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MANUAL DE 
REGISTROS 
CONTABLES
Fundafia 
FUNDACION FIA 
CONTENIDO: 
INTRODUCCION 
I. EL BALANCE GENERAL 
A. INFORMACION. 
B. EJEMPLO. 
1. ACTIVO. 
2. PASIVO. 
C. PRACTICA. 
II. COMO INICIAR Y LLEVAR LOS REGISTROS BASICOS 
A. INFORMACION. 
B. DESCRIPCION DEL SISTEMA DE REGISTROS BASICOS. 
1. CUENTAS DEL REGISTRO DEL MOVIMIENTO DIARRIO. 
2. CONTROLES DE CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR. 
C. EJEMPLO. 
D. PRACTICA. 
III. COMO SABER SI SE PIERDE O SE GANA 
A. INFORMACION. 
B. EJEMPLO. 
C. PRACTICA. 
ANEXOS: 
ANEXOS 1. LOS VENEFICIOS SOCIALES 
ANEXOS 2. LA DEPRECIACION
ANEXOS 3. ESTADOS FINANCIEROS PARA 
EMPRESAS DE COMERCIO 
INTRODUCCION 
Son muchas las empresas que existen en un país, pueden diferenciarse entre otras cosas 
por su tamaño, tipo de producto, mercado que atienden, organización y objetivos auque 
también tienen aspectos comunes. Unos de ellos se la necesidad de mantener organizado 
un sistema de información sobre sus operaciones que les permita conocer cuales son sus 
ingresos totales y cuanto ascienden los costos de sus productos o servicios. Con ello 
puede determinar entre otras cosas, si están ganando o perdiendo, en que meses del año 
se venden mas, cuanto necesitan exactamente la financion y cual es el comportamiento 
de los costos. El registró y ordenamiento de estas operaciones se conoce como 
contabilidad. Las empresas más organizadas logran anticiparse a las épocas difíciles, 
evitar costos innecesarios, aprovechar oportunidades y mucho más. Entre otras 
palabras cuentan con la información necesaria para tomar decisiones a tiempo. 
La mayoría de los propietarios de pequeñas y microempresas sin embargo, auque 
necesitan el mismo tipo de información, generalmente no la tienen. Manejan sus 
negocios basados en la intuición y el olfato corriendo permanentemente el riesgo de 
desaparecer del mercado y por tanto la fuente de ingresos de su familia y la de los 
empleados 
Las razones que exponen dichos empresarios casi siempre son las siguientes: 
“Eso es muy complicado y no tengo tiempo” 
“Mientras llevo cuenta me hago dos pares de zapatos o dejo de hacer un buen negocio” 
“No necesito cuentas, desde que tengo mi negocio me ha ido bien sin ellas” 
“Esto es mío y para que quiero organizarlo” 
Muchos se lamentan al llevar 5 o10 años de lucha con una empresa y no progresar; se 
preguntan el por que y casi siempre encuentran a otros culpables, sin aceptar que falta
conocimiento de su empresa, no desde el punto de vista técnico de cómo hacer un 
producto, si no de las cifras que maneja y su situación financiera. 
La forma de conocer los problemas, ventajas y desventajas de una empresa, por pequeña 
que esta sea, es organizándose y llevando cuentas que proporcionen la información 
necesario. Así se estará haciendo un mejor negocio que hacer “2 pares de zapatos más”. 
Podrá conocer si realmente esos pares de más o ese negocio que esta por hacer 
favorecerá la empresa 
Solo requiere de un poco de refuerzo y disciplina cuyos resultados le darán grandes 
satisfacciones en corto tiempo. 
Las ventajas que se obtienen al organizar la información contable de una empresa son 
muchas y para que los empresarios en pequeña escala las tengan a su alcance, se ha 
desarrollado el presente manual que contiene un sistema de Registros Básicos muy 
sencillo y fácil de llevar. 
El objetivo general es que los participantes, una vez finalizado el curso, puedan 
organizarse información, registrarla y resumirla para lograr un mejor conocimiento de al 
situación de sus empresas y tomen decisiones mas precisas, basándose en datos reales. 
Para cumplir con el objetivo se ha dividido el manual en 3 capítulos: 
EL BALANCE GENERAL. 
COMO INICIAR Y LLAVAR LOS REGISTROS BASICOS. 
COMO SABER SI SE PIERDE O SE GANA. 
Además al final (anexos 1 y 2) se proporciona una breve información sobre los 
Beneficios Sociales y la Depresión, útil para complementar los conocimientos sobre el 
tema. El anexo 3 costa de los formatos del Balance General y estado de perdidas o 
Ganancias para empresas de comercio. 
Se espera que el empresario participe apropie este sencillo sistema de registros como una 
herramienta gerencial indispensable, se motive para organizar su empresa, tenga una 
mayor conciencia de su papel como empresario responsable y haga variable su deseo de 
progreso. 
ALGUNAS VENTAJAS DE TENER ORGANIZADAS SUS CUENTAS 
Tener información sobre el monto de las ventas mes por mes, conociendo asi su 
comportamiento. 
Conocer el total de los diferentes gastos para saber sin se esta excediendo en 
algunos.
Saber cuanto puede asignarse para gastos personales mensuales sin que llegue a 
descapitalizarla empresa. 
Asegurarse que sus clientes están al día en sus pagos y que están cumpliendo con 
los proveedores. 
Evitar robos y desperdicio de materias primas además de asegurarse de comprar lo 
que realmente nenecita. 
Invertir con mayores posibilidades de éxito al conocerse esta en capacidad da 
hacerlo y calcular cuales van a serlos resultados. 
Facilita solicitar crédito en lo bancos al disponer de información organizada y 
real. 
