Agn trd 2014

Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestión Documental
© República de Colombia - Derechos Reservados
Bogotá, DC., Diciembre de 2014
Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TRD

VERSIÓN
1.0
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE
19/11/2014
Grupo de Archivo y
Gestión Documental.
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
DESCRIPCIÓN
Actualización del documento
2 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Beneficios:
 Racionalizar la producción documental.
 Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de
Retención Documental - TRD.
2. Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Según el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como “la Estructura que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales” .
INTRODUCCIÓN
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la
disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
 Facilita la recuperación de la información.
 Facilita el control y acceso de los documentos.
 Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Definición:
Componentes
1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado
instrumento archivístico por los siguientes aspectos:
a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez de
la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y
subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
Nota: Es importante reiterar que la Tabla de Retención Documental – TRD es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere un
permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena
identificación y control de la documentación relevante para la administración.
La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numericos establecidos para las Series y subseries
documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, donde aparecen todos las temáticas institucuoinales
administrativas y misionales ordenados numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retención Documental -
TRD.
Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y
custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestión Documental.
Actualización y organización documental.
Para la actualización de esta versión se tomaron como insumo las siguientes fuentes de información:
1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la última actualización requerida para la TRD y el CCD.
2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las áreas que conforman la estrúctura orgánica.
Antecedentes:
Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del
2014.
Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de
Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se
elaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o
recordatorios por el correo electrónico.
Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas
en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.
La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la
distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación
de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.
Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “el ordenamiento jurídico que le rige en
su estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”
Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD
Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo de dicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.

CÓDIGO SIGLA DEPENDENCIAS 2014
200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 100 DIRECCION GENERAL 100 DG DIRECCIÓN GENERAL
210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO 210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO 110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 110 OAP OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO 220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA 120 OAJ OFICINA ASESORA JURÍDICA
230 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS 221 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS UNIDAD DE CONTROL INTERNO 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO 130 OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO
300 SECRETARIA GENERAL 222 GRUPO DE SISTEMAS 300 SECRETARIA GENERAL 200 SECRETARIA GENERAL 200 SG SECRETARIO GENERAL
301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 300 SECRETARIA GENERAL 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 210 GAGD GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL
302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 220 GRUPO DE GESTION HUMANA 220 GGH GRUPO DE GESTION HUMANA
303 GRUPO DE SISTEMAS 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 230 GRUPO DE RECURSOS FISICOS 230 GRF GRUPO DE RECURSOS FISICOS
310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN 310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN y DESCRIPCIÓN 355
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES
Y SERVICIOS 240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 240 GCA GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 250 250 GGF GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA
312 312 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 260 260 GS GRUPO DE SISTEMAS
313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 340 DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES 300 SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 300 SUBSNA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA 310 GADSNA
GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS -
SNA.
321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA 320 GIV GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS 330 GAEDH GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS
331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 400
SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO 400
SUBTIAD
E SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO
340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 410
GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS
410 GGDAE
GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
341 GRUPO DE INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA 341 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SNA
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
DEL SNA
420 GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS 420 GPDMT GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA 342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA AL SNA 430
GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE
INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.
430 GIATIA
GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA.
350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 310 DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION 500 SUBDIRECCION DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 500 SUBGPD SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL
351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION 510
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL 510 GCRPD GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 520
GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES
HISTORICOS 520 GIFDH GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS
353 GRUPO DE CONTABILIDAD 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS 530 GODR GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS
354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 540
GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS 540 GEDTS GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
355
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
600
SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS
ARCHIVISTICOS 600 SUBATPA SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
610 GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 610 GGPA GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
620 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA 620 GATA GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA
ESTRUCTURA ÓRGANICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . Jorge Palacios Preciado
ESTRUCTURA 2009
Fecha: 08/09/2008 Versión 1.
Acta de Comité 001 (02 de abril de 2009)
GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE
PROYECTOS
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
ESTRUCTURA 2011
Fecha: 23/02/2011, Versión 4.
Acta de Comité 01 (30 de junio de 2011)
ESTRUCTURA 2012
ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)
MINCULTURA. Decreto 2126 de 2012 (16 de octubre)
AGN. Resolución 469 de 2013 (11 de Septiembre)

100 1 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Internas Circular interna 1 10 P CT M/D
Subseries de valor secundario por contener información que
evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al AC se sugiere M/D.
Memoria justificativa P
Circular externa P
Proyecto (Resolución, Decreto, Ley) P
Memoria Justificativa P
Oficio P EL
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL
Certificación publicación en página web P
Acuerdo P
Anexos documentales P
Tarifa postal reducida P
ISBN depósito legal P
Derechos de autor P
Master o películas Pe
Boletín Interno
Boletín Externo P
Diseño de material de difusión P
Diseño papel tapiz P
Diseños estrategias de comunicación
(Externas e internas)
P
Seguimiento registro en medios masivos
de comunicación
P
Notas página web P
Publicaciones en redes sociales P
Invitación P
Oficio P EL
Memorando P EL
Programa del evento P
Comisión P
Informe P
CT M/D
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
Gestión
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las
actas definitivas relacionadas con su disposición final.)
Dep. Serie Subserie EL
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 Circulares Externas 1 10
CTProyectos de normas
M/D
CT
Boletines institucionales 2
2 18
1100
100
1
3 5
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
Estrategias de divulgación
1 ACTOS ADMINISTRATIVOS
10
Acuerdos de Consejo Directivo4
4 1
EVENTOS
INSTITUCIONALES
Participación en eventos
internacionales
6
1 2
100
3100
transferidas al AC se sugiere M/D. Decreto 2126 de 2012
10
Se conserva por su carácter relevante para la historia
institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
internas y externas a lo largo del tiempo.
1
10 CT M/D
2
M/DCT
3
CT
transferidas al AC se sugiere M/D.
M/DACTOS ADMINISTRATIVOS
100 3 4
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
Publicaciones seriadas o libros
CT
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
(19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
ACTOS ADMINISTRATIVOS
19
M/D20100 1
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte
papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una
verificación visual de sus características físicas y de
contenido con el fin de establecer si poseen valores
secundarios al momento de su eliminación.
Serie documental con valor secundario, el cual debe ser
conservado, microfilmado o digitalizado y posteriormente
publicado en la intranet y extranet de acuerdo a lo
establecido en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y
del Derecho al Acceso a la Información)
Se conserva por su carácter relevante para la historia
institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
internas y externas a lo largo del tiempo.
E M/D
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Actualización TRD y CCD - Nov. 2014
(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Elaborada por:LMRC / OSHG 5 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Invitación P
Comunicación oficial P EL
Programa del evento P
Comisión P
Informe P
Infome de actividades P
Plan de acción P
Informe de avances P
Indicadores de gestión P
Memorando P EL
Oficio P EL
Proyecto P
Oficio P EL
Reformulación del Proyecto P
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Carta de Compromiso P
Informes de avances o de seguimiento P
Informe Final P
Citación a Comité P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Memorando de entendimiento P
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta de Comisión mixta de cooperación P
Acta de Comisión de vecindad P
Oficio P EL
Memorando P EL
Proyectos archivísticos - copia P
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
años, cumplido este tiempo se microfilma para la
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
Acuerdos de Cooperación
Nacional
2100 22
M/D
M/D
10100 11 1
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
22
8100 CT
2 E2 8
PROYECTOS
E
Acuerdos de Cooperación
Internacional
2Actas Comité Editorial
INFORMES
INSTITUCIONALES
CT
Proyectos de Cooperación
Internacional
2
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte
papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una
verificación visual de sus características físicas y de
contenido con el fin de establecer si poseen valores
secundarios al momento de su eliminación.
Se conserva la totalidad del expediente para conservar la
evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos
con organismos Internacionales. Decreto 2126 de 2012.
Memorando 3-2014-1561 (20 de agosto) Proyectos de
Cooperación
años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto
2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013
Se elimina el informe ya que el original se debe conservarse
en la OAP como soporte del informe institucional.
8 E
100
5100 13 Informes internos de gestión 2 0 E
13 17
trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto
2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013
3
100 4 2
EVENTOS
INSTITUCIONALES
Participación en eventos
Nacionales
2 18 M/D
M/D
M/D

