KDS Travel and Expense Solution Simplifies Financial Director's Life
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Victor is a financial director who dislikes managing expense reports due to the time and costs involved. His current tools for managing expenses are outdated. His boss, Henry, wants to optimize and reduce travel and expense costs but does not want to invest heavily in new IT systems. Marie, the accountant, finds a new solution called KDS that can manage both travel and expenses online, reducing costs and simplifying the process. Various features of the KDS system are highlighted, and after implementing it Victor and others now like managing expenses.
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- 1. Victor, Henry and the others… Life, expense reports and the rest Stanislas Berteloot Marketing Director, KDS
- 2. Meet Victor
- 3. Victor is a Financial Director
- 4. and Victor doesn’t like expense reports
- 5. in fact, no one likes expense reports …
- 6. Victor has a few problems…
- 8. My travel & expense budget is growing
- 9. Managing expense reports costs me a lot!
- 10. I have a few personal problems with people…
- 11. To make things worse Victor’s tools date from last century
- 12. meet Vistor’s boss… Henry , CEO
- 13. Voici le boss de Victor… Henry , PDG Henry the CEO wants… Optimize Control Reduce Fiabilise travel & expenses costs
- 14. but Victor is a prisonner of his own tools
- 16. but Henry doesn’t want to… invest in IT wait years… manage multiple parteners
- 17. but above all, Henry wants to save on travel and expense reports… + +
- 18. Victor isn’t in charge of procurement… however… … a single system… seems pretty nice…
- 19. One may as well write to Santa Claus … Dear Santa, For Christmass I would like to get a system that could take care of both expense reports and travel. It would be cool if it imported data from corporate cards and book hotel from crs…
- 20. Marie, accountant, has ideas…
- 21. meet Mike, procurement and Marie accounting… Marie has good news! !
- 22. Chrismass is early this year…
- 23. Marie has found THE solution! a solution that manages both: travel & expense report
- 24. Procurement and finance rejoice! Mike Victor
- 26. Capturing the whole T&E story online… Search Select Approve Book Prepare Travel Expense Bill Analyse Travel Simple Trips Complex Trips Expense Billing Reporting KDS covers 100% of business travel flow
- 27. Victor parlent Card Import / billing / reporting…
- 28. even Henry has nothing to say about it… a simple solution complete on-demand
- 29. online expense Travel policy Legal forms offline module Billing module Data import / export Workflow engine customized interface Booking module train Low-cost hotel car ERP connection reporting
- 30. now Victor likes expense reports just like, Marie, Mike, Henry and the others.
- 32. meet Volker… CFO Europe, Boston Scientific Corp.
- 33. meet Sebastien… Pre-sales Manager, KDS.
Notas del editor
- Bonjour et bienvenu à ce séminaire dédié à la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Je suis Stanislas Berteloot Directeur Mrkt chez KDS Nous allons démarrer la matinée avec une petite histoire. Celle de Victor, un être confronté à un problème à des questions. Des questions que nous nous posons tous sur la vie, l’univers et le reste… Nous participerons ensuite à une démonstration live de la solution KDS Corporate, la je dévoile ma chute mais vous comprendrez vite que dans mon histoire KDS est la réponse aux questions métaphasique de Victor… Enfin, le clou du spectacle: M. Volker Spichal Directeur Finance de Boston Scientific viendra partager avec nous son expérience de la mise en place de notre solution et sera heureux de répondre à toutes vos questions.
- Le reconnaissez vous?
- Qui dans la salle travail au département finance de sa société?
- A ce sujet KDS a récemment conduit une étude qui montre que pour 69% des personnes interrogés faire ses notes de frais est perçus comme une perte de temps et une corvée
- Malheureusement la perte de temps et la frustration générée par les notes de frais n’est pas son seul casse tête
- Victor n’a pratiquement pas de visibilité sur ses coûts de déplacement. Il a peu de moyens d’actions Il a des partenaires lourds à faire évoluer et pour couronner le tout il doit faire fasse à une législation constamment changeante.
- Victor se demande quelle politique de remboursement de voyages et de frais mettre en œuvre? (comment éviter que ses collaborateurs sortent constamment des clous. Les réservations de dernier moment, les classes business et la 1ere ne sont pas autoriser pourtant nombreux sont ceux qui en profitent. Au niveau des notes des notes de frais comment éviter le dépassement systématique des seuils de remboursement. Comment mieux contrôler pour réduire les fraudes ?