Permite la elaboración de presupuestos y trazarse metas más ambiciosas y reales. 
Agilizar el trabajo de personas que lo están asesorando. 
I. EL BALANCE GENERAL 
OBJETIVO GENERAL: 
Al finalizar este capitulo el participante estará 
Capacitado para conocer la situación actual de 
Su empresa por medio de la elaboración de 
Balance General. 
A. INFORMACION: 
Como se vio en la introducción, todo empresario necesita información sobre 
su empresa para tomar mejores decisiones y lograr el éxito. La mejor 
manera de comenzar a organizar las cuentas en un negocio es conocer la 
situación actual realizando un conteo minucioso o inventario de todo lo que 
existe en el; saber con cuanto y con que recuenta para desarrollar las 
actividades así como también cuanto se esta debiendo. Una vez obtenido los 
datos necesarios, se colocan en un formato apropiado denominado 
BALNCE GENERAL, el cual se vera mas adelante. Si se sabe que se 
tiene para trabajar (activos) y cuanto se debe (pasivo), se sabrá cual es la 
inversión que ha hecho un empresario con sus propios recursos y cuanto ha 
crecido su empresa a través de las utilidades que obtiene (capital o 
patrimonio). De allí que: 
ACTIVOS - PASIVOS = CAPITAL (PATRIMONIO)
(Lo que - (Lo que debe) = (Lo que pertece al 
Tiene para empresario: inversión 
Trabajar) inicial mas utilidades 
Actuales) 
A través del siguiente ejemplo podrá observar paso a paso el proceso de 
elaborar un Balance General y conocerla situación actual de al empresa. 
B. EJEMPLO: 
Don Paco Sierra, es propietario de una pequeña empresa de confecciones, 
denominada creaciones Nuevas Moda; trabaja en un local y cuentas con la 
colaboración de tres empleados. Hace poco recibió asesoria de una 
institución para organizar las cuentas y decidió a comenzar a obtener la 
información necesaria para hacer el Balance General de su empresa y 
conocer su situación actual. Estos fueron los resultados del 314 de Julio. 
1. ACTIVO (con lo que trabaja): 
En una forma muy organizada y detallada Don Paco inicio la revisión de 
sus activos de la siguiente forma: 
EFECTIVO: 
Contó el dinero que tenia en su escritorio, en sus bolsas y le sumo los 
cheques que tenia para cobrar o depositar en el banco ese día. 
Efectivo en el cajón del escritorio: L. 50.00 
Dinero en las bolsas: 10.00 
Cheques al día: 200.00 
TOTAL EFECTIVO L.260.00 
BANCOS: 
Aquí incluyo el saldo que tenia en el banco y el de la cuenta de ahorros al 
31 de Julio. 
Saldo cuentas de Cheques Banco del Progreso: L. 650.00 
Saldo cuentas de Ahorros Banco del Progreso: 20.00 
TOTAL EFECTIVO L. 260.00 
CUENTAS PRO COBRAR CLIENTES:
Para saber cuanto la debían sus clientes hizo la siguiente lista incluyendo el saldo de 
cada uno y la fecha en que esperaba que le pagaran: 
NOMBRE DEL CLIENTE SALDO POR COBRAR FECHA DE COBRO 
Almacenes Carrión L. 500.00 Agosto 28 
Distribuciones Juveniles 350.00 Agosto 15 
La mujer de hoy 120.00 Agosto 10 
Suyapa Montenegro 80.00 Agosto 31 
Vicente Suárez 130.00 Agosto 31 
Total cuentas por cobrar 
Cliente L.1, 180.00 
OTRAS CUENTAS POR COBRAR: 
En este renglón coloco el dinero que le había prestado a un empleado, a un 
amigo al que le debía parte de una maquina y se acordó que a un hermano le 
había prestado dinero de la empresa. Todo lo anoto, inclusive las fechas en 
que habían quedado de pagarle: 
OTRAS CUENTAS POR 
COBRAR 
SALDO POR 
COBRAR 
FECHA DE COBRO 
José Linares (empleado) 
Augusto Fuentes (saldo maquina) 
Antonio Sierra (hermano) 
L. 20.00 
160.00 
180.00 
Agosto 7 
Agosto 15 
Sept. 30 
Total otras cuentas por cobrar L.360.00 
EXSISTENCIAS O INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS 
Para saber cuanto tenía al 31 de Julio en materias primas (telas, hilos, 
cierres, botones, etc.) debió contar, medir y buscar cuanto le había costado 
la unidad de compra de cada materia prima recientemente. Solo así pudo 
obtener un total verdadero, como se puede ver en el siguiente cuadro: 
NOMBRE DE L 
UNIDAD DE 
PRECIO POR 
CANT. 
TOTAL 
MAT PRIMA. 
COMPRA 
UNUDAD 
EEXSISTENCIA 
Lino de seda 
Tela algodón 
Tela para forro 
Hilos colores varios 
Cierre varios colores 
Botones varios 
yarda 
yarda 
yarda 
cono 
docena 
docena 
L. 20.00 
7.00 
4.00 
6.00 
8.00 
4.00 
30 
25 
15 
10 
4 
5 
L.360.00 
175.00 
60.00 
60.00 
32.00 
20.00 
Total materias primas en excelencia L. 707.00 
El valor en existencia en cada materia, lo obtuvo multiplicando el valor de 
la columna “precio por unidad” por el valor de la columna “cantidad en
existencia “ (Ejemplo: precio yarda lino de seda L. 12.00 por 30 yardas en 
existencia es igual a L.360.00). 
