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INTRODUCCIÓNPara el desarrollo de este trabajo tomamos a la multinacional INTCOMEX CORP. Con casamatriz en Miami y específ...
PALABRAS CLAVESIndividualismoObjetivosMotivaciónComunicaciónProcesosPolíticasCulturaChoque culturalEstrategia de comunicac...
1. RESUMENEs evidente que la cultura organizacional esta formada por los valores de los miembros que laconforman y su inte...
2. SU MISIÓN, VISIÓN, VALORES, OBJETIVOS.Su Misión:La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de alto vol...
Disminuir los días de recaudo de cartera manejando un promedio de 30 días                                     3. MATRIZ DO...
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7. MATRIZ DE CONTACTOA continuación se plantean los involucrados en la divulgación del propósito general yresponsabilidade...
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En el mismo, deben participar desde el Director General hasta el último de loscolaboradores, los líderes deben ser la Dire...
Listado de Medios propuestos:            • Documentos formales personalizados            • Carteleras informativas masivas...
Tactica                                    Herramientas                    Medios                         Proveedor       ...
12. MAPA DE RUTAÁREA RESPONSABLE: COMITÉ DE COMUNICACIONES   13. MATRIZ DE CONTROL ESTRATÉGICO Y MEJORAMIENTO CONTINUO    ...
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITOEficiencia, eficacia, rentabilidad, posicionamiento, crecimiento,cobertura OBJETIVO ESTRATÉGICO ...
Cuando la organización a logrado implementar en la mente de cada miembro de la organizaciónla presencia de una cultura org...
Fernández Collado, Carlos. 2012. La Comunicación en las Organizaciones. México: EditorialTrillas. Cultura organizacional y...
MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN                Actividades                          Responsables                           Recurs...
MATRIZ DE MANDO                  Objetivo                          Audiencia a impactar              Estrategia del objeti...
ENCUESTA                Cargo             Jefe inmediato         ¿Considera usted        ¿ Su jefe inmediato entrega      ...
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MATRIZ DE CONTACTOAUDIENCIAS       DIRECTOR GENERAL        DIRECTORES DE            EJECUTIVOS DE        CREDITO Y        ...
VISIÓN DE LA COMPAÑÍASer la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, con pres...
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  1. 1. Gestión GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Guía 3. Nuclear Presentado por DIANA ALEIDY MALAGON MONCADA LUZ MERY MARTÍNEZ AMEZQUITA ASENETH MENESES CHITIVA Presentado a JOANNA PAOLA PRIETO RUIZ UNIVERSIDAD EANFACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MERCADEO BOGOTÁ
  2. 2. TABLA DE CONTENIDOIntroducción 3Palabras Claves 41. Resumen 51.1 Abstract 52. Su misión, visión, valores, objetivos. 63. Matriz DOFA 74. Matriz PESTM 85. Diagnostico de Intcomex Colombia Ltda. 9 5.1. Definición de objetivos del diagnostico diferente al plan Estratégico de comunicación organizacional 10 5.2 Selección de públicos internos. 10 5.3 Hallazgos encontrados situación enfermiza o saludable 116. Definición del plan estratégico de comunicación 127. Matriz de contacto 138. Matriz de verificación de objetivos 139. Revisión de los componentes, fases y recursos del plan. 1610. Plan de Medios 1611. Lista de chequeo 1812. Mapa de Ruta 1913. Matriz de Control Estratégico y Mejoramiento Continuo (CEMC) 2114. Conclusiones 2215. Referencias Bibliográficas 2316. Fuentes de internet 23 2
  3. 3. INTRODUCCIÓNPara el desarrollo de este trabajo tomamos a la multinacional INTCOMEX CORP. Con casamatriz en Miami y específicamente la subsidiaria constituida en Colombia desde el año 2004, susinicios radicaron en el propósito de las directivas de crecer en las región de América Latina y elCaribe, con expectativa de crecimiento y apoyados en la estabilidad económica de esta región.Para realizar un diagnostico de la cultura organizacional nos enfocaremos en la filial radicada enColombia, sus propósitos y evolución desde su primer año hasta la fecha. Se presentaran algunasentrevistas que nos entregaran los sentimientos logrados por el trabajo en esta organización, lasdebilidades y oportunidades de mejora que se pueden identificar en las diferentes sensacionesmanifestadas por las algunos miembros del equipo. Tomamos dos áreas que están involucradasconstantemente como son el área Comercial y área de cartera, donde no solo en INTCOMEXCOLOMBIA, sino en la naturalidad de todas las organizaciones presentan múltiples altercadospor los desacuerdos y diferentes puntos de vista en el momento de analizar un cliente. Primeroubicaremos al lector en la imagen Corporativa de la compañía y continuaremos con el análisis dela cultura organizacional anterior y actual, posteriormente presentaremos nuestras observacionescorrespondientes a los diferentes eventos identificados durante la investigación. 3
  4. 4. PALABRAS CLAVESIndividualismoObjetivosMotivaciónComunicaciónProcesosPolíticasCulturaChoque culturalEstrategia de comunicaciónAdministración del tiempoSentido de pertenenciaCompromiso 4
  5. 5. 1. RESUMENEs evidente que la cultura organizacional esta formada por los valores de los miembros que laconforman y su interrelación le permite a la compañía lograr eficiencia de los objetivos y laeficacia de los recursos presupuestados, por tanto este trabajo nos ha llevado a entender que lacomunicación dirigida a las diferentes áreas le permite a la organización generar sentido depertenencia y da fluidez y fortaleza al logro de los objetivos planeados. Entender los diferentesproblemas que presenta la organización y como estos van en detrimento del crecimiento de laorganización, le permite a los directores generales tomar decisiones en la resolución de estosconflictos y trabajar en el perfil del recurso humano generando una participación y dandotransparencia a los propósitos, cambios y decisiones tomadas por la alta gerencia. Lacomunicación es el bastón que permite a la empresa involucrar a todos los colaboradores en unfin común, en la mejora del clima laboral y el apoyo de sus miembros en cada tarea asignada. 1.1. ABSTRACIt is clear that organizational culture is formed by values that comprise members and theirinteraction allows the company to achieve the objectives of efficiency and effectiveness ofbudgeted resources, so this work has led us to understand that communication directed todifferent areas allows the organization to generate a sense of belonging and gives fluidity andstrength to achieve the planned objectives. Understanding the different problems in theorganization and how they are detrimental to the growth of the organization, allows CEOs makedecisions in resolving these conflicts and work in the human resource profile generatingparticipation and providing transparency to purposes, changes and decisions made by seniormanagement. Communication is the stick that allows the company to engage all partners in acommon goal to improve the working environment and the support of its members in everyassignment. 5