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Invitación- Convocatoria P
Plan de acción modificado P
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta de Comité P
Proyectos presentados P
100 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en
gestión por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
100 26 4 INVENTARIOS
Inventario Documental de la
Dependencia
Inventario documental 1 0 P DI CT
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Oficio P EL
Memorando P EL
Propuestas P
Estudios P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
Propuestas P
Estudios P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
Estudio Técnico P
Proyecto de Decreto P
Acto Administrativo de implementación P
10
100
2
1
10
22
trazabilidad de la gestión nacional del AGN. Decreto 2126 de
2012. Acuerdo 09 de 2013
REESTRUCTURACIÓN
INSTITUCIONAL
Política de archivos
1100
95
1
10
M/D
CT
Alianzas de Organismos
internacionales
CT
94
CT M/D
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
Política editorial
100
POLÍTICAS
INSTITUCIONALES
1
CT100
94
POLÍTICAS
INSTITUCIONALES
Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
trazabilidad de la historia institucional
M/D
2
M/D
84

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
100 96 3
MANUALES
INSTITUCIONALES
Manual de Comunicaciones Manual 1 5 P CT
Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad ya que en él se establece el manejo de la
comunicación a través de los diferentes medios masivos de
divulgación con que cuenta la Entidad.
100 96 4
MANUALES
INSTITUCIONALES
Manual de Imagen e Identidad
Visual Corporativa
Manual 1 5 P CT
Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de
construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones
cromáticas de la marca AGN, garantizando una unidad de
criterios en la comunicación interna y externa, así como de la
difusión pública unificada del símbolo de la Entidad.
Informes de actividades reportada por cada
dependencia
P
Nota interna P
110 5 13
INFORMES
INSTITUCIONALES
Informes internos de gestión Informe de gestión institucional 2 8 P CT M/D Estatuto Anticorrupciòn Ley 1474 de 2011
Seguimiento a los planes de acción P X
Memorando P EL
Registro de reuniones de seguimiento y
acompañamiento.
P
Plan de acción modificado
(reprogramaciones)
P SIG
Oficio P EL
Nota Interna P
Memorando P EL
Plan Estrategico (versiones) P
Propuestas (memorias ) P
Informes, (seguimiento y evaluación) P
Diagnóstico P
Seguimiento P
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
135
828
INFORMES
INSTITUCIONALES
110
Informes internos de gestión E
3
Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere
al archivo central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma para su conservación
permanente como evidencia de la gestión de la entidad.
CT M/D
0
Plan Estratégico institucional
5
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión de
OAP y posteriormente se eliminan, ya que esta información
se consolida para el Informe de Gestión institucional y el
Plan Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación (Repositorio de documentos
electrónicos) y se eliminan en el archivo de gestión.
110
110 OFICINA ASESORA PLANEACIÓN - OAP
Cumplido un tiempo de retención de dos (2) año en el
Archivo de Gestión, se tranfiere al Archivo Central para un
tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
microfilma y se conserva ambos permanentemente ambos
soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad. (SIG -
Carpeta compartida para documentos electrónicos)
110 8 2
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Planes de Acción de Inversión -
PAI
2 8 CT M/D

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Seguimiento a los planes de acción P
Oficio P EL
Memorando P EL
Registros de reuniones de seguimiento y
acompañamiento
P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Agenda P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Documentos anexos P
Formatos P
Oficio P EL
Reportes módulos DNP P BD
Marco de Gastos Mediano Plazo P
Justificación del gasto P
Reporte módulo de Minhacienda P BD
Oficio P EL
Ficha de Proyecto P
Estudios P
Registro P
Seguimiento P
110 26 1 INVENTARIOS Inventario Transferencia Primaria Inventario documental 1 0 P DI CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en el
archivo de gestión por ser instrumento que permite el control
de los expedientes transferidos anualmente al Archivo
Central mediante el FUID.
dependencia
Inventario documental 1 0 DI
Oficio P EL
Memorando P EL
Control de Asistencia P
Acta P
Mapa de Riesgo de corrupción P
Estratégia antitrámites P
Estrategia de rendiciòn de cuentas P
Mecanismos para mejorar la antención al
ciudadano.
P
Plan de Mejoramiento a la políticas
administrativas - FURAG
P
Informes P
27
3
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
8
Actas Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
Plan de acción (DEPENDENCIA)
110 13 Actas Comité Directivo
1
110
Proyectos de Inversión Nacional
DNP
SIG - Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
2
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
110
17
BANCO DE PROYECTOS
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
110
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
8110
24
1
110
13 2
18
28
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
conservación permanente de ambos soportes como
evidencia de la Gestión de la entidad.
Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina
posteriormente porque la información se en conserva en los
planes de acción y planes estratégicos de la entidad.
Nota: el SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye
varios tipos documentales en medio magnético.
E
CT
2
CT M/D
transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años, posteriormente se elimina
por carecer de valores administrativos.
M/D
M/D8
CT
2
M/D
8
M/D8
2 8
8
CT
evidencia de la Gestión de la Entidad.
de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la
evidencia de la gestión de la Entidad.
evidencia de la Gestión de la Entidad.
2
CT
2