Existencia o Inventario de Producción en Progreso: 
Para conocer a cuanto equivalían las existencias de producción en progreso 
(vestidos no terminados aun) el 31 de Julio en la empresa, Don Paco debió 
clasificarlos, contarlos y calcular el costo de las materias primas que ya 
estaban en el producto en elaboración y le agrego el valor de la mano de 
obra que ya se había realizado. Esta fue la recomendación que le había 
hecho su asesor para obtener de manera fácil el valor que buscaba. Encontró 
que solo tenía en proceso una docena de vestidos de fiesta cuyos costos 
calculo así: 
MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO 
L. 12.00 
7.00 
6.00 
2 
1.8 
1/3 
L.24.00 
12.60 
2.00 
COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 38.60 
Tela Lino de seda 
Tela forro 
Hilo 
yarda 
yarda 
Cono 
MANO DE OBRA 
Corte _______________________________________________________ 3.00 
Costura _____________________________________________________ 5.00 
Costos por vestidos en preceso L. 46.60 
TOTAL COSTOS RODUCTOS EN PROCESO: 
12VESTIDOS DE FIESTA X L. 46.60 C/U = l. 559.20 
EXISTENCIA O INVENTARIO DE PRODUCCION TERMINADA: 
Al contar cuanto producto terminado había en inventario al 31 de Julio, Don Paco 
encontró que tenia 25 vestidos sencillos y 10 trajes de fiesta. 
Al costearlos incluyo todas las materias primas utilizadas en su elaboración y la mano de 
obra que se había aplicado, así esta no la haya pagado todavía. En los cuadros siguientes 
puede verse la forma como los costeo: 
PRODUCTO TERMINADO: VESTODOS SENCILLOS. 
CANTIDAD EN EXISTENCIA: 25 VESTIDOS. 
COSTO UNITARIO:
MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO 
COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 17.27 
Tela algodón 
Hilo 
Cierre (zipper) 
Botones 
yarda 
Cono 
docena 
docena 
MANO DE OBRA 
Corte _______________________________________________________ 3.00 
Costura _____________________________________________________ 5.00 
Terminado___________________________________________________ 2.00 
Costos por vestidos Sencillo Terminado L. 27.27 
PRODUCTO TERMINADO: TRAJES DE FIESTA. 
CANTIDAD EN EXISTENCIA: 10 TRAJES. 
COSTO UNITARIO: 
COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 45.00 
MANO DE OBRA 
Corte _______________________________________________________ 3.00 
Costura _____________________________________________________ 3.00 
Terminado___________________________________________________ 6.00 
Costos por Vestidos Sencillo Terminado L.57.00 
TOTAL COSTOS DE PRODUCTOS TERMINADOS: 
25 VESTIDOS SENCILLOS A L. 27.27 C/U = L. 681.75 
10 VESTIDOS TRAJES DE FIESTA A L. 57.00 C/U = 570.00 
TOTAL COSTOS PRODUCTOS TERMINADOS L. 1,251.5 
MAQUINARIA Y EQUIPO: 
L. 7.00 
6.00 
8.00 
4.00 
1.8 
1/3 
1/12 
1/2 
L.12.60 
2.00 
0.67 
2.00 
MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO 
Tela nova 
Hilo 
Cierre (zipper) 
Botones 
Accesorios 
yarda 
Cono 
docena 
docena 
unidad 
L. 15.00 
6.00 
8.00 
4.00 
10.00 
2 
1/2 
1/12 
1/3 
1 
L.30.00 
3.00 
0.67 
1.33 
10.00
Como se observa a continuación, Don Paco hizo una lista de la maquinaria 
y equipo con que cuenta para trabajar. A unas les asigno un valor de 
acuerdo con el precio de mercado (en cuanto se puede vender cada maquina 
en el estado en que se encuentra?) pues eran maquinas que tenían de 5 a 7 
años de uso y a otra que había comprado hacia menos de un año la asigno el 
precio de la factura. 
CANTIDAD MAQUINARIA Y EQUIPO (CARACTERISTICAS) VALOR 
2 
Maquinas de coser singer familiar L. 100 c/u 
1 
Maquina de coser Semi-industrial 
1 
Maquina de coser industrial FAC. 301 
1 
Cortadora 
1 
Sorgeteadora 
L. 200.00 
1,800.00 
2,500.00 
500.00 
3,200.00 
TOTAL MAQUINARTIA Y EQUIPO L. 8,200.00 
MUEBLES Y ENSERES: 
En este renglón incluyo: 
CANTIDAD MAQUINARIA Y EQUIPO (CARACTERISTICAS) VALOR 
1 
1 
1 
3 
1 
1 
Mesa de corte de 3mts. X 1.5.mts 
Mesa de plancha 
Escritorio de oficina 
Asientos 
Archivador pequeño 
Vitrina exhibidora 
L. 100.00 
40.00 
300.00 
150.00 
60.00 
160.00 
TOTAL MUEBLES Y ENSERES L. 810.00 
VEHICULOS: 
Don Paco solo tenía 1 motocicleta honda 500 c.c., valorada en L. 1,500.00 
OTROS ACTIVOS: 
En este renglón Don Paco el seguro de daños de la moto que había 
comprado y pagado en Abril pasado de L. 180.00 como a la fecha (julio 31) 
ya habían transcurrido tres meses del año que cubría el seguro, calculo el 
valor que quedaba por vencerse correspondiente a los nueve meses o sea 
(L.15.00), cifra en que disminuirá mensualmente su valor en el Balance 
General. (Lps. 180.00 entre 12 meses = Lps. 15.00 mensual). 
Después de pensar un rato sobre que podría faltar, Don Paco concluyo que 
había terminado el inventario de los ACTIVOS ya que no tenia local propio
para el taller, ni terrenos para anotar, los cuales hubiera tenido que 
considerar si los tuviera, dándoles un valor de mercado. 
2. PASIVO (lo que debe): 
Ahora le correspondió Don Paco, tomar notas de todas las deudas que tenia 
por el negocio de las confecciones. Así obtuvo sus datos: 
SOBRE GIROS BANCARIOS: 
Examino bien su chequera (ya lo había hecho al querer conocer su saldo en 
Bancos para colocarlo en los archivos) Y vio que no tenia sobregiro. 
CUENTAS POR PAGAR A BANCOS: 
Don Paco tenia muy presente que la FIA le había hecho un préstamo hace 6 
meses al 15% anual y sabia que el 31 de Julio aun le debía: L. 1,250.00. 
dicho valor debe pagarlo en 6 cuotas mensuales, los primeros 5 días de cada 
mes. 
CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES: 
Como tenia crédito abierto para comprar materias primas con varios 
proveedores, hizo la siguiente lista incluyendo la fecha en que debió 
pagarles: 
PROVEEDO SALDO A PAGAR FECHA-PAGO 
Textiles de honduras 
L. 300.00 
Agosto 10 
Almacén el costurero 
100.00 
Agosto 20 
Telas del norte 
220.00 
Sept. 5 
TOTAL CUENTAS POR PAGAR PROVEED. L. 620.00 
CUENTAS POR PAGAR VARIAS: 
Aquí anoto detalladamente el resto de cuentas por pagar incluyendo su 
fecha de pago.
CUENTAS POR PAGAR VARIAS SALDO A PAGAR FECHA-PAGO 
Anticipo de Don Juan por pedido 
L. 350.00 
Saldo Fac. 003, Maquina industrial SA 
1,250.00 
Préstamo Don Jesús López para 
Reparar maquinas 
1,000.00 
Beneficios sociales de empleados por 
pagar (ver anexo 1) 
Impuestos del negocio 
600.00 
120.00 
TOTAL CUENTAS POR PAGAR PROVEED. L. 3,320.00 
Entrega pedido 
Agosto 20 
El 30 de cada 
Mes, 5 cuotas de 
L.250.00 
Dic. 15/94 
Sept. 25, 1992 
Como no eran mas las deudas, Don Paco procedió a pasar los totales al 
siguiente formato de Balance General que le había dejado al asesor. 
Nótese que don Paco no incluyo ningún bien ni deuda de tipo personal n el 
inventario que acaba de realizar pues se trata solo de determinar los valores 
que corresponden únicamente a la empresa. 
EMPRESA: _______________________________ 
BALANCE GENERAL 
FECHA: __________________________________ 
ACTIVOS PASIVO Y CAPITAL 
ACTIVOS CORIENTES PASIVO CORIENTES 
Caja ________ Sobre giros Bancarios L.______ 
Banco ________ Cuentas por Pagar FIA _____ 
Cuentas por cobrar clientes ________ Cuentas por Pagar Proveedores ____ 
Otra cuentas por cobrar _________ Cuentas por Pagar varias ____ 
Materias Primas _________ Otros:______________________ ____ 
Productos en Proceso _________ 
Productos Terminados _________ TOTAL PASIVO CORIENTES L._____ 
Otros:________________ _________ 
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES L. _______ 
PASIVO A LARGO PLAZO 
ACTIVOS FIJOS 
Cuentas por pagar Bancos L._____
Maquinaria y equipo L.______ Otros: ________________________ _____ 
- Depreciación ______ L._____ 
Muebles y enseres L.______ TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO L.___ 
-Depreciación _______ L._____ 
Vehiculo L.______ TOTAL PASIVO L.___ 
-Depreciación ______ L._____ 
Construcciones L.______ 
-Depreciación _______L._____ 
Terrenos L._____ 
Otros: _____________ L._____ 
CAPITAL (PATRIMONIO) 
TOTAL ACTIVOS FIJOS L.________ 
Capital Inicial L. ______ 
TOTAL ACTIVOS Utilidades Retenidas L ______ 
________________________ L._____ Utilidades Periodo Anterior L ______ 
________________________ L _____ Utilidades del Periodo L ______ 
TOTAL OTROS ACTIVOS L. ________ TOTAL CAPITAL L.______ 
TOTAL ACTIVOS L._______ TOTAL PASIVO Y CAPITAL L.______ 
Don Paco ya había observado el formato del Balance General, y le había 
pedido explicaciones a su asesor sobre algunos puntos como la división de 
los pasivos corrientes u Pasivo a largo plazo. 
A Don Paco le quedo claro que esas divisiones que tiene el Balance son 
útiles para facilitar un análisis de la empresa y recordó que el asesor le 
había explicado las siguientes definiciones: 
ACTIVOS CORRIENTES: 
Es lo que tiene la empresa y que esta en permanente rotación, cambian su 
valor con frecuencia, casi a diario, de acuerdo con el movimiento de la 
empresa. Pueden convertirse con facilidad en dinero. Por esas razones aquí 
se encuentra el efectivo, bancos cuentas por cobrar, los inventarios, etc.., y 
nos indica además, el giro comercial del negocio. 
ACTIVOS FIJOS: 
Son las inversiones de capital con que cuenta la empresa parta trabajar; no 
cambian con frecuencia si no que permanecen mucho tiempo prestando un 
servicio; se van gastando por su uso y perdiendo valor en el tiempo a lo cual 
se le llama depreciación (ver anexo 2). Por ello aquí se ubica la maquinaria, 
los equipos, los vehículos, etc. – también existen activos fijos que no se
deprecian tales como los terrenos, los cuales mas bien adquieren mayor 
valor con el tiempo, a lo cual se le llama PLUSVALIA 
Respecto a los Pasivo (deudas) le había recomendados que los Pasivos 
Corrientes son las deudas que deben pagarse en un termino máximo de un 
(1) año, contando a partir de la fecha de realización del Balance (en su caso 
Don Paco debería colocar en su Balance toda deuda que avanza desde 
Agosto hasta Julio del siguiente año). 