  6. 6. 2. SU MISIÓN, VISIÓN, VALORES, OBJETIVOS.Su Misión:La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de alto volumen, accesorios,artículos de consumo y ofrecer servicios de logística por toda Latinoamérica y el Caribe.Nuestros clientes incluirán minoristas y distribuidores de los canales de distribución tradicional ono tradicionalEstamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes y de nuestros socios de negociosofreciéndoles una amplia red de operaciones locales en países en Latinoamérica; así comoselección de productos y servicios de logística. Nos guiamos por las necesidades de nuestrosclientes para la selección de productos y servicios ofrecidos y proveemos operaciones eficientescon una ejecución precisa para apoyar su crecimiento y éxitoSu visiónSer la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, conpresencia local expandida, crecimiento en ventas, diversidad de marcas, con productos de altarotación, logrando posicionamiento con nuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien milclientes.Valores corporativosNuestros Valores éticos: la lealtad, perseverancia, entusiasmo, alegría, sentido de pertenencia,profesionalidad. Principios Corporativos: ofrecer un excelente servicio a nuestros clientesinternos y externos, generar valor a nuestros accionistas, clientes y colaboradores,comprometidos con la sociedad en la generación de programas sociales.Objetivos Crecer las ventas en el 100% en el 2015 Lograr rentabilidad bruta del 10% Disminuir los gastos de la estructura invirtiendo el 6% de la rentabilidad de la compañía Disminuir los días de inventario, haciendo mas eficiente la rotación 6
  7. 7. Disminuir los días de recaudo de cartera manejando un promedio de 30 días 3. MATRIZ DOFA Fortalezas F Debilidades – D 1. Comunicación de contexto1. Ágil adaptación al grupo de trabajo. impositivo, limitando la interacción y la pro actividad de los empleados. 2. Altas expectativas de los2. Eficiente desarrollo de los deberes trabajadores con respecto a lo queen cada cargo reciben de la empresa. Genera insatisfacción.3. Se desarrollan valores culturales 3. Alto numero de cambios internos enindividuales en pro del mejoramiento cargos y funcionarios. Generadel clima laboral. inestabilidad y desconfianza 4. Existe confusión de los empleados4. Los roles de cada cargo son con respecto al propósito corporativo yeficientemente los objetivos de la organización.5. Se respeta la formalidad jerárquica 5. No hay un manejo de equipo desdeen cada área, independiente de la la dirección general que integre eldirección general, se evidencia una grupo y unifique los esfuerzos hacia loscomunicación participativa. objetivos de la compañía6. Se vinculan pasantes muy jóvenes a 6. No se tienen motivadores hacia losquienes se les traslada experiencia y empleados para evitar un trabajocordialidad de trabajo en grupo limitado solo a los cargos.7. Aumentar el flujo de la información 7. El poco reconocimiento hace que loscon el fin de lograr el compromiso del empleados se sientan inconformes yequipo en el crecimiento de la deterioren su compromiso con laorganización en el mercado empresa, como reputación e imagen. 7
  8. 8. Oportunidades O Amenazas A1.Obtener conocimiento de otras 1. Competencia en búsqueda deculturas para mejorar el desempeño personal con experiencia, con ofertaslocal que pueden persuadir al cambio.2. Entender el proceso adecuado dedivulgación de procesos por medio de 2. No existe una actividad que genereconsultorías para implementar un plan pertenencia en los empleadosde comunicación 3. Otras compañías del sector,3. Implementar un mejor generan pertenencia en susrelacionamiento con los clientes para colaboradores y mejoran su reputaciónaumentar la cobertura como empresa, logrando mas crecimiento en el mercado4. Dar a conocer el portafolio, enviandopromociones y haciendo una ofertacompetitiva5. Aprovechar el crecimiento aceleradode la tecnología para mejorar el nivelde entrenamiento de los comerciales 4. MATRIZ PESTMPolítico EconómicoImplementación de la red 4G para Interés de accionistas extranjeros paraincrementar la cobertura del internet a nivel invertir en el mercado latinoamericano, pornacional con el proyecto "plan vive digital un panorama estable en la economía delanzado por el gobierno" esta región Cada vez los precios de los equipos comoMasificación de la necesidad de utilizar un PCs y portátiles son mas bajos, haciendocomputador en el proceso educativo mas fácil la adquisición en estratos 2 y 3 Los impuestos retenidos por la Dian y la reformas manejadas a las multinacionalesProyecto pague fácil, pague digital para por su novel de facturación, afectan laimplementar herramientas tecnológicas en dinámica y liquidez de la organización,el sector postal para dinamizar el esto por la demora en la recuperación decomercio electrónico impuestos y altos porcentajes pagados en Ica y retenciónPermanencia de la exclusión de IVA paraequipos de computo que cumplen con loscomponentes necesarios para lanavegación en internet 8