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Informe de gestión del SIG P DI
Informe de la relacion de Acciones
correctivas, preventivas y de mejora que
haya lugar en la OAP
P
Acta de reunión P
Registro asistencia a reuniones P
Registros de asistencia de capacitaciones
en temas SIG.
P
Manual SIG P DI
Mapa de Procesos del SIG. P DI
Política y Objetivos SIG. P DI
Documentos obsoletos. P DI
Alerta SIG (Correo electronico para la
divulgacion de los documentos elaborados,
modificados o eliminados).
P
Determinacion de NO control operación. P
Listado maestro de documentos interno y
externos (incluye el control de cambios).
X
Correo Electronico (CEI) en la cual se
solicita la inclusion de un registro dentro
del Listado Maestro de Registros
(Comunicación).
P EL
Listado maestro de registros X
Tratamiento Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
P
Comunicación externa P
Oficio P EL
Memorando P EL
Tramites publicados P
Encuesta audiencia rendiciòn de cuenta P X
Pantallazo Convocatoria Pùblica
Encuesta evaluaciòn del evento
Acta del evento
Oficio P EL
Memorando P EL
Rendición de cuentas
Acta de reunión de grupos y registros
Informe de resultados
110 28 4
GESTIÓN - SIG
SIG - Producto o servicio no
conforme
Producto o servicio no conforme 2 8 P CT
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
(8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
evidencia institucional del proceso de Calidad.
4
RENDICIÓN PÚBLICA DE
CUENTAS
GESTIÓN - SIG
SIG -Trámites atención al
ciudadano
110
28 2110
SIG -Sistema Integrado de
Gestión
28 M/D
CT M/D
CT2
transfiere al Archio Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes.
CT M/D
evidencia institucional.
2
110 28 3
GESTIÓN - SIG
transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años, posteriormente se
microfilma para la conservación permanente de ambos
soportes como evidencia de los procesos de rendición de
cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y OCI).
8
8

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
110 28 5
GESTIÓN - SIG
SIG - Acciones correctiva,
preventivas y de mejora
Acciones correctiva, preventivas y de
mejora
2 8 P CT
evidencia institucional del proceso de Calidad.
Acta derivadas de la planificacion del SGA P
Informes de Gestión derivados del
diagnóstico ambiental.
P DI
Objetivos y metas ambientales. P DI
Listas de verificación derivadas del
diagnóstico ambiental.
P DI
Informe de medición de indicadores
(incluye la medición de los indicadores de
acuerdo a la frecuencia establecida).
P DI
Conceptos ambientales para compra de
bienes y servicios de la Entidad.
P DI
Matriz de identificacion y valoración de
aspectos e impactos ambientales.
P DI
Matriz de identificación y evaluación de
requisitos legales y otros.
P DI
Registros de asistencia de capacitaciones
asociadas a la gestion ambiental.
P
Informes de gestión - Programa ambiental
ahorro y uso eficiente del agua.
P DI
ahorro y uso eficiente de la energía.
P DI
de gestión integral de residuos.
P DI
de implementación de prácticas
sostenibles.
P DI
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficios derivados de la determinación de
No Control Operacional
P EL
Informes de realización de simulacros en
emergencias ambientales.
P DI
Inspecciones ambientales realizadas sobre
las actividades críticas de la Entidad.
P DI
Informes de seguimiento a los controles
operacionales de la Entidad.
P DI
Informes derivados de la realización de
auditorías internas del SGA
P DI
Tratamiento Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
P
Informes de gestión asociados a la
implementación de buenas prácticas y
tecnologías verdes para la iniciativa Cero
Papel
P DI
Acta derivada de la gestión realizada para
las buenas prácticas y tecnologías verdes.
P
M/DCT
GESTIÓN - SIG
110 28 6
Sistema de Gestión Ambiental -
implementación
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
totalmente en ambos soportes.
82

