3. Agenda ECM TOTVS Sobre o ECM O que é o ECM? O Universo do ECM Como aplicar o ECM naminhaempresa BY You ECM TOTVS Gestão de Documentos Kit Registro de Documentos Intranet Corporativa 3
4. Mas o que é ECM ? 4 ECM ou Enterprise Content Management, é o conjunto de tecnologias, métodos e ferramentas usados para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregarconteúdo não estruturado relacionado aos principais processos de negócio. ?
5. Conteúdo? Que conteúdo? 5 Conteúdo Estruturado vs Conteúdo Não Estruturado Pedidos Clientes Itens SELECT c.customerID, c.name FROM Customer cWHERE c.state = “SP” AND c.segment = “Financial” ORDER BY c.name
6. 6 Mas você falou também em Processos! Há uma grande dificuldade em alinhar processos de negócio com o conteúdo estruturado e não estruturado
7. Processos de Negócios O ECM ajuda a “colar” o processo ao conteúdo! C 7 WORKFLOW/BPM Não Estruturado Processos Negócio Estruturado
8. Pergunta! 8 ? Mas por que gerenciarProcessos e Conteúdos Não Estruturados?
13. Para que serve o ECM? 13 Então o ECM serve para: - Aumentar produtividade - Reduzir o retrabalho - Proteger as informações - Aumentar a eficiência - Reduzir emissões de poluentes - Reduzir os custos - Aumentar a transparência - Atender a regulamentações
35. ByYou ECM TOTVS 16 A solução TOTVS ByYou ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis. Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantação.
36. ByYou ECM TOTVS O ByYou ECM TOTVS reúne em uma única solução 17
66. 37 ByYou ECM – Gestão de Documentos Integração com Office
67. 38 ByYou ECM – Gestão de Documentos Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)
68. 39 ByYou ECM – Gestão de Documentos Outras Características Notificação por e-mail de publicações; Indicação de Leitura; Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas; Atualização de variáveis do documento; Notificações de documentos expirados; Relacionamento de documentos; Histórico e rastreabilidade de aprovação.
69. 40 ByYou ECM – Gestão de Documentos Vantagens e Benefícios Maior velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor qualidade no atendimento ao cliente; Melhoria no processo de tomada de decisões; Obtenção de vantagem competitiva sustentável; Redução de custos com cópias; Melhor aproveitamento de espaço físico; Disponibilização instantânea de documentos; Evita extravio ou falsificação de documentos; Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos; Continuidade de negócios; Facilitação às atividades que envolvem colaboração.
72. Atividade Solicitar Registro 43 A atividade Solicitar Registro é o ponto inicial do processo, sendo que o usuário solicitante deve preencher os seguintes campos: Tipo de Solicitação, Motivo, Documento, Versão e se necessita contenção ou se é necessário distribuir cópia controlada.
73. 44 Atividade Solicitar Registro Ao solicitar o registro de um documento o usuário solicitante deve preencher os dados da seção Informações Gerais do Documento
74. 45 Atividade Fazer Triagem O usuário responsável pela atividade Fazer Triagem poderá fazer suas considerações preenchendo o campo Comentários da Triagem.
75. 46 Atividade Elaborar Na elaboração o usuário poderá adicionar informações sobre o documento, como a localização deste dentro da organização Ou então, se o documento estiver no ByYou ECM, poderá adicioná-lo como anexo
76. 47 Atividade Aprovar Alterações O usuário poderá enviar para a atividade Necessita Capacitação? ou retornar o processo para a atividade Elaborar
77. 48 Atividade Necessita Capacitação Se o campo Necessita Capacitação estiver preenchido, o processo irá para Efetuar Capacitação, senão o processo avançará diretamente para a atividade Distribui Cópia Controlada?.
78. 49 Atividade Distribuir Cópias Controladas Se o campo Distribui Cópias Controladas? estiver preenchido, o processo irá para atividade Distribuir Cópias Controladas, senão o processo de registro de documento será finalizado.
81. Na Gestão da Qualidade tem papel fundamental na colaboração e disseminação de informações corporativas dando muito mais transparência, flexibilidade e velocidade ao fluxo de informações
85. 55 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Documentos e Álbum de Fotos
86. 56 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Busca e Cardápio da Semana
87. Portais Principais Vantagens Criação simplificada de portais Adaptação de portais já existentes Integração com as demais funcionalidades do produto Permite adicionar vídeos, imagens etc. Vasta documentação para utilização de funções da solução ECM TOTVS
88. Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM 58
89. Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados às necessidades do seu negócio. www.bravaecm.com.br/kits 59