Seminario realizzato in occasione dell' esame di Archivistica Informatica UniBo

1. DIGITALIZZAZIONE DI DOCUMENTI D'
ARCHIVIO
● Trasformare un testo cartaceo in un documento
digitale è una operazione sostanzialmente priva
di rischi e con innumerevoli vantaggi, sia per la
conservazione dei documenti che per la loro
circolazione e fruizione da parte degli utenti.
Oggi sono disponibili su internet numerosi fonti
storiche (preziose per gli studiosi) che
Umberto Parrini definisce, non a caso,
“metafonti”.

2. DALLE SCHEDE FORATE AI FILE
● I documenti digitali di oggi sono non sono più
come le schede forate che si usavano agli
albori dell' era digitale. File di diverso formato
possono archiviare informazioni a partire da
documenti cartacei, foto o altro. Basti pensare
che il sistema postale degli Stati Uniti d'America
utilizza fin dal 1965 sistemi OCR, in grado di
convertire un testo a stampa in formato digitale,
modificabile con un normale editor. Oggi il testo
può essere convertito in formato ASCII,
Unicode ed altri formati complessi.

3. I METADATI
● Ogni file è corredato dai metadati, cioè dati che
contengono informazioni aggiuntive che non
riguardano il contenuto del documento, bensì le
sue caratteristiche tecniche. Un esempio
tipico di metadato è costituito dalle note
presenti nel catalogo di una biblioteca, la quale
contiene informazioni circa il contenuto e la
posizione di un determinato libro. Possono
essere descrittivi, gestionali e strutturali come
SGML, XML ed EAD (Encoded Archival
Description).

4. BENEFIT
● Digitalizzare un testo a stampa significa
renderlo consultabile in maniera più rapida,
economica e sicura. Non si compromette la
sua integrità ed il più delle volte si agevola una
proliferazione delle copie digitali. Il che va a
tutto vantaggio degli utenti: un numero
potenzialmente infinito di studiosi può
visualizzare le stesse informazioni
contemporaneamente. Basti pensare che
procedure come il document delivery
diventano immediate e molto più convenienti.

5. SVANTAGGI
● Non molti sono gli aspetti negativi riscontrabili
nell' utilizzo di un documento elettronico. Si
perde il contatto diretto con la copia cartacea
ed è più difficile notare particolari legati all'
aspetto materiale del testo. Può aumentare il
rischio di manipolazioni da parte di terzi. Non
tutti i documenti possono essere digitalizzati
allo stesso modo. E' necessario, quindi, un
criterio comune a tutti gli attori coinvolti: uno
standard.

6. STANDARD COMUNTARI
La Commissione Europea promuove lo sviluppo
di standard utili all’organizzazione razionale
dell’archiviazione elettronica, allo scopo di favorire
processi condivisi sulla digitalizzazione dei
documenti. Ma, per la gran parte di questi
standard, si tratta più che altro di linee guida. Nel
nostro Paese è presente l’Ente nazionale italiano
di unificazione (UNI) che disciplina in merito alla
gestione delle biblioteche, della documentazione e
più in generale del settore dell’informazione.

7. ISO e CEN
Dal 1947 le attività di normazione a livello
internazionale sono affidate all' all’International
Standard Organization (ISO). Nel 1961 anche in
ambito europeo viene istituito un organismo per la
Normazione, il Comitato Europeo di
Normazione (CEN) con lo scopo di armonizzare i
sistemi di normazione nazionali. Le norme CEN
prevalgono infatti su quelle dei singoli stati e
devono essere adottate nei paesi membri. Tutte le
norme vengono scelte in maniera collegiale ed
aggiornate continuamente.

8. UNI/DIAM
La Commissione italiana che si occupa di
diffondere le norme internazionali è l' UNI/DIAM
(Documentazione, Informazione Automatica e
Multimediale”). E' organizzata in gruppi di lavoro e
sottocommissioni, seguiti ciascuno da un
responsabile-coordinatore. A livello nazionale è
stata rilevante la pubblicazione di norme relative
alle codifiche dei documenti e ai formati
standard. Gli esperti dell' ICCU (Istituto Centrale
per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane)
presenti in DIAM hanno promosso la creazione di
un identificatore internazionale
standardizzato,sull' esempio dell' Anagrafe delle
Biblioteche Italiane.

9. STANDARD DI TRASLITTERAZIONE
● Per garantire uniformità ai cataloghi necessario
adottare degli standard di traslitterazione in
caratteri latini, stabiliti dalle tabelle ISO. Ma
alcune lingue, come il thai ed il persiano hanno
fatto registrare diversi problemi di codifica. Per
tradurre il giapponese, ad esempio, è preferibile
usare il sistema Hepburn modificato, che viene
usato dalle biblioteche universitarie italiane.

10. IL SISTEMA DOCUMENTARIO
Oggi bisogna ripensare l' archivio alla luce del
rapporto che esso ha con una rete di informazioni
ben più ampia, il sistema documentario. Esso
deve essere inteso non solo come l’insieme dei
documenti prodotti o acquisiti da un singolo ente o
da un privato, ma anche come il complesso di
principi, regole e strumenti che ruotano
intorno gli stessi documenti. Un sistema
documentario ha un profilo fisico, oggettivo,
materialmente rappresentato dal corpus
documentario.

