2.Marco Legal De Los Archivos

24.690 visualizaciones

Publicado el

Publicado en: Educación
0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
24.690
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
182
Acciones
Compartido
0
Descargas
146
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

2.Marco Legal De Los Archivos

  1. 1. CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CENTRO DE ANTIOQUIA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS Y LA DOCUMENTACION EN COLOMBIA POR: EQUIPO DE TRABAJO C.A.D. Medellín-Colombia 2002
  2. 2. <ul><li>MARCO LEGAL </li></ul><ul><li>Conjunto de normas jurídicas dentro del cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos. </li></ul><ul><li>Es necesario entender que existen unos principios de aplicabilidad de las normas positivas, regulados a través de las Leyes; Decretos, Códigos y Acuerdos en donde se establecen: </li></ul><ul><li>La costumbre en ningún caso prima sobre las normas positivas. </li></ul><ul><ul><ul><li>La costumbre a falta de la ley constituye derecho. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cuando haya incompatibilidad entre una disposición Constitucional y una Legal, se preferirá la Constitucional. </li></ul></ul></ul>
  3. 3. MARCO LEGAL Código Civil Código de Comercio Código Penal Código de Procedimiento Penal Código de Procedimiento Civil Código (Contencioso) Administrativo Código Fiscal Código de Elecciones Código Militar Código de Policía (Deptal. y Nacional) Código de Fomento Código del Medio Ambiente Código de Beneficencia Código de Instrucción Pública
  4. 4. <ul><ul><li>NORMAS CONSTITUCIONALES </li></ul></ul><ul><li>Artículo 8. Protección cultural </li></ul><ul><li>Artículo 15. Intimidad y honra </li></ul><ul><li>Artículo 20. Información </li></ul><ul><li>Artículo 23. Petición </li></ul><ul><li>Artículo 72. Patrimonio cultural </li></ul><ul><li>Artículo 74. Acceso a los Documentos Públicos. </li></ul><ul><li>Artículo 95. Calidad de colombiano </li></ul><ul><li>Artículo112. Los partidos políticos de acceso a la información y a la documentación </li></ul><ul><li>Artículo 313. Concejos </li></ul>
  5. 5. <ul><li>EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS </li></ul><ul><li>Ley 80 de 1989. Crea el A. G.N. </li></ul><ul><li>Decreto Nacional 1777 de 1990. Reglamenta el S.N.A. </li></ul><ul><li>Acuerdo 07 de 1994. Se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. </li></ul><ul><li>Decreto 1382 de 1995: Genera las Tablas de Retención Documental, Reglamentado por el Acuerdo 09 de 1995. </li></ul><ul><li>Ley 594 de julio 4 de 2000: Se dicta la “Ley General de Archivos. </li></ul><ul><li>Acuerdo 060 de 2001. Establece pautas para la Administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>LA CONSTITUCIÓN Y LA CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>Artículo 15º.- CONSTITUCIÓN </li></ul><ul><li>Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. </li></ul><ul><li>En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. </li></ul><ul><li>Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. </li></ul>
  7. 7. SENTENCIA T-696 DE 1996 <ul><li>La correspondencia es de Derecho Privado por voluntad de las partes. Remitente y destinatario </li></ul><ul><li>La comunicación con el Estado por parte de cualquier persona, se hace a través de los derechos de petición. </li></ul><ul><li>Cuando un servidor público proporciona la dirección de su oficina como destinatario de la correspondencia, no se le puede garantizar la intimidad con relación a ella, pues la función del Estado no es recibirle la correspondencia del funcionario y por ello en todos los Centros de Administración Documental, se abre la misma. No podrá alegar violación al Derecho a la intimidad. </li></ul><ul><li>No se está en obligación de tramitar la correspondencia del funcionario, pues no es función del Estado gestionar la correspondencia no oficial. En el manual de procedimiento debe aclararse esta situación. </li></ul><ul><li>CARACTERISTICAS DEL DERECHO A LA INTIMIDAD: Es inherente a la persona y es especial. No se puede interceptar ni registrar su contenido. </li></ul><ul><li>Para el sector privado se regula la correspondencia a través del Código de Comercio. </li></ul>
  8. 8. LA CONSTITUCIÓN Y LA CORRESPONDENCIA <ul><li>Artículo 23º.- </li></ul><ul><li>Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. </li></ul><ul><li>Artículo 74º.- </li></ul><ul><li>Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable. </li></ul><ul><li>Artículo 83.- </li></ul><ul><li>Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas. </li></ul><ul><li>Artículo 119º.- </li></ul><ul><li>La Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración. </li></ul><ul><li>Artículo 209º.- </li></ul><ul><li>La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. </li></ul>
