O documento discute a solução ByYou ECM da TOTVS para gestão de documentos e processos de negócio. Apresenta as principais características do módulo de gestão de documentos incluindo publicação, versão, aprovação e integração com o Office. Também descreve o módulo de workflow/BPM com editor gráfico, notação BPMN e mecanismos de atribuição. A solução utiliza tecnologia Java e bancos de dados flexíveis para integração com outros sistemas.

1. BRAVA Janeiro/2011 Workflow/BPM ByYou ECM TOTVS

3. Agenda ECM TOTVS BY You ECM TOTVS Gestão de Documentos Workflow/BPM Tecnologia e Integração 3

4. 4 Mas você falou também em Processos! Há uma grande dificuldade em alinhar processos de negócio com o conteúdo estruturado e não estruturado

5. Processos de Negócios O ECM ajuda a “colar” o processo ao conteúdo! C 5 WORKFLOW/BPM Não Estruturado Processos Negócio Estruturado

6. Pergunta! 6 ? Mas por que gerenciarProcessos e Conteúdos Não Estruturados?

7. Introdução ao ECM 7 www.bravaecm.com.br/infografico

8. Universo de ECM 8 www.bravaecm.com.br/infografico

9. Universo de ECM 9 www.bravaecm.com.br/infografico

10. Universo de ECM 10 www.bravaecm.com.br/infografico

11. Para que serve o ECM? 11 Então o ECM serve para: - Aumentar produtividade - Reduzir o retrabalho - Proteger as informações - Aumentar a eficiência - Reduzir emissões de poluentes - Reduzir os custos - Aumentar a transparência - Atender a regulamentações

13. Gestão de Contratos

14. Aprovações de compras

15. Aprovação de crédito

16. Solicitação despesas

17. Prestação de contas de despesas

18. Gestão da Qualidade

19. Normas e procedimentos

20. Gestão de não conformidades

21. Gestão de Planos de Ação

22. Auditorias

23. Recursos Humanos

24. Processo de admissão de pessoal

25. Aprovação de treinamentos

26. Processo de desligamento de pessoal

27. Processo de movimentação

28. Processo de inovação

29. Tecnlogia da Informação

30. Helpdesk de TI

31. Compras Técnicas

33. ByYou ECM TOTVS 14 A solução TOTVS ByYou ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis. Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantação.

34. ByYou ECM TOTVS O ByYou ECM TOTVS reúne em uma única solução 15

35. ByYou ECM TOTVS 16 Gestão de Documentos

37. Documento individual

38. Múltipla (lote)

39. Captura

40. Integração Office

41. Drag-and-drop

42. Recuperação

43. Categorização em pastas

44. Busca de documentos avançada

45. Perfil de usuário e segurança

46. Navegação pelo histórico

48. 19 ByYou ECM – Gestão de Documentos Interface 100% WEB

49. 20 ByYou ECM – Gestão de Documentos Área de Trabalho

50. 21 ByYou ECM – Gestão de Documentos Categorização em Pastas

51. 22 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com upload

52. 23 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com drag-and-drop

53. 24 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Desenhos

54. 25 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Documentos

55. 26 ByYou ECM – Gestão de Documentos Versionamento e Aprovação

56. 27 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Conteúdo

57. 28 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Formulários

58. 29 ByYou ECM – Gestão de Documentos Navegação no Histórico de Acessos

59. 30 ByYou ECM – Gestão de Documentos Mecanismo de busca por conteúdo

60. 31 ByYou ECM – Gestão de Documentos Documentos Favoritos

61. 32 ByYou ECM – Gestão de Documentos Lixeira

62. 33 ByYou ECM – Gestão de Documentos Integração com Office

63. 34 ByYou ECM – Gestão de Documentos Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

64. 35 ByYou ECM – Gestão de Documentos Outras Características Notificação por e-mail de publicações; Indicação de Leitura; Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas; Atualização de variáveis do documento; Notificações de documentos expirados; Relacionamento de documentos; Histórico e rastreabilidade de aprovação.