El resto se coloca en los PASIVOS A LARGO PLAZO. En el caso que tibiera 
una deuda para pagar en un año y medio, lo que debía pagar en un año se 
colocaría en PASIVOA CORRIENTES y el resto, correspondiente a seis 
meses, se colocaría en PASIVOS A ÑARGO PLAZO. 
CAPITAL o también conocido como PATRIMONIO, ES LA 
DIFERENCIA ENTRE LA SUMA DE LOS activos Y de los pasivos y esta 
constituido principalmente por las utilidades

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Manual de registros contables

  • 2. Fundafia FUNDACION FIA CONTENIDO: INTRODUCCION I. EL BALANCE GENERAL A. INFORMACION. B. EJEMPLO. 1. ACTIVO. 2. PASIVO. C. PRACTICA. II. COMO INICIAR Y LLEVAR LOS REGISTROS BASICOS A. INFORMACION. B. DESCRIPCION DEL SISTEMA DE REGISTROS BASICOS. 1. CUENTAS DEL REGISTRO DEL MOVIMIENTO DIARRIO. 2. CONTROLES DE CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR. C. EJEMPLO. D. PRACTICA. III. COMO SABER SI SE PIERDE O SE GANA A. INFORMACION. B. EJEMPLO. C. PRACTICA. ANEXOS: ANEXOS 1. LOS VENEFICIOS SOCIALES ANEXOS 2. LA DEPRECIACION
  • 3. ANEXOS 3. ESTADOS FINANCIEROS PARA EMPRESAS DE COMERCIO INTRODUCCION Son muchas las empresas que existen en un país, pueden diferenciarse entre otras cosas por su tamaño, tipo de producto, mercado que atienden, organización y objetivos auque también tienen aspectos comunes. Unos de ellos se la necesidad de mantener organizado un sistema de información sobre sus operaciones que les permita conocer cuales son sus ingresos totales y cuanto ascienden los costos de sus productos o servicios. Con ello puede determinar entre otras cosas, si están ganando o perdiendo, en que meses del año se venden mas, cuanto necesitan exactamente la financion y cual es el comportamiento de los costos. El registró y ordenamiento de estas operaciones se conoce como contabilidad. Las empresas más organizadas logran anticiparse a las épocas difíciles, evitar costos innecesarios, aprovechar oportunidades y mucho más. Entre otras palabras cuentan con la información necesaria para tomar decisiones a tiempo. La mayoría de los propietarios de pequeñas y microempresas sin embargo, auque necesitan el mismo tipo de información, generalmente no la tienen. Manejan sus negocios basados en la intuición y el olfato corriendo permanentemente el riesgo de desaparecer del mercado y por tanto la fuente de ingresos de su familia y la de los empleados Las razones que exponen dichos empresarios casi siempre son las siguientes: “Eso es muy complicado y no tengo tiempo” “Mientras llevo cuenta me hago dos pares de zapatos o dejo de hacer un buen negocio” “No necesito cuentas, desde que tengo mi negocio me ha ido bien sin ellas” “Esto es mío y para que quiero organizarlo” Muchos se lamentan al llevar 5 o10 años de lucha con una empresa y no progresar; se preguntan el por que y casi siempre encuentran a otros culpables, sin aceptar que falta
  • 4. conocimiento de su empresa, no desde el punto de vista técnico de cómo hacer un producto, si no de las cifras que maneja y su situación financiera. La forma de conocer los problemas, ventajas y desventajas de una empresa, por pequeña que esta sea, es organizándose y llevando cuentas que proporcionen la información necesario. Así se estará haciendo un mejor negocio que hacer “2 pares de zapatos más”. Podrá conocer si realmente esos pares de más o ese negocio que esta por hacer favorecerá la empresa Solo requiere de un poco de refuerzo y disciplina cuyos resultados le darán grandes satisfacciones en corto tiempo. Las ventajas que se obtienen al organizar la información contable de una empresa son muchas y para que los empresarios en pequeña escala las tengan a su alcance, se ha desarrollado el presente manual que contiene un sistema de Registros Básicos muy sencillo y fácil de llevar. El objetivo general es que los participantes, una vez finalizado el curso, puedan organizarse información, registrarla y resumirla para lograr un mejor conocimiento de al situación de sus empresas y tomen decisiones mas precisas, basándose en datos reales. Para cumplir con el objetivo se ha dividido el manual en 3 capítulos: EL BALANCE GENERAL. COMO INICIAR Y LLAVAR LOS REGISTROS BASICOS. COMO SABER SI SE PIERDE O SE GANA. Además al final (anexos 1 y 2) se proporciona una breve información sobre los Beneficios Sociales y la Depresión, útil para complementar los conocimientos sobre el tema. El anexo 3 costa de los formatos del Balance General y estado de perdidas o Ganancias para empresas de comercio. Se espera que el empresario participe apropie este sencillo sistema de registros como una herramienta gerencial indispensable, se motive para organizar su empresa, tenga una mayor conciencia de su papel como empresario responsable y haga variable su deseo de progreso. ALGUNAS VENTAJAS DE TENER ORGANIZADAS SUS CUENTAS Tener información sobre el monto de las ventas mes por mes, conociendo asi su comportamiento. Conocer el total de los diferentes gastos para saber sin se esta excediendo en algunos.
