Más contenido relacionado La actualidad más candente (13) Más de Boonlert Aroonpiboon (20) Microsoft Word1. Microsoft Word
Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย – ภาษาอังกฤษ ที่
ทํางานบนระบบปฏิบัติการวินโดว (Microsoft Windows) มีความสามารถตางๆ เกี่ยวกับการพิมพและ
ประมวลผลคํา ตั้งแตการพิมพบันทึกอยางงาย จนถึงสื่อสิงพิมพประเภทแผนพับ โปสเตอร หรือหนังสือพิมพ
่
ขนาดเล็ก หากลองเปดคอมพิวเตอรเกือบ 100% ก็จะพบวามีการติดตั้งโปรแกรมลักษณะนี้ทั้งสิ้น การทํางาน
ของโปรแกรม เปนไปในลักษณะที่เห็นผลทันทีขณะที่พมพงาน (WYSIWYG: What you see is what you
ิ
get)
การเรียกใชงานโปรแกรม
คลิกปุม Start
เลือก Program
คลิกรายการ Microsoft Word
นอกจากนี้ยังสามารถใชคําสั่ง Start, New Office Document เพื่อเปดจอภาพควบคุม
การทํางานกับชุดโปรแกรม Microsoft Office และเลือกรูปแบบการสรางงานทั้งเอกสารใหม (New
Document) หรือการสรางจากแมแบบ (Template)
2. 2 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
จอภาพโปรแกรม
Title Bar
Menu Bar
Toolbar
Ruler
Cursor
Mouse Pointer
(I-Beam)
Scroll Bar
Drawing Toolbar
Status Bar
Title Bar
แถบชื่อเรื่อง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชื่อไฟลเอกสารที่กาลังสราง หรือแกไข
ํ
Menu Bar
แถบเมนูคําสั่ง สวนแสดงรายการคําสั่งๆ ในการใชงานโปรแกรม
คําสั่งทียังเลือกไมได
่
คําสั่งที่มตัวเลือกยอย
ี
คลิกเพื่อแสดงคําสั่งทั้งหมด
ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และให
แสดงแบบเต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options
ตัวเลือกของ Word XP
3. 3
ตัวเลือกของ Word 2000
Toolbar
แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานทีแบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆ
่
การเปดใชงาน หรือปดแถบ
เครื่องมือ ใชคําสั่ง View,
Toolbars โดยแถบเครื่องมือ
ที่มีเครื่องหมาย นําหนา
แสดงวากําหนดใหแสดงผล
บนจอภาพ
แถบเครื่องมืออาจจะเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุกปุมสามารถ
แกไขไดโดยนําเมาสชทสัญลักษณ
ี้ ี่ ของแถบเครื่องมือทีตองการยายตําแหนง
่ แลวลากไปปลอย ณ
ตําแหนงทีตองการ
่
ลากแลวนําไปปลอย
การยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือ ใชการกด <Alt> คางไว
แลวลากเมาสสลับตําแหนง หรือดึงปุมออก และคืนสภาพกลับ หรือปรับแตงปุมเครื่องมือดวยคําสั่ง Tools,
Customized… จากบัตรรายการ Toolbar และบัตรรายการ Command
4. 4 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
กด <Alt> แลวลากปุมที่
ไมตองการออกจากแถบ
เลือกคําสั่งที่ตองการ แลว
ลากไปวางในแถบเครื่องมือ
จะปรากฏเปนปุมเครื่องมือ
ของคําสั่งนั้นๆ เพิ่มขึ้นมา
การปรับแตงแถบเครื่องมือ
• ปุม New… เพื่อสราง
แถบเครื่องมือชุดใหม
• ปุม Rename… เพื่อ
เปลี่ยนชื่อแถบเครื่องมือ
• ปุม Delete เพื่อลบแถบ
เครื่องมือ
• ปุม Reset เพื่อคืนสภาพ
แถบเครื่องมือกลับสูคา
ติดตั้ง
Ruler
แถบไมบรรทัด แสดงขอบเขตสําหรับการพิมพ การจัดระยะกั้น (Tab) มีทงแถบไมบรรทัดในแนวนอน
ั้
และแนวตั้ง เรียกใชงานไดจากคําสั่ง View, Ruler
แถบไมบรรทัด
5. 5
Scroll Bar
แถบเลื่อนใชเลือนดูเนื้อหา ซึ่งไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลือนแนวตั้ง และแนวนอน
่ ่
Status Bar
แถบสถานะ แสดงรายละเอียดตางๆ ขณะทํางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทัด, จํานวนหนาเอกสาร,
โหมดการทํางาน และโหมดการใชปมตางๆ
ุ
ควบคุมการสราง Selection
การปดโปรแกรม
วิธีที่ 1
• คลิกปุมปด (Close Button) ของหนาตางโปรแกรม
Close
Button
วิธีที่ 2
• เลือกเมนู File, Exit
วิธีที่ 3
• กดปุมฟงกชัน A$
รูปแบบการแสดงผลจอภาพ
การทํางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทํางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนู
คําสั่ง View ดังนี้
• Normal สภาวะการพิมพปกติ มีขนาดพื้นที่พิมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการ
วาดดวยเครื่องมือวาดภาพ (Drawing Tools)
• Web Layout หมดการพิมพในการออกแบบหนาเว็บ
• Print Layout โหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสีดาน รูปภาพ รูปวาด
่
แนะนําใหเลือกโหมดนี้ในการสรางเอกสาร
• Outline สภาวะการพิมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรับแตงรูปแบบเอกสารอยาง
รวดเร็ว
เทคนิคการเลื่อนดูเนื้อหาดวยแปนพิมพ
• <HOME> ตนบรรทัด
• <END> ทายบรรทัด
• <Ctrl><Home> ไปตนเอกสาร
• <Ctrl><End> ไปทายเอกสาร
• <Ctrl><ลูกศรขวา/ซาย> เลื่อนตามทิศทางครั้งละ 1 คํา
• <Ctrl><ลูกศรขึ้น/ลง> เลื่อนขึ้นลงทีละ 1 ยอหนา
• <Shift><F5> เลื่อนไปตําแหนงการแกไขครังลาสุด
้
• <F5> ระบุตําแหนง
