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GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN




            Guía 1. Fundamentos




              Presentado por

         ASENETH MENESES CHITIVA




               Presentado a

        JOANNA PAOLA PRIETO RUIZ




            UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MERCADEO

           OCTUBRE 14 DE 2012

                 BOGOTÁ
TABLA DE CONTENIDO




INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

RESUMEN

ABSTRACT

PALABRAS CLAVES

KEY WORDS

ACTIVIDAD 1 Resumen en ingles y Reflexión Crítica

ACTIVIDAD 2Cuadro comparativo: transformación de la comunicación en la
organización.

ACTIVIDAD 3

      ¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve?
      ¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo
      modelo?
      ¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material?
      ¿Cuál? Descríbalo brevemente.
      Caso de aplicación (grupal)

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN

A lo largo de la historia, la comunicación al interior de las organizaciones, ha
tenido una evolución, favorable. Sus primeras apariciones se dieron a finales del
siglo XIX y principios del siglo XX, con la revolución industrial, esto debido al
incremento y diversificación de organizaciones. Aunque sus comienzos no
favorecían la comunicación como la conocemos hoy en día, la escuela “Clásica”
tuvo aportes importantes en los lineamientos que se manejan hoy en día en las
organizaciones. Aportes como una jerarquía definida, el desarrollo de normas,
procedimientos, reglas, estándares de operación, especificación de los derechos y
deberes de cada empleado, fueron algunos de los aportes de esta escuela;
aunque era impersonal y demasiado formal y no tenía en cuenta el recurso
humano. Luego vino la escuela humanista, la cual quizó compensar la desatención
del recurso humano que se veía en la escuela clásica, pero fue bastante criticada
por exagerar la importancia del elemento humano por encima de los costos y
simplificar los requisitos de una buena administración, sin embargo complementa
a la teoría clásica. Luego vinieron la teoría de sistemas y la teoría contingente, las
cuales son utilizadas mayormente en la actualidad, ya que mejoraron de una
comunicación vertical a una comunicación transversal y horizontal e integran
elementos externos a la organización, los cuales consideran factores importantes
en el cumplimiento de objetivos de la organización. En la actualidad se reúnen
estas cuatro escuelas y toman lo mejor de cada una para una buena
administración, pero aun no existe un modelo que permita una comunicación
eficaz al interior de las organizaciones; aunque hay muchas empresa que ya están
cambiando sus modelos de comunicación y esto debe ser una prioridad, para las
organizaciones que deseen estar a la vanguardia y conquistar a sus públicos.
OBJETIVOS




Comprender el proceso evolutivo de la comunicación humana, social y
organizacional, así como en paralelo, el comportamiento del ser humano, el cual
se ve impactado por el entorno, por su manera de asociarse y de comunicarse; en
otras palabras, comprender la importancia de la comunicación en la vida social del
hombre y comercial de las empresas.
RESUMEN




La comunicación en las organizaciones, no debe ser vista como algo aislado de
la organización en sí; estos dos conceptos se complementan el uno al otro, debido
a esto no debemos ver a la organización como una simple estructuras de
cemento, las organizaciones son manifestaciones visibles de la actividad humana
y su comunicación, así mismo la comunicación no debe ser vista, como el simple
hecho de enviar mail, correo, comunicaciones escritas, videoconferencia,
reuniones,estos dos concepto son un solo. En este sentido la organización debe
hablar el mismo lenguaje, su mensaje debe ser transmitido y debe ser recibido
de la misma manera por cada integrante.

Al interior de cada organización es fundamental que cada directivo sea un líder
comunicador, quien sea el que fomente la comunicación eficaz entre sus
colaboradores. Lo que le da significado a la organización son cada una de las
personas que la conforman, ya que son estas son las que interactúan, se
relacionan, concretan negocios, permiten un cambio en la organización con sus
aptitudes y actitudes y las TIC´s son las herramientas que soportan los procesos
para el cumplimiento de sus objetivos; es realmente el talento humano lo que le
da un significado a las estructuras de cemento y a las tecnologías. La
comunicación abarca cuatro aspectos importantes a desarrollar por parte del
comunicador: información, identificación, integración e imagen. La información
hace parte del conocimiento que debe tener cada colaborador del estado en el
cual se encuentra su empresa internamente y como es vista externamente por
todos los públicos que la rodean, la identificación hace parte de la cultura
organización, de todos aquellos factores que identifican y caracterizan a sus
colaboradores, sus cualidades, fortalezas, principios y valoresasí como el
sentido de pertenencia, la integración hace referencia a la comunicación entre
cada uno de sus integrantes, su correcta interacción y creación de grupos de
trabajo; la imagen hace referencia a la identificación de la empresa tanto
internamente como externamente, como desea ser vista, su imagen corporativa,
planta física, uniformes, entre otros.

Los modelosde comunicación permiten realizar un cambio en la estructura
organizacional, con respecto a su cultura, principios, valores, la cual va dirigida a
la comunicación entre todos lo públicos que la rodean, internos y externos. Sus
principales características son el emisor, el canal, el mensaje, el ruido, el
receptor.




                                     ABSTRACT




Communication in organizations should not be viewed in isolation from the
organization itself, these two concepts are complementary to each other, because
of this we should not see the organization as a simple concrete structures,
organizations are visible manifestations of human activity and communication, and
communication itself should not be seen as simply sending mail, email, written
communications, videoconferencing, meetings, these two are a single concept. In
this sense, the organization must speak the same language, your message must
be transmitted and should be received in the same way for each member.

Within each organization is essential that every manager is a leader communicator,
who is the one that promotes effective communication between colleagues. What
gives meaning to the organization are each of the people who make it, as they are
these that interact, relate, business materialize, allow a change in the organization
with their skills and attitudes and technologies are the tools processes that support
for the achievement of its objectives; human talent is really what gives meaning to
concrete structures and technologies. Communication covers four important
aspects to be developed by the communicator: information, identification, and
image integration. The information is part of the knowledge that each employee
should have the state in which your company is located internally and externally as
seen by audiences all around it, the identification is part of the organization culture,
of all the factors that identify and characterize their employees, their qualities,
strengths, values and principles and a sense of belonging, integration refers to the
communication between each of its members, good interaction and creation of
working groups, the image refers to the identification of the company both internally
and externally, and wants to be seen, its corporate image, physical plant, uniforms,
among others.