  • 5. Saber cuanto puede asignarse para gastos personales mensuales sin que llegue a descapitalizarla empresa. Asegurarse que sus clientes están al día en sus pagos y que están cumpliendo con los proveedores. Evitar robos y desperdicio de materias primas además de asegurarse de comprar lo que realmente nenecita. Invertir con mayores posibilidades de éxito al conocerse esta en capacidad da hacerlo y calcular cuales van a serlos resultados. Facilita solicitar crédito en lo bancos al disponer de información organizada y real. Permite la elaboración de presupuestos y trazarse metas más ambiciosas y reales. Agilizar el trabajo de personas que lo están asesorando. I. EL BALANCE GENERAL OBJETIVO GENERAL: Al finalizar este capitulo el participante estará Capacitado para conocer la situación actual de Su empresa por medio de la elaboración de Balance General. A. INFORMACION: Como se vio en la introducción, todo empresario necesita información sobre su empresa para tomar mejores decisiones y lograr el éxito. La mejor manera de comenzar a organizar las cuentas en un negocio es conocer la situación actual realizando un conteo minucioso o inventario de todo lo que existe en el; saber con cuanto y con que recuenta para desarrollar las actividades así como también cuanto se esta debiendo. Una vez obtenido los datos necesarios, se colocan en un formato apropiado denominado BALNCE GENERAL, el cual se vera mas adelante. Si se sabe que se tiene para trabajar (activos) y cuanto se debe (pasivo), se sabrá cual es la inversión que ha hecho un empresario con sus propios recursos y cuanto ha crecido su empresa a través de las utilidades que obtiene (capital o patrimonio). De allí que: ACTIVOS - PASIVOS = CAPITAL (PATRIMONIO)
  • 6. (Lo que - (Lo que debe) = (Lo que pertece al Tiene para empresario: inversión Trabajar) inicial mas utilidades Actuales) A través del siguiente ejemplo podrá observar paso a paso el proceso de elaborar un Balance General y conocerla situación actual de al empresa. B. EJEMPLO: Don Paco Sierra, es propietario de una pequeña empresa de confecciones, denominada creaciones Nuevas Moda; trabaja en un local y cuentas con la colaboración de tres empleados. Hace poco recibió asesoria de una institución para organizar las cuentas y decidió a comenzar a obtener la información necesaria para hacer el Balance General de su empresa y conocer su situación actual. Estos fueron los resultados del 314 de Julio. 1. ACTIVO (con lo que trabaja): En una forma muy organizada y detallada Don Paco inicio la revisión de sus activos de la siguiente forma: EFECTIVO: Contó el dinero que tenia en su escritorio, en sus bolsas y le sumo los cheques que tenia para cobrar o depositar en el banco ese día. Efectivo en el cajón del escritorio: L. 50.00 Dinero en las bolsas: 10.00 Cheques al día: 200.00 TOTAL EFECTIVO L.260.00 BANCOS: Aquí incluyo el saldo que tenia en el banco y el de la cuenta de ahorros al 31 de Julio. Saldo cuentas de Cheques Banco del Progreso: L. 650.00 Saldo cuentas de Ahorros Banco del Progreso: 20.00 TOTAL EFECTIVO L. 260.00 CUENTAS PRO COBRAR CLIENTES:
  • 7. Para saber cuanto la debían sus clientes hizo la siguiente lista incluyendo el saldo de cada uno y la fecha en que esperaba que le pagaran: NOMBRE DEL CLIENTE SALDO POR COBRAR FECHA DE COBRO Almacenes Carrión L. 500.00 Agosto 28 Distribuciones Juveniles 350.00 Agosto 15 La mujer de hoy 120.00 Agosto 10 Suyapa Montenegro 80.00 Agosto 31 Vicente Suárez 130.00 Agosto 31 Total cuentas por cobrar Cliente L.1, 180.00 OTRAS CUENTAS POR COBRAR: En este renglón coloco el dinero que le había prestado a un empleado, a un amigo al que le debía parte de una maquina y se acordó que a un hermano le había prestado dinero de la empresa. Todo lo anoto, inclusive las fechas en que habían quedado de pagarle: OTRAS CUENTAS POR COBRAR SALDO POR COBRAR FECHA DE COBRO José Linares (empleado) Augusto Fuentes (saldo maquina) Antonio Sierra (hermano) L. 20.00 160.00 180.00 Agosto 7 Agosto 15 Sept. 30 Total otras cuentas por cobrar L.360.00 EXSISTENCIAS O INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS Para saber cuanto tenía al 31 de Julio en materias primas (telas, hilos, cierres, botones, etc.) debió contar, medir y buscar cuanto le había costado la unidad de compra de cada materia prima recientemente. Solo así pudo obtener un total verdadero, como se puede ver en el siguiente cuadro: NOMBRE DE L UNIDAD DE PRECIO POR CANT. TOTAL MAT PRIMA. COMPRA UNUDAD EEXSISTENCIA Lino de seda Tela algodón Tela para forro Hilos colores varios Cierre varios colores Botones varios yarda yarda yarda cono docena docena L. 20.00 7.00 4.00 6.00 8.00 4.00 30 25 15 10 4 5 L.360.00 175.00 60.00 60.00 32.00 20.00 Total materias primas en excelencia L. 707.00 El valor en existencia en cada materia, lo obtuvo multiplicando el valor de la columna “precio por unidad” por el valor de la columna “cantidad en