11. STANDARD ISO 15489
Per quanto riguarda la gestione dei sistemi
documentari, lo standard ISO 15489 assume un
ruolo di riferimento come insieme di linee guida
sulla creazione, acquisizione e la distruzione di
documenti. Fornisce anche delle regole sulla
costruzione di un intero sistema documentario.
Deriva dall’Australian Standard for
RecordsManagement AS 4390, emanato
ufficialmente nel 1996 in Australia.

12. I DOCUMENTI STORICI
● La gestione di informazioni mediante
database è stata applicata inizialmente alle
discipline scientifiche, ma in seguito ha avuto
sviluppi anche nelle discipline storiche che
hanno una natura narrativa. Un archivio digitale
deve essere curato da personale competente,
ma può anche essere consultato senza la
mediazione dello storico. Es. l' archivio on-
line “The valley of shadows” contiene
documenti sulla guerra civile in USA,
consultabili in maniera interattiva.

13. FONTI STORICHE “FUZZY”
● A differenza dei valori numerici, interpretabili in
maniera univoca, le fonti storiche hanno una
natura frammentaria. Manfred Thaller le ha
definite “fuzzy”, cioè nebulose, poiché non si
prestano ad essere tradotte in modelli lineari
assimilabili dai database. E' necessario
adottare opportunamente un modello di
rappresentazione che possa codificare le
informazioni in dati. “Clio” fu uno dei primi
software ideati per lo studio storico nell' 84.
Internet ha reso oggi più semplice questo
lavoro.

14. Il SIAS
Nell’ambito delle attività dell’Istituto Centrale per
gli Archivi è stata avviata negli scorsi anni una
strategia di coordinamento per i progetti di
digitalizzazione presso gli Archivi di Stato con l'
obiettivo di garantire condizioni tecniche e
scientifiche adeguate. Lo strumento principale è
il sistema che si occupa della validazione dei dati.
Gli Archivi esportano i propri dati in forma di
tabelle XML e li inviano allo staff di
coordinamento del Sistema che si occupa della
validazione dei valori e della loro pubblicazione
sul Web.

15. DIRITTO D' AUTORE
Nel contesto digitale anche un’opera coerente ed
unitaria come un articolo o un libro può essere
considerata come un contenitore di informazione
“indipendenti” ed “individualmente accessibili”.
Pertanto la legge italiana distingue fra diritto d'
autore e diritto d' autore sui generis in
riferimento alle informazioni contenute all' interno
delle banche dati. Questa divisione è stabilita
nella direttiva comunitaria 96/9 che distingue fra
banche dati “originali” e banche dati “non
creative” (su queste ultime si applica il diritto d'
autore sui generis).

16. PROGETTI ITALIANI
Di seguito ecco alcuni progetti di
digitalizzazione messi in atto in italia:
● Discoteca di Stato (possiede un enorme fondo
di documenti audio in diverso formato, con
dispositivi di riproduzione)
http://www.dds.it/mostrevirtuali.php?cat=3&sot=3 .
● Verso Sud (mostra virtuale su folklore del Sud
italia)
http://www.dds.it/mostre/verso_sud/adsl/intro.html

17. PROGETTI ITALIANI
● Radiomillevoci (Realizzato dalla RAI per gli
80anni della radio, contiene radi documenti
sonori)http://www.radiomillevoci.org
● Archivio Politico Gramsci (Promosso dalla
fondazione Antonio Gramsci di Bologna, mette a
disposizione degli utenti gran parte dei documenti
politici presenti nella omonima biblioteca)
http://www.fondazionegramsci.org

18. PROGETTI IN CORSO
● Lettere di origine lombarda: Heinz-Jürgen
Beyer dell’Universität des Saarlandes sta
curando la digitalizzazione di un epistolario
risalente al 1132.
● Anglo-Saxon Charters: promossa dalla British
Academy e dalla Royal Historical Society,
riprende una pubblicazione a stampa di
documenti catalogati negli anni '60.

19. PROGETTI IN CORSO
● Codice Diplomatico digitale della Lombardia
medievale (sec VIII-XII): progetto finanziato
dalla Regione Lombardia che coinvolge tutte le
università lombarde.
● G7 Project “Electronic libraries”: promosso
dai paesi del G7, prevede la creazione di una
biblioteca universale. Significativi i risultati
raggiunti dalla Bibliothèque nationale de France
e dalla Library of Congress.

20. PROGETTI A CURA DI SINGOLI STUDIOSI
● “Liber Matriculae”: studio sui notai di Vercelli
condotto da Antonio Olivieri, conservato presso
l’Archivio storico del Comune di Vercelli.
● “Diplomi imperiali di Enrico IV per Spira”:
edizione digitale curata da Bernhard Assmann
dell’Università di Colonia.

21. PROGETTI A CURA DI SINGOLI STUDIOSI
● “Inventario dei documenti di re Venceslao”:
esercitazione documentaria condotta da
Karsten Uhde per la Scuola di archivistica di
Marburg.
● “Fontes Civitatis Ratisponensis”: progetto
coordinato da Ingo Kropac dell’Università di
Graz nell’ambito di una ricerca, finanziata dal
Fondo austriaco per la promozione della ricerca
scientifica, su edizione computerizzata
integrata.