Auf dem BPM-Club-Treffen am 11.10.16 in Frankfurt referierte Heide Kretzschmar, Head of Accounting Systems (FBG 6), Deutsche Bahn AG, Berlin über "Service Management mit einem Workflowsystem- BPM @ DB Systel". Lesen Sie hier die Teilnehmerstimmen: https://www.xing.com/communities/posts/nachbericht-service-management-mit-einem-workflowsystem-bpm-um-db-systel-11-punkt-10-punkt-16-in-frankfurt-1012083630

1. Für externe Präsentationen bitte immer eine Titelfolie mit der Ressort-Farbe verwenden.
SeMa
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | Frankfurt | 11.10.2016

2. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Kurzer Überblick – Projekt und Organisation
2011 - Vorprojekt zur Effizienzsteigerung in der Buchhaltung Start
notwendige Maßnahmen
organisatorisch
Arbeitsrecht/Beteiligung
IT – Tools und Anwendungsgebiete
Business case
2013 à Umsetzung GASSC Projekt gestartet
Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | 11.10.20162

3. SSC Global
SSC Deutschland
- Berlin -
SSC Europa
- Bukarest -
SSC (DB L.L) Asien
Globales Center
- Philippinen -
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Zukünftig wird das SSC seine Leistungen von drei zentralen Standorten aus
global anbieten
DB Organisation mit zentralen Buchhaltungsstandorten
Globale Plattform
ermöglicht eine
leichtere Integration
Harmonisierte
Technologien
Global standardisierte
Prozesse
Skaleneffekte
3

4. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Das SSC ist eine der drei Säulen der DB Buchhaltung. Gemeinsam verantworten
sie die vier Buchhaltungsprozesse
Kreditoren-
buch-
haltung
Debitoren-
buch-
haltung
Anlagen-
buch-
haltung
Haupt-
buch-
haltung
BA SSC
GPO
1) Global Process Owner-Organisation
2) Business Accountant („Bilanzfunktion”)
1)
2)
4

5. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe
WInI SeMa
TIKA
Workflow for Incoming Invoices
(Arbeitsablauf für eingehende Rechnungen):
Saperion/Lexmark
Service Management
TIM/BWOD
Tool for Information and
Knowledge Management in Accounting
(Informations- und Wissensmanagementtool
für die Buchhaltung):
Sharepoint/DBSearch/ECM
5

6. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe
Ø Services basierend auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse
in der Buchhaltung
Ø Kurze Entwicklungszeiten
Ø im Konzern vorhanden Anwendungen
Ø Erfüllung Business case unterstützen
Ø Services basieren auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse
in der Buchhaltung
Ø Passfähig in den IT- Landschaften (DBKlassik, DBSchenker, arriva
Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | 11.10.20166

7. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Roll-in/Roll-out
2017
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2016
2015
SSC
Deutschland
SSC
Europa
SSC
Asien
IntegrierteStandorte
Länder Roll-ins für das SSC
Asien sind aktuell in Planung
DB Arriva: Vorläufige Planung
DB Schenker Rail: Vorläufige Planung
DB Schenker Logistics
7

8. 8
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 im CSP-IT
Konzeption DRS Start Juni 2014
Abnahme durch Stakeholder Februar 2015
Start Entwicklung DRS1 – Wasserfall Februar 2015
Fertigstellung 1.Teil (ca. 60%) Juni 2015
Redesign Start DRS2 Juli 2015
Entscheidung für agiles Vorgehen August 2015
Kick-off 19.10.2015
Go-Live April/Mai 2016

9. 9
The purpose of BWOD in the context of
project GA SSC is to provide the service
management software system in order to
structure, register and route service
requests between the SSC and the
corresponding client companies.
M a i n f u n c t i o n a l i t i e s o f ‘ S e r v i c e
Management’ (SeMa) are the following:
§ Web-based Smartforms covering all
service types (9 eForm, 4 Queries, 1
generic Information request)
§ All accounting processes with services
§ Roles can be implemented to SeMa
§ Process-specific approval workflow
§ Dispatching function
§ Automatic Email function
§ Automatic routing of service requests to
the responsible SSC teams
§ Service request management and
ticketing and history function
§ KPI measurement and reporting
included via dashboards
§ Portal integration for easy group-wide
access, no local installation required
§ Input validation and SAP integration
(planned in later release)
CSP IT workpackage descriptions
SeMa connects the SSC with the corresponding client companies
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD

10. 10
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Product Owner – Support by SeMa Coreteam
General role description for agile implementation phase
§ Supporting Product Owners
§ Backlog filling and documentation (together with DB Systel)
§ Backlog filling need to be aligned with PO
§ Preparation of pretest cases and UAT test cases
§ Training of other testers (e.g. of SSC)
§ Sequent testing during the implementation with developers
§ 1 full day test of implementation outcome/ per sprint
§ Regression test of the complete final implementation before UAT
§ Test management for UAT
§ Defect management
§ SeMa DRS update
§ Part taking of daily calls (15 Min.)
§ Weekly communication with PL by SeMa Workpackage Lead
§ Local tool set up & end-user identification
§ Support of rollout for pilot companies
§ Support the acceptance of SeMa tool in the end

11. 11
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 im CSP-IT

12. 12
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 im CSP-IT
§ Training mittels TTS-Knowledgeforce - TfA - elearnings

13. 13
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 im CSP-IT
§ Services basieren auf Prozessen à Zugang für externe Requester über ein hauseigenes Portal

14. 14
9 Services
Smartforms für Buchungen
1GL-01 Buchungsauftrag Hauptbuchhaltung
2AR-01 Buchungsauftrag Debitorenbuchhaltung
3AP-01 Buchungsauftrag Kreditorenbuchhaltung
4FA-01 Buchungsauftrag Anlagenbuchhaltung
Smartforms für Stammdaten
8FA-02
Stammdatenantrag für Neuanlage und für
Änderungen
Smartforms für Informationtransfer
10GL-03 Anfrage Hauptbuch
11AR-03 Anfrage Debitorenbuchhaltung
12AP-03 Anfrage Kreditorenbuchhaltung
13FA-03 Anfrage Anlagenbuchhaltung
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Grundfunktionen
13 Services
Smartforms for Posting
1GL-01 General Ledger Posting Request
2AR-01 Accounts Receivable Posting Request
3AP-01 Accounts Payable Posting Request
4FA-01 Fixed Assets Posting Request
Smartforms for Master data
5MD-01 Smartforms for Master data Request
6AR-02 Customer Master data Change Request
7AP-02 Vendor Master data Change Restquest
8FA-02 Fixed Assets Master data Creation & Change
Smartform for Payment
9GL-04 Payments Request
Smartforms for Information transfer
10GL-03 General_Ledger_Query
11AR-03 Accounts_Receivable_Query
12AP-03 Accounts_Payable_Query
13FA-03 Fixed_Assets_Query
SSC BLN SSC BUH

15. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
15
Fields of the
Requester
Fields of the
Approver
Fields of the SSC
Accountant
Smartform Header
- Automatically filled
Company name and
Company code
- Autocomplete function
- Connection to approver
selection
Information fields
- Posting information of
requester
- Mandatory and optional
fields
Approval flow
- Selection of approval
options
Action flow
- Action options for SSC
accountants
Categories
Drop down selection
Attachment tickmark
- Select “attachment only”
Approver selection
- Diverse selection
opportunities
- Mandatory or obligatory
approver (depends on
service)
Attachments
- Docx, pptx und xlsx ->
forced convertion to pdf-
file by the BWOD/SeMa
System.
- Older formats cannot be
converted by SeMa
automatically to pdf and
must be altered
manually.
Information fields
- Additional information of
SSC accountants

16. Is able to
process and
dispatch tasks
from one
group to
another or
individuals
Is able to
process
requests
Ability to
approve within
the internal
SSC approval
workflow
Can start
requests on
behalf of a
company
Approves only
payment
requests
Approves
requests
within the
company
except
payment
requests &
can be
informed
about
requests & is
organized in a
group (BAs)
Approves
requests
within the
company
except
payment
requests
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Users and their tasks within the workflow
Firma | Referent | Abteilung | 13.05.201516
SeMa Workflow
Company Level SSC Level
Ability to start
requests on
behalf of a
company
Company
Requester
Payment
Approver
Business
Accountant
(BA)
Company
Approver
SSC
Requester
SSC
Approver
SSC
Accountant
Team Lead

17. 17
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 Erweiterungen BWOD
Ø Historie revisionssicher
Ø Usermanagement auf Massengeschäft
Ø Variable Dateianhänge (xls, doc, pdf)
Ø Leistungsfähiger Dateikonverter
Ø ……

18. 18
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 – offenen Aufgaben
Ø Release 2.2. Nov. 2016
Ø KPI – Schnittstellen zu TM1
Ø Dashboard für Monitoring – Lastverteilung /BF
Ø Attachements mit variablen Dateitypen
Ø Globales Stammdatenmanagement
einheitlicher Service Einkauf / Vertrieb / Buchhaltung
……

19. 19
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
SeMa WP 001 lesson learn
Ø Konzeptphase gründlich und integriert (IT, BSD)
Ø Einfach anfangen !!!!!!!!
Ø Kosten Nutzen im Auge behalten
Ø Ressourcen ausbilden
Ø Kommunikation und Roll-Out planen

20. „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ kann auch durch ein anderes Abschlusszitat oder eine Botschaft ersetzt werden.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit