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GERENCIA DE PROYECTOS
Universidad del Valle
Programa de Ingeniería Industrial
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Conceptualización Básica
Ciclo de vida
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Organización:
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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problema
a. Preparación de la Descripción del problema
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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problema
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2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de
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Eliminación (evaluación) de opciones:
Comparación con las restricciones
Análisis de pertinencia:
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Evaluación (eliminación) de perfiles:
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3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
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3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
solución y selección de un ...
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ORGANIZACIÓN:
Diseño de la organización del proyecto: cargos, roles, funciones
(Estructura de Desagregación de la Organ...
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b. Planificación del Tiempo y el costo
• Elaboración del Programa Maestro (Cronograma línea
base)
• Elaboración de Pres...
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Poner en marcha el proyecto (a):
Vinculación de personal operativo
Desarrollo de equipos de trabajo
Ejecución de la lín...
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Entrega formal de resultados
Preparación de informe final:
Evaluación expost
Elaboración del INFORME FINAL DEL
PROYECTO...
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  1. 1. 1 GERENCIA DE PROYECTOS Universidad del Valle Programa de Ingeniería Industrial CICLO DE VIDA Gloria Stella Ramírez R. glorami@univalle.edu.co Conjunto de fases/etapas por las que pasa el proyecto Cada fase/etapa se completa con la obtención de uno o más entregables Los entregables y por lo tanto las fases/etapas son parte de una secuencia lógica diseñada para asegurar la definición apropiada de los productos del proyecto El fin de una fase/etapa generalmente está marcada por una revisión de los entregables claves y del rendimiento del proyecto hasta esa fecha Conceptualización Básica Ciclo de vida
  2. 2. 2 Conceptualización Básica Ciclo de vida Ciclo de vida depende de:Ciclo de vida depende de: Si el proyecto es complejo o sencillo Si el proyecto es interno o externo Si el proyecto es: Industrial / De Innovación / De desarrollo Social De Investigación ........ Ciclo de vida Proyectos sencillos Administración de proyectos Etapas Actividades Ciclos de vida Proyectos complejos: Dirección integrada de proyectos / Gestión de proyectos Cuatro grandes fases Procesos verticales y procesos transversales Modelo Project Management Institute (PMI) Tecnología o Metodología usada QUÉ DETERMINA LA COMPLEJIDAD DE UN PROYECTO? Alcance Objetivos (producto) / Impacto Restricciones Potenciales / Acumulativas (# recursos) Tecnología Proceso (# actividades) Adaptar la metodología a la envergadura y características de cada caso en concreto En proyectos grandes y complejos, es difícil y costoso aplicar los principios de la gestión de proyectos. Descomposición del proyecto en subproyectos WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) Entregas Conceptualización Básica Complejidad de los proyectos
  3. 3. 3 Viabilidad Ejecución y control Cierre Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas): Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases) Conceptual Diseño Ejecución y control Cierre Organización y planificación Conceptualización Básica Ciclo de vida Identificación del problema y Formalización de ideas de solución Formulación de alternativas de solución Análisis y evaluación de las alternativas de proyectos DECISIÓN Ciclo de vida proyecto Sencillo con AP NO SI Etapadeviabilidad Abandonar
  4. 4. 4 Organización: - Director del proyecto - Equipo de Trabajo Planificación: -Preparación -Programación -Presupuestación -Encaje Cierre y entrega Ciclo de vida proyecto Sencillo con AP Etapas de Ejecución y control I. Fase de concepto: estudio de viabilidad (concepción) – 5% t Fase IVFase I Fase IIIFase II II. Fase de Diseño (definición) - 20% IV. Fase de cierre ó desactivación - 15% III: Fase de Ejecución (construcción) - 60% Ciclo de Vida de un Proyecto Complejo de Inversión con GP % Desarrollo ó % Horas de Trabajo PREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSION INVERSIONINVERSIONINVERSIONINVERSION OPERACIONOPERACIONOPERACIONOPERACION