  9. 9. Social TecnológicoLa sociedad esta migrando en adoptar Ingreso de tecnología de punta al país, conlas herramientas de internet como medio un nivel aceleradode comunicación e interrelación culturalEmpresas como Fenalco incentivan a lacapacitación de las organizaciones del Fabricantes de tecnología buscansector tecnológico para profesionalizar a disminuir su línea de distribución,su personal interno y sostener las seleccionando mayoristas solidosorganizaciones con gente de perfilessobresalientesMediante el teletrabajo se busca estimulara las compañías en la contratación depersonal reduciendo los costos fijos de laempresa Medio ambienteDebido al alto nivel de residuos tecnológicos y la contaminación que estas exponen, laentidad computadores para educar esta promoviendo la gestion integral de residuoselectrónicos involucrando a todos los fabricantes de estas tecnologías en su propósitoCentro Nacional de Producción más Limpia y Tecnologías Ambientales (CNPMLTA),una entidad resultado de la cooperación de grupos de instituciones públicas,empresas privadas, gremios, asociaciones, universidades, autoridades ambientales yel propio Gobierno Suizo, que busca consolidarse como centro de referenciacolombiano para transferencia de conocimiento y tecnología en sobre Ecoeficiencia,Producción Más Limpia y Tecnologías Ambientales.Computadores para educar a la fecha ha gestionado y aprovechado más de 5.000toneladas de desechos electrónicos, algo así como unas 350 tracto mulas cargadasde esos materiales, que de no haber sido recuperados y dispuestos adecuadamente,hubieran ido a parar a basureros a cielo abierto o a corrientes de agua, generandocontaminación 5. DIAGNOSTICO DE INTCOMEX COLOMBIA LTDA. La organización actualmente integra 120 colaboradores en la filial de Colombia, si bien es cierto, pertenece a una corporación multinacional con sede principal en Miami, los procesos, las metas y la cultura organizacional se maneja localmente. La cultura que predomina en esta compañía es la definida por el mercado por tal razón sus principios están orientados hacia la 9
  10. 10. productividad y los resultados, esto demanda alto grado de fluidez en la comunicación por tanto, procederemosa revisar cual es el método usado actualmente, su nivel de eficiencia y comprensión en el publico objetivo.5.1. Definición de objetivos del diagnostico diferente al plan estratégico de comunicación organizacional Identificar la interpretación en los empleados del propósito general de la compañía. Entender los medios de divulgación utilizados en la organización hacia los empleados Identificar cual es el origen de los mensajes enviados a los colaboradores de la compañía Identificar si existe aprobación de los mensajes entregados en la organización Identificar la eficiencia de los objetivos parametrizados por la corporación hacia la filial y su eficaz desarrollo obtenido por medio de la comunicación local Verificar si el presupuestos de 2013 puede incluir implementación de la comunicación Analizar el aporte que puede hacerse a la corporación con la planeación estratégica de la comunicación5.2. Selección de públicos internos. Hemos tomado a los funcionarios que laboran en la sede de la calle 71 y que pertenecen a los departamentos de Cartera y comercial, son colaboradores que se encuentran en la compañía desde su constitución en Colombia hasta la fecha y personas que estuvieron en la organización salieron de ella por restructuración y regresaron encontrando cambios dentro de la cultura organizacional. Las personas encuestadas suman 38 personas, distribuidas en los dos departamentos seleccionados. Esto nos lleva a un muestra del 35% del censo total de la organización. Utilizamos el método cualitativo verificando con una encuesta el sentir de los funcionarios ubicados en la oficina Calle 71. 10
  11. 11. Anexosentrevista en Excel con las siguientes preguntas ¿Considera Usted recibe Recibe mensajes de la Sabe cual es su usted que la ¿ Su jefe inmediato información acerca gerencia que ayuden en su responsabildad comunicación entrega informacion de las decisiones de Puede mencionar esta responsabilidad con el frente al proposito de la acerca de las metas como la compañía de responsabilidad? porposito de la general de intcomex organización es organización manera formal organización? ? eficiente ? informal si no Nunca algunas vecesSiempreNunca Algunas veces Siempre Formal Informal SI NO respuesta abierta5.3. Hallazgos encontrados situación enfermiza o saludable Después de realizar el levantamiento de información, encontramos: Los empleados mas aun quienes reciben la información y parámetros de la administración gerencial, a pesar de no estar de acuerdo con las decisiones presentadas, se someten a estas medidas de manera impositiva y no generan controversia de los posibles inconvenientes o malos resultados que esto pueda ocasiona. La organización presenta signos arraigados de individualismo, ya que cada persona cumple sus funciones como medida para conservar su cargo y mantener sus responsabilidades cumplidas, es decir por su propio prestigio y reconocimiento. No se evidencia el propósito como organización que respalde la necesidad del funcionario en la ejecución de los labores. Sin embargo cada departamento ha logrado solidarizarse como área y crear metas conciliadas como equipo apoyándose mutuamente para lograrlas en un periodo determinado. Identificamos que la gerencia general no difunde los cambios o decisiones a nivel general y la información llega por rumores o canales informales, dando una inadecuada interpretación del mensaje Determinamos que existe confusión en los empleados con respecto al propósito establecido como organización. Identificamos que no existe un plan de comunicación implementado en la organización. No están establecidos los medios de trasmisión de mensajes desde la comunicación descendente. 11
  12. 12. 6. DEFINICIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓNVisión del planConsolidar el liderazgo de los diferentes departamentos de la organización y su integracióncomo un equipo sólido, que conoce y encamina sus esfuerzos en la consecución de losobjetivos del plan estratégico de la organización, estando concienciado de la importancia dela comunicación eficiente y eficaz como base del mejoramiento continúoMisión del planLograr construir un equipo humano consolidado y eficientemente integrado, que encuentrepuntos de convergencia, discusión e interacción que permitan dar alcance a los objetivosinstitucionales y mejora en la optimización de los procesos, centrando a la organización enuna eficiente comunicación, obteniendo la satisfacción y compromiso de los miembros de loorganizaciónObjetivos del plan Contratación de un profesional de la comunicación Involucrar la Dirección General y los jefes áreas, a fin de identificar planes de mejora y acciones detallados. Campaña interna de sensibilización sobre la importancia de la comunicación y el rol que cumple dentro de la organización Campaña interna sobre el conocimiento de la misión, visión y objetivos de la organización y el aporte de cada área para lograrlosAlcances del plan: Con este plan buscamos divulgar el plan estratégico general de la organización. La filosofía de la organización esta dirigida en mantener un portafolio diversificado y satisfacer la necesidad de nuestros clientes con el objetivo de otorgar un crecimiento en ventas y rentabilidad a la compañía con eficientes costos generales 12
