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1. La iniciativa del Ministerio de          software. Un estudio realizado por   Comercio de apoyar el proceso de         ...
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[1]    MINZTBERG          Henry.     Laestructuración de las organizaciones.Ariel. Barcelona. 1999.[2] KENDALL, Kenneth. K...
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Jerarquias de las Pymes

  1. 1. JERARQUÍA DE COMPONENTES BASADO EN LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA PYME Maribel Ariza Rojas maribel_ariza@yahoo.com RESUMEN 3. La definición de una Jerarquía deEste artículo expone la importancia de componentes de software basada enla relación entre los diferentes niveles los niveles administrativos y losde administración de las organizaciones sistemas de informacióny los tipos de sistemas de información organizacionales.involucrados; como punto de partidapara el diseño de una Jerarquía de Para obtener estos objetivos fueronComponentes de Software. Se toma consultadas algunas de las fuentes máscomo caso de estudio el sector de la importantes de Colombia que controlanPequeña y mediana empresa (Pyme) en estadísticas nacionales y la industria delColombia, así como los factores que desarrollo de software como DANE yrodean a la Industria de Software de FEDESOFT. El análisis de estaeste país. información y los diferentes temas se encuentran consignados a lo largo deINTRODUCCIÓN este artículo.Este artículo apoya el proyecto de 1. NIVELES ADMINISTRATIVOSinvestigación realizado por Maribel ORGANIZACIONALESAriza Rojas, Juan Carlos Molina ydirigido por el Ing. Rafael González Han sido varios los autores que hanRivera que lleva como título: “Jerarquía definido una estructura administrativay Granularidad de Componentes de para las organizaciones. La mayoría deSoftware para Pymes en Bogotá”. Con estas definiciones coinciden enanterioridad se han realizado establecer un número de nivelesdocumentos como: “Introducción y dividido por el tipo dePrincipios básicos del Desarrollo de responsabilidades que asume cada áreaSoftware basado en componentes” y el de la organización. Henry Mintzbergdiseño y análisis de un estudio de establece la siguiente definición:campo realizado sobre quince (15)Pymes bogotanas, obteniendo así los Administraciónprimeros resultados de la Investigación.Entre los objetivos principales de este Centroartículo se encuentran: Operativo1. Análisis de los diferentes niveles Línea Media administrativos de las organizaciones y la relación con sus Estructura Técnica sistemas de información.2. Análisis de los factores críticos en el Personal de Apoyo éxito del desarrollo de software involucrados con el alcance del proyecto de investigación Figura 1: Componentes Básicos mencionada con anterioridad. Organizacionales
  2. 2. Mintzberg asegura que las Se toman decisiones las cuálesorganizaciones funcionan bajo un orden intervienen en las áreas de control denatural, y bajo este funcionamiento inventario, envío, recepción,logran obtener una armonía funcional. calendarización de trabajo y control deEn la parte inferior de la Figura 1 se procesos de producción. El nivel deencuentra el personal de apoyo, es Planeación y Control administrativodecir, las personas que colaboran con es decir la administración media, susvarios procesos de la organización pero decisiones son tomadas a medianono toman parte de las decisiones plazo, ya que no cuentan con un altoestratégicas. En el nivel inmediatamente nivel de certeza en la toma desuperior se encuentra la estructura decisiones, estas suelen ser menostécnica, donde se encuentran los estructuradas que las de su nivelanalistas de sistemas que controlan el inmediatamente inferior. Finalmenteplanteamiento y control de trabajo. La encontramos el nivel de AdministraciónLínea media son los administradores estratégica, donde se toman lasintermedios entre el ejecutivo superior y decisiones de mayor alcance y de largooperarios. El centro operativo se plazo, el ambiente de toma decompone por las personas que realizan decisiones es bastante incierto, desdetrabajos básicos de la organización. En este nivel la organización es