  5. 5. 5 FASES t IVI IIIII FaseConceptual FasedeEjecución FasedeEntregay Puestaenmarcha FasedeDesarrollo Dirección del alcance Dirección de los plazos Dirección del costo Dirección de la calidad Dirección de comunicaciones del proyecto Dirección del riesgo Dirección de aprovisionamientos Procesos en la Gestión de Proyectos Dirección de recursos humanos Problema Ideas de Solución (Formalización) Opciones de Solución Ideas de Solución (Formalización) Opciones de Solución Formulación de Alternativas de Solución Estudios de Viabilidad (Técnica/Financiera....) Preparación de Ofertas Decisión (Evaluación y selección) Contrato Proyectos Internos Sencillos Proyectos Externos Sencillos Técnico Comercial
  6. 6. 6 Organización Planeación Organización Planeación Ejecución Control Ejecución Control Entrega y Puesta en Marcha Entrega y Puesta en Marcha AP Ciclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillos Componentes de una Oferta COMERCIAL Atractiva Completa y Clara Bien presentada Adaptada al cliente Competitiva TÉCNICA Solución correcta Solución concreta Viable Especificaciones CONTRACTUAL Marco de referencia Compromisos Completa Concreta PROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOS
  7. 7. 7 Identificación del problema, oportunidad, necesidadIdentificación del problema, oportunidad, necesidad IDENTIFICACIÓN: Reconocimiento del problema real (necesidad u oportunidad) que se quiere solucionar: Identificarlo y definirlo exactamente Qué es un problema: Cuestión que se trata de aclarar / Proposición o dificultad de solución dudosa Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin Situación insatisfactoria que se requiere solucionar Qué es una oportunidad/necesidad? I Fase conceptual – Etapa de viabilidad I Fase conceptual – Etapa de viabilidad ... Y para los cuales existen cursos de acción con diferentes relaciones de Costo/beneficio Tipos de problemas: Según su solución: Problema cuya solución implica tomar una decisión (usando modelos, técnicas, herramientas) Problemas desgracia: “estar enfermo es un problema,....... morirse es una desgracia” Problemas a ser resueltos con proyectos: NO TODOS LOS PROBLEMAS, NECESIDADES, OPORTUNIDADES GENERAN UN PROYECTO, PERO TODOS LOS PROYECTOS DEBEN NACER EN UNA OPORTUNIDAD, NECESIDAD, PROBLEMA. Según su nivel: Estratégicos / Tácticos / Operativos
  8. 8. 8 1.1. Identificación del problemaIdentificación del problema a. Preparación de la Descripción del problema (documento) Preguntas claves: Cuál es el problema: Hechos, Datos disponibles, Datos que se necesitan Localización Causas y efectos Afectados Es posible disolver el problema? Merece la pena solucionarlo: Existe una solución potencial? (Cursos de acción diferentes e interesantes) La solución es políticamente viable I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 1. Identificación del problema1. Identificación del problema b. Definición del problema:Definición del problema: Sujeto (objeto) + indicador No soluciones implícitas c. Análisis de los interesados (stakeholders) Identificación de los involucrados Visión (percepción) que tienen del problema Actitud frente a una posible solución del problema d. Árbol del problema (análisis de causa y efecto) Causas Efectos Métodologías: - AHP - Mapas mentales, - ZOPP - Métodos BID Etc. I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  9. 9. 9 1.1. Identificación del problemaIdentificación del problema e. Análisis del problema Análisis estratégico: Con qué fin debe ser resuelto (Para qué debe ser resuelto: FINALIDAD) Consecuencias de no resolverlo Situación deseada Restricciones de tiempo y dinero disponible, tecnología, políticas, sociales (definidas por el cliente) I Fase conceptual – Etapa de viabilidad Requerimientos / aspiraciones de involucrados Riesgos Interacción con el entorno (sistema) Variables no controlables (ambientales, culturales, políticas, sociales) Supuestos MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DELMEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMAPROBLEMA I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  10. 10. 