Ntc 4176 elaboracion de certificados y constancias
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Ntc 4176 elaboracion de certificados y constancias Document Transcript

  • 1. NORMA TÉCNICA NTCCOLOMBIANA 4176 1997-06-25DOCUMENTACIÓN.ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS YCONSTANCIASE: DOCUMENTATION. PREPERED TO CERTIFICATE AND CONSTANCY.CORRESPONDENCIA:DESCRIPTORES: documento técnico; documentación; certificados; constancias.I.C.S: 01.140.30Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435Prohibida su reproducción
  • 2. PRÓLOGOEl Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacionalde normalización, según el Decreto 2269 de 1993.ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamentalpara brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sectorgubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en losmercados interno y externo.La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnicaestá garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este últimocaracterizado por la participación del público en general.La NTC 4176 fue ratificada por el Consejo Directivo el 97-06-25.Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda entodo momento a las necesidades y exigencias actuales.A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travésde su participación en el Comité Técnico 000010 “Elaboración de documentos”.CADES SENA REGIONAL ANTIOQUIA - CHOCÓCOLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA SENA REGIONAL RISARALDAICONTEC SENA REGIONAL VALLE DEL CAUCA.SENA DIRECCIÓN GENERALAdemás de las anteriores, en consulta pública el proyecto se puso a consideración de lassiguientes empresas:UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA.ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesadosnormas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
  • 3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176DOCUMENTACIÓN.ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS1. OBJETOEsta norma establece los requisitos para la elaboración de certificados y constancias.2. DEFINICIONESPara efectos de ésta norma se establecen las siguientes:2.1 Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado deformalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).2.2 Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos ocircunstancias que no requieren solemnidad.2.3 Cargo: título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.2.4 Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, direcciónelectrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.2.5 Documento privado: el expedido por un representante de la entidad privada.2.6 Documento público: el expedido por un funcionario público.2.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.2.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.2.9 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.2.10 Línea especial: identificación del transcriptor.2.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.2.12 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa. 1
  • 4. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 41762.13 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una personanatural o jurídica.2.14 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.2.15 Razón social: nombre que identifica a una empresa.2.16 Remitente: nombre y apellidos del firmante autorizado.2.17 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.2.18 Texto: contenido del documento.2.19 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.3. CLASIFICACIÓNDe acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:3.1 CONSTANCIA PARA: - Tiempo de servicio - Experiencia - Salarios u honorarios - Clase de trabajo - Jornada laboral - Cumplimiento de comisiones - Comportamiento del trabajador3.2 CERTIFICADO PARA: - Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos - Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana - Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio. - Asistencia a congresos, cursos y seminarios. - Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción. - Documentos de identidad. - Certificado de Aseguramiento de la Calidad. - Certificado del Sistema de Administración Ambiental. 2
  • 5. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176 - Becas, donaciones y exenciones. - Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales. - Relación de retenciones de impuestos. - Paz y salvos. - Resultados de exámenes médicos.3.3 ESTILOS3.3.1 Bloque extremoLas líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo. (Véase la Figura 1).3.3.2 BloqueLas líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margenderecho. (Véase la Figura 2).4. REQUISITOS4.1 MÁRGENESSuperior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2 cm y 3 cmIzquierdo entre 3 cm y 4 cmDerecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm4.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIASLos certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos sedistribuyen de la siguiente manera: (véanse las Figuras 1 y 2).4.2.1 Número (referencia)Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tresinterlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código dedependencia determinado por cada empresa en particular.Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en formasecuencial.4.2.2 FechaLos datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas delnúmero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en formacompleta, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. 3
  • 6. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176EJEMPLO. Popayán, 15 de noviembre de 19974.2.3 CargoEl cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de losartículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.EJEMPLO. LA GERENTA DE TALENTO HUMANO4.2.4 IdentificaciónLas expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tresa cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla pararesaltar).EJEMPLO. EL DIRECTOR DE PERSONAL HACE CONSTAR:4.2.5 Texto4.2.5.1 De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia eltexto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: - Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad. - Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.EJEMPLOS. Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de... Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo...4.2.5.2 Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.4.2.5.3 Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona delsingular. 4