Communication models allow for a change in the organizational structure with
respect to their culture, principles, values, which is intended for communication
between all the surrounding public, internal and external.
PALABRAS CLAVES

Comunicación en las organizaciones
Estructuras
Actividad humana
Lenguaje
Mensaje
Transmitido
Líder comunicador
Actitudes
Aptitudes
TIC´S
Objetivos
Talento humano
Información
Identificación
Integración
Imagen
Públicos
Cultura
Cualidades
Fortalezas
Principios
Valores
Sentido de pertenencia
Modelos de comunicación
Emisor
Canal
Ruido
Receptor
                             KEY WORDS

Communication in organizations

structures

human activity

language

message

Airing

leader communicator

attitudes

skills

ICT'S

objectives

human talent

information

identification

integration

image

public

culture

qualities
strengths

beginning

values

Sense of belonging

Communication Models

transmitter

channel

noise

receiver
ACTIVIDAD1.LA COMUNICACIÓN Y EL COMPORTAMIENTO HUMANO

1.1.   Revise el siguiente video y hágase una idea de lo qué significa la
       comunicación dentro de las organizaciones.
1.2.   En mínimo dos o tres párrafos haga un resumen en inglés del video y
       adjunte a la guía.

Currently, communication in organizations is seen as simply sending mail,
circulars, memoranda, videoconferences, meetings and apparently is seen as
separate from the organization. An alternative approach to communication can be
assimilated with a container and the liquid. The container refers to the organization
and communication liquid is flowing into it and takes the form of organization.

In this sense, the organization must speak the same language, and that the
message should be treated in the same manner for all its members, and it is
natural that each person interprets a communication in different ways by this
reason the correct information must reach the right person. You would think then
that the information used within some organizations is not ideal.

The alternative approachof communication with the organizations consider
communication as a fundamental process that shapes social reality of each
individual. Communication should not be seen as simply transmit data, is a process
of continuous creation of meanings and interpretations, likewise organizations
should not be seen as mere man-made structures, are visible manifestations of
human activity and its communication. To understand the approach of
communication in organizations, it is necessary to consider each individual
inherent aspects such as power, identity, gender, ideology, ethnicity, culture and
more. In view of the above should not separate the meaning of communication and
organization, because even in our mind the organization is seen as something
material (building, branch), which really gives a meaning to this term are the people
who and integrate the interaction that occurs between each of the members
thereof. Keep in mind that it is not only the communication within the organization
and its employees, it is also essential that the interaction occurs with the different
audiences that surround it.

1.3. Haga una reflexión crítica con base en las lecturas sobre el impacto y/o
influencia que tiene el comportamiento humano en la comunicación
organizacional.

El comportamiento de cada individuo al interior de una organización es
fundamental, para el buen desarrollo de las funciones, el cumplimiento de objetivo,
el buen clima laboral al interior de su estructura; por ello que es fundamental que
existan lideres, profesionales encargados de estructurar la comunicación, al
interior de la organización, ya que lo que se busca es fomentar en los
colaboradores sentido de pertenencia, la cual permitirá a cada colaborador tomar
un rumbo a sus actividades diarias. Es muy importante que cada organización
cuente con una guía que dirija, enseñe, promueva y facilite cada aspecto
importante de la comunicación; esta guía hace referencia al comunicador al
interior de cada grupo de trabajo. Una buena comunicación entre los miembros de
un equipo y su cabeza, permitirá llevar a cabo los objetivos planteados, un buen
clima laboral, trabajo en equipo y satisfacción personal, por esta razón es urgente
que cada gerente sea un comunicador organizacional, que sea profesional, con
capacidades de enseñar, dirigir, retroalimentar; esta urgencia se debe a que la
tendencia de las organizaciones con respecto al mercado, es y será la
comunicación.Las organizaciones que desean estar a la vanguardia, deben buscar
e implementar modelos avanzados al interior de sus organizaciones, que les
permita cambiar su cultura organizacional rígida, de control, producción y
autoridad, a un modelo de relaciones, conocimiento, que se encargue de la
gestión de la comunicación y la información. La comunicación abarca cuatro
aspectos importantes a desarrollar por parte del comunicador: información,
identificación,   integración   e   imagen.   La   información   hace   referencia   al
conocimiento mínimo, con el cual debe contar cada funcionario acerca de su
empresa, el entorno que la rodea y su trabajo, todos los aspectos informativos que
rodean la organización; la identificación hace referencia a la cultura de la
organización, todos aquellos factores de la misión, visión, valores que identifican a
cada funcionario, los cuales deben estar acorde a los objetivos de la organización
y los cuales deben ser coherentes con la realidad de la misma; la integración hace
referencia a la buena comunicación que debe existir entre los diferentes niveles de
la organización, sin importar las jerarquías, la organización debe ser vista como un
conjunto; finalmente la imagen permite identificar a cada colaborador y en general
todos aquellos aspectos de la organización, que permite que esta sea reconocida
por el público en general.

ACTIVIDAD 2. TEORÍAS Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Elabore un cuadro comparativo donde analice la transformación de la
comunicación en la organización desde la estructura organizacional. Tenga
en cuenta la época, el autor, su aporte y característica de la comunicación.
Incluya audio al cuadro.

Ver link:

http://www.youtube.com/watch?v=x2Mf5Fiuq-U




ACTIVIDAD      3.   FUNDAMENTOS          Y   MODELOS        DE    COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL

3.6. Responda las siguientes preguntas:

¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve?

