe: <br />1. Instalar detectores en todo el edificio, y conectarlos a la central de alarma y servicio de bombero y policía. <br />2. Para proteger la documentación frente a incendios de mayores proporciones, son recomendables los sistemas de rociado de agua de columna seca, que evitan el riesgo de derrame de agua en las tuberías, y los rociadores de agua nebulizada, con gran capacidad de enfriamiento. <br />3. Los sistemas automáticos de gases inertes tienen el inconveniente de su alto coste, y constituyen un riesgo para las personas y el medio ambiente. <br />4. El alumbrado de emergencia debe revisarse periódicamente.<br />5. Instalar mecanismos automáticos de desconexión de los equipos técnicos en presencia de fuego. <br />6. Limitar el uso de mobiliario y materiales constructivos combustibles. <br />7. Sectorizar los espacios interiores con muros, puertas ignífugas, etc, para detener la propagación del fuego. <br />- : <br />La intensidad de las alteraciones y su tipología se producen en función de los componentes de los soportes y del impacto de las condiciones ambientales. La alteración indeseada de las propiedades físicas y químicas de un material, debida a la acción de los organismos biológicos, se conoce como biodeterioro. <br />-Programa de control del biodeterioro:<br />Mantenimiento e inspecciones: <br />1. Realizar un mantenimiento continuado del edificio; se deben tapar los huecos y las hendiduras de los muros, así como reparar los sistemas de drenaje para evitar filtraciones de agua. <br />2. Vigilar la aparición de gotas de condensación. <br />3. Inspeccionar zonas ajardinadas que puedan propiciar la entrada de insectos y pequeños roedores. <br />4. Desarrollar rutinas de inspección de salas, depósitos y objetos históricos, para detectar la presencia de microorganismos y posibles plagas. <br />5. Mantener sistemas de trampeo para localizar por dónde entran y salen los insectos. <br />6. Aislar y estabilizar los objetos y colecciones infectadas, hasta que reciban tratamiento.<br />LIMPIEZA<br />PROHIBIR LA INTRODUCCION DE ALIMENTOS EN EL EDIFICIO, Y EVITAR LA MANIPULACION DE LOS FONDOS SIN GUANTES. <br />PARA PREVEER LOS POSIBLES RIESGOS DE INFECCION DEL PERSONAL DE LIMPIEZA, DEBERA MANIPULAR LOS OBJETOS CONTAMINADOS CON DOBLE GUANTES, Y MASCARILLA. <br />REPUESTAS ANTE EL BIODETERIORO: Los insectos: <br />Afectan tanto al edificio, como a los objetos, hallar insectos en algún estado de su ciclo biológico; larvas, pupas detritus, en forma de polvo o columna no necesariamente indica la presencia de una plaga, sin embargo debemos extremar las precauciones para su detención, ya que pueden ser, evidencias de infestación.<br />Termitas: las termitas son difíciles de erradicar y muy destructivas. Destruyen todo el material orgánico, especialmente si esta húmedo y contaminado por microorganismos. La termita subterránea tiene sus nidos, principales en el exterior y accede al interior a través de tuberías y otras conducciones. Actualmente se erradican con productos no tóxicos para las personas, impidiendo que lleguen a la fase adulta. La erradicación de las humedades elimina la presencia de termitas subterráneas evitando la necesidad de aplicar productos químicos. <br />La termita de madera seca, tiene sus nidos en el interior del edificio, instalándose en muros y vigas de madera, estanterías, y mobiliario, diverso, es más difícil de eliminar que la subterránea ya, que, para ello, hay que utilizar productos tóxicos para la estructura del inmueble. <br />Termita (orden isóptera) subterránea; Familia Rhinotermitidae. Madera Seca = Kalotermitidae. <br />Carcoma = Coleóptera. Son insectos muy frecuentes. Abarcan numerosos grupos; sus larvas son la amenaza más importante, porque son las que se comen, ya que son las que comen, y los adultos tienen la función reproductora. <br />Se pueden reproducir, varias veces al año. Con condiciones favorables dependiendo de la subfamilia a la que pertenezcan; pueden atacar a sedas, cueros, pergaminos, papel, madera, etc. <br />Polillas = Lepidóptera. Son comunes en los edificios. Su desarrollo esta muy influenciado por la