  13. 13. 7. MATRIZ DE CONTACTOA continuación se plantean los involucrados en la divulgación del propósito general yresponsabilidades de cada colaborador. EJECUTIVOS DE CLIENTESAUDIENCIAS DIRECTOR GENERAL DIRECTORES DE AREA CREDITO Y COBRANZA ADMINISTRATIVO OPERACIONES VENTAS EXTERNOSVOCEROSOFICIALES Diagnostico, levantamiento dePROFESIONAL informacion yDE LA presentacion del planCOMUNICACION estrategico de comunicación que debe implementar * Presentacion estado * Difusion de la * Difusion de la actual de la comunicación * Difusion de la imagen * Difusion de la imagen corporativa imagenDIRECTOR dentro de la Organizacion. corporativa de la imagen corporativa de la organización corporativa de laGENERAL * Plan estrategico de organización por medios de la organización por medios organización por comunicación que sera visuales por medios visuales visuales medios visuales implementado * Reunion para * Reunion para * Reunion para presentar el presentar el presentar el proposito general proposito general * Reunion para presentar proposito general de laDIRECTORES DE de la organización. el proposito general de la de la organización. organización.AREA * Concientizar la organización. * * Concientizar la * Concientizar la participacion por Concientizar la participacion por participacion por departamento e participacion por departamento e departamento e individual en esta departamento e individual individual en esta individual en esta meta en esta meta meta meta Difusion del mensaje en pro deEJECUTIVOS DE la reputacionVENTAS positiva de la organización Mensaje en busca de lograr mejorar elCREDITO Y relacionamiento yCOBRANZA cumplir con el recaudo Divulgar Divulgar campañas Divulgar campañas Divulgar campañas Divulgar campañas y campañas y y actividades para y actividades para y actividades paraADMINISTRATIVO actividades para alimentar actividades para alimentar sentido alimentar sentido alimentar sentido sentido de pertenencia alimentar sentido de pertenencia de pertenencia de pertenencia de pertenencia 8. MATRIZ DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS Plan estratégico de comunicación para la divulgación del propósito organizacional La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de alto volumen, accesorios, artículos de consumo y ofrecer servicios de logística por toda Latinoamérica y el Caribe. Nuestros clientes incluirán minoristas y distribuidores de los canales de distribución tradicional o no tradicional Estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes y de 13
  14. 14. Misión nuestros socios de negocios ofreciéndoles una amplia red de operaciones locales en países en Latinoamérica; así como selección de productos y servicios de logística. Nos guiamos por las necesidades de nuestros clientes para la selección de productos y servicios ofrecidos y proveemos operaciones eficientes con una ejecución precisa para apoyar su crecimiento y éxito Ser la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, con presencia local expandida, Visión crecimiento en ventas, diversidad de marcas, con productos de alta rotación, logrando posicionamiento con nuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien mil clientes Nuestros Valores éticos: la lealtad, perseverancia, entusiasmo, Valores alegría, sentido de pertenencia, profesionalidad. Principios corporativos Corporativos: ofrecer un excelente servicio a nuestros clientes internos y externos, generar valor a nuestros accionistas, clientes y colaboradores, comprometidos con la sociedad en la generación de programas sociales.Direccionamient Objetivos Objetivos Estratégicos del Calificacióno Estratégico Estratégicos plan de comunicación de la de la alineación organizaciónIntcomex Crecer las Establecer las metas de 5Colombia ventas en el ventas con crecimientos 100% en el progresivos para los años 2015 2013, 2014 y 2015, de acuerdo con comportamientos y tendencias históricas mensuales, distribuidas para el Jefe de Ventas y los vendedores, efectuando una 14
  15. 15. reunión para establecerlo y comunicarlo de forma táctica y hacer que el equipo comprenda la importancia de hacer el esfuerzo.Lograr Optimizar el costo de las 5rentabilidad ventas y establecer unabruta del 10% reunión estratégica de ventas para revisar las promociones y descuentos.Disminuir los Formular al equipo la 5gastos de la importancia de aumentar lasestructura ventas para lograr el objetivo,invirtiendo el buscando generar sentido de6% de la pertenencia, pro-actividad,rentabilidad de iniciativa y motivación de losla compañía empleados, logrando esfuerzos de todo el equipo hacia un mismo finDisminuir los Comunicar y reforzar en el 5días de equipo la importancia yinventario, beneficios de la rotaciónhaciendo mas eficiente de los productos eneficiente la un tiempo determinado pararotación evitar sobre costos de almacenamiento y obsolescencia de productosDisminuir los Establecer el proceso de 5días de recaudo de cartera a 30 días yrecaudo de comunicar al departamento 15
  16. 16. cartera comercial sobre la manejando un importancia de establecer promedio de negociaciones con créditos no 30 días superiores a ese período de tiempo. 9. REVISIÓN DE LOS COMPONENTES, FASES Y RECURSOS DEL PLAN.A continuación detallamos los objetivos del plan de comunicación, las audiencias a impactary las estrategias y tácticas que implementaremos para dar mejora a la comunicación internade la organización. Se evidencia que el presupuesto asignado para los primeros 3 meses es detreinta y seis millones doscientos veinte mil pesos ($36.220.000)Adjunto Matriz de mando del plan con la siguiente información Audiencia a impactar Estrategia del objetivo Táctica de la estrategia Indicador de gestión Medios a utilizar Herramientas necesarias Proveedor Costos 10. PLAN DE MEDIOS Implementación: El principal objetivo que sigue el desarrollo del plan de medios, es tomar acciones correctivas, hacia las falencias comunicativas internas establecidas en el diagnóstico, las cuales sin duda, se constituyen en obstáculos para la consecución de los objetivos del plan estratégico organizacional. 16