controladala cúspide se encuentra el nivel de como un TODO [2].administración superior, donde seencuentran los gerentes generales de las La siguiente figura es el resultado de laorganizaciones, quienes tomas las unión de las áreas comunes de ambasdecisiones fundamentales del estructuras y será esta adaptación la quefuncionamiento corporativo [1]. utilizaremos de ahora en adelante:La siguiente estructura administrativa seencuentra definida en la Figura 2 , enesta estructura se encuentra en primer Admón. Admón.lugar (de abajo hacia arriba) el área de Estratégicaadministración de operaciones, dondese toman las decisiones a corto plazobasadas en reglas de negocio conocidas Centro Operativo Línea Media Admón.que suelen resultar el eventos esperados. Planeación y Control Media administrativo Admón Estructura Técnica y personal de apoyo Admón. “Administración de Operaciones” Estratégica Planeación y Control administrativo Figura 3: Niveles administrativos adaptada de Mintzberg y Kendall. Control Operacional Ahora bien, ¿Por qué es importante el concepto de la estructura organizacional en el contexto de Jerarquía de Componentes para Pymes? Es importante por que cada organización,Figura 2: Niveles de administración por ende cada Pyme, se comporta como
  3. 3. un sistema completo, cada uno soporte a los trabajadores de datos, quecompuesto a partir de ciertas áreas y analizan y obtienen resultados paraniveles estratégicos para su correcto luego entregarla al resto de lafuncionamiento y la jerarquía de organización. Algunos de los OAS máscomponentes, al estar orientada a la utilizados son: Procesador de palabras,Pyme, debe atender las necesidades de hojas de cálculo, calendarizacióncada área. Si se tiene en cuenta el electrónica, etc. Este nivel tambiénconcepto de estructuración incluye los Sistemas de Manejo deadministrativa en la creación de esta conocimiento (KWS) [2], estos danJerarquía se asegura que dentro de esta soporte a los trabajadores “científicos”última estarán consignados los como doctores, ingenieros, etc. Aelementos clave que la Pyme utilizará a diferencia del sistema anterior, estoslo largo y a ancho de toda la sistemas sí generan nuevoorganización conocimiento.¿Cuáles son entonces las aplicaciones La Administración media incluye losque hacen parte de cada nivel Sistemas Expertos [2], estos capturanorganizacional? : información de forma efectiva y actúan basándose en el comportamiento de un2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN experto; es el propio sistema quién toma EN LAS ORGANIZACIONES la decisión. Los Sistemas de apoyo de decisiones (DSS) [2] dependen de unaUn sistema de información es un base de datos como fuente, son sistemasconjunto formal de procesos que hechos a la medida y enfatizan el apoyooperando sobre una colección de datos de decisión en todas las fases delestructurada de acuerdo con las proceso. Finalmente encontramos losnecesidades de la empresa recopila, Sistemas de Información Gerencialeselabora y distribuye la información (MIS)[2], son básicamente sistemas denecesaria para el funcionamiento de procesamiento de transacciones ydicha empresa. Los sistemas de producen información que puede serinformación y en general cualquier utilizada en la toma de decisionesaplicación desarrollada dentro de la gerenciales, al igual que los DSSorganización, se analiza e implementa dependen de una base de datos común apara cumplir determinados objetivos todos los usuarios.(requerimientos funcionales), lanaturaleza de esos objetivos permiten Finalmente, la Administraciónclasificar cada sistema de información estratégica incluye los Sistemas deen un nivel administrativo como se apoyo a decisiones de grupo (GDSS)muestra en la figura 4. [2], estos apoyan a los grupos que toman decisiones estratégicas, sonEl nivel de Administración de creados con configuraciones especialesOperaciones incluye los Sistemas de y específicas utilizando elementos cómoprocesamiento de transacciones (TPS cuestionarios, escenarios, aportación de[2]), estos sistemas se encargan de hacer ideas, etc. En la parte más alta de esteoperaciones rutinarias que manejan una nivel, y de la organización, segran cantidad de datos para procesos encuentran los Sistemas de apoyo atípicos como nómina y manejo de ejecutivos (ESS) [2], utilizados por losinventario. Los sistemas de más altos mandos empresariales,automatización de oficina (OAS)[2] quienes tomas las decisionestambién hacen parte de este nivel, dan estratégicas, son diseñados para exten-