10 2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de soluciónsolución Comprende el planteamiento de posibles ideas de solución y la formulación de opciones de solución. Camino metodológico para evitar el “salto a la solución”: avanzar en la solución más obvia sin un verdadero análisis del problema Comprende: Planteamiento de ideas de solución Selección de opciones de solución Selección de perfiles de solución Selección de alternativas de solución I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 2. Formulación y selección de perfiles de2. Formulación y selección de perfiles de soluciónsolución a. Planteamiento de ideas de solución Tiene por objeto proponer posibilidades para atender una necesidad o aprovechar una oportunidad, o resolver el problema Puesta en común de posibilidades Fuentes de ideas: Talleres de creatividad / Técnicas de lluvia de ideas Sugerencia personales / Propuestas de los clientes Técnicas de análisis de problemas / Análisis del entorno / Estudios especiales REQUIERE CONFORMAR UN EQUIPO QUE CONOZCA EL PROBLEMA, LAS SOLUCIONES Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS. CONTINUAR O ABANDONAR ? I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  11. 11. 11 2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de soluciónsolución b. Selección de opciones de solución: preparación y evaluación de las ideas de solución Planificación y definición inicial del alcance para c/idea Objetivo: Qué se llevará a cabo para resolver el problema y dar respuesta a los requerimientos definidos por los interesados y acordados con el cliente Producto(s) principal(es) asociados a los requerimientos de los interesados Estimación de costo (presupuesto tipo I) / plazos: ordenes de magnitud (expertos) Requerimientos en recursos y tecnología Riesgos Eliminación de ideas: Relación con las estrategias organizacionales (alineación estratégica) Aplicando las restricciones definidas previamente Se dispone de opciones o se abandona? I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de soluciónsolución c. Selección de perfiles de solución: preparación y evaluación de las opciones de solución Para cada opción: Refinamiento de la Declaración del Alcance Objetivo Productos entregables (componentes / resultados): EDP conceptual Estimación del Costo / Plazos: Presupuesto inicial de inversiones (Tipo II) Programa inicial de hitos Requerimientos en recursos y tecnología Supuestos / Riesgos I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  12. 12. 12 Eliminación (evaluación) de opciones: Comparación con las restricciones Análisis de pertinencia: Alineación estratégica Pertinencia política, cultural, filosófica La obtención de los resultados o productos del proyecto garantizan la obtención de los objetivos propuestos? La consecución de los objetivos propuestos en el proyecto contribuyen a alcanzar la finalidad? Se dispone de perfiles o se abandona I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 2.2. Formulación y selección de perfiles de soluciónFormulación y selección de perfiles de solución d. Selección de alternativas de solución: preparación y evaluación de las perfiles de solución Para cada perfil: – Refinamiento de: • Declaración del Alcance • EDP conceptual • Estimación del Costo / Plazos: – Presupuesto de inversiones (Tipo II) – Programa de Metas • Requerimientos en recursos y tecnología • Supuestos / Riesgos – Preparación de estudios de prefactibilidad I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  13. 13. 13 Evaluación (eliminación) de perfiles: Comparación con las restricciones Análisis de pertinencia Evaluación de prefactibilidad Prefactibilidad técnica, Prefactibilidad social / ambiental Prefactibilidad económica y financiera Análisis de Riesgos Se dispone de ALTERNATIVAS DE PROYECTO (recomendable entre 1 y 3) o se abandona I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto b. Formulación y evaluación de las alternativas de solución Estudio de mercado: ingresos Identificación plena de fuentes de financiación Evaluación: Estratégica y política, Económica y financiera Social y ambiental Tecnológica c. Selección de la mejor alternativa Métodos y Técnicas de selección Se tiene un proyecto o se abandona? Si se tiene un proyecto seleccionado: MEMORIA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  14. 14. 14 3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen. Refinamiento mayor de las etapas anteriores, que permite generar soportes más confiables a la evaluación. I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto a. Preparación de las alternativas de solución • Identificación plena de cada alternativa: – Planificación y Definición del Alcance: Revisión y refinamiento de la Declaración del alcance y EDP conceptual (Incluye revisión del Documento de Identificación del Problema) – Revisión del Programa de Hitos y presupuesto de inversión – Revisión de los requerimientos de recursos y tecnología – Análisis de riesgos – Supuestos I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  15. 