6. 6 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เลือกรายการ Page พิมพเลขหนาแลวกดปุม <Enter>
สราง Bookmark หรือ Comment เพื่อควบคุมการเลื่อนดูขอมูล
ดวยคําสั่ง Insert, Bookmark… หรือ Insert, Comment…
เทคนิคการเลือกขอมูล
• ดับเบิลคลิกที่ตวอักษร
ั เลือกเปนคํา
• Triple Click เลือกทั้ง Paragraph
• คลิกหนาบรรทัด เลือกทั้งบรรทัด
• <Alt><Drag & Drag> เลือกแบบคอลัมน
• ชวงที่ 1 + <Shift><Click> ยอ/ขยายชวง
• ชวงที่ 1 + <Ctrl><Drag & Drop> เลือกเปนชวงๆ
• <Shift><Ctrl><Home/End> เลือก ณ ตําแหนง Cursor จนสุดขอมูลดานบน/ลาง
7. 7
มาตรฐานของงานพิมพ
การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอื่นๆ ใน
ลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่
ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพทสราง ี่
แลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ”
บางเอกสารก็จาเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุงเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนี
ํ
คํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผูพิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร
ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทําหัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการทีผูใชงานโปรแกรมประมวลผล
่
คํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงาน
พิมพในสํานักงาน
โปรแกรมประมวลผลคําตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางก็มี
ฟงกชันชวยในการสรางเอกสาร งานพิมพทกรูปแบบใหมีคณภาพ ซึ่งเปนเรื่องที่ไมนาเชื่อวาผูใชจํานวนมาก
ุ ุ
ไมทราบฟงกชนดังกลาว ทําใหเอกสารงานพิมพออกมาในสภาพที่เรียกวา “เละ” และทําใหเกิดความยุงยากใน
ั
การปรับปรุงแกไขเปนอยางยิ่ง ดังนั้นเอกสารเลมนี้จึงไมไดมุงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา”
แตจะมุงไปที่ปญหาที่ผใชมักจะพบ และวิธการแกไขใหตรงผลมากทีสุด ทั้งนี้ผูเขียนขอยกตัวอยางการใชงาน
ู ี ่
จากโปรแกรม Microsoft Word 2000/XP มาประกอบการนําเสนอ
ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ
รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน
รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว)
รูปแสดงการพิมพแบบยอหนาลอย จะสูญเสียการจัดรูปแบบทันที ที่มีการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษ
8. 8 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน
จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลทเขาใจงาย สามารถ
ี่
มองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้
• ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ -
เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL)
• ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd
• สมมุตวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลก็จะเปน
ิ
20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-
ี่
version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้
20031216-voip-proposal-1.doc
20031216-voip-proposal-2.doc
และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชื่อใหมเปนไฟลตั้งตนวา
20031218-voip-proposal.doc
• ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมา
รวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนีทุกคน
ู ้
อาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล
20031218-voip-proposal-3.doc ใหผเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผู
ู
ประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีชื่อดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ
20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert)
+ 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai)
+ 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดย pranee)
ขอกําหนดการสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสผานเครือขายอินเทอรเน็ต
• เอกสารทุกชิ้นจะตองสรางเปนเอกสารอิเล็กทรอนิกสที่มีมาตรฐานและรูปแบบที่ถูกตอง
• เอกสารอิเล็กทรอนิกสในชุด Microsoft Office กอนสงเขาสูเครือขายอินเทอรเน็ตผานบริการ
ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (E-Mail) จะตองบีบอัดไฟลในรูปแบบ Zip File ดวยโปรแกรม Winzip
หรือแปลงเปน PDF Format กอนเสมอ
• ชื่อไฟลจะตองกําหนดตามหลักเกณฑการกําหนดชื่อไฟล
การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร
คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบ
อางอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยาง
สูง คุณสมบัตของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อ
