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Presentación en la Universidad Menendez y Pelayo. Las Comunidades de Práctica. Un caso práctico de Gestión interna.

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  1. 1. autoritas CoPs Model Innovación Social para la creación de valor en las organizaciones University 2.0 (encuentro 2010) www.uimp.es www.javierllinares.es compartir conocimiento alinear comunicar aprender practicar innovar comunidades buscar colaboración
  2. 2. consulting, s.a. autoritas Charla clandestina Caso real Relación en la Universidad pero NO de valor añadido Convertir el NO valor añadido en valor añadido na ogía Te rso ol Comunidad s Pe Tecn ca Creatividad Prá a cti orí 2
  3. 3. consulting, s.a. autoritas ¿De qué se trata? De transformar un servicio que no sirve para nada (pero que debe existir), en algo que sirva para algo. Cambiar función por experiencia. 3
  4. 4. consulting, s.a. autoritas Flujo coste / beneficio de un servicio Servicio Bº Management Trab. Usuarios n 4
  5. 5. consulting, s.a. autoritas El beneficio del management se obtiene por el beneficio que obtienen las personas Servicio Management Bº Trab. Bº Usuarios n 5
  6. 6. consulting, s.a. autoritas ¿Qué problemas tenemos (de entrada)? ‣ Resistencia al cambio. ‣ La imagen de marca. ‣ ¿Cómo vamos a obtener beneficios donde hasta ahora solo habían perdidas? (Explicaselo tu) ‣ Pasar de la NO relación --> a la relación. 6
  7. 7. consulting, s.a. autoritas Primeras Conclusiones: ‣ Nos lo tenemos que trabajar. ‣ No podemos ofrecer un servicio, donde las normas digan que hay que cumplirlo. ‣ Tenemos que conseguir que los usuarios soliciten el servicio. ‣ Hay que dar más que lo que recibimos. ‣ El servicio es un regalo que le hacemos a los usuarios, después de muchos años a la inversa. 7
  8. 8. consulting, s.a. autoritas ¿Qué vamos a hacer? Crear un producto aspiracional Crear una plataforma de comunicación. Trabajar con diseños atractivos. Hacer más para conseguir manejos simples. Transformar los datos en información de valor añadido 8
  9. 9. consulting, s.a. autoritas ¿Qué es? Es un cuadro de mando personalizado Es un centro de acción, para la acción. Es un lugar para la colaboración. Es un centro de comunicación. Es un centro para la formación. Es un sistema inteligente, porque posee estadísticas de uso. 9
  10. 10. consulting, s.a. autoritas Objetivos Mejorar la imagen percibida del Área de Gestión Económica de la Universidad, ¿cómo? ‣ Estableciendo nuevas formas de relación entre usuarios y el área de gestión económica. ‣ Cambiando la imagen de la gestión económica en su conjunto. ‣ Estableciendo un entorno de trabajo colaborativo y eficaz. ‣ Maximizando la opciones que brinda la plataforma de Gestión Económica de cara a la fidelización de usuarios y a la facilidad de procesos. ‣ Formando en aquellas áreas donde se detecte (análisis contextual) una deficiencia. ‣ Informar de lo que acontece dentro y fuera de la Universidad relativo al Departamento de Gestión. 10
  11. 11. consulting, s.a. autoritas Situación Actual ‣ Las funciones de este departamento son: ‣ Contabilidad General ‣ Contabilidad de Costes ‣ Investigación ‣ Existencia de un distanciamiento entre los responsables de este departamento y los usuarios (administrativos y profesores). ‣ Los administrativos están influenciados por la opinión de los profesores. ‣ Conocimiento exhaustivo del comportamiento de los usuarios (behavioral targetting). ‣ La relación entre este departamento y los usuarios se caracteriza por la no fluidez en las relaciones. 11
  12. 12. consulting, s.a. autoritas Visión ‣ Establecer un entorno de trabajo colaborativo entre los responsables del departamento y los usuarios de la plataforma y entre éstos últimos entre sí. ‣ Facilitar el desarrollo de trabajo de los usuarios (Eficiencia). ‣ Facilitar la actividad que ha de desarrollar cada usuario en el día a día. 12
  13. 13. consulting, s.a. autoritas Misión ‣ Realizar un Análisis de Necesidades del Departamento Económico y de las personas vinculadas a él. ‣ Conocer el alcance de los datos salvados en la plataforma (tracking por usuario). ‣ Implantación de un portal configurable (Mash ups) por el usuario de la plataforma. Constará de tres áreas delimitadas por: ‣ Entorno General (Oficial). ‣ Entorno Privado (Personal). ‣ Entorno Relacional (Colaborativo). ‣ La interfaz se configurará con mash ups fijados drag & drops. ‣ Objetivos del portal: Identificar, Formar y e-Informar. 13
  14. 14. consulting, s.a. autoritas Conceptualizando la idea IDENTIFICAR FORMAR INFORMAR 14
  15. 15. consulting, s.a. autoritas Lo primero, las personas motivadas implicadas animadas Personas Organizaciones creativas productivas activas optimizadas aspiracionales de alto rendimiento 15