  • 8. existencia “ (Ejemplo: precio yarda lino de seda L. 12.00 por 30 yardas en existencia es igual a L.360.00). Existencia o Inventario de Producción en Progreso: Para conocer a cuanto equivalían las existencias de producción en progreso (vestidos no terminados aun) el 31 de Julio en la empresa, Don Paco debió clasificarlos, contarlos y calcular el costo de las materias primas que ya estaban en el producto en elaboración y le agrego el valor de la mano de obra que ya se había realizado. Esta fue la recomendación que le había hecho su asesor para obtener de manera fácil el valor que buscaba. Encontró que solo tenía en proceso una docena de vestidos de fiesta cuyos costos calculo así: MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO L. 12.00 7.00 6.00 2 1.8 1/3 L.24.00 12.60 2.00 COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 38.60 Tela Lino de seda Tela forro Hilo yarda yarda Cono MANO DE OBRA Corte _______________________________________________________ 3.00 Costura _____________________________________________________ 5.00 Costos por vestidos en preceso L. 46.60 TOTAL COSTOS RODUCTOS EN PROCESO: 12VESTIDOS DE FIESTA X L. 46.60 C/U = l. 559.20 EXISTENCIA O INVENTARIO DE PRODUCCION TERMINADA: Al contar cuanto producto terminado había en inventario al 31 de Julio, Don Paco encontró que tenia 25 vestidos sencillos y 10 trajes de fiesta. Al costearlos incluyo todas las materias primas utilizadas en su elaboración y la mano de obra que se había aplicado, así esta no la haya pagado todavía. En los cuadros siguientes puede verse la forma como los costeo: PRODUCTO TERMINADO: VESTODOS SENCILLOS. CANTIDAD EN EXISTENCIA: 25 VESTIDOS. COSTO UNITARIO:
  • 9. MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 17.27 Tela algodón Hilo Cierre (zipper) Botones yarda Cono docena docena MANO DE OBRA Corte _______________________________________________________ 3.00 Costura _____________________________________________________ 5.00 Terminado___________________________________________________ 2.00 Costos por vestidos Sencillo Terminado L. 27.27 PRODUCTO TERMINADO: TRAJES DE FIESTA. CANTIDAD EN EXISTENCIA: 10 TRAJES. COSTO UNITARIO: COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 45.00 MANO DE OBRA Corte _______________________________________________________ 3.00 Costura _____________________________________________________ 3.00 Terminado___________________________________________________ 6.00 Costos por Vestidos Sencillo Terminado L.57.00 TOTAL COSTOS DE PRODUCTOS TERMINADOS: 25 VESTIDOS SENCILLOS A L. 27.27 C/U = L. 681.75 10 VESTIDOS TRAJES DE FIESTA A L. 57.00 C/U = 570.00 TOTAL COSTOS PRODUCTOS TERMINADOS L. 1,251.5 MAQUINARIA Y EQUIPO: L. 7.00 6.00 8.00 4.00 1.8 1/3 1/12 1/2 L.12.60 2.00 0.67 2.00 MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO Tela nova Hilo Cierre (zipper) Botones Accesorios yarda Cono docena docena unidad L. 15.00 6.00 8.00 4.00 10.00 2 1/2 1/12 1/3 1 L.30.00 3.00 0.67 1.33 10.00
  • 10. Como se observa a continuación, Don Paco hizo una lista de la maquinaria y equipo con que cuenta para trabajar. A unas les asigno un valor de acuerdo con el precio de mercado (en cuanto se puede vender cada maquina en el estado en que se encuentra?) pues eran maquinas que tenían de 5 a 7 años de uso y a otra que había comprado hacia menos de un año la asigno el precio de la factura. CANTIDAD MAQUINARIA Y EQUIPO (CARACTERISTICAS) VALOR 2 Maquinas de coser singer familiar L. 100 c/u 1 Maquina de coser Semi-industrial 1 Maquina de coser industrial FAC. 301 1 Cortadora 1 Sorgeteadora L. 200.00 1,800.00 2,500.00 500.00 3,200.00 TOTAL MAQUINARTIA Y EQUIPO L. 8,200.00 MUEBLES Y ENSERES: En este renglón incluyo: CANTIDAD MAQUINARIA Y EQUIPO (CARACTERISTICAS) VALOR 1 1 1 3 1 1 Mesa de corte de 3mts. X 1.5.mts Mesa de plancha Escritorio de oficina Asientos Archivador pequeño Vitrina exhibidora L. 100.00 40.00 300.00 150.00 60.00 160.00 TOTAL MUEBLES Y ENSERES L. 810.00 VEHICULOS: Don Paco solo tenía 1 motocicleta honda 500 c.c., valorada en L. 1,500.00 OTROS ACTIVOS: En este renglón Don Paco el seguro de daños de la moto que había comprado y pagado en Abril pasado de L. 180.00 como a la fecha (julio 31) ya habían transcurrido tres meses del año que cubría el seguro, calculo el valor que quedaba por vencerse correspondiente a los nueve meses o sea (L.15.00), cifra en que disminuirá mensualmente su valor en el Balance General. (Lps. 180.00 entre 12 meses = Lps. 15.00 mensual). Después de pensar un rato sobre que podría faltar, Don Paco concluyo que había terminado el inventario de los ACTIVOS ya que no tenia local propio
  • 11. para el taller, ni terrenos para anotar, los cuales hubiera tenido que considerar si los tuviera, dándoles un valor de mercado. 2. PASIVO (lo que debe): Ahora le correspondió Don Paco, tomar notas de todas las deudas que tenia por el negocio de las confecciones. Así obtuvo sus datos: SOBRE GIROS BANCARIOS: Examino bien su chequera (ya lo había hecho al querer conocer su saldo en Bancos para colocarlo en los archivos) Y vio que no tenia sobregiro. CUENTAS POR PAGAR A BANCOS: Don Paco tenia muy presente que la FIA le había hecho un préstamo hace 6 meses al 15% anual y sabia que el 31 de Julio aun le debía: L. 1,250.00. dicho valor debe pagarlo en 6 cuotas mensuales, los primeros 5 días de cada mes. CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES: Como tenia crédito abierto para comprar materias primas con varios proveedores, hizo la siguiente lista incluyendo la fecha en que debió pagarles: PROVEEDO SALDO A PAGAR FECHA-PAGO Textiles de honduras L. 300.00 Agosto 10 Almacén el costurero 100.00 Agosto 20 Telas del norte 220.00 Sept. 5 TOTAL CUENTAS POR PAGAR PROVEED. L. 620.00 CUENTAS POR PAGAR VARIAS: Aquí anoto detalladamente el resto de cuentas por pagar incluyendo su fecha de pago.