ิ
เฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization,
Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน
เอกสารทีสรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง
่
File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของ
ิ
เอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา
หมายเหตุ
คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จาก
ระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบให
ตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time
9. 9
คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้
• Automatically updated properties
ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันทีสราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวน
่
หนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินจะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึก
ี้
ไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents
• Preset properties
ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่ง
ผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary
• Custom properties
ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภท
ู
ของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช
(Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom
• Document library properties
คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ
Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ
การคนคืนเอกสาร
การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุม
การคนคืน ดังนี้
เลือกรายการทีตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน
่
โดย Includes หมายถึง รายการทีระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล
่
หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล
จากนั้นปอนรายการที่ตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add
เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขได
มากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม
ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน
10. 10 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หนวยวัด (Measurement Units)
การทํางานเอกสารยอมเกี่ยวของกับหนวยวัด เชน ระยะกั้นหนานับจากขอบกระดาษเขามากี่หนวย ซึ่ง
หลายๆ ทานคงจะคุนเคยกับหนวยวัดในมาตรา “นิ้ว” แตโดยคาติดตั้งโปรแกรม Word จะแสดงหนวยวัดใน
มาตรา “เซนติเมตร” อยางไรก็ตามผูใชสามารถปรับเปลียนแกไขหนวยวัดไดเอง ดังนี้
่
• คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options…
• คลิกเลือกบัตรรายการ General ปรากฏผลดังนี้
• เปลี่ยนหนวยวัดจากรายการ Measurement units:
เครื่องพิมพ (Printer)
งานพิมพตางๆ เมื่อนําไปเปดกับคอมพิวเตอรอื่นๆ จะพบวารูปแบบพารากราฟจะเปลี่ยนไป เชน
การตัดคํา การขึ้นบรรทัดใหม สาเหตุหลักก็มาจากคากําหนดเกี่ยวกระดาษของเครื่องพิมพ (Printer) แตละ
เครื่องมีคาแตกตางกัน เชน ระยะขอบของเครืองพิมพแบบหัวเข็ม ก็จะมีคาไมตรงกับคากําหนดจากเครื่องพิมพ
่
เลเซอร เปนตน ดังนั้นหากสามารถทราบวาเครื่องพิมพทใชจริง เปนยีหอใด รุนใด ก็ควรติดตั้งไดรฟเวอรของ
ี่ ่
เครื่องพิมพนั้นๆ ในระบบดวย (โดยไมตองมีเครื่องพิมพนั้นๆ เชื่อมตออยูจริง) พรอมทั้งกําหนดใหเครื่องพิมพ
นั้นเปนคาติดตังเริ่มตน (Default Printer)
้
หลักการพิมพงาน
• การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรือยๆ ไมตองกดปุม <Enter> เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ
่
โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ
• กดปุม <Enter> เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง)
• การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม <Shift><Enter>
• การยอหนา ใชปุม <Tab> (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB
สามารถปรับเปลี่ยนได
• การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปม <Ctrl><Tab>
ุ
• ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง
• งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางทีไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting
่
Character” เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม
(Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide
สัญลักษณการกดปุม <Enter>
สัญลักษณการกดปุม <Tab>
สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter>
• กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชน ใชฟอนต Tahoma ขนาด 10 point ดวยคําสั่ง
Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ให
ตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป
11. 11
• การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใช
คําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing
พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol)
สัญลักษณทางคณิตศาสตร วิทยาศาสตร และเครื่องหมายตาง ๆ สามารถพิมพไดในเอกสารของ
Word โดยใช Font ที่ MS-Windows สรางเตรียมไวให
• เลื่อนตัวชี้ตาแหนงใหอยู ณ ตําแหนงทีตองการพิมพสญลักษณ
ํ ่ ั
• เลือกคําสั่ง Insert, Symbol... ปรากฏ Dialog Box ดังนี้
• เลือกแบบตัวอักษร (Font) ไดแก Font ชื่อ Wingdings หรือ Symbol
• คลิกเมาสในชองสัญลักษณที่ตองการ แลวเลือกปุม Insert หรือเลือกบัตรรายการ
Special
Character สําหรับใสเครื่องหมาย/ตัวอักษรพิเศษบางตัว เชน © ® §
12. 12 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว
• เลือกขอมูลแลวเลือกคําสั่ง Edit, Clear, Format
หมายเหตุ
การคัดลอกขอความจากเว็บไซต หรือแหลงอื่นๆ แลวนํามาวางแบบไมเอารูปแบบ ใหเลือกคําสั่ง Edit,
Paste Special จากนั้นเลือกตัวเลือก Unformatted Text
AutoText
AutoText คือการบันทึกคําหรือกลุมคํา หรือกลุมเนื้อหาทีชวยบอย เปนคําสันๆ เชน กําหนดใหคําวา
่ ้
NECTEC แทนคําวา National Electronics and Computer Technology Center โดยพิมพคําดังกลาวใน
เอกสาร จากนันเลือกคํา แลวเลือกเมนูคําสั่ง Insert, AutoText, New ปรากฏกรอบทํางานดังนี้
้
ปอนคําทีตองการ ควรเปนคําสันๆ แลวคลิกปุม OK ตอไปเมื่อตองการใชงานคําวา National
่ ้
Electronics and Computer Technology Center ก็ทําไดโดยพิมพคําวา NECTEC แลวกดปุมฟงกชัน <F3>
กรณีที่สราง AutoText ไวหลายคํา อาจจะสั่งพิมพไดโดยเลือกคําสั่ง File, Print แลวเลือกรายการ Print
What: เปน AutoText Entries
AutoCorrect & AutoFormat
ความสามารถตรวจสอบแกไขขอมูล และจัดแตงขอมูลอัตโนมัติ ควบคุมไดจากเมนูคําสั่ง Tools,
AutoCorrect Options…
13. 13
o AutoCorrect ควบคุมแกไขการพิมพ
o AutoFormat as you type, AutoFormat ควบคุมการจัดรูปแบบอัตโนมัติ
o AutoText สรางคําชวยพิมพ และใช <F3> ใน
การควบคุม เชน แทนคําวา “Microsoft Word” ดวยตัวอักษร M ตามดวย <F3>
o Smart Tags ตัวชวยในการวิเคราะหขอมูล
ตรวจคําสะกด และไวยากรณ
โปรแกรม Word มีฟงกชันตรวจ สอบคําสะกดและไวยากรณขณะที่พิมพขอมูลใหโดยอัตโนมัติ หรือ
เลือกจากคําสั่ง Tools, Spelling and Grammar… โดยจะแสดงผลเปนเสนใตสีแดงและสีเขียว เมื่อขอมูลนั้น
พิมพผิด หรือไมปรากฏในพจนานุกรมของระบบ ดังนี้
แสดงภาพการตรวจสอบคําสะกด ตรงคําที่มีเสนใตสีแดง
แสดงภาพการตรวจสอบไวยากรณ ตําแหนงที่มีเสนใตสีเขียว
การแกไขคําสะกด สามารถกระทําไดโดยนําเมาสไปชีที่คําที่โปรแกรมขีดเสนใตสแดง แลวคลิกปุม
้ ี
ขวาของเมาส โปรแกรมจะแสดงเมนูคําทีถูกตอง ดังนี้
่
• ถาปรากฏคําทีถูกตองในรายการ ใหนําเมาสมาชี้ทคําที่ถูกตอง แลวคลิก โปรแกรมจะแกไขคําให
่ ี่
อัตโนมัติ
• ถาคําที่โปรแกรมตรวจสอบเปนคําทีถูกตอง
่ แสดงวาคํานั้นไมมีในพจนานุกรม สามารถเลือก
ปฏิบัติไดดังนี้
o เลือกคําสั่ง Ignore All เพื่อละเวนการตรวจสอบ
o เลือกคําสั่ง Add เพื่อเพิ่มคํานั้นลงในพจนานุกรม
• สําหรับการแกไขคําทีผิดไวยากรณ
่ ซึ่งมักจะเปนคําทีมชองวางหรือใชเครื่องหมายวรรคตอน
่ ี
ผิดพลาด ก็สามารถปฏิบัติไดโดย
o นําเมาสมาชี้ ณ ตําแหนงที่ตองการแกไข
o กดปุมขวาของเมาส แลวเลือกคําสั่งทีถูกตอง หรือแกไขดวยตนเอง
่
14. 14 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
แปลศัพท
การแปลศัพท ใชคําสั่ง Tools, Language, Translate…
Thesaurus
การหาคําทีมีความหมายพองกัน จะใชการเลือกคําแลวเลือกคําสั่ง Tools, Language, Thesaurus…
่
รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ
งานพิมพภาษาอังกฤษ มักจะเกิดขอผิดพลาด หรือความเปลี่ยนแปลงภายหลังไดโดยเฉพาะในเรื่อง
ตัวอักษรแบบตัวพิมพใหญ และตัวพิมพเล็ก Word ไดเตรียมคําสั่งจัดการขอความภาษาอังกฤษ ที่เรียกวา
Change Case มาให ดังนี้
• ระบายแถบสีใหกับขอมูล เลือกคําสั่ง Format, Change Case ปรากฏ Dialog Box ดังนี้
คียลดคือ
ั
<Shift><F3>
• เลือกรายการทีตองการ
่
o Sentence Case
จัดขอความตามรูปแบบที่พิมพ
o Lowercase
เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพเล็ก
o Uppercase
เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพใหญ
15. 15
o Title Case
เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของคํา ใหเปนตัวพิมพใหญ
o Toggle Case
สลับตัวพิมพเล็ก เปนตัวพิมพใหญ และตัวพิมพใหญ เปน ตัวพิมพเล็ก
ระบบตรวจทานการแกไข (Review)
การแกไขเอกสารหลายๆ ครั้ง ควรทําระบบตรวจทานการแกไข โดย
• บันทึกไฟลที่ตองการแกไขเปนไฟลใหม เชน มีไฟลตนฉบับชื่อ word1.doc ควรบันทึกเปนไฟล