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Caracterización del proceso P
Procedimientos del proceso P
Instructivos del procedimiento P
Formatos P
Mapas de riesgo P
Normograma P
Elaboración, modificación o eliminación de
documentos SIG.
P
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta de reunión P
Trámites publicados SUIT P
Base de datos BD
Caracterización P
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta de reunión P
Servicos publicados SUIT P
Base de datos BD
Caraterización P
Oficio P EL
Memorando P EL
Estadìsticas P BD
Capacitaciones P
Plan de acción P
Seguimiento P
Comunicación oficial P
Acta P
registro asistencia a reuniones P
Solicitud P
Concepto P
Plan de acción, metas y actividades P BD
Informes de avances P
Oficio P
Memorando P
Acta P
Oficio P EL
Memorando P EL
Informe externo BD
120 5 13
SIG - Procesos institucionales
GESTIÓN - SIG
23
99
110
120
CONCEPTOS Conceptos Jurídicos
GOBIERNO EN LÍNEA
13
EInformes internos de gestión
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
0
Se conservan por 10 años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona por cada año teniendo como
criterio su aporte para el desarrollo de las actividades
misionales de la Entidad y el resto de la documentación se
elimina.
Pasados cinco (5) años en el archivo de gestión, se elimina
ya que el expediente es propio del juzgado que conocio y
tramitó el proceso. CCA. Artículo 25, Ley 1437 de 2011.
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
totalmente ambos soportes.
Actas de Comité de Defensa
Judicial y Conciliación del AGN
1 E S
0
E
99
M/D
10
Trámites atención a Entidades1
2
28
8
8
2
2110
9
INFORMES
INSTITUCIONALES
8
ESTADÍSTICAS
93
110 2
110
120
134
110 8 2
SISTEMA ÚNICO DE
INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
SUIT
evidencia d ela Gestión de la Entidad .
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión, se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
(8) años, posteriormente se microfilma para la conservación
permanente de ambos soportes.
Normas: MANUAL GEL, Decreto 2693 de 2012
CT
CT
SISTEMA ÚNICO DE
INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
SUIT
5
1
2
2
M/D
8
Servicios de Atención al
Ciudadano
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Asesora de Planeación (OAP) como soporte del informe
institucional.
evidencia de la Gestión de la Entidad .
CT M/D
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión, se transfiere
al Archivo Central para un tiempo de conservación de nueve
(9) años, posteriormente se microfilma para la conservación
permanente de ambos soportes.
NOTA: la serie es de permanente actualización en la base de
datos , para efectos de conservación en soporte papel, cada
año se imprimirá el reporte consolidado, el cuál se transfiere
al Archivo Central para su conservación permanente.
M/D
CT
120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Oficio
Memorando
Documentos de existencia y representación
legal del comodatario
P
Contrato P
Pólizas de seguro P
Memorando Supervisión P
Acta de entrega del bien P
Prorroga del contrato P
Ampliación póliza P
Acta de liquidación P
Acta de entrega o restitución del bien P
Ficha técnica P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
CDP
P
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos y observaciones prepliego P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interés P
Acta de conformación de lista P
Propuestas (anexos) P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica
y Técnica
P
Acta junta socializar propuesta P
Observaciones a evaluaciones P
Acta de audiencia adjudicación contrato P
Resolución de adjudicación P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
jurídica y anexos
P
Formato de información tributaria RUT -
RIT
P
Oficio ARL P
Contrato P
Registro presupuestal P
Garantia Única P
Acta de Inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Contratos de Compraventa y
suministros
Contrato de Comodato 1 20 S
20
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y el resto de la documentación se elimina
CONTRATOS ESTATALES S
Según lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan 20 años
en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y
microfilma por cada año un contrato de comodato de equipo
y de licencia, teniendo como criterio su aporte a los procesos
misionales y el resto de la documentación se elimina.
E
120
CONTRATOS ESTATALES
21
120 21 1
2 E1 M/D
M/D

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Ficha técnica P
Ofertas y Cotizaciones P
Estudios de mercado P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal. P
Pre-Pliegos y observaciones prepliego P
Resolucion de apertura P
Observaciones pliegos definitivos P
Manifestación de Interes P
Propuestas P
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica
y Técnica
P
Observaciones a Evaluaciónes P
Resolución Adjudicación Contrato P
jurídica y anexos
P
Formato Información Tributaria RUT-RIT P
Oficio Arl P
Contrato P
Comunicación a contratista P
Garantía única P
Acta de Inicio P
Acta de terminación anticipada
Fciha técnica P
Ofertas y/o Cotizaciones
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
CDP
P
Pre-Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica
y Técnica
P
Resolución adjudicación contrato P
jurídica y anexos
P
Oficio ARL P
Contrato P
1
Contratos de Prestación de
servicios
120
Contratos de Obra
Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
archivo central se elimina la documentación (Acta de
reunión de trabajo, 25 de julio de 2013)
E S
S
20
M/D
M/D21 CONTRATOS ESTATALES
CONTRATOS ESTATALES
20
120 21
3
4
1

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Oficio contratista P
Garantia Única P
Acta de Inicio P
Ofertas y/o cotizaciones P
Concepto técnico P
Estudios previos P
CDP
P
Pre-Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P
y Técnica
P
Observaciones a Evaluaciones P
jurídica y anexos
P
Formatos información tributaria RUT-RIT P
Oficio ARL P EL
Contrato P
Comunicación a contratista P
Garantia Única P
Memorando Supervisión P EL
Acta de Inicio P
archivo central se elimina la documentación
1Contratos de Obra E S20
CONTRATOS ESTATALES
M/D
E2021
CONTRATOS ESTATALES
Contratos de Arrendamiento 1120
120 21 4
6

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Ficha técnica de bien o servicio P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal. P
Pre-Pliegos P
Resolución de apertura P
Pliego definitivo P
Propuestas P
y Técnica
P
jurídica y anexos
P
Oficio ARL P EL
Contrato P
Comunicación a contratista P EL
Garantia Única P
Memorando Supervisión P EL
Acta de inicio P
Acta de terminación y recibo a satisfacción P
Propuesta técnica P
Contratos P
Memorando P EL
Acta de inicio P
Acta de inicio P
10 S
CONTRATOS ESTATALES Contratos por venta de servicios 1 M/D
y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina (Acta de reunión de trabajo, 25 de
julio de 2013)
y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina.
E M/D
E
CONTRATOS ESTATALES
S
20
20
Contratos de Consultoría e
Interventoria
11
21
120
120
21
1

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Concepto técnico P
Estudios previos P
CDP
P
Pre-pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P
y Técnica
P
Observaciones a Evaluaciónes P
Acta de Juntas y Licitaciones y
Adquisiciones -para Adjudicar Contrato
P
jurídica y anexos
P
Contrato P
Comunicación a contratista P EL
Garantía única P
Memorando de supervisión P EL
Acta de inicio P
Documentos de representación legal P
Convenio P
Memorando de supervisión P
Acta de inicio P
Informe de supervisión P
Acta de terminación y/o liquidación P
mediante el FUID.
dependencia
120 30 3 REGISTRO Y CONTROL
Registro de contratos y
convenios
Registro CP 0 P
Se conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestión
para consulta de los contratos y convenios vigentes.
Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y
posteriormente se selecciona y micofilma un 10% teniendo
como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los
procesos misionales de la entidad y su aporte a la función
archivística del país. el resto de la documentación se
elimina.
E
Convenios interadministrativos
CONTRATOS ESTATALES
CONVENIOS DE
COOPERACIÓN
1
1
S
archivo central se elimina la documentación
CTE
20
M/D
21
22 1
12 Contratos de Corretaje y Seguros
120
120
20

