Gestión Documental

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Gestión Documental

  1. 1. Gestión documental de la información. <ul><li>Concepto. </li></ul><ul><ul><li>Gestión de documentación administrativa es el conjunto de operaciones y técnicas dirigidas a la elaboración, desarrollo, ejecución y control de los sistemas administrativos necesarios desde la génesis o recepción del documento hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico </li></ul></ul>
  2. 2. Puesta en práctica de una gestión documental <ul><li>Desarrollar normas y procedimientos , con la finalidad de : </li></ul><ul><li>Facilitar, agilizar y mejorar los procesos de comunicación, coordinación y concertación. Toma de decisiones. </li></ul><ul><li>Simplificar, armonizar, racionalizar y homogeneizar los procedimientos en la producción, conservación y utilización de las documentaciones. </li></ul><ul><li>Eliminar discrecionalidades innecesarias sobre asuntos concretos . </li></ul><ul><li>Sistematizar la información, su custodia y utilización. </li></ul><ul><li>Preservación de las documentaciones ante cambios. </li></ul>
  3. 3. Puesta en práctica de una gestión documental <ul><li>Beneficios resultantes : </li></ul><ul><li>Costos resultantes de insuficiencias administrativas pueden reducirse significativamente </li></ul><ul><li>Mejor imagen ante la Sociedad civil </li></ul><ul><li>Identificación de fallas y responsablres. </li></ul><ul><li>Aplicación de mecanismos de mejora permanente para incorporar ajustes, de acuerdo con los requerimientos de cambio </li></ul><ul><li>Vigencia de procedimientos, independientemente de coyunturas y así se les otorga: permanencia, estabilidad y continuidad </li></ul>
  4. 4. Objetivos de la GDI <ul><li>Satisfacer de manera eficiente las demandas de las restantes unidades y servicios de la organización. </li></ul><ul><li>Constituirse en un centro activo de información a disposición de quienes demanden información y estén autorizados para acceder a la misma. </li></ul><ul><li>Servir como instrumento de control funcional sobre la actuación de las restantes unidades, detectando cualquier irregularidad. </li></ul><ul><li>Asegurar una perfecta conservación de los documentos a él confiados. </li></ul>

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