  16. 16. consulting, s.a. autoritas No hablamos de equipos de trabajo. Hablamos de comunidades. Un equipo ... Una Comunidad ... ‣Lo crea la dirección ‣Lo crean los miembros ‣Para un proyecto ‣Para un área de interés ‣Se seleccionan los miembros ‣La entrada es voluntaria ‣Existe una autoridad formal ‣Meritocracia ‣La estructura es fija ‣Flexibilidad ‣Fronteras organizativas ‣Interorganizacional ‣Objetivo la organización ‣Objetivo: Las personas 16 Adaptación libre, sobre presentación de Alberto Ortíz de Zárate
  17. 17. consulting, s.a. autoritas La tecnología es sólo el instrumento ‣ Dos condiciones: 1) Simplicidad; 2) La tecnología no puede condicionar el proceso Tecnología 2.0: Blog; Wiki; Foros; Chat; Listas correo, Sindicación Redes Sociales, Redes Profesionales, Content Management Systems (CMS) 17
  18. 18. consulting, s.a. autoritas mashup 18
  19. 19. consulting, s.a. autoritas Transformando organizaciones ‣ Las instituciones, en su camino hacia la calidad y el éxito tienen que revisar la forma en la que actúan, cambiar los procesos, mejorar día a día, innovar,... para detectar las posibles mejoras, y su puesta en práctica conlleva la transformación hacia la excelencia. ‣ El conocimiento reside dentro y fuera de las organizaciones y es necesario capturar la información, saber procesarla y saber transformarla en conocimiento útil. ‣ Es necesario redefinir los procesos, las formas de organizarse y por supuesto los servicios que se prestan, a partir de un nuevo enfoque. ‣ Las personas son el elemento que puede hacer que esto sea posible. 19
  20. 20. consulting, s.a. autoritas ¿De quién/qué estamos hablando? ‣ En la sociedad del conocimiento y en la era digital, las empresas e instituciones basan su actividad principalmente en el conocimiento. En Europa en 2020 sólo algo más del 10% de los empleos serán empleos de baja cualificación; alrededor del 50% serán de media y cerca del 40% serán de alta cualificación. ‣ Estamos hablando por tanto de trabajadores del conocimiento. Debemos pensar en qué grupo queremos estar y eso no depende de en qué grupo estemos ahora. ‣ Estamos hablando por tanto de estrategia para gestionar el conocimiento y el aprendizaje, en un contexto en que la información se dobla en menos de 2 años. ciudadanos industriales ciudadanos digitales 20
  21. 21. consulting, s.a. autoritas Organizaciones basadas en el conocimiento ‣ Gestionar grandes organizaciones es una tarea compleja: se multiplican los procesos, las situaciones son distintas, y hay que gestionar a cientos y miles de personas que actúan y piensan de formas distintas. ‣ El gran reto: aunar los esfuerzos en una misma dirección, conseguir el alineamiento de la organización hacia un único objetivo estratégico. Que la organización conozca, se comporte y actúe en función de esos objetivos estratégicos es la gran labor a realizar y la base del éxito de cualquier proyecto al que nos enfrentemos. ‣ En el centro de nuestra estrategia estarán las personas que en definitiva son las que aportan conocimiento, como colaboradores, como clientes, o como socios. Conseguir trabajar para nuestros clientes/ciudadanos; que toda la organización actúe hacia un objetivo común y que podamos mejorar día a día, ese es el objetivo. 21
  22. 22. consulting, s.a. autoritas ¿Por qué? ‣ ¿Cuántas organizaciones tienen una estrategia de gestión del conocimiento alineada con sus objetivos estratégicos? ‣ Hay un gap entre lo que se debería hacer y cómo se hace. Y cerrarlo sólo es posible mediante la gestión del conocimiento y el aprendizaje. Eso se consigue fomentando el intercambio, difusión y compartición de ese conocimiento. Buscamos el marco organizativo que ofrezca la oportunidad de aflorar conocimiento, nuevas ideas y aprendizaje. 22
  23. 23. consulting, s.a. autoritas Conocimiento ‣ El conocimiento es la adición de distintos elementos de información, de experiencia, de capacidad lógica y sobre todo de la capacidad de resolución, o lo que es lo mismo, de acción. ‣ ¿Pero dónde está la inteligencia, el conocimiento, el saber en la empresa? Se trataría de construir un mapa de “activos” que se resumiría en tres líneas: ‣ ¿Qué sabemos? (este es nuestro conocimiento) ‣ ¿Qué deberíamos saber para poder cumplir con la misión de la empresa? (aprendizaje) ‣ Actuamos (gestión del conocimiento) CAPACIDAD RESOLUCIÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN ACCIÓN CONOCIMIENTO INFORMACIÓN EXPERIENCIA CAPACIDAD LÓGICA 23
  24. 24. consulting, s.a. autoritas Las personas como agentes transformadores ‣ Las relaciones y las interconexiones a través del universo de los blogs y las redes sociales han permitido construir comunidades virtuales que de forma natural se han ido generando gracias a compartir intereses comunes. ‣ Por eso no es sólo cuestión de estar en el entorno, sino de disponer de las herramientas adecuadas y tener la actitud y la predisposición para ello. Las personas actuamos como agentes transformadores de la información: somos capaces de transformar la información que recibimos, más los datos que tenemos y el aprendizaje adquirido para transformarlo en conocimiento. Conocimiento que se puede considerar distribuido gracias a la interacción de cada persona en la red. ‣ La inteligencia de las organizaciones se basa en la gestión del conocimiento y el aprendizaje: utilizar lo que ya sabemos, aprender y no repetir errores, mejorar permanentemente. ‣ “El conocimiento está en la mente de las personas” Del conocimiento tácito al explícito. 24