temperatura. Y afectan al tejido y al papel. <br />Piojo del Libro= liposcelidae. Produce orificios muy pequeños. Atacan al paginado y a las encuadernaciones, son de apariencia casi transparente, siendo necesario, ser observados por el telescopio. <br />Pececillo de Plata = THYNASURA Familia lepismatidae. Precisa humedad, temperatura moderada y ausencia de luz, deteriora el papel, con erosiones irregulares, dándole un aspecto de raspado. Supone un peligro para el material fotográfico, ya que la gelatina, es un nutriente apropiado para su desarrollo. <br />BLOQUE III: CONOCIMIENTOS BÁSICOS SOBRE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO DE INFORMATIZACIÓN.<br />VOCABULARIO INFORMÁTICO<br />Shortcut: icono que permite abrir fácilmente un determinado programa o archivo, este se crea en el escritorio. <br />ADSL (Asymetrix Digital Suscriber Line) línea asimétrica de abonado digital. Es un sistema de transmisión digital sobre hilo de cobre o fibra óptica, que por sus características puede alcanzar velocidades muy superiores a las del modem y permite hablar por teléfono, mientras navegas. <br />Autoextraíble (. EXE) Es un tipo de archivo, que contiene otros archivos en su interior, normalmente comprimidos para poder transmitir mas eficiente y rápidamente. Un archivo autoextraíble, contiene el software necesario para la descompresión y ejecución de la aplicación.<br />AVATAR: En ciertos Chat De Word Wide Web (WWW) es una imagen que representa al usuario con la misma función que un login name. <br />Backup: Es una copia de seguridad. Se hace para prevenir una posible pérdida de información. <br />Bit: abreviatura de Binarydigit. Es la unidad más pequeña de almacenamiento en un sistema binario dentro del ordenador. 0. = si 1 =no. La unión de 8 BIT es un byte. <br />BLOG: Viene de Web Log. Un blog es una pagina Web, que sirve como un diario personal publico, normalmente se actualiza a diario, y refleja la personalidad del Autor. <br />Inbox: Buzón de Entrada. Carpeta de un programa de e- mail, donde aparecen los mensajes recibidos. <br />OutBox: Carpeta de un programa de e- mail donde aparecen los mensajes enviados. <br />CHAT: Es un servicio de Internet, que permite a uno o mas usuarios, conversar On Line mediante un teclado. <br />Comprimir: Reducir el tamaño de un Archivo, para ahorrar espacio, o transmitirlo a mayor velocidad. Programa mas frecuente: Winzip. <br />Controlador o Driver: programa cuya función es controlar el funcionamiento de un dispositivo del ordenador o de sus periféricos.<br />Cookie: es un pequeño archivo de texto, que un sitio Web, coloca en el disco duro del ordenador de quien lo visita. Al mismo tiempo recoge información de del usuario, aunque agiliza la navegación, en el sitio Web, su uso es controvertido porque pone ven riesgo la privacidad de los Usuarios.<br />CPU: Unidad Central de Procesamiento.<br />Desfragmentar: es un proceso, de reordenar las partes de un archivo en sectores contiguos de un disco duro, para aumentar la velocidad de acceso y la obtención de datos del mismo. <br />DIVX: Formato de compresión digital de audio video, de excelente calidad para ver películas. <br />Dominio: es la extensión de una dirección en Internet, que indica el país de origen la actividad realizada, mediante un conjunto de caracteres. <br /> Encriptar: proteger archivos, expresando su contenido en un lenguaje cifrado. Los lenguajes cifrados simples consisten por ejemplo, en sustituir palabras por números. <br />ETHERNET: es un estándar para ordenadores muy utilizado por su aceptable velocidad y bajo costo. Admite distintas velocidades, según el tipo de hardware utilizado, siendo las velocidades mas comunes 10 Mbits / s 100 mbits/s. <br />Extensión de Archivo: <br />Archivos de Imágenes (BMP, JPG, JPEG, GIF.)<br />ARCHIVO DE Word (DOC) <br />Archivo ejecutable (EXE,) <br />Archivo de fuentes o letras (FON, TTF,)<br />Archivo de ayuda en Windows. = HLP<br />Extensiones asociadas a paginas Webs.= HTM, HTML, PHP, ASP, XML<br />Bases de Datos de Access.