  9. 9. LA CORRESPONDENCIA Y EL CÓDIGO DE COMERCIO <ul><li>ART. 19-NUMERAL 4: Obligaciones del comerciante (libros y papeles). La correspondencia es un medio de prueba y debe cuidar por 20 años la documentación y si tiene medios técnicos por 10 años. </li></ul><ul><li>ART. 48: Se pueden utilizar sistemas para guardar la documentación. </li></ul><ul><li>ART. 51: Explica que hace parte de la contabilidad y cual es la correspondencia relacionada con el negocio. </li></ul><ul><li>ART. 60: Guardar por 10 años a partir de la fecha del último asiento. </li></ul><ul><li>ART. 61: La revisión de la documentación la pueden realizar inicialmente los propietarios o por orden judicial o por autoridad competente. </li></ul><ul><li>ART. 63: Los servidores públicos de la rama jurisdiccional, pueden revisar los documentos cuando hayan procesos de carácter penal o civil. </li></ul><ul><li>ART. 64: Los tribunales pueden revisar la revisión de libros y correspondencia, así como los jueces. </li></ul><ul><li>LOS ANTERIORES ARTÍCULOS TIENEN IGUALMENTE CONCORDANCIA CON EL 213, 314, 379 DEL CÓDIGO DE COMERCIO. </li></ul>
  10. 10. LA CORRESPONDENCIA, EL CÓDIGO PENAL Y EL DE PROCEDIMIENTO PENAL <ul><li>CÓDIGO PENAL: ART. 192: Habla sobre la violación ilícita de comunicaciones con sanciones entre 1 a 3 años. De 2 a 4 años si se entrera de la comunicación y es utilizada en beneficio propio. </li></ul><ul><li>CODIGO PENAL:ART. 196: Trata sobre la violación a los documentos de carácter oficial y da sanción de 3 a 6 años. </li></ul><ul><li>EL C. DE PROC. PENAL EN SUS ARTÍCULOS 259 Y 260: </li></ul><ul><li>Cuando se solicite copia autentica de documentos, debe suministrarse y no entorpecer las acciones judiciales que eviten el conocimiento de la documentación. </li></ul><ul><li>Se concede un plazo de diez días para entregar la documentación solicitada. </li></ul>
  11. 11. <ul><li>DEL CODIGO CIVIL Y DE LA LEGISLACIÓN COMPLEMENTARIA </li></ul><ul><li>Decreto Ley 960 de 1970, conocido como el “ Estatuto del Notariado”. Libros que deben llevar los notarios. Art. 106. </li></ul><ul><li>En el Decreto Nacional 2163 de 1970, sobre Notariado y Registro, establece: </li></ul><ul><ul><li>Art. 10. Los libros y demás archivos de la Notaría pertenecen a la Nación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Guarda y conservación de archivos. Art. 113. </li></ul></ul><ul><ul><li>Acceso Art. 114. </li></ul></ul><ul><ul><li>Transferencia Art. 115. </li></ul></ul><ul><ul><li>Entrega y recibo de los archivos Art.116, 117, 118, 119 y 120. </li></ul></ul>
  12. 12. <ul><li>DEL CODIGO CIVIL Y DE LA LEGISLACIÓN COMPLEMENTARIA </li></ul><ul><li>Decreto Nacional 1250 de 1970, conocido como el “ Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos”. </li></ul><ul><li>Qué es el Registro Art. 1. </li></ul><ul><ul><li>Títulos, actos y documentos sujetos a registro. </li></ul></ul><ul><ul><li>Art. 2. . Todo acto, contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces, salvo la cesión del crédito hipotecario o prendario. </li></ul></ul>
  13. 13. <ul><li>DEL CODIGO CIVIL Y DE LA LEGISLACIÓN COMPLEMENTARIA </li></ul><ul><li>Archivo del Registro. Art. 4. </li></ul><ul><li>(El Folio) La Matricula Inmobiliaria </li></ul><ul><li>El libro diario radicador de los documentos llegados al registro para su inscripción </li></ul><ul><li>Los índices de los inmuebles y vehículos matriculados... </li></ul><ul><li>El archivador, en donde se conservarán los títulos y documentos... </li></ul><ul><li>El archivo de certificados. </li></ul><ul><li>El libro de visitas, destinado a las actas de las diligencias de visitas... </li></ul>
  14. 14. DEL CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL Art. 251. &quot;Distintas Clases de Documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos, y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. El público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando está escrito es un instrumento público y si es dado por notario, es escritura pública. El privado es el que no reúne los requisitos para ser público.
  15. 15. DEL CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL Art. 252. &quot;Modificado. D.E. 2282/89, art. 1; num 115. Documento autentico: Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado……ó firmado. El documento privado es auténtico en los siguientes casos……. Art. 254. &quot;Modificado. D.E. 2282/89, art. 1; num. 117. Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán valor probatorio del original, en los siguientes casos: Art. 256. &quot;Copias registradas. Cuando la Ley exija la inscripción de un documento en un registro público, la copia que se aduzca como prueba deberá llevar la nota de haberse efectuada aquella……… Art. 259. &quot;Modificado. D.E. 2282/89, Art. 1, num 118. Documentos otorgados en el extranjero. Por funcionario de éste o con su intervención, deberán presentarse debidamente autenticados por el Cónsul o Agente Diplomático de la República…………