65. 36 ByYou ECM – Gestão de Documentos Vantagens e Benefícios Maior velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor qualidade no atendimento ao cliente; Melhoria no processo de tomada de decisões; Obtenção de vantagem competitiva sustentável; Redução de custos com cópias; Melhor aproveitamento de espaço físico; Disponibilização instantânea de documentos; Evita extravio ou falsificação de documentos; Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos; Continuidade de negócios; Facilitação às atividades que envolvem colaboração.

66. ByYou ECM TOTVS 37 Workflow/BPM

68. Notificação por e-mail

69. Indicação de etapa do processo

70. Preenchimento do formulário

71. Histórico de movimentações

72. Anexos integrados ao GED

73. Encaminhamento de atividades

74. Observações relevantes

75. Execução de aplicativos

76. Timeout de atividade

77. Gestor de Processo

78. Transferência de PendênciasMotor de Processos Editor gráfico de processos Notação BPMN e Swim Lanes Configurações no fluxo Mecanismos de atribuição Inclusão de instruções Controle de versões Exportação e importação Validações lógicas Regras de automáticas Definição de segurança Integrações (SOA) Anexação de formulários

79. ByYou ECM TOTVS 39 Álbum de Fotos

80. 40 ByYou ECM –Workflow/BPM Desenho gráfico de processos com notação BPMN

81. Fluxo automático (timeout) 41 ByYou ECM –Workflow/BPM

82. 42 ByYou ECM –Workflow/BPM Central de Tarefas

83. 43 ByYou ECM –Workflow/BPM Categorização de Processos

84. 44 ByYou ECM –Workflow/BPM Ambiente de trabalho

85. 45 ByYou ECM –Workflow/BPM Consulta de solicitações

86. 46 ByYou ECM –Workflow/BPM Consulta de solicitações

87. 47 ByYou ECM –Workflow/BPM CAP - Central de Análise de Processos

88. 48 ByYou ECM –Workflow/BPM Extração de relatórios com BIRT

89. 49 ByYou ECM –Workflow/BPM Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

90. 50 ByYou ECM –Workflow/BPM www.bravaecm.com.br/kits

91. 51 ByYou ECM – Workflow/BPM Outras Características Notificação por e-mail de evoluções e atrasos Atividades paralelas Apontamento de horas para custeio Mecanismos de atribuição automática Scripts para validação de dados Datasets e SOA para customizações e integração Extração de relatórios com BIRT Criação de Portlets para Portais

92. 52 ByYou ECM – Workflow/BPM Vantagens e Benefícios Maior transparência em processos; Combate a fraudes; Rastreabilidade das atividades; Aumento de produtividade e eficiência; Melhor visão organizacional; Maior velocidade na implementação de mudanças em processos; Redução da curva de aprendizado de colaboradores; Preservação do capital intelectual da organização; Redução de retrabalho e processos perdidos; Kits de Implantação Rápida que aceleram o processo de implantação

93. ByYou ECM TOTVS 53 Tecnologia e Integração

94. Tecnologia e Integração Plataforma Java Independência de Plataforma Escalabilidade & Desempenho Uso de Padrões Abertos Maior Capacidade de Integração Web Services

95. Tecnologia e Integração Base de Dados Banco de Dados é uma decisão do Cliente Acesso nativo aos principais bancos do mercado Capacidade de ajustar obanco para as necessidades do cliente (tuning no cliente)

96. Tecnologia e Integração Estratégia de Integração ERP/CRM/BI/... ENTRADAS WebServices ECM Build-inDatasets EJB Workflow DATASETS FormDatasets Lucene Formulário CustomizedDatasets Portal WebService Connector/AppServer/... SOAP SAÍDAS

97. Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM 57

98. Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados às necessidades do seu negócio. www.bravaecm.com.br/kits 58