Un modelo de comunicación es el que permite realizar un cambio al interior de las
organizaciones, con respecto a su cultura, misión, visión, valores, dirigida a la
comunicación entre todos los públicos posibles tanto internos como externos de la
misma. Este modelo exige un cambio en la manera retrograda como algunas
organizaciones vienen manejando las relaciones al interior, la cual tiene que ver
con su rigidez, autoritarismo, producción, control, entre otros aspectos. Según
Bunge (1972,p.2), son construcciones teórico-hipotéticas de la realidad; pretenden
representar la realidad descrita simplificándola, teniendo en cuenta las variables
mas importantes

¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo
modelo?

      Emisor              : es quien tiene la información y el objetivo de la
      comunicación
      Codificación        : es el proceso de conversión de la información en
      símbolos
      Mensaje             : lo que espera comunicar el emisor
      Canal               : es el medio por el cual se va a hacer llegar el mensaje.
      Ejemplo de esto son las reuniones, los comunicados, carteleras, memos
      entre otros
      Decodificación      : es el proceso de desconversión de los símbolo, para
      que el mensaje llegue satisfactoriamente al receptor
      Receptor            : es la persona que recibe el mensaje decodificado
      Retroalimentación : es la respuesta al mensaje recibido, si se recibió
      satisfactoriamente, si cumplió con su objetivo
      Ruido               : son todas aquellas interrupciones que distorsionan la
      recepción o el cumplimiento del objetivo de la comunicación.
¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? ¿Cuál?
Descríbalo brevemente.

Gibson (1996) propone en su estudio el modelo de comunicación organizacional
del Banco Santander:




El modelo anterior propone un enfoque sistémico de la comunicación en las
organizaciones, ya que la organización es una estructura autónoma, la cual debe
permitir integrar todas las partes del sistemas organizacional de la empresa o
debe permitir construir un modelo en el cual todos los miembros de la
organización, puedan hacer parte activa del sistema y que permite una interacción
dinámica con su ambiente, para el logro de los objetivos.


MODELO PLANTEADO POR EL INVESTIGADOR COLOMBIANO DANIEL
LOPEZ 2007




         gobernantes                      gobernados
informacion
    medio
                                publica




  entretenimi
                              audiencia
     ento




medio           periodismo                 audiencia




mensaje          lenguaje                  audiencia
espacio           tiempo           medio            audiencia




            empresa                            sociedad




Este modelo permite apreciar, el papel específico de la comunicación desde los
marcos sociales; este modelo también plantea a la comunicación como un
sistema. Desde la perspectiva de la comunicación al interior de las organizaciones
el emisor y el receptor entran en interacción con la información que comparte, la
cual permite que los componentes del sistema se integren o que se pueda definir
el cliente interno y externo de la organización. Este modelo conduce a crear una
red interactiva organizacional acorde con la información o conocimiento que se
comparte, lo cual se define como “empresa inteligente”.
7.Trabajo Grupal
Integrantes:
Aseneth Meneses Chitiva
Luz Mery Martínez

Diana Aleidy Malangón


Mediante el siguiente caso de estudio se pretende que aplique lo aprendido.
Lea y analice el caso y desarrolle la actividad requerida.


La empresa “Soluciones en Sistemas” Una empresa dedicada a la fabricación y
comercialización de equipos de cómputo y software especializados para empresas
de comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva línea de productos como son
video juegos para un nuevo mercado objetivo.


La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: un
Gerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, uno
administrativo, uno de operaciones y un gerente comercial.
Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, según la naturaleza de
sus funciones como son: cartera, tesorería y caja, recursos humanos, logística,
telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente.


En los últimos meses la empresa ha tenido una gran rotación de su personal
debido a que han registrado errores en la realización de actividades, lo cual ha
generado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores en
fabricación de productos, pedidos, despachos, horarios, y atención a clientes,
entre otros.


Una de las razones que se ha detectado al interior de la compañía y que generan
estas fallas es un grave problema de comunicación interna y externa debido a:
Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autónomo además
no le interesa comentar sus planes a los demás miembros de la organización, por
temor a las críticas o a que se involucren en sus asuntos propios.
Se   registran   instrucciones       poco   claras   para   adelantar   las    labores.
No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen niveles
claros de empoderamiento.


No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes de
clientes. Algunos de los funcionarios no están capacitados para atender a los
clientes internos y externos ya que los términos que utilizan son muy técnicos, por
lo tanto no hay fácil comprensión.
Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materia
de comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados,
elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrolle
los siguientes puntos:


7.1. Explique cuáles son los factores de la comunicación humana que
influyen en laempresa.


Dentro de la organización la comunicación debe ser planificada hacia todos los
departamentos buscando generar motivación y explicando claramente los
objetivos de la compañía, para impulsar a todos los departamentos hacia un
mismo fin, la comunicación debe ser humanista haciendo participativos a los
funcionarios para la creación de nuevas ideas, con comunicación horizontal lo cual
no anula la jerarquía pero exige a nivel gerencial encontrar un método de liderazgo
y pertenencia sin afectar la comunicación informal y la confianza de sus
subordinados.    Es      eficiente    implementar    una    comunicación      horizontal


7.2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa.
Explicarlosbrevemente.

       Mejorar la interrelación entre las gerencias de todas las áreas
      Efectividad en la ejecución de los planes propuestos al lograr que todos los
      departamentos tengan y entiendan la misma información.
El sentido de pertenencia, con el compromiso de los funcionarios al poder
       participar y aportar ideas a la organización, siendo escuchado y sintiéndose
       parte de un equipo.
       Mejorar el nivel de convicción de los funcionarios, disfrutando alcanzar sus
       objetivos.
       Implementar              procesos,   estrategias,   tácticas   que    entreguen
       responsabilidades a todos los departamentos y se convierta en una
       comunicación informal, con planeación y liderazgo.

