Transição para publicação online

aspetos críticos da transição da
publicação tradicional para o sistema de
publicação e gestão online
Bibliotecas da Universidade de Aveiro
21 de setembro de 2011
Formação SARC – Serviço de Alojamento de Revistas Científicas – RCAAP (FCCN)
Local: Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra

aspetos críticos da transição da publicação tradicional para
o sistema de publicação e gestão online
Bibliotecas da Universidade de Aveiro | setembro de 2011
1.Publicações científicas em ambiente académico: cenário pouco homogéneo
2. A passagem para o ambiente digital e a criação em ambiente digital
3. Assumir o modelo acesso livre: uma decisão natural
4. O serviço “Revistas em acesso livre - UA” : projecto em evolução constante
5. Os vários pacotes de serviço como uma adaptação às diferentes publicações
Sumário

aspetos críticos da transição da publicação tradicional
para o sistema de publicação e gestão online
1.Publicações científicas em ambiente
académico: cenário pouco homogéneo

- Grande número de publicações associadas às unidades de investigação,
departamentos ou redes de investigadores da Universidade.
- Algumas das publicações têm apenas versão impressa
- Publicações com versão online disponibilizadas nas páginas Web ou portais
dos departamentos, de um modo estático, sem possibilidade de recolha
externa e de exportação para outros sistemas.

-Cenário pouco homogéneo – identificados diferentes casos
Caso 1:
-revista publicada em papel com edição financiada por FCT;
-pré-OJS - versão digital da mesma em site Web (ambiente estático);
-área das Humanidades – muito importante aqui a questão dos públicos que
lêem a revista;
-após a publicação via OJS – Open Journals Systems, a publicação mantém os
dois formatos (impresso e electrónico).

Caso 1:
-revista com difusão internacional, indexada nas principais bases de dados
electrónicas;
-para o editor, é importante a continuação da versão impressa: “a presença do
exemplar físico nas Bibliotecas (internacionais) de referência é fundamental” ;
-nesta área de estudo abandonar a versão papel ainda se associa a perda de
“qualidade” ou estatuto

Caso 1:
-a plataforma de alojamento de revistas online surge como uma oportunidade de
mudança de paradigma e como forma de renovar/relançar a revista junto da
comunidade científica.

Caso 2:
- revista nasce em ambiente digital, mas encontra-se num site Web estático,
sem qualquer tipo de descrição bibliográfica, sistemas de base de dados, ou
funcionalidades de interoperabilidade que permitam a integração com os
motores de pesquisa na Web, etc.;

Caso 3:
-revista que nasce digital, através da publicação numa plataforma de
alojamento de revistas científicas (ex. OJS);
- este é o único caso em que o OJS é usado como ferramenta para gerir o fluxo
editorial da publicação

Caso 4
-revista publicada em versão papel, e disponibilizada ao público através da
compra/subscrição da mesma;
-versão digital da mesma em site Web (ambiente estático), com possibilidade
de compra de artigos online;
- a disponibilizar na plataforma com embargo, mínimo de um ano.

2. A passagem para o ambiente digital e a
criação em ambiente digital

- nos casos em que a publicação existia já em papel: a publicação digital não
implica, em muitos casos, o fim da impressa;
- na área das Humanidades e Ciências Sociais existe ainda uma valorização da
publicação impressa.

- são identificadas publicações impressas em que há já a migração para uma
versão digital, em página Web estática, sem descrição bibliográfica e
possibilidades de recuperação da informação;
- perceção da grande importância de uma presença na Web – esta perceção é
já unânime e transversal a todas as áreas do conhecimento.

- A passagem para o digital inclui, na maior parte das vezes, a preocupação de
serem tratados os números retrospectivos das publicações
- A passagem para o digital é vista e sentida como um relançamento da revista,
uma espécie de renovação.

3. Assumir o modelo Acesso Livre: uma
decisão natural

- No contexto académico, a opção pela disponibilização das publicações em
open access é uma decisão natural.
- Aumentar o impacto da publicação e garantir a sua continuação são as
preocupações essenciais de quem a dirige; os argumentos a favor da
disponibilição em acesso livre estão cada vez mais difundidos entre os
investigadores.
3. Assumir o modelo Acesso Livre: uma decisão natural

- A alteração do meio de publicação implica, na maior parte dos casos a
alteração do modelo de subscrição: as formas de pesquisar, aceder e usar a
informação estão a sofrer alterações radicais, cada vez mais se pretende um
acesso rápido, facilitado e integrado à informação;
- Uma das questões críticas passa pela tecnologia e pelas competências a ela
associadas; na ausência de soluções e serviços à medida das necessidades,
dificilmente os editores/responsáveis pelas revistas avançam para o meio de
publicação digital e para o modelo de acesso livre.
3. Assumir o modelo Acesso Livre: uma decisão natural

4. O serviço “Revistas em acesso livre -
UA” : projeto em evolução constante

- as Bibliotecas da UA assumem um papel de mediação e facilitação da
promoção da investigação científica produzida e publicada na Universidade de
Aveiro através da implementação de um serviço de alojamento de revistas
científicas , acompanhamento, formação e helpdesk.
4. O serviço “Revistas em acesso livre - UA” : projeto em evolução constante

- baseado em software open source OJS (Open Journal Systems) - iniciado em
Maio de 2009
- http://revistas.ua.pt - 8 revistas alojadas
- três linhas essenciais:
- grande proximidade com os editores das revistas;
- flexibilidade na oferta do serviço;
- enquadramento institucional no seio da Universidade.

Áreas de atuação:
- mediação no processo de publicação científica, baseada numa lógica de
proximidade com os editores e de flexibilidade na oferta do serviço;
- carregamento do retrospetivo das publicações ( para alguns casos houve a
necessidade de digitalização dos originais);

- incentivo à disseminação da investigação em Acesso Aberto;
- apoio e formação aos responsáveis das revistas;

- controlo de qualidade e uniformização do metadados, ex.: controlo de
autoridade de autores;
- indexação das revistas alojadas em sistemas agregadores (Google Scholar,
DOAJ – Directory of Open Access Journals, OAIster, etc.).

- durante o processo de implementação do serviço de alojamento e do
acompanhamento feito aos editores das revistas foram detetados vários aspetos
que mudaram a estratégia prevista e contribuíram para a adaptação do serviço
às especificidades das revistas.

- foi detetada uma dificuldade de implementação do fluxo editorial em
ambiente digital baseado no OJS com a utilização dos vários papéis: editor,
revisores, autores/depositantes, etc., por algumas das seguintes razões:
1. falta de tempo dos editores e responsáveis;

2. dificuldade no processo de auto submissão;
3. tempo necessário para a adaptação ao sistema de publicação e gestão online
da revista;
4. outros (ex. parametrização/configuração da revista e do layout da mesma);

5. Os vários pacotes de serviço como uma
adaptação às diferentes publicações

- de forma a tornar mais flexível o processo de passagem para o meio digital e a
gestão do fluxo de edição das revistas foram criados pacotes que se ajustam às
particularidades das revistas alojadas.

- representam o modelo de criação e gestão da revista que pode numa primeira
fase passar por uma dependência de tarefas, que se podem concentrar numa
única pessoa/na Biblioteca da UA.
- o processo de adaptação ao fluxo editorial do sistema de alojamento demora,
em muitos casos, tempo até ser completamente utilizado/implementado.

Pacote A
> Bibliotecas UA assumem o papel de Editor-Gestor;
> Bibliotecas UA realizam o carregamento dos artigos da revista (nestes casos é
exigido que os pdfs venham já formatados e paginados);
> Bibliotecas da UA realizam o carregamento do retrospectivo da revista;

Pacote A
> O workflow de depósito não segue o fluxo editorial completo, sendo que o
depositante (bibliotecas da UA) assume o papel de autor e validador/aceitação
do artigo para disponibilização na plataforma.
> É associado o papel de Editor- Gestor e Editor ao responsável da Revista
(liberdade de gestão da informação no sistema, adaptação ao sistema – testes,
atualizações, etc.
> Configuração do layout da revista (layout base do sistema + logo/ imagem da
revista;

Pacote A1
> Pacote A + O papel de editor de layout – design da página é atribuído a um
elemento da revista/design (layout personalizado).
> Bibliotecas UA assumem a formação, acompanhamento e serviço de
helpdesk no processo de adaptação e passagem para o sistema de alojamento.

Pacote B
> O workflow de depósito e o fluxo de publicação e gestão online da revista é
baseado no backoffice do OJS;
> O Editor-Gestor (responsável da revista) atribui os diferenciados papéis aos
utilizadores registados no sistema (editor, editor de secção, de layout, de texto,
de prova, revisores, autores).

Pacote B
> Auto submissão de artigos é realizada pelos autores;
> As Bibliotecas UA assumem a formação ao Editor-Gestor, acompanhamento e
serviço de helpdesk.

Obrigada pela atenção
Questões?
Bella Nolasco
bellanolasco@ua.pt
Diana Silva
dianasilva@ua.pt
Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
Universidade de Aveiro
http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca
http://blogs.ua.pt/biblioteca/
http://revistas.ua.pt

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