  17. 17. En el mismo, deben participar desde el Director General hasta el último de loscolaboradores, los líderes deben ser la Dirección General a las direcciones intermediascon un vocero experto en Comunicación que será el líder y mediador, esta persona seráexterna, será imparcial y sus habilidades de comunicador le permitirán lograr se genere laparticipación requerida en el proceso.Se encuentra dirigido a toda la organización sin excepciones, debido a que losdiagnósticos nos señalan como existen fallos de comunicación en todos los nivelesjerárquicos de la organización, lo que hace que su necesidad de implementación seainmediata, a fin de no perder más tiempo ni permitir se generen brechas mayores que vanen detrimento de la Comunicación Organizacional.El proceso debe ser completamente humano, enfocado en el cumplimiento de losobjetivos, no debe señalar a ningún funcionario en particular por las falencias halladas,sino hacia los procesos por mejorar. Debe lograr cohesión, participación y entusiasmopor el equipo, por lo cual se recomienda sea inclusivo, amigable y poco impositivo.Se destinará un presupuesto importante para llevar a cabo el proceso, que incluirá loshonorarios del Comunicador e inversiones en el desarrollo del mismo.Dado al tipo de diagnóstico y audiencia que se manejará, los medios interpersonales seránadecuados, debido a que se trata de grupos pequeños y es fundamental fomentar laparticipación y la escucha activa hacia todos los actores y dueños de procesos. De igualforma los medios visuales serán un soporte fundamental, ya que son adaptables,permanente, permiten la comunicación y direccionamiento personal mensaje. Enaudiovisuales se utilizarán en casos muy puntuales como la elaboración del videoinstitucional que se mantenga en el tiempo y se pueda actualizar para los colaboradoresque ingresen nuevos a la organización. 17
  18. 18. Listado de Medios propuestos: • Documentos formales personalizados • Carteleras informativas masivas • Periódico ó Boletín interno semanal • Correo electrónico • Reuniones formales e informales • Grupos de debates y conversación personal • Material elaborado como videos y presentaciones En cuanto a su rapidez y permanencia, se llevarán a cabo esfuerzos por mantener información constante no saturada que mantenga en sintonía y expectativa a todas las audiencias. 11. LISTA DE CHEQUEOEn esta matriz profundizamos en los mensajes entregados a la audiencia identificando queinsumos se requieren para implementar la táctica del plan de comunicación. Adjunto archivoen excel. 18
  19. 19. Tactica Herramientas Medios Proveedor Mensaje Tono y Lenguaje Insumos requeridos• Crear un comité de comunicación que * Codigo de acceso al * PC de cada colaborador * Incomex Colombia La participacion de La organización Imagen corporativa de laidentifique los medios de difusion mas sistema. * Correo electronico * Help Hunter todos los miembros esta hecha por las organización.accequibles para todos los miembros *Perfil para solicitud de corporativo * Papeleria de la organización es personas por ellode la organizacion reporte de ventas * Reportes del sistema * Departamento de vital para el haces parte de• Establecer como fondos de pantalla la * Recursos humanos * Profesional de la sistemas crecimiento de la nuestra plan dehistoria, misión y visión de la compañía * Impreson digital * comunicación misma crecimiento yen una presentación de diseño y Resmas de papel * * Documentos formales cumplimiento desimplicidad que le de recordación a Archivador personalizados nuestras metas.todos los funcionarios sobre suidentidad y camino a seguir.• Establecer una campaña interna, con * Temporal que suministre * Persona que realiza la * Adecco Importancia del Cuales son tus * Imagen del personajela colaboración del diseño y la persona para realizar encuesta * Departamento de cumplimiento de las funciones y como emblematico *publicidad, creando un personaje encuestas a 120 miembros de * La intranet mercadeo responsabilidades y aportas en el base de datos recursosemblemático que empiece a generar la organización * * Carteleras en la * Mercadeo Regional sentido de proposito de la humanos *una campaña de expectativa y logre Tiempo del cafeteria pertenencia en el empresa? Siempre formulario con recepcioncomunicar la importancia del rol de cada Diseñador Grafico *Periódico ó Boletín desarrollo de las es posible un de informacioncolaborador y su proceso comunicativo interno semanal mismas esfuerzo adicionalcon periodicidad semanal. * Material elaborado como para llegar a la• Crear de un newsletter semanal, en el videos y presentaciones metacual la alta dirección y loscolaboradores en general publiqueninformación relevante sobre lacompañía, las áreas, los procesos, lasnegociaciones, logros e inclusoinformación de orden informal comofelicitaciones por cumpleaños, quegeneren unidad y cohesión* Abir campañas de postulacion internapara los cargos que se generan en laorganizacion, prevalece el funcionarioante el agente externo• Planear un evento académico interno, * Restaurante campestre con *Actividad realizada en un * Restaurante en involucrar a los * Somos una cultura * Carteleras en cafeteriaen el cual se comuniquen la misión, capacidad para 100 personas espacio abierto. alrededores de miembros de la que esta en *difunción de informacionvisión y objetivos organizacionales a y disponibildad de jornada *Grupos de debates y Bogota. * organización en las formacion, cada dia individualtodos los colaboradores y por cada sabado de 8 a 12 conversación personal administracion ed. Cll diferentes es un aprendizajearea, con material impreso, dando la * Auditorio Piso 1 Edificio cll * Una hora de labores por 71 actividades de personal y un aporterelevancia, acentuando su importancia y 71 * empleado para el cambio * Recepcion motivacion e a la organización.generando compromiso reserva de sala de juntas de rol intcomex iniciativa que se Pensemos en un• Definir objetivos semanales de trabajo * Reuniones formales e estan nosotros como una cada equipo, publicando en carteleras informales implementando miembro mas de lavisibles encaminadas a los procesos de familiacomunicación, generando incentivospara colaboradores que proporcionenideas de mejoramiento y las áreas queinteractúen con mayor asertividad yentusiasmo considerandose asi en uneslabon para la efectividad de las metas* Realizar una actividad haciendointercambios de cargos por horas deldia entre las areas con mayorinteraccion y aportantes en mayorproporcionalidad al logro de las metasestablecidas 19
  20. 20. 12. MAPA DE RUTAÁREA RESPONSABLE: COMITÉ DE COMUNICACIONES 13. MATRIZ DE CONTROL ESTRATÉGICO Y MEJORAMIENTO CONTINUO (CEMC) Adjunto cuadro Matriz en excel 20