7.3.   Determine           qué    modelo    de   comunicación    podría   implementar.


Decidimos partir de los modelos generales de la comunicación (aspectos macro),

hasta llegar a los meramente organizacionales, a fin de darnos una idea global de

las razones de falla en la compañía “Soluciones y Sistemas”

Partiendo de modelos macro de comunicación, encontramos algunos que cuentan

con un énfasis en los procesos mentales de las personas, destacamos el de Berlo,

ya que, sin desconocer los aspectos físicos de la comunicación (fuente, mensaje,

medios, receptor), resalta características psicosociales existentes, en la actualidad

“Humanizar” la comunicación, la hace realmente cercana y permite comprender a

fondo sus falencias.




       Figura 1. Modelo Berlo
Lo anterior, sin desconocer modelos de orden socio-psicológico como el de

Ruesch y Bateson, que incorpora cuatro niveles de comunicación: Interpersonal,

Intrapersonal, Cultura y Grupal, sin duda, un acercamiento mucho más próximo a

la realidad de la comunicación de las organizaciones.

En cuanto a los modelos de comunicación organizacional objeto de nuestro

estudio, encontramos valiosos aportes como los de Redding y Sanborn,

mencionando en el campo de comunicación interna, las relaciones humanas, las

relaciones administrador – trabajador y comunicaciones de orden ascendente,

descendente y horizontal.     Witkin y Stephens, mencionan la interacción e

interdependencia entre subsistemas, a través del acto de comunicación que busca

alcanzar los objetivos de la organización. Gibson, quien estudió el modelo de

comunicación del Banco Santander incorpora conceptos como la retroinformación

y el ruido.

Sin embargo, encontramos en la teoría de Luhmann, en donde la sociedad está

compuesta de comunicaciones y no de seres humanos, una realidad determinante

para establecer el modelo de “Soluciones en Sistemas”, en donde es necesario,

que el sistema sea autoreferente y en que si mismo, constituya un modelo que

permita corregir los errores que sobre la comunicación están generando el fracaso

en todos sus procesos y resultados. Crearlo al interior de la organización, con

tipos de comunicación horizontal e integral, retomando aspectos fundamentales de

los modelos mencionados, haciendo énfasis en la humanización de la

comunicación, permitirán que existan cambios fundamentales y existe nuevamente

un enfoque en bloque hacia el alcance de los objetivos organizacionales.
7.4.   Señale   las   características   que   podría    reunir   el    comunicador
organizacional.


El papel del comunicador organizacional, se ha transformado y ha ganado valor en

los últimos tiempos, toda vez, que finalmente las organizaciones avanzan en la vía

que el mundo lo exige y la comunicación es su pilar fundamental.               Las

características del mismo deben ser: Liderazgo, simpatía, sensibilidad, empatía,

carisma, sencillez, autoestima, debe tener aptitudes de observador, abstracción,

lucidez, claridad, orden, coherencia, concisión, precisión, dominio del idioma,

creatividad, entre otros.


Dentro de la organización es fundamentalmente:


       Un facilitador de los procesos comunicativos entre las áreas.

       Un regulador, revisa el establecimiento de los objetivos de la comunicación

       y su aprovechamiento máximo, tomando acciones correctivas.

       Un punto de conexión que permite el flujo informativo.

       Un ente integrador de la organización con y entre los colaboradores

       Un creador de la imagen de la organización al interior y exterior de la

       misma.
7.5. Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación
con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos
productos.
Teniendo en cuenta la propuesta planteada podríamos afirmar que la implantación
de este modelo, permitirá la integración entre cada uno de los departamentos.
Esta integración hace referencia a mejorar la comunicación a nivel global, al
interior de la organización, entre cada una de las áreas; pero también hace
referencia a la implementación de mecanismos de comunicación eficientes, para
que los clientes, puedan comunicarse eficazmente y así mismo ofrecerles un
excelente servicio. El modelo permitirá replantear la cultura, principios, valores,
que se habían llevado a cabo hasta ahora, por una cultura dirigida a las personas
y basada en la comunicación, la cual permitirá en el mediano y largo plazo, dar
una identidad de la organización a todos los públicos internos y externos, que
permitirá que sus colaboradores se sientan a gusto con su empresa, sientan
sentido de pertenencia y se sientan comprometidos con el cumplimiento de
objetivos de la misma. También permitirá establecer políticas,normas y
procedimientos, para la toma de decisiones en cada departamento, las cuales
afianzaran aun mas las relaciones, el respecto, la cordialidad entre cada área
involucrada. Por otra parte, la gerencia se debe sentir satisfecha, debido a que el
modelo permitirá la integración de todos los departamentos, lo cual permitirá,
mejorar los tiempos de respuesta en la producción, productos de calidad, entrega
oportuna a los clientes, disminución en la rotación de personal por errores
derivados de la deficiente comunicación, desempeño eficaz en cada área
involucrada, lo anterior generara rentabilidad a los accionistas y satisfacción del
cliente. Debido a lo anterior el lanzamiento de nuevos será mas fácil, por la mayor
credibilidad en la empresa, ya que sus productos serán coherentes con la realidad
de la organización.
CONCLUSIONES



Esta actividad nos permitió conocer la importancia de la comunicación al interior de
las organizaciones, la cual no debe ser un concepto aislado de la organización,
sino por el contrario se complementan entre sí.