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Poder P
Demanda P
Demanda de repetición P
Contestación de la demanda P
Estado P
Recursos P
Memoriales P
Ejecutoria de sentencias P
Requerimientos judiciales P
Sentencia P
Concepto técnico P
Estudios previos P
CDP
P
Pre-pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P
y Técnica
P
Acto administrativo P
Documentos de notificación P
Soportes de Pago P
Resolución P
informe de actividades P
Plan de acción, metas y actividades P
Solicitud P
Informe de auditoría y seguimiento a
procesos
formatos P
plan de mejoramiento P
Observaciones y recomendaciones P
Solicitud P
formatos P
Plan de mejoramiento P
Oficio P EL
Informe de avances P
Informe de Auditorías gubernamentales
con Enfoque Integral
P
Plan de mejoramiento
informe de avances P
Informe Final P
Agenda P
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Asesora de Planeación - OAP como soporte del informe
institucional.
Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de
Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los
cinco (5) años. Un (1) año precaucional.
Se conserva como parte de la memoria institucional en el
desarrollo de la gestión fiscal y administrativa.
10
5
2
120 93
120 76
13
120
0
10
2Informe a Organismos del Estado
Actas Comité de Coordinación de
Control Interno
Informes internos de gestión
INFORMES
INSTITUCIONALES
PROCESOS JUDICIALES
CT
CT
E
2
Se conserva para la historia institucional y se microfilmara
par la consulta. (Acta reunión de trabajo TRD 23 de julio de
2013)
20
Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se
eliminan. El expediente es propio del juzgado que conoció y
tramitó el proceso. Código Contencioso Administrativo. Art.
25 Ley 1437 de 2011
Se elimina por perdida de vigencia administrativa
Cumplidos los veinte (20) años en el Archivo Central se
elimina por prescribir toda acción penal.
CT
10
2 0
E
E
10
0
M/D
M/D1
1
INFORMES
INSTITUCIONALES
5 Informe a Organismos del Estado
5
130
13 Informes internos de gestión
9
5
75
13
E
5
PROCESOS DECLARADOS
DESIERTOS O NO
ADJUDICADOS
INFORMES
INSTITUCIONALES
130
COBROS COACTIVOS
130
130
130
2
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
5
E9
INFORMES
INSTITUCIONALES
Se conserva como parte de la memoria institucional en el
desarrolllo de gestión administrativa.
130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
mediante el FUID.
dependencia
Acuerdo P
Memoria Justificativa P
Comunicación oficial
Certificación publicación en página web
para control social
P
Publicación P
Resolución P
Oficio Citación Notificación Personal P EL
Constancia de Notificación Personal
Aviso de Notificación
Informe administrativo P
Oficio P
Memorando P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
Informe de gestión al plan de acción por
dependencia
P EL
Oficio P
Memorando P X
Acta de Comité P
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficio P EL
Memorando P EL
Traslado P
mediante el FUID.
19
1
220 5 0
5
INFORMES
INSTITUCIONALES
5
200
CT
DERECHOS DE PETICIÓN,
QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
19
M/D
M/D
Resoluciones
Informes de Derechos de
Petición, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Denuncias.
ACTOS ADMINISTRATIVOS 19
1ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos de Consejo Directivo1
1
200
200
200 13 4
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
23
13
5 13
200 5
4
200
INFORMES
INSTITUCIONALES
CT
1
6
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación.
200 SECRETARIA GENERAL - SG
CT
(19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de
valores administrativos, fiscal,legal e histórico. (Ojo cuando
un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte
de la historia laboral)
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
1
M/D
institucional.
E2 0Informes internos de gestión
E
Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se elimina porque sólo sirve de apoyo para la
gestión y por carecer de valores administrativos, fiscal, legal
e históricos.
1Actas Consejo Directivo 19

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Dependencia
Queja P
Ratificación de queja P
Auto apertura de diligencias preliminares
de oficio o a solicitud de parte
P
Auto archivo diligencias preliminares P
Auto apertura de investigación disciplinaria
P
Auto de impedimento P
Auto de cargos P
Memorial de descargos P
Auto resolviendo sobre pruebas solicitadas
por el acusado
P
Recurso contra el Auto Anterior P
Pronunciamiento sobre el Recurso P
Fallo de Primera instancia P
Fallo de Segunda Instancia P
Informe administrativo P
Oficio P
Memorando P
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma P
Diagnóstico en gestión documental y
administración de archivos.
P
Mapa de procesos P
Matriz de presupuesto P
Normograma P
Programa de Gestión Documental P
Plan institucional de archivos de la entidad P
Cronograma P
Oficio P EL
Memorando P EL
Documentos especiales P
Documetos descentralizados P
Reprografía P
Documentos electrónicos P
Documentos vitales P
Capacitación P
Auditoría y Control P
Cronograma de trabajo anual P
Matriz de calidad P
Matriz de gestión de riesgos P
Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Matriz de registros de interesados P
años, cumplido este tiempo se microfilma para su
conservación por ser documentos de importancia histórica
en el proceso de implementación del PINAR
Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas
Específicos)2 8
8 CT M/D
M/D
Plan Institucional de Archivos de
la Entidad - PINAR
E
2
210 8 25
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas Específicos de
Gestión Documental -PEGD.
Documentos especiales
CT2
S
Programa de Gestión
Documental - PGD
210 8 23
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
1 19
1
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
8
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
210
años, cumplido este tiempo se microfilma para la
documentos de importancia histórica en la implementación
del PGD.
8
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD
200
institucional.
210 5 13
INFORMES
INSTITUCIONALES
Informes internos de gestión 2 0 E
36
Cumplido su período de conservación en el Archivo Central
los "Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso
de Selección, eligiendo conservar en forma permanente los
de interés nacional. Artículo 8 Función 8 del Decreto 2126 de
2012. (Acta de reunión TRD, 17 de junio y 02 de julio de
2014)