  21. 21. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITOEficiencia, eficacia, rentabilidad, posicionamiento, crecimiento,cobertura OBJETIVO ESTRATÉGICO PLAN COMUNICACIÓNGenerar mayor sentido de pertenencia y compromiso por partede los colaboradores, a través de información veraz, completa yoportuna por parte de sus directivos en un término de 3 meses,medible en términos de clima organizacional. ACCIÓNCrear de un newsletter semanal, en el cual la alta dirección y loscolaboradores en general publiquen información relevante sobrela compañía, las áreas, los procesos, las negociaciones, logros eincluso información de orden informal como felicitaciones porcumpleaños, que generen unidad y cohesión. DEFINICIÓN DEFINICIÓN MEDICIÓN DE LOS MENSAJES FEED BACK VARIABLES Y INDICADORES INDICADORES ATRIBUTOSInformación clara, sencilla precisa y resumida sobre temas deimportancia en la organización. Pertinencia de la información 5 (Muy pertinente) 1 (No pertinente) MEDIOS Cuantitativa: Encuestas Utilidad de la información 5 (Muy util) 1 (No útil)Correo electrónico, cartelera, impresos. Relación de Claridad de la información 5 (Muy clara) 1 (No clara) VOCEROS Concordancia Precisión de la información 5 (Muy precisa) 1 (No precisa)Comunicador, Director General, Directores áreas Evaluada de acuerdo con la Cualitativa: (Sondeos), AUDIENCIA percepción y comentarios Comentarios ó posiciones adoptadas grupos focalesToda la compañía en general repetitivos por un número importante 14. CONCLUSIONES 21
  22. 22. Cuando la organización a logrado implementar en la mente de cada miembro de la organizaciónla presencia de una cultura organizacional basados en la identidad corporativa y esta a promovidoel firme cumplimiento de los objetivos de la organización dentro de sus colaboradores se puedede una comunicación exitosa, centralizada en la necesidad de cada area, en la motivación de cadadepartamento y en el triunfo de la empresa al lograr una estructura en recurso humano que lepermitirá mantenerse solido en el mercado y con el beneficio de contar con personas formadascon el perfil de lucha hacia los lineamientos de la organización. 15. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 22
  23. 23. Fernández Collado, Carlos. 2012. La Comunicación en las Organizaciones. México: EditorialTrillas. Cultura organizacional y la cultura corporativa, 6, 98 - 119Universidad de la Sabana. 2011. Comunicación empresarial. Plan estratégico comoherramienta gerencial y nuevos retos del comunicador en las organizaciones. Ejecución planestratégico de la comunicación, 6, 127 - 163 16. FUENTES DE INTERNET Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. El Ministerio TIC publica el segundo proyecto de resolución para la estructuración de la Subasta 4G. http://www.mintic.gov.co/index.php/mn-news/1605-ministerio-tic-publica-segundo- proyecto-resolucion-estructuracion-subasta-4g. publicación 09 de Noviembre de 2012. Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Gobierno de Colombia firma acuerdo con su homólogo suizo sobre residuos electrónicos. http://www.mintic.gov.co/index.php/mn-news/1281-gobierno-de-colombia-firma- acuerdo-con-su-homologo-suizo-sobre-residuos-electronicos. Publicado 29 de junio de 2012. Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones.Sector postal analiza el Proyecto de Ley "Pague fácil - pague digital. http://www.mintic.gov.co/index.php/mn- news/1604-sector-postal-analiza-el-proyecto-de-ley-qpague-facil-pague-digitalq. Publicado 08 de noviembre de 2012 23
  24. 24. MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN Actividades Responsables Recursos Plazos Lugar Como IndicadorAsegurar alto nivel Conocimiento de la Comunicador / Comité Carta formal entregando en impresos la Inmediato Entrega personal Entrega personalcompañía, sus objetivos corporativos, misión, información correspondiente.visión y plan estrategico organizacional Boletín informativo de refuerzo Semanal Vía electrónica Envío de email blitz Video institucional Una vez y material de Proyectado en reunión formal Reunión formal consulta Cartelera Semanal Exposición visible Material informativo que cambiaDeterminar y corregir Brechas de la Comunicador Encuesta Inicio proceso Formatos impresos para entregar en Confidencial, con preguntascomunicación la organización abiertas y cerradas, diagnóstico, participativo. Buzón de Sugerencias Instalación desde el inicio Lugar visible compañía Confidencial, participativo. Reuniones formales Programación inmediata Sala de Juntas Reuniones de acuerdo con los niveles jerárquicos y luego al interior de cada departamento y por temas puntuales. Grupos de Debate Programación inmediata Sala de Juntas Grupos cerrados, por temas puntuales, mediador. 24
  25. 25. MATRIZ DE MANDO Objetivo Audiencia a impactar Estrategia del objetivo Táctica de la estrategia Indicador de gestión Medios a utilizar Herramientas necesarias Proveedor Costos Mejorar en un término de 6 meses, la fluidez * Dirección general • Contratación de un • Crear un comité de comunicación que * Analizar si los resultados en ventas y * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al sistema. * Incomex Colombia $ 24.300.000de la comunicación interna organizacional en * Jefes de Área profesional de la comunicación identifique los medios de difusión mas numero de clientes atendidos a sido * Correo electronico corporativo *Perfil para solicitud de * Help Hunter *un 90%, a fin de lograr la interacción en * subordinados • Involucrar la Dirección accequibles para todos los miembros de incremental en los ultimos 3 meses * Reportes del sistema reporte de ventas Papeleriatiempos razonables entre los departamentos, General y los jefes áreas, a fin la organización • Establecer *Realizar la medicion en los tiempo de * Profesional de la comunicación * Recursos humanos * Departamento de sistemasgenerando mayor eficiencia y eficacia en de identificar planes de mejora como fondos de pantalla la historia, respuesta de los requerimientos * Documentos formales * Impreson digitaltodos los procesos y redundando en y acciones detallados. misión y visión de la compañía en una realizados de un departamento a otro personalizados * Resmas de papel *satisfacción para los clientes internos y presentación de diseño y simplicidad que cuando este depende en su totalidad Archivadorexternos de la compañía. le de recordación a todos los funcionarios de gestion local sobre su identidad y camino a seguir.Generar