  16. 16. DEL CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL DOCUMENTOS PÚBLICOS <ul><li>ART. 262: CERTIFICACIONES: Tienen el carácter de documentos públicos cuando la expiden los Jueces, los directores de otras oficinas públicas y la de los registradores de instrumentos públicos, los notarios y otros funcionarios públicos en los casos expresamente autorizados por la Ley. </li></ul><ul><li>ART. 263:PUBLICACIONES EN PERIÓDICOS: Los periódicos oficiales debidamente auténticados, tendrán el valor de copias auténticas de los documentos públicos que en ellos se inserten. </li></ul><ul><li>ART. 264:ALCANCE PROBATORIO: Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha, y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza. </li></ul><ul><li>ART. 265:INSTRUMENTO PÚBLICO AD SUBSTANTIAM ACTUS : La falta de instrumento público no puede suplirse por otra prueba en los actos. </li></ul><ul><li>ART.266:INSTRUMENTO PÚBLICO DEFECTUOSO: El documento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma, se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados. </li></ul><ul><li>ART.267:CONTRAESCRITURAS: Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en la escritura pública, no producirán efecto contra terceros. </li></ul>
  17. 17. DEL CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL DOCUMENTO PRIVADO <ul><li>Art 268. &quot;Modificado. D.E. 2282/89, art. 1, num. 120. Aportación de documentos privados. Las partes deberán aportar el original de los documentos privados, cuando estuviere en su poder. Podrán aportarse en copias, los que hayan sido protocolizados, los que hacen parte de otro proceso y aquellos cuyo original no se encuentre en poder de quien los aporta….. </li></ul><ul><li>Art. 269. &quot;Instrumentos sin firma. Los instrumentos no firmados ni manuscritos por la parte a quien se oponen, sólo tendrán valor si fueren aceptados expresamente por ella o sus causahabientes. </li></ul><ul><li>Art. 272. &quot;Modificado. D.E. 2282/89, art. 1 num. 122. Citación para reconocimiento. El que presente un documento privado en original o reproducción mecánica, podrá pedir su reconocimiento por el autor, sus herederos, un mandatario con facultades para obligar al mandante en actos de la misma índole, ó el representante de la persona jurídica a quien se atribuye. </li></ul>
  18. 18. DEL CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL <ul><li>Art. 273. &quot;Diligencias de reconocimiento. La declaración del citado será recibida previo juramento. Situaciones para determinar la veracidad de lo que se dice por escrito firmado a ruego, no sepa leer o escribir. </li></ul><ul><li>Art. 279. &quot;Alcance probatorio de los documentos privados. Los documentos privados auténticos tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes lo suscribieron o crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros. </li></ul><ul><li>Art. 281. &quot;Asiento, registro y papeles domésticos. Los asientos, registros y papeles domésticos hacen fe contra el que los ha escrito o firmado. </li></ul><ul><li>Art. 282. &quot;Nota al margen al dorso de escrituras. Esta situación hace fe en todo lo favorable al deudor. También la hace la nota escrita o firmada por aquel, a continuación, al margen o al dorso del duplicado de un documento, encontrándose dicho duplicado en poder del deudor. </li></ul>
  19. 19. OTRAS NORMAS EN MATERIA DOCUMENTAL <ul><li>CÓDIGO DE COMERCIO </li></ul><ul><li>Deberes de los comerciantes – El registro mercantil – Cámaras de Comercio – Falsedad en datos al registro – Archivos del registro mercantil – Libros y papeles del comerciante – Correspondencia y comprobantes – Archivos de correspondencia – Requisitos de la contabilidad – Conservación de libros y papeles de comercio – Reglas aplicables entre comerciantes. </li></ul><ul><li>ARCHIVOS BANCARIOS </li></ul><ul><li>Estatuto orgánico del Sistema Financiero – Regimen de información financiera y comercial – Conservación de archivos y documentos. </li></ul><ul><li>CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO Y EL D.A.F.P. </li></ul><ul><li>Hojas de vida e historias laborales – Archivos en las empresas – Información confidencial – Reportes de Bienes y Rentas – Actualización de las hojas de vida. </li></ul>
  20. 20. OTRAS NORMAS EN MATERIA DOCUMENTAL <ul><li>CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO </li></ul><ul><li>Investigaciones – sanciones - suspensiones – destitución – felicitaciones – Reserva en la información. </li></ul><ul><li>LEY 100 93 </li></ul><ul><li>Aportes a la seguridad social – autoliquidaciones – cancelación de aportes – administración de la información – soportes. </li></ul><ul><li>LEY 23 81 Y LEY 10 90 </li></ul><ul><li>Administración de la información en Histórias Clínicas y el montaje del Sistema Nacional de Salud. </li></ul>

×