  25. 25. consulting, s.a. autoritas Un nuevo modelo de colaboración ‣ Nos permite avanzar hacia un modelo de empresa basado en la cultura de la responsabilidad de los objetivos y la meritocracia. ‣ Intrumentaliza un nuevo modelo de actividad colaborativa con empleados capaces de: Producir Aprender!! Enseñar!!! eficientemente! ‣ La dinámica de funcionamiento puede ser presencial y virtual, con más o menos predominio en función de las características; pero siempre colaborativo en un proceso continuo de establecer estrategias de participación, liderazgo, identidad, captura y aprovechamiento del conocimiento. 25
  26. 26. consulting, s.a. autoritas Participación, sentimiento y liderazgo ‣ Una comunidad de práctica logra la transferencia informal de conocimiento dentro de redes y grupos sociales transformando en explícito el conocimiento tácito de las personas. ‣ Esta explicitación de conocimiento permite adquirir más conocimiento logrando procesos de aprendizaje a través de la cooperación y la práctica. ‣ El proceso culmina con la transformación y con las innovaciones de los procedimientos y prácticas logrando una mayor eficiencia productiva. ‣ La identidad del grupo se refuerza al reforzar la discusión y el aprendizaje como un proceso de 'participación' y 'liderazgo' compartido. El liderazgo informal es básico en las organizaciones y tiene un papel de difusión de la labor del grupo y de observación de la implantación de su trabajo en la práctica. ‣ El empoderamiento de sus miembros logra reforzar la autoestima y el sentimiento de pertenencia a una organización. ‣ En una comunidad son más importantes los objetivos del grupo y los de cada individuo, que los de la empresa. 26
  27. 27. consulting, s.a. autoritas Métricas e indicadores ‣ Los indicadores, a definir en función de los objetivos, nos permitirán valorar la actividad en la red y el impacto innovador 1. Situaciones en que ha cambiado la actividad o rol profesional y social de las personas que 1. Datos de participación participan activamente en la red. CUALITATIVOS O DE IMPACTO CUANTITATIVOS 2. Impacto en el servicio y marketing social 2. Datos de proceso: artículos, documentos, foros, mensajes, eventos 3. Impacto en innovación organizados. en la empresa 27
  28. 28. consulting, s.a. autoritas La propuesta ... OBJETIVO: METODOLOGÍA: Conseguir extraer las mejores ideas de "ninguno de nosotros es tan bueno las personas para la optimización de los como todos nosotros juntos" procesos, los sistemas, las estructuras, las Establecer grupos de trabajo para relaciones con los clientes. extraer las mejores capacidades de cada persona ¿CÓMO CONSEGUIRLO? • Ayudando a definir y focalizar los objetivos y orientar el avance hacia las metas propuestas • Motivando al grupo para que cada uno aporte sus experiencias, sus conocimientos, sus ideas, ... y lo que se aporte quede recogido en forma de conocimiento y aprendizaje • Facilitando los instrumentos, técnicas y conocimiento especializado ¿QUÉ DEBEMOS APORTAR? • Organización las Comunidades de Trabajo Colaborativo • Formación para el liderazgo y moderación de los grupos • Dinamización del grupo y provocar la participación y la creatividad • Organizar y dinamizar las sesiones de trabajo • Facilitar herramientas tecnológicas de acompañamiento • Crear los reports de avances, actas y resúmenes ejecutivos 28
  29. 29. consulting, s.a. autoritas Visión de síntesis ‣ Apreciar la importancia y conexión de las redes informales de conversación y el aprendizaje social a través de los cuales: ‣ Descubrir el significado compartido ‣ Tener acceso a la inteligencia colectiva ‣ Impulsar el futuro hacia adelante ‣ Entre individuos y dentro de las organizaciones, generamos significado como resultado de la calidad de las conversaciones en las que participamos. De hecho, creamos el mundo y su futuro a través de un proceso de conexión con otros, compartiendo el conocimiento y el know-how y construyendo relaciones, todo a través del proceso de la conversación colaborativa. 29
  30. 30. consulting, s.a. autoritas “Crear un futuro positivo comienza con la conversación humana. La inversión más simple y más poderosa que cualquier miembro de una comunidad u organización puede hacer para la renovación, es empezar a conversar con otra gente como si las respuestas importaran”. Adaptado de Who Will Tell the People de William Greider 30

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