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Matriz de Riesgos del programa especifico P
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Charter anual del programa
especifico
P
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma P
Programa del sistema integrado de
conservación documental
P
Plan de aseguramiento documental P
Cronograma P
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma de trabajo anual P
Matriz de calidad P
Matriz de gestión de riesgos P
Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Matriz de registros de interesados P
Matriz de riesgos del programa especifico P
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Charter anual del programa
especifico
P
Pruebas de archivamiento Web P
Pruebas de migración P
Pruebas de refreshing (actualización de
formatos)
P
Pruebas de emulación P
Solicitud interna
P X
Acta P
Acta de cierre anual del consecutivo P
Comunicación oficial X
Listado de números de radicado anulados P
Planilla de control
Oficio P EL
Memorando P EL
Listado de números de radicado anulados P
210 25 4
COMUNICACIONES
OFICIALES
Certificación en la administración
de comunicaciones oficiales
Certificación de actividad en la
administración de comunicaciones oficiales
1 10 P E
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transferira por diez (10) años al Archivo Central, se
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
210 25 5
COMUNICACIONES
OFICIALES
Certificación en la administración
de documentos en el Archivo
Central
Certificación de actividad en la
administración de comunicaciones oficiales
1 10 P E
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transferira por diez (10) años al Archivo Central, se
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
COMUNICACIONES
OFICIALES
3
210
Proyecto sistema de gestión de
documentos electrónicos de
archivo- SGDEA
2 ASISTENCIA TÉCNICA
7
Proyecto de estrategías de
preservación a largo plazo
PROYECTOS
PROYECTOS
Consecutivo de comunicaciones
oficiales recibidas
25 1
Asistencia técnica Interna
M/D
CT M/D
2
M/D
S
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta
serie se selecciona el 10% la cual se microfilma y se
conserva el original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de
2013)
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo
060 de 2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo
Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.
8
4
2
conservación por ser documentos que permiten garantizar la
trazabilidad en su implementación.
M/D
Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas
Específicos)
2 8 M/D
1
Programa del sistema integrado
de conservación documental
E
E
2
Plan de aseguramiento
documental - PAD
M/D
5
2
M/D
CT
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
5
1
E
1
8
E
210 8 25
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas Específicos de
Gestión Documental -PEGD.
Documentos especiales
210 14
8
25
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
26
M/D
060 de 2000. Se trabsferira por cinco (5) años al Archivo
soporte papel.
060 de 2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo
soporte papel.
E
conservación por ser documentos de importancia histórica y
de trazabilidad.
2 8
conservación por ser documentos que permiten garantizar la
trazabilidad en su implementación.
8
8
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
28
210
210
11
COMUNICACIONES
OFICIALES
2
210
conservación en ambos soportes por ser documentos de
importancia histórica y de trazabilidad.
11
8
oficiales enviadas
210
210
210
5
oficiales internas

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Acta de aplicación del procedimiento de
eliminación
P
Acta de aprobación de eliminación
documental
P
Acta evidencia de despublicación del
inventarió documental para eliminación
P
Acta evidencia de publicación del inventario
documental para eliminación
P
Comunicación oficial con observaciones de
interés público a la doc. objeto de
eliminación
P X
Instrucciones de interés público al
procedimiento de eliminación doumental
Inventario documental para eliminación
documental
P
Se debe conservar por dos (2) años en Gestión por ser
instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
transferencia al Archivo Central mediante el FUID. Se
conservaran cinco (5) años hasta tanto se verifique el
inventario general del archivo central.
Dependencia
Inventario General de
Documentos Archivo Central
Inventario documental 1 10 P BD CT M/D
Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su
importancia para consulta de la documentación transferida al
Archivo Central. Generar copia de seguridad (BK)
Memorando P EL
CCD P DI
TRD P
SIG P
Normograma P DI
Informes P DI
Préstamo de Documentos AG P
Préstamo de Documentos AC P
Registro de comunicaciones oficiales
enviadas
P
Publicaciones recibidas sin comunicación
oficial
P
Comunicación enviada - fax P
Comunicación oficial recibida P
Calidad al Procedimiento Diario P
Comunicación recibidas GAGD P
Comunicaciones Recibidas y radicadas por
Correo Electrónico
P
Control entrega documentos de salida del
AGN
P
Oficio P EL
Memorando P EL
Acta
Cronograma de transferencias
documentales primarias
P
Inventario documental P
Acta de entrega de transferencia
documental secundaria
P
Memorando P EL
Inventario documental P
dependencia
CT
1 1
ser instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
eliminación documental. Se conservaran cinco (5) años en el
Archivo Central, se microfilmara.
Inventario de Eliminación
Documental
5
S
1
Registro de comunicaciones
oficiales
INVENTARIOS
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL AGN
Se conserva la totalidad de la serie documental, porque
evidencia el envío de documentos al Archivo Histórico del
AGN.
La Serie se considera de valor secundario ya que permite
evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico -
funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y
microfilmarla para consulta (Artículo 19, Ley General de
Archivos).
M/D
Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia
administrativa
1 5
E
M/D
3 0 E
CT
1 REGISTRO Y CONTROL
Se conserva la totalidad de Los soportes de la serie
documental, porque evidencian el ingreso de documentos al
Archivo Central mediante transferencia documental (FUID)
para su custodia.
210
Transferencias Primarias (
Dependencias para AC AGN)
30
27
20210
210
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
210
12
70
70
210
26
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
20
10
Transferencias Secundarias

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Caracterización del proceso P
Formatos P
Formularios P
Guías P
Instructivos P
Manuales de uso P
Mapa de procesos institucional P
Políticas de los procedimientos de la
dependencia
P
Procedimientos de la dependencia P
Guía para la organización y manejo de
archivos de Gestión
P
Reglamento Interno de Archivo y Gestión
Documental del AGN
P
Manuales del SGDEA P
Política de conservación y preservación
documental a largo plazo
P
Política de gestión documental P
Registro de Solicitud P
Acuerdo del Suscriptor P
Fotocopia de la cédula P
Acta de posesión P
Certificado laboral vigente P
Decreto de la entidad P
Rut P
210 96 1
MANUALES
INSTITUCIONALES
Manual de servicio al ciudadano Manual de servicio al ciudadano 1 5 P E
Plan de acción, metas y actividades P
Informes administrativos P
Informe técnicos P
Oficio P EL
220 1 7 ACTOS ADMINISTRATIVOS Actas de posesión Acta de posesión 1 10 P CT
Memorando P EL
Oficio P EL
Programa de inducción P
Programa de reinducción P
Proyecto de aprendizaje en equipo P
Plan y evidencias P
Evidencias P
Programa de Bienestar Social y Plan de
Incentivos
P
Resolución P
Relación de actividades P
Memorando P EL
Oficio P EL
Evidencias P
Sistema de Gestión de la salud y
Seguridad en el trabajo
P
Sistema de vigilancia y epidemológico P
Resolución P
Pautas Activas P
Base de datos de capacitación P BD
Ficha de inducción P
Ficha de reinducción P
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
de ocho (8) años.
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
16
Proceso de Gestión Documental -
GDO
2
E
8
8
0
2
E
1
6
Sistema de estímulos
Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestión y
se procede a remitir cada expediente al Archivo Central por
contar con valores primarios y secundarios en la gestión
electrónica de los expedientes en el sistema de información
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
2014)
E
E
3 E
21
8
8
2
8
210
GESTIÓN - SIG
99
13
de ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
5
8
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Plan Institucional de Capacitación
- PIC
28210
220
0
La documentación que conforma la Serie corresponden a
copias que reposan en la Oficina Asesora de Planeación
(SIG) (DOCUMENTOS DE APOYO) Serie 110.28.08
220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA - GGH
8220
85
INFORMES
INSTITUCIONALES
2
Informes internos de gestión E
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
información queda registrada en el informe de gestión.(Acta
CT
CERTIFICADOS DIGITALES
2
M/D
Sistema de Gestión de la salud y
Seguridad en el trabajo
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programa de Inducción y
Reinducción institucional
220
17
8
220 8
220