mayor sentido de pertenencia y Todos los miembros de la • Campaña interna de • Establecer una campaña interna, con la * Realizar una nueva encuestra acerca * Persona que realiza la * Temporal que suministre * Adecco $ 720.000compromiso por parte de los colaboradores, organización sensibilización sobre la colaboración del diseño y la publicidad, de la interpretacion del mensaje encuesta persona para realizar * Departamento de mercadeoa través de información veraz, completa y importancia de la creando un personaje emblemático que entregado por el comunicador y el * La intranet * encuestas a 120 miembros de * Mercadeo Regionaloportuna por parte de sus directivos en un comunicación y el rol que empiece a generar una campaña de proposito generar de la organización. Carteleras en la cafeteria la organización *término de 3 meses, medible en términos de cumple dentro de la expectativa y logre comunicar la * identificar el nivel de aceptacion al *Periódico ó Boletín interno Tiempo delclima organizacional. organización. importancia del rol de cada colaborador y cambio y a las nuevas medidas de semanal * Diseñador Grafico su proceso comunicativo con periodicidad comunicacion por parte de los Material elaborado como videos semanal. miembros de la organizacion y presentaciones • Crear de un newsletter semanal, en el * Medir el numero de postulaciones cual la alta dirección y los colaboradores realizadas durante el ultimo trismestre en general publiquen información comparado con las vacantes en el relevante sobre la compañía, las áreas, mismo periodo los procesos, las negociaciones, logros e incluso información de orden informal como felicitaciones por cumpleaños, que generen unidad y cohesión * Abir campañas de postulacion interna para los cargos que se generan en la organizacion, prevalece el funcionario ante el agente externoConsolidar los equipos y encaminar sus * Departamento comercial • Campaña interna sobre el • Planear un evento académico interno, * Hacer preguntas esporadicas en *Actividad realizada en un * Restaurante campestre con * Restaurante en alrededores $11.200.000esfuerzos en la consecución de la visión y * Departamento de crédito y conocimiento de la misión, en el cual se comuniquen la misión, visión sitios de descanso de la oficina, como espacio abierto. *Grupos capacidad para 100 personas de Bogota. * administracionlos objetivos organizacionales trazados, cartera visión y objetivos de la y objetivos organizacionales a todos los la cafeteria acerca de la imagen de debates y conversación y disponibildad de jornada ed. Cll 71principalmente en términos de crecimiento * Departamento logística organización y el aporte de colaboradores y por cada area, con corporativa de la organización personal sabado de 8 a 12 * Recepcionintcomexen ventas, posicionamiento, rentabilidad, * Departamento de cada área para lograrlos material impreso, dando la relevancia, * Cuantificar las ideas expuestas por * Una hora de labores por * Auditorio Piso 1 Edificio cllcobertura y eficiencia en el manejo de sus Mercadeo acentuando su importancia y generando las areas y cuales han sido empleado para el cambio de rol 71 *inventarios. compromiso • implementadas o se encuentran es * Reuniones formales e reserva de sala de juntas Definir objetivos semanales de trabajo a este proceso. informales cada equipo, publicando en carteleras * indagar el conocimiento en las visibles encaminadas a los procesos de funciones de las personas que han comunicación, generando incentivos para sido involucradas con dependincias colaboradores que proporcionen ideas de diferentes a las que naturalmente mejoramiento y las áreas que interactúen pertenecen con mayor asertividad y entusiasmo considerandoseasi en un eslabon para la efectividad de las metas * Realizar una actividad haciendo intercambios de cargos por horas del dia entre las areas con mayor interaccion y aportantes en mayor proporcionalidad al logro de las metas establecidas $36.220.000 25
  26. 26. ENCUESTA Cargo Jefe inmediato ¿Considera usted ¿ Su jefe inmediato entrega Recibe mensajes de la gerencia que Usted recibe Sabe cual es su Puede mencionar esta que la información acerca de las metas como ayuden en su responsabilidad con el información acerca de responsabildad frente al responsabilidad? comunicación de la organización propósito de la organización? las decisiones de la proposito general de organización es compañía de manera intcomex ? eficiente ? formal informal si no Nunca algunas veces Siempre Nunca Algunas veces Siempre Formal Informal SI NO respuesta abiertaEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Hacer la cuota asignadaEjecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x Vender la cuota que asingan mensualmenteEjecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x Cumplir cobertura y ventas Patricia Rubio x x x x x crecer las ventas mensualmenteEjecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x Tener mejor utilidad y ganar negocios a la competencia y dar soporte de facturacion a los regionalesEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Hacer la cuotaEjecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x x Aumentar la base de clientes del centro comercialEjecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x Aumentar las ventas en mis clientesEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Mejorar la coberturaEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Incrementar el toque de los clientes mensualesEjecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x Aumentar las ventas y mejorar la rentabilidadEjecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x hacer reclutamiento de clientes e incrementar las ventas en la costaEjecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x reactivar clientes y mejorar las ventasEjecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x Hacer que el proceso de ventas no tenga ningunincovenientelogistico y tener buen manejo de la facturacionEjecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x Actuar con sentido de pertenecia, mejorar mi desempeño encaminada a las expectativas que tienen de mi labor 26