ใหม ชื่อ word1-v1.doc สําหรับการแกไขครังที่ 1
้
• เปดไฟล word1-v1.doc แลวเขาสูระบบการแกไขดวยคําสัง Tools, Track Changes…
่
• ปรากฏแถบเครืองมือ ดังนี้
่
• แกไขเอกสาร ซึ่งจะพบวาสวนที่มีการแกไข จะแสดงดวยสีแดง มีการขีดเสนใต หรือมีการหมาย
เหตุดวย Comment
รูปแสดงตัวอยางการตรวจสอบดวย Office XP
• กําหนดรูปแบบการแสดงผลการแกไขโดยคลิกปุม Show จากแถบเครื่องมือ แลวเลือก
คําสั่ง Options
• บันทึกไฟล
16. 16 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การตรวจสอบเอกสาร
เมื่อมีการแกไขเอกสาร และตองการเปรียบเทียบกับเอกสารตนฉบับ สามารถกระทําไดโดย
• เปดไฟลเอกสารที่มีการแกไข
• เลือกคําสั่ง Tools, Compare and Merge Document…
• เลือกไฟลเอกสารตนฉบับ
• โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ
• คลิกปุมยอมรับ หรือไมยอมรับการแกไข จากแถบเครื่องมือ
ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร
การพิมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดก็ตาม มักจะสรางปญหาใหกับผูพมพไดประการหนึ่งก็คือ การ
ิ
ตัดคํา เนื่องจากโปรแกรมไมมความสามารถในการจําแนก และแยกแยะคําไดอยางสมบูรณ โดยเฉพาะเมื่อมี
ี
การใชเครื่องหมายวรรคตอนผสมกับขอความ ดังนั้นเพื่อชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตัดคําไดอยางสมบูรณ
ควรทราบหลักการใชเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
• เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย
o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย
o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง
• ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานัน
้
• นขลิขิตหรือวงเล็บ ( )
o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา –
ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายใน
วงเล็บควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน
มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization)
• อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”)
o ใชกํากับขอความทียกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด
่
เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายใน
เครื่องหมายคําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน
ขอความในเวนิสวานิชทีวา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”
่
• อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’)
o ใชกรณีที่มีเครืองหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค
่
1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายใน
เครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน
“ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง”
• ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-)
o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรค
หนาและหลัง เชน
12.00 – 14.00 น.
• ไมยมก (ๆ)
o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน
เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึมมาก
่
• จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,)
o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน
วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน
เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา
o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง
เครื่องหมาย เชน
10,000 200,000 15,000,000
17. 17
• อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;)
o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คันระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา
่
ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือ
ใชคั่นคําในรายการที่มจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวน
ี
วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน
กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง
เกษตรและสหกรณ
• ทวิภาค หรือจุดคู (:)
o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง
เชน
กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ
o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง
เครื่องหมาย เชน
มาตราสวน 1:1000
อัตราสวน 1:2
• ไปยาลนอย (ฯ)
o ใชละคําที่รจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน
ู
โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม
ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก
• ไปยาลใหญ (ฯลฯ)
o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน
เชน
ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มทุเรียน มังคุด ฯลฯ
ี
• มหัพภาค หรือจุด (.)