  4. 4. O Sistemas de apoyo a Administración ejecutivos F Estratégica Sistema de apoyo de decisiones de grupo I Sistemas Expertos Administración M Sistemas de apoyo de Media decisiones Sistemas de Información A Gerencial A d T m Sistemas de trabajo de conocimiento ó n I Sistemas de automatización de oficina . O C p e r A a Sistemas de procesamiento de transacciones c i o n a l Figura 4: Sistemas de Información dentro de las organizaciones [2]der y dar apoyo a las capacidades de los satisfacer esas necesidades?, laejecutivos para encontrar sentidos en respuesta esta en los sistemas que sesus ambientes. implementan. En otras palabras, la base de los componentes a seleccionar paraEncontramos a lo largo de toda la componer la jerarquía encuentran suorganización aplicaciones de Ofimática, fundamento en las necesidades queestas buscan perfeccionar la buscan satisfacer cada uno de estoscomunicación entre todos los sistemas.trabajadores de la información [3]. 3. SITUACIÓN ACTUAL DELAnteriormente se expuso la importancia MERCADO. OPORTU-de la relación entre la estructura NIDADES O AMENAZASadministrativa y la Jerarquía decomponentes, ahora es necesario La situación actual del negocio deexplicar la relación entre los diferentes software en Colombia es un elementosistemas incluidos en esa estructura y de vital importancia para el Gobiernoesta Jerarquía. Pues bien, cada nivel se nacional. Esto lo demuestran el númeroencarga de atender las necesidades de de nuevas propuestas [4] que pretendenlas áreas que lo componen, pero ¿a apoyar el fortalecimiento de estatravés de cuáles elementos logra industria, ejemplos de estas son:
  5. 5. 1. La iniciativa del Ministerio de software. Un estudio realizado por Comercio de apoyar el proceso de Fedesoft, evidenció siete (7) factores exportación del Software y las que se consideran como críticos en el Tecnologías de Información (TI), éxito del Negocio de Software, estos esta iniciativa busca fortalecer la factores son: industria a nivel internacional.2. Las propuestas de Proexport, que 1. Capital de trabajo para financiar apoyan tanto el proceso exportador crecimiento (21%) de TI como la capacitación para la 2. Desarrollo de agresividad comercial internacionalización liderada por y de mercadeo (20%) Fedesoft. 3. Personal Técnico calificado y3. Las estrategias propuestas por actualizado (18%) Colciencias, fortaleciendo la 4. Contar con un sistema de costos corporación CATI (Centro de adecuado (9%) Apoyo de la Tecnología 5. Falta de productos estandarizados y Informática) como líder en el exceso de Software a la medida fomento de I & D. Y su apoyo en la (9%) inclusión de la TI dentro del plan 6. Desarrollar una fortaleza en la estratégico nacional. suscripción de contratos (8%).4. La Agenda de Conectividad 7. Otros (2%) pretende direccionar recursos para proyectos de fomento al sector de El desarrollo de las estrategias TI. comerciales y de mercadeo son tomadas5. BACOLDEX busca crear líneas de en la parte más alta de la organización fomento exportador especializadas (administración estratégica), esto puede en TI y crear líneas de dejar al descubierto una oportunidad fortalecimiento empresarial para para generar sistemas y aplicaciones ya crecimiento corporativo y proyectos. sean de Apoyo a Ejecutivos o de6. La propuesta del Ministerio de decisiones de grupo que soporten el Hacienda y la DIAN (Dirección de diseño de este tipo de estrategias. Otra Impuestos Nacionales) que busca oportunidad clara dentro de estos eliminar el IVA (Impuesto de Valor factores esta representada por los Agregado) para computadores e sistemas de costos (4), este tipo de incentivar a las Pymes sistemas hace parte del nivel de especialmente a través de ciertos Administración Operativa, un buen beneficios de índole tributario. Y sistema de automatización de oficina reducir retención en la fuente para