  27. 27. Ejecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x vender y dar a conocer el portafolio en todos mis clientes para mejorar las ventasEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Aumentar las ventas y el servicio hacia los clientesEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x x Aportar en las ventas de la compañía y lograr tener mas clientes Patricia Rubio x x x x x Vender y rotar el inventario que la compañía requiereEjecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x Reclutar clientes corporativos de antioquia tratando de que vean a intcomex como proveedor Patricia Rubio x x x x x Traer nuevos clientes delos centros comerciales de Medellin, incrementar las ventas y la rotacion de inventarioEjecutivo de venta Senior Patricia Rubio x x x x x Hacer que Intcomex Colombia sea reconocida como un mayorista integral, apoyando los canales con mi labor y ofreciendo un buen servicioEjecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x incrementar, mantener y superar las ventas y el numero de clientes. Aunque el proposito ahora no lo tengo claro, hace 4 años era pocisionamiento y mejorar la crisis, hoy estamos posicionados ya no tengo claro el proposito. Hay muchos cambiosEjecutivo de ventas Corporativo Patricia Rubio x x x x x Mejorar la unidad corporativa y aportar en su crecimiento y estructuraEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x x cumplir con la cuota de ventasjefe de ventas Patricia Rubio x x x x bajar la informacion necesaria a mi equipo de ventas para que ellos logren cumplir la facturacion que requiere la empresa 27
  28. 28. Ejecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x dar soporte a las facturacion, despachos y notas credito de los regionales de Bucaramanga y caliEjecutivo de ventas Corporativo Patricia Rubio x x x x x Mejorar el servicio y los tiempos de respuesta a los clientes corporativos para incrementar las ventasEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Presentar a intcomex como un mayorista de tecnologia con buen portafolio y los mejores preciosEjecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x hacer las llamadas diarias para lograr aumentar la base de datos y las ventas con mejor utilidadGerente de credito y cartera Alexandra Alonso x x x x x Lograr el recaudo necesario para cumplir con los pagos a la corporacion y a proveedores de manera oportunaCoordinadora de credito y cartera Alexandra Alonso x x x x x Hacer el cobro a los almacenes de cadena y mantener estas cuentas al día en notas crédito y recaudosJefe de credito y cartera Alexandra Alonso x x x x x realizar el cobro de clientes corporativos y apoyar a los cobradores en la liberación de facturación con casos excepcionalesAnalista de credito Alexandra Alonso x x x x x analizar la documentación de los clientes y revisar la, garantizando a la empresa un optimo y acertado otorgamiento en el cupo de créditoCobrador Alexandra Alonso x x x x x hacer el recaudo a los clientes de Bogotá y CaliCobrador Alexandra Alonso x x x x x Realizar el cobro a clientes de Medellín y centro comercial de Bogotá 28
  29. 29. MATRIZ DE CONTACTOAUDIENCIAS DIRECTOR GENERAL DIRECTORES DE EJECUTIVOS DE CREDITO Y ADMINISTRATIVO OPERACIONES CLIENTES AREA VENTAS COBRANZA EXTERNOSVOCEROSOFICIALESPROFESIONAL Diagnostico,DE LA levantamiento deCOMUNICACION informacion y presentacion del plan estrategico de comunicación que debe implementarDIRECTOR * Presentacion estado * Difusion de la * Difusion de la imagen * Difusion de la * Difusion de laGENERAL actual de la imagen corporativa de la imagen corporativa imagen comunicación dentro de corporativa de la organización por medios de la organización corporativa de la la Organizacion. organización por visuales por medios organización por * Plan estrategico de medios visuales visuales medios visuales comunicación que sera implementadoDIRECTORES DE * Reunion para * Reunion para presentar * Reunion para * Reunion paraAREA presentar el el proposito general de la presentar el presentar el proposito general organización. proposito general proposito de la * Concientizar la de la organización. general de la organización. participacion por * Concientizar la organización. * Concientizar la departamento e participacion por * Concientizar la participacion por individual en esta meta departamento e participacion por departamento e individual en esta departamento e individual en esta meta individual en meta esta metaEJECUTIVOS DE Difusion delVENTAS mensaje en pro de la reputacion positiva de la organizaciónCREDITO Y Mensaje enCOBRANZA busca de lograr mejorar el relacionamiento y cumplir con el recaudoADMINISTRATIVO Divulgar Divulgar campañas y Divulgar campañas Divulgar Divulgar campañas y actividades para y actividades para campañas y campañas y actividades para alimentar sentido de alimentar sentido actividades para actividades para alimentar sentido pertenencia de pertenencia alimentar alimentar sentido de pertenencia sentido de de pertenencia pertenencia 29
  30. 30. VISIÓN DE LA COMPAÑÍASer la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, con presencia localexpandida, crecimiento en ventas, diversidad de marcas, con productos de alta rotación, logrando posicionamiento connuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien mil clientes. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITOEficiencia, eficacia, rentabilidad, posicionamiento, crecimiento, cobertura OBJETIVO ESTRATÉGICO PLAN COMUNICACIÓNGenerar mayor sentido de pertenencia y compromiso por parte de los colaboradores, a través deinformación veraz, completa y oportuna por parte de sus directivos en un término de 3 meses,medible en términos de clima organizacional. ACCIÓNCrear de un newsletter semanal, en el cual la alta dirección y los colaboradores en generalpubliquen información relevante sobre la compañía, las áreas, los procesos, las negociaciones,logros e incluso información de orden informal como felicitaciones por cumpleaños, que generenunidad y cohesión. MEDICIÓN DE LOS MENSAJES FEED BACK DEFINICIÓN INDICADORES INDICADORES DEFINICIÓN VARIABLES Y ATRIBUTOSInformación clara, sencilla precisa y resumida sobre temas de importancia en la organización. Pertinencia de la información 5 (Muy pertinente) 1 (No pertinente) MEDIOS Cuantitativa: Encuestas Utilidad de la información 5 (Muy util) 1 (No útil)Correo electrónico, cartelera, impresos. Claridad de la información 5 (Muy clara) 1 (No clara) Relación de Concordancia VOCEROS Precisión de la información 5 (Muy precisa) 1 (No precisa)Comunicador, Director General, Directores áreas AUDIENCIA Cualitativa: (Sondeos), grupos focales Comentarios ó posiciones adoptadasToda la compañía en general Evaluada de acuerdo con la percepción y comentarios repetitivos por un número importante 30

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