  • 12. CUENTAS POR PAGAR VARIAS SALDO A PAGAR FECHA-PAGO Anticipo de Don Juan por pedido L. 350.00 Saldo Fac. 003, Maquina industrial SA 1,250.00 Préstamo Don Jesús López para Reparar maquinas 1,000.00 Beneficios sociales de empleados por pagar (ver anexo 1) Impuestos del negocio 600.00 120.00 TOTAL CUENTAS POR PAGAR PROVEED. L. 3,320.00 Entrega pedido Agosto 20 El 30 de cada Mes, 5 cuotas de L.250.00 Dic. 15/94 Sept. 25, 1992 Como no eran mas las deudas, Don Paco procedió a pasar los totales al siguiente formato de Balance General que le había dejado al asesor. Nótese que don Paco no incluyo ningún bien ni deuda de tipo personal n el inventario que acaba de realizar pues se trata solo de determinar los valores que corresponden únicamente a la empresa. EMPRESA: _______________________________ BALANCE GENERAL FECHA: __________________________________ ACTIVOS PASIVO Y CAPITAL ACTIVOS CORIENTES PASIVO CORIENTES Caja ________ Sobre giros Bancarios L.______ Banco ________ Cuentas por Pagar FIA _____ Cuentas por cobrar clientes ________ Cuentas por Pagar Proveedores ____ Otra cuentas por cobrar _________ Cuentas por Pagar varias ____ Materias Primas _________ Otros:______________________ ____ Productos en Proceso _________ Productos Terminados _________ TOTAL PASIVO CORIENTES L._____ Otros:________________ _________ TOTAL ACTIVOS CORRIENTES L. _______ PASIVO A LARGO PLAZO ACTIVOS FIJOS Cuentas por pagar Bancos L._____
  • 13. Maquinaria y equipo L.______ Otros: ________________________ _____ - Depreciación ______ L._____ Muebles y enseres L.______ TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO L.___ -Depreciación _______ L._____ Vehiculo L.______ TOTAL PASIVO L.___ -Depreciación ______ L._____ Construcciones L.______ -Depreciación _______L._____ Terrenos L._____ Otros: _____________ L._____ CAPITAL (PATRIMONIO) TOTAL ACTIVOS FIJOS L.________ Capital Inicial L. ______ TOTAL ACTIVOS Utilidades Retenidas L ______ ________________________ L._____ Utilidades Periodo Anterior L ______ ________________________ L _____ Utilidades del Periodo L ______ TOTAL OTROS ACTIVOS L. ________ TOTAL CAPITAL L.______ TOTAL ACTIVOS L._______ TOTAL PASIVO Y CAPITAL L.______ Don Paco ya había observado el formato del Balance General, y le había pedido explicaciones a su asesor sobre algunos puntos como la división de los pasivos corrientes u Pasivo a largo plazo. A Don Paco le quedo claro que esas divisiones que tiene el Balance son útiles para facilitar un análisis de la empresa y recordó que el asesor le había explicado las siguientes definiciones: ACTIVOS CORRIENTES: Es lo que tiene la empresa y que esta en permanente rotación, cambian su valor con frecuencia, casi a diario, de acuerdo con el movimiento de la empresa. Pueden convertirse con facilidad en dinero. Por esas razones aquí se encuentra el efectivo, bancos cuentas por cobrar, los inventarios, etc.., y nos indica además, el giro comercial del negocio. ACTIVOS FIJOS: Son las inversiones de capital con que cuenta la empresa parta trabajar; no cambian con frecuencia si no que permanecen mucho tiempo prestando un servicio; se van gastando por su uso y perdiendo valor en el tiempo a lo cual se le llama depreciación (ver anexo 2). Por ello aquí se ubica la maquinaria, los equipos, los vehículos, etc. – también existen activos fijos que no se
  • 14. deprecian tales como los terrenos, los cuales mas bien adquieren mayor valor con el tiempo, a lo cual se le llama PLUSVALIA Respecto a los Pasivo (deudas) le había recomendados que los Pasivos Corrientes son las deudas que deben pagarse en un termino máximo de un (1) año, contando a partir de la fecha de realización del Balance (en su caso Don Paco debería colocar en su Balance toda deuda que avanza desde Agosto hasta Julio del siguiente año). El resto se coloca en los PASIVOS A LARGO PLAZO. En el caso que tibiera una deuda para pagar en un año y medio, lo que debía pagar en un año se colocaría en PASIVOA CORRIENTES y el resto, correspondiente a seis meses, se colocaría en PASIVOS A ÑARGO PLAZO. CAPITAL o también conocido como PATRIMONIO, ES LA DIFERENCIA ENTRE LA SUMA DE LOS activos Y de los pasivos y esta constituido principalmente por las utilidades