representa, según este estudio, un software y servicios conexos. elemento clave en el éxito del negocio de software. Esto permite notar laEsto demuestra, que la industria de relación existente entre el éxito de unsoftware atraviesa un buen momento negocio de software y el correctopara aplicar nuevas estrategias y funcionamiento de sus áreas operativasacceder a nuevos elementos que básicas, administrativas y gerenciales.persigan el fortalecimiento individual,nacional y por que no, su Un estudio realizado por IDC Latinposicionamiento internacional. America Spending Trends, aseguró que los tipos de aplicaciones queDemos ahora, una mirada a algunos de representaban prioridad en términos delos elementos más importantes de la inversión en 2004 fueron [5]:situación actual del negocio de
  6. 6. Aplicación Porcentaje (%) fuerte que pueda enfrentarse a unERP (Enterprise 39% mismo nivel con organizacionesResource Planning) internacionales.CRM (Customer 31%RelationshipManagement) RESULTADOSColaboración 24%Business Intelligence 3% El fortalecimiento de la pequeña yOtro 3% mediana industria depende en ciertaTabla 1: Tipos de aplicaciones que representan medida de la estructura y organizaciónprioridad en términos de inversión en 2004 de sus áreas operativas, administrativasLos porcentajes obtenidos por ERP y y gerenciales.CRM demuestran la importancia de las El campo de acción de los productos yaplicaciones de apoyo a ejecutivos paradirigir las organizaciones. Cada vez es servicios que ofrecen las Pymes esmás importante para las organizaciones demasiado amplio como para basar ladirigir desde un punto de vista Jerarquía en los componentes que seríanestratégico, que garantice el éxito a de utilidad para la fabricación de dichosnivel administrativo y operacional. productos. Entonces es fundamental basar la jerarquía en un elemento comúnLa siguiente lista es una serie de a cualquier pyme, un elemento que norecomendaciones concluidas en el tenga en cuenta el objeto social de cadaestudio de IDC para fortalecer las organización, este elemento, según lo que se demostró a través de todo elorganizaciones [5]: artículo, es la estructura administrativa1. Apóyese en las mejores prácticas de y las aplicaciones que esta involucra. la Industria.2. Arregle el proceso de su negocio CONLUSIONES primero.3. Piense en el impacto a sus clientes. La Jerarquía de componentes de4. Piense a largo plazo (exija mapas de software no puede ni debe ser desligada migración predecibles). de la estructura administrativa de la5. Demande calidad en el servicio Pyme, ya que su funcionamiento y local; entre otros. procesos se basan de una u otra forma en esa estructura.Antes de pensar en el posicionamientodentro del mercado nacional y el A diferencia de todos los sitios deposterior ingreso al mercado Internet que cuentan con algún tipo deinternacional de cada organización hay repositorio de componentes, el queque, primero concentrarse en evaluar y almacenaría la estandarización otorgadamejorar el proceso de cada una de estas por la definición de esta jerarquía enorganizaciones y luego concentrarse en particular, estaría enfocada a satisfacerla calidad de los productos y servicios las necesidades de las Pymes y de estaque ofrece. Esta segunda no puede forma evitar que estas dependanocurrir si no se concluye exitosamente directamente de grandes y costosasla primera etapa. soluciones para apoyar los procesos organizacionales.Finalmente, tenemos la posible firmadel Tratado de Libre Comercio (TLC), REFERENCIASdonde cada vez se hace más evidente laimportancia de un sector económico
  7. 7. [1] MINZTBERG Henry. Laestructuración de las organizaciones.Ariel. Barcelona. 1999.[2] KENDALL, Kenneth. KENDALL,Julie. Análisis y Diseño de Sistemas deInformación. 3ª Edición. México.Prentice Hall Hispanoamérica S.A.[3]WHITTEN, Jeffrey y otros. Análisisy Diseño de Sistemas de Información.3ª Edición. Madrid: Mc Graw Hill,1999. 907 p.[4] II Cumbre Sectorial de entidadesrelacionadas con las Tecnologías de laInformación FEDESOFT[5] VILLATE, Ricardo. El Imperativode la infraestructura de TI en AméricaLatina. IDC Latin America

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