= MDB<br /> Extensiones referentes a archivos de música; MP3 – WAV – WMA<br />Extensión referente a formato = EXCEL. XLS <br />Archivos de video = AVI, DIVX, MPEG, MOV, <br />Son caracteres, que precedidos de un punto, aparecen detrás de un nombre de un archivo. Permiten clasificar e identificar los ficheros. <br />EXTRANET: Es parte de una INTRANET de acceso disponible a los clientes y a otros usuarios ajenos a la compañía. <br />FAQ FREQUENTLY ASKED QUESTIONS: Preguntas frecuentes. Son documentos que listan las preguntas frecuentes y sus respuestas, sobre el tema principal del sitio Web visitado. <br />FILE NOT FOUND: Archivo no encontrado. <br />FIREWALL: Corta- fuegos. Es un elemento de hardware o software para prevenir algunos tipos de comunicaciones prohibidas según las políticas de red que se hayan definido en función de las necesidades de la organización responsable de la red. <br />FLOPPY: Es la forma inglesa de denominar al disquete. <br />Hacker: experto informático, especialista en sistemas ajenos sin permiso, generalmente para mostrar la baja segu7ridad de los mismos, o simplemente para demostrar que es capaz de hacerlo. <br />Hardware = Disco duro O soporte físico o conjunto de elementos materiales que componen un ordenador como disco duro, CDROM, disquetera etc. En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromagnéticos circuitos, cables, tarjetas, periféricos de todo tipo. <br />HOAX: termino utilizado para denominar a rumores falsos, que se difunden por la red. <br />HOST = Anfitrión. Es cualquier ordenador en red que actúa como contenedor de servicio disponible para otros ordenadores en red. Es bastante común tener un HOST que proporcione diversos servicios. <br />HUB= concentrador. Un dispositivo que se utiliza como punto central de una red, donde confluyen los enlaces de los diferentes dispositivos de la misma.<br />HTML = HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE. Significa lenguaje de etiquetado de documentos hipertextual. Es un lenguaje de marcación diseñado para estructurar textos y documentos y preservarlos en forma de hipertextos. Que es el formato estándar de las páginas Web. <br />HTTP= HYPERTEXT TRANSFER PROTOCOL. Protocolo de transferencia de hipertexto. Es un protocolo que permite transferir información, en archivo de texto, grafico, video, audio, y otros archivos multimedia.<br />ICONO = Es una imagen que representa un programa u otro recurso, y que al pincharlo conduce a abrir dicho programa.<br />IMPORTAR = Incorporar un objeto desde otro programa, añadiendo un elemento a una ruta específica.<br />INTERFACE = INTERFAZ. En software un interfaz es la parte del programa informático que permite el flujo de información entre varias aplicaciones o entre el propio programa del usuario. <br />INTRANET = es una red de redes de una empresa. <br />JPEG: JOINT PHOTOGRAPHIC EXPERTS GROUPS. Es un algoritmo diseñado para comprimir imágenes, con 24 bits de profundidad o en escala de grises. Es también un formato de fichero que solo trata imágenes fijas. <br />LAN: Local Área Network Red de área local. Es la interconexión de varios ordenadores y periféricos, su extensión esta limitada físicamente a un edificio o a su entorno de varios kilómetros. Su aplicación mas extendida es la interconexión de ordenadores personales y estaciones trabajo, oficinas etc. para compartir recursos e intercambiar datos y aplicaciones.<br />LOGIN= es el procedimiento de identificación, para utilizar un sistema. <br />Mailing List= LISTA DE CORREO. Es un grupo de personas suscritas a una discusión periódica por e- mail, sobre un determinado tema. <br />Puerto: es un lugar específico de conexión con otro dispositivo, puede tratarse de un puerto serial o en paralelo. <br />Software= <br />Definición de NECESIDADES: <br />Creación de un Sistema de Gestión de Datos.<br />Digitalización.<br />Integración de la información de gestión documental. <br />Requisitos del Software y Hardware <br />Identificar los documentos dentro del entorno de las Bases de Datos.<br />Almacenamiento, Clasificación, Seguridad, Custodia, creación….<br />Escáneres y Dispositivos de Digitalización.<br />Servidores.<br />Gestores de Bases de Datos.<br /> <br />