o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง
เครื่องหมายเวนวรรค เชน
ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาทีมีลักษณะอยางไร
่
ก. ภาษาคําโดด
ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา
• วิสัชภาค (:-)
o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ
้
ติดตอกับขอความขางหนา เชน
คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:-
กรมวิชาการ
กรมสามัญศึกษา
กรมอาชีวศึกษา
18. 18 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด
ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุกครั้ง ถา
คุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคุณยังใชความสามารถในการพิมพของ
Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหาเหลานี้แกไขไดงาย
ดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line)
แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปุมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกั้นซาย และระยะกั้นหลัง ซึ่ง
ชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมีแถบไมบรรทัด สามารถเปดใชงานไดจาก
คําสั่ง View, Show Ruler
ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก
ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง
ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป
การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไปชีที่ปุม
้
ควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรกไปปลอย
ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว
หมายเหตุ
หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลียนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options
่ จากนั้นคลิกที่
บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units:
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก
หมายเหตุ
การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ
กําหนดคาจากรายการ
19. 19
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง
หมายเหตุ
การกําหนดระยะกั้นหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก
รายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา
หมายเหตุ
การกําหนดระยะกั้นหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก
รายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging)
หมายเหตุ
การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคาสั่ง Format,
ํ Paragraph… และกําหนดคาจาก
รายการ
20. 20 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หนากระดาษ
กระดาษที่ใชพมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพก็มีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลาย
ิ
แบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกี่ยวกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ทีแตกตาง ่
กันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใด ๆ ควรกําหนดคาติดตังเกี่ยวกับกระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…
้
รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ
เทคนิคการจัดหนากระดาษ
• การสรางเอกสารแบบพิมพหนา, หลังในแผนเดียวกัน จะตองกําหนดคา Mirror margins จาก
บัตรรายการ Margins ของคําสั่ง File, Page Setup…
• กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่
ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ
Layout ของคําสั่ง File, Page Setup…
การจัดทําเอกสารตํารา สํานักพิมพตางๆ จะใชคากําหนดดังตาราง
ประเภทสิ่งพิมพ ชื่อเรียก ขนาดหนังสือ พื้นทีพิมพ
่
(กวาง x ยาว :ซม.) (กวาง x ยาว :ซม.)
เอกสารประกอบการสัมมนา ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5
ตําราออกแบบ ตําราวาดภาพ
ตําราทั่วไป วารสารวิชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21
คูมือคอมพิวเตอร แปดหนายกพิเศษ 19 x 24 13.5 x 19
หนังสืออานทั่วไป ISO A5 14.5 x 21 11 x 17
ตําราตางประเทศ
เรื่องสั้น หนังสืออานประกอบ สิบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14
หมายเหตุ
แปดหนายก หมายถึง การพิมพที่ใชกระดาษขนาด 31 x 43 นิ้ว พิมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8
หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยูดานหนึ่ง หนา 2, 3, 6, 7 อยูอีกดานหนึ่ง
21. 21
การจัดแนวกระดาษ
โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบ
เดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนวกระดาษแตกตาง หรือ
ผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปน
รายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถา
เปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวิธีการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข
Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ
รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได
รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec
• การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง, หนา
ถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขนหนาใหมโดยการพิมพ
ึ้
หรือการกดปุม <Enter>
ตอนที่ 1 ตอนที่ 2
• กําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…
22. 22 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เตรียมเอกสารเพื่อสั่งพิมพ
เมื่อจัดเตรียม ตกแตง เอกสารเสร็จแลว ขั้นตอนตอไปก็คือ การพิมพเอกสารที่ไดจัดเตรียม ออกทาง
เครื่องพิมพ เพื่อลงในกระดาษ แผนใส โดยวิธีในการสั่งพิมพเอกสาร มีดวยกัน 3 วิธี ไดแก
วิธที่ 1 เหมาะกับการสั่งพิมพเอกสารครั้งแรก หรือตองการตรวจสอบลักษณะเอกสารกอนสั่งพิมพจริง
ี
เลือกคําสั่ง File, Print Preview หรือคลิกเมาสที่ไอคอน
• ตรวจสอบลักษณะการวางหนากระดาษ ลักษณะขอความ และความถูกตองของเอกสาร
• คลิกเมาสที่ไอคอนตอไปนี้ เพื่อทํางานตามตองการ
ปดหนาตาง Preview
สั่งพิมพเอกสารทั้งหมด กรณีที่เอกสารเกินหนาไป
ไมกี่บรรทัดสามารถคลิก
ที่ไอคอนนี้ เพื่อชวยจัด
ใหเอกสารทั้งหมดมาอยู
รวมกันในหนาเดียวกัน
โดยโปรแกรมจะปรับ
ขนาดตัวอักษร ระยะ
ระหวาง บรรทัดใหโดย
อัตโนมัติ
วิธที่ 2 เหมาะสําหรับงานเอกสารที่เคยผานคําสั่ง File, Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารมาแลว
ี
หรือใชกับการสังพิมพเอกสารแบบเรงดวน เพราะผลจากการสั่งพิมพวิธีนี้ จะไดเอกสารทั้งหมดออกมา ไม
่
สามารถกําหนดหนาที่ตองการได การสั่งพิมพแบบนี้ ใหคลิกเมาสที่ไอคอน
23. 23
วิธที่ 3 เปนการสั่งพิมพแบบกําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ไดแก จํานวนชุด, หนาที่จะพิมพ, สิ่งที่
ี
ตองการพิมพ รวมถึงความเขม หรือความคมชัดของเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box
ดังนี้
รายละเอียดของขอกําหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพิมพ
Print What : เลือกสิ่งที่ตองการสั่งพิมพ รายการจะเปลี่ยนไปตามลักษณะการใชงาน
เอกสาร เชน อาจจะมี Comment, Reviews เปนตน
Copies : จํานวนชุดทีตองการสั่งพิมพ
่
Page Range : ชวงในการสั่งพิมพ ไดแก
- All สั่งพิมพทุกหนาของเอกสาร
- Current Page สั่งพิมพเฉพาะหนาที่ Cursor อยู
- Pages สั่งพิมพหนาทีระบุ โดยสามารถระบุไดดังนี้
่
หนาที่ 1 - 5 ใหระบุ 1-5
หนา 1, 3 และ 8 ใหระบุ 1,3, 8
หนา 1, 3 และ 8 - 10 ใหระบุ 1,3, 8-10
24. 24 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ตกแตงเอกสารดวยกราฟก
เอกสารใดๆ ก็ตามถามีรูปภาพประกอบดวย จะดึงดูดความสนใจผูอาน ผูพบเห็นไดมากกวาเอกสารที่
มีแตขอความลวนๆ Word ไดเตรียมรูปภาพ และคําสั่งนําเขารูปภาพจากโปรแกรมอื่น เพื่อนํามาใชประกอบ
เอกสาร
การนําเขารูปภาพ
• นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
้ ่
• เลือกคําสั่ง Insert, Picture
• เลือกลักษณะของภาพที่นํามาใชงาน
• Clip Art… ภาพสําเร็จของ Microsoft Office
• From File… ไฟลภาพจากแหลงอื่นๆ
การเลือกภาพจาก Clip Art
• นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
้ ่
• เลือกคําสั่ง Insert, Picture, Clip Art…
• เมื่อเลือกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้
• พิมพคําคน (Keyword) เพื่อคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปุม E
• โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดังนี้
• คลิกเลือกภาพที่ตองการ แลวลากมาปลอยบนหนาเอกสาร
25. 25
การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน
• นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
้ ่
• เลือกคําสั่ง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้
• เลือกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in :
• เลือกรูปภาพทีตองการ
่
• กดปุม Insert เมื่อตองการภาพที่เลือกไว
จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ
เลือกรูปภาพ
• ชี้เมาสไปยังรูปที่ตองการ แลวคลิกเมาส 1 ครัง จะปรากฏจุดรอบรูปภาพ เรียกวา Handle
้
• การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ
HANDLE
รูปภาพปกติ รูปภาพที่ถูกเลือก
ลบรูปภาพ
• เลือกรูปภาพ
• กดปุม =
ยอ - ขยายรูปภาพ
• เลือกรูปภาพ
• ชี้เมาสไปที่จด Handle ใด ๆ
ุ
• Drag เมาสใหไดรูปตามขนาดที่ตองการ
26. 26 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
เลื่อนตําแหนง
• เลือกรูปภาพ
• ชี้เมาสไปบนภาพ
• Drag เมาสใหไดตําแหนงที่ตองการ
ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ
ถานําเมาสไปคลิกที่ภาพใดๆ จะพบวามีแถบเครื่องมือ1 ชุด คือ แถบเครื่องมือ Picture
โดยมีปุมสําคัญ คือ
