Nach der Kooperationsveranstaltung von BPM-Club und itSMF Niedersachsen im Mai 2015 im Alten Rathaus von Hannover war die Veranstaltung am 12.05.16 die zweite dieser Art. Dieses Mal waren wir zu Gast bei der Continental AG. Annähernd 50 Teilnehmer waren dabei, davon etwa 1/3 zum ersten Mal bei einem BPM-Club-Treffen. Nach einer kurzen Begrüßung und Vorstellung der Veranstalter, itSMF Niedersachsen (vertreten durch Dierk Söllner) und des BPM-Club, folgten zwei spannende Vorträge: Zunächst referierte Jan Krause, Innovation / Prozessmanagement bei Hamburg Port Authority, über Einführung Prozessmanagement in seinem Unternehmen. Dabei erläuterte er die Rolle der internen Prozessberater und wie diese „on Demand“ eingesetzt werden. Auch der Einsatz eines BPM-Tools zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen spielte eine Rolle. – Übrigens, die Hamburg Port Authority hat in diesem Jahr den Process Solution Award in der Kategorie “Prozessmodellierung“ erhalten. - Als Fazit formulierte Herr Krause, dass nach 5 Jahren bereits viel Überzeugungsarbeit geleistet wurde, doch immer noch viel zu tun sei. Es folgte der Impulsvortrag von Harald Schirmer, Manager Digital Transformation and Change bei Continental AG, über „Herausforderungen der Digitalen Transformation“. Dabei stellte er beispielhaft den Einsatz von Social Media in der täglichen betriebsinternen Arbeitswelt dar – und wie dies gemeistert werden kann. Herr Schirmer hatte keine einzige Folie gezeigt, umso mehr gelang es ihm, die Teilnehmer interaktiv in die Diskussion miteinzubeziehen. Lesen Sie die Teilnehmerstimmen im BPM-Club unter https://www.xing.com/communities/posts/nachbericht-prozessmanagement-meets-it-service-management-am-12-punkt-05-punkt-16-in-hannover-1011319907

1. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
HPA PROZESSMANAGEMENT
Prozessmanagement bei der HPA
12.05.2016

2. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
01
02
03
04
Agenda
2
Die Hamburg Port Authority (HPA)
Das Prozessmanagement Konzept der
HPA
Prozessmanagement Werkzeuge bei
der HPA
Status Quo Prozessmanagement bei
der HPA

3. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
3
Die Hamburg Port Authority
01

4. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
Die Hamburg Port Authority (HPA)
4
• Anstalt des öffentlichen Rechts
• Zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand
seit 2005
• HPA ist hervorgegangen aus Funktionsbereichen
Hamburger Behörden, die Aufgaben im Hafen erfüllen
• Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen
• rund 1.800 Mitarbeiter

5. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
Die Hamburg Port Authority (HPA)
5
Kernaufgaben:
• Wasser- und landseitige Infrastruktur
• Sicherheit des Schiffsverkehrs
• Hafenbahnanlagen
• Immobilienmanagement
• hoheitliche Aufgaben innerhalb des Hafengebiets
Herausforderungen:
• Wachstum auf begrenzter Fläche schaffen
• Hafen als Industriegebiet inmitten der Stadt Hamburg

6. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
6
Das Prozessmanagement
Konzept der HPA
02

7. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
7
Organisatorische Einbindung Prozessmanagement
Stabsstelle
Prozesssteuerung

8. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
8
Das Prozessmanagement Konzept der HPA
Die Rolle der Prozesssteuerung und unsere Umsetzung
Wir verstehen uns als Prozessberater für die HPA. Wir beraten sowohl in strategischen
als auch in operativen Fragen zum Prozessmanagement. Bei Bedarf geben wir Training
und Coachings. Wir vernetzen alle am Thema Prozessmanagement beteiligten
Kolleginnen und Kollegen.
Zentrale Steuerung
Qualitätssicherung Coaching
Kollaborationsplattform (MS SharePoint)
ProzessportalUnterstützung im operativen Prozessmanagement
Ansprechpartner zum Prozessmanagement
Process Management On Demand
Digitalisierung
Weiterentwicklungen
Process Governance

9. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
9
Prozessmanagement der HPA – bei uns gibt es „On Demand“
• Integration von Führung, Organisation, Menschen und IT in das
Thema Prozessmanagement
• Etablierung von Prozessmanagement als Management- und
Steuerungsinstrument
• Steigerung von Qualität und Effizienz
• Definition und Umsetzung der Prozessmanagementstrategie der HPA
• Entwicklung und Bereitstellung von Methoden-Standards und
Werkzeugen
• Maßgeschneiderte interne Beratung aller Business Units der HPA
• Vernetzung aller am Thema beteiligten Personen
• Change Management in allen Phasen des Prozessmanagements

10. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
Prozessmanagement bei der HPA – Der Rahmenwerk
10
HPA Process Management Framework, © Hamburg Port Authority
Rollen
Kommunikation
Ziele
HPA-Standards
Vorgehen
Kundenspezifische
AnpassungenundMaßnahmen
Kundenspezifische
AnpassungenundMaßnahmen
1
2
3
4

11. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
11
Standards unterstützen HPA-weit die einheitliche Umsetzung von
Prozessmanagement
• Prozesse werden stufenweise modelliert
• Denken – Malen - Modellieren
Prozess-
Modellierungsmethode
• Zentrale Definition der genutzten Begriffe und
Beschreibungen
• Informationsquelle für die ganze HPA
Prozessglossar
• Prozesslandkarte
• Textuelle Prozessbeschreibung
• Visuelle Prozessmodelle
Prozesslandkarte und
-beschreibung
• Einheitliche Notation (BPMN 2.0)
• Prozessmanagement Software
• Reifegradmodell
Prozesssprache und
Werkzeuge

12. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
12
Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle und ist der Schlüssel zum Erfolg
• Ohne Kommunikation keine erfolgreiche
Umsetzung von Prozessen
• Wir fördern eine offene und direkte
Kommunikation
• Kommunikation ins Haus über die Prozesse
wird gemeinsam vereinbart
Kommunikation im Prozessteam
Die erfolgreiche Einführung und/oder Neugestaltung von Prozessen
kann nur gemeinsam im Prozessteam gelingen ( Change Management)
• Prozessberater sind Ansprechpartner für die
Prozessteams
• Prozessberater unterstützen mit Methoden
und Tools
• Freigegebene Prozesse und alle relevanten
Infos stehen den Beschäftigten im
Prozessportal zur Verfügung.
Kommunikation mit Prozessberatern

13. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
13
Wir orientieren uns am Kundenbedarf
• Unsere Kunden sind alle Führungskräfte der HPA
• Wir bieten einen Katalog mit definierten Services
• Vorgehensweisen und Maßnahmen werden
individuell zusammengestellt und angewendet.
• je nach Anforderung der jeweiligen Business
Unit bzw. des Prozessteams
• je nach Phase im Prozessmanagement
• Anforderungen werden durch die Prozessteams mit
Unterstützung durch die Prozessberater formuliert.
Kein „Pauschal“-Prinzip trotz Standards: Kundenspezifische Anpassungen & Maßnahmen
Wir machen Prozessmanagement on demand!

14. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
14
Prozessmanagement
Werkzeuge bei der HPA
03

15. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
15
• Standardtool zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen
• Visio basiert und daher leicht verständlich
• Integration mit Microsoft SharePoint – eine von drei strategischen Säulen der HPA IT
• Für die Modellierung steht bei der HPA ein Subset der BPMN 2.0 zur Verfügung. Dies sorgt für eine
leichte Verständlichkeit der Modelle für alle Mitarbeiter der HPA.
Modellierungssoftware: Prozessmodellierung und Dokumentation

16. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
16
• Wir nutzen standardisierte Zusammenarbeitsräume in den Unternehmensbereichen um die Arbeit an
Prozessen zu organisieren
• Die Verantwortung für die Räume liegt dezentral in den Unternehmensbereichen und wird hier durch
Prozesskoordinatoren wahrgenommen
• Prozesse werden per Workflow freigegeben und automatisch dem Prozessportal zur Verfügung
gestellt
Dezentrale SharePoint-Räume: Zusammenarbeit an Prozessen
• Die Veröffentlichung von
Prozessen und zugehörigen
Dokumenten erfolgt durch die
Stabsstelle Prozesssteuerung.

17. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
17
• Prozessportal als zentrale Wissensplattform zum Thema Prozessmanagement bei der HPA
- Realisiert auf Basis Microsoft SharePoint
- Prozesslandkarte des Unternehmens mit allen veröffentlichten Prozessen des Unternehmens
- Wissen zum Prozessmanagement für alle Mitarbeiter
- Schulungsunterlagen und aktuelle Infos
Zentrale SharePoint Wissensplattform: Prozesslandkarte des Unternehmens und
Wissen zum Prozessmanagement (Prozessportal mit SemTalk Services)

18. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
18
Status Quo
Prozessmanagement bei der
HPA
04

19. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
19
Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016
• Konzept der dezentralen Prozessverantwortung eingeführt – Prozesskoordinatoren in allen
Unternehmensbereichen installiert.
• Prozessmanagement on demand als geeignete Methode für die HPA etabliert
• Zentrale Steuerung und Beratung durch die Prozessberater
• Vernetzung und Information der Kolleginnen und Kollegen aus dem Prozessmanagement durch
eigenständige Formate
• Prozessberatung ist Bestandteil des Service Kataloges der HPA
• Kommende Aufgaben:
• Unternehmensweite Steuerung über Kennzahlen
• Prozessorientierte Risikoanalyse
• Etablierung von KVP
• Strategische Beratung des Unternehmens
Dezentrales Prozessmanagement on demand unter einer zentralen Federführung

20. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
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Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016
• 400 Prozesse gestaltet
• 200 Prozesse veröffentlicht und implementiert
• 35 Projekte zum Prozessmanagement durchgeführt
• 30 interne Prozesskoordinatoren gecoacht
• 4 HPA interne User Foren Prozessmanagement durchgeführt – über 50 Teilnehmer aus allen
Bereichen des Unternehmens
5 Jahre Prozessmanagement bei der HPA

21. HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
21
Kontakt
Hamburg Port Authority AöR
Jan Krause
Corporate Process Management
E-Mail: Jan.Krause@hpa.hamburg.de
© Alle Bilder: Hamburg Port Authority, 2014