- Ca coût cher ce dit Victor mais parfois il a l’impression d’être le seul concerné! C’est un poste annexe et peu optimisé voir totalement manuel, et que de paperasse !
- Changer la gestion des notes de frais dans l’entreprise c’est un peu comme chercher à réformer l’Etat. Tout le monde est pour mais personnes ne veut vraiment que ca change. Victor doit faire fasse à de nombreux acteurs à fort pouvoir, c’est un domaine sensible
- C’est outils vous parlent? J’aimerais faire une pause un instant et vous demander : qui dans cette salle fait ses notes de frais sur Excel ? N’ayez pas honte, car c’est le cas de 61% des personnes interrogés dans notre étude en France et ils sont 68% en Angleterre !
- Contrôler : Les coûts du poste voyage; les pratiques; Les imputations comptables Réduire : Les montants de frais demandés, la TVA non récupérés, la non conformité, les coûts administratifs Fiabiliser : Les échanges, les données, les axes analytiques, les processus
- Utiliser Excel pour les frais ses lourd et nécessite de nombreuses ressaisies et est très chronophage (certains de nos clients nous dissent qu’il ressaisissaient parfois jusqu’à 5 fois chaque notes de frais)!
- Victor en vient même à rêver d’une solution magique qui automatiserait tout ce traitement manuel, supprimerait tout ce papier et qui lui donnerais une vrais vision sur ce poste aujourd’hui opaque.
- Mais confronté à son chef la réalité semble vite rattraper Victor… Henry veut une solution pour hier, il sais que jamais son PDG demandera à la DSI de mener ce nouveau projet et bien sur il ne veut rien dépenser !
- Et, cerise sur le gâteau Henry qui reste toujours informé de ce qui ce fait de mieux aimerait bien que son DAF lui trouve une solution qui combine la gestion des voyages avec celle des notes de frais…
- Les voyages ce n’est pas son secteur ce dit Victor… mais a bien y penser ca a du sens et c’est vraiment là où le gros des économies sont réalisées!
- Notre pauvre Victor ne sais plus vers qui se tourner !
- Heureusement il est bien entouré.
- A la compta, Marie et François le directeur des achat ont entendu parler d’une solution qui semble correspondre parfaitement à ce que cherche Henry.
- Finalement pour Victor Noël sera en avance !
- Et oui, c’est KDS que Marie a trouvée. Et c’est cette solution que vous aussi vous allez découvrir dans un instant. Une solution unifiée voyage et notes de frais
- Ce projet réunit les achats et la finance. Chacun y trouve son compte. François va pouvoir mieux contrôler les réservations voyages et faire appliquer la politique de l’entreprise. Victor lui pouvoir mettre en place un système convivial pour ses collaborateurs et qui lui permettra tout le contrôle et le suivie des dépense nécessaire.
- Les outils « dinosaure » sont en voie d'extinction du moins pour la saisie des frais…
- Avec KDS les dépenses effectués avec la carte de sociétés sont automatiquement importés, les factures des principaux fournisseurs sont directement traités dans l’outil, les achats et la finance ont accès à un reporting approfondit.
- C’est une solution métier, standard et externalisée. Il n’a rien eu besoin d’installer. Dédiée aux entreprises moyennes et grandes Interfaces graphiques modernes (de pointe) - Mode portail Intégration simple (Excel) Solution pré-paramétrée Projets facilités: 4 semaines de mise en oeuvre
- Du côté utilisateur la solution KDS permet d’une part de réserver ses déplacements professionnels et de l’autre d’automatiser les notes de frais. Pour l’administrateur la solution permet de contrôle un workflow de validations, de gérer la politique voyages, et reporting et les connections aux systèmes de gestion de l’entreprise.
- Bon d’accord cette slide est improbable mais ce qui est certain c’est tout est maintenant beaucoup plus simple, rapide et efficace. 1 La solution KDS permet à nos amis de réduire leur coûts de déplacements, leurs dépenses ont baissés de 20% 2 Tout les jour Henry, Victor et les autres savent ce qui a été dépensé et par qui 3 Plus personnes n’effectuent de dépense hors politiques les règles sont respectés 4 Ce projet à été rapide à mettre en œuvre il est prêt tout de suite. Ce que vous allez voir vous pouvez en bénéficier immédiatement