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Reporte de entrega de dotación industrial a
funcionarios
P
Reporte de entrega de dotación industrial a
contratistas consolidado
P
Permiso trabajo en alturas P
Ficha técnica P
Cronograma de actividades P
Inspecciones P
Reglamento de higiene y seguridad
industrial
P
Agenda P
Acta de Comité P
Citación a Comisión P
Acta de Comisión P
Recursos de reposición P
Acto administrativo de conformación P
Memorando
Oficio P
Impresión fecha de reportes de la comisión
de personal ante la CNSC
P
Listas de elegibles P
Reclamaciones 2 8 P
Respuesta recurso Circular No. 5 P
Reglamento comisión de personal P
Proceso de selección del comité P
Acto administrativo de conformación y
reorganización
P
Reporte de accidentes de trabajo P
Investigaciones de accidente de trabajo P
Inspecciones P
Relación de actividades P
Acta de Comité P
Agenda P
Acta de Comité P
Acta de Comité P
Reclamaciones o quejas P
Pruebas P
Informes P
Agenda P
Acta de Comité P
Planes de mejoramiento P
Reclamaciones o quejas P
Pruebas testimoniales o documentales P
Informes P
Memorando P EL
Oficio P EL
CT M/D
La Subserie se considera de valor histórico, ya que permite
realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos
para evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea
transferida al Archivo Central se debe microfilmar o
digitalizar. (OHSG, julio 2014)
M/D2 8
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Comité de convivencia
2 8
8
M/D
de ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano. (Acta de
Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
materia de administracion del talento humano. (OHSG. julio
2014)
CT
Comité Paritario de la Salud y la
Salud en el Trabajo - COPA-SST
(Actas Comité Paritario Salud y
Seguridad en el Trabajo)
13 7
2
CT
8
22
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
13
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
E
13
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
220
220
8220
información queda registrada en el informe de gestión (Acta
materia de administracion del talento humano
220
Actas Comisión de personal
16
Programa de Seguridad Industrial
13 M/D
2
Actas Comité de evaluación de
desempeño laboral
15
25 CT
220
8
2

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Acto administrativo de conformación P
Inspecciones P
Acta P
Ficha técnica P
Plan de emergencia institucional P
Informes P
mediante el FUID.
dependencia
Convocatorias P
Lista de elegibles CNSC P
Estudios de verificación P
Plan anual de vacantes P
Análisis cumplimiento de requisitos P
220 51 3 CARRERA ADMINISTRATIVA Nombramientos provisionales Análisis cumplimiento de requisitos 2 8 P CT M/D
Hoja de control P
Formato Único Hoja de Vida P
Actualización de Datos Personales P
Acta de Posesión - encargo y/o
nombramiento.
P
Certificaciones de Estudio P
Experiencia Laboral P
Pasado Judicial P
Libreta Militar P
Cédula de Ciudadanía P
Declaración de Bienes y Rentas P
Notificación de Nombramiento P
Afiliaciones a EPS P
Afiliación a Fondo de Pensiones P
Afiliación a Caja de Compensación P
Afiliación FNA P
Afiliación ARP P
Afiliación a Sindicatos P
Bono pensional P
Resolución de nombramiento, encargo,
comisión, vacaciones, licencias,
incapacidad, asignación de funciones,
encargos.
P
Formato solicitud de autorización de
ausencia temporal
P
Notificaciones P
Laborales P
De Cesantías P
Inscripciones P
Resolución de elegibles P
Resolución nombramiento en periodo de
prueba
P
Notificación de Nombramiento P
Solicitud de Inscripción en Carrera
Administrativa
P
Acta de Posesión P
Evaluación del desempeño Laboral P
Resolución de Inscripción en Carrera
Administrativa
P
HISTORIAS LABORALES
E
Encargos2
1
2
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues
del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al
Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y
ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100) años
donde se realizará el proceso de selección cuando se haya
cumplido dicho tiempo en el Archivo central.
220 2 98
26220
materia de administracion del talento humano
8
S
220
51
13
M/D
CARRERA ADMINISTRATIVA
2 8
2
52
8
M/D
CT M/D51
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN o GRUPO
Convocatorias CNSC220 CARRERA ADMINISTRATIVA CT
Brigadas de emergencia