  • 7. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 41764.2.5.4 Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni depuntuación.4.2.5.5 La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia,se incluye el destinatario.EJEMPLOS. Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión. Este certificado se expide para ser presentado al Inurbe, con el fin de solicitar crédito de vivienda.4.2.6 FirmanteEl nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seisinterlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En casode dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.4.2.7 TranscriptorA dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúsculainicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Serecomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribiruno de los dos.4.2.8 Certificados y constancias expedidos por centros educativos4.2.8.1 En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director delestablecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de lafecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, segúncorresponda.EJEMPLO. LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA4.2.8.2 Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales comoregistro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo,de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla. (Véase la Figura 3).4.2.8.3 Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) seescriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotacionesjurídicas.4.2.8.4 De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto con las mismascaracterísticas del numeral 4.2.5 de esta norma. 5
  • 8. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 41764.2.8.5 Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas delúltimo reglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía,en la misma línea, contra el margen derecho.4.2.9 Páginas subsiguientesSi los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:4.2.9.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razónsocial.4.2.9.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.4.2.9.3 El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel enblanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituidopor la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margenderecho.La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.EJEMPLOS.Margen izquierdo Margen derechoCertificado para Mundo Nacional Ltda. 2Constancia para Aurelio Rojas Patiño 24.2.9.4 El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.4.3 ASPECTOS GENERALES4.3.1 Papelería especial4.3.1.1 Los títulos conferidos por universidades y colegios, así como los certificados deasistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales,diseñados para tal efecto.4.3.1.2 Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizarun formato impreso.4.3.2 Registro de diplomas en entidades educativasEl Ministerio de Educación Nacional autorizó a las universidades y colegios para registrardirectamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3 deabril de 1996).4.3.3 Recomendaciones4.3.3.1 El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.4.3.3.2 La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento. 6
  • 9. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 41764.3.3.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que seutilice.4.3.3.4 Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negrapara garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.4.3.3.5 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación yconservación del documento.4.3.3.6 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento. 7
  • 10. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176 Entre 3 cm y 4 cm MEMBRETE 2 a 3 interlíneas 0102 Número (opcional) 2a3 Barranquilla, 5 de octubre de 1997 3a4 LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES 3a4 HACE CONSTAR:Entre Entre3 cm y 3a4 2 cm y4 cm 3 cm Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cédula de ciudadanía 34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 1994, y desempeña el cargo de Asistenta de Recursos Humanos. Esta constancia se expide para trámites de visa en el Consulado de los Estados Unidos de América. 4a6 CECILIA RODRÍGUEZ OROZCO 2 Gloria U. 2 cm a 3 cm Figura 1. Distribución de una constancia en estilo bloque extremo 8
  • 11. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176 Entre 3 cm y 4 cm MEMBRETE 2 a 3 interlíneas 0102 Número (opcional) 2a3 Santafé de Bogotá, 23 de diciembre de 1997 3a4 EL CONTADOR GENERAL 3a4 CERTIFICA:Entre Entre3 cm y 3a4 2 cm y4 cm 3 cm Que a MUNDO NACIONAL S.A., con NIT 40901703-1, se le efectuó retención en la fuente por el año gravable de 1996, según lo dispuesto por el Artículo 381 del Estatuto Tributario. Este certificado se expide para una transacción bancaria. 4a6 FERNANDO LOPERA URIBE 2 Sonia M. 2 cm a 3 cm Figura 2. Distribución de un certificado en estilo bloque 9
  • 12. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176 Entre 3 cm y 4 cm MEMBRETE ENTIDAD EDUCATIVA 2 a 3 interlíneas R-0215 Número (obligado) 2a3 Medellín, 1 de septiembre de 1997 3a4 LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA 3a4 Institución universitaria de carácter oficial, creada por la Ley 48 de 1945, en cumplimiento de las funciones que le atribuye el Artículo 67 del Acuerdo 002 de 1996. 3a4 CERTIFICAN:Entre Entre3 cm y 3a4 2 cm y4 cm 3 cm Que JULIO SERNA RUIZ, identificado con cédula de ciudadanía 71.631.676 de Medellín, está matriculado en el cuarto nivel del programa Tecnología en Delineantes de Arquitectura e Ingeniería, durante el período de enero - junio de 1997, tiempo completo, con el siguiente horario de clases: lunes, miércoles y viernes de 08:00 a 11:00 y de 13:00 a 17:00 horas. Se expide para ser presentado a Empresas Públicas de Medellín. 4a6 LUCÍA DUQUE DE VARGAS GILDARDO A. PÉREZ LOPERA 2 Cecilia A. 2 cm a 3 cm Figura 3. Distribución de una certificación en entidad educativa. 10
  • 13. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 41765. APÉNDICE NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSENTC 3393: 1996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales. 11