15. 15 3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto Memoria de Aprobación del Proyecto Memoria de Identificación del Problema Alcance: Declaración del Alcance (Planificación del alcance*) EDP conceptual Programa de Hitos (Planificación del tiempo*) Presupuesto Tipo II (Planificación del costo*) Análisis de Riesgos Supuestos Evaluación Acta de aprobación (Planificación de la organización de dirección: director y equipo) Anexos (soportes) Componente de planificación de la fase conceptual I Fase conceptual – Etapa de viabilidad 3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto c. Selección de un proyecto: Se requiere el manejo de métodos y técnicas de selección de alternativas de proyectos. Algunos métodos y técnicas: Métodos no numéricos Alternativas impuestas Necesidades operativas Necesidades competitivas Métodos numéricos Solo estudio económico Basados en puntajes Modelo 0-1 no ponderado Modelo no ponderado con escalas Modelo ponderado con escalas I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
  16. 16. 16 ORGANIZACIÓN: Diseño de la organización del proyecto: cargos, roles, funciones (Estructura de Desagregación de la Organización EDO) Definición del equipo de dirección Director del proyecto Equipo de dirección Definición de los equipos operativos Desarrollo de los equipos Selección y vinculación del equipo de dirección al proyecto Elaboración del Manual de dirección Redacción de procedimientos Elaboración de la Matriz de responsabilidades (Relaciones entre Áreas funcionales y la dirección del proyecto II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión) PLANIFICACIÓN: a. Planificación y Definición del Alcance Diseño básico: Determinación de las especificaciones de los productos del proyecto Diseño de detalle: Procesos de construcción o fabricación Refinamiento del alcance Ajuste de la Declaración del Alcance Ajuste de la EDP conceptual EDP de desarrollo Establecer el sistema de control del alcance (Plan de Manejo del Alcance) II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)
  17. 17. 17 b. Planificación del Tiempo y el costo • Elaboración del Programa Maestro (Cronograma línea base) • Elaboración de Presupuestos Tipo III y IV (Presupuesto línea base) • Encaje de programas y presupuestos • Elaborar los procedimientos de control del tiempo y del costo II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión) PLANIFICACIÓN: c. Actividades complementarias Diseñar y poner en marcha el sistema de comunicaciones (incluido el sistema de información) Establecer el sistema de dirección y control del riesgo Establecer el sistema de dirección de la calidad (planificación de la calidad) Poner en marcha el sistema de dirección de los aprovisionamientos (planificación de adquisiciones y proveedores) Construcción del Plan del Proyecto II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)
  18. 18. 18 Poner en marcha el proyecto (a): Vinculación de personal operativo Desarrollo de equipos de trabajo Ejecución de la línea base del proyecto (cronograma y presupuesto línea base): Implementar los paquetes de trabajo de la EDP de desarrollo y ejecutar el presupuesto Elaboración de Programas detallados Control de la línea base del proyecto: alcance, plazos, costos III. Fase (Etapa) de Ejecución y Control (Inversión) • Dirección de las comunicaciones del proyecto: Secretaría técnica del proyecto – Distribución y almacenamiento de información – Administración del Sistema de información • Consecución de créditos • Solicitud de permisos a autoridades • Adquisición de materiales, equipos y servicios necesarios: Administración de proveedores (contratos) – Negociación de tecnología – Compra de equipos y servicios • Aseguramiento y control de la calidad • Seguimiento y control de riesgos III. Fase (Etapa) de Ejecución y Control (Inversión)
  19. 19. 19 Entrega formal de resultados Preparación de informe final: Evaluación expost Elaboración del INFORME FINAL DEL PROYECTO Presentación de informe final (acta de cierre) Lecciones aprendidas Cierre administrativo Liberación de personal Cierre contable y financiero Archivo de Memorias del proyecto Cierre de contratos IV. Fase (etapa) de Cierre (Desactivación del proyecto)

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