El ser humano es el motor de las organizaciones y su comunicación; son sus
actitudes, conocimientos, las que enriquecen y le dan valor a las organizaciones y
sus buenas relaciones con los diferentes públicos, son las que determinan el
fracaso o el éxito en el cumplimiento de sus objetivos.
Conocimos las escuelas mas relevantes en el desarrollo de la comunicación a
través de la historia, así como sus teorías y sus principales exponentes, los cuales
son las bases de los modelos que se manejan actualmente en las empresas


Pudimos conocer acerca de los diferentes modelos de comunicación, los cuales
están siendo implementado por varias organizaciones cuyo objetivo principal es
estar a la vanguardia, de las exigencias que presentan los mercados.
BIBLIOGRAFÍA



Fernández Collado, Carlos. 2009. La Comunicación en las Organizaciones.
México: Editorial Trillas.
RodríguezHernández, Reina. 2010. “Introducción a la comunicación”.
Comunicación Empresarial. Plan Estratégico como Herramienta Gerencial.
Centro de Investigaciones de la Comunicación Corporativa Organizacional
CICCO. 2007.
http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n32/mvalle.html

http://journal.ean.edu.co/index.php/revistai/article/viewFile/410/360

http://isabelmateriales.blogspot.com/2011/08/modelos-de-comunicacion.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Frederick_Winslow_Taylor

http://es.wikipedia.org/wiki/Elton_Mayo

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  • 1. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Guía 1. Fundamentos Presentado por ASENETH MENESES CHITIVA Presentado a JOANNA PAOLA PRIETO RUIZ UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MERCADEO OCTUBRE 14 DE 2012 BOGOTÁ
  • 2. TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS RESUMEN ABSTRACT PALABRAS CLAVES KEY WORDS ACTIVIDAD 1 Resumen en ingles y Reflexión Crítica ACTIVIDAD 2Cuadro comparativo: transformación de la comunicación en la organización. ACTIVIDAD 3 ¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve? ¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo modelo? ¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? ¿Cuál? Descríbalo brevemente. Caso de aplicación (grupal) CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA
  • 3. INTRODUCCIÓN A lo largo de la historia, la comunicación al interior de las organizaciones, ha tenido una evolución, favorable. Sus primeras apariciones se dieron a finales del siglo XIX y principios del siglo XX, con la revolución industrial, esto debido al incremento y diversificación de organizaciones. Aunque sus comienzos no favorecían la comunicación como la conocemos hoy en día, la escuela “Clásica” tuvo aportes importantes en los lineamientos que se manejan hoy en día en las organizaciones. Aportes como una jerarquía definida, el desarrollo de normas, procedimientos, reglas, estándares de operación, especificación de los derechos y deberes de cada empleado, fueron algunos de los aportes de esta escuela; aunque era impersonal y demasiado formal y no tenía en cuenta el recurso humano. Luego vino la escuela humanista, la cual quizó compensar la desatención del recurso humano que se veía en la escuela clásica, pero fue bastante criticada por exagerar la importancia del elemento humano por encima de los costos y simplificar los requisitos de una buena administración, sin embargo complementa a la teoría clásica. Luego vinieron la teoría de sistemas y la teoría contingente, las cuales son utilizadas mayormente en la actualidad, ya que mejoraron de una comunicación vertical a una comunicación transversal y horizontal e integran elementos externos a la organización, los cuales consideran factores importantes en el cumplimiento de objetivos de la organización. En la actualidad se reúnen estas cuatro escuelas y toman lo mejor de cada una para una buena administración, pero aun no existe un modelo que permita una comunicación eficaz al interior de las organizaciones; aunque hay muchas empresa que ya están cambiando sus modelos de comunicación y esto debe ser una prioridad, para las organizaciones que deseen estar a la vanguardia y conquistar a sus públicos.
  • 4. OBJETIVOS Comprender el proceso evolutivo de la comunicación humana, social y organizacional, así como en paralelo, el comportamiento del ser humano, el cual se ve impactado por el entorno, por su manera de asociarse y de comunicarse; en otras palabras, comprender la importancia de la comunicación en la vida social del hombre y comercial de las empresas.
  • 5. RESUMEN La comunicación en las organizaciones, no debe ser vista como algo aislado de la organización en sí; estos dos conceptos se complementan el uno al otro, debido a esto no debemos ver a la organización como una simple estructuras de cemento, las organizaciones son manifestaciones visibles de la actividad humana y su comunicación, así mismo la comunicación no debe ser vista, como el simple hecho de enviar mail, correo, comunicaciones escritas, videoconferencia, reuniones,estos dos concepto son un solo. En este sentido la organización debe hablar el mismo lenguaje, su mensaje debe ser transmitido y debe ser recibido de la misma manera por cada integrante. Al interior de cada organización es fundamental que cada directivo sea un líder comunicador, quien sea el que fomente la comunicación eficaz entre sus colaboradores. Lo que le da significado a la organización son cada una de las personas que la conforman, ya que son estas son las que interactúan, se relacionan, concretan negocios, permiten un cambio en la organización con sus aptitudes y actitudes y las TIC´s son las herramientas que soportan los procesos para el cumplimiento de sus objetivos; es realmente el talento humano lo que le da un significado a las estructuras de cemento y a las tecnologías. La comunicación abarca cuatro aspectos importantes a desarrollar por parte del comunicador: información, identificación, integración e imagen. La información hace parte del conocimiento que debe tener cada colaborador del estado en el cual se encuentra su empresa internamente y como es vista externamente por todos los públicos que la rodean, la identificación hace parte de la cultura organización, de todos aquellos factores que identifican y caracterizan a sus colaboradores, sus cualidades, fortalezas, principios y valoresasí como el sentido de pertenencia, la integración hace referencia a la comunicación entre cada uno de sus integrantes, su correcta interacción y creación de grupos de trabajo; la imagen hace referencia a la identificación de la empresa tanto
  • 6. internamente como externamente, como desea ser vista, su imagen corporativa, planta física, uniformes, entre otros. Los modelosde comunicación permiten realizar un cambio en la estructura organizacional, con respecto a su cultura, principios, valores, la cual va dirigida a la comunicación entre todos lo públicos que la rodean, internos y externos. Sus principales características son el emisor, el canal, el mensaje, el ruido, el receptor. ABSTRACT Communication in organizations should not be viewed in isolation from the organization itself, these two concepts are complementary to each other, because of this we should not see the organization as a simple concrete structures, organizations are visible manifestations of human activity and communication, and communication itself should not be seen as simply sending mail, email, written communications, videoconferencing, meetings, these two are a single concept. In this sense, the organization must speak the same language, your message must be transmitted and should be received in the same way for each member. Within each organization is essential that every manager is a leader communicator, who is the one that promotes effective communication between colleagues. What gives meaning to the organization are each of the people who make it, as they are these that interact, relate, business materialize, allow a change in the organization with their skills and attitudes and technologies are the tools processes that support for the achievement of its objectives; human talent is really what gives meaning to concrete structures and technologies. Communication covers four important aspects to be developed by the communicator: information, identification, and image integration. The information is part of the knowledge that each employee should have the state in which your company is located internally and externally as
  • 7. seen by audiences all around it, the identification is part of the organization culture, of all the factors that identify and characterize their employees, their qualities, strengths, values and principles and a sense of belonging, integration refers to the communication between each of its members, good interaction and creation of working groups, the image refers to the identification of the company both internally and externally, and wants to be seen, its corporate image, physical plant, uniforms, among others. Communication models allow for a change in the organizational structure with respect to their culture, principles, values, which is intended for communication between all the surrounding public, internal and external.
  • 8. PALABRAS CLAVES Comunicación en las organizaciones Estructuras Actividad humana Lenguaje Mensaje Transmitido Líder comunicador Actitudes Aptitudes TIC´S Objetivos Talento humano Información Identificación Integración Imagen Públicos Cultura Cualidades Fortalezas Principios Valores Sentido de pertenencia Modelos de comunicación Emisor Canal
  • 9. Ruido Receptor KEY WORDS Communication in organizations structures human activity language message Airing leader communicator attitudes skills ICT'S objectives human talent information identification integration image public culture qualities
  • 10. strengths beginning values Sense of belonging Communication Models transmitter channel noise receiver