Insert Picture นําภาพอื่นมาใสเพิ่มในเอกสาร
Image Control ควบคุมลักษณะของภาพ ไดแก สีตามภาพ
(Automatic), สีโทนขาวดํา, สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้า
ํ
ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ
Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก
o คลิกทีภาพที่ตองการตัด
่
o คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture
o เมาสจะเปลียนรูปรางเปนสัญลักษณ
่
o นําเมาสไปชีที่ Handle ณ ตําแหนงทีตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพ
้ ่
ดานขวา ก็นําเมาสไปชีที่ Handle ดานขวาของภาพดวย
้
o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป
o การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา
Rotate Left หมุนภาพ
Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ
Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือกดังนี้
27. 27
Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ
Format Picture/Object เปดบัตรสั่งงาน
Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส
Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม
สรางภาพกราฟก
นอกจากนําภาพมาตกแตงเอกสารแลว ยังสามารถสรางงานกราฟกแบบงายๆ ไดดวยตนเอง โดย
โปรแกรมไดเตรียมปุมเครื่องมือเกี่ยวกับภาพกราฟกพื้นฐานไวในแถบเครื่องมือ Drawing ซึ่งมักจะแสดงไว
ดานลางของหนาตางโปรแกรม
เทคนิค
• ดับเบิลคลิกเครืองมือ เพื่อวาดหลายๆ ครั้ง
่
ตอเนื่อง หยุดดวยการกดปุม <Esc>
• กด <Shfit> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหเปนเสน
เรียบ, สี่เหลียมจัตุรส หรือวงกลม
่ ั
• กด <Ctrl> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหจุดเริมตน
่
ของภาพ เปนจุดศูนยกลาง
• เลือกวัตถุหลายๆ ชิ้นไดดวยปุม <Shift> หรือ
<Ctrl>
• คําสั่งควบคุมตางๆ อยูในปุม Draw
• แตละปุมมีคําสังยอยภายใน
่
28. 28 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
อักษรศิลป
• คลิกปุม ปรากฏตัวเลือกอักษรศิลป
• พิมพขอความ
• ปรับแตงแกไขใหคลิกเลือกปรากฏตัวเลือกดังนี้
กราฟ
การสรางกราฟมีไดหลายวิธี เชน การคัดลอกกราฟจาก Microsoft Excel, การสรางกราฟจากคําสั่ง
Insert, Picture, Chart… ซึ่งจะปรากฏจอภาพปอนขอมูลกราฟ และตัวอยางกราฟ รวมทั้งเมนูคําสั่ง Chart
บนแถบคําสั่ง
Datasheet สําหรับปอน
ขอมูลเพื่อสรางกราฟ
คลิกขวาที่แถว หรือ
คอลัมน เพื่อปอนคําสั่ง
ควบคุมตารางขอมูล
29. 29
ตาราง (Table)
ตารางจะเปนสวนประกอบทีสาคัญอีกสวนหนึงของเอกสาร Word ไดเตรียมคําสั่งสรางตารางไวพรอม
่ ํ ่
สําหรับผูใช โดยมีวิธีการสรางตาราง ดังนี้
• คลิกที่ไอคอนสรางตาราง (Insert Table) หรือเรียกใชคําสั่ง Table, Insert Table…
ปรากฏ Dialog Box กําหนดขนาดตาราง
• กําหนดขนาดตารางที่ตองการ
• ปรากฏตารางจอภาพ
สวนประกอบของตาราง
• แถวในแนวตั้ง เรียกวา Column
• แถวในแนวนอน เรียกวา Row
• ชองในตาราง เรียกวา Cell
• Cursor ใน Cell เรียกวา Cell Pointer
การพิมพขอมูลในตาราง
• การพิมพขอมูลใน Cell โดยใชตําแหนงแท็ป ใหกดปุม <Ctrl><Tab>
• การกดปุม <Enter> ใน Cell ใด จะเปนการเพิมจํานวนบรรทัดใหกับ Cell
่
การเลือกแถว
• Mouse Pointer อยูหนาแถวทีตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรเฉียงขวา)
่
• คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกแถวตามที่ตองการ
การเลือกคอลัมน
• Mouse Pointer อยูเหนือคอลัมนที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรชีลงสีดํา)
้
• คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกคอลัมนตามที่ตองการ
การเลือก Cell
• Mouse Pointer ชี้ใน Cell ที่ตองการ (ชิดขอบซายของ Cell สังเกตไดวา Mouse Pointer
เปลี่ยนรูปรางเปนลูกศรเฉียงขวาสีดํา)
• คลิกหรือ Drag เมาส เพื่อเลือก Cell ตามทีตองการ
่
การลบแถว, คอลัมน, ตาราง
• เลือกแถว (หรือคอลัมน) ทีตองการลบ
่
• เลือกคําสั่ง Table, Delete…
การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง
• Cell Pointer อยูในแถวที่ตองการแทรก
• เลือกคําสั่ง Table, Insert…
30. 30 บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ
ลําดับที่ ชื่อ นามสกุล
กณพ ทองดี
วิใจ ยินดี
เติมลําดับดวยการเลือกเซลล แลวคลิก
การจัดเรียงขอมูลในตาราง
เลือกคอลัมนทตองการจัดเรียง แลวเลือกคําสั่ง Table, Sort…
ี่
คํานวณในตาราง
ขอมูล 1 ขอมูล 2 รวม
หนวยงาน 1 50000 800000
หนวยงาน 2 65000 344342
รวม
คลิกในเซลล เลือกคําสั่ง Formula… ปอนสูตรคํานวณ หรือ
เลือกฟงกชันคํานวณและรูปแบบการแสดงผล
ฟงกชันคํานวณ
• ABS(x) หาคาสัมบูรณ
• AVERAGE( ) หาคาเฉลี่ย
• COUNT( ) นับจํานวนขอมูล
• INT(x) หาคาจํานวนเต็ม
• MIN( ) หาคานอยทีสุด่
• MAX( ) หาคามากทีสุด
่
• MOD(x,y) หาเศษจากผลหาร
• PRODUCT( ) หาคาผลคูณ
• ROUND(x,y) การปดเศษ
• SUM( ) หาผลรวม