O documento discute a importância da gestão documental para instituições, definindo o conceito e objetivos de garantir acesso à informação, normatizar processos e racionalizar recursos. Apresenta os princípios de produção, organização e preservação de documentos e a necessidade de cronogramas para planejamento.

1. Webinar – Gestão Documental:
Racionalidade e Transparência
às Instituições
Profª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende

2. Apresentação
• As instituições se vêem confrontadas com a
geração em massa de documentos de todas as
naturezas, desde os suportados por papel, até
os digitais, eletrônicos, ópticos etc. Isto gera
uma necessidade de normatização e
padronização em suas formas de guarda e
posterior recuperação da informação.

3. • Em função deste cenário, este webinar
discutirá como racionalizar processos de
gestão para gerar benefícios, como o
atendimento às demandas de setores que
procuram dados à prova.
• A Gestão Documental também é um elemento
essencial para a constituição de uma Memória
e Identidade Institucional e Social.

4. Por que estamos aqui?
• Áreas conexas e afins
• De onde viemos e para onde vamos?
– O mundo em conexão
– Explosão informacional de um lado e decisões de
para racionalização de recursos humanos,
tecnológicos e financeiros
– Necessidade de escolhas baseadas em critérios
sólidos

5. Gestão Documental
Objetivo
a) Garantir que a informação esteja disponível quando
e onde seja necessária a Instituição e aos cidadãos;
b) Propiciar a guarda, o acesso e preservação dos
documentos de caráter permanente;
c) Assegurar a eliminação do que não tenha mais valor
administrativo, fiscal e legal;
d) Normatizar o uso adequado do gerenciamento
eletrônico da informação.
(Gestão Documental, da Informação e do Conhecimento, por Emeide Nóbrega Duarte e outros, Estado da
Paraíba)

6. Gestão Documental
• Desafio
– Atender às solicitações de forma eficiente e eficaz;
– Eliminar gastos desnecessários;
– Introduzir a cultura da gestão documental moderna;
– Racionalização de recursos humanos, tecnológicos e
financeiros
• Plano
– Adoção de normas, procedimentos e técnicas de gestão
arquivística documental
– Planejamento e introdução de uma informática aplicada

7. FUNÇÃO E OBJETIVO
• Estabelecer diretrizes, normas e
procedimentos com base na legislação vigente
para as atividades que envolvam a Gestão
Arquivística de Documentos, articulando e
orientando tecnicamente os setores e
departamentos em como gerenciar seus
acervos documentais e disponibilizar a
informação contida nos mesmos

8. Conceituando e definindo...
Informação Suporte Documento

9. Tripé Metodológico
• Para que tais documentos cumpram sua função: quer
social, administrativa, técnica, cultural, jurídica,
artística eles necessitam estar acessíveis,
organizados e preservados (este é o tripé onde se
assenta a Gestão)
• Co-responsabilidade no processo de recuperação da
informação, em benefício da divulgação científica,
tecnológica, cultural e social, bem como do
testemunho jurídico e histórico

10. Não confunda!
O conceito de gestão de documentos, compreendendo todos os
procedimentos e operações técnicas das fases corrente e intermediária,
isto é, desde a produção até a destinação final, que nesse texto estamos
denominando como gestão arquivística dos documentos para diferenciar
de outros sistemas de documentos que usam o termo gestão
Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática que passou a
utilizar o termo gestão de documentos para alguns procedimentos de
recuperação da informação do material digitalizado, implantação de
protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, não
incorporando o conceito de original para produção de documentos, código
de classificação de assunto, Tabela de Temporalidade Documental,
avaliação e destinação.

11. Assim...
• Uma ferramenta de Gestão Eletrônica de
Documentos (GED) não necessariamente
atende a todos requisitos arquivísticos e
jurídicos, se aproximando, na maioria das
vezes, de uma aplicação de gestão de
documentos e não de um sistema de gestão
arquivística de documentos

12. Origens
Meados do século XX
• A partir das soluções apontadas por comissões
governamentais nomeadas para a reforma
administrativa dos Estados Unidos e do Canadá, no
final da década de 40 do século XX, foram
estabelecidos princípios de racionalidade administrativa,
a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental,
a saber: produção, utilização, conservação e
destinação (incluída a avaliação por TTD) de
documentos (Fonseca, 1998, p.38)

13. No Brasil
Regulamentação no Brasil pela Lei Federal n.º
8.159 de 1991, que a conceitua da seguinte
forma:
“Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimentos para guarda
permanente”.

14. Importância do Cronograma
O cronograma de trabalho viabiliza realizações, fornece
elementos consistentes para se atingir metas e/ou analisar
eventuais problemas
Além disso, é um importante termômetro para agencias
financiadoras e captadoras de recurso verificarem se os
trabalhos estão se realizando a contento e se não, quais seus
pontos nevrálgicos
Deve estar inserida em uma Politíca de Gestão Arquivística
Documental nas Instituições Públicas ou Privadas

15. Grata!
Profª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende
Consultora em Gestão Documental & Memória
Institucional
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