  • 11. ACTIVIDAD1.LA COMUNICACIÓN Y EL COMPORTAMIENTO HUMANO 1.1. Revise el siguiente video y hágase una idea de lo qué significa la comunicación dentro de las organizaciones. 1.2. En mínimo dos o tres párrafos haga un resumen en inglés del video y adjunte a la guía. Currently, communication in organizations is seen as simply sending mail, circulars, memoranda, videoconferences, meetings and apparently is seen as separate from the organization. An alternative approach to communication can be assimilated with a container and the liquid. The container refers to the organization and communication liquid is flowing into it and takes the form of organization. In this sense, the organization must speak the same language, and that the message should be treated in the same manner for all its members, and it is natural that each person interprets a communication in different ways by this reason the correct information must reach the right person. You would think then that the information used within some organizations is not ideal. The alternative approachof communication with the organizations consider communication as a fundamental process that shapes social reality of each individual. Communication should not be seen as simply transmit data, is a process of continuous creation of meanings and interpretations, likewise organizations should not be seen as mere man-made structures, are visible manifestations of human activity and its communication. To understand the approach of communication in organizations, it is necessary to consider each individual inherent aspects such as power, identity, gender, ideology, ethnicity, culture and more. In view of the above should not separate the meaning of communication and organization, because even in our mind the organization is seen as something material (building, branch), which really gives a meaning to this term are the people who and integrate the interaction that occurs between each of the members thereof. Keep in mind that it is not only the communication within the organization
  • 12. and its employees, it is also essential that the interaction occurs with the different audiences that surround it. 1.3. Haga una reflexión crítica con base en las lecturas sobre el impacto y/o influencia que tiene el comportamiento humano en la comunicación organizacional. El comportamiento de cada individuo al interior de una organización es fundamental, para el buen desarrollo de las funciones, el cumplimiento de objetivo, el buen clima laboral al interior de su estructura; por ello que es fundamental que existan lideres, profesionales encargados de estructurar la comunicación, al interior de la organización, ya que lo que se busca es fomentar en los colaboradores sentido de pertenencia, la cual permitirá a cada colaborador tomar un rumbo a sus actividades diarias. Es muy importante que cada organización cuente con una guía que dirija, enseñe, promueva y facilite cada aspecto importante de la comunicación; esta guía hace referencia al comunicador al interior de cada grupo de trabajo. Una buena comunicación entre los miembros de un equipo y su cabeza, permitirá llevar a cabo los objetivos planteados, un buen clima laboral, trabajo en equipo y satisfacción personal, por esta razón es urgente que cada gerente sea un comunicador organizacional, que sea profesional, con capacidades de enseñar, dirigir, retroalimentar; esta urgencia se debe a que la tendencia de las organizaciones con respecto al mercado, es y será la comunicación.Las organizaciones que desean estar a la vanguardia, deben buscar e implementar modelos avanzados al interior de sus organizaciones, que les permita cambiar su cultura organizacional rígida, de control, producción y autoridad, a un modelo de relaciones, conocimiento, que se encargue de la gestión de la comunicación y la información. La comunicación abarca cuatro aspectos importantes a desarrollar por parte del comunicador: información, identificación, integración e imagen. La información hace referencia al conocimiento mínimo, con el cual debe contar cada funcionario acerca de su empresa, el entorno que la rodea y su trabajo, todos los aspectos informativos que rodean la organización; la identificación hace referencia a la cultura de la
  • 13. organización, todos aquellos factores de la misión, visión, valores que identifican a cada funcionario, los cuales deben estar acorde a los objetivos de la organización y los cuales deben ser coherentes con la realidad de la misma; la integración hace referencia a la buena comunicación que debe existir entre los diferentes niveles de la organización, sin importar las jerarquías, la organización debe ser vista como un conjunto; finalmente la imagen permite identificar a cada colaborador y en general todos aquellos aspectos de la organización, que permite que esta sea reconocida por el público en general. ACTIVIDAD 2. TEORÍAS Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Elabore un cuadro comparativo donde analice la transformación de la comunicación en la organización desde la estructura organizacional. Tenga en cuenta la época, el autor, su aporte y característica de la comunicación. Incluya audio al cuadro. Ver link: http://www.youtube.com/watch?v=x2Mf5Fiuq-U ACTIVIDAD 3. FUNDAMENTOS Y MODELOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 3.6. Responda las siguientes preguntas: ¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve? Un modelo de comunicación es el que permite realizar un cambio al interior de las organizaciones, con respecto a su cultura, misión, visión, valores, dirigida a la comunicación entre todos los públicos posibles tanto internos como externos de la misma. Este modelo exige un cambio en la manera retrograda como algunas organizaciones vienen manejando las relaciones al interior, la cual tiene que ver con su rigidez, autoritarismo, producción, control, entre otros aspectos. Según Bunge (1972,p.2), son construcciones teórico-hipotéticas de la realidad; pretenden
  • 14. representar la realidad descrita simplificándola, teniendo en cuenta las variables mas importantes ¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo modelo? Emisor : es quien tiene la información y el objetivo de la comunicación Codificación : es el proceso de conversión de la información en símbolos Mensaje : lo que espera comunicar el emisor Canal : es el medio por el cual se va a hacer llegar el mensaje. Ejemplo de esto son las reuniones, los comunicados, carteleras, memos entre otros Decodificación : es el proceso de desconversión de los símbolo, para que el mensaje llegue satisfactoriamente al receptor Receptor : es la persona que recibe el mensaje decodificado Retroalimentación : es la respuesta al mensaje recibido, si se recibió satisfactoriamente, si cumplió con su objetivo Ruido : son todas aquellas interrupciones que distorsionan la recepción o el cumplimiento del objetivo de la comunicación.
  • 15. ¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? ¿Cuál? Descríbalo brevemente. Gibson (1996) propone en su estudio el modelo de comunicación organizacional del Banco Santander: El modelo anterior propone un enfoque sistémico de la comunicación en las organizaciones, ya que la organización es una estructura autónoma, la cual debe permitir integrar todas las partes del sistemas organizacional de la empresa o debe permitir construir un modelo en el cual todos los miembros de la organización, puedan hacer parte activa del sistema y que permite una interacción dinámica con su ambiente, para el logro de los objetivos. MODELO PLANTEADO POR EL INVESTIGADOR COLOMBIANO DANIEL LOPEZ 2007 gobernantes gobernados
  • 16. informacion medio publica entretenimi audiencia ento medio periodismo audiencia mensaje lenguaje audiencia
  • 17. espacio tiempo medio audiencia empresa sociedad Este modelo permite apreciar, el papel específico de la comunicación desde los marcos sociales; este modelo también plantea a la comunicación como un sistema. Desde la perspectiva de la comunicación al interior de las organizaciones el emisor y el receptor entran en interacción con la información que comparte, la cual permite que los componentes del sistema se integren o que se pueda definir el cliente interno y externo de la organización. Este modelo conduce a crear una red interactiva organizacional acorde con la información o conocimiento que se comparte, lo cual se define como “empresa inteligente”.
  • 18. 7.Trabajo Grupal Integrantes: Aseneth Meneses Chitiva Luz Mery Martínez Diana Aleidy Malangón Mediante el siguiente caso de estudio se pretende que aplique lo aprendido. Lea y analice el caso y desarrolle la actividad requerida. La empresa “Soluciones en Sistemas” Una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de equipos de cómputo y software especializados para empresas de comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva línea de productos como son video juegos para un nuevo mercado objetivo. La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: un Gerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, uno administrativo, uno de operaciones y un gerente comercial. Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, según la naturaleza de sus funciones como son: cartera, tesorería y caja, recursos humanos, logística, telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente. En los últimos meses la empresa ha tenido una gran rotación de su personal debido a que han registrado errores en la realización de actividades, lo cual ha generado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores en fabricación de productos, pedidos, despachos, horarios, y atención a clientes, entre otros. Una de las razones que se ha detectado al interior de la compañía y que generan estas fallas es un grave problema de comunicación interna y externa debido a: Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autónomo además no le interesa comentar sus planes a los demás miembros de la organización, por