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Llamados de atención P
Investigaciones P
Informe de gestión P
Embargos varios P
Cuota alimentaria P
Notificación de retiro P
Beneficios madres y/o padres cabeza de
familia
P
Actualización hoja de vida P
Actualización de bienes y rentas P
Extracto hoja de vida P
Certificaciones laborales sin funciones P
Certificaciones laborales con funciones P
Certificados laborales tiempo de servicio P
Certificados bonos pensiones P
Certificaciones institucionales P
p
Plan de acción P
Indicadores de gestión
Memorando P EL
Oficio P EL
mediante el FUID.
Dependencia
Comprobantes de traslado P
comprobante de reintegro P
inventario dependencias por código P
inventario documental anual P
Acta general de inventario P
listados P
Reporte Saldo activos por cuenta contable P
Informe de Depreciación y amortización P
Reporte depreciación del periodo P
Reporte Activos por cuenta contable P
inventario documental anual P
Acta general de inventario P
Documentos de adquisición P
Certificado de matricula P
Tarjeta de propiedad P
Pólizas de seguro P
copia de recibo de pago de impuestos P
Acta de entrega de inventario P
documentos judiciales P
reporte de mantenimiento P
cronograma mensual P
formato de control de limpieza P
registro mantenimiento sistema de
ventilación
P
HISTORIAS LABORALES
Decreto 1313 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto
4057 de 2011)
2
HISTORIAS LABORALES
CT
2 E
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues
del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al
Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y
ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100) años
donde se realizará el proceso de selección cuando se haya
cumplido dicho tiempo en el Archivo central.
2
12
220 2 98
INVENTARIOS
Certificaciones DAS52
230
230
E
S
Inventario general anual de
bienes devolutivos y de consumo
16
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
2
2
Depósitos, Zonas de trabajo y
mobiliario
5
EXPEDIENTES DE
VEHICULOS
230
63
42
E
INVENTARIOS15
Activos fijos, depreciación,
amortización y ajustes.
Inventario general anual de
bienes de almacén
INVENTARIOS
26
230
M/D
5
10230
1
26
E
18
INVENTARIOS230
52
230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF
E
2
10
26
Inventario general semestral de
bienes devolutivos por
dependencia
26
220
3 1
INFORMES
INSTITUCIONALES
230 5 13 Informes internos de gestión
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
2014)
E0

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
escritura publica P
certificado de tradición P
avalúos P
impuestos P
licencias P
entrada de almacén P
salida de almacén P
soportes de baja P
Reintegros al almacén P
Devoluciones P
Boletín mensual de almacén P
Plan Anual de Adquisiciones P
Informes de Avances P
Base de datos de Necesidades BD
Base de datos de Proveedores BD
Memorando P EL
Oficio P EL
mediante el FUID.
dependencia
Plan de Acción p
Informes de Avances p
Indicadores de Gestión p
Correo p
Informe Contable P
Informe Financiero P
Propuesta PAC - Nación 1 0 P BD E
Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73
Acuerdo PAC- Propios 1 0 P E
Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73
Acta conciliaciones Contables y
Financieras 1 10 P CT M/D
Se conservan por poseer valores administrativa y se
eliminan despues de microfilmarsen o digitalizarsen.
Acta de Titulos de Tesorería TES 1 10 P CT M/D
Se conservan por poseer valores administrativa y se
eliminan despues de microfilmarsen o digitalizarsen.
(Decreto 1525 de 2008)
mediante el FUID.
dependencia
dependencia y el cual debe actualizar y conservar
Informes a Organismos del
Estado
2 20
Se conservan por poseer valores administrativos,
microfilmandose a los cinco (5) años y conservandose en
papel hasta cumplir los veinte (20) años establecidos.
Régimen de Contabilidad Pública - Marco conceptual 9.3.1;
Plan General y Regimen Contable; Decreto 1525 de 2008,
Capitulo II art. 13 al 48.
CT M/D
Programa Anual de Caja - PAC
0
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
2014)
M/D
INFORMACIÓN FINANCIERA
9
240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES - GCA
18
8
5
250
250 5
230
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - GGF
E
Acta de Titulos de Tesorería TES
2
2
1
Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema
de compras y contratación pública.
2
E
250 5
29
CT
TITULOS DE BIENES
INMUEBLES
BOLETIN MENSUAL DE
ALMACEN
Plan Anual de Adquisiciones
280
21
8
250 2
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
13
230
ACTAS DE COMITÉ,
COMISIÓN O GRUPO
84
INFORMES
INSTITUCIONALES
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
S240

CT M/D
Gestión
PROCEDIMIENTO
Central
DISPOSICIÓN FINAL
E S
SOPORTE
P
Boletin diario de caja P
Recibo de caja P
Facturas P
Consignaciones P
Obligaciones SIIF P
Nota Debito P
Nota Credito P
Depreciaciones P
Amortizaciones P
Valoracion TES P
Movimiento de Almacen e inventarios P
Nomina P
Soportes Parafiscales P
Extracto P
Formato de Conciliación P
Certificados de Disponibilidad Presupuestal
(Contracreditos, Adiciones)
1 P
Compromiso Presupuestal de Gasto
(Contracreditos, Adiciones)
1 P
Modificaciones Presupuestales
(Resoluciones, Acuerdos, Decretos,
Solicitudes de Traslado, Justificación
Económica)
1 P
Vigencias Futuras ( Justificación - Solicitud 2 5 P
Relación de Reservas Presupuestales 1 P
Relación de Cuentas por Pagar 1 P
Libros Presupuestales P PF
libro de Bancos P PC M/D
Ingresos por venta de servicios P PC M/D
Caja P PC M/D
libro Mayor y Balance P PC CT
Libro Diario P PC CT
Libros Auxiliares (caja y bancos) P PF CT
Factura P
Entrada Almacen o recibo de pago P
pago parafiscales P
Declaración juramentada (UVT) P
Solicitud de Comisión de Viaticos P
Resolución de Comisio de Viaticos P
Orden Pago P BD
Factura P
Entrada Almacen o recibo de pago P
pago parafiscales P
Declaración juramentada (UVT) P
Solicitud de Comisión de Viaticos P
Resolución de Comisio de Viaticos P
Orden Pago P BD
Impuesto Valor agregado - IVA P
Impuesto Industria y Comercio - ICA P
Certificados de ingresos y retenciones P
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
soporte papel.
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
10
M
1
E
10
20
250
Libros presupuestales
Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la
información se encuentra en los libros contables.
Regimen de Contabilidad Pública, Seccion 8. Principios de
Contabilidad Pública
INFORMACIÓN
PRESUPUESTAL
CT
Ejecución Presupuestal anual
250
55
250 48 1
250
1
soporte papel.
Estatuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.
574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.
S
1
44
(CD)
3
45
48 INFORMACIÓN FINANCIERA
E
Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al
cesar la responsabilidad civil o fiscal.
Regimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012. (Acta de
Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)
soporte papel.
Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y
Decreto 2674 de 2012
soporte papel.
Ley 962 de 2005 Artículo 28. Racionalización de la
conservación de libros y papeles de comercio.
48 2
250
250
Conciliaciones Bancarias SIIF
CT
1
Orden de Pago SIIF DAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
10
E
1
250
1 10
Declaraciones Tributarias
Comprobantes de Diario
Orden de Pago SIIF AGN
47
10
1
CT
Decreto 111 de 1996 Art. 71,72 , 73, 76, Art. 23 (Acta de
Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)

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