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ya no es necesario mantenerlos fí...
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Adicionalmente, permite el establecimiento de criterios unificados para la categorización,
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Beneficios de la gestión documental

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Articulo que explica muy brevemente las ventajas de implementar una gestión documental en las compañías y como eBIT nos puede ayudar.

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Beneficios de la gestión documental

  1. 1. 1 Gestión Documental, beneficios de su implementación en la empresa La Gestión Documental, o ECM por sus siglas en inglés, tiene el objetivo de ayudar a las empresas a acelerar el acceso a información crítica de negocio, mejorando la eficiencia y efectividad operativa, y reduciendo costos, para lograr la excelencia operacional. Entre los beneficios de implementar sistemas de Gestión Documental tendríamos: • Orden: la existencia de un repositorio centralizado con documentos categorizados e indexados permite la fácil y rápida obtención de la información deseada. • Eficiencia: reducción de tiempos de trabajo, control de los flujos de documentos y optimización de procesos. • Seguridad: lograda mediante el establecimiento de niveles de seguridad y acceso a los documentos; y la posibilidad de auditar los accesos y modificaciones a los mismos. • Consistencia y fiabilidad: la obtención de información mediante el reconocimiento de caracteres en los documentos digitales permite eliminar los errores por transcripción. Por otro lado, el control de versiones de documentos para equipos de colaboradores permite identificar con facilidad la información más reciente, evitando la sobreescritura. Basta buscar en internet para encontrar algunas cifras que ilustran los ahorros que pueden resultar de la correcta aplicación de la Gestión Documental: • Ahorro en tiempo: responde mayoritariamente al criterio de orden, al pasar de un sistema de almacenaje “anárquico” a uno digitalizado, categorizado, indexado y centralizado. Se estima que aproximadamente entre un 10% y un 15% del tiempo de un empleado lo dedica a buscar documentos, bien sean en formato digital o papel. Esto representaría aproximadamente 21 horas al mes, que multiplicadas por 12 meses y por el costo de dicha hora laboral… y esto es por cada empleado de la compañía. Mientras que un Sistema de Gestión de Documentos realizaría estas búsquedas en cuestión de segundos. Adicionalmente, la consultora PricewaterhouseCoopers estimó que buscar un archivo que se encuentra extraviado puede costar 120 USD (aprox. 90€), mientras que volver a generarlo desde cero costaría 220 USD (aprox. 165€). Estos valores por cada incidencia.
  2. 2. 2 • Ahorro en almacenamiento y espacio de oficina: al tener los documentos digitalizados ya no es necesario mantenerlos físicamente en la oficina para ser consultados. Por lo que aquellos documentos que necesiten mantenerse en respaldo físico pueden pasar a superficies de menor costo por m2 que las oficinas. Por otro lado, aquellos documentos cuyo respaldo físico no es requerido por normativa, pueden mantenerse siempre en formato digital, lo que disminuiría el espacio de almacenamiento físico necesario. Actualmente en España, el precio promedio del alquiler de oficina por m2 al mes es 10,7€ (aprox. 14,30 UDS) que habría que multiplica por los metros cuadrados de oficina dedicados a almacenamiento de documentos, y sumar al costo de los archivadores. • Ahorro en consumibles: al tener un repositorio central de documentos y solucionar el acceso en todo momento y lugar, ya no es necesario imprimir o fotocopiar documentos para archivarlos. Esto implicaría un ahorro sustancial en papel, tinta y otros gastos derivados de la impresión de papel y contribuiría con la conservación del medio ambiente. Se estima que en promedio un trabajador en los Estados Unidos consume 10.000 hojas de papel por año. Esto representa aproximadamente 80 UDS por empleado. Esto puede parecer poco si se compara con los costos asociados a la impresión de papel (tinta/tóner, impresoras, mantenimiento…) que puede representar 6 veces el costo en papel por empleado. Y si definimos como documento las diversas formas que existen actualmente para enviar o recibir información (ej.: documentos tradicionales (en papel), documentos electrónicos, emails, faxes, documentos digitalizados, paginas guardadas de internet), el problema de gestión de los mismos aumenta considerablemente. En BitON Consultores hemos desarrollado eBIT, una herramienta con la que cubrir todas las necesidades relacionadas con la gestión de documentos, independiente de su origen o destino. eBIT permite la automatización de los procesos de recepción, almacenamiento, búsquedas, salida y auditoría de documentos dentro de su empresa; lo que redundará en el ahorro de los costes anteriormente mencionado.
  3. 3. 3 Adicionalmente, permite el establecimiento de criterios unificados para la categorización, centralización, circuitos de aprobación y seguridad de los documentos, optimizando la forma en que su empresa gestiona sus procesos. Puede obtener más información de la solución en nuestra página web: http://www.biton.es/ebit.html, seguirnos en Linkedin: http://www.linkedin.com/company/biton-consultores o enviarnos tus consultas a: info@biton.es. Javier Saenz P. Bussines Development & IT Application Consultant www.linkedin.com/in/jsaenzp Soluciones para una gestión más sencilla, ágil y eficiente. BIT ON Consultores, S.L. Dos de Mayo,282 08015 Barcelona Telf. 93.300.87.60 www.biton.es

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