  • 19. temor a las críticas o a que se involucren en sus asuntos propios. Se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores. No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen niveles claros de empoderamiento. No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes de clientes. Algunos de los funcionarios no están capacitados para atender a los clientes internos y externos ya que los términos que utilizan son muy técnicos, por lo tanto no hay fácil comprensión. Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materia de comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados, elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrolle los siguientes puntos: 7.1. Explique cuáles son los factores de la comunicación humana que influyen en laempresa. Dentro de la organización la comunicación debe ser planificada hacia todos los departamentos buscando generar motivación y explicando claramente los objetivos de la compañía, para impulsar a todos los departamentos hacia un mismo fin, la comunicación debe ser humanista haciendo participativos a los funcionarios para la creación de nuevas ideas, con comunicación horizontal lo cual no anula la jerarquía pero exige a nivel gerencial encontrar un método de liderazgo y pertenencia sin afectar la comunicación informal y la confianza de sus subordinados. Es eficiente implementar una comunicación horizontal 7.2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa. Explicarlosbrevemente. Mejorar la interrelación entre las gerencias de todas las áreas Efectividad en la ejecución de los planes propuestos al lograr que todos los departamentos tengan y entiendan la misma información.
  • 20. El sentido de pertenencia, con el compromiso de los funcionarios al poder participar y aportar ideas a la organización, siendo escuchado y sintiéndose parte de un equipo. Mejorar el nivel de convicción de los funcionarios, disfrutando alcanzar sus objetivos. Implementar procesos, estrategias, tácticas que entreguen responsabilidades a todos los departamentos y se convierta en una comunicación informal, con planeación y liderazgo. 7.3. Determine qué modelo de comunicación podría implementar. Decidimos partir de los modelos generales de la comunicación (aspectos macro), hasta llegar a los meramente organizacionales, a fin de darnos una idea global de las razones de falla en la compañía “Soluciones y Sistemas” Partiendo de modelos macro de comunicación, encontramos algunos que cuentan con un énfasis en los procesos mentales de las personas, destacamos el de Berlo, ya que, sin desconocer los aspectos físicos de la comunicación (fuente, mensaje, medios, receptor), resalta características psicosociales existentes, en la actualidad “Humanizar” la comunicación, la hace realmente cercana y permite comprender a fondo sus falencias. Figura 1. Modelo Berlo
  • 21. Lo anterior, sin desconocer modelos de orden socio-psicológico como el de Ruesch y Bateson, que incorpora cuatro niveles de comunicación: Interpersonal, Intrapersonal, Cultura y Grupal, sin duda, un acercamiento mucho más próximo a la realidad de la comunicación de las organizaciones. En cuanto a los modelos de comunicación organizacional objeto de nuestro estudio, encontramos valiosos aportes como los de Redding y Sanborn, mencionando en el campo de comunicación interna, las relaciones humanas, las relaciones administrador – trabajador y comunicaciones de orden ascendente, descendente y horizontal. Witkin y Stephens, mencionan la interacción e interdependencia entre subsistemas, a través del acto de comunicación que busca alcanzar los objetivos de la organización. Gibson, quien estudió el modelo de comunicación del Banco Santander incorpora conceptos como la retroinformación y el ruido. Sin embargo, encontramos en la teoría de Luhmann, en donde la sociedad está compuesta de comunicaciones y no de seres humanos, una realidad determinante para establecer el modelo de “Soluciones en Sistemas”, en donde es necesario, que el sistema sea autoreferente y en que si mismo, constituya un modelo que permita corregir los errores que sobre la comunicación están generando el fracaso en todos sus procesos y resultados. Crearlo al interior de la organización, con tipos de comunicación horizontal e integral, retomando aspectos fundamentales de los modelos mencionados, haciendo énfasis en la humanización de la comunicación, permitirán que existan cambios fundamentales y existe nuevamente un enfoque en bloque hacia el alcance de los objetivos organizacionales.
  • 22. 7.4. Señale las características que podría reunir el comunicador organizacional. El papel del comunicador organizacional, se ha transformado y ha ganado valor en los últimos tiempos, toda vez, que finalmente las organizaciones avanzan en la vía que el mundo lo exige y la comunicación es su pilar fundamental. Las características del mismo deben ser: Liderazgo, simpatía, sensibilidad, empatía, carisma, sencillez, autoestima, debe tener aptitudes de observador, abstracción, lucidez, claridad, orden, coherencia, concisión, precisión, dominio del idioma, creatividad, entre otros. Dentro de la organización es fundamentalmente: Un facilitador de los procesos comunicativos entre las áreas. Un regulador, revisa el establecimiento de los objetivos de la comunicación y su aprovechamiento máximo, tomando acciones correctivas. Un punto de conexión que permite el flujo informativo. Un ente integrador de la organización con y entre los colaboradores Un creador de la imagen de la organización al interior y exterior de la misma.
  • 23. 7.5. Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos productos. Teniendo en cuenta la propuesta planteada podríamos afirmar que la implantación de este modelo, permitirá la integración entre cada uno de los departamentos. Esta integración hace referencia a mejorar la comunicación a nivel global, al interior de la organización, entre cada una de las áreas; pero también hace referencia a la implementación de mecanismos de comunicación eficientes, para que los clientes, puedan comunicarse eficazmente y así mismo ofrecerles un excelente servicio. El modelo permitirá replantear la cultura, principios, valores, que se habían llevado a cabo hasta ahora, por una cultura dirigida a las personas y basada en la comunicación, la cual permitirá en el mediano y largo plazo, dar una identidad de la organización a todos los públicos internos y externos, que permitirá que sus colaboradores se sientan a gusto con su empresa, sientan sentido de pertenencia y se sientan comprometidos con el cumplimiento de objetivos de la misma. También permitirá establecer políticas,normas y procedimientos, para la toma de decisiones en cada departamento, las cuales afianzaran aun mas las relaciones, el respecto, la cordialidad entre cada área involucrada. Por otra parte, la gerencia se debe sentir satisfecha, debido a que el modelo permitirá la integración de todos los departamentos, lo cual permitirá, mejorar los tiempos de respuesta en la producción, productos de calidad, entrega oportuna a los clientes, disminución en la rotación de personal por errores derivados de la deficiente comunicación, desempeño eficaz en cada área involucrada, lo anterior generara rentabilidad a los accionistas y satisfacción del cliente. Debido a lo anterior el lanzamiento de nuevos será mas fácil, por la mayor credibilidad en la empresa, ya que sus productos serán coherentes con la realidad de la organización.
  • 24. CONCLUSIONES Esta actividad nos permitió conocer la importancia de la comunicación al interior de las organizaciones, la cual no debe ser un concepto aislado de la organización, sino por el contrario se complementan entre sí. El ser humano es el motor de las organizaciones y su comunicación; son sus actitudes, conocimientos, las que enriquecen y le dan valor a las organizaciones y sus buenas relaciones con los diferentes públicos, son las que determinan el fracaso o el éxito en el cumplimiento de sus objetivos. Conocimos las escuelas mas relevantes en el desarrollo de la comunicación a través de la historia, así como sus teorías y sus principales exponentes, los cuales son las bases de los modelos que se manejan actualmente en las empresas Pudimos conocer acerca de los diferentes modelos de comunicación, los cuales están siendo implementado por varias organizaciones cuyo objetivo principal es estar a la vanguardia, de las exigencias que presentan los mercados.
  • 25. BIBLIOGRAFÍA Fernández Collado, Carlos. 2009. La Comunicación en las Organizaciones. México: Editorial Trillas. RodríguezHernández, Reina. 2010. “Introducción a la comunicación”. Comunicación Empresarial. Plan Estratégico como Herramienta Gerencial. Centro de Investigaciones de la Comunicación Corporativa Organizacional CICCO. 2007. http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n32/mvalle.html http://journal.ean.edu.co/index.php/revistai/article/viewFile/410/360 http://isabelmateriales.blogspot.com/2011/08/modelos-de-comunicacion.html http://es.wikipedia.org/wiki/Frederick_Winslow_Taylor http://es